43
PROSES DESIGN SALARY STRUCTURE : SEBUAH STUDI KASUS
PADA PT.XYZ
Henny Wang
HR – Compensation and Benefit PT. Dipa Group
Abstrak: Kompensasi merupakan faktor yang sangat berpengaruh di dalam sebuah perusahaan. Tidak heran, faktor yang satu ini menjadi salah satu pemicu utama bagi karyawan dalam menentukan langkah karirnya ke depan. Untuk itu, perusahaan harus menentukan langkah strategis ke depan terkait kebijakan kompensasi. Salary Structure harus dibangun dengan prinsip keadilan ke dalam bagi karyawan di perusahaan, juga keadilan ke luar yaitu competitif dengan harga pasar, terutama pasar yang sejenis. Beberapa hal harus diperhatikan dalam perancangan salary structure, dimulai dari tahap awal yaitu menselaraskan antara visi misi dan obyektif perusahaan dengan Compensation Objective perusahaan, job evaluation dan salary survey. Dilanjutkan dengan tahap proses perancangan salary structure, yang kemudian diikuti dengan implementasi salary structure yang telah dibentuk, review dengan upah karyawan yang telah dibayarkan saat ini dan bagaimana menyelaraskan antara upah karyawan dengan salary structure yang akan menjadi panduan perusahaan. Dengan salary structure yang ditetapkan oleh perusahaan, harapan ke depannya tentunya adalah agar perusahaan dapat menarik calon karyawan dari luar untuk bergabung, serta mempertahankan dan memotivasi karyawan yang ada di dalam perusahaan.
Kata kunci : Salary Structure, Job Evaluation, Compensation Objective
PENDAHULUAN
Menurut Pasal 1 Ayat 30 UU No, 13 tahun 2003 tentang
ketenagakerjaan, upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan.
Dari pandangan karyawan, upah menjadi faktor yang sangat penting yang harus dipertimbangkan untuk memilih dan menerima suatu pekerjaan. Sedangkan dari pandangan pengusaha, upah berfungsi untuk menarik, memotivasi, dan mempertahankan karyawan, terutama karyawan da la m k el o m pok “ star”, yang memiliki kinerja dan kompetensi yang tinggi.
44
menentukan upah karyawan menurut Saifuddin Bachrun dalam bukunya Menyusun Penggajian Berbasis Kompetensi (2011) adalah sebagai berikut:
1. Kebijakan pengupahan yang diambil harus dilaksanakan secara konsisten dan tidak berubah-ubah. Konsistensi sangat penting agar karyawan tidak mengalami kebingungan atau kesulitan untuk mengerti terhadap kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
2. Pengupahan tidak boleh diskriminatif.
Perusahaan tidak boleh membedakan pengupahan karyawan yang satu dengan yang lainnya karena adanya perbedaan agama, suku, jenis kelamin atau sekolah.
3. Harus ada kesetaraan dan keadilan baik ke dalam perusahaan maupun ke luar perusahaan. Keadilan ke dalam artinya pekerja dengan keahlian yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar seharusnya mendapat upah lebih besar. Sedangkan pengertian Keadilan ke luar artinya upah yang diberikan harus setara dengan yang diberikan perusahaan lain yang sejenis. Jika perusahaan memberikan upah jauh di bawah pasar, karyawan yang bekerja di perusahaan akan merasa diperlakukan kurang adil sehingga dapat meninggalkan perusahaan karena tidak puas dengan upah di perusahaan. Karena itu, untuk terlaksananya ketiga prinsip di atas, perusahaan perlu menyusun kebijakan sistem penggajian (Salary Sturcture) dengan baik.
Dalam penyusunan Salary Stucture, ketersediaan data salary survey pada industri sejenis menjadi aspek penting untuk melihat positioning dan seberapa kompetitif upah yang telah diberikan oleh perusahaan dibanding dengan industri sejenis. Data ini dapat dijadikan pertimbangan pengambilan keputusan manajemen dari perusahaan dalam penentuan positioning salary berikutnya, apakah akan sama dengan pasar, dibawah pasar atau diatas pasar.
Salary Structure yang telah disusun berdasarkan job grading dan keputusan manajemen perusahaan terkait positioning dengan pasar, tidak selesai begitu saja. Perusahaan harus memetakan kembali dari data upah aktual pegawai
45
dengan salary structure. Berbagai permasalahan dapat timbul, antara lain upah karyawan yang lebih rendah ataupun yang sudah mencapai di atas batas maksimal pada salary structure. Sehingga diperlukan strategi lanjutan dalam mengimplementasikan salary structure yang telah disusun.
Identifikasi Masalah
1. Bagaimana menyusun salary structure yang adil, menarik dan kompetitif baik di dalam maupun di luar perusahaan?
2. Bagaimana mengatasi hambatan-hambatan yang timbul dari
implementasi salary structure yang telah disusun?
PEMBAHASAN
Visi, misi, nilai inti dan objektif yang dianut oleh suatu perusahaan menjadi dasar yang menggerakkan setiap kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Dari visi, misi, nilai inti dan objektif perusahaan diturunkan dalam objektif kompensasi yang lebih spesifik sebagai dasar penentuan kebijakan dalam mendesign salary structure.
Berpedoman pada objektif kompensasi perusahaan, Job description dari setiap jabatan dijadikan dasar dalam melakukan job evaluation dan salary survey untuk selanjutnya diolah menjadi salary structure.
Company VVMO
Compensation Objective
Job Description
46
Salary Structure
Pada perusahaan XYZ yang bergerak di bidang distribusi, proses design salary structure digambarkan sebagai berikut:
Company VVMO Visi Perusahaan:
Menjadi Perusahaan Importir dan Distribusi Yang Berkembang Pesat Dengan Standar Kelas Dunia
Misi Perusahaan :
Membangun hubungan yang sinergis dengan business partner
Menyediakan kualitas pelayanan yang terbaik untuk tercapainya kepuasan pelanggan Meningkatkan kemampuan dan kapasitas sumber daya, guna menunjang terealisasinya
pertumbuhan profit yang berkesinambungan
Mengimplementasikan sisitem manajemen kelas dunia sebagai perbaikan berkelanjutan terhadap kinerja dan daya saing
Nilai Inti (Core Value) Perusahaan : Integritas
Pelayanan Profesionalisma
Objective Perusahaan : Mencapai 40% pertumbuhan di tahun 2017
Mendukung kesiapan IPO di akhir tahun 2014
Mengatasi isu organisasi yang krusia di akhir tahun 201
Mengimplementasikan praktik dan sistem manajemen kelas dunia di akhir tahun 2012
Companssation Objective
Menempatkan posisi perusahaan di level P75 dari market sejenis untuk menarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan dalam mencapai visi, misi, dan objektif perusahaan
dengan berlandaskan nilai integritas, pelayanan dan profesionalisme
Job Descrip tion Job Evaluation Salary Survey Salary Sturct ure Gambar 1. Proses Pembentukan Salary Structure
47
Job Description & Job Evaluation
Deskripsi pekerjaan (Job description) didefinisikan oleh Werther dan Davis (1989 :123) sebagai berikut : :" A written statement that explain the duties,
working condition and other aspects of a specified job" , atau dalam
terjemahan bebasnya diartikan bahwa job description adalah
penyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, kondisi kerja dan aspek- aspek lainnya dari suatu jabatan tertentu. Isi job description terdiri dari komponen-komponen: Job Identification (identifikasi jabatan), Position or Job Purpose (posisi atau tujuan jabatan), Dimension (dimensi pekerjaan: Financial – Non Financial), Key Accountability Areas (area tanggung jawab), Knowledge, experience and competency (pengetahuan, pengalaman dan kompetensi), Freedom to Act (otoritas atau wewenang jabatan), Working relationship (hubungan kerja: Internal – Eksternal), Challenge (tantangan pekerjaan), Organization Structure (struktur organisasi), Approved Section (tanda tangan yang membuat dan yang menyetujui). Dari job description setiap posisi pada perusahaan, kemudian dilakukan evaluasi jabatan (job evaluation). Menurut Danny Ramayanda (http://ozonelaboratory.blogspot.com/2010/03/evaluasi-jabatan.html), evaluasi jabatan adalah suatu proses yang sistematis dan teratur dalam menentukan
nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan-jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada (keadilan ke dalam). Untuk mengestimasi nilai dari sebuah pekerjaan, perusahaan biasanya menggunakan alat
Gambar 2.Proses Design Salary Structure
48
bantu. Masing-masing alat mempunyai beberapa faktor untuk menghitung nilai pekerjaan.
Pada Perusahaan XYZ, setelah dilakukan proses evaluasi jabatan menggunakan metode Hay, kemudian dikelompokkan ke dalam grading sebagai berikut:
Grade Pangkat Hay Point
1 Non Staff 63 – 97 2 Staff 98 – 134 3 Officer 135 – 191 4 Coordinator 192 – 268 5 Supervisor 269 – 370 6 Junior. Manager 371 – 518 7 Manager 519 – 734 8 Senior Manager 735 – 1055 9 Vise President 1056 - 1507 Salary Survey
Hariandja (2002) mengatakan bahwa survey gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum perusahaan-perusahaan yang mempunyai jabatan yang sejenis. Ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji. Tujuan dari salary survey antara lain:
1. Untuk mengetahui posisi daya saing perusahaan di dalam memberikan kompensasi dan benefit terhadap industri pasar yang sesuai.
Tabel 1. Grading Proses Evaluasi Jabatan Metode
49
2. Melakukan evaluasi terhadap reward strategy dari perusahaan, menghitung kemampuan finansial perusahaan untuk mempertahankan posisi daya saing perusahaan,
3. Mengetahui dengan lebih akurat pergerakan harga setiap pekerjaan di industri pasar yang sesuai, dan memperhatiakan pergerakan dan tren kompensasi di setiap komponen kompensasi dan benefit.
Adapun langkah-langkah dalam mengikuti salary survey menurut adalah sebagai berikut:
Dalam merencanakan salary survey, perlu dipersiapkan data-data yang detail dan
akurat. Kemudian juga perlu ditetapkan perusahan- perusahaan yang
menjadipembanding/competitor. Penetapan perusahan pembanding/ competitor, dapat dilihat dari data 3 tahun terakhir, perusahaan sebelumnya dari karyawan yang bergabung dan perusahaan yang dituju dari karyawan yang mengundurkan diri. Pada saat akan mengikuti salary survey, harus dipastikan dahulu apakah perusahaan pembanding/competitor juga mengikuti salary survey yang dimaksud sehingga tujuan dari salary survey dapat tercapai. Pada saat proses job matching, sebaiknya tidak hanya membandingkan berdasarkan nama jabatan saja, tetapi perlu dilihat isi dan bobot dari pekerjaanya karena antara nama dan bobot jabatan di perusahaan yang satu belum tentu sama dengan nama dan bobot jabatan di
Gambar 3. Langkah-langkah dalam mengikuti Salary
Survey Gather Partici pants Survey Materi al Distrib ution Job Matc hing Data Collec tion Data Valida tion Data Clea ninm g Report Develo pment Report Delive ry Data Colle ction Data Proces sing
50
perusahaan yang lain. Berdasarkan hasil Salary Survey 32 jabatan di 6 perusahaan pembanding yang sesuai dengan Perusahaan XYZ, didapat hasil sebagai berikut :
Post No Benchmark Position Title s PT XYZ Grade Competitor ‘s Data Company A Company B Company C C Company D D Company E Company F 1 Messenger 1 1,200,000 1,800,000 1,300,000 1,270,000 1,100,000 1,500,000 2 Collector 1 1,224,000 1,836,000 1,326,000 1,295,400 1,122,000 1,530,000
3 Marketing Admin Staff 2 2,080,800 3,121,200 2,254,200 2,202,180 1,907,400 2,601,000
4 Import Staff 2 2,496,960 3,745,440 2,705,040 2,642,616 2,288,880 3,121,200 5 Warehouse Staff 2 1,248,480 1,872,720 1,352,520 1,321,308 1,144,440 1,560,600 6 Expedition Staff 2 1,747,872 2,621,808 1,893,528 1,849,831 1,602,216 2,184,840 7 Marketing Representative 3 3,240,000 4,860,000 3,510,000 3,429,000 2,970,000 4,050,000 8 Import Officer 3 3,000,000 4,500,000 3,250,000 3,175,000 2,750,000 3,750,000 9 HRD Officer 3 2,880,000 4,320,000 3,120,000 3,048,000 2,640,000 3,600,000 10 IT Officer 3 3,120,000 4,680,000 3,380,000 3,302,000 2,860,000 3,900,000 11 Marketing Admin Coordinator 4 3,300,000 4,950,000 3,575,000 3,492,500 3,025,000 4,125,000 12 Finance Coordinator 4 3,840,000 5,760,000 4,160,000 4,064,000 3,520,000 4,800,000 13 Warehouse Coordinator 4 3,480,000 5,220,000 3,770,000 3,683,000 3,190,000 4,350,000 14 Marketing Supervisor 5 7,320,000 10,980,000 7,930,000 7,747,000 6,710,000 9,150,000 15 Logistic Supervisor 5 6,480,000 9,720,000 7,020,000 6,858,000 5,940,000 8,100,000 Post
No Benchmark Position Titles PT XYZ Grade Competitors' Data PT. A PT. B PT. C PT. D PT. E PT. F 16 Marketing Adm Supervisor 5 6,240,000 9,360,000 6,760,000 6,604,000 5,720,000 7,800,000 17 Programmer 5 6,840,000 10,260,000 7,410,000 7,239,000 6,270,000 8,550,000 18 Regional Marketing Manager 6 12,000,000 18,000,000 13,000,000 12,700,000 11,000,000 15,000,000 19 Accounting Junior Manager 6 10,320,000 15,480,000 11,180,000 10,922,000 9,460,000 12,900,000 20 HRD Junior Manager 6 10,560,000 15,840,000 11,440,000 11,176,000 9,680,000 13,200,000 21 Import Junior Manager 6 9,600,000 14,400,000 10,400,000 10,160,000 8,800,000 12,000,000 22 Business Unit Manager 7 16,800,000 25,200,000 18,200,000 17,780,000 15,400,000 21,000,000
23 Logistic & Import Manager 7 14,040,000 21,060,000 15,210,000 14,859,000 12,870,000 17,550,000
24 Business Service Manager 7 13,080,000 19,620,000 14,170,000 13,843,000 11,990,000 16,350,000
25 Legal Manager 7 13,320,000 19,980,000 14,430,000 14,097,000 12,210,000 16,650,000
Tabel 2 Salary Structure 32 jabatan di 6 perusahaan pembanding
51
26 Finance & Accounting Manager 8 24,360,000 36,540,000 26,390,000 25,781,000 22,330,000 30,450,000
27 HRD Manager 8 23,640,000 35,460,000 25,610,000 25,019,000 21,670,000 29,550,000 28 IT Manager 8 25,080,000 37,620,000 27,170,000 26,543,000 22,990,000 31,350,000 29 Marketing Manager 8 28,800,000 43,200,000 31,200,000 30,480,000 26,400,000 36,000,000 30 VP Marketing 9 56,400,000 84,600,000 61,100,000 59,690,000 51,700,000 70,500,000 31 VP Finance & Accounting 9 48,360,000 72,540,000 52,390,000 51,181,000 44,330,000 60,450,000 32 VP Operations 9 45,600,000 68,400,000 49,400,000 48,260,000 41,800,000 57,000,000
Data 32 Jabatan dari 6 perusahaan pembanding diatas, kemudian diproses hingga menghasilkan hasil salary survey pasar yang terdiri dari nilai pasar pada garis minimum, mid point, dan maximum, dengan langkah- langkah sebagai berikut :
I. Data upah secara vertikal disusun berdasarkan grade.
II. Data upah yang telah disusun secara vertikal kemudian diurutkan dari upah yang terkecil sampai dengan yang terbesar pada setiap grade.
III. Upah yang telah diurutkan dari yang terkecil hingga yang terbesar, kemudian dicari nilai tengah (median) atau yang biasa disebut dengan P50 sebagai nilai market, P25, P75, nilai minimum, nilai maksimum dan average dari setiap grade
IV. Dari hasil salary survey diatas, kemudian divisualisasi dalam bentuk grafik.
V. Dalam bentuk grafik, hasil salary survey dibandingkan dengan upah saat ini pada perusahaan XYZ.
52 Po- sisi PT Grade PT XYZ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 A 1,200,000 2,080,800 3,240,000 3,300,000 7,320,000 12,000,000 16,800,000 24,360,000 56,400,000 B 1,800,000 3,121,200 4,860,000 4,950,000 10,980,000 18,000,000 25,200,000 36,540,000 84,600,000 C 1,300,000 2,254,200 3,510,000 3,575,000 7,930,000 13,000,000 18,200,000 26,390,000 61,100,000 D 1,270,000 2,202,180 3,429,000 3,492,500 7,747,000 12,700,000 17,780,000 25,781,000 59,690,000 E 1,100,000 1,907,400 2,970,000 3,025,000 6,710,000 11,000,000 15,400,000 22,330,000 51,700,000 F 1,500,000 2,601,000 4,050,000 4,125,000 9,150,000 15,000,000 21,000,000 30,450,000 70,500,000 2 A 1,224,000 2,496,960 3,000,000 3,840,000 6,480,000 10,320,000 14,040,000 23,640,000 48,360,000 B 1,836,000 3,745,440 4,500,000 5,760,000 9,720,000 15,480,000 21,060,000 35,460,000 72,540,000 C 1,326,000 2,705,040 3,250,000 4,160,000 7,020,000 11,180,000 15,210,000 25,610,000 52,390,000 D 1,295,400 2,642,616 3,175,000 4,064,000 6,858,000 10,922,000 14,859,000 25,019,000 51,181,000 E 1,122,000 2,288,880 2,750,000 3,520,000 5,940,000 9,460,000 12,870,000 21,670,000 44,330,000 F 1,530,000 3,121,200 3,750,000 4,800,000 8,100,000 12,900,000 17,550,000 29,550,000 60,450,000 3 A 1,248,480 2,880,000 3,480,000 6,240,000 10,560,000 13,080,000 25,080,000 45,600,000 B 1,872,720 4,320,000 5,220,000 9,360,000 15,840,000 19,620,000 37,620,000 68,400,000 C 1,352,520 3,120,000 3,770,000 6,760,000 11,440,000 14,170,000 27,170,000 49,400,000 D 1,321,308 3,048,000 3,683,000 6,604,000 11,176,000 13,843,000 26,543,000 48,260,000 E 1,144,440 2,640,000 3,190,000 5,720,000 9,680,000 11,990,000 22,990,000 41,800,000 F 1,560,600 3,600,000 4,350,000 7,800,000 13,200,000 16,350,000 31,350,000 57,000,000 4 A 1,747,872 3,120,000 6,840,000 9,600,000 13,320,000 28,800,000 B 2,621,808 4,680,000 10,260,000 14,400,000 19,980,000 43,200,000 C 1,893,528 3,380,000 7,410,000 10,400,000 14,430,000 31,200,000 D 1,849,831 3,302,000 7,239,000 10,160,000 14,097,000 30,480,000 E 1,602,216 2,860,000 6,270,000 8,800,000 12,210,000 26,400,000 F 2,184,840 3,900,000 8,550,000 12,000,000 16,650,000 36,000,000
II. Data upah yang telah disusun secara vertikal kemudian diurutkan dari upah yang terkecil sampai dengan yang terbesar pada setiap Grade.
53 N Grade PT XYZ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1,100,000 1,144,440 2,640,000 3,025,000 5,720,000 8,800,000 11,990,000 21,670,000 41,800,000 2 1,122,000 1,248,480 2,750,000 3,190,000 5,940,000 9,460,000 12,210,000 22,330,000 44,330,000 3 1,200,000 1,321,308 2,860,000 3,300,000 6,240,000 9,600,000 12,870,000 22,990,000 45,600,000 4 1,224,000 1,352,520 2,880,000 3,480,000 6,270,000 9,680,000 13,080,000 23,640,000 48,260,000 5 1,270,000 1,560,600 2,970,000 3,492,500 6,480,000 10,160,000 13,320,000 24,360,000 48,360,000 6 1,295,400 1,602,216 3,000,000 3,520,000 6,604,000 10,320,000 13,843,000 25,019,000 49,400,000 7 1,300,000 1,747,872 3,048,000 3,575,000 6,710,000 10,400,000 14,040,000 25,080,000 51,181,000 8 1,326,000 1,849,831 3,120,000 3,683,000 6,760,000 10,560,000 14,097,000 25,610,000 51,700,000 9 1,500,000 1,872,720 3,120,000 3,770,000 6,840,000 10,922,000 14,170,000 25,781,000 52,390,000 10 1,530,000 1,893,528 3,175,000 3,840,000 6,858,000 11,000,000 14,430,000 26,390,000 56,400,000 11 1,800,000 1,907,400 3,240,000 4,064,000 7,020,000 11,176,000 14,859,000 26,400,000 57,000,000 12 1,836,000 2,080,800 3,250,000 4,125,000 7,239,000 11,180,000 15,210,000 26,543,000 59,690,000 13 2,184,840 3,302,000 4,160,000 7,320,000 11,440,000 15,400,000 27,170,000 60,450,000 14 2,202,180 3,380,000 4,350,000 7,410,000 12,000,000 16,350,000 28,800,000 61,100,000 15 2,254,200 3,429,000 4,800,000 7,747,000 12,000,000 16,650,000 29,550,000 68,400,000 16 2,288,880 3,510,000 4,950,000 7,800,000 12,700,000 16,800,000 30,450,000 70,500,000 17 2,496,960 3,600,000 5,220,000 7,930,000 12,900,000 17,550,000 30,480,000 72,540,000 18 2,601,000 3,750,000 5,760,000 8,100,000 13,000,000 17,780,000 31,200,000 84,600,000 19 2,621,808 3,900,000 8,550,000 13,200,000 18,200,000 31,350,000 20 2,642,616 4,050,000 9,150,000 14,400,000 19,620,000 35,460,000 21 2,705,040 4,320,000 9,360,000 15,000,000 19,980,000 36,000,000 22 3,121,200 4,500,000 9,720,000 15,480,000 21,000,000 36,540,000 23 3,121,200 4,680,000 10,260,000 15,840,000 21,060,000 37,620,000 24 3,745,440 4,860,000 10,980,000 18,000,000 25,200,000 43,200,000
III. Upah yang telah diurutkan dari yang terkecil hingga yang terbesar, kemudian dicari nilai tengah (median) atau yang biasa disebut dengan P50 sebagai nilai market, P25, P75, nilai minimum, nilai maximum dan average dari setiap grade.
54
IIIa. Nilai tengah (median) atau P50.
Rumus : (n + 1) / 2 , dengan n adalah banyaknya data dalam 1 grade. Proses perhitungan nilai median (P50) adalah sebagai berikut :
Grade PT XYZ Cara Hitung Hasil : Urutan ke - Hasil : P50
1 (12+1)/2 6.5 1,297,700 2 (24+1)/2 12.5 2,132,820 3 (24+1)/2 12.5 3,276,000 4 (18+1)/2 9.5 3,805,000 5 (24+1)/2 12.5 7,279,500 6 (24+1)/2 12.5 11,310,000 7 (24+1)/2 12.5 15,305,000 8 (24+1)/2 12.5 26,856,500 9 (18+1)/2 9.5 54,395,000 IIIb. Nilai P25.
Rumus : (n +1) /4 +0.5, dengan n adalah banyaknya data dalam 1 grade. Proses perhitungan nilai median (P25) adalah sebagai berikut :
Grade PT XYZ Cara Hitung Hasil : Urutan ke - Hasil : P25
1 (12+1)/4+0.5 3.75 1,218,000 2 (24+1)/4+0.5 6.75 1,711,458 3 (24+1)/4+0.5 6.75 3,036,000 4 (18+1)/4+0.5 5.25 3,499,375 5 (24+1)/4+0.5 6.75 6,683,500 6 (24+1)/4+0.5 6.75 10,380,000 7 (24+1)/4+0.5 6.75 13,990,750 8 (24+1)/4+0.5 6.75 25,064,750 9 (18+1)/4+0.5 5.25 48,620,000
43
IIIc. Nilai P75.
Rumus : 3(n +1)/4 +0.5, dengan n adalah banyaknya data dalam 1 grade. Proses perhitungan nilai median (P75) adalah sebagai berikut :
Grade PT XYZ Cara Hitung Hasil : Urutan ke - Hasil : P75
1 3(12+1)/4-0.5 9.25 1,507,500 2 3(24+1)/4-0.5 18.25 2,606,202 3 3(24+1)/4-0.5 18.25 3,787,500 4 3(18+1)/4-0.5 13.75 4,302,500 5 3(24+1)/4-0.5 18.25 8,212,500 6 3(24+1)/4-0.5 18.25 13,050,000 7 3(24+1)/4-0.5 18.25 17,885,000 8 3(24+1)/4-0.5 18.25 31,237,500 9 3(18+1)/4-0.5 13.75 60,937,500
IIIb. Nilai Average.
Rumus : Jumlah nilai data/ n, dengan n adalah banyaknya data dalam 1 grade. Proses perhitungan nilai average adalah sebagai berikut :
Grade PT XYZ Cara Hitung Hasil : Urutan ke -
1 Jumlah data ke 1-12/ 12 1,375,283 2 Jumlah data ke 1-24/ 24 2,148,628 3 Jumlah data ke 1-24/ 24 3,472,250 4 Jumlah data ke 1-18/ 18 4,016,917 5 Jumlah data ke 1-24/ 24 7,625,333 6 Jumlah data ke 1-24/ 24 12,050,750 7 Jumlah data ke 1-24/ 24 16,237,875 8 Jumlah data ke 1-24/ 24 28,901,375 9 Jumlah data ke 1-18/ 18 56,872,278
44
Berikut adalah hasil salary survey dalam posisi minimum, P25, P50, P75, maximum, dan average setelah diproses.
Grade PT
XYZ MINIMUM P25
P50
(MEDIAN) P75 MAXIMUM AVERAGE
1 1,100,000 1,218,000 1,297,700 1,507,500 1,836,000 1,375,283 2 1,144,440 1,711,458 2,132,820 2,606,202 3,745,440 2,148,628 3 2,640,000 3,036,000 3,276,000 3,787,500 4,860,000 3,472,250 4 3,025,000 3,499,375 3,805,000 4,302,500 5,760,000 4,016,917 5 5,720,000 6,683,500 7,279,500 8,212,500 10,980,000 7,625,333 6 8,800,000 10,380,000 11,310,000 13,050,000 18,000,000 12,050,750 7 11,990,000 13,990,750 15,305,000 17,885,000 25,200,000 16,237,875 8 21,670,000 25,064,750 26,856,500 31,237,500 43,200,000 28,901,375 9 41,800,000 48,620,000 54,395,000 60,937,500 84,600,000 56,872,278
45
V. Hasil Salary Survey (Market Lines) Vs Salary di Perusahaan XYZ
Membangun Salary Structure Perusahaan XYZ
Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan grading jabatan dan melakukan survey tentang upah yang berlaku di pasar tenaga kerja, selanjutnya adalah membangun salary
structure. Definisi Salary Structure menurut Tiffany
(http://dwiiba.wordpress.com/sistem-kompensasi/) adalah suatu struktur yang
menggambarkan golongan-golongan gaji serta rentang (range) minimum dan maksimum gaji setiap golongannya sedangkan menurut Saifuddin Bachrun dalam diskusi mengenai Strategi Menyusun Struktur Skala Gaji & Sistem
Penggajian Berbasis Kompetensi yang diselenggarakan oleh PPM
Manajemen pada tanggal 05 April 2011, Struktur Upah ( Salary Structure) adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau
46
dari yang tertinggi sampai yang terendah.
Dalam membangun salary structure PT XYZ, perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategy dalam penyusunan. Sebagaimana yang tercantum dalam Compensation Objective Perusahaan XYZ sebagai berikut :
“Menempatkan posisi perusahaan di level P75 dari market sejenis untuk menarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan dalam mencapai visi, misi dan objectives perusahaan dengan berlandaskan nilai inti Integitas, Pelayanan dan Profesionalisme”.
Maka midpoint Perusahaan XYZ berada di level P75 dari market line, dengan range spread dari upah minimum ke upah maksimum diputuskan oleh perusahaan sebesar 87% (minimum = 70%, mid point = 100%, maximum =
130%).
Langkah-langkah berikutnya dalam membangun salary structure yaitu :
I. Melakukan Smoothed Line pada P75 market dari hasil salary survey, sehingga mendapatkan midpoint progression yang konsisten.
Midpoint Progression adalah jarak dalam persentase (%) diantara “Midpoint” dua golongan upah yang berdekatan.
II. Menentukan minimum dan maximum upah dalam suatu golongan upah dengan range spread yang sudah ditentukan oleh Perusahaan XYZ adalah sebesar 87% (minimum = 70%, mid point = 100%, maximum = 130%). Range Spread adalah lebarnya kisaran imbalan upah pokok dari minimum ke maksimum suatu golongan upah dalam persentase (%).
47
besarnya tumpang tindih dalam persentase (%) diantara midpoint dua golongan upah yang berdekatan.
IV. Setelah melewati tahap-tahap tersebut di atas, terbentuklah salary structure yang kemudian divisualisasi dalam bentuk grafik.
I. Melakukan Smoothed Line pada P75 market dari hasil salary survey, sehingga
mendapatkan midpoint progression yang konsisten.
Rumus : MP Progression = RATE (term,,-PV,FV)
MP Progression = RATE (8,,-1,507,500, 60,937,500)
MP Progression = 58,79%
Keterangan : - MP Progression = % kenaikan antara midpoints - term = nomor grade dikurang 1
- PV = midpoint dari grade terendah - FV = midpoint dari grade tertinggi Proses Smothed Line P75 :
Grade Midpoint (before smoothed line) Midpoint (after smoothed line) MP Progression 1 1,507,500 1,507,500 2 2,606,202 2,393,788 58.79% 3 3,787,500 3,801,142 58.79% 4 4,302,500 6,035,907 58.79% 5 8,212,500 9,584,533 58.79% 6 13,050,000 15,219,465 58.79% 7 17,885,000 24,167,282 58.79% 8 31,237,500 38,375,692 58.79% 9 60,937,500 60,937,500 58.79%
48
II. Menentukan minimum dan maximum upah dalam suatu golongan upah dengan range spread yang sudah ditentukan oleh Perusahaan XYZ adalah sebesar 87% (minimum = 70%, mid point = 100%, maximum = 130%).
Rumus : Minimum = 2 Midpoint / (spread + 2) Maximum = Minimum x (1 + spread)
Keterangan : - Minimum = nilai terendah dalam suatu golongan upah - Maximum = nilai tertinggi dalam suatu golongan upah - Midpoint = nilai tengah
- Range spread = lebar kisaran gaji pokok dari minimum ke maksimum suatu golongan upah (dalam%)
Proses penentuan nilai minimum dan maximum dari suatu golongan upah :
Grade Minimum Midpoint Maximum
MP Progression Range Spread 1 1,050,52 3 1,507,500 1,964,477 87% 2 1,668,14 5 2,393,788 3,119,431 58.79% 87% 3 2,648,88 0 3,801,142 4,953,405 58.79% 87% 4 4,206,20 7 6,035,907 7,865,607 58.79% 87% 5 6,679,11 7 9,584,533 12,489,949 58.79% 87% 6 10,605,89 9 15,219,465 19,833,031 58.79% 87% 7 16,841,31 1 24,167,282 31,493,252 58.79% 87% 8 26,742,64 2 38,375,692 50,008,741 58.79% 87% 9 42,465,15 7 60,937,500 79,409,843 58.79% 87%
III. Menghitung Overlap dari antar golongan upah.
Rumus : Salary range overlap = (max dari range bawah – min dari range atas) (max dari range atas – min dari range
49
atas)
Proses penghitungan Overlap dan terbentuknya salary structure :
Grade Minimum Midpoint Maximum MP Prog
Range Spread Overlap 1 1,050,523 1,507,500 1,964,477 87% 2 1,668,145 2,393,788 3,119,431 58.79% 87% 20% 3 2,648,880 3,801,142 4,953,405 58.79% 87% 20% 4 4,206,207 6,035,907 7,865,607 58.79% 87% 20% 5 6,679,117 9,584,533 12,489,949 58.79% 87% 20% 6 10,605,899 15,219,465 19,833,031 58.79% 87% 20% 7 16,841,311 24,167,282 31,493,252 58.79% 87% 20% 8 26,742,642 38,375,692 50,008,741 58.79% 87% 20% 9 42,465,157 60,937,500 79,409,843 58.79% 87% 20%
IV. Setelah melewati tahap-tahap tersebut di atas, terbentuklah salary Structure yang kemudian divisualisasi dalam bentuk grafik.
Review dan penyesuaian Current Salary Perusahaan XYZ dengan Salary Structure yang telah dibangun
50
Setelah Salary Structure terbangun, langkah selanjutnya adalah perusahaan perlu mereview upah yang diberikan perusahaan saat ini, apakah sudah sesuai dengan salary structure yang telah dibangun, atau masih harus dilakukan penyesuaian dengan maximum, dikategorikan sebagai Circle Rate. Ada 2 jenis Circle Rate yaitu Blue Circle Rate dan Red Circle Rate.
Blue Circle Rate adalah upah pokok yang masih berada di bawah skala upah pokok. Penyebabnya antara lain karena evaluasi ulang pekerjaan,reorganisasi/akuisisi, direkrut dengan upah yang minimum kemudian range upah bergeser, atau baru saja dipromosi kemudian range upah bergeser. Langkah yang disarankan dalam menyesuaikan upah yang berada pada Blue Circle Rate adalah dengan meningkatkan upah sampai dengan mencapai range minimum.
Red Circle Rate adalah upah pokok yang telah melewati maksimum skala upah pokok. Penyebabnya antara lain karena adanya demosi jabatan, selalu menjadi karyawan terbaik, reorganisasi. Langkah yang di sarankan dalam menyesuaikan upah yang berada pada Red Circle Rate adalah dengan menahan kenaikan upah, memperkecil kenaikan upah, kenaikan upah dibuat dalam bentuk lumpsum,
atau mempromosikan karyawan.
Minimum
Red Circle Rate
Midpoint
Maximum
43
Dalam mereview posisi upah per karyawan dengan midpoint dapat menggunakan rumus Compa Ratio (dalam %), yaitu upah/midpoint.
Perusahaan XYZ, setelah membangun salary structure, kemudian review realisasi pembayaran upah setiap jabatan dengan range upah pada salary structure dengan hasil sebagai berikut :
Post
No Benchmark Position Titles Grade Real Salary Minimum Midpoint Maximu m a Ratio Comp Keterangan
1 Messenger 1 1,530,000 1,050,523 1,507,500 1,964,477 101% Fit
2 Collector 1 1,700,000 1,050,523 1,507,500 1,964,477 113% Fit
3 Marketing Admin
Staff 2 2,200,000 1,668,145 2,393,788 3,119,431 92% Fit
4 Import Staff 2 2,500,000 1,668,145 2,393,788 3,119,431 104% Fit
5 Warehouse Staff 2 1,900,000 1,668,145 2,393,788 3,119,431 79% Fit
6 Expedition Staff 2 1,700,000 1,668,145 2,393,788 3,119,431 71% Fit
7 Marketing Representative 3 3,000,000
2,648,880 3,801,142 4,953,405 79% Fit
8 Import Officer 3 4,200,000 2,648,880 3,801,142 4,953,405 110% Fit
9 HRD Officer 3 3,200,000 2,648,880 3,801,142 4,953,405 84% Fit
10 IT Officer 3 3,800,000 2,648,880 3,801,142 4,953,405 100% Fit
11 Marketing Admin Coordinator 4 4,000,000
4,206,207 6,035,907 7,865,607 66% Fit 12 Finance Coordinator 4 4,500,000 4,206,207 6,035,907 7,865,607 75% Fit 13 Warehouse Coordinator 4 3,700,000 4,206,207 6,035,907 7,865,607 61% Blue Circle Rate 14 Marketing Supervisor 5 7,200,000 6,679,117 9,584,533 12,489,949 75% Fit 15 Logistic Supervisor 5 6,500,000 6,679,117 9,584,533 12,489,949 68% Blue Circle Rate
16 Marketing Admin Supervisor 5 5,000,000
6,679,117 9,584,533 12,489,949 52%
Blue Circle Rate
17 Programmer 5 6,700,000 6,679,117 9,584,533 12,489,949 70% Fit
18 Regional Marketing Manager 6 13,000,000
10,605,899 15,219,465 19,833,031 85% Fit
19 Accounting Junior Manager 6 10,300,000
10,605,899 15,219,465 19,833,031 68% Blue Circle Rate 20 HRD Junior Manager 6 8,500,000 10,605,899 15,219,465 19,833,031 56% Blue Circle Rate 21 Import Junior Manager 6 8,000,000 10,605,899 15,219,465 19,833,031 53% Blue Circle Rate
22 Business Unit Manager 7 17,000,000
16,841,311 24,167,282 31,493,252 70% Fit
23 Logistic & Import
Manager 7 15,000,000
16,841,311 24,167,282 31,493,252 62%
Blue Circle Rate
24 Business Service
Manager 7 13,900,000 16,841,311 24,167,282 31,493,252 58% Blue Circle Rate
25 Legal Manager 7 13,500,000 16,841,311 24,167,282 31,493,252 56% Blue Circle Rate 26 Finance & Accounting Manager 8 25,000,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 65% Blue Circle Rate
44 27 HRD Manager 8 23,700,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 62% Blue Circle Rate 28 IT Manager 8 22,900,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 60% Blue Circle Rate
29 Marketing Manager 8 30,000,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 78% Fit
30 VP Marketing 9 50,000,000 42,465,157 60,937,500 79,409,843 82% Fit
31 VP Finance &
Accounting 9 47,000,000 42,465,157 60,937,500 79,409,843 77% Fit
32 VP Operations 9 49,000,000 42,465,157 60,937,500 79,409,843 80% Fit
Dari hasil review ternyata dari 32 posisi, ada 12 jabatan yang masih dibawah minimum (blue circle rate) dan semua jabatan tidak ada yang dibayar diatas maksimum (red circle rate).
Post No Benchmark Position Titles Grade Real
Salary Minimum Midpoint Maximum
Comp a Ratio Kenaikan untuk mencapai Minimum Keterangan Nilai % 1 Warehouse
Coordinator 4 3,700,000 4,206,207 6,035,907 7,865,607 61% 506,207 14% Blue Circle Rate
2 Logistic Supervisor 5 6,500,000 6,679,117 9,584,533 12,489,949 68% 179,117 3% Blue Circle Rate 3 Marketing Admin Supervisor 5 5,000,000 6,679,117 9,584,533 12,489,949 52% 1,679,117 34% Blue Circle Rate 4 Accounting Junior Manager 6 10,300,000 10,605,899 15,219,465 19,833,031 68% 305,899 3% Blue Circle Rate 5 HRD Junior
Manager 6 8,500,000 10,605,899 15,219,465 19,833,031 56% 2,105,899 25% Blue Circle Rate
6 Import Junior Manager 6 8,000,000 10,605,899 15,219,465 19,833,031 53% 2,605,899 33% Blue Circle Rate 7 Logistic & Import Manager 7 15,000,000 16,841,311 24,167,282 31,493,252 62% 1,841,311 12% Blue Circle Rate 8 Business Service Manager 7 13,900,000 16,841,311 24,167,282 31,493,252 58% 2,941,311 21% Blue Circle Rate 9 Legal Manager 7 13,500,000 16,841,311 24,167,282 31,493,252 56% 3,341,311 25% Blue Circle Rate 10 Finance & Accounting Manager 8 25,000,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 65% 1,742,642 7% Blue Circle Rate 11 HRD Manager 8 23,700,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 62% 3,042,642 13% Blue Circle Rate 12 IT Manager 8 22,900,000 26,742,642 38,375,692 50,008,741 60% 3,842,642 17% Blue Circle Rate
Sesuai dengan komitmen perusahaan untuk menyesuaikan upah yang masih berada di blue circle rate untuk dapat mempertahankan dan memotivasi karyawan, maka dari 12 orang, untuk mencapai nilai minimal, kenaikan terkecil sebesar 3%,
45
dan kenaikan terbesar sebesar 34% dengan total nilai kenaikan sebesar Rp. 24. 134.000,-/bulan.
Posisi salary structure yang berada 25% di atas harga pasar (Posisi P75), tentunya akan lebih menarik calon karyawan untuk bergabung dengan perusahaan XYZ. Sehingga dengan demikian, perusahaan dapat memilih kandidat dengan kompetensi lebih baik dengan harga yang dapat ditawarkan.
KESIMPULAN
1. Untuk menyusun salary structure yang adil di dalam perusahaan, perlu dilakukan evaluasi jabatan terhadap job description pada setiap jabatan sehingga diperoleh golongan-golongan upah sesuai dengan bobot jabatan. Dalam kasus Perusahaan XYZ, jabatan-jabatan yang telah dibobotkan kemudian digolongkan ke dalam 9 golongan jabatan.
2. Untuk menyusun salary structure yang menarik dan kompetitif di luar perusahaan, maka perlu dilakukan salary survey untuk mengetahui harga pasar pada perusahaan competitor yang sejenis, sehingga perusahaan dapat menentukan kebijakan kompensasi yang menarik bagi calon karyawan. Dalam kasus Perusahaan XYZ, harga pasar dianalisa dari 6 perusahaan competitor yang sejenis, dan perusahaan menentukan posisi perusahaan pada P75 atau setara dengan 25% di atas harga pasar.
3. Hasil dari Evaluasi Jabatan dan Salary Survey, kemudian menjadi dasar dalam pembentukan salary structure, dimana pada kasus Perusahaan XYZ, nilai P75 menjadi nilai median atau midpoint, penentuan kebijakan spread range sebesar 87%, yang berarti nilai minimum berada pada posisi 70% dari harga pasar, sedangkan nilai maksimum pada posisi 130% dari harga pasar dengan overlap antar golongan sebesar 20%.
46
dalam memberikan penyesuaian upah bagi karyawan dalam perusahaan dan juga memberikan penawaran upah yang menarik bagi calon kandidat yang masih berada di luar perusahaan.
5. Salary structure yang telah disusun seringkali tidak sesuai dengan realisasi pembayaran upah yang ada di perusahaan saat ini, sehingga banyak perlu dilakukan penyesuaian terhadap upah yang ada saat ini.
6. Untuk karyawan yang upahnya masih berada di bawah nilai minimum (Blue Circle Rate), maka perlu dilakukan penyesuaian upah yang ada saat ini hingga dapat mencapai titik nilai minimum. Kadangkala, jarak antara upah real saat ini terlalu jauh
sehingga diperlukan penyesuaian secara berkala dan komitmen serta
kerelaan yang tinggi dari manajemen untuk mengeluarkan budget ekstra dalam penyesuaian upah tersebut. Pada kasus Perusahaan XYZ, dari 32 jabatan yang dianalisa, ada 10 jabatan yang masuk kategori Blue Circle Rate dan harus segera dilakukan penyesuaian.
7. Untuk karyawan yang upahnya telah berada di atas nilai minimum (Red Cicle Rate), perlu dipertimbangkan pendekatan yang diambil agar dapat berada di dalam range salary sturcture tanpa membuat karyawan tersebut merasa demotivasi atau diperlakukan tidak adil oleh perusahaan. Jika kinerja karyawan tidak terlalu bagus, mungkin dapat diambil pilihan dengan menahan kenaikan upah atau memperkecil kenaikan upah. Tetapi bagi karyawan yang kinerjanya selalu baik, pilihan yang dapat diambil adalah dengan memberikan kenaikan dalam bentuk lumpsum diluar upah bulanan sehingga karyawan tidak mengalami demotivasi dan perusahaan dapat tetap menempatkan upah karyawan sesuai dengan salary structure. Pada kasus Perusahaan XYZ, tidak ada karyawan yang berada di Red Circle Rate area.
47
8. Jika terlalu banyak karyawan yang berada di Blue Circle Rate atau Red Circle Rate, maka perlu dianalisa kembali terkait posisi midpoint yang tepat untuk perusahaan tersebut sehingga tidak banyak upah karyawan yang dilakukan penyesuaian
Saran:
1. Dalam melalukan evaluasi jabatan dan menyusun golongan upah, hendaknya dilaksanakan secara objektif y a n g d a p a t d i l a k u k a n m e l a l u i p e m bobotan pekerjaan sesuai dengan job description dari suatu jabatan (melihat pada bobot bangku jabatan, bukan mengacu pada kompetensi yang dimiliki pemegang jabatan saat ini).
2. Dalam melaksanakan salary survey, diperlukan analisa yang tepat terkait d e n g a n siapa saja perusahaan competitior yang akan menjadi pembanding.
Apakah dari perusahaan yang sejenis sehingga harga pasar dapat lebih akurat sesuai dengan sasaran yang dikehendaki. Selain itu, dalam melakukan job matching agar tidak mensetarakan jabatan hanya dari nama jabatan saja, tetapi perlu dianalisa lebih dalam mengenai bobot dan tanggung jawab dari nama jabatan tersebut karena nama jabatan di perusahaan yang satu, bobot pekerjaannya belum tentu sama dengan nama jabatan yang sama di perusahaan yang lain.
3. Perlu komitmen yang tinggi dari manajemen dalam menentukan posisi upah perusahaan di pasar yang sejenis.
4. Diperlukan sosialisasi dalam penyesuaian salary structure sehingga karyawan yang mengalami penyesuaian baik dinaikkan maupun ditahan/ diperkecil kenaikan/ di berikan kenaikan secara lumpsum dapat mengerti landasan perusahaan dalam mengambil kebijakan.
48
DAFTAR PUSTAKA
Bachrun, Saifuddin. 2011. Menyusun Penggajian Berbasis Kompetensi Dalam Praktik. Cet.I. Jakarta: PPM Manajemen.
Bachrun, Saifuddin. 2011. Strategi Menyusun Struktur Skala Gaji dan Sistem Penggajian
Berbasis Kompetensi. Materi Diskusi PPM Manajemen.
Grensing, Lin - Phopal. 2008. Human Resources Book, edited by Sugiri. Cet.II. Jakarta: Prenada Media Group.
Halim, Lilis. 12 Maret 2012. Compensation Wrap Up. Materi Pelatihan CHRP Unika Atma Jaya Jakarta Batch 18 (24 Januari – 13 April 2012).
Hariandja, Marihot Tua Efendi. 2007. Menajemen Sumber Daya Manusia. Cet.IV. Jakarta: PT. Grasindo.
Purnadi, Pungki. 2012. Hay Method. Materi Tambahan Pelatihan CHRP Unika Atma Jaya Jakarta Batch 18 (24 Januari – 13 April 2012).
Ramayanda, Danny. 2010. Artikel Evaluasi Jabatan, Jakarta,
http://ozonelaboratory.blogspot.com/2010/03/evaluasi-jabatan.html
Rianawati, Silvia. 2012 Salary Survey. Materi Pelatihan CHRP Unika Atma Jaya Jakarta Batch 18 (24 Januari – 13 April 2012).
Supriyanto, Bambang. 2012. Penulisan Makalah CHRP. Materi Pelatihan CHRP Unika Atma Jaya Jakarta Batch 18 (24 Januari – 13 April
2012).
Tehupuring, Ralph.2012. Job Evaluation. Materi Pelatihan CHRP Unika Atma Jaya Jakarta Batch 18 (24 Januari – 13 April 2012).
Tehupuring, Ralph. 2012. Building the Salary Structure. Materi
Pelatihan CHRP Unika Atma Jaya Jakarta Batch 18 (24 Januari – 13 April 2012).
Tiffany. 2010. Manajemen Kompensasi, Jakarta, http://dwiiba.wordpress.com/sistem-kompensasi/
William, Werther B. and Keith Davis. 1989. Human Resources and Personnel Management. New York : McGraw-Hill Book Company.
