e-attendance.malangkota.go.id

(1)

1 |User Manual Admin SKPD

System Absensi Elektronik Finger print

USER MANUAL / PETUNJUK PENGOPERASIAN

SISTEM ABSENSI ELEKTRONIK

BAGI ADMIN SKPD

e-attendance.malangkota.go.id

1. Menu Login

2. Menu Utama

Terdiri dari 3 menu, antara lain :

Menu Laporan, berisi sub menu :

Absensi Pegawai

Perhitungan Tunjangan

(2)

Daftar Hadir

Master Data, berisi sub menu :

Data Pegawai

Master Jadwal

Bobot Jabatan

Transaksi, dengan sub menu :

Absensi Manual Pegawai

3. Menu Laporan

(3)

b. Sub Menu Perhitungan Tunjangan

Berisikan form Pengajuan Tunjangan Penghasilan c. Sub Menu Rekap Absensi Bulanan

(4)

d. Sub Menu Daftar Hadir

Berisikan Laporan Daftar Hadir PNS perbulan 4. Master Jadwal

(5)

Berisikan pengaturan Jam kerja Reguler dan tertentu, dengan mengisikan nama jam kerja regular dan jam kerje khusus.

Mekanismenya adalah pada menu Data Master Jadwal di pilih tambah data, kemudian isikan nama jadwal dan pilih hari-hari apa saja yang masuk dalam jam-jam kerja yang akan diatur. Misal, Nama Jadwal :

“Jam Kerja Reguler1”

Hari-hari kerja yang dipilih dengan memberikan tanda “√” dalam jadwal

adalah senin sampai Kamis, kemudian diisi Waktu Check In dengan nilai 08:00 dan check out diisi dengan nilai 16.00

“Jam Kerja Reguler2”

Hari-hari kerja yang dipilih dengan memberikan tanda “√” dalam jadwal

adalah Jum’at, kemudian diisi Waktu Check In dengan nilai 08:00 dan check out diisi dengan nilai 16.00 lalu diakhiri dengan pilih tombol simpan, maka

(6)

5. Pengaturan Bobot Jabatan

Pengisian bobot jabatan berdasarkan data bobot jabatan PNS yang ada dalam pengajuan pencairan Tunjangan Penghasilan

Masukkan nilai bobot jabatan kemudian tombol “update bobot jabatan” tunggu beberapa saat kemudian kembali ke menu pengaturan bobot jabatan, demikian seterusnya semua data PNS di SKPD juga diisikan nilai bobot jabatannya.

Data bobot jabatan PNS didapat dari daftar Tabel Penghitungan Pengurangan Penghasilan seperti contoh dibawah ini (di kolom kuning):

(7)

6. Menu Transaksi, Sub Menu Absensi Manual

Absensi Manual Cek in dan Cek Out, pilih Nama PNS dan bagian bulan serta tahun, yang datanya akan dientry diikuti dengan menekan tombol “submit”.

(8)

Isikan di kotak keterangan alasan dilakukannya presensi manual, contoh : “Mewakili kepala bagian rapat di Dinas Perindag jam 08.00 WIB sampai selesai, bukti terlampir, jika sudah yakin benar, diakhiri dengan menekan tombol ”proses presensi”.

Bukti pelaksanaan tugas bisa berupa surat tugas, disposisi, undangan atau memo tugas yang formatnya menyesuaikan dengan kebutuhan SKPD. Contoh

(9)

(10)

Pengisian status absen Ijin, Cuti, Sakit, DL, dan Tugas belajar

Bukti ijin :

1. Ijin kepentingan pribadi (berupa surat tertulis dari PNS yang mengajukan ijin kepada Kepala SKPD, demikian juga untuk yang ijin sakit dapat dilengkapi dengan surat keterangan dari dokter yang memeriksa,

2. Dinas Luar dibuktikan dengan surat tugas dari Kepala SKPD,

(11)

2. Pilih Nama PNS yang akan dicetak Laporan, kemudian pilih bangian bulan dan tahun, diikuti menekan tombol submit

3. Tekan tombol cetak di bagian atas halaman

Keluar dari Aplikasi e-attendance, tekan tombol nama admin kemudian tekan tombol sign out

(12)

PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN MENU PADA MESIN ABSENSI

A. Buka menu admin pada mesin absensi, tahapannya adalah sebagai berik t :

1

MENU

2

1 : 1

3. Masukkan id user admin : x lalu tekan tombol kunci

4. Masukkan Password : xxxxx lalu tekan OK

Maka menu admin mesin absensi akan Nampak seperti pada gambar

B. Pendaftarkan atau mengupdate template sidik jari atau wajah PNS kedalam mesin absen, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

a) Lakukan langkah 1 sampai dengan 4 untuk membuka menu admin mesin absen.

(13)

c) Untuk Mencari NIK Absensi pilih menu

QUERY

(lihat gambar),

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1) Masukkan id user absensi atau pin yang bisa didapatkan pada daftar pegawai di aplikasi e-attendance) lalu tekan tombol “ok”,

2) Jika id user absensi tidak terdaftar maka kembali ke menu

sebelumny ) tekan tombol “menu” kemudian pilih tombol “tambah”

(lihat gambar diatas),

3) Masukkan id user absensi lalu tekan “ok” maka akan Nampak menu pendaftaran pegawai ( lihat gambar),

(14)

4) Untuk merekam sidik jari/finger print tekan tombol “fingerprint”, kemudian letakkan salah satu jari tangan kanan pada scanner pada mesin (diulang 3 kali sampai sukses)

5) Untuk merekam sidik jari tangan kiri tekan lagi tombol “finger print”, kemudian letakkan salah satu jari tangan kiri pada scanner (diulang 3 kali sampai sukses)

6) Apabila dari kesepuluh jari mengalami kegagalan dalam perekaman,

dapat menggunakan rekam wajah (scan face) dengan menekan

tombol “wajah” kemudian arahkan lingkar mata pada kotak berwarna hijau pada layar mesin absensi, ikuti posisi kotak tersebut (3 posisi) sampai dengan sukses

7) Setelah proses perekaman selesai, untuk menyimpan hasil

perekaman tekan tombol “simpan” yang ada di kanan atas layar

monitor, kemudian tekan tombol “menu” yang berada layar monitor

di kiri atas 8) Untuk keluar dari menu admin mesin absensi tekan tombol “keluar”

yang berada di kiri atas layar monitor 9) Proses perekaman selesai.

(15)

b) Setelah menu admin bisa dibuka, pilih menu system (lihat gambar),

c) Kemudian tekan tombol kotak disebelah kanan menu tgl/waktu (lihat gambar),

d) Kemudian atur waktu mesin sesuai dengan waktu saat ini dengan menekan tombol naik turun untuk masing-masing tahun, bulan, tanggal, jam, menit dan detiknya

(16)

e) Untuk menyimpan hasil pengaturan tekan tombol “simpan” di kanan atas layar monitor, kemudian tekan tombol “keluar untuk keluar dari menu admin mesin absen, dan proses pengaturan waktu mesin selesai.

D. Mekanisme Pengolahan data absen secara

off line

1) Tancapkan flash disk gambar),

(17)

3) pilih menu Dn/upload

4) Pilih menu download transaksi, Biarkan proses download berjalan sampai muncul pesan “Download sukses”

(18)

5) Jika sudah selesai tekan lagi menu Dn/upload dan kembali ke menu dan keluar dari menu admin

6) Proses pengunduhan dicabut.

7) File hasil download

data transaksi absen sudah selesai, USB Flasdisk bisa dari mesin absen adalah “1_attlog.dat”, file tersebut diserahkan ke BKD Kota Malang (Admin Kota) untuk diolah menjadi excel, contoh hasil olahan data absen seperti pada gambar,

(19)

Berisikan nomor serial Absensi, nama PNS, jabatan, SKPD, unit kerja, waktu

melaksanakan

check lock

, dan status I untuk cek in dan O untuk Cek out.

8) Penyerahan file dat bisa dengan datang langsung ke BKD Kota Malang atau

dikirim melalui email

bkd.malangkota.go.id

(dengan pemberitahuan lewat

telepon kalau sudah mengirim file tersebut),

9) Hasil olahan berupa file excel akan dikirim lagi ke SKPD/unit kerja, file ini yang akan dijadikan dasar entry pada menu absensi manual pegawai di aplikasi e- attendance.

10) Setelah proses entry absensi manual pegawai selesai dilanjutkan dengan mencetak laporan absen per PNS, dan laporan ini akan di gunakan untuk menyusun laporan absen rutin perbulan dan dasar penghitungan tunjangan penghasilan

E. Tata Cara Penyusunan Laporan Absensi Pegawai dengan dasar print out dari aplikasi e-attendance adalah sebagai berikut :

1) Contoh Hasil Print out Absen Per PNS dari e-attendance seperti pada gambar berikut,

(20)

Laporan absen masing-masing PNS tiap bulannya diharapkan disahkan

oleh Admin SKPD dengan membubuhkan tanda tangan dan nama

terang serta NIP dibagian bawah masing-masing lembar laporan absen sebagaimana contoh diatas.

2) Dari print out diatas data kehadiran masing PNS di entrykan secara manual di Laporan Daftar di Excel dengan contoh format laporan seperti pada gambar,

(21)

3) Penyusunan Penghitungan Tunjangan Penghasilan PNS : 1. Rekapitulasi Tingkat Kehadiran

Isian data pada form diatas berdasarkan tingkat kehadiran yang tercetak dalam form laporan absensi dari e-attendance,

2. Perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai, contoh seperti pada gambar,

Isian Data pada form diatas berdasarkan jam kedatangan dan kepulangan PNS yang ada ada form laporan absen dari e-attendance,

(22)

3. Daftar Penerima Tambahan Penghasilan

4. Isian Data pada form diatas berdasarkan pada form Rekapitulasi Tingkat Kehadiran dan form Perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai.

F. Lain-lain : saran dan masukan sangat diharapkan untuk mengembangan dan perbaikan system.