49
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi, maka sudah saatnya untuk memperbaiki sistem yang pada awalnya dengan sistem pembukuan menjadi sistem yang terkomputerisasi, agar informasi yang disediakan atau disajikan tidak terlambat melainkan tepat waktu dan akurat. Pengolahan data penjualan dengan komputer semakin banyak digunakan di berbagai perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil.
Setelah penulis menganalisa semua proses yang berjalan pada CV. Supri Service Pontianak, Maka sudah seharusnya diadakan pembangunan sistem pada proses penjualan. Dengan menggunakan komputer dalam bidang penjualan, karena Akan memberikan manfaat yang sangat besar dalam tingkat ketelitiannya dan juga volume pekerjaan yang ditangani.
Pada bab ini, penulis akan menjelaskan sistem usulan yang merupakan prosedur sistem berjalan, dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang timbul pada sistem berjalan pada CV. Supri Service Pontianak. Dengan usulan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan hasil kerja yang lebih akurat dan menjamin kebenaran dari informasi data.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Sistem yang diusulkan untuk CV. Supri Service Pontianak untuk sistem penjualan spare part air conditioner (AC) memiliki beberapa tahapan/prosedur
dalam pelaksanaannya. Adapun tahapan/prosedur tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Pengolahan data spare part AC.
Di awal bulan, bagian Gudang melakukan pendataan spare part AC (SP) yang ada maupun penambahan spare part AC yang di simpan ke dalam file unit. 2. Penjualan
Konsumen yang ingin membeli spare part AC memberitahukan produk-produk apa saja yang dibutuhkan (data pemesanan (DP) kepada bagian Admin dan melunasi sejumlah transaksi sesuai dengan total harga spare part yang dibeli. Admin mengolah data pesanan (DP) tersebut ke dalam file penjualan, setelah penyimpanan ke dalam basis data, Admin mendapat cetakan nota pembayaran (NP) untuk diserahkan kepada Konsumen sebagai tanda pembayaran.
3. Laporan
Pemilik dapat mengakses laporan penjualan (LPJ) melalui sistem yang bersumber dari file penjualan dan laporan persediaan barang (LPB) yang bersumber dari file unit.
4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan
Berdasarkan tahapan/prosedur dari sistem yang usulkan untuk CV. Supri Service Pontianak ini, penulis memodelkan sistem tersebut ke dalam bentuk diagram alir data (DAD) yang terbagi menjadi tiga (3) bentuk, yaitu: diagram konteks atau diagram alir data utama, diagram nol atau dikenal dengan diagram overview (keseluruhan) dan diagam detail untuk menjelaskan lebih rinci setiap
tahapan/prosedur sistem. Adapun gambar-gambar diagram alir data tersebut dapat dilihat pada halaman berikut ini.
1. Diagram Konteks Usulan
Diagram konteks usulan merupakan gambaran sistem yang berjalan secara garis besar didalam suatu prosedur tertentu. Prosedur tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem yang telah dirancang. Berikut ini merupakan diagram konteks sistem usulan pada CV. Supri Service Pontianak : Keterangan: SP = Spare Part AC DP = Data Pemesanan NP = Nota Pembayaran LPJ = Laporan Penjualan
LPB =Laporan Persediaan Barang Sumber: Hasil Penelitian (2017)
2. Diagram Nol Usulan
Diagram nol usulan adalah diagram yang menggambarkan dari data flow diagram usulan. Berikut ini merupakan diagram nol usulan pada CV. Supri Service Pontianak : Keterangan: SP = Spare Part AC DP = Data Pemesanan NP = Nota Pembayaran LPJ = Laporan Penjualan
LPB =Laporan Persediaan Barang Sumber: Hasil Penelitian (2017)
3. Diagram Detail Proses Sistem Usulan
Diagram detail Proses Sistem Usulan adalah diagram yang menggambarkan arus data secara mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. Berikut ini merupakan diagram detail proses sistem usulan pada CV. Supri Service Pontianak :
Keterangan:
DP = Data Pemesanan NP = Nota Pembayaran Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Berdasarkan gambar diatas, terdapat dua aktor dan empat entitas yang berhubungan dengan sistem usulan diagram detail proses Sistem usulan pada CV. Supri Service Pontianak, antara lain :
1. Konsumen yaitu mengisi data pemesanan dan menerima Nota Pembayaran. 2. Admin yaitu Menerima data pemesanan, Mengolah data pemesanan, mencetak nota pembayaran dan Menyerahkan Nota pembayaran kepada Konsumen.
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi : nama arus data, alias, bentuk data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data. Adapun data sistem berjalan dari proses pemesanan sampai proses pembayaran adalah sebagai berikut :
4.4.1. Kamus Data Masukan
1. Nama Arus Data : Spare part AC
Alias : SP
Bentuk Data : Dokumen Cetakan komputer Arus Data : Proses 1.0 Gudang
Penjelasan : Mengelola persediaan unit Periode : Setiap terjadi unit masuk Struktur Data : Isi
Isi = kd_unit+nama_unit+Qty+harga+kd_user 2. Nama Arus Data : Data Pemesanan
Alias : DP
Arus Data : Proses 2.0 Konsumen Proses 2.0 Admin
Penjelasan : Untuk pemesanan barang
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang Volume : Rata – rata 1 lembar
Struktur Data = Header+Isi+Footer
Header : No_DP +Tgl_DP+ +Nm_Konsumen
+No_telp
Isi : Kd_brg+Nama_barang+Qty+Hrg_barang
4.4.2. Kamus Data Keluaran
1. Nama Arus Data : Nota Pembayaran
Alias : NP
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.0 – Konsumen
Proses 2.0 – Admin Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran
Periode : Setiap konsumen melakukan pembayaran Volume : Rata – rata 1 lembar perhari
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Nm_CV+Alamat_CV+Judul+No_Kwt
Isi = No_jual+tgl_jual+Nm_konsumen+
Alamat_konsumen+No_telp+ Spesifikasi_pembayaran
2. Nama Arus Data : Laporan Penjualan
Alias : LPJ
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 - Pemilik
Penjelasan : Menunjukan tingkat penjualan barang
Periode : Setiap Minggu
Volume : 1 lembar
Struktur Data = Header+Isi+Footer
Header = Nm_CV+Alamat_CV+Judul+No_Surat
Isi = tgl_jual+nm_konsumen+Kd_brg+
Nama_barang+Qty+Hrg_barang
Footer = Kode_user
3. Nama Arus Data : Laporan Persediaan Barang
Alias : LPJB
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 - Pemilik
Penjelasan : Menunjukan tingkat persediaan barang
Periode : Setiap Minggu
Volume : Rata – rata 1 Lembar
Puncak 10 Lembar
Struktur Data = Header+Isi+Footer
Header = Nm_CV+Alamat_CV+Judul+No_Surat
Isi = Kd_barang+Nm_barang+Qty+hrg_barang
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Dalam spesifikasi sistem usulan ini akan dijelaskan mengenai dokumen – dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen – dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan keluaran
4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Spesifikasi bentuk dokumen masukan sistem usulan adalah sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Spare Part AC
Fungsi : Sebagai persediaan unit
Sumber : File unit
Tujuan : file unit - Gudang Frekuensi : Perbulan
Jumlah : 1
Media : Tampilan Layar
Bentuk : Lampiran C.1.
2. Nama Dokumen : Data Pemesanan
Fungsi : sebagai daftar produk yang diminta
Sumber : Konsumen
Tujuan : Admin – Gudang
Jumlah : 1 Lembar
Media : Tampilan layar
Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan
Bentuk : Lampiran C.2.
4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Nota Pembayaran
Fungsi : sebagai bukti pembayaran
Sumber : Admin
Tujuan : Konsumen
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap pembayaran transaksi
Bentuk : Lampiran D.1.
2. Nama Dokumen : Laporan Unit
Fungsi : sebagai rekap unit per minggu
Sumber : Gudang
Tujuan : file unit - Pemilik
Jumlah : 1
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Minggu
Bentuk : Lampiran D.2.
3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : sebagai rekap penjualan per bulan
Sumber : Admin
Tujuan : file penjualan - Pemilik
Jumlah : 1
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Minggu
4.5.3. Entity Relationsip Diagram (ERD)
Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data dikembangakan kedalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD), sehingga hubungan antara entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan Field-field didalam database. Berikut adalah Entity Relationship Diagram (ERD) yang dibuat untuk Perancangan sistem Penjualan Pada CV. Supri Service di Pontianak.
Sumber : Hasil Perancangan (2017)
Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram Sistem Usulan pada CV. Supri Service Pontianak
4.5.4. Logical Record Structure (LRS)
Hasil dari penggambaran hubungan antar tabel dalam basis data berupa Entity Relationship Diagram (ERD) akan digambarkan lebih lanjut lagi ke dalam Logical Record Structure (LRS) dengan tujuan memberikan gambaran lebih jelas terhadap keterkaitan hubungan antar tabel di dalam basis data.
Keterangan : Primary key :* Foreign key :**
Sumber : Hasil Perancangan (2017)
GambarIV.5. Logical Record Structure Sistem Usulan pada CV. Supri Service Pontianak
4.5.5. Spesifikasi File
Adapun spesifikasi file yang penulis gunakan dalam rancangan program sistem usulan Penjualan CV. Supri Service Pontianak adalah sebagai berikut : 1. Nama tabel : Login
Akronim file : Login.frm Tipe File : File Master Akses File : Random
Record : 56
Organisasi File : Index Sequential Media File : Hardisk
Kunci File : Kd_user
Software : MySQL
Tabel IV.1. Struktur File User
Nama Filed Type Length Keterangan
Kd_user Varchar 6 Primary key
Username Varchar 20
Password Varchar 20
Level Varchar 10
2. Nama tabel : unit Akronim file : unit.frm Tipe File : File Master Akses File : Random
Record : 73
Media File : Hardisk Kunci File : kd_unit Software : MySQL
Tabel IV.2. Struktur File Unit
Nama Filed Type Length Keterangan
kd_unit Varchar 6 Primary key
Id_user Int 11 Foreign key
Jenis_unit Varchar 20
nm_unit Varchar 20
Qty Int 6
Harga Int 20
3. Nama table : penjualan Akronim file : penjualan.frm Tipe File : File Master Akses File : Random
Record : 70
Organisasi File : Index Sequential Media File : Hardisk
Kunci File : no_jual Software : MySQL
Tabel IV.3. Struktur File Penjualan
Nama Filed Type Length Keterangan
No_jual Varchar 11 Primary key
Kd_user Int 6 Foreign key
Tgl Date 10
Nm_konsumen Varchar 20
No_telp Varchar 13
Total_bayar Int 20
4. Nama tabel : Detail_penjualan Akronim file : penjualan.frm Tipe File : File Master Akses File : Random
Record : 57
Organisasi File : Index Sequential Media File : Hardisk
Kunci File : No_jual
Software : MySQL
Tabel IV.4.
Struktur File Detail Penjualan
Nama Filed Type Length Keterangan
No_jual Varchar 11 Foreign key
Kd_unit Varchar 6 Foreign key
Jumlah Int 20
Total Int 20
4.5.6. Struktur Kode
Dalam pembuatan program laporan unit dan penjualan Spare part AC (Air Conditioner) CV. Supri Service Pontianak, penulis menggunakan kode sebagai pencarian data. Kode akan memanggil seluruh field yang berhubungan dengan kode tersebut secara otomatis tergantung dari perintah masing-masing yang saling memiliki perbedaan.
Adapun struktur dari pengkodean yang digunakan penulis adalah sebagai berikut :
1. Kode User
Kode User dalam struktur kode berjumlah 6 (enam) digit yaitu : Format :
X X X 9 9 9
Identitas dari Nomor Urut Level akses User
Contoh :
A D M 0 0 1
Identitas dari Nomor Urut Level akses User Keterangan :
ADM = Identitas dari level akses 001 = Nomor urut user
2. Kode Unit
Kode Unit dalam struktur kode berjumlah 6 (enam) digit yaitu : Format :
X X X 9 9 9
Identitas dari Nomor Urut Jenis unit unit
Contoh :
U N T 0 0 1
Identitas dari Nomor Urut Jenis Unit Unit
Keterangan :
UNT = Identitas dari jenis unit 01 = Nomor urut user 3. Nomor Jual
Nomor jual dalam struktur kode berjumlah 11 (sebelas) digit yaitu : Format :
X X D D M M Y Y 9 9 9
Identitas dari Tanggal penjualan Nomor Urut
Penjualan Penjualan
J U 0 1 0 1 1 7 0 0 1
Identitas dari Tanggal penjualan Nomor Urut
Penjualan Penjualan
Keterangan :
JU = Identitas dari penjualan 01017 = Tanggal Penjualan 0001 = Nomor urut Penjualan 4.5.7.Spesifikasi Program
Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai aplikasi yang penulis rancang untuk pemprosesan data. Untuk memperjelas maka penulis membuat HIPO. Berikut ini merupakan HIPO yang penulis rancang sebagai menu Sistem Laporan Unit dan Penjualan Spare part AC (Air Conditioner) Pada CV. Supri Service Pontianak adalah sebagai berikut :
Sumber : Hasil Perancangan (2017)
Gambar IV.6. Diagram HIPO Sistem Usulan pada CV. Supri Service Pontianak
Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas akhir ini, terdiri dari:
1. Spesifikasi Program Login Nama Program : Login Akronim Program : Login.frm
Fungsi Program : Memproteksi akses keaplikasi program Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E.1. Proses Program :
a. Jalankan program Login, lalu ketikkan Username dan Password untuk membuka program.
b. Klik tombol Login, maka Username dan Password benar maka menu utama akan tampil, tetapi jika Username dan Password salah maka akan kembali ke form Login.
c. Klik tombol Cancel untuk membatalkan dan membersihkan text Username dan Password.
2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program : Menu Utama Akronim Program : Menu_Utama.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan seluruh menu yang ada diprogram Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E.2. Proses Program :
a. Setelah sukses login melalui from login, maka user dapat mengakses menu utama.
b. Pada pilihan menu utama terdapat menu unit yang terdiri dari data Unit, jenisUnit, kuantitas dan harga.
c. Pada pilihan menu utama terdapat menu penjualan yang terdiri dari data no penjualan, tanggal penjualan, nama konsumen, alamat konsumen dan no telpon.
d. Pada pilihan menu utama terdapat menu Laporan maka akan muncul menu sub Laporan Unit dan Laporan Penjualan.
e. Pada pilihan menu utama terdapat menu Keluar, maka program akan diakhiri.
3. Spesifikasi Program Menu Unit Nama Program : Unit Akronim Program : unit.frm
Fungsi Program : untuk menampilkan menu data unit Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E.3. Proses Program :
a. Ketika from di jalankan, maka klik tombol Simpan untuk menyimpan data kedalam database
b. Klik tombol Tambah untuk menambah data barang, klik tombol Hapus untuk menghapus data, klik tombol edit untuk mengedit data, klik tombol cari untuk mencari data dan klik tombol Keluar untuk keluar dari program. 4. Spesifikasi Program Sub Menu Penjualan
Nama Program : Penjualan Akronim Program : penjualan.frm
Fungsi Program : untuk menampilkan menu data pembelian Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E.4. Proses Program :
a. Ketika from di jalankan, maka klik tombol Simpan untuk menyimpan data kedalam database
b. Klik tombol Tambah untuk menambah data penjualan, klik tombol Hapus untuk menghapus data, klik tombol edit untuk mengedit data, klik tombol cari untuk mencari data dan klik tombol Keluar untuk keluar dari program.
5. Spesifikasi Program Sub Menu Laporan Nama Program : Menu laporan Akronim Program : Laporan.frm
Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu yang ada dalam menu laporan
Bahasa Program : Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran E.5.
Proses Program : Klik menu laporan, maka akan tampil submenu yang ada dalam menu laporan sebagai berikut :
a. Submenu Laporan Unit b. Submenu Laporan Penjualan 6. Spesifikasi Program Laporan Unit
Nama Program : Laporan Unit Akronim Program : Laporan_unit.frm
Fungsi Program : untuk menampilkan menu data Laporan unit Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E.6. Proses Program :
a. Ketika form dijalankan, komponen input dalam keadaan aktif.
b. Klik tombol tampilan untuk menampilkan data atau klik tombol cetak untuk mencetak data dan jika klik tombol batal untuk membatalkan proses. 7. Spesifikasi Program Laporan Penjualan
Nama Program : Laporan Penjualan Akronim Program : Laporan_penjualan.frm
Fungsi Program : untuk menampilkan menu data Laporan Penjualan Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E.7. Proses Program :
a. Ketika form dijalankan, komponen input dalam keadaan aktif.
b. Klik tombol tampilan untuk menampilkan data atau klik tombol cetak untuk mencetak data dan jika klik tombol batal untuk membatalkan proses. 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Komputer merupakan sarana pendukung yang sangat berguna untuk suatu perusahaan. Komputer digunakan sebagai alat bantu dalam mengubah data-data yang dapat bekerja dengan baik. Alat pendukung tersebut terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (Software) dan pengguna (Brainware). Diantara unsur tersebut yaitu prasarana dan peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan, untuk itu penulis menguraikan prasarana atau perangkat komputer yang harus tersedia pada sistem yang diusulkan.
4.6.1. Umum
Suatu program aplikasi yang digunakan akan sangat membantu dan memudahkan suatu perusahaan menyelesaikan pekerjaannya. Penggunaan aplikasi tersebut juga dapat meminimalisirkan kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna pada saat mengoperasikan program yang ada, sehingga dapat diharapkan akan bekerja secara maksimal sehingga tidak terjadi kesalahan.
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras merupakan bagian dari sistem komputer. Dimana peragkat keras kmputer berfungsi sebagai eksekutor dari perintah yang telah diprogramkan melalui perangkat lunak yang telah ditanamkan pada perangkat keras. Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan program ini adalah senbagi berikut : 1. Processor : Dual Core 1.3Ghz
2. Memory : 1GB 3. Hardisk : 320 GB 4. Monitor : 10 inch
5. Mouse : Mouse standard PS2/USB 6. Keyboard : 180 Key
7. Printer : Canon Pixma ip2770 4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat Lunak (Software) merupakan sebuah program yang menjembatani pengguna komputer dan perangkat keras yang digunakannya. Dengan kata lain perangkat lunak merupakan penerjemah antara manusia sebagai orang yang memberi instruksi dan komputer sebagai pihak yang menerima instruksi. Didalam pembuatan program ini penulis menggunakan perangkat lunak sebagai berikut :
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 2. Aplikasi Windows : Microsoft Visual Basic 6.0 3. Database : MySQL
4.7. Jadwal Implementasi
Dalam merancang sebuah sistem pengolahan data Penjualan Spare Part Air Conditioner (AC) pada CV. Supri Service Pontianak yang diperlukan, langkah-langkah konkrit agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya. Penerapan atau pengimplementasian pengolahan data Penjualan Spare Part Air Conditioner (AC) pada CV. Supri Service Pontianak membutuhakan waktu sekitar 4 bulan.
Tabel IV.5. Jadwal Implementasi
No Tahapan Kegiatan
Waktu Kegiatan Per Minggu
April Mei Juni Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Penelitian 2. Analisis Kebutuhan 3. Pengumpulan Data 4. Pembuatan Bab 1 5. Pembuatan Bab 2 6 Pembuatan Bab 3 7 Pembuatan Bab 4 8 Pembuatan Bab 5 9 Evaluasi
