PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)

(1)

PANDUAN MENGENAI KUMPULAN

INOVATIF DAN KREATIF

(2)



Panduan ini dikeluarkan bagi

menggantikan Pekeliling

Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 7 Tahun 1991- Panduan

Mengenai Kumpulan Meningkat

Mutu Kerja (KMK)

(3)



Definisi Inovasi

 _Inovasi _ialah _kaedah _mencari _jalan _untuk

menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi.

 Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa

perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan teknologi.

(4)

Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk

mencipta, mewujud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran

imaginasi. Ia melibatkan:

♦ Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik

♦ Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat

penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian

♦ Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat

menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi

(5)

KIK KMK

Keahlian terbuka atau

merentasi semua bahagian ♦Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan ♦Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti, selain daripada penyelesaian masalah ♦Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan

♦ Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi

penambahbaikan proses

Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama

♦Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan

♦Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah

♦Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja

♦Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

(6)

Falsafah KIK adalah seperti berikut:

♦Konsep pengurusan secara kemanusiaan, iaitu pengurusan yang menekankan aspek modal insan yang merupakan aset terpenting di dalam sesebuah organisasi

♦ Konsep pengurusan secara penyertaan, iaitu setiap pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberi sumbangan yang bermakna kepada organisasi

♦ Merupakan satu mekanisme yang melibatkan pekerja dalam proses penyelesaian masalah atau penambahbaikan proses kerja dan standard yang sedia ada atau memperkenalkan sesuatu yang baru

(7)

♦Menerapkan konsep knowledge-based dan creativity-driven bagi

membolehkan organisasi menghasilkan inovasi yang memberi nilai tambah kepada produk atau perkhidmatan

♦Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran, perkongsian ilmu dan penciptaan nilai menerusi strategi pengenalpastian dan penyelesaian masalah, teknik-teknik penganalisisan serta penghasilan idea-idea baru yang kreatif dan inovatif

♦Produk akhir KIK menjurus kepada penghasilan output berkualiti yang

dapat dinikmati dengan ketara dan secara meluas. Dengan itu, impak dan sumbangan KIK terhadap pertumbuhan dan pengukuhan ekonomi negara akan lebih berkesan

(8)

Objektif KIK adalah untuk menambahbaik dan meningkatkan kualiti dan produktiviti kerja khususnya dalam sistem penyampaian perkhidmatan Kepada pelanggan melalui:

• Keupayaan mencipta cara bekerja baru atau menghasilkan inovasi • Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambahbaikan

kerja

• Semangat bekerja secara berpasukan

• Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif • Penglibatan dan peningkatan komitmen terhadap kerja • Dorongan kerja yang tinggi

• Kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara

• Penggalakan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif

• Pewujudan hubungan yang harmorni di antara pihak pengurusan dan pekerja

(9)

Antara faedah KIK kepada organisasi adalah: • Memperkenalkan sistem dan cara kerja baru

• Menjana kecemerlangan organisasi melalui pendekatan kreativiti,

inovasi dan penciptaan nilai (value creation)

• Memperbaiki sistem, proses dan cara kerja

• Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dengan pihak pengurusan

• Memupuk kerjasama di kalangan warga organisasi • Meningkatkan daya saing organisasi

• Membolehkan organisasi menghasilkan satu sistem

penyampaian perkhidmatan yang berkualiti dan menepati kehendak pelanggan

(10)

Antara faedah KIK kepada Perkhidmatan Awam adalah: • Memupuk kerjasama antara agensi melalui

penyeragaman inovasi atau penambahbaikan yang dihasilkan

• Menjimatkan kos dan masa keseluruhan operasi perkhidmatan

• Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan • Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakeholders

(11)

Antara faedah KIK kepada pekerja adalah:

• Meningkatkan kemampuan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan

• Memupuk semangat kerjasama dan bekerja dalam satu pasukan • Menyemai dan menerapkan nilai serta etika kerja positif

• Meningkatkan komitmen terhadap kerja

• Menambah dorongan untuk bekerja dengan lebih dedikasi

• Meningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara

• Membimbing warga organisasi berfikiran kreatif dan inovatif untuk menghasilkan inovasi

• Meningkatkan keupayaan mencipta atau memperkenalkan sistem baru dan penambahbaikan kerja

• Menggalakkan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif • Memberi kepuasan dalam bekerja

• Meningkatkan keyakinan mengenai kebolehan dan potensi diri sendiri • Mengasah bakat kepimpinan di kalangan warga organisasi

(12)

(13)

 Aktiviti 1 : Mengenal pasti Projek

 _{Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui}

percambahan fikiran

 _{Cadangan daripada pihak pengurusan}  _{Cadangan daripada Stakeholders}

 _{Cadangan daripada pihak lain seperti}

penemuan audit, laporan dan kajian

(14)

 Aktiviti 2 : Pemilihan Projek

• _{Hanya satu projek sahaja yang dipilih}

• _{Projek yang dipilih haruslah yang penting}

dan boleh membari manfaat kepada

organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatan

• _{Pemilihan projek boleh dibuat menerusi}

satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut:

(15)

 Aktiviti 2 : Pemilihan Projek

• _{Pemilihan projek boleh dibuat menerusi}

satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut:

 _{Force Ranking}

 _{Analisis Matriks/Faedah}

 _{Soal Selidik di kalangan pekerja atau}

pelanggan

 _{Analisis SMART (specific, mesurable,}

(16)

Aktiviti 3: Menganalisis Projek

• _{Setelah projek dipilih, ahli-ahli KIK perlu}

menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H

• _{Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk}

Carta Aliran Kerja

• _{Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab}

kepada masalah atau

faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan

(17)

• _{Analisis sebab/faktor boleh dibuat dengan}

menggunakan teknik atau alatberikut:

 _{Rajah Sebab dan Akibat/Rajah Tulang}

Ikan/Rajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan

 _{Rajah Hubung Kait, Peta Minda, Rajah}

Afiniti dan Rajah Sistematik

(18)

Aktiviti 4 : Penetapan Objektif/Sasaran Projek

• _{Setelah projek dianalisis secara terperinci}

dan disokong dengan data-data, KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projek

• _{KIK perlu membuat justifikasi bagaimana}

(19)

• _{Di antara asas penetapan sasaran adalah}

seperti berikut:

 _{Prinsip 80/20 (Analisis Pareto)}  _{Objektif Organisasi}

 _{Piagam Pelanggan}

 _{Petunjuk Prestasi Utama (KPI)}  _{Arahan Pihak Pengurusan}

(20)

Aktiviti 5 : Cadangan Penyelesaian • _{Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK}

mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau

penambahbaikan

• _{Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu}

dihuraikan satu persatu

• _{Implikasi kewangan seperti pertambahan}

tenaga kerja, ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkan

(21)

• _{Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik}

yang dilakukan melalui teknikteknik:

 _{Analisis Pro dan Kontra}  _{Analisis SWOT}

 _Analisis _{Force Field}  _{Analisis Rajah Pokok}  _{Analisis SMART}

 _{Analisis Markah Berkriteria}

 _{Business Process Reengineering (BPR)}  _{Business Process Improvement (BPI)}  _{Lain-lain teknik yang sesuai}

(22)

Aktiviti 6 : Pelaksanaan

• _{Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang}

dengan fasilitator mengenai cara-cara

pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui

• _{Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke}

atas cadangan yang dipilih. Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang

dikehendaki dicapai

• _{Pelaksanaan sebenar cadangan perlu}

dilakukan mengikut perancangan kumpulan dengan berpandukan kepada Carta Gantt

(23)

• _{Komitmen ahli kumpulan di dalam}

melaksanakan tugas masing-masing amat penting dan menjadi faktor kejayaan

pelaksanaan projek

• _{Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan}

mengenai peranan dan tugas yang

dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulan

• _{Ketua kumpulan hendaklah melaporkan}

perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada fasilitator dan Pihak Pengurusan

(24)

Aktiviti 7 : Penilaian

• _{Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas}

pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian

• _{Penilaian ini akan menentukan sama ada}

objektif/sasaran projek tercapai atau tidak.

• _{Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan}

data dan analisis (contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cuba

• _{Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan}

Rajah Pareto sebelu projek dengan Rajah Pareto selepas projek, ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atauperlu dikaji semula

(25)

Aktiviti 8 : Pemantauan

• Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempohtertentu bagi mengekalkan pencapaian

objektif/sasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian

• Jika terdapat sebarang jurang perbezaan, kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan

penyeragaman

• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan/penyeragaman pelaksanaan

• _{Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK}

yang telah dilaksanakan untuk mengetahui faedah yang

diperolehi. Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos, masa, pembaziran, peningkatan produktiviti dan kualiti,

(26)

Aktiviti 9 : Penyeragaman

• Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran P.D.C.A.

• _{Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai, tindakan}

penyeragaman

• boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut:

 _{Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran}

Kerja yang berkaitan

 _{Mengemaskini Manual Prosedur Kerja, Fail Meja,}_Standard

Operating Procedure dan Dokumen MS ISO

 _{Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama}

(KPI) yang berkaitan

• _{Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman}

secara menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian

(27)

Persediaan Untuk Persembahan

Ahli-ahli KIK memerlukan beberapa

kemahiran. Antara kemahiran-kemahiran tersebut ialah:

 _{Persembahan secara lisan/pengucapan}

awam yang berkesan

 _{Penyediaan laporan projek}

(28)

Pengumpulan Data

 _{Menggunakan pelbagai teknik yang mesti}

disokong dengan maklumat serta data yang tepat

 _{Data dan maklumat perlu dikumpulkan bagi}

tujuan berikut:

 _{Memahami keadaan sebenar dan menyokong}

serta memperkukuhkan sesuatu pendapat

 _{Menentukan perhubungan antara masalah}

(29)

Kaedah Pengumpulan Data

 _{Temuduga/temubual}  _{Soal selidik}

 _{Pemerhatian/pemeriksaan}

 _{Analisis laporan/rekod/dokumen berkaitan}  _{Analisis aduan dan maklum balas}

(30)

Sampel

_{Dalam proses pengumpulan data, ahli-ahli KIK}

boleh mengumpul data dengan menggunakan sampel

_{Sampel melibatkan pengumpulan maklumat}

dengan mengambil sebahagian kecil daripada sejumlah besar populasi yang berkaitan

_{Bilangan atau peratusan sampel yang dipilih}

perlu disesuaikan dengan jumlah populasi

 _{Jenis sampel yang biasa digunakan adalah}

(31)

 Sampel

1 Pensampelan Rambang (Random Sampling)

Proses ini melibatkan pemilihan sebahagian kecil daripada populasi yang hendak dikaji secara rambang. Pemilihan ini boleh dibuat melalui jadual, senarai -senarai nama dan seumpamanya untuk mengelak keputusan yang berat sebelah

2 Pensampelan Bersistem

(Systematic Sampling)

Proses ini melibatkan pemilihan sebahagian kecil daripada populasi yang hendak dikaji secara sistematik. Contohnya memilih tiap-tiap nama yang kesepuluh daripada satu senarai nama

3 Pensampelan Terstratum

(Stratifi ed Sampling)

Penggunaan sampel ini melibatkan pemilihan sebahagian kecil daripada populasi yang

hendak dikaji mengikut kategori seperti umur, jantina, pendapatan dan lain-lain lagi

(32)

Teknik Penjanaan Idea Kreatif

Antara teknik yang boleh digunakan untuk memupuk dan menjana idea kreatif ialah melalui:

_{Percambahan Fikiran} _{(Brainstorming)} _{Peta Minda}

_{Berfikir Di Luar Kotak} _{(Think out of the box)} _{Rajah Afiniti (}_{KJ Method)}

(33)

Alat Kawalan Kualiti

1. Analisis Sebab dan Akibat

2. Kertas atau Lembaran Semak 3. Analisis Pareto

4. Carta Histogram

5. Carta Alir Kerja (Carta dan Graf i.e Pai, Garis, Radar, Bar, Gantt, Alir, Kawalan) 6. Rajah Taburan (Sebaran, Scatter)

(34)

Alat Kawalan Kualiti Tambahan

1. Rajah Hubung kait (Relationship Diagram)

2. Rajah Pokok 3. Rajah Silang

4. Rajah Matriks Berkepentingan (Prioritization Matrix)

5. Rajah Jaringan Aktiviti (Arrow Diagram atau PERT Chart— Programme

Evaluation Review Technique)

(35)

Strategi Penambahbaikan Proses

1. Business Process Reengineering

(BPR)/Business Process Improvement (BPI)

(36)

Kecederaan disebabkan oleh Jatuh

Jatuh disebabkan oleh Permukaan basah

Permukaan basah disebabkan oleh Penyambungan bocor Penyambungan bocor disebabkan oleh Ikatan longgar

(37)

Alat Kawalan Kualiti

(38)

Bil. Punca Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Jumlah Tanggung jawab

1 Peralatan digunakan serentak

IIII IIII IIII 15 En.

Khairul Hafi z

2 Kurang

penyeliaan

IIII IIII IIII IIII

IIII IIII 50 En. Khalid Ibrahim

3 Sistem

koordinasi kurang efektif

IIII IIII IIII IIII IIII IIII 30 En. Nazrin Hakeem

4 Masalah

keputusan makma

IIII IIII IIII IIII 20 Pn. Masni

Afi za

5 Borang

persetujuan tidak lengkap

IIII III II 10 En. Imran Iskandar

(39)

(40)

 1. Pengenalan (3markah)

 A. Latar belakang jabatan, kumpulan dan

pemilihan ahli kumpulan.

 WAJARAN : 1

 B. Kumpulan menjelaskan bukti penyertaan

dan perancangan projek.

(41)

 _{2. Pemilihan Projek (14markah)}

 A. Projek yang dipilih berdasarkan kepada kajian latar

belakang dan maklumat serta data-data masa lepas.

 WAJARAN : 5

 _{B. Projek yang dipilih memenuhi kehendak pelanggan}

organisasi; atau bahagian; atau unit dimana

kumpulan itu berkhidmat. Ia juga menepati wawasan, matlamat, objektif atau piagam pelanggan

unit/bahagian/organisasi.

 WAJARAN : 5

 C. Pemilihan projek dilakukan secara sistematik.  WAJARAN : 4

(42)

 3. Penjelasan Projek (9 markah)

 A. Projek diterangkan dengan jelas.

Istilah-istilah teknikal yang digunakan perlu dijelaskan.

 WAJARAN : 6

 B. Cara penetapan objektif/sasaran projek

diterangkan dengan jelas.

(43)

 _{4. Penggunaan Kaedah/Alat Kawalan Kualiti/Alat Kreativiti (}  A. Pendekatan secara sistematik penggunaan kaedah/alat

kawalan kualiti/alat kreativiti yang bersesuaian untuk tujuan mengumpul data berkaitan dengan projek.

 _{WAJARAN : 7}

 _{B. Pedekatan secara sistematik penggunaan kaedah/alat kawalan}

kualiti yang bersesuaian untuk tujuan mengenal pasti dan

mengesahkan sebab-sebab yang paling mungkin atau isu yang berkaitan.

 _{WAJARAN : 7}

 _{C. Penggunaan kaedah/alat kawalan kualiti/alat kreativiti yang}

bersesuaian secara berkesan dalam mempersembahkan data.

(44)

 _{5. Tindakan Pembetulan/Penambahbaikan dan}

Pelaksanaan yang Kreatif dan Inovatif

 A. Beberapa cadangan penyelesaian yang kreatif

dipertimbangkan.

 _{WAJARAN : 7}

 B. Pendekatan secara sistematik dalam memilih

cadangan penyelesaian yang kreatif dan inovatif.

 WAJARAN : 7

 C. Pelaksanaan cadangan penyelesaian/strategi dapat

dilakukan dengan berkesan dan baik dalam tempoh percubaan (trial run)

(45)

 _{6. Pencapaian Hasil Projek}  _{A. Faedah-faedah sama ada:}

 _{Pengurangan kos operasi, Penjimatan masa, Peningkatan output/hasil}

kerja, Penjimatan sumber manusia

 _{Faedah-faedah lain sama ada: Tahap kepuasan hati pelanggan}

Tahap kepuasan pekerja, Imej Jabatan

 _{WAJARAN : 12}

 B. Sumbangan pelaksanaan cadangan penyelesaian kepada pencapaian

objektif organisasi diterangkan dengan jelas.

 WAJARAN : 3

 C. Pendekatan secara sistematik kaedah/alat kawalan kualiti yang

bersesuaian untuk menilai faedah-faedah diperolehi dengan kos pelaksanaan cadangan penyelesaian.

(46)

 _{7. Tindakan Penyeragaman (Standardisation)}

 A. Cadangan penyelesaian telah diterima dan kaedah

pemantauan yang sesuai dan sistematik untuk

memastikan tindakan pembetulan yang perlu telah dijalankan sebelum tindakan penyeragaman.

 WAJARAN : 3

 B. Tindakan susulan diambil untuk memastikan

cadangan projek dikekalkan sebagai cara bekarja baru dengan pindaan atau tambahan kepada Arahan Kerja, Fail Meja, Manual Prosedur Kerja, Standard Operating Procedures atau apa-apa yang berkaitan.

(47)

 _{8. Penilaian Kumpulan}

 A. Pendekatan secara sistematik kaedah/alat kawalan

kualiti yang bersesuaian untuk menilai kemajuan Kumpulan dalam pengendalian aktiviti KIK.

 _{WAJARAN : 2}

 B. Kumpulan mengambil tindakan-tindakan untuk

meningkatkan prestasi ahli-ahli semasa penyelesaian dijalankan demi kebaikan masa hadapan.

 WAJARAN : 2

 C. Pembelajaran-pembelajaran yang diperolehi oleh

Kumpulan.

(48)

 9. Persembahan Projek

 A. Persembahan yang kemas, turutannya

yang logikal dan menepati masa yang telah diperuntukkan.

 WAJARAN : 3

 B. Persembahan yang jelas, penggunaan alat

pandang dengar yang berkesan dan pengucapan awam yang baik tanpa menggunakan teks.

(49)

(50)

(51)