APLIKASI PENDUKUNG GOOD
ORGANIZATION GOVERNANCE
(GOG) DI LINGKUNGAN STUDENT
CREATIVITY DEVELOPMENT
CENTER (SCDC) BINUS UNIVERSITY
Vincent
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Wandi Hardana
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Yoppy Kosasih
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah merancang dan mengimplementasi aplikasi pendukung
GOG di lingkungan SCDC Binus University berbasis web. Metode penelitian yang
digunakan dalam skripsi ini meliputi metode analisis dan metode perancangan. Hasil
yang ingin dicapai adalah terciptanya aplikasi yang bisa menyelesaikan permasalahan
yang ada di Student Creativity Development Center saat ini dan mendukung terciptanya Good Organization Governence. Setelah menganalisis kebutuhan, merancang, dan menyusun aplikasi pendukung Good Organization Governence
mengarsipkan proposal-proposal yang ada, menumbuhkan tata kelola organisasi yang
baik karena transparasi proses terjaga, membantu para stakeholder untuk selalu
terhubung dengan aplikasi ini, dan membantu pembina serta manager untuk mengikuti
perkembangan setiap organisasi yang ada. Adapun saran dari kami adalah agar
disediakan fitur tambahan seperti chat online agar bisa saling terhubung,
ditambahkannya keamanan pada sistem untuk menccegah hal-hal yang tidak
diinginkan, dan dilakukannya back up secara berkala untuk menghindari hal-hal yang
tidak diinginkan.
Kata Kunci : Good Organization Governance (GOG), Student Creativity Development Center (SCDC)
1.
Pendahuluan
Secara umum Good Corporate Governance (GCG) adalah pemahaman aturan yang ditetapkan, sistem hubungan kerja dan prosesnya serta jelas wewenang dan
tanggungjawabnya (UNESCAP, 2012). Hubungan kerja didalam organisasi
perusahaan yang sangat menentukan adalah hubungan antara pemilik, dewan direksi
dan manajer. Tetapi dalam aplikasinya dapat juga dilaksanakan untuk organisasi yang
lain, dimana dalam hal ini menurut United Nation Economic and Social Commission
for Asia and the Pacific (UNESCAP) yang menyatakan bahwa pemerintah adalah
salah satu pelaku governance, sedangkan pelaku lainnya antara lain adalah asosiasi, lembaga swadaya masyarakat, universitas, lembaga penelitian dan pihak yang terkait
Good Governance, khususnya pada lingkungan organisasi kemahasiswaan universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, kami akan membahas lebih lanjut mengenai
Good Organization Governance (GOG) yang akan kami terapkan di lingkungan
Student Creativity Development Center (SCDC) Bina Nusantara. Salah satu asas
dalam Good Governance adalah Transparansi dalam proses.
Dalam dunia organisasi, kegiatan surat-menyurat sudah menjadi hal yang biasa
dilakukan baik dalam bentuk hardcopy maupun e-paper atau e-mail. Kegiatan
surat-menyurat tersebut dilakukan tidak terkecuali oleh organisasi mahasiswa yang ada di
setiap universitas. Kegiatan surat-menyurat sendiri bertujuan untuk memberikan
informasi pada orang/pihak lain. Salah satu bentuk surat-menyurat yang paling sering
dibuat adalah proposal. Proposal seperti yang kita ketahui adalah suatu bentuk
rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Suatu proposal
biasanya berisi ringkasan mengenai kegiatan yang diadakan, waktu dan tempat
pelaksanaan, anggaran dana, susunan kepanitiaan, dan jadwal kegiatan.
Dalam organisasi mahasiswa khususnya di BINUS UNIVERSITY ini, mereka
biasanya membuat proposal dengan tujuan untuk memberikan rancangan kegiatan
yang akan dilakukan. Satu proposal akan mewakili satu kegiatan yang akan mereka
selenggarakan. Proposal yang sudah dibuat tersebut akan diberikan ke pembina untuk
dilakukan pengecekan dan kemudian akan disahkan oleh manager. Setelah mendapat
pengesahan dari manager barulah kegiatan yang sudah dirancang di proposal tersebut
dapat dilaksanakan.
Masalah timbul ketika proposal yang biasanya berbentuk hardcopy tersebut akan
mengalami kesulitan dalam pengarsipan. Pengarsipan yang baik membutuhkan tempat
yang cukup besar agar proposal-proposal yang akan disimpan dapat tersusun dengan
organisasi mahasiswa baik UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) maupun HMJ
(Himpunan Mahasiswa Jurusan) yang aktif serta tidak sedikit proposal-proposal yang
memiliki isi yang tebal kemudian proposal-proposal akan bertambah tiap tahunnya
maka akan dibutuhkan tempat yang sangat besar untuk dapat menampung
proposal-proposal tersebut. Karena di BINUS University ini tidak mempunyai tempat yang
cukup besar untuk menampung proposal tersebut maka akhirnya
proposal-proposal tersebut ditumpuk sedemikian rupa dan kurang terstruktur. Hal ini akan
menyebabkan sulitnya organisasi mahasiswa, ataupun pembina ataupun manager
untuk melakukan pencarian terhadap proposal yang akan digunakan kembali karena
harus ketempat penyimpanan proposal dan mencarinya satu per satu diantara
tumpukan-tumpukan proposal tersebut sehingga akan menyebabkan banyak waktu
yang terbuang hanya untuk mencari proposal. Kemudian jika tempat sudah kepenuhan
maka proposal yang lama akan dibuang untuk dapat menampung
proposal-proposal yang baru.
Masalah berikutnya adalah tidak adanya dokumentasi dari proposal-proposal yang
masih salah karena proposal yang akan disimpan adalah proposal yang sudah benar
dan sudah disahkan oleh manager. Pembuatan proposal biasanya membutuhkan
beberapa perbaikan untuk menyempurnakan proposal yang dibuat. Proposal akan
diperiksa oleh pembina supaya jika ada bagian yang salah maka organisasi mahasiswa
tersebut dapat memperbaikinya. Dengan tidak adanya dokumentasi proposal yang
sebelumnya masih salah maka pembina akan mengalami kesulitan untuk memeriksa
kembali perbaikan-perbaikan yang sudah dilakukan sehingga tidak jarang pembina
harus memeriksa proposal dari awal lagi dan hal tersebut akan mengurangi efisiensi
waktu dari pembina maupun dari organisasi mahasiswa. Selain menyulitkan dalam
menyebabkan beberapa bagian yang masih salah menjadi terlewatkan sehingga
terkadang proposal yang masih salah sudah disahkan oleh manager. Padahal dengan
adanya dokumentasi dari proposal yang masih salah, selain mempermudah pembina
dalam memerika perbaikan, juga dapat dijadikan pembelajaran bagi organisasi
mahasiswa lainnya untuk dapat membedakan proposal yang sudah baik dan benar
dengan proposal yang masih salah sehingga diharapkan kesalahan dalam pembuatan
proposal dapat dikurangi.
Masalah tidak terjadi hanya pada pembuatan proposal, tetapi juga dalam pemilihan
ketua dari suatu organisasi mahasiswa. Dalam hal pemilihan ketua, pembina dan
manager akan mengalami kesulitan untuk mengetahui calon-calon ketua dari
masing-masing organisasi mahasiswa, profil masing-masing-masing-masing calon ketua, siapa saja yang
melakukan voting, dan sudah sampai sejauh mana proses pemilihan tersebut berlangsung. Selain itu dalam hal pendaftaran anggota baru yang dilakukan secara
manual, manager juga akan mengalami kesulitan untuk mengetahui jumlah pendaftar
tiap-tiap organisasi mahasiswa, siapa organisasi mahasiswa yang paling diminati dan
yang paling kurang diminati, serta berapa banyak organisasi mahasiswa yang diikuti
oleh seorang pendaftar. Laporan-laporan tersebut dibutuhkan manager untuk
memantau perkembangan setiap organisasi mahasiswa agar dapat lebih berkembang
ke depannya.
Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan diatas penggunaan aplikasi berbasis
web merupakan salah satu solusi pemecahanya. Penggunaan aplikasi web SCDC
Online ini membuat pembina dan organisasi tidak perlu untuk saling bertemu sehingga
dapat membantu mengefisiensikan waktu pembahasan proposal serta membantu
mengatur penyimpanan proposal-proposal yang sudah dibuat sehingga tidak
tersebut. Selain itu, adanya laporan-laporan juga dapat membantu pembina dan
manager dalam mengikuti perkembangan setiap organisasi mahasiswa di BINUS
UNIVERSITY ini.
2.
Metodologi
Ruang lingkup dari penelitian mencakup analisa, perancangan, dan implementasi
aplikasi pendukung Good Organization Governance (GOG) di lingkungan Student
Creativity Development Center (SCDC) Binus University. Adapun pembahasan yang
dilakukan meliputi sebagai berikut :
- Perancangan - Implementasi - Evaluasi Internet Modem USB Ponsel Client (Manager, Pembina, Organisasi Kemahasiswaan) SMSC Server Aplikasi PC Client (Manager, Pembina, Organisasi Kemahasiswaan) Intranet Client (Manager) Client (Pembina) SMS Gateway Email Gateway
2.1.
Perancangan
Dalam merancang aplikasi ini, pertama-tama kami membuat use case, activity
diagram, dan perancangan layar untuk menggambarkan kebutuhan-kebutuhan user
pada sistem, alur proses dari sistem dan gambaran layar yang akan dibuat dimana user
terbagi menjadi 4 yaitu Manager, Pembina, Sekretariat, dan Organisasi Kemahasiswaan.
A. Use Case
A.1 Use Case Sistem Pelaksanaan Event
A.2 Use Case Sistem Voting
Gambar 3 - Use Case Sistem Voting
B. Activity Diagram
B.1 Activity Diagram Pelaksaan Event
B.2 Activity Diagram Voting
Gambar 5 - Activity Diagram Voting
C. Perancangan Layar
C.1 Perancangan Layar Index
C.2 Perancangan Layar Home
Gambar 7 - Perancangan Layar Home
2.2.
Implementasi
Implementasi dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut :
A. Spesifikasi Sistem
A.1 Spesifikasi Perangkat Lunak untuk Sistem yaitu :
- Apache
- PHP 5.0
- MySQL
- Internet Browser
A.2 Spesifikasi Perangkat Keras untuk Sistem yaitu :
- Intel Core2 Duo T4200 2.00GHz
- Harddisk 80GB
- Monitor
- Keyboard
- Mouse
B. Tampilan Layar
B.1 Tampilan Layar Index
Gambar 8 - Tampilan Layar Index
B.2 Tampilan Layar Home
2.3.
Evaluasi
Pengujian (evaluasi) dilakukan melalui beberapa cara, diantaranya :
A. Demo Aplikasi pada Manager dan Pembina.
B. Kuisioner pada Manager dan Organisasi Kemahasiswaan.
Berikut adalah daftar pertanyaan dari kuisioner yang diberikan :
Beri tanda pada kolom yang sesuai
Ket :
A -> Setuju
B -> Biasa saja / tidak tahu
C -> Tidak setuju
Pertanyaan Nilai A B C
Antar muka aplikasi mudah dimengerti
Dalam proses pengelolaan suatu event, aplikasi ini menyediakan informasi yang
jelas
Dokumen-dokumen (proposal, LPJ, flyer) dapat dicari dengan mudah
Transparasi data berhasil diwujudkan dengan dukungan aplikasi ini
Fitur notifikasi melalui sms dan email membantu agar anda tetap terhubung
dengan aplikasi ini
Laporan-laporan yang ada telah memberikan data-data yang dibutuhkan oleh
Manager, Pembina, maupun Sekretariat
Secara keseluruhan aplikasi ini sangat membantu
.
3.
Kesimpulan
Setelah menganalisis kebutuhan, merancang dan menyusun aplikasi pendukung
Good Organization Governance (GOG), maka dapat ditarik kesimpulan bahwa :
1. Aplikasi ini dapat membantu mahasiswa, pembina, manager serta secretariat dalam
proses proposal, notifikasi sms dan email, voting dan yang lainnya untuk selalu terhubung ke aplikasi ini.
2. Menumbuhkan tata kelola organisasi yang baik karena transparasi proses yang terjaga
oleh sistem/aplikasi.
3. Dapat menghemat waktu karena informasi mengenai tanggal event, pemberitahuan dan
yang lainnya mengenai Student Creativity Development Center (SCDC) dapat dengan mudah diperoleh melalui website.
4. Aplikasi ini dapat membantu pembina, manager serta secretariat untuk memperoleh
laporan dengan cepat dan membantu dalam mengikuti perkembangan setiap organisasi
Daftar Pustaka
[1] Anonim (http://wammu.eu/gammu/) Diakses 07 Januari 2012
[2] Castro, E. (2007). HTML, XHTML, & CSS, Sixth Edition: Visual QuickStart Guide. Peachpit Press, Berkeley, CA.
[3] Comer, D. E., (2004). Computer Networks and Internets with Internet Application. (4th edition). Pearson Education, Inc, New Jersey.
[4] Connolly, Thomas M., Begg, Carolyn E. (2002). Database Systems : A practical
Approach to Design, Implementation, and Management. (3th edition).
Addison-Wesley. Publishing Company, Inc, USA.
[5] Gupta, P. Short Message Service: What, How and Where?, http://www.wirelessdevnet.com/channels/sms/features/sms.html
Diakses 10 Januari 2012
[6] NewNet. Wireless Short Message Service Tutorial, www.mobilein.com/SMS_tutorial.pdf Diakses 10 Januari 2012
[7] Shneiderman, Ben (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human
Computer Interaction, Fifth Edition. Addison Wesley Longman, Inc.
[8] Stallings, William. (2003). Cryptography and Network Security Principles and Practice. (3rd edition). Pearson Education, Inc, New Jersey.
[9] Suprianto, Dodit. (2008). Pemrograman PHP. OASE Media, Bandung.
[10] Talukder, A. K., Ahmed, Hasan., Yavagal, Roopa R., (2010). Mobile Computing
Technology, Applications and Service Creation. (2nd edition). Mc-Graw-Hill, United States
[11] UNESCAP. (2012). What is Good Governance?,
http://www.unescap.org/pdd/prs/ProjectActivities/Ongoing/gg/governance.asp
Diakses 07 Januari 2012
[12] Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. (2004). System Analysis and Design Methods. (6th edition). Mc-Graw-Hill, United States of America.
[13] Williams, Brian K., Stacey C. Sawyer. (2007). Using Information Technology,
Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (7th edition). Penerbit Andi,
