1 PANDUAN UNGGAH KARYA ILMIAH
DI REPOSITORY UPT PERPUSTAKAAN UNDANA (Revisi)
oleh: Agus K. Malik
UPT Perpustakaan Undana Pengantar Revisi Panduan
Berdasarkan hasil evaluasi proses dan hasil unggahan karya ilmiah, terdapat beberapa bagian isian yang kurang tepat pengisian/pengunggahan/penamaannya. Selain itu, terdapat sejumlah pengunggah/para calon wisudawan yang melakukan pengentrian/pengungahan tanpa didukung oleh seluruh dokumen (file) yang dipersyaratkan. Akibatnya, waktu pengunggahan oleh para calon wisudwawan menjadi lebih lama; proses migrasi data (finalisasi e-data) oleh pihak UPT menjadi lebih lama dan rumit.
Mengacu pada uraian di atas, revisi panduan unggah karya ilmiah ini diharapkan dapat mengatasi/mengurangi kesalahan yang terjadi pada para pengunggah sebelumnya.
Catatan: Bagian yang direvisi/tambah diberi warna hijau I. Petunjuk Pengisian
Baca dan pahami panduan sebelum Anda mengisi dan/atau mengunggah Karya Ilmiah (Skripsi/tesis/disertasi dan jurnal).
Untuk mempermudah/mempercepat proses pengisian dan pengunggahan, ikuti langkah-langkah kerja seperti Bagan Alir Unggah Karya Ilmiah (terlampir).
Calon wisudawan pada setiap jenjang pendidikan/strata wajib mengisi dan/atau mengunggah dua jenis karya ilmiah (skripsi dan jurnal/tesis dan jurnal/disertasi dan jurnal).
Setiap karya tulis ilmiah dosen yang diserahkan ke UPT Perpustakaan, sebagai persyaratan kenaikan pangkat, wajib mengunggahnya melalui Repository UPT Perpustakaan.
TIDAK DIPERKENANKAN mengisi/mengunggah setiap jenis karya ilmiah lebih dari satu kali. Persetujuan mengunggah ulang atau mengedit ditentukan oleh petugas (verifikator) UPT. Perpustakaan berdasarkan hasil verifikasi karya ilmiah yang telah diunggah.
Beberapa bagian dari form karya ilmiah yang tidak dijelaskan pada panduan ini tidak perlu diisi.
Gunakan kode prodi yang telah dipublikasi oleh UPT Perpustakaan Undana
Jika menemui kendala dalam pengisian, Anda dapat menghubungi nomor 081237987345
II. Tahapan Pengisian
2 2. Klik Librarian Login, isi username dan password sesuai dengan jenjang/strata
akademik calon wisudawan atau dosen seperti tertera pada tabel berikut. Calon wisudawan/dosen Username Password Calon wisudawan: Strata-1 cws1 cws1 Strata-2 cws1 cws1 Strata-3 cws1 cws1 D o s e n dosen dosen
Selanjutnya klik Login.
3. Setelah berhasil Login, klik Karya Ilmiah sehingga muncul form seperti pada gambar berikut.
4. Isi form dan unggah Karya Ilmiah.
Contoh pengisian dan pengunggahan berikut menggunakan karya ilmiah Christin Florensa Lalus (wisudawan Fapet periode September, 2016) dengan modifikasi seperlunya.
Langkah-langkah pengisian:
a) Pada kotak di depan Title isi judul karya ilmiah (Skripsi/tesis/disertasi/jurnal) Anda. Guna mempercepat dan mempermudah pengisian, buka file microsoft word yang ada judul, nama, dan abstrak: 1) aktifkan tanda Show/Hide pada menu bar sehingga muncul tanda enter ( ) dan/atau tanda tab ( ) seperti gambar berikut.
3 2) Blok dari Judul sampai dengan isi abstrak, klik Justify pada menu bar atau tekan Ctrl dan huruf J pada keyboard secara bersamaan agar rata kiri-kanan. Hapus tanda enter ( ) dan tanda tab ( ) pada judul dan abstrak sehingga membentuk rangkaian kata/frasa/kalimat secara berkesinambungan. Hasilnya seperti dibawah ini.
4 Selanjutnya, lanjut ke poin c) berikut, atau blok dan copy isi abstrak (yang dibatasi oleh tanda kurung warna merah) dan paste pada kotak di depan Abstract/notes pada point m)
c) Klik Add Author (s) dan isi nama penulis (Author). Jika karya ilmiah ditulis oleh lebih dari satu orang, seperti pada jurnal, tulis semua nama penulis dan kedudukannya dalam tim, sebagai penulis utama (Primary author) atau penulis anggota (Additional author). Penulisan (entry) nama penulis dilakukan satu per satu dimulai dari penulis utama. Khusus penulis utama, penulisan nama marga/belakang mendahului nama panggilan.
Contoh:
d) Isi nama penulis utama sebagai penggung jawab (Statement of responsibility) isi karya ilmiah
Contoh:
e) Pada bagian Edition, untuk calon wisudawan: isi dengan bulan dan tahun wisuda; untuk dosen:isi dengan bulan dan tahun unggah.
Contoh:
Pada kotak di depan Specific Detail Info, isi dengan Lembar Pengesahan berserta tanggal, bulan, dan tahun pengesahan.
Contoh:
f) Di depan Collection type: pilih sesuai dengan jenis karya ilmiah yang sedang Anda entry atau unggah. Hal yang sama dilakukan di depan GMD (lihat f1 dan f2).
5 g) Di depan Publisher, klik Select an Option.
Tulis nama Prodi (ditulis lengkap) dan singkatan nama fakultas dan universitas. Contoh: Program Studi Peternakan, fakultas: Peternakan dan Universitas: Nusa Cendana diditulis: Prodi Peternakan, Fapet Undana
Pola penulisan Publisher:
Prodinama lengkap prodi koma singkatan fakultas singkatan universitas (lihat contoh di atas)
Jangan menggunakan terminologi jurusan (gunakan terminologi prodi)
Sorot dan klik tulisan yang ada nama prodi, fakultas dan universitas untuk mengaktifkan/memsukkan dalam kotak.
Jika nama prodi dan singkatan nama fakultas dan universitas muncul pada saat Anda mengetik 2-3 huruf pertama nama prodi, sorot dan klik untuk mengaktifkan.
Pada kotak di depan Publisher Year tulis Tahun unggah, pada kotak di depan Publishing Place isi dengan Kupang
h) Di depan collation, isi dengan ketebalan karya ilmiah (cm). Bila Anda tidak mengetahui/mengukur ketebalannya, kosongkan.
i) Series title: isi dengan NIM
j) Klasikasi (classfication): isi dengan kode Program Studi ditambah dengan titik (.) antara angka ke-3 dan angka ke-4. Contoh: Kode Prodi Peternakan 54131ditulis 541.31. Selanjutnya sorot dan klik untuk mengaktifkan (lihat penjelasan poin g).
k) Call number (nomor panggil), Setelah mengisi dan mengaktifkan nomor klasifikasi, nomor tersebut secara otomatis akan muncul pada kotak di depan call number. Selanjutnya, letakkan kursor di belakang angka terakhir dan tekan space bar satu kali. Tulis tiga huruf pertama nama penulis utama,
6 tekan space bar satu kali dan ketik huruf pertama judul karya ilmiah. Mengacu pada contoh karya ilmiah seperti telah disebutkan sebelumnya, penulisan nomor panggilnya seperti di bawah ini.
l) Language (bahasa): pilih bahasa yang sesuai dengan yang digunakan dalam menulis karya ilmiah.
m) Abstract/notes: Copy abstrak yang telah diedit dan dihilangkan tanda enter ( ) dan tanda tab ( ) seperti telah diuraikan pada poin 2 dan bagian b. Contoh:
n) Image (gambar): Unggah cover karya ilmiah dengan cara, klik Browse dan pilih cover (format JPEG, PNG atau PDF) yang sesuai dengan jenis karya ilmiah dan program studi. Berdasarkan contoh yang digunakan dalam panduan ini, cover yang diunggah pada bagian ini adalah cover jurnal atas nama Christin Florensa Lalus dari Prodi Peternakan.
Gunakan cover skripsi dan cover jurnal yang telah disediakan oleh UPT. Perpustakaan.
o) Unggah file karya ilmiah dengan format PDF dengan cara, klik Add attachment di depan File attachment.
Penamaan file Karya Ilmiah yang diunggah:
Setiap jenis file karya ilmuah yang diunggah diberi nama/judul dengan mengikuti pola: KODE PRODI-JENJANG-NIM-TAHUN WISUDA-JENIS KARYA ILMIAH.
Contoh: Calon wisudawan: Nama:Romandus Abi, NIM: 1405030025,Jenjang= S-1, Prodi: Peternakan (kode prodi 54231, Tahun wisuda 2017 mengunggah file Skripsi. Maka penulisan nama file tersebut:
54231-S1-1405030025-2017-SKRIPSI
Selanjutnya, 1) copy-paste judul yang telah diedit pada poin 2 di depan title, 2) klik Browse di depan File to attach dan unggah karya ilmiah (format PDF), 3) di depan Description, tulis jenis karya ilmiah, jenjang pendidikan, prodi (tulis lengkap), fakultas dan universitas (tulis singkatan), bulan dan tahun wisuda, 4)
7 klik Upload Now. Setelah muncul File attachment uploaded succesfully, klik OK, 5) klik tanda silang (X) untuk menutup.
Contoh:
Ulang langkah pada poin o) di atas untuk mengunggah lembar pengesahan. Lembar pengesahan yang diunggah dalam format PDF, PNG, atau JPEG dan telah ditandatangani oleh pembimbing dan/atau pihak yang berwewenang. Penamaan file lembar pengesahan yang diunggah:
File lembar pengesahan yang diunggah diberi nama/judul dengan mengikuti pola: Lembar pengesahan-Jenis karya ilmiah-NIM
Contoh: Calon wisudawan: Nama:Romandus Abi, NIM: 1405030025, mengunggah file Skripsi.
Penulisan nama file: Lembar pengesahan-Skripsi-1405030025
Tulis Lembar Pengesahan berserta tanggal, bulan dan tahun pengesahan di depan Title (o1a). Selanjutnya klik Bowse untuk mengunggah lembar pengesahan (o2a) kemudian klik Upload Now (o4a) OK dan klik tanda silang (X) (o5a).
p) Periksa kembali semua hasil pengisian Anda, perbaiki jika terdapat kesalahan pengisian. Selanjutnya, klik Save pada pojok kiri atas atau bawah form karya ilmiah, kemudian klik OK untuk menyimpan/save data karya ilmiah.
8 5. Melihat Hasil Isian/unggahan
Klik menu ETD Information
Tulis nama atau kata kunci dari judul di depan Search ETD kemudian klik Search.
Klik judul untuk melihat hasil pengisian/unggahan Contoh:
Bandingkan hasil unggahan (gambar nomor 5) dengan panduan. Jika terdapat perbedaan/kekeliruan, catat bagian yang salah/belum lengkap dan dilaporkan pada petugas UPT Perpustakaan (verifikator) pada saat verifikasi. Mengacu pada hasil unggahan dan laporan pengunggah, verifikator akan memutuskan apakah Anda perlu melakukan pengunggahan ulang atau mengedit karya ilmiah.
9
