4.2 Tahap Analisis Masalah dan Kelemahan Sistem - Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Terkomputerisasi dengan Metode Rapid Application Development (RAD) pada PK Wijaya Kusuma - Unika Repository

(1)

25 BAB IV

HASIL DAN ANALISIS

Pada penelitian ini, sistem informasi akuntansi yang penulis gunakan adalah salah satu dari metode strategi pengembangan yaitu Rapid Application Development

(RAD). Metode strategi pengembangan RAD terpilih dikarenakan PK Wijaya Kusuma mempunyai kebutuhan yang sesuai dengan prototype yang akan dihasilkan dari metode tersebut. Alasan lain penulis memilih metode tersebut, karena RAD mampu menyajikan pengembangan sistem informasi secara cepat. Adapun tahapan-tahapan strategi pengembangan sistem informasi akuntansi,

Rapid Application Development adalah sebagai berikut :

4.1 Tahap Investigasi Awal

Tahap ini merupakan tahap pertama yang bertujuan untuk mengetahui atau mengidentifikasi sistem yang sedang berjalan dalam aktivitas bisnis PK Wijaya Kusuma, meliputi seluruh alur proses transaksi dari masing-masing bagian. Sehingga penulis dapat menemukan permasalahan yang terdapat pada sistem yang lama. Penulis melakukan wawancara, dokumentasi dan observasi langsung pada PK Wijaya Kusuma, dimana wawancara tersebut ditujukan untuk pemilik hingga karyawannya.

4.2 Tahap Analisis Masalah dan Kelemahan Sistem

(2)

26

administrasi masih terlalu awam akan pengetahuan dalam melakukan pembukuan. Penulis pun mendapati bukti fisik transaksi (kuitansi penjualan) yang hilang maupun rusak. Kelemahan lain pada bisnis ini adalah ketika ingin mengetahui persediaan barang dagang yang lambat. Penulis mengidentifikasi bahwa kesalahan tersebut akibat dari human error dan tidak menutup kemungkinan terjadi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Wijaya Kusuma. Adapun kemudahan yang penulis rekomendasikan dari penerapan sistem baru, adalah sebagai berikut :

a. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi memudahkan bagian administrasi dalam semua aktifitas pencatatan sampai pelaporannya, sehingga hasil atau output yang digunakan sebagai laporan kepada pemilik dapat tersaji dengan cepat dan akurat.

b. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi juga memudahkan dalam penyimpanan data transaksi penjualan dan pembelian dalam database, sehingga tidak perlu lagi menyimpan bukti fisik transaksi berupa kuitansi pembayaran.

c. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi ini akan membantu bisnis dalam pengelolaan persediaan, sehingga diharapkan membantu untuk mengontrol jumlah persediaan barang dagangan yang ada di gudang. 4.3 Tahap Analisis Kebutuhan Sistem

Kelancaran penerapan sistem yang baru, diperlukan beberapa identifikasi kebutuhan yang mendukung. Adapun kebutuhan sistem tersebut mencakup :

(3)

27

Berdasarkan sistem informasi akuntansi baru yang akan diterapkan, PK Wijaya Kusuma membutuhkan perangkat keras untuk pengoperasian sistem baru berupa satu set PC lengkap (monitor, CPU, dan printer ).

2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Sistem Operasi : OS Microsoft Windows XP Sistem Aplikasi : XAMPP Control Panel Kelola Database : MySQL + HeidiSQL 7.0

Software Program : JAVA

3. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Brainware)

Sumber Daya Manusia-Brainware dalam hal ini adalah user yang nantinya akan dijelaskan dan diajarkan dalam mengoperasikan sistem sampai user tersebut mampu menjalankan dengan benar. Peran user yang akan dijatuhi tanggung jawab adalah bagian administrasi dan pemilik dari bisnis yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar pemilikpun dapat mengontrol kegiatan dari karyawannya, yang bertujuan untuk mengurangi kecurangan (fraud).

4.4 Tahap Analisis Keuntungan Biaya ( Cost Benefit )

Berikut merupakan keuntungan yang diperoleh dari penggunaan sistem yang baru :

1. Dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat. 2. Tidak memerlukan perhitungan manual sehingga menghasilkan

efisiensi dalam perhitungan akuntansi.

(4)

28

Adapun besarnya biaya yang akan dikeluarkan untuk menjalankan sistem, adalah :

1. Satu set PC lengkap (monitor, CPU, mouse, printer, dll) Rp 7.000.000,- 2. Pembuatan program sistem baru (Desktop-JAVA) Rp 5.000.000,- 4.5 Tahap Pembuatan Database dan Perancangan Prototype

4.5.1 Perancangan Model Sistem

4.5.1.1 Diagram Konteks

Laporan Penjualan & Pembelian

Laporan Retur Penjualan & Pembelian

Laporan Jurnal Umum

Laporan Arus Kas & Perubahan Modal Laporan Minimal

Stok Barang Laporan Persediaan

Barang Dagang

(5)

29

Pembelian Pengelolaan _Laporan

(6)

30 4.5.2 Tabel Data Barang

4.5.2.1 Tabel Master Barang

Tabel Master Barang ini berfungsi untuk menyimpan semua daftar barang dan jasa yang dijual pada bisnis ini.

Nama Tipe Data Length / Set

KODE VARCHAR 255

USERNAME VARCHAR 255

NAMA VARCHAR 255

SATUAN VARCHAR 255

JENIS INT 11

JUMLAH INT 11

HARGA DOUBLE

HARGA_BELI DOUBLE 9.2

STOK_AWAL INT 11

HARGA_AWAL DOUBLE

MINSTOK FLOAT

TANGGAL VARCHAR 255

ASSEMBLY VARCHAR 255

PAKAISTOK VARCHAR 255

4.1 Tabel Master Barang

4.5.2.2 Tabel Master Jenis Barang

Tabel Master Jenis Barang berfungsi untuk memisahkan daftar jenis barang dagang dan daftar jenis jasa yang dijual. Pemisahan jenis ini dilakukan untuk mempermudah user memperoleh output berupa laporan berdasarkan jenisnya.

ID_TRANSAKSI INT 11

NAMA VARCHAR 255

(7)

31

4.5.2.3 Tabel Master Assembly Barang

Tabel Master Assembly Barang berguna untuk membuat perintah khusus pilihan penjualan yang dijual berupa paket sehingga tidak perlu menginput satu persatu pada saat penjualan.

ID_TRANSAKSI INT 11

KODEMENU VARCHAR 255

KODEBAHAN VARCHAR 255

USER VARCHAR 255

JUMLAH FLOAT

TANGGAL VARCHAR 255

4.3 Tabel Master Assembly Barang

4.5.2.4 Tabel Master Supplier

Tabel Master Supplier berfungsi untuk membuat daftar supplier langganan perusahaan dalam meemenuhi kebutuhan persediaan barang dagang Wijaya Kusuma.

Nama Tipe Data Length / Set KODE_SUPPLIER VARCHAR 255

NAMA VARCHAR 255

ALAMAT VARCHAR 255

TELP VARCHAR 255

KETERANGAN VARCHAR 255

TITIPAN DOUBLE

(8)

32 4.5.2.5 Tabel Master Aktiva

Tabel Master Aktiva berguna untuk menampung semua aktiva tetap perusahaan, mulai dari tanah, gedung, kendaraan, dan peralatan.

ID_TRANSAKSI INT 11

AKUN INT 11

AKUN_DEP INT 11

NOMINAL DOUBLE

DEPRESIASI DOUBLE

4.5 Tabel Master Aktiva

4.5.2.6 Tabel Master Beban

Tabel Master Beban berguna untuk mencatat semua beban yang dikeluarkan dalam periode bulan tersebut.

Nama Tipe Data Length /

4.6 Tabel Master Beban

4.5.2.7 Tabel Master Pelanggan

Tabel Master Pelanggan berfungsi untuk memuat data kustomer, ketika terdapat kustomer yang sedang bertransaksi.

Set

ID _PELANGGAN INT 11

NAMA VARCHAR 255

(9)

33

TELP VARCHAR 255

4.7 Tabel Master Pelanggan 4.5.2.8 Tabel Master Opname

Tabel Master Opname berguna untuk mengkros-cek persediaan akhir barang di setiap bualannya dan mengontrol ketika terdapat barang hilang.

4.8 Tabel Master Opname

4.5.2.9 Tabel Master Saldo

Tabel Master Saldo digunakan untuk memuat beberapa aset lancar seperti kas dan rekening bank.

KODE_SALDO VARCHAR 255

SALDO DOUBLE

TANGGAL DATE

4.9 Tabel Master Saldo

4.5.2.10 Tabel Master No Akun

Tabel ini untuk semua daftar akun yang terhubung dengan

semua data laporan keuangan perusahaan berdasarkan nomer akun. Nama Tipe Data Length /

Set

ID _TRANSAKSI INT 11

NO_AKUN VARCHAR 255

(10)

34

KETERANGAN VARCHAR 255 4.10 Tabel Master No Akun

4.5.2.11 Tabel Master Hutang Awal

Tabel Master Hutang Awal berfungsi untuk mencatat hutang awal bisnis tersebut dimulai pada saat menggunakan sistem yang baru.

NO_FAKTUR VARCHAR 255

NOMINAL DOUBLE

KEKURANGAN DOUBLE

TANGGAL DATETIME

4.11 Tabel Master Hutang Awal

4.5.2.12 Tabel Master Piutang Awal

Tabel ini berfungsi untuk mencatat hutang awal bisnis

tersebut dimulai pada saat memulai menggunakan sistem yang baru. Nama Tipe Data Length /

Set

NOMINAL DOUBLE

KEKURANGAN DOUBLE

TANGGAL DATETIME

4.12 Tabel Master Piutang Awal

4.5.2.13 Tabel Master Laba Awal

Tabel Master Laba Awal berfungsi untuk mencatat laba awal ketika user mulai menggunakan sistem yang baru.

ID_TRANSAKSI INT 11

SALDO VARCHAR 255

(11)

35

TANGGAL DATETIME

4.13 Tabel Master Laba Awal

4.5.2.14 Tabel Master Data Log In Pengguna

Tabel Master Data Log In Pengguna digunakan untuk memuat data pengguna sistem yang baru.

USERNAME VARCHAR 50

PASSWORD TEXT

NAMA_USER VARCHAR 50

GOLONGAN VARCHAR 50

4.14 Tabel Master Data Log In Pengguna

4.5.2.15 Tabel Master Setting Program

Tabel Master Setting Program berfungsi untuk pemberian judul dan path report, selain itu menyetel program jika terjadi error

atau kebutuhan penambahan sistem.

4.15 Tabel Master Setting Program

4.5.2.16 Tabel Pembelian

(12)

36

KODE_SUPPLIER VARCHAR 255

TOTAL_TRANSAKSI DOUBLE

DISKON DOUBLE

TOTAL_HUTANG DOUBLE

TANGGAL DATETIME

4.16 Tabel Pembelian

4.5.2.17 Tabel Pembelian Detail

Tabel Pembelian Detail berfungsi untuk menghubungkan tabel pembelian dan tabel smaster supplier.

ID_TRANSAKSI INT 11

KODE VARCHAR 255

JUMLAH INT 11

HARGA DOUBLE

4.17 Tabel Master Pembelian Detail

4.5.2.18 Tabel Retur Pembelian

Tabel Retur Pembelian berguna untuk memuat semua retur pembelian jika terdapat barang dagang yang cacat.

NO_RETUR VARCHAR 255

FAKTUR_BELI VARCHAR 255

TOTAL_RETUR DOUBLE

TANGGAL DATETIME

STATUS VARCHAR 255

(13)

37

4.5.2.19 Tabel Retur Pembelian Detail

Tabel ini berguna untuk mengetahui semua transaksi pembelian secara lebih mendetail berdasarkan nofaktur.

ID_TRANSAKSI INT 11

KODE VARCHAR 255

JUMLAH FLOAT

HARGA_BELI DOUBLE

KETERANGAN VARCHAR

4.19 Tabel Retur Pembelian Detail

4.5.2.20 Tabel Penjualan

Tabel Penjualan berguna untuk memuat transaksi penjualan.

TOTAL_TRANSAKSI DOUBLE

DISKON DOUBLE

4.5.2.21 Tabel Penjualan Detail

(14)

38

ID_TRANSAKSI INT 11

KODE VARCHAR 255

JUMLAH INT 11

HARGA DOUBLE

HARGA_BELI DOUBLE

4.21 Tabel Penjualan Detail

4.5.2.22 Tabel Retur Penjualan

Tabel Retur Penjualan berguna untuk memuat semua retur penjualan jika terdapat barang dagang yang dipesan tidak sesuai keinginan kustomer.

FAKTUR_JUAL VARCHAR 255

TOTAL_RETUR DOUBLE

TANGGAL DATETIME

STATUS VARCHAR 255

4.22 Tabel Retur Penjualan

4.5.2.23 Tabel Retur Penjualan Detail

Tabel Retur Penjualan Detail berguna untuk mengetahui semua transaksi penjualan secara lebih mendetail berdasarkan nomor faktur.

ID_TRANSAKSI INT 11

KODE VARCHAR 255

JUMLAH FLOAT

HARGA_JUAL DOUBLE

KETERANGAN VARCHAR

(15)

39 4.6 Desain Interface

4.6.1 Form Log In

Form Log In adalah form yang akan muncul pertama kali ketika user akan menjalankan aplikasi desktop sistem informasi akuntansi ini. Form ini memiliki fungsi untuk membatasi akses orang lain selain bagian administrasi dan pemilik yang tidak diberikan tugas berkenaan dengan pengelolaan sistem baru ini. Ketika user salah dalam memasukkan data berupa username dan password maka sistem akan otomatis menolak untuk membuka ke tahap sistem selanjutnya. Berikut merupakan desain interfacenya.

Gambar 4.1 Form Log In

Berikut merupakan tampilan ketika terjadi kesalahan dalam memasukkan data Log In :

Gambar 4.2 Form Message Log In 4.6.2 Form Tampilan Utama

(16)

40

master data, menu data laporan, menu proses beli, dan menu proses jual serta didalamnya masih ada lagi menu-menu sebagai perintah untuk ke tahap selanjutnya.

Gambar 4.3 Form Tampilan Utama 4.6.3 Form Master Data Log In Pengguna

Form Master Data Log In Pengguna berfungsi untuk menyimpan data dari user yang akan mengoperasikan program, dalam bisnis PK Wijaya Kusuma ini yakni admin.

Gambar 4.4 Form Master Data Log In Pengguna 4.6.4 Form Master Barang dan Jasa

(17)

41

Gambar 4.5 Form Master Barang dan Jasa 4.6.5 Form Master Jenis

Form Master Jenis Barang merupakan form yang digunakan untuk mengkategorikan persediaan berdasarkan jenisnya. Sistem ini dibuat berdasarkan kebutuhan daripada bisnis yang bersangkutan dimana persediaan dibagi menjadi dua jenis yaitu persediaan berupa barang dan persediaan berupa jasa.

Gambar 4.6 Form Master Jenis 4.6.6 Form Master Paket

(18)

42

Gambar 4.7 Form Master Paket 4.6.7 Form Master Supplier

Form Master Supplier adalah form yang nantinya berisi seluruh data tiap supplier barang dagang PK Wijaya Kusuma. Form ini nantinya akan terhubung pada data pembelian dan data persediaan, dimana berisi kode, nama, alamat, telepon, keterangan, dan titipan supplier.

Gambar 4.8 Form Master Supplier 4.6.8 Form Master Aktiva

(19)

43

Gambar 4.9 Form Master Aktiva 4.6.9 Form Master Beban

Form Master Beban-beban merupakan form untuk menginput data pengeluaran perusahaan berupa beban seperti beban gaji, beban service, beban telepon, dll.

Gambar 4.10 Form Master Beban 4.6.10 Form Master Pelanggan

(20)

44

Gambar 4.11 Form Master Pelanggan 4.6.11 Form Master Prive

Form Master Prive adalah from untuk menginput pengambilan pribadi dari pemilik. Form ini yang nantinya terhubung dengan laporan perubahan ekuitas, karena sifat prive yang mengurangi modal. Dibawah ini dicontohkan apabila prive diambil berupa kas dengan nominal Rp 18.500.000,00.

Gambar 4.12 Form Master Prive 4.6.12 Form Master Opname

Form Master Opname merupakan form yang berguna sebagai pengendalian dari persediaan akhir, untuk mengecek persediaan akhir secara fisik apakah ditemukan selisih antara bukti secara fisik dan bukti secara sistem.

Gambar 4.13 Form Master Opname 4.6.13 Form Master Saldo

(21)

45

laporan. Perintah dalam form ini adalah keharusan untuk mengisi kode akun, nama akun, dan jumlah saldo awalnya.

Gambar 4.14 Form Master Saldo Awal 4.6.14 Form Master No Akun

Form Master No Akun adalah form yang nantinya berisi seluruh akun yang masuk dalam laporan keuangan. Pada form ini user harus membuat no akun seperti 100 untuk Kas, 103 untuk Piutang Dagang dsb, proses ini berguna untuk mempermudah user dalam input data.

Gambar 4.15 Form Master No Akun

4.6.15 Form Master Hutang Awal

(22)

46

Gambar 4.16 Form Master Hutang Awal 4.6.16 Form Master Piutang Awal

Form Master Piutang Awal adalah form untuk mengisi putang pada posisi awal. Hutang ini akan berhubungan dengan transaksi penjualan ketika terdapat kustomer yang memutuskan membayar pada hari berikutnya.

Gambar 4.17 Form Master Piutang Awal 4.6.17 Form Master Laba Awal

(23)

47

Gambar 4.18 Form Master Laba Awal 4.6.18 Pembelian

1. Form Pembelian

Form Pembelian berguna untuk menginput semua transaksi pembelian. Dalam menginput, user dapat memulai dengan memilih kode supplier terlebih dahulu, lalu memilih kode barang sesuai orderan yang kemudian akan secara otomatis sistem akan menampilkan nama dan harga dari barang yang dipilih, lalu user tinggal mengisi seberapa banyak barang yang ingin dibeli

Contoh dibawah ini adalah cara input jika ada sebuah transaksi pembelian.

(24)

48 Contoh proses pembelian :

Pada proses pembelian ini, user dapat melihat barang apa saja yang sudah diinput berdasarkan apa saja yang akan dibeli. User dapat melihat kembali apakah ada barang yang kurang atau lebih dalam proses inputnya sebelum dicetak menjadi faktur.

Gambar 4.20 Proses Pembelian

Gambar berikut merupakan faktur dari proses pembelian.

(25)

49

2. Laporan Pembelian dan Pembelian Detail

Gambar berikut menampilkan form laporan pembelian yang sudah terjadi. User dapat menemukan setiap kembali detail pembelian pada periode tanggal yang diinginkan.

Gambar 4.22 Form Laporan Pembelian

Berikut merupakan laporan pembelian dalam bentuk faktur yang kemudian dapat dicetak untuk diarsipkan atau disimpan dalam bentuk softfile.

(26)

50 4.6.19 Penjualan

1. Form Penjualan

Form Penjualan berguna untuk menginput semua transaksi penjualan. Dalam menginput penjualan, user dapat memulai dengan mengisi data pelanggan terlebih dahulu, lalu memilih kode barang sesuai orderan pelanggan yang kemudian akan secara otomatis sistem akan menampilkan nama dan harga dari paket yang dipilih, lalu user tinggal mengisi seberapa banyak paket yang akan terjual.

Gambar 4.24 Form Penjualan Contoh proses penjualan :

Pada proses penjualan ini, user dapat melihat barang apa saja yang sudah diinput berdasarkan apa saja yang akan terjual. User dapat melihat kembali apakah ada barang yang kurang atau lebih dalam proses inputnya sebelum dicetak menjadi faktur.

(27)

51

Gambar berikut merupakan faktur dari proses penjualan.

Gambar 4.26 Faktur Penjualan 2. Laporan Penjualan dan Penjualan Detail

Gambar berikut menampilkan form laporan penjualan yang sudah terjadi. User dapat menemukan kembali setiap detail penjualan pada periode tanggal yang diinginkan.

(28)

52

Berikut merupakan laporan penjualan dalam bentuk faktur yang kemudian dapat dicetak untuk diarsipkan atau disimpan dalam bentuk softfile.

Gambar 4.28 Faktur Laporan Penjualan 4.6.20 Laporan Piutang dan Hutang

(29)

53

Gambar 4.29 Form Laporan Piutang

Faktur Laporan Piutang berguna ketika user ingin mengarsipkan piutang yang belom lunas untuk ditagihkan.

Gambar 4.30 Output Laporan Piutang

(30)

54

Gambar 4.31 Form Laporan Hutang