BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Cibubur.com
Cibubur.com adalah salah satu produk dari perusahaan yang bernama PT. Jaytee Impressa dan memiliki NPWP : 02.271.703.7.407.000. Perusahaan ini memiliki tiga produk media pemasangan iklan antara lain nutrisi.com yang memiliki ruang lingkup mengenai obat-obatan, edupedia.com yang memiliki ruang lingkup untuk pendidikan dan Cibubur.com yang menawarkan pemasangan iklan tanpa dibatasi ruang lingkupnya.
Tetapi dalam pelaksanaanya ternyata nutrisi.com dan edupedia.com tidak berjalan sesuai dengan yang direncanakan sedangkan Cibubur.com yang tidak terlalu diharapkan menunjukkan perkembangan yang bagus. Sehingga pada saat ini yang tetap eksis dan diandalkan oleh perusahaan ini adalah Cibubur.com. sedangkan dua produk yang lain dihentikan operasionalnya.
Cibubur.com dikhususkan untuk menyediakan jasa promosi bagi komunitas usaha di wilayah Cibubur dan sekitarnya. Jasa yang ditawarkan adalah pemasangan iklan pada media cetak dan media internet. Selain itu Cibubur.com juga menyediakan jasa dalam event organizer bagi client yang memasang iklan dalam cibubur.com dan ingin mengadakan acara seperti pameran dan sebagainya. Namun pada saat ini sebagian besar pusat profitnya masih berada dalam penerbitan media cetaknya. Cibubur.com mendistribusikan seluruh media cetaknya secara gratis ke seluruh perumahan Cibubur dan sentra-sentra bisnis yang ada di Cibubur dan sekitarnya seperti Bekasi, Bogor, dan Depok.
Cibubur.com didirikan pada tanggal 10 Agustus tahun 2003 dan telah beroperasi selama 3 tahun. (perintisan usaha) Sejak didirikan Cibubur.Com ini mengalami pertumbuhan yang signifikan pada jasa media cetaknya. Pada awalnya Cibubur.com memproduksi media cetak berupa buletin 4 halaman dengan oplah 2000 eksemplar setiap harinya. Dan hanya didistribusikan dalam perumahan Kota Wisata saja. Kini pada tahun 2006 Cibubur.com memproduksi buletin 16 halaman dengan oplah lebih dari 15000 eksemplar.
3.2Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang
3.2.1 Struktur Organisasi
Direktur Utama
Bagian Operasional Bussines Development
Marketing Designer Admin Front (Customer Service) Admin Back (Accounting) IT Discount Card
Administrasi Staff Office
Gambar 3.1
3.2.2 Jabaran Tugas dan Wewenang 1. Bagian Operasional
♦ Mengontrol produktivitas di Cibubur.com ♦ Berwenang untuk operasional sehari-hari ♦ Mengontrol staff-staff bawahannya.
Bagian Operasional terdiri dari : a. Designer
• Berusaha memahami keinginan client
• Jika client tidak memiliki contoh gambar untuk desain gambar iklan, maka bagian designer akan melakukan pemotretan pada objek yang diinginkan client
• Mendesain iklan sesuai dengan keinginan client
• Menyusun layout buletin setiap bulan b. Marketing
• Melakukan telemarketing
• Berwenang memberikan discount • Memberikan informasi kepada client
• Menagih client yang akan membayar tagihan • Bertanggung jawab terhadap omset perusahaan c. Admin Back (Accounting)
Membuat penagihan
Mencatat penerimaan iklan
Membuat laporan keuangan d. Admin Front (Customer service)
• Menjawab telepon • Menerima tamu / client
• Menerima keluhan atau kritikan dari client
• Mengentry dan mengupdate data-data client
e. Staff Office ( Distribusi ) • Mendistribusikan buletin • Menjaga keamanan kantor • Menjaga kebersihan kantor
2. Bagian Bussiness Development
♦ Menyusun Visi dan Misi perusahaan ♦ Menyusun perencanaan pengembangan ♦ Menyusun strategi kerjasama dengan client
♦ Menyusun strategi pemasaran ♦ Menyusun pengembangan IT ♦ Menyusun diversifikasi bisnis ♦ Menyusun budget untuk bisnis
3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan
Cibubur.com merupakan penyedia jasa promosi bagi komunitas usaha di wilayah Cibubur dan sekitarnya. Jasa yang ditawarkan berupa pemasangan iklan pada media cetak dan internet. Produk yang diiklankan tidak terbatas jenisnya. Produk apapun diterima selama legal dan menjadi kebutuhan informasi bagi masyarakat.
Pemasang iklan pada Cibubur.com disebut client. Jika client yang ingin memasang iklan, client bisa menelepon, memesan secara online, atau client
datang sendiri ke kantor Cibubur.com. Selain itu cibubur.com memiliki tim marketing yang tugasnya menghubungi calon client atau client. Tim marketing menghubungi calon client atau client dengan mendatangi atau dengan menelepon calon client atau client tersebut. Tim marketing ini memiliki target omset dengan jumlah yang tertentu. Berdasarkan omset ini marketing mendapatkan komisi. Komisi yang diperoleh bersifat progresif, semakin besar omset yang diperoleh maka semakin besar pula komisinya. Persentase komisi berkisar antara 10% sampai dengan 20% dari omset yang didapat. Marketing juga diberi kebebasan oleh manajemen untuk memberikan discount kepada client
sampai dengan sebesar 10%. Namun pemberian discount ini akan berpengaruh pada komisi yang akan didapatkan nantinya. Komisi yang akan didapatkan oleh marketing ini merupakan sisa dari omset yang telah dipotong discount dikurang 20% dari sisa omset yang telah dipotong discount. Perhitungan ini biasanya disebut pinalti untuk pemberian discount.
Pendapatan Cibubur.com didapatkan dari iklan yang dipasang oleh pengusaha-pengusaha yang ada di Cibubur. Untuk saat ini persentase terbesar
pendapatan diperoleh dari media cetak. Sedangkan media internet sementara ini lebih cenderung sebagai media informasi bagi masyarakat Cibubur.
Iklan-iklan dalam media cetak dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu : 1. Iklan Gambar/iklan kolom
2. Iklan Advertorial 3. Iklan Baris 4. Iklan Foto
Setiap kategori bentuk iklan memiliki karakterisik tersendiri yang mempengaruhi harga pemasangan iklan. Yang pertama yaitu posisi iklan. Pemasangan iklan di halaman depan akan membuat harga lebih mahal dibandingkan dengan pemasangan iklan di halaman belakang. Pemasangan iklan di halaman belakang akan membuat harga lebih mahal dibandingkan dengan pemasangan di halaman tengah. Yang kedua yaitu ukuran iklan. Cibubur.com memiliki standar tertentu dalam ukuran besarnya iklan yang akan dipasang dalam satuan cm. Untuk ukuran terkecilnya yaitu 5 cm x 1 kolom. Yang ketiga yaitu jenis foto iklan. Iklan dengan foto berwarna lebih mahal dibandingkan dengan iklan foto hitam putih. Selain pemilihan karakteristik diatas dalam penentukan harga pemasangan iklan. Cibubur.com juga memiliki paket pemasangan iklan yang harganya lebih miring.
Pemasang iklan atau client diberi kebebasan dalam pemasangan iklan. Client bisa memasang iklan per edisi atau bisa juga memasang iklan secara kontrak 6 edisi sekaligus. Untuk kontrak iklan, Cibubur.com memberikan discount sampai dengan 20%.
Untuk pembayaran, client kontrak diberi keleluasaan melakukan pembayaran dalam 3 term. Term tersebut ditentukan sendiri oleh client, baik tanggal pembayarannya maupun jumlah pembayarannya.
3.3.1 Tata Laksana Penerimaan Pemasangan Iklan
Client yang ingin memasang iklan mengisi form Promotion Order
(PO) dua rangkap yang berisi data client, paket iklan yang dipilih dan banyaknya cicilan serta uang muka yang ingin client bayar. Didalamnya juga berisi materi yang client inginkan. Client dapat memilih berapa kali cicilan yang ingin diambil dengan maksimum cicilan 3 term. Client
membayar uang muka dengan jumlah sesuai dengan keinginan client. Setelah itu marketing memberikan PO rangkap yang ke-1 kepada client
dan membawa rangkap ke-2 untuk diberikan kepada administrasi untuk dicatat dan diarsipkan. Setelah administrasi mencatat data-data client dan semua data yang ada dalam PO, kemudian isi materi diberikan kepada designer untuk dibuatkan contoh desain iklan.
3.3.2 Tata Laksana Pembuatan Desain Iklan
Berdasarkan isi materi yang diterima, jika gambar sudah tersedia designer langsung mendesain iklan. Jika belum ada gambar, designer akan memfoto objek yang diinginkan oleh client. Designer mendesain iklan dengan menggunakan aplikasi yang sesuai keahlian designer, salah satunya menggunakan adobe photoshop. Setelah desain dibuat, desain iklan akan dicetak dalam dokumen yang bernama approval gambar iklan
(AIG) sebanyak 1 rangkap. Approval gambar yang dibuat akan diserahkan ke bagian marketing untuk ditunjukkan ke client sebagai konfirmasi apakah client setuju dengan desain yang dibuat, jika setuju maka client menandatangani Approval Iklan Gambar (AIG) tersebut kemudian AIG diberikan kepada administrasi untuk dicatat. Jika client
tidak setuju maka AIG tersebut diberikan kembali kepada designer dan memodifikasinya kembali sesuai dengan keinginan client. Setelah semua AIG dari semua client cibubur.com telah dicatat oleh administrasi dan dikumpulkan menjadi satu file. Kemudian file tersebut diberikan kepada desainer dalam bentuk Compact Disc (CD) untuk mendesain buletin yang akan diterbitkan pada awal bulan,sekitar tanggal 5 setiap bulannya. Setelah desain tersebut selesai maka disimpan dalam bentuk CD dan kemudian dikirimkan ke percetakan untuk dicetak.
3.3.3 Tata Laksana Tata Laksana Penagihan
Pada saat buletin telah disebarkan ke seluruh area cibubur. Bagian accounting memeriksa client mana yang sudah jatuh tempo masa cicilannya. Kemudian membuat invoice 3 rangkap untuk ditagihkan kepada client. Besarnya tergantung keinginan client yang sudah dicantumkan dalam PO. Kemudian memberikan kepada marketing untuk ditagihkan kepada client. Kemudian client menandatangani 3 rangkap invoice tersebut sebagai tanda bahwa client telah ditagih, kemudian marketing memberikan rangkap ke 2 kepada klien. Bag. Marketing lalu mengkonfirmasi pembayaran kepada client, jika client siap untuk
membayar maka bag. Marketing akan datang untuk menerima pembayaran. Atau client bisa juga membayar dengan mentransfer pembayaran. Ketika client membayar tagihan, client mengembalikan invoice rangkap 2 dan menerima invoice rangkap 1 yang menandakan bahwa tagihan telah lunas. Kemudian invoice rangkap ke 2 dan 3 dicatat oleh bagian accounting dan diarsip oleh bagian administrasi.
3.3.4 Overview Diagram
3.3.4.1 Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan
client marketing administrasi designer
memesan menerima order mencatat data PO PO PO isi materi Gambar 3.2 Overview Diagram Prosedur Penerimaan Iklan
Ket :
PO : Promotion Order AIG : Aprroval Iklan Gambar
3.3.4.2 Prosedur Pmbuatan Desain Iklan
marketing administrasi designer Membuat AIG Meminta Persetujuan setuju? mencatat AIG mendesain buletin AIG AIG AIG Buletin AIG Ya Tidak Gambar 3.3 Overview Diagram
3.3.4.3 Prosedur Penagihan Accounting marketing prosedur penagihan periksa tagihan menagih client mencatat pembayaran invoice invoice invoice invoice Gambar 3.4 Overview Diagram Prosedur Penagihan
3.3.5 Identifikasi Events
3.3.5.1 Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan
Event Internal Responsibility
Start When Activity
Menerima Order
Marketing Terima order dari
client - Terima order - Membuat PO1 - Menyerahkan PO Mencatat data
Administrasi Menerima PO dari marketing
- Menerima PO - Mencatat Data PO - Menyerahkan isi materi
3.3.5.2 Prosedur pembuatan desain iklan Event Internal
Responsibility
Start when Activity
Membuat AIG Designer Menerima isi materi dari bagian administrasi - menerima isi meteri 1 PO : Promotion Order 2
AIG : Aproval Iklan Gambar
Tabel 3.1 Event Tabel
- membuat AIG 2 (desain) - menyerahkan AIG Meminta Persetujuan
Marketing Setelah menerima AIG dari bagian designer
- menerima AIG - meminta persetujuan - menyerahkan AIG Mencatat AIG Administrasi Setelah menerima AIG
dari bagian merketing
- menerima AIG - mencatat AIG - menyerahkan file Mendesain buletin
Designer Menerima file dari bagian administrasi - menerima file - mendesain bulletin - menyerahkan desain buletin Tabel 3.2 Event Tabel
3.3.5.3 Prosedur penagihan
Event Internal Agent Starts When Activities in the event
Periksa tagihan Accounting Buletin telah diedarkan - cek client yang telah jatuh tempo - membuat invoice - memberikan invoice ke bagian marketing Menagih Client Marketing Terima invoice dari
Bag. Accounting - konfirmasi pembayaran - terima pembayaran - menukar invoice - kirim invoice Mencatat pembayaran
Accounting Terima invoice dari marketing - mencatat invoice Tabel 3.3 Event Tabel Prosedur Penagihan
3.3.6 Formulir dan Laporan Sistem Berjalan 3.3.6.1 Formulir Sistem Berjalan
Keterangan :
¾ Formulir Promotion Order iklan gambar adalah tanda bukti pemesanan pemasangan iklan gambar.
Gambar 3.5 Formulir
¾ Fomulir ini diisi jika ada client yang ingin memasang iklan gambar, isinya yaitu mengenai data client, jenis iklan yang dipilih, materi dan isi materi. Materi yaitu bentuk data atau gambar tentang iklan yang diberikan oleh client pada Cibubur.Com. Materi ini dapat berupa gambar/brosur, foto, atau disket/CD. Isi materi diisi dengan besarnya kolom yang diinginkan untuk memuat iklan pada buletin dan jangka waktu pemasangan iklan. Pada PO juga dicantumkan jenis pembayaran dan jumlah pembayaran, serta ditentukan pula tanggal jatuh tempo jika
client baru membayar uang muka.
¾ Promotion Order ini terdiri dari 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan pada client jika client telah membayar lunas dan rangkap kedua dicatat dan diarsip oleh bagian administrasi. Tetapi jika client membayar secara cicilan maka yang diberikan pada client yaitu PO rangkap kedua sedangkan PO rangkap kesatu diarsip sementara oleh administrasi hingga
client telah melunasi cicilannya. Lalu PO yang ada pada client ditukar dengan PO yang ada pada administrasi.
Keterangan :
¾ Formulir Promotion Order iklan baris adalah tanda bukti pemesanan pemasangan iklan baris. Fomulir ini diisi jika ada client yang ingin memasang iklan baris, isinya yaitu mengenai data client dan isi iklan baris yang berupa kalimat.
¾ Formulir Promotion Order iklan baris hanya terdiri dari satu rangkap. Gambar 3.6
Formulir
Keterangan :
¾ Formulir invoice digunakan untuk menagih client yang cicilannya telah jatuh tempo. Invoice memiliki 3 rangkap.
¾ Rangkap pertama untuk diberikan kepada client sebagai tanda bukti bahwa client telah ditagih dan membayar.
¾ Rangkap kedua untuk dicatat oleh bagian accounting
¾ Rangkap ketiga untuk diarsip oleh bagian accounting Gambar 3.7
Keterangan :
Formulir Approval Iklan Gambar (AIG) adalah formulir yang akan dikeluarkan setelah designer mendesain layout gambar iklan sesuai dengan yang diinginkan oleh client
Hanya terdiri dari satu rangkap yang nantinya akan diberikan kepada client untuk ditunjukkan apakah client setuju dengan design gambar yang dibuat oleh designer.
Gambar 3.8 Formulir Approval Iklan Gambar
3.3.6.1 Laporan Sistem Berjalan
Gambar 3.9
Laporan Penerimaan Iklan kolom Per edisi
Gambar 3.10
Laporan Penerimaan Iklan Baris Per edisi
Keterangan :
Laporan penerimaan Iklan per Edisi digunakan untuk melaporkan berapa banyak
client yang memasang iklan pada setiap edisi, terbagi client yang memasang iklan kolom dan iklan baris.
3.3.7 Workflow Table
3.3.7.1 Workflow Table Prosedur Penerimaan Pemasangan Iklan
Actor Event Avtivity
Marketing Menerima order 1.Menerima order dari client
2.Membuat PO2 2 rangkap
3.PO rangkap 1 diserahkan ke client
4.Kirim PO rangkap 2 ke bagian administrasi Administrasi Mencatat data 5.Menerima PO rangkap 2 dari marketing
6.Mencatat data-data dari PO 7.Menyerahkan isi materi
8.Mengarsip PO rangkap 2 sementara
2
Promotion Order
2
Approval Iklan Gambar
Tabel 3.4 Workflow Table
3.3.7.2 Workflow Table Prosedur Pembuatan Desain Iklan
Actor Event Activities
Designer Membuat AIG 1. Menerima isi materi dari bagian administrasi 2. Membuat AIG3
3. Menyerahkan AIG ke bagian marketing Marketing Meminta persetujuan 4. Menerima AIG dari bagian designer
5. Meminta persetujuan kepada client
6. Jika tidak setuju, AIG dikirim ke designer untuk dimodifikasi ulang
Administrasi Mencatat AIG 7. Mencatat AIG
8. Simpan contoh layout gambar dalam suatu file
9. Kirim file ke designer
Designer Mendesain buletin 10.Menerima file dari bagian administrasi 11.Mendesain buletin
12.Simpan desain dalam bentuk CD 13.Kirim CD ke Percetakan
Tabel 3.5 Workflow Table
3.3.7.3 Workflow Table Prosedur penagihan
Actor Event Activities
Accounting Periksa tagihan 1. memeriksa client yang sudah jatuh tempo 2. membuat invoice 3 rangkap
3. memberikan invoice 3 rangkap ke marketing Marketing Menagih client 4. memberikan invoice 3 rangkap kepada client
untuk ditandatangani
5. memberikan invoice rangkap ke 2 kepada client
6. menagih ke client
7. jika client siap membayar, marketing akan datang untuk menerima pembayaran
8. menukar invoice rangkap 1 dengan invoice rangkap ke 2 pada client
9. mengirim invoice rangkap 2 dan 3 ke accounting
Accounting Mencatat pembayaran
10. mencatat invoice rangkap 2 dan 3
11. memberikan invoice rangkap 2 dan 3 untuk diarsip.
Tabel 3.6 Workflow Table Prosedur Penagihan
3.4 Analisis Temuan Hasil Survey
1. Laporan penerimaan iklan per edisi dan laporan rating client yang tidak up to date.
Perusahaan yang sedang berkembang memiliki jumlah client dan transaksi semakin banyak, sehingga membutuhkan sebuah sistem akuntansi yang terkomputerisasi agar lebih mempercepat kinerja perusahaan dan agar laporan yang diinginkan perusahaan lebih akurat, sehingga perusahaan dapat merencanakan pengembangan bisnis untuk kedepannya lebih cepat dan tepat.
Hingga saat ini perusahaan masih memandang bahwa belum diperlukannya sistem yang terkomputerisasi karena sumber daya manusia dalam bidang IT – nya masih kurang, alur keuangan masih belum terlalu kompleks.
Hal ini mengakibatkan lambatnya penerimaan laporan yang diinginkan oleh manajemen dan tidak termonitornya proses penerimaan iklan hingga cetak buletin.
Berdasarkan analisis diatas, maka penyusun akan membuat sistem informasi akuntansi penjualan yang akan menghasilkan laporan penerimaan iklan per edisi dan laporan rating client yang akan selalu up to date.
2. Tidak adanya pengawasan terhadap proses penerimaan iklan yang terdiri dari iklan yang baru diterima, iklan dalam proses dan iklan yang siap untuk dicetak
Sebaiknya perusahaan mengadakan pengawasan terhadap semua proses, termasuk dari proses penerimaan iklan.
Masalah tersebut disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa belum perlunya adanya pengawasan karena masih terbatasnya sumber daya manusia dibidang Accounting.
Sehingga hal ini mengakibatkan manajemen tidak dapat mengetahui kemajuan dalam penerimaan iklan setiap edisi/buletin.
Penyusun akan membuat sistem yang akan menampilkan data-data yang berisi data-data iklan yang baru diterima, iklan dalam proses dan iklan yang siap dicetak.
3. Bagian marketing yang merangkap sebagai penagihan sehingga semua data dapat diakses.
Umumnya dalam suatu perusahaan setiap karyawan harus memiliki pembagian tugas dan wewenang jelas.
Pada saat ini perusahaan masih dalam tahap pengembangan maka, perusahaan menganggap belum perlunya penambahan sumber daya manusia. Karena belum stabilnya pembagian tugas dan wewenang.
Hal ini mengakibatkan adanya campur tangan pihak yang tidak berwenang dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan. Hal ini juga dapat beresiko terhadap keamanan data perusahaan.
Berdasarkan analisis diatas, maka penyusun akan membuat Sistem Informasi Akuntansi dalam pengendalian hak akses terhadap data-data perusahaan.
4. Tidak terdatanya client yang sudah memiliki loyalitas tinggi pada perusahaan.
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa melayani konsumen, seharusnya perusahaan dapat memberikan timbal balik kepada konsumen yang menunjukkan kepercayaan besar kepada perusahaan. Timbal balik ini dapat berupa pemberian bonus atau bingkisan pada event-event tertentu. Misalnya pada hari raya.
Perusahaan memiliki client yang sangat banyak, tetapi kekurangannya, client yang menjadi pelanggan perusahaan tidak dapat dibedakan antara client yang sering menggunakan jasa perusahaan dengan yang tidak. Karena prosedur sistem akuntansinya hanya sampai tahap pencatatan pelunasan tagihan.
Hal ini mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengetahui loyalitas client dalam menggunakan jasa perusahaan. Sehingga perusahaan tidak dapat memberikan penghargaan terhadap client.
Berdasarkan analisis diatas, penyusun akan mengupayakan agar sistem yang akan direkomendasikan, nantinya juga akan dapat mengakumulasikan seringnya client menggunakan jasa perusahaan.
3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil analisis yang penyusun peroleh, maka dapat diidentifikasikan adanya kebutuhan penerimaan sebagai berikut:
2. Identifikasi informasi penagihan iklan per bulan. 3. Identifikasi informasi iklan yang baru diterima. 4. Identifikasi informasi iklan dalam proses.
5. Identifikasi informasi iklan yang siap untuk dicetak.
6. Identifikasi informasi pengendalian hak akses terhadap data perusahaan.
7. Identifikasi informasi penerimaan pelunasan tagihan. 8. Identifikasi informasi akumulasi seringnya client
menggunakan jasa perusahaan. 9. Identifikasi informasi rating client.
