PEMERINTAH KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR
SEKRETARIAT DAERAH
BAGIAN LAYANAN PENGADAAN
Nomor SOP : 03/SOP/BLPSETDA/KOTIM/2015 Tanggal Pembuatan : 21 September 2015
Tanggal Revisi :
Tanggal Efektif : 12 Oktober 2015
Disahkan oleh : Sekretaris Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur,
PUTU SUDARSANA, SH, MH NIP. 19570627 198703 1 004 Nama SOP : RAPAT PERSIAPAN PENGADAAN
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
1. Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010Tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah
2. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012
tentang Unit Layanan Pengadaan
3. Peraturan Bupati Kotawaringin Timur Nomor 9 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati
Kotawaringin Timur Nomor 47 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Sekretariat Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur
1. Bagian Layanan Pengadaan : Memamhami Tata Aturan Pelaksanaan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah
2. SKPD : Memiliki Paket pekerjaan yang akan dilelangkan dan mampu mempersiapkan Dokumen Teknis terkait Pekerjaan tersebut
3. Pokja ULP : Memiliki Sertifikat Pengadaan Barang Jasa Pemerintah dan ditunjuk melalui Surat Keputusan Kepala Daerah selaku Pokja ULP
Keterkaitan : Peralatan/ Perlengkapan :
1. SOP Persiapan Pengadaan
2. SOP Permohonan Proses Pengadaan
3. SOP Periodisasi Proses Persiapan Lelang
4. SOP Finalisasi Persiapan Pengadaan
1. Undangan Rapat Persiapan Pengadaan
2. Dokumen Lelang
3. Berita Acara
4. Notulen dan Absen Rapat
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
Apabila SOP ini tidak dilaksanakan maka proses lelang rentan terjadi kesalahan atau kegagalan dikarenakan dokumen yang diajukan oleh SKPD masih belum lengkap, terdapat kesalahan atau tidak memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima Undangan Rapat Persiapan Pengadaan
dan memberi konfirmasi kehadiran
Undangan Rapat Persiapan Pengadaan
1 hari
Tanda terima
dan konfirmasi
kehadiran
2 Memberikan informasi kepada Kasubag Pelelangan
dan Penyelesaian Sanggah terkait kehadiran pihak SKPD dan Pokja, kemudian mengagendakan Bukti Tanda Terima
Tanda terima dan konfirmasi
kehadiran 5 menit
Tanda Terima Undangan diagendakan
3 Melakukan persiapan terkait tempat dan bahan
rapat serta konsumsi (apabila dianggarkan)
Draft Berita Acara, Notulen dan Absen Rapat
30 menit
Draft Berita Acara, Notulen dan Absen Rapat dibuat
4 Melaksanakan Rapat Persiapan Pengadaan yang
membahas terkait ketentuan Teknis maupun administratif pelaksanaan Lelang. Membahas juga mengenai kelengkapan maupun kekeliruan dalam Dokumen Teknis maupun administratif agar dapat diperbaiki terlebih dahulu sebelum dilelang serta
Dokumen Lelang, Draft Berita Acara, Notulen dan
Absen Rapat 5 jam
Rapat Persiapan Pengadaan dilaksanakan
Menyepakati pula
perkiraan jadwal
pelaksanaan lelang (terkait
lamanya proses lelang,
kapan tanggal mulai
pengumuman dan
perkiraan penandatanganan kontrak)
5 Melakukan revisi atau melengkapi kekurangan
apabiladitemukan kekeliruan atau kekurangan dalam pelaksanaan Rapat
Dokumen Lelang
1 hari
Dokumen Lelang direvisi
6 Menyerahkan Dokumen final kepada Staf Bagian
Layanan Pengadaan
Dokumen
Lelang direvisi 25 menit
Dokumen Lelang final
7 Memberi paraf persetujuan pada Dokumen Lelang
yang sudah drevisi
Dokumen
Lelang final 10 menit
Dokumen Lelang disetujui
8 Menyatakan pekerjaan sudah siap untuk dilelang Dokumen
Lelang final
10 menit
Lelang siap diproses
