LAPORAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXIX
PENYEDIAAN SISTEM INFORMASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PERALATAN DAN TEKNOLOGI PENGOLAHAN HASIL PERIKANAN TERSTANDAR SEBAGAI PRASARANA OPTIMALISASI
PENYAMPAIAN HASIL-HASIL RISET KEPADA PENGGUNA
Disusun oleh:
LUTHFI ASSADAD, S.Pi, M.Sc NIP. 19851121 200901 1 002
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN RISET DAN SUMBER DAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN
i
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
Judul : Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna
Nama : Luthfi Assadad, S.Pi, M.Sc NIP : 19851121 200901 1 002 Jabatan : Kepala Loka
Unit Kerja : Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan
Pusat Riset Perikanan, Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan
Diklat : Diklat PIM Tingkat IV Angkatan XXIX
Sukamandi, Mei 2018 Mengetahui,
Coach,
Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd NIP. 19630303 198603 1 005
Project Leader,
ii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
Judul : Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System
Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna
TELAH DISEMINARKAN
Di : Sukamandi
Pada hari : Rabu Tanggal : 30 Mei 2018
Sukamandi, Mei 2018
Project Leader,
Luthfi Assadad, S.Pi, M.Sc NIP. 19851121 200901 1 002
Coach,
Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd NIP. 19630303 198603 1 005
Narasumber Penguji,
Drs. Desi Fernanda, M.Soc. Sc NIP. 19581204 198603 1 001
Mentor,
iii
EXECUTIVE SUMMARY
Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna.
Project Leader: Luthfi Assadad, S.Pi, M.Sc
Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Coach: Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd
Balai Diklat Aparatur Sukamandi Mentor: Budi Nugraha, S.Pi, M.Si
Pusat Riset Perikanan
Dalam rangka optimalisasi penyampaian hasil-hasil riset Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan (LRMPHP) kepada para pengguna, telah dibuat suatu proyek perubahan penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System yang diberi nama Semar MekanisasiKP. Proyek perubahan ini terdiri dari delapan tahapan (milestones):
1. Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif berdasarkan pada kompetensi dan area kerja,
2. Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan,
3. Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan sebagai acuan, 4. Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi sistem
informasi knowledge management system,
5. Perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server dan sistem, serta perekaman data,
6. Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders, 7. Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada pengguna, 8. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan.
iv
Berdasarkan parameter area perubahan, ruang lingkup perubahan, kriteria keberhasilan dan pentahapan yang dilakukan, maka dapat disimpulkan:
1. Telah dibuat tim kerja efektif dalam pengelolaan Semar MekanisasiKP (Keputusan Kepala Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Nomor: 12 / BRSDM / LRMPHP / OT.200 / IV / 2018 Tentang Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan Pada Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Dalam Rangka Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan Dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar Sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-Hasil Riset Kepada Pengguna).
2. Tersedia data peralatan dan teknologi terstandar dalam bentuk penyimpanan soft file di manajerial LRMPHP.
3. Telah dirancang dan dibangun Sistem Informasi Knowledge Management System (SI KMS) peralatan dan teknologi yang terstandar berbasis web, yang beralamat di https://semar.mekanisasikp.id, diluncurkan pertama kali pada tanggal 25 April 2018. SI KMS ini telah diperkenalkan dan disosialisasikan baik kepada stakeholders internal/eksternal maupun pengguna, serta mendapatkan pernyataan dukungan. SI KMS ini online (24/7), dengan total pengunjung 279 visits (per hari ini).
4. Disamping fitur utama berupa Peralatan terstandar dan Rekomendasi teknologi, Semar MekanisasiKP juga memiliki fitur berupa: Paten, Publikasi Ilmiah, Agenda riset, Tenaga ahli, Produk hukum, dan Info terkini LRMPHP. 5. Semar MekanisasiKP dapat diakses melalui APK android yang sebenarnya
merupakan rencana kegiatan pada pentahapan jangka panjang.
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanaahu wa ta'ala karena atas limpahan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan proyek perubahan sebagai rangkaian pelaksanaan diklatPIM IV yang penulis ikuti. Proyek perubahan ini mengambil tema "Penyediaan Sistem Informasi
Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna" sesuai dengan area perubahan yang dipilih oleh penulis dengan memperhatikan urgensi, tugas dan fungsi Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan.
Laporan proyek perubahan ini merupakan hasil dari pelaksanaan
breakthrough II (laboratorium kepemimpinan) selama 60 (enam puluh) hari. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada
1. Bapak Dr. Ir. Toni Ruchimat, M.Sc (Kepala Pusat Riset Perikanan - Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan) yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk melaksanakan diklatPIM IV angkatan XXIX,
2. Bapak Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd selaku coach yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan proyek perubahan,
3. Bapak Budi Nugraha, S.Pi, M.Si selaku mentor yang telah memberikan dukungan dan arahan dalam penyusunan proyek perubahan,
4. Kepala Balai Diklat Aparatur Sukamandi dan jajarannya yang telah memberikan berbagai sarana dan prasarana selama pelaksanaan diklatPIM IV angkatan XXIX,
5. Widyaiswara Balai Diklat Aparatur Sukamandi yang telah memberikan materi dan bimbingan selama pelaksanaan diklatPIM IV angkatan XXIX, 6. Rekan-rekan seperjuangan peserta diklatPIM IV angkatan XXIX
Kementerian Kelautan dan Perikanan yang telah memberikan bantuan dan semangat selama pelaksanaan diklat,
7. Seluruh pegawai Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan atas bantuan dan dukungannya,
vi
9. Keluarga serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan yang telah memberikan dukungan baik material maupun spiritual selama ini.
Penulis menyadari bahwa laporan proyek perubahan ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan. Semoga laporan proyek perubahan ini bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Sukamandi, Mei 2018
vii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
EXECUTIVE SUMMARY ... iii
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Area Proyek Perubahan ... 4
C. Ruang Lingkup ... 5
D. Tujuan ... 6
E. Manfaat ... 7
F. Kriteria Keberhasilan ... 7
II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ... 9
A. Roadmap/Milestones Proyek Perubahan... 9
B. Stakeholders Proyek Perubahan ... 10
C. Strategi Komunikasi ... 14
III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ... 16
A. Capaian Proyek Perubahan... 16
B. Capaian Lain (non Milestones Jangka Pendek) ... 35
C. Kendala Internal dan Eksternal ... 36
D. Strategi Mengatasi Kendala... 36
viii
A. Kesimpulan ... 38
B. Rekomendasi ... 39
DAFTAR PUSTAKA ... 40
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Analisis tapisan permasalahan menggunakan metode USG ... 5
Tabel 2. Pentahapan jangka pendek (2 bulan) ... 9
Tabel 3. Peran, hubungan kerja dan pengaruh stakeholders ... 11
Tabel 4. Prasarana dan Sarana yang diperlukan ... 21
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur organisasi Pusat Riset Perikanan ... 2
Gambar 2. Struktur organisasi LRMPHP ... 3
Gambar 3. Kuadran pengaruh (influence) dan ketertarikan (interest) stakeholder pada proyek perubahan ... 13
Gambar 4. Rapat Pembahasan Tim Proyek Perubahan ... 17
Gambar 5. Dokumentasi pelaksanaan rapat ... 19
Gambar 6. Bahan-bahan – data & informasi untuk pembuatan KMS ... 19
Gambar 7. Bukti pemesanan domain dan hosting... 22
Gambar 8. Penyiapan logo Semar MekanisasiKP... 24
Gambar 9. Tampilan Semar MekanisasiKP ... 24
Gambar 10. Sosialisasi Semar MekanisasiKP kepada pegawai LRMPHP ... 25
Gambar 11. Screenshoot Pengenalan APK Semar MekanisasiKP ... 25
Gambar 12. Screenshoot APK Semar MekanisasiKP di smartphone ... 26
Gambar 13. Screenshoot video panduan instalasi ... 27
Gambar 14. Format surat pernyataan dukungan proyek perubahan ... 28
Gambar 15. Dukungan pengelola / admin twitter Inspektorat III KKP ... 30
Gambar 16. Dokumentasi foto sosialisasi 15 Mei 2018 ... 31
Gambar 17. Dokumentasi sosialisasi 15 Mei 2018 di media social ... 32
Gambar 18. Dokumentasi sosialisasi 15 Mei 2018 Via Portal Web Mekanisasikp.web.id ... 32
Gambar 19. Reportase sosialisasi 15 Mei 2018 yang disampaikan kepada Menteri Kelautan dan Perikanan ... 33
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif
berdasarkan pada kompetensi dan area kerja 42 1. Dokumentasi pelaksanaan kegiatan 43
2. SK Tim Kerja 52
Lampiran 2 Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan
56
1. Surat Tugas 58
2. Dokumentasi rapat pembahasan 59
Lampiran 3 Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan
sebagai acuan 64
1. Dokumentasi pelaksanaan kegiatan 65 Lampiran 4 Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi
sistem informasi Knowledge Management System 69
1. Laporan pelaksanaan kegiatan 70
2. Bukti pemesanan domain dan hosting 79 Lampiran 5 Perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server
dan sistem, serta perekaman data 80
1. Laporan pelaksanaan kegiatan perancangan dan
pembangunan aplikasi KMS 81
2. Instalasi server dan sistem 84
3. Perekaman data dan informasi 86
Lampiran 6 Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada
stakeholders 89
1. Dokumentasi pelaksanaan kegiatan 90
2. Surat Pernyataan Dukungan 97
3. Dokumentasi pengenalan APK android Semar
MekanisasiKP 102
Lampiran 7 Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada
pengguna 104
1. Dokumentasi kegiatan sosialisasi aplikasi kepada kepala satker lingkup Pusat Riset Perikanan
- Surat Pernyataan Dukungan
106
2. Dokumentasi kegiatan sosialisasi aplikasi melalui
akun facebook 107
3. Dokumentasi kegiatan sosialisasi aplikasi melalui media sosial resmi LRMPHP (twitter @MekanisasiKP) 108
- Screenshoot sosialisasi melalui twitter 108 - Dukungan dari akun Inspektorat III KKP 109 - Tampilan beberapa smartphone yang
xii
4. Dokumentasi kegiatan sosialisasi aplikasi kepada pengguna (customers) (15 Mei 2018) 112
- Surat Penyataan Dukungan 120
- Reportase kegiatan sosialisasi melalui media
sosial 125
- Reportase kegiatan sosialisasi melalui portal
MekanisasiKP 126
- Foto dokumentasi 127
- Reportase kegiatan sosialisasi melalui resume kegiatan eselon I yang disampaikan kepada Menteri KKP tanggal 15 Mei 2018
128
1
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Riset merupakan sebuah proses yang dillakukan secara sistematis dan didukung oleh data untuk mencapai jawaban atas suatu pertanyaan, menyelesaikan permasalahan, dan memahami fenomena yang terjadi. Sebagaimana kementerian teknis lainnya, Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) memiliki unit yang menangani riset di bidang kelautan dan perikanan, yaitu Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan (BRSDM KP). Sebagai satuan unit di KKP, BRSDM KP memiliki berbagai unit pelaksana teknis riset yang melaksanakan program dan kegiatan yang bersifat strategis, taktikal dan operasional riset di berbagai bidang kelautan dan perikanan, salah satunya adalah Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan. Dalam berbagai kesempatan, beberapa isu strategis yang menjadi fokus dan arahan pimpinan diantaranya yaitu: 1. Hasil kajian dan riset dari BRSDM KP sebagai dasar pengambilan
keputusan (science based decision).
2. Dukungan riset terhadap pencapaian indikator kinerja utama (IKU) KKP, misalnya
early warning system untuk pencapaian Produk Domestik Bruto (PDB) perikanan,
keterkaitan IKU produksi perikanan, konsumsi ikan dan ekspor-impor (capaian dan target s.d. 2025).
3. Sinergitas unit riset pada BRSDM dengan tugas dan fungsi unit kerja eselon I KKP (BRSDM KP berperan sebagai in house consultant).
4. Hasil-hasil riset dapat dimanfaatkan langsung oleh masyarakat kelautan dan perikanan untuk peningkatan kesejahteraan.
2
LRMPHP dibentuk dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 10/PERMEN-KP/2017. Sebagai unit pelaksana teknis, LRMPHP berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan (BRSDM KP). Mengingat jarak dan rentang kendali, maka Kepala BRSDM KP menerbitkan Keputusan Kepala BRSDM KP Nomor 20/KEP-BRSDM/2017 tentang Satuan Kerja Pembina Administrasi dan Teknis Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan. Berdasarkan ketentuan pada keputusan ini, LRMPHP berada di bawah pembinaan Pusat Riset Perikanan, dimana struktur organisasi Pusat Riset Perikanan berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/PERMEN-KP/2017 disajikan pada Gambar 1 berikut.
Gambar 1. Struktur organisasi Pusat Riset Perikanan
Berdasar ketentuan yang tercantum pada pasal 2 dan 3 Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 10/PERMEN-KP/2017, LRMPHP mempunyai tugas melaksanakan riset mekanisasi pengolahan hasil perikanan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, LRMPHP menyelenggarakan fungsi:
3
pelaksanaan penelitian mekanisasi pengolahan hasil perikanan di bidang uji coba dan peningkatan skala teknologi pengolahan, serta rancang bangun alat dan mesin untuk peningkatan efisiensi penanganan dan pengolahan hasil perikanan;
pengembangan teknologi mekanisasi pengolahan hasil perikanan;
pelayanan teknis, jasa, informasi, komunikasi, dan kerja sama riset mekanisasi pengolahan hasil perikanan;
pengelolaan prasarana dan sarana riset; dan pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas, LRMPHP mempunyai struktur organisasi yang terdiri dari kepala, petugas tata usaha dan kelompok jabatan fungsional. Struktur organisasi LRMPHP disajikan pada Gambar 2 berikut.
Gambar 2. Struktur organisasi LRMPHP
Untuk mempermudah pengelolaan organisasi, maka dibentuk kelompok kegiatan sebagai pengejawantahan struktur organisasi LRMPHP tersebut di atas, berupa
kelompok kegiatan manajerial: tata usaha, tata operasional, dan pelayanan teknis,
4
dengan riset di bidang mekanisasi pengolahan hasil perikanan sebagai kegiatan inti (core business) dan kegiatan manajerial sebagai pendukung.
Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan urusan kepegawaian, tata laksana, keuangan, persuratan, kearsipan, rumah tangga, dan perlengkapan; Tata Operasional mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana program dan anggaran, pemantauan, evaluasi, dan laporan; sedangkan Pelayanan Teknis mempunyai tugas melakukan pelayanan teknis, jasa, informasi, komunikasi, diseminasi, publikasi, kerja sama, dan pengelolaan perpustakaan.
B. Area Proyek Perubahan
Sebagai langkah awal pelaksanaan proyek perubahan dilakukan identifikasi secara menyeluruh terhadap kegiatan yang terdapat pada LRMPHP. Berdasarkan isu strategis serta tugas dan fungsi sebagaimana telah diuraikan di atas, serta hasil diskusi dan pengamatan ditemukan bahwa area yang bermasalah adalah terkait dengan penyampaian hasil-hasil riset dari LRMPHP kepada para pengguna. Setidaknya terdapat 3 (tiga) permasalahan yang teridentifikasi dan perlu mendapatkan perhatian, yaitu:
1. Informasi perkembangan kegiatan di LRMPHP belum dapat diakses secara
realtime dan online.
2. Belum optimalnya publikasi informasi peralatan dan teknologi hasil riset LRMPHP.
3. Belum optimalnya proses pengumpulan laporan dari penanggungjawab kegiatan untuk penyusunan laporan tingkat satuan kerja.
Beberapa faktor yang menjadi penyebab terjadinya permasalahan tersebut terfokus pada ide, kreatifitas dan kinerja dari masing-masing penanggungjawab/koordinator kegiatan, serta belum tersedianya sistem yang lebih mudah untuk diaplikasikan. Inovasi dan solusi yang dipilih untuk menyelesaikan permasalahan tersebut berupa peningkatan kapasitas sumber daya manusia, penyediaan sarana dan prasarana serta penyediaan aplikasi data yang terpusat.
5
masing-masing komponen USG. Permasalahan dengan total penilaian USG yang terbesar merupakan area yang diprioritaskan sebagai proyek perubahan.
Tabel 1. Analisis tapisan permasalahan menggunakan metode USG
No Permasalahan
Penilaian analisis
tapisan Total nilai Peringkat U S G
1 Informasi perkembangan kegiatan di LRMPHP belum dapat diakses secara
realtime dan online. 5 4 3 12 3 2 Belum optimalnya publikasi informasi
peralatan dan teknologi hasil riset
LRMPHP 5 5 5 15 1
3 Belum optimalnya proses pengumpulan laporan dari penanggungjawab kegiatan untuk pembuatan laporan tingkat satuan kerja.
5 4 4 13 2
Ket:
SKOR KRITERIA
5 Sangat Penting, Sangat Serius dan Sangat Berdampak 4 Penting, Serius dan Berdampak
3 Cukup
2 Kurang Penting, Kurang Serius dan Kurang Berdampak 1 Tidak Penting, Tidak Serius dan Tidak Berdampak
Berdasarkan tapisan yang dilakukan dengan menggunakan metode analisis USG sebagaimana disajikan pada tabel di atas, maka permasalahan yang diputuskan menjadi area perubahan untuk diselesaikan adalah "belum optimalnya publikasi informasi peralatan dan teknologi hasil riset LRMPHP". Untuk menyelesaikan permasalah tersebut, solusi proyek perubahan yang dapat dilakukan yaitu berupa "Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna".
C. Ruang Lingkup
6
1. Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif berdasarkan pada kompetensi dan area kerja,
2. Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan,
3. Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan sebagai acuan, 4. Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi sistem
informasi knowledge management system (SI KMS),
5. Perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server dan sistem, serta perekaman data,
6. Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders, 7. Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada pengguna, 8. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan.
Ruang lingkup area perubahan untuk jangka menengah terdiri dari: pemutakhiran aplikasi; koordinasi dengan Pusat Data Informasi dan Statistik KKP untuk integrasi alamat domain; pengintegrasian aplikasi dengan menggunakan alamat resmi berdomain kkp.go.id; sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders dan customers (pengguna); dan penyusunan laporan pelaksanaan proyek perubahan jangka menengah. Sedangkan ruang lingkup area perubahan untuk jangka panjang terdiri dari: pemutakhiran aplikasi; koordinasi dengan pengembang aplikasi untuk pembuatan aplikasi berbasis telepon cerdas (smartphone); sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders
dan customers (pengguna); dan penyusunan laporan pelaksanaan proyek perubahan jangka panjang.
D. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah tujuan jangka pendek (2 bulan) yaitu
1. tersedianya tim kerja efektif dalam pengelolaan Sistem Informasi
Knowledge Management System peralatan dan teknologi terstandar
7
3. tersedianya Sistem Informasi Knowledge Management System
peralatan dan teknologi terstandar berbasis web tujuan jangka menengah (1 tahun) yaitu
1. tersedianya Sistem Informasi Knowledge Management System
peralatan dan teknologi terstandar berbasis web yang telah di-upgrade dan rutin diperbarui
2. Sistem Informasi Knowledge Management System dengan menggunakan alamat/domain resmi kkp.go.id.
tujuan jangka panjang (> 1 tahun) yaitu tersedianya modifikasi aplikasi berbasiskan telepon cerdas (smartphone).
1. tersedianya Sistem Informasi Knowledge Management System
peralatan dan teknologi terstandar berbasis web yang telah di-upgrade dan rutin diperbarui
2. tersedianya Sistem Informasi Knowledge Management System
peralatan dan teknologi terstandar berbasis telepon cerdas (smartphone)
E. Manfaat
Manfaat yang akan didapatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah sebagai berikut
1. memberikan kemudahan dan kecepatan akses pengguna terhadap hasil-hasil riset LRMPHP dalam bentuk Sistem Informasi Knowledge Management System peralatan dan teknologi yang terstandar.
2. memberikan cakupan akses kepada pengguna yang lebih luas.
F. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan pada akhir pelaksanaan proyek, ditandai dengan:
1. Tersedianya tim kerja efektif dalam pengelolaan aplikasi, 2. Tersedianya data peralatan dan teknologi yang terstandar,
3. Tersedianya aplikasi Sistem Informasi Knowledge Management System
8
Faktor kunci keberhasilan dalam pencapaian tersebut sangat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu:
1. Adanya dukungan dan komitmen pimpinan, tim kerja bersama
stakeholders dalam melaksanakan proyek perubahan,
9
II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Roadmap/Milestones Proyek Perubahan
Tahapan (milestones) merupakan suatu langkah yang akan dilakukan dalam suatu proyek perubahan yang dapat diukur capaian dari setiap tahapan sebagai wujud dari pelaksanaan proyek perubahan tersebut. Secara keseluruhan, tahapan dalam proyek perubahan ini dibagi atas 3 pentahapan yaitu: tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Namun demikian, mengingat alokasi waktu yang tersedia untuk pelaksanaan Breakthrough II pada pelaksanaan diklatPIM IV, poin-poin pembahasan akan mengacu kepada
milestone jangka pendek, sebagaimana disajikan pada tabel berikut.
Tabel 2. Pentahapan jangka pendek (2 bulan)
No Tahap Kegiatan Output Target Pelaksanaan
1 Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif SK Tim Proyek Perubahan Pekan pertama April 2018 3 April 2018
2
Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan
3 Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan sebagai acuan
4 Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi server dan sistem, serta
perekaman data
6 Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada
stakeholders
10
No Tahap Kegiatan Output Target Pelaksanaan
8 Penyusunan laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan
Laporan hasil
B. Stakeholders Proyek Perubahan
1. Jenis Stakeholders
Jenis stakeholders yang ada dan berkaitan dengan pelaksanaan proyek perubahan ini adalah:
a. Stakeholders primer, yaitu orang atau kelompok yang langsung mempengaruhi dan dipengaruhi oleh proyek perubahan, antara lain:
Kepala Pusat Riset Perikanan
Kepala Bidang Riset Pemulihan Sumber Daya dan Teknologi Alat dan Mesin Perikanan (mentor/Project Sponsor)
Coach
Koordinator Pelayanan Teknis LRMPHP Koordinator Tata Operasional LRMPHP Koordinator Tata Usaha LRMPHP
Kakelti dan koordinator riset & laboratorium lingkup LRMPHP Peneliti dan teknisi LRMPHP
Staf LRMPHP
Penyedia jasa aplikasi
b. Stakeholders sekunder, yaitu orang atau kelompok yang tidak langsung mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek perubahan, antara lain:
Kepala Bidang Riset Perikanan Budidaya pada Pusat Riset Perikanan
Kepala Bidang Riset Perikanan Tangkap pada Pusat Riset Perikanan Kepala Bagian Tata Usaha pada Pusat Riset Perikanan
Pelaku usaha kelautan dan perikanan Dinas Perikanan pada pemerintah daerah Ditjen teknis di pemerintah pusat
11
c. Stakeholders utama, yaitu orang atau kelompok yang memiliki pengaruh baik positif atau negatif terhadap proyek perubahan, antara lain:
Kepala Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan
Sekretaris Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan
2. Peranan Stakeholders
Berdasarkan jenis stakeholders yang teridentifikasi, memiliki peran terhadap pelaksanaan proyek perubahan sehingga tujuan dari proyek perubahan dapat terwujud sesuai dengan yang diharapkan. Adapun peran, hubungan kerja dan pengaruh dari setiap stakeholders diuraikan dalam tabel berikut ini.
Tabel 3. Peran, hubungan kerja dan pengaruh stakeholders
No Stakeholders Nama Peranan Dukungan Pengaruh/ Hubungan Kerja 1 Kepala BRSDM
KP Kebijakan Motivasi, anggaran Kuat/Rendah 2 Sekretaris
BRSDM KP Kebijakan Motivasi, anggaran Kuat/Rendah 3 Kepala Pusat
Riset Perikanan Koordinasi pelaksanaan kebijakan, program dan anggaran
12
No Stakeholders Nama Peranan Dukungan Pengaruh/ Hubungan Kerja
operasional Pelaksanaan kegiatan Kuat/Kuat 9 Staf LRMPHP Implementasi
operasional Pelaksanaan kegiatan Kuat/Kuat 10 Pelaku usaha Penerima manfaat
produk Masukan berupa kiritk dan saran
produk Masukan berupa kiritk dan saran
produk Masukan berupa kiritk dan saran
produk Masukan berupa kiritk dan saran
Rendah/ Rendah 14 Penyuluh Penerima manfaat
produk Masukan berupa kiritk dan saran
Rendah/ Rendah 15 Penyedia
aplikasi Membuat aplikasi Aplikasi Kuat/Kuat
3. Analisa Pengaruh dan Kepentingan Stakeholders
13
Gambar 3. Kuadran pengaruh (influence) dan ketertarikan (interest) stakeholder
pada proyek perubahan
Berdasarkan pada gambar di atas, maka selanjutnya dapat menentukan dalam mengambil langkah-langkah strategi untuk mempengaruhi stakeholder
tersebut untuk mendukung secara penuh proyek perubahan yang akan dilakukan sehingga terlaksana dengan baik. Adapun langkah-langkah yang akan dilaksanakan yaitu:
2. Sekretaris BRSDM KP 3. Kabid Riset Perikanan Budidaya
4. Kabid Riset Perikanan Tangkap
14
a. Stakeholders dengan katagori Promoters, maka langkah yang akan dilakukan yaitu memberikan pemahaman secara mendalam tentang substansi yang akan dilakukan dalam proyek perubahan, memberikan keluasaan dalam memberikan masukan untuk perbaikan pelaksanaan, akses informasi/data yang dibutuhkan, melibatkan secara penuh terhadap pelaksanaan proyek perubahan, mencarikan dan memberikan kesempatan dalam peningkatan kompetensi, menghargai dan memberikan akses seluas-luasnya dalam proyek perubahan ini;
b. Stakeholders dengan katagori Latents, harus dilakukan pendekatan secara personal dengan cara melalui dialog terkait dengan pentingnya proyek perubahan ini guna menunjang eksistensi organisasi terhadap kebijakan saat ini, serta memberikan keyakinan bahwa dengan adanya proyek perubahan ini akan memberikan manfaat positif terhadap budaya kerja organisasi yang akan memberikan dampak peningkatan kinerja organisasi; c. Stakeholders dengan katagori Defenders, akan dilakukan dengan memberikan pengertian tentang maksud dan tujuan proyek perubahan guna kepentingan bersama, memberikan motivasi dan penghargaan, serta menunjukkan bahwa kesuksesan proyek perubahan ini tidak akan berhasil tanpa peran aktif dari mereka;
d. Untuk stakeholders yang dikatagorikan Apathetics dalam proyek perubahan ini tidak ditemukan, namun jika suatu saat akan terjadi
stakeholders seperti ini akan dilakukan pendekatan secara instensif dan menjelaskan pentingya proyek perubahan ini untuk dilaksanakan guna perbaikan kinerja organisasi yang memberikan dampak positif terhadap personal yang ada dalam organisasi.
C. Strategi Komunikasi
Komunikasi didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapatan, perasaan, memberikan berita atau informasi kepada orang atau pihak lain. Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja. Bila komunikasi berjalan efektif maka arus informasi dalam dinamika kerja akan berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan.
15
stakeholders baik primer maupun sekunder akan berpengaruh langsung dan tidak langsung dalam mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan. Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Project Leader antara lain:
1. Strategi Komunikasi dengan Mentor/atasan langsung
Peran Mentor/atasan langsung dalam pelaksanaan proyek perubahan sangat besar. Mentor berperan dalam memberikan arahan/supervisi, serta membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi selama implementasi proyek perubahan. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui konsultasi dan diskusi dengan Mentor, baik melalui telepon maupun pesan singkat.
2. Strategi Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara
Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara selama Laboratorium Kepemimpinan dilakukan untuk melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek perubahan. Komunikasi dilakukan untuk menyampaikan perkembangan pelaksanaan proyek perubahan kepada Coach, serta untuk menerima saran/masukan maupun melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan. Komunikasi dilakukan melalui group Whatsapp yang dibuat untuk media komunikasi antara peserta diklat yang menjadi bimbingan dengan Coach. 3. Strategi Komunikasi dengan Co-Project Leader
Dalam membantu Project Leader mengkoordinir dan mengarahkan pelaksanaan proyek perubahan, komunikasi dengan Co-Project Leader lebih banyak dilakukan secara informal untuk membahas perkembangan pelaksanaan proyek perubahan.
4. Strategi Komunikasi dengan Tim Kerja
Keberhasilan proyek perubahan tidak terlepas dari peran dan bantuan dari tim kerja. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui pertemuan-pertemuan baik secara formal maupun non formal. Pendekatan lainnya adalah dengan bentuk memberikan pemahaman akan pentingnya proyek perubahan yang akan dilaksanakan sehingga tim kerja merasa bahwa proyek perubahan tersebut merupakan bagian dari diri mereka sendiri sehingga merasa memiliki.
5. Strategi Komunikasi dengan stakeholder lainnya
16
III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian Proyek Perubahan
Pelaksanaan proyek perubahan bertema “Penyediaan Sistem Informasi
Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna”, sesuai dengan milestone dibagi dalam 8 (delapan) tahapan, meliputi:
(1) Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif berdasarkan pada kompetensi dan area kerja;
(2) Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan;
(3) Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan sebagai acuan;
(4) Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi sistem informasi
knowledge management system;
(5) Perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server dan sistem, serta perekaman data;
(6) Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders; (7) Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada pengguna; dan (8) Penyusunan laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan.
Capaian pelaksanaan proyek perubahan per tahapan selengkapnya, sebagai berikut:
1. Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif berdasarkan pada kompetensi dan area kerja
17
Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna. Hal ini dilakukan mengingat adanya perubahan tema pada saat paparan rancangan proyek perubahan yang dihadiri oleh project leader, project sponsor (mentor),
coach dan penguji.
Sebelumnya, pada saat diluncurkannya ide proyek perubahan ini dalam tahapan breakthrough I tema yang diangkat yaitu penyediaan basis data, yang kemudian mengalami perubahan dan perkembangan menjadi penyediaan
Knowledge Management System (KMS). Tema lengkap dari proyek perubahan ini yaitu Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna.
Gambar 4. Rapat Pembahasan Tim Proyek Perubahan
Selanjutnya, diterbitkan Keputusan Kepala Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Nomor: 12 / BRSDM / LRMPHP / OT.200 / IV / 2018 Tentang Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan Pada Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Dalam Rangka Penyediaan Sistem Informasi
18
2. Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan
Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan; dilakukan melalui 2 (dua) metode. Yang pertama yaitu dengan cara penugasan, yaitu dengan menerbitkan surat tugas dari Kepala LRMPHP Nomor 203/BRSDM/LRMPHP/TU.421/IV/2018 tertanggal 10 April 2018 kepada
Tri Nugroho Widianto, M.Si - Koordinator Pelayanan Teknis Wahyu Tri Handoyo, ST - Staf Pelayanan Teknis
Arif Rahman Hakim, M.Eng - Koordinator Riset
untuk melaksanakan pengumpulan dan validasi dokumen data dan informasi peralatan dan teknologi LRMPHP guna keperluan perancangan knowledge management system LRMPHP.
Surat tugas ini kemudian ditindaklanjuti dengan pertemuan pada tanggal 11 April 2018 untuk membahas proses pelaksanaan pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi yang telah dihasilkan oleh Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan (Gambar 5). Pertemuan ini dihadiri oleh
Luthfi Assadad (Project Leader)
Tri Nugroho Widianto (Co Project Leader, Koordinator Pelayanan Teknis) Arif Rahman Hakim (Koordinator Riset)
Wahyu Tri Handoyo (Staf Pelayanan Teknis)
19
Gambar 5. Dokumentasi pelaksanaan rapat
Gambar 6. Bahan-bahan – data & informasi untuk pembuatan KMS
20
3. Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan sebagai acuan
Milestone kedua berupa kompilasi pengumpulan Data dan Informasi Peralatan dan Teknologi yang telah dihasilkan oleh Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan kemudian ditindaklanjuti dengan penyusunan dan penetapan standar yang akan digunakan sebagai acuan untuk sistem informasi.
Penyusunan dan penetapan standar dilakukan melalui pembahasan dengan koordinator Pelayanan Teknis yang juga merupakan Co-Project Leader pada tanggal 17 April 2018. Hasil pembahasan, yaitu
Standar yang bisa digunakan sebagai acuan yaitu TKT (Tingkat
Kematangan Teknologi), yang juga dikenal sebagai teknometer Referensi
https://id.wikipedia.org/wiki/Tahap_kesiapan_teknologi http://tkt.ristekdikti.go.id/sa/login
Namun demikian, penggunaaan dan penerapan TKT ini memerlukan waktu yang cukup lama, panel/ahli serta diskusi yang mendalam. Diperlukan beberapa tahapan Focus Group Discussion untuk penetapan standar.
Sehingga, untuk jangka pendek perlu dicarikan alternatif solusi standar. Misalnya menggunakan standar :
- alat mesin (alsin) sudah diuji coba di laboratorium/workshop - alsin sudah diuji coba di pelaku usaha KP
- alsin sudah dipublikasikan dalam bentuk KTI - alsin sudah diusulkan paten
dan lain-lain.
Sehingga, acuan yang ditetapkan menggunakan bintang (1 s.d. 5) dengan keterangan sebagai berikut:
Bintang 1: prototipe alsin telah selesai dirancangbangun Bintang 2: prototipe alsin telah diuji di laboratorium/workshop
Bintang 3: prototipe alsin telah dipublikasikan dalam bentuk karya tulis ilmiah (artikel di jurnal, prosiding, usulan paten, rekomendasi teknologi) Bintang 4: prototipe alsin telah diuji terbatas pada 1 (satu) pelaku usaha Bintang 5: prototipe alsin telah diuji dalam skala luas
21
4. Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi sistem informasi knowledge management system
Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi sistem informasi
knowledge management system (SI KMS) dilaksanakan oleh tim administrasi dan penyiapan sarpras dan tim implementasi pada tanggal 18-20 April 2018. Pada
milestone ini, dilaksanakan dua kegiatan yaitu identifikasi prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi, dan penyiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi SI KMS. Berdasarkan hasil diskusi, maka
a. Identifikasi prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi
1. item yang diperlukan meliputi: domain (alamat), hosting (server), aplikasi KMS, dan theme (template/layout KMS)
2. Untuk perangkat lain yang diperlukan yaitu: akses internet dan desktop atau laptop untuk merancang, membuat, membangun dan melakukan penginputan konten.
b. Penyiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi
Penyiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi dapat ditabulasikan dalam tabel 4, sedangkan bukti pemesanan domain dan hosting disajikan pada Gambar 7.
Tabel 4. Prasarana dan Sarana yang diperlukan No Prasarana dan
Sarana yang diperlukan
Ketersediaan Ket
1 Domain MekanisasiKP.ID Per tanggal
19 April 2018
2 Hosting 1 GB, rumahweb.com
3 Aplikasi KMS Wordpress.org Untuk
instalasi
4 Template MyWIKI
http://fasterthemes.com/wordpress-themes/mywiki
22
Gambar 7. Bukti pemesanan domain dan hosting
23
5. Perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server dan sistem, serta perekaman data
Milestone yang kelima yaitu perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server dan sistem, serta perekaman data; yang dilaksanakan dalam dua fase waktu yaitu:
perancangan dan pembangunan Sistem Informasi Knowledge
Management System (SI KMS), instalasi server dan sistem, dengan output berupa SI KMS online yang dilaksanakan pada tanggal 20-24 April 2018, dan
perekaman data, dengan output berupa dokumentasi implementasi SI KMS yang dilaksanakan pada tanggal 24 April – 10 Mei 2018.
Pada milestone ini, aplikasi SI KMS yang dibangun diberi nama Semar MekanisasiKP, dengan alamat online yaitu https://semar.mekanisasikp.id.
Menurut versi pewayangan, Semar merupakan tokoh punakawan yang melambangkan kebijaksanaan. Semar juga merupakan salah satu nama lokal untuk ikan yang memiliki nama latin Kurtus indicus. SI KMS ini menggunakan nama Semar sebagai akronim dari Sistem Informasi Manajemen Pengetahuan Terstandar.
Semar MekanisasiKP dibuat dengan menggunakan mesin wordpress dan template MyWiki, terdiri dari halaman statis dan halaman dinamis. Halaman statis berupa: frontpage, FAQ dan kontak; sedangkan halaman dinamis berupa konten yang dapat dimutakhirkan setiap saat dan dikelompokkan menjadi beberapa kategori/fitur, yaitu
• Peralatan terstandar • Rekomendasi teknologi • Paten
• Publikasi Ilmiah • Agenda riset • Tenaga ahli • Produk hukum • dan Info terkini
24
Gambar 8. Penyiapan logo Semar MekanisasiKP
Gambar 9. Tampilan Semar MekanisasiKP
25
6. Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders
Milestone yang keenam yaitu sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada stakeholders. Pada tahapan ini dilakukan sosialisasi kepada internal LRMPHP (pegawai LRMPHP) melalui pertemuan formal yang diselenggarakan pada tanggal 11 Mei 2018 (Gambar 10).
Gambar 10. Sosialisasi Semar MekanisasiKP kepada pegawai LRMPHP
Disamping itu, sehubungan dengan telah dibuatnya APK android Semar MekanisasiKP [sehingga SI KMS Semar MekanisasiKP dapat diakses melalui
smartphone berbasis android, baik melalui browser maupun APK yang telah diinstall terlabih dahulu], dilakukan sosialisasi/pengenalan APK android Semar MekanisasiKP melalui group WA LRMPHP pada tanggal 13 Mei 2018 (Gambar 11, Gambar 12 dan Gambar 13).
26
27
Gambar 13. Screenshoot video panduan instalasi
28
29
7. Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada pengguna
Milestone ketujuh yaitu sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada pengguna. Kegiatan sosialisasi dilakukan dalam beberapa kegiatan, yaitu
• Sosialisasi Semar MekanisasiKP kepada kepala satker lingkup Pusriskan
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 4 Mei 2018 (di sela-sela agenda orasi pengukuhan Profesor Riset), dengan data dukung berupa surat pernyataan dukungan (secara lengkap disajikan pada Lampiran 7 – halaman 106).
• Sosialisasi Semar MekanisasiKP melalui akun facebook
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 7 Mei 2018, dengan data dukung berupa screenshoot pelaksanaan sosialisasi (secara lengkap disajikan pada Lampiran 7 – halaman 107)
• Sosialisasi Semar MekanisasiKP melalui media sosial resmi LRMPHP (twitter @MekanisasiKP)
30
Gambar 15. Dukungan pengelola / admin twitter Inspektorat III KKP
• Sosialisasi Semar MekanisasiKP kepada pengguna eksternal (15 Mei 2018)
Sehubungan dengan implementasi Knowledge Management System pada Satker LRMPHP, telah diselenggarakan kegiatan Sosialisasi Hasil-Hasil Riset LRMPHP melalui Knowledge Management System SEMAR MekanisasiKP pada hari Selasa tanggal 15 Mei 2018 di Aula LRMPHP. Kegiatan tersebut dibuka oleh Kepala Puriskan yang diwakili oleh Budi Nugraha, M.Si. selaku Kabid Riset Pemulihan Sumberdaya & Teknologi Alat dan Mesin Perikanan dan dihadiri peserta dari Dinas Kelautan dan Perikanan DIY, Dinas Pertanian Pangan Kelautan dan Perikanan Bantul, Stasiun KIPM Yogyakarta, SMK N 1 Sanden Bantul (SMK Kelautan dan Perikanan Bantul), Penyuluh Perikanan dan Penyuluh Perikanan Bantu kabupaten Bantul, FixTx Ind (dh UMG Myanmar, perusahaan startup teknologi agro kompleks), perwakilan Kecamatan Jetis.
Dokumentasi sosialisasi disajikan pada Gambar 16, sedangkan reportase pelaksanaan kegiatan dipublikasikan melalui beberapa akun media sosial portal MekanisasiKP (Gambar 17 dan Gambar 18) dengan alamat:
31
Disamping itu, reportase pelaksanaan kegiatan juga disampaikan melalui resume kegiatan tiap eselon I yang dilaporkan kepada Ibu Menteri Kelautan dan Perikanan (Gambar 19).
Pada kegiatan ini juga diperoleh surat pernyataan dukungan dan peserta yang hadir sebagai perwakilan dari berbagai stakeholders eksternal (Gambar 20), dan juga masukan, saran dan kritik dalam bentuk formulir sumbangsih saran, masukan dan kritik (Lampiran 7 – halaman 130-151). Seluruh bukti-bukti pelaksanaan kegiatan secara lengkap disajikan pada Lampiran 7 (halaman 112-151).
32
Gambar 17. Dokumentasi sosialisasi 15 Mei 2018 di media social
33
Gambar 19. Reportase sosialisasi 15 Mei 2018 yang disampaikan kepada Menteri Kelautan dan Perikanan
34
8. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan.
Penyusunan laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan dilakukan secara bertahap mulai tanggal 10-27 Mei 2018. Tahapan pertama yaitu penyusunan template laporan berdasarkan arahan yang disampaikan coach pada saat sesi kelas pada On Campus tahap 2. Penyusunan template ini dilakukan untuk memudahkan pada saat nantinya dilakukan kompilasi konten, serta penarikan style dan heading untuk keperluan perunutan dan pembuatan daftar isi. Tahapan kedua yaitu pembuatan dan pengisian Formulir Kegiatan Peserta DiklatPIM IV Pada Tahap Laboratorium Kepemimpinan, disertai dengan pengumpulan data dukung/bukti-buktinya. Disamping mengisi formulir kegiatan (yang ditandatangani oleh peserta diklat dan diparaf oleh mentor), dilakukan juga penyampaian pelaksanaan kegiatan secara berkala kepada coach melalui group WA.
35
B. Capaian Lain (non Milestones Jangka Pendek)
1. Penambahan fitur berupa Paten, Publikasi Ilmiah, Agenda Riset, Tenaga Ahli, Produk Hukum, dan Info Terkini
Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, Semar MekanisasiKP dibuat dengan menggunakan mesin wordpress dan template MyWiki, terdiri dari halaman statis dan halaman dinamis. Halaman statis berupa: frontpage, FAQ dan kontak; sedangkan halaman dinamis berupa konten yang dapat dimutakhirkan setiap saat dan dikelompokkan menjadi beberapa kategori/fitur, yaitu
• Peralatan terstandar • Rekomendasi teknologi • Paten
• Publikasi Ilmiah • Agenda riset • Tenaga ahli • Produk hukum • dan Info terkini
Penambahan fitur-fitur ini untuk mendukung 2 (dua) fitur utama yang ditonjolkan pada proyek perubahan. Data-data terkait peralatan terstandar dan rekomendasi teknologi memerlukan data dukung serta terkait dengan fitur tambahan ini; baik berupa paten dan publikasi yang terkait, judul dan tahun pelaksanaan riset, tenaga ahli (peneliti dan teknisi) yang terlibat, dan lain sebagainya. Harapannya antar konten dalam berbagai fitur atau kategori tersebut dapat saling “memanggil” sehingga pengguna akan semakin betah mengunjungi Semar MekanisasiKP.
2. Penyediaan kanal tambahan untuk mengakses Semar MekanisasiKP berupa APK android
Penyediaan APK android ini sebenarnya merupakan kegiatan yang direncanakan akan dilaksanakan pada tahapan jangka panjang. Namun demikian, dikarenakan adanya keterbaruan informasi, update dan kemudahan teknologi, maka telah dibuat sebuah APK android untuk mengakses Semar MekanisasiKP.
36
Pengguna/peserta sosialisasi menjadi lebih antusias menggunakan dan mengakses Semar MekanisasiKP.
Sehingga secara keseluruhan meningkatkan nilai tambah SI KMS Semar MekanisasiKP ini.
C. Kendala Internal dan Eksternal
Kendala baik internal maupun eksternal dalam penerapan sistem baru berpotensi menghambat pelaksanaan dan tercapainya tujuan proyek perubahan. Beberapa kendala internal yang harus diantisipasi meliputi:
1. Keterbatasan sarana pendukung
2. Ketersediaan sumber daya manusia dalam pengimplementasian proyek perubahan, baik untuk level admin maupun operator; termasuk di dalamnya komitmen tim kerja dalam melaksanakan, memonitoring, mengevaluasi dan menindaklanjuti proyek perubahan.
3. Tempat penyimpanan daya dan informasi digital 4. Data terstandar dan bukti fisik lapangan
Sedangkan kendala eksternal yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini adalah kesiapan pihak eksternal dalam menyediakan prasarana dan sarana, serta kesiapan pengguna untuk menggunakan sesuatu hal yang baru.
D. Strategi Mengatasi Kendala
Dalam rangka upaya untuk mengatasi kendala yang timbul pada pelaksanaan proyek perubahan, beberapa penghambat perubahan telah didiagnosa pada saat perancangan proyek perubahan, berikut dengan intervensi dan strategi yang ditempuh untuk menyelesaikannya, sebagaimana tabel berikut.
Tabel 5. Penghambat Pelaksanaan Proyek Perubahan
Faktor Penghambat Intervensi Strategi Kegiatan Keterbatasan sarana
pendukung Usulan pengadaan sarana
kualitas SDM Melakukan bimbingan kepada staf
37
bukti fisik lapangan Penugasan kepada penanggung
38
IV. PENUTUP
A. Kesimpulan
Proyek perubahan berjudul “Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-hasil Riset Kepada Pengguna” telah dilaksanakan pada Laboratorium Kepemimpinan yang berlangsung pada bulan April-Mei 2018. Proyek perubahan ini dilaksanakan oleh tim yang berada dan di bawah tanggung jawab Kepala Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan selaku Project Leader pada DiklatPIM IV angkatan XXIX Tahun 2018.
Berdasarkan parameter area perubahan, ruang lingkup perubahan, kriteria keberhasilan dan pentahapan yang dilakukan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Telah dibuat tim kerja efektif dalam pengelolaan Semar MekanisasiKP (Keputusan Kepala Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Nomor: 12 / BRSDM / LRMPHP / OT.200 / IV / 2018 Tentang Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan Pada Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan Dalam Rangka Penyediaan Sistem Informasi Knowledge Management System Peralatan Dan Teknologi Pengolahan Hasil Perikanan Terstandar Sebagai Prasarana Optimalisasi Penyampaian Hasil-Hasil Riset Kepada Pengguna).
2. Tersedia data peralatan dan teknologi terstandar dalam bentuk penyimpanan soft file di manajerial LRMPHP.
3. Telah dirancang dan dibangun Sistem Informasi Knowledge Management System (SI KMS) peralatan dan teknologi yang terstandar berbasis web, yang beralamat di https://semar.mekanisasikp.id, diluncurkan pertama kali pada tanggal 25 April 2018. SI KMS ini telah diperkenalkan dan disosialisasikan baik kepada stakeholders internal/eksternal maupun pengguna, serta mendapatkan pernyataan dukungan. SI KMS ini online (24/7), dengan total pengunjung 279 visits (per hari ini).
39
5. Semar MekanisasiKP dapat diakses melalui APK android yang sebenarnya merupakan rencana kegiatan pada pentahapan jangka panjang.
B. Rekomendasi
Dari uraian yang telah disajikan dari awal sampai dengan akhir, maka rekomendasi yang diusulkan yaitu
peningkatan komitmen semua level pegawai di LRMPHP untuk berpartisipasi memutakhirkan sistem informasi Knowledge Managament System Semar MekanisasiKP.
40
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan.
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 10/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan.
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 14/PERMEN-KP/2014 tentang Pengelolaan Aplikasi Sistem Informasi dan Penamaan Domain Kementerian Kelautan dan Perikanan
Keputusan Kepala Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan Nomor 20/KEP-BRSDM/2017 tentang Satuan Kerja Pembina Administrasi dan Teknis Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan.
41
LAMPIRAN
Lampiran berupa data dukung dan bukti pelaksanaan tahapan (milestones) proyek perubahan, untuk pentahapan/milestones:
Nomor Judul Milestone Hlm
Lampiran 1 Pembentukan tim kerja proyek perubahan yang efektif
berdasarkan pada kompetensi dan area kerja 42 Lampiran 2 Pengumpulan data dan informasi peralatan dan teknologi
hasil-hasil riset LRMPHP, stakeholders dan pengguna yang terlibat, dan perangkat yang dibutuhkan
56
Lampiran 3 Penyusunan dan penetapan standar yang digunakan
sebagai acuan 64
Lampiran 4 Persiapan prasarana dan sarana untuk pembuatan aplikasi
sistem informasi Knowledge Management System 69
Lampiran 5 Perancangan dan pembangunan aplikasi, instalasi server
dan sistem, serta perekaman data 80
Lampiran 6 Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada
stakeholders 89
Lampiran 7 Sosialisasi dan evaluasi penerapan aplikasi kepada
pengguna 104
