ANALISA PROSES BISNIS KONTEN TERSTRUKTUR DAN KONTEN
TIDAK TERSRUKTUR PADA AGEN BAJU BATIK PT. YUDHISTIRA
Tugas Kelompok Mata Kuliah E-Business Dosen: Ir. Erlangga Fausa, M.Cis
Oleh:
Moh. Subli (14917148)
Andik Susanto (14917106)
PROGRAM MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA
PASCASARJANA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
TUGAS
Analisis proses bisnis yang melibatkan konten terstruktur dan konten tidak tersruktur:
1. Deskripsi Kasus
2. Identifikasi Proses Bisnis dan Penggambaran
3. Identifikasi dan Hasil Analisis Konten Terstruktur Maupun Konten Tidak Terstruktur dan Berapa Persen (%) Masing-masingnya
4. Kesimpulan dan Saran
JAWABAN
Analisa Proses Bisnis pada Agen Baju Batik PT. Yudhistira.
1. Deskripsi Kasus
Agen adalah penyalur yang atas nama suatu perusahaan tertentu menjual barang dan jasa hasil produksi prusahaan tersebut di daerah tertentu. Didalam agen tidak akan dijumpai barang dan jasa yang bukan produksi perusahaan bersangkutan. Agen menjual barang dan jasa dengan harga yang ditentukan oleh produsen. Agen memperoleh komisi dari perusahaan yang sesuai dengan jumlah penjualan. Ada tiga jenis agen yang mewakili pelaku ekonomi yang berbeda, yaitu agen produsen, agen penjualan, dan agen pembelian.
Dengan kata lain AGEN adalah MENJUAL BARANG dari DISTRIBUTOR ke RETAIL, terkadang agen juga bisa bersifat sebagai perantara antara distributor dan retailer. Pendapatan agen adalah komisi penjualan dari distributor atau selisih harga jual dari harga retailer.
Permasalahan yang sering dihadapi dalam bisnis agen adalah bagaimana menentukan tingkat persediaan (stok) barang agar permintaan konsumen/retail bisa terpenuhi dengan biaya gudang yang tidak terlalu mahal. Hal ini selalu menjadi tujuan karena ketidakmampuan memberi solusi yang optimal, akan menghasilkan kerugian dalam usaha agen.
Pada kasus PT. Yudhistira misalnya, yang sebagai penyedia barang atau distributor baju batik untuk para agen yang akan mendistribusikan kepada konsumen/retail, yang dalam prosesnya masih belum terlalu memberi solusi optimal dikarenakan masih banyak konten-konten yang tidak terstruktur.
2. Identifikasi Proses Bisnis dan Penggambaran
1) Untuk menjadi anggota agen grosir baju batik Yudhistira, terlebih dahulu melakukan pendaftaran dengan cara mengisi formulir secara langsung dan via sms bila tidak bisa datang secara langsung
2) PT. Yudhistira akan menambahkan anggota baru ke dalam database dan mencetak kartu anggota baru
3) Setelah diterima menjadi anggota agen baru, agen tersebut bisa langsung melakukan pemesanan baju batik kepada Yudhistira
4) Baju batik yang di pesan akan di cek terlebih dahulu stoknya, jika stoknya tidak ada maka pemesanan baju batik akan di ulang dan jika stoknya ada lanjut ke pembayaran
5) Setelah pembayaran akan dilakukan packing pemesanan oleh distributor Yudhistira
6) Selanjutnya pemesanan baju batik dikirim dan konfirmasi pengiriman kepada agen
7) Pemesanan baju batik diterima oleh agen
8) Pemesanan di cek oleh agen, jika ada yang kurang/salah atau keliru dalam pengiriman maka akan di konfirmasi ke distributor dan akan mengulangi pengiriman, tetapi jika sudah benar barang yang diterima dengan yang di pesan, maka selanjutnya agen akan melakukan pemasaran ke konsumen.
9) Pemasaran dilakukan oleh agen lewat brosur/pamflet dan sms-sms. 10) Agen melakukan transaksi penjualan dengan konsumen/retail.
Tabel 1. Gambaran Proses Bisnis dengan Flowchart
Distributor (Yudhistira) Agen Konsumen (Retail)
Keterangan: Y = Jika Ya T = Jika Tidak
Start
Memasukkan Anggota Baru Pendaftaran Agen
Cek Stok
Y
Pemesanan Baju Batik
Cek Pemesanan T
Melakukan Pembayaran T
Packing Pemesanan
Pemesanan Dikirim Pemesanan Diterima
Melakukan Pemasaran Y
Melakukan Transaksi Penjualan
3. Identifikasi dan Hasil Analisis Konten
Berikut adalah analisis konten terstruktur dan konten tidak terstruktur yang terlibat dalam proses bisnis agen baju batik Yudhistira.
Tabel 2. Proses Bisnis Konten Terstruktur dan Konten Tidak Terstruktur
No. Proses Bisnis Konten Terstruktur Konten Tidak Terstruktur
1. Pendaftaran Agen Data anggota KTP/SIM 10. Melakukan Transaksi
Penjualan
Nota Penjualan
Dari analisis konten yang telah disebutkan pada tabel 1 diatas, hasil yang di dapat adalah terdapat konten-konten sebagai berikut:
a. Konten Terstruktur, terdiri dari:
Data anggota
Pesanan
Stok
Pembayaran
Pengiriman
b. Konten Tidak Terstruktur, terdiri dari:
KTP/SIM
Via SMS (Teks) / Pendaftaran Agen
Buku anggota
Via SMS (Teks) / Pemesanan
Catatan stok
Via SMS (Teks) / Konfirmasi Pemesanan
Via Telepon (Voice) / Konfirmasi Pemesanan
Struk Pembayaran (Transfer)
Nota Pembayaran (Cash)
Dari hasil analisis konten tersebut, diperkirakan presentase konten yang terstruktur adalah 23.8% dan konten yang tidak terstruktur adalah 76.2%.
4. Kesimpulan dan Saran
Dalam proses bisnis agen baju batik ini, masih banyak ditemukan konten-konten tidak terstruktur bila dibandingkan dengan konten-konten terstruktur, baik di dalam proses dengan penyedia barang atau distributor (Yudhistira) maupun dalam proses dengan konsumen/retail.
Rekomendasi untuk konten tidak terstruktur tersebut adalah baiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi untuk proses yang masih bersifat manual. Misalnya dalam proses pemesanan dan konfirmasi pemesanan yang masih dilakukan lewat sms atau telepone dan begitu juga dengan pencatatan stok yang dilakukan masih sering menggunanakan manual daripada terkomputerisasi. Ada baiknya semua pemesanan dan konfirmasi pemesanan dilakukan lewat komputerisasi (Web) dan semua catatan stok dimasukkan ke dalam database komputer agar memudahkan dalam proses pemesanan dan pencatatan stok, terutama untuk fitur tracking histori, pencarian stok, dan kontrol terhadap ketersediaan stok baju batik itu sendiri. Begitu juga dalam hal pemasaran dan penjualan oleh agen kepada konsumen/retail, bisa dilakukan lewat komputerisasi (web), selain melakukan penyebaran brosur, SMS dan transaksi langsung kepada konsumen/retail.
