Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi

Untuk Operator

2 | P P O 2 0 1 5 0 9

DAFTAR ISI

1. Login dan Halaman Ut ama ... 3

2. M enu ETKD St at is. ... 4

3. M enu M esin Absensi... 5

4. M enu Transaksi Hari Ini ... 6

5. M enu Jadwal Kerja... 7

a. M elihat dan M ember ikan jadwal kerja. ... 7

b. Input Jadwal kerja mingguan... 8

c. Input jadwal kerja per hari dan per pegawai... 9

d. Input st at us kehadiran. ... 10

e. Input st at us ket idakhadiran. ... 122

f. Hapus t ransaksi st at us kehad iran dan st at us ket idakhadiran. ... 144

6. M enu proses... 15

7. M enu Laporan ... 177

a. Laporan Transaksi ... 177

b. Laporan Kehadiran ... 18

c. Laporan Rekap it ulasi ... 18

8. Helpdesk... 21

a. Buat Tiket (Submit Tiket ) ... 21

3 | P P O 2 0 1 5 0 9

1.

Login dan Hal aman Ut ama

Aplikasi E-absensi ini dapat diakses melalui aplikasi bro wser sep ert i; M ozilla fir efox, Google

chrome, Int ernet Explorer dan aplikasi browser lainnya. Unt uk dapat mengakses pada ap likasi ini

operat or cukup unt uk menget ikkan alamat websit e sep ert i ini:

ht t p:/ / bkd.jakart a.go.id

set elah operat or mengakses alamat diat as maka akan t ampil halaman login sep ert i dibawah

ini.

M asukan kolom username d engan kode SKPD dan kolo m Password dengan password SKPD

yang bersangkut an. Set elah login berhasil dilakukan maka sepert i halaman dan beb erapa menu

4 | P P O 2 0 1 5 0 9

selanjut nya akan dijelaskan fungsi dan p enggunaan dari menu yang dit amp ilkan dar i aplikasi

E-ABSENSI ini

2.

Menu ETKD Statis.

Tampilan pada menu ini sebagai ber ikut :

Pada t ampilan diat as m enunjukan daft ar p egawai yang t erdaft ar pada SKPD t ersebut .

Navigat ion page (dilingkari) m erupakan t ools unt uk m elihat daft ar pegawai di page seb elum dan

selanjut nya, apabila jumlah karyawan t elah d it ampilkan semua maka Navigat ion page ini t idak

5 | P P O 2 0 1 5 0 9

3.

Menu Mesin Absensi.

Berikut t ampilan dari menu M esin Absensi

Pada menu ini dit amp ilkan daft ar mesin absensi yang t erpasang pada SKPD yang

bersangkut an. Dimana pada daft ar t ersebut t erdapat kolom-ko lom sebagai ber ikut :



No Serial, merupakan ket erangan dari serial nu mber mesin absensi.



ID Terminal, merupakan ket erangan dar i ID mesin yang t erdaft ar pada aplikasi E-ABSENSI

St at is.



Nama Alat , merupakan ket erangan dari nama m esin absensi (d iberi nama d engan nama

SKPD yang bersangkut an).



St at us, merupakan ket erangan dari st at us mesin absensi. Apabila m esin t ersebut

t erhubung dengan aplikasi E-Absensi maka st at us t ersebut akan t erlihat online dan

apabila t idak t erhu bung maka st at usnya akan t erlihat offline.



Akt ifit as t erakhir, merupakan ket erangan wakt u akt ifit as t erakh ir mesin absensi.



Alamat IP, merupakan ket erangan dari IP address mesin absensi.



Area, merupakan ket erangan dari SKPD m esin absen t ersebut digunakan.



User, merupakan ket erangan dari jum lah pegawai yang t erdaft ar pada mesin absen

t ersebut .



FP, merupakan ket erangan dari jumlah sidik jari yang t erdaft ar pada mesin absen

6 | P P O 2 0 1 5 0 9



Transaksi, m erupakan ket erangan dari jum lah t ransaksi absensi yang t ersimpan pada

mesin absensi ( bu kan jumlah t ransaksi yang t ersimpan pada dat abase E-Absensi).

Selain t erdapat daft ar dari mesin absensi, pada menu M esin absensi juga t erdapat beberapa

t ools ikon;



Sinkronisasi pegawai berfungsi unt uk mensin kronkan dat a pegawai pada mesin

absensi dengan dat a yang t erdapat pada aplikasi E-Absensi.



Unduh Transakasi berfungsi unt uk menar ik dat a t ransaksi absensi pada mesin absensi

secara manual. Fungsi ini unt uk memast ikan dat a t ransaksi absensi masuk kedalam

dat abase E-Absensi set elah mesin absensi ber-st at us offlin e.

4.

Menu Tr ansaksi Har i Ini

Pada menu ini akan m enampilkan t ransaksi absensi pada hari yang sedang berjalan,

sedangkan unt uk t ransaksi dihari sebelu mnya han ya akan t erlihat pada laporan t ransaksi. Berikut

7 | P P O 2 0 1 5 0 9

5.

Menu Jadw al Ker ja

M enu Jadwal Kerja ini berfungsi unt u k m eliahat dan memb erikan penugasan jadwal

kerja, st at us kehadiran sert a st at us ket idakhadiran. Berikut t ampilan dari jadwal kerja.

Berikut langkah-langkah unt uk menggunakan b eberapa fungsi pada m enu Jadwal

Kerja:

a.

Melihat dan Member ikan jadw al ker ja.

1) Pilih bagian pada p iliahan SKPD.

2) Tent ukan per iode jadwal kerja.

3) Klik ikon Generat e.

8 | P P O 2 0 1 5 0 9

b.

Input Jadw al ker ja mingguan

1) Lakuan proses unt uk melihat jam kerja.

2) Pilih karyawan yang akan diberi pen ugasan ( t ekan cont rol unt uk mem ilih leb ih dar i

sat u pegawai)

3) Pilih ikon shift m ingguan.

2

3

4

9 | P P O 2 0 1 5 0 9

4) Kemudian akan t amp il d ialog box input jadwal kerja maka isikan jadwal kerja sesuai

dengan hari dan jadwal kerja. Berikut t amp ilan dari d ialog box input jadwal kerja.

5) Isian dialog box yakni d engan m eng-klik panah dr opdown pada.

c.

Input jadw al ker ja per har i dan per pegaw ai.

Cara pert ama:

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja

2) Akt ifkan M ode klik (d engan cara di checklist ) pada t abs daft arshift .

3) Pilih shift yang akan digunakan dengan cara m engklik.

4) Kemudian klik pada cell t anggal dan pegawai yang akan menggunakan shift t ersebut .

5) Klik ikon save unt uk menyimpan.

2

3

10 | P P O 2 0 1 5 0 9

Cara kedua:

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja

2) Pilih pegawai dan t anggalnya (dengan cara klik pada cell t anggal pegawai yang

bersangkut an). Sepert i pada gambar.

3) Ket ik kod e shift pada cell yang bersangkut an kemud ian ent er.

4) Pilih pegawai yang b ersangkut an. Kemud ian klik ikon save ro w unt uk menyimpan.

d.

Input status kehadir an.

Cara pert ama:

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja.

2) Pilih st at us kehad iran di t abs st at us kehad iran dengan cara mengklik.

3) Pilih cell di t angal dan p egawai yang akan d iberi st at us kehadiran.

4

2,3

2

11 | P P O 2 0 1 5 0 9

4) Set elah it u akan muncul d ialog box st at us kehadiran kemudian isikan dialog

box t ersebut .

5) Set elah diisikan klik su bmit dan klik ikon save unt uk m enyimpan.

Cara kedua:

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja.

2) Pilih cell t anggal di pegawai yang akan di-in put st at us kehadirann ya.

3) Klik ikon st at us, pilih st at us kehadiran.

4) Isikan dialog box st at us kehad iran d engan cara m en-dropdo wn, pilih p eriod e

(apabila hanya sat u hari maka secara d efault p eriode sesuai dengan t angal

12 | P P O 2 0 1 5 0 9

5) Pilih p egawai yang bersangkut an. Kemud ian klik ikon save ro w unt u k

menyimpan.

e.

Input status ketidakhadir an.

Cara pert ama:

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja.

2) Pilih st at us kehad iran di t abs st at us kehad iran dengan cara mengklik.

3) Pilih cell di t angal dan p egawai yang akan d iberi st at us ket idakkehadiran.

4) Set elah it u akan muncul d ialog box st at us kehadiran kemudian isikan dialog

box t ersebut .

2

13 | P P O 2 0 1 5 0 9

5) Set elah diisikan klik su bmit dan klik ikon save unt uk m enyimpan.

Cara Kedua:

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja.

2) Pilih cell t anggal di pegawai yang akan di-in put st at us ket idak kehadirannya.

3) Klik ikon st at us, pilih st at us ket idakkehadiran.

4) Isikan dialog box st at us ket idakkehadiran d engan cara men-dr opdown, pilih p eriod e

(apabila han ya sat u har i maka secara d efault p eriode sesuai d engan t angal yang

14 | P P O 2 0 1 5 0 9

5) Pilih pegawai yang b ersangkut an. Kemud ian klik ikon save ro w unt uk menyimpan.

f.

Hapus tr ansaksi status kehadir an dan status ketidakhadir an.

1) Lakukan proses unt u k melihat jam kerja.

2) Pilih cell t anggal pada pegawai yang akan dihapus st at usnya.

15 | P P O 2 0 1 5 0 9

4) Isikan dialog box hapus st at us, pilih p eriod e (apabila hanya sat u hari maka secara

default period e sesuai dengan t angal/ cell yang dip ilih).

5) Pilih pegawai yang b ersangkut an. Kemud ian klik ikon save ro w unt uk menyimpan.

6.

Menu pr oses

M enu proses ini b erfungsi unt u k m emproses at au m embadingkan dat a t ransaksi absensi

dengan dat a jadwal kerja pegawai seh ingga dapat menghasilkan dat a kehadiran pegawai. Berikut

langkah-langkah unt uk memproses t ransaksi.

1) Pilih m enu proses.

2) Pilih Bagian/ SKPD.

3) Pilih per iode proses.

4) Pilih ikon proses semua (sat u bagian/ SKPD yang t elah dipilih sebelu mnya).

5) Unt uk memproses hanya b eberapa pegawai dapat dilaku kan d engan mengklik ikon

proses pegawai dengan sebelu mnya m emilih (d engan cara mengklik) p egawai yang

16 | P P O 2 0 1 5 0 9

6) Apabila proses berhasil maka akan t er lihat t ampilan sepert i d ibawah ini.

1

17 | P P O 2 0 1 5 0 9

7.

Menu Lapor an

a.

Lapor an Tr ansaksi

Laporan t ransaksi m erupakan laporan yang b erisikan seluruh t ransaksi dari pegawai

t anpa mengikut sert akan jadwal kerja, ket erlambat an, pulang cepat dan st at us kehadiran.

Laporan ini juga dapat dilihat t anpa harus melakukan proses yang dilakukan pada menu proses

di aplikasi E-Absensi.

Berikut langkah –langkah unt u k melihat laporan t ransaksi.

1) Pilih m enu laporan t ransaksi.

2) Tent ukan Periode.

3) Pilih SKPD (Bagian).

4) Pilih view laporan unt uk f ormat ht ml dan p ilih view excel unt uk for mat excel.

Berikut cont oh laporan t ransaksi.

1

18 | P P O 2 0 1 5 0 9

b.

Lapor an Kehadir an

Pada laporan ini operat or dapat menampilkan laporan kehadiran karyawan berikut

dengan jadwal kerja, ket er lambat an, pulang cepat , dan st at us kehadiran. Laporan kehad iran

ini dapat dit ampilkan set elah m elalu i proses yang t erdapat pada sub menu proses.

Berikut langkah-langkah menampilkan laporan kehad iran:

1) Pilih m enu laporan kehad iran.

2) Tent ukan per iode.

3) Pilih bagian/ SKPD.

4) Pilih pilihan d engan info t anggal (m encant umkan kolo m t anggal pada saat

t ransaksi masuk dan ko lom keluar sehingga ada dua info t anggal) at au t anpa info

t anggal (hanya mencant umkan t anggal jadwal kerja saja).

5) Unt uk melihat d engan format excel maka pilih view excel.

1

2 3

4

19 | P P O 2 0 1 5 0 9

Berikut cont oh dari laporan kehadiran.

c.

Lapor an Rekapitulasi

Berikut langkah-langkah menampilkan laporan kehad iran:

1) Pilih m enu laporan Rekapit ulasi.

2) Tent ukan per iode.

3) Pilih bagian/ SKPD.

4) Pilih laporan r ekapit ulasi yang diingin kan; view laporan (unt uk dat a rekpit ulasi

20 | P P O 2 0 1 5 0 9

Berikut Cont oh Laporannya:

View Laporan/ Rekap it ulasi Kehad iran:

21 | P P O 2 0 1 5 0 9

8.

Helpdesk

a.

Buat Tiket (Submit Tiket)

Pembuaat an t iket ini b erfungsi unt u k m engajukan pert anyaan dan per mint aan t er kait

aplikasi E-absensi dan mesin absensi, Sepert i: pert anyaan penggunaan soft ware dan

hardware, pert anyaan st at us m esin, per mint aan jadwal kerja baru, perm int aan kunjungan

t erkait mesin absensi.

Berikut langkah-langkah pem buat an t iket .

1) Pilih ikon Helpdesk

2) M aka akan t ampil t am pilan b erikut .

3) Pilih Submit t iket .

22 | P P O 2 0 1 5 0 9

Ket erangan isian:



Subjek : diisi d engan judul.



Kat egori : pilih kat egori sepert i; p ert anyaan at au per mint aan,

kemudian di sub kat egori p ilih t er kait hardwar e at au

soft ware.



Priorit as : diisi d engan priorit as t inggi at au rendah.



Pesan : diisi d engan penjelasan permasalahan.



Browse : diisi apab ila ada file p endukung unt u k per masalahannya.

b.

Daftar Tiket

M erupakan list / daft ar dari t iket yang t elah kit a buat at au submit . Unt uk melihat daft ar