PENULISAN NAMA DI STATUS REKAM MEDIS

(1)

PENULISAN NAMA DI STATUS REKAM MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

Dr. Asdineri Ruslim, SpOG

PENGERTIAN

Memberikan identitas pada pasien secara akurat, lengkap dan benar pada status rekam medis.

TUJUAN

Untuk membedakan identitas antara pasien satu dengan pasien yang lain.

KEBIJAKAN

Nama ditulis sesuai identitas pasien.

PROSEDUR

1. Menulis nama pasien sesuai identitasnya. 2. Menggunakan huruf cetak.

3. Minimal terdiri dua suku kata

4. Diakhir nama lengkap pasien menggunakan Nn (Nona), Ny (Nyonya), An (Anak) dan Tn (Tuan).

UNIT TERKAIT

(2)

NOMOR REKAM MEDIS KEMBAR

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

PENGERTIAN

Pasien yang mempunyai lebih dari satu nomor rekam medis.

TUJUAN

Untuk memastikan bahwa seorang pasien hanya mempunyai satu nomor rekam medis seumur hidup selama pasien berobat.

KEBIJAKAN

Menyatukan rekam medis pasien yang kembar.

PROSEDUR

1. Mencari nomor rekam medis yang lebih dari satu.

2. Rekam medis disatukan pada nomor rekam medis yang dipakai . 3. Pada nomor yang tidak digunakan diberi tanda (*) dan dituliskan

disamping nomor rekam medis yang digunakan.

UNIT TERKAIT

(3)

PENULISAN NOMOR REKAM MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

PENGERTIAN

Nomor Rekam Medis adalah nomor 8 digit yang diberikan kepada pasien dan dicantumkan pada berkas rekam medis sebagai identitas pasien

.

TUJUAN

Memberikan ciri / identitas pasien pada setiap berkas rekam medis danmemudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali rekam medis

KEBIJAKAN

Satu pasien harus mendapatkan satu nomor rekam medis untuk seumur hidup.

PROSEDUR

1. Pemberian nomor rekam medis dilakukan oleh petugas pendaftaran dengan sistem penomoran unit :

000-000-000 000-000-100

000-001-000

000-000-001

000-000-101

000-001-001

000-000-002

000-000-102

000-001-002

000-000-003

000-000-103

000-001-103

000-000-099

000-000-999

000-001-199

2. Petugas pendaftaran rawat jalan dan UGD melengkapi berkas rekam medis dengan identitas pasien dan nomor rekam medis kemudian memasukkan datanya kekomputer

(4)

pasien

UNIT TERKAIT

1. Rekam Medis

(5)

PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN

MENGGUNAKAN SISTEM SENTRALISASI

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/2

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

PENGERTIAN

Penyimpanan Rekam Medis pasien menggunakan sistem penomoran akhir ( Terminal digit filling system ) adalah sistem penjajaran Rekam Medis berdasarkan angka akhir.

XXX – XXX – XXX

Angka akhir Angka tengah Angka awal

TUJUAN

Untuk memastikan Rekam Medis disimpan sesuai aturan dan urutan penyimpanan sehingga mempermudah pada saat retrieval.

KEBIJAKAN

(6)

PROSEDUR

1. Rekam Medis diambil dari poliklinik.

2. Bila rekam Medis tsb merupakan pasien baru, maka diberi master file.

3. Rekam Medis disimpan dalam rak penyimpanan dengan urutan cara terminal digit sebagai berikut :

- Lihat dua dikit angka akhir untuk menentukan letak lemari - Lihat dua digitangka tengah untuk menentukan letak rak - Lihat dua digit angka awal untuk menentukan posisi file

4. Untuk penyimpanan Rekam Medis pasien lama, sebelum peletakan didahului dengan pengambilan tracer.

(7)

PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT INAP

MENGGUNAKAN SISTEM SENTRALISASI

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

PENGERTIAN

Proses penyimpanan Rekam Medis pasien menggunakan sistem penomoran akhir ( Terminal digit filling system ) adalah sistem penjajaran Rekam Medis berdasarkan angka akhir.

XXX – XXX – XXX

Angka akhir Angka tengah Angka awal

TUJUAN

Untuk memastikan Rekam Medis disimpan sesuai aturan dan urutan penyimpanan sehingga mempermudah pada saat retrieval.

KEBIJAKAN

Petunjuk pelaksana ini menetapkam tindakan dan tanggung jawab petugas Rekam Medis dalam penyimpanan Rekam Medis

PROSEDUR

1. Mengambil Rekam Medis pasien yang sudah pulang rawat dari Rawat Inap .

2. menata urutan formulir sesuai dengan pedoman, dan urutan pelayanan secara kronologis.

(8)

maka harus diberi map.

4. Rekam Medis dilakukan pengecekan ulang ke rak penyimpanan agr tidak terjadi Rekam Medis doubel.

5. Rekam Medis disimpan dalam rak penyimpanan dengan urutan cara terminal digit sebagai berikut :

- Lihat dua dikit angka akhir untuk menentukan letak lemari - Lihat dua digitangka tengah untuk menentukan letak rak - Lihat dua digit angka awal untuk menentukan posisi file

6. Untuk penyimpanan Rekam Medis pasien lama, sebelum peletakan didahului dengan pengambilan tracer.

UNIT TERKAIT

Rekam Medis

PENGAMBILAN REKAM MEDIS RAWAT INAP

(9)

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

PENGERTIAN

Pengembalian Rekam Medis dari Rawat Inap ke unit Rekam Medis

TUJUAN

Agar Rekam Medis kembali ke Unit Rekam Medis

KEBIJAKAN

Berdasarkan penomoran yang ditetapkan di RSIA & Klinik Spesialis Permata _Cibubur

PROSEDUR

1. Rekam Medis yang telah pulang rawat di ambil dari ruang perawatan dengan mengisi buku ekpedisi.

2. Rekam Medis dicatat kembali ke dalam buku expedisi Rawat Inap di Unit Rekam Medis.

3. Kemudian nomor Rekam Medis diinput menggunakan sistem yang ada di RSIA & KLINIK SPESIALIS PERMATA CIBUBUR berdasarkan In – out yang artinya Rekam Medis dalam posisi in adalah Rekam Medis yang sudah kembali ke unit Rekam Medis sedangkan out adalah Rekam Medis yang belum kembali ke Unit Rekam Medis. 4. Rekam Medis di assembling berdasarkan klasifikasi rawat inap yang

disusun berdasarkan ketentuan yang ada

UNIT TERKAIT

Rekam Medis

PENGAMBILAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

(10)

PENGERTIAN

Pengembalian Rekam Medis dari klinik rawat Jalan ke unit rekam medis

TUJUAN

Agar Rekam Medis kembali ke Unit Rekam Medis

KEBIJAKAN

Berdasarkan penomoran yang ditetapkan di RSIA & Klinik Spesialis Permata Cibubur.

PROSEDUR

1. Rekam Medis yang telah selesai berobat dari klinik rawat jalan di kembvalikan ke Unit Rekam Medis.

2. Dicatat dalam buku expedisi sesuai dengan klinik – klinik yang ada di RSIA & Klinik Spesialis Permata Cibubur.

3. Kemudian nomor Rekam Medis diinput menggunakan sistem yang ada di RSIA & KLINIK PERMATA CIBUBUR berdasarkan In – out yang artinya Rekam Medis dalam posisi in adalah Rekam Medis yang sudah kembali ke unit Rekam Medis sedangkan out adalah Rekam Medis yang belum kembali ke Unit Rekam Medis

UNIT TERKAIT

Rekam Medis

PEMBUATAN VISUM ET REPERTUM

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

(11)

Direktur RS Permata Cibubur

PENGERTIAN

Surat yang dikeluarkan oleh pihak kepolisian berkenaan dengan keadaan _{pasien dan laporan serta hasil temuan yang sesuai dengan keadaan} korban/pasien

TUJUAN

Untuk memastikan keamanan dan keontentikan rekam medis selama dalam _{proses penanganan kasus penting/kasus polisi}

KEBIJAKAN

Aspek Hukum Rekam Medis

PROSEDUR

1. Membantu pembuatan Visum sesuai permintaan pihak kepolisian bersama Dokter yang menangani.

2. Mencatat Tgl permintaan pembuatan visum 3. Mencari rekam medis pasien tersebut

4. Megetik data pasien dari dokter yang menangani ke dalam formulir visum

5. Menyerahkan formulir tersebut ke dokter yang menangani untuk dilengkapi dan ditandatangani

6. Memberi cap / stempel ke bagian office 7. Memfoto kapi formulir tersebut untuk arsip

8. Mencatat tgl selesai serta tanda tangan dan nama jelas pemerima 9. Membuat laporan bulanan visum

UNIT TERKAIT

1. Petugas Rekam Medis

2. Dokter jaga yang menerima pasien 3. Kepolisian

4. Perawat UGD

5. Petugas Administrasi UGD

PENYUSUTAN REKAM MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(12)

PENGERTIAN

Suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan aktif ke In aktif.

TUJUAN

1. Mengurangi jumlah arsip Rekam Medis yang semakinbertambah . 2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat

penyimpanan Rekam Medis yang baru.

3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan Rekam Medis jika sewaktu-waktu diperlukan.

4. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun.

KEBIJAKAN

Berdasarkan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.

PROSEDUR

1. Pasien yang tidak beroabat kembali dalam waktu 5 tahun berturut - turut.

2. Dengan cara memilih pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.

3. Setelah itu dimasukan kedalam ORDNER dengan cara

mengurutkan nomor Rekam Medis dan di simpan ke dalam rak penyimpanan in aktif

UNIT TERKAIT

Rekam Medis

PEMUSNAHAN REKAM MEDIS INAKTIF

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/2

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(13)

PENGERTIAN

Kegiatan pemusnahan berkas rekam medis yang sudah tidak aktif lagi yang terlebih dahulu disortir lembar – lembar yang harus disimpan abadi

TUJUAN

1. Menjaga kerahasian pasien

2. Mengurangi kepadatan rak penyimpanan rekam medis 3. Menghindari penyimpanan bahan tidak perlu

KEBIJAKAN

Dilakukan setiap 5 tahun sekali atau sesuai jenis penyakitnya

PROSEDUR

1. Petugas penyimpanan rekam medis mengadakan inventaris berka rekam mdeis inaktif, mencatat, memisahkan tersendiri, melaporkan kepada Ka unit rekam medis

2. Ka unit rekam medis mengajukan surat permohonan ijin pemusnahan kepada :

a. Direktur

b. Ketua Komite Medis c. Ketua Panitia rekam medis

3. Bila ada keberatan atas rencana pemusnahan baik dari Komite Medis / penitia Rekam Medis atau SMF melalui Komite Medis, disampaikan tertulis kepada Unit Rekam Medis sebelum waktu tunggu / waktu tunggu perpanjangan jatuh tempo

4. Sesudah ijin prinsip dari Direktur diberikan, serta tidak adanya keberatan tertulis yang masuk ke unit rekam medis, persiapan dilanjutkan dengan pembentukan panitia pemusnahan. Ka unit Rekam Medis melaporkannya kepada :

a. Direktur

b. Ketua Komite Medis c. Ketua Panitia Rekam Medis

5. Memohon persetujuan Direktur atas rencana pembentukan panitia pemusnahan, pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar / cara lain yang dihasilkan setingkat pembakaran

6. Panitia pemusnahan membuat berita acara pemusnahan ( rangkap 2 ) dan diajukan pengesahannya kepad Direktur

(14)

UNIT TERKAIT

Panitia Rekam Medis Komite Medis

PENYUSUNAN LAPORAN REKAM MEDIS

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(15)

PENGERTIAN

Menyusun semua laporan dan data statistik medis yang diolah untuk kepentingan administrasi RS dan pemerintah.

TUJUAN

Untuk mendapatkan informasi kesehatan yang ada di Rumah Sakit

KEBIJAKAN

Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis yang sesuai dari_DepKes

PROSEDUR

1. Laporan harian 2. Laporan mingguan 3. Laporan bulanan 4. Laporan Triwulan 5. Laporan Semester 6. Laporan Tahunan

UNIT TERKAIT

Rekam Medis

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL-1 )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(16)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang semua pelayanan yang ada di rumah sakit Setiap 3 ( tiga ) bulan sekali

TUJUAN

Melaporkan seluruh kegiatan RS setiap 3 bulan

KEBIJAKAN

Semua formulir RL.1 harus diisi secara lengkap sesuai data pelayanan

PROSEDUR

1. Bahan pelaporan dikumpulkan diolah, direkap s/d tanggal 5 setiap bulan dan disimpan

2. Rekap 3 bulan dikerjakan urusan pelaporan unit Rekam Medis antara tanggal 5 s/d 10 setiap bilan ke 4

3. RL 1 siap kirim ditanda tangani Direktur Melalui Ka Unit RM tanggal 11 bulan ke 4

4. RL 1 dikirim ke DinKes

UNIT TERKAIT

Semua unit pelayanan terkait

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL-2a )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(17)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang morbiditas penyakit pasien rawat inap di rumah sakit setiap 3 ( tiga ) bulan sekali

TUJUAN

Melaporkan morbiditas penyakit pasien rawat inap di RS setiap 3 bulan

KEBIJAKAN

Pelaporan RL 2a dilakukan tepat waktu

PROSEDUR

1. Petugas pelaporan merekap data morbiditas pasien rawat jalan berdasarkan data morbiditas pasien rawat jalan yang telah diinputkan dalam komputer

2. Memasukkan data rekapan triwulan ke formulir RL 2a

3. Laporan ditanda tangani direktur dengan surat pengantar yang ditanda tangani Ka unit rekam medis

4. Laporan dikirim tanggal 10 bulan berikutnya dari triwulan berjalan ke DinKes

UNIT TERKAIT

Direktur

Petugas Rekam Medis

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL-2b )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(18)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang morbiditas penyakit pasien rawat jalan di rumah sakit setiap 3 ( tiga ) bulan sekali

TUJUAN

Melaporkan morbiditas penyakit pasien rawat jalan di RS setiap 3 bulan

KEBIJAKAN

Pelaporan RL 2b dilakukan tepat waktu

PROSEDUR

1. Petugas pelaporan merekap data morbiditas pasien rawat jalan berdasarkan data morbiditas pasien rawat jalan yang telah diinputkan dalam komputer

2. Memasukkan data rekapan triwulan ke formulir RL 2a

3. Laporan ditanda tangani direktur dengan surat pengantar yang ditanda tangani Ka unit rekam medis

4. Laporan dikirim tanggal 10 bulan berikutnya dari triwulan berjalan ke DinKes

UNIT TERKAIT

Direktur

Petugas Rekam Medis

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL-3 )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(19)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang data dasar rumah sakit dibuat setiap 1 tahun sekali

TUJUAN

Melaporkan data dasar rumah sakit setiap 1 tahun sekali ke instansi terkait

KEBIJAKAN

Pelaporan RL 3 dilakukan tepat waktu

PROSEDUR

1. Petugas pelaoran RL 3 berkoordinasi dengan Ka bidang medik dalam pengisian laporan

2. Laporan ditanda tangani Direktur denga surat pengantar yang ditanda tangani Ka unit rekam medis

3. Laporan dikirim tanggal 26 januari tahun berikutnya ke DinKes

UNIT TERKAIT

Direktur Kabid. Medik

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL-4 )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(20)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang data ketenagaan rumah sakit, dibuat setiap satu semester sekali

TUJUAN

Melaporkan data ketenagaan rumah sakit setiap satu semester sekali keinstansi terkait

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Petugas pelaporan RL 4 berkoordinasi dengan Kasub Kepegawaian dalam pengisian pelaporan

2. laporan ditanda tangani Direktur dengan surat pengantar yang ditanda tangani Ka Rekam Medis

UNIT TERKAIT

Direktur

Kasubag Kepegawaian

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL- 5 )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(21)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang data peralatan medik rumah sakit dibuat satu tahun sekali

TUJUAN

Melaporkan data peralatan medik rumah sakit setiap tahun sekali ke instansi terkait.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Petugas pelaporan RL 5 berkoordinasi dengan Kasub pemeliharaan sarana medik dalam pengisian laporan

2. Laporan di tanda tangani Direktur dengan surat pengantar yang ditanda tangani Ka unit rekam medis

UNIT TERKAIT

Direktur

Kasubag Pemeliharaan Sarana Medik

PELAPORAN KEGIATAN RS ( RL- 6 )

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(22)

PENGERTIAN

Laporan yang memuat tentang data infeksi nosokomial rumah sakit, dibuat setiap bulan

TUJUAN

Melaporkan data infeksi nosokomial rumah sakit setiap bulan ke instansi terkait

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Petugas pelapran Rl 6 merekap data infeksi nosokomial yang bersasal dari ruangan setiap bulannya

2. Laporan ditanda tangani Direktur dengan surat pengantar yang ditanda tangani Ka unit rekam medis

UNIT TERKAIT

Direktur

Kepala Ruang Rawat Inap

PELAPORAN KEJADIAN LUAR BIASA

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(23)

PENGERTIAN

Melaporkan kejadian yang ditetapkan sebagai kejadian yang luar biasa ke DinKes Bekasi, dalam rangka pemantauan, pencegahan meluas wabah dan penentuan langkah petolongan yang cepet dan tepat.

TUJUAN

Agar penyakit yang diderita oleh pasien yang dirawat di RSIA permata cibubur yang termasuk dalam KLB dapat termonitor secara cepat dan dilakukan penanganannya

KEBIJAKAN

Harus dilaporkan dalam 1x24 jam

PROSEDUR

1. Bila diketahui ada kasus-kasus kejadian luar biasa baik dipoliklinik, UGD.

2. Petugas RM melaporkan ke DinKes kemudian petugas pelaporan RM membuat surat keterangan kejadian luar biasa yang mencakup identitas pasien, tanggal masuk dirawat beserta diagnosa

3. Laporan dikirim ke DinKes Bekasi sesudah ditanda tangani 4. Petugas RM membuat isian daftar jenis penyakit sesuai formulir

laporan wabah setiap hari

UNIT TERKAIT

Ruang Rawat Inap Rawat Jalan UGD

PROSEDUR LAPORAN PERSALINAN

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(24)

PENGERTIAN

Laporan yang berisi data jumlah pasien yang melahirkan secara fisiologis maupun patologis serta kamatian ibu bersalin dan bayi lahir RSIA permata cibubur.

TUJUAN

Untuk menyampaikan informasi data laporan kegiatan persalinan dan kelahiran serta kematian ibu bersalin dan bayi lahir

KEBIJAKAN

Laporan dibuat sebulan sekali berdasarkan data yang dikirim dari bagian ruang bersalin

PROSEDUR

1. Laporan dibuat tiap akhir bulan berjalan

2. Petugas ruang bersalin dan perinatologi membuat dan mengisi data sesuai format yang disediakan

3. setelah diisi lengkap kemudian dikirim keurusan rekam medis 4. Untuk data pelayanan maternal dan perinatal diajukan ke Direktur

untuk ditanda tangani

5. Untuk data kematian ibu bersalin ditanda tangani kepala ruangan dan dokter

6. Kematian bayi lahir ditanda tangani kepala ruangan

5. Kemudian dibuatkan surat pengantar dari unit kerja rekam medis dan nomor surat

UNIT TERKAIT

Ruang Bersalin

PROSEDUR LAPORAN PERSALINAN

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(25)

PENGERTIAN

Laporan yang berisi data jumlah pasien yang melahirkan secara fisiologis maupun patologis serta kamatian ibu bersalin dan bayi lahir RSIA permata cibubur.

TUJUAN

Untuk menyampaikan informasi data laporan kegiatan persalinan dan kelahiran serta kematian ibu bersalin dan bayi lahir

KEBIJAKAN

Laporan dibuat sebulan sekali berdasarkan data yang dikirim dari bagian ruang bersalin

PROSEDUR

1. Laporan dibuat tiap akhir bulan berjalan

2. Petugas ruang bersalin dan perinatologi membuat dan mengisi data sesuai format yang disediakan

3. setelah diisi lengkap kemudian dikirim keurusan rekam medis 4. Untuk data pelayanan maternal dan perinatal diajukan ke Direktur

untuk ditanda tangani

5. Untuk data kematian ibu bersalin ditanda tangani kepala ruangan dan dokter

6. Kematian bayi lahir ditanda tangani kepala ruangan

7. Kemudian dibuatkan surat pengantar dari unit kerja rekam medis dan nomor surat

UNIT TERKAIT

Ruang Bersalin

PROSEDUR PEMBUATAN GRAFIK BARBER

JOHNSON DI RSIA PERMATA CIBUBUR

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(26)

PENGERTIAN

Grafik yang menggambarkan tingkat efisiensi pelayanan rawat inap yang ada di RSIA permata cibubur

TUJUAN

Untuk memberikan gambaran efisiensi pelayanan rawat inap RSIA permata cibubur sehingga dapat menilai tingkat pemanfaataan rumah sakit serta menilai mutu pelayanan rumah sakit

KEBIJAKAN

1. setiap 6 bulan sekali urusan rekam medis diwajibkan membuat grafik barber Johnson untuk penilaian pemanfaatan rumah sakit 2. grafik yang sudah dibuat dikirim dan dilaporkan kepada Direktur

lewat ketua penitia Rekam Medis dan Komite Medis RSIA permata cibubur dengan tembusan kepada kepala unit rawat inap

3. Ketua Panitia Rekam Medis bersama Komite Medis menganalisa grafik barber Johnson yang telah diterima dan mengambil tindak lanjut dari temuannya serta melaporkan kepada Direktur.

PROSEDUR

1. Menyiapkan media untuk pembuatan grafik barber johson dengan membentuk kotak segi empat dengan skala yang sama dan menentukan dua sumbu yaitu:

a. Sumbu X untuk skala TOI b. Sumbu Y untuk skala LOS

2. Menentukan titik TOI dan LOS dengan menarik garis putus – putus dari sumbu X dan Y. Pertemuan garis – garis putus – putus antara sumbu X dan Y tersebut adalah titik (TOI, LOS)

3. Membuat garis BOR dengan cara menarik garis dari titik sumbu melalui titik ( TOI, LOS ) sesuai dengan derajat kemiringannya. Apabila garis BOR mendekati garis horizontal berarti efisiensi pelayanan jelek dan apabila garis BOR mendekati garis vertikal berarti efisiensi pelayanan baik.

4. Membuat garis skala BTO, lakukan perhitungan dengan rumus : jumlah hari dalam periode

5. LOS = TOI + BTO dalam periode yang sama

6. Pada sumbu X berarti titiknya = ( skala BTO, 0) 7. Pada sumbu Y berarti titiknya = ( skala BTO) 8. Menarik garis lurus dari sumbu X ke sumbu Y

(27)

UNIT TERKAIT

Unit Rawat Inap Panitia Rekam Medis Direktur

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN 10 PENYAKIT

TERBANYAK DI RSIA PERMATA CIBUBUR

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(28)

PENGERTIAN

Laporan yang berisi jumlah penyakit terbanyak rawat jalan dan rawat inap selama periode waktu triwulan

TUJUAN

Untuk mengetahui jumlah penyakit terbanyak yang ada di RSIA permata cibubur

KEBIJAKAN

Laporan dibuat triwulan sekali sebagai referensi masukan bagi intern rumah sakit

PROSEDUR

1. Pembuatan laporan 10 penyakit terbanyak dibuat setiap 3 bulan sekal

2. Dasar pembuatan laporan dari laporan RL 2a dan RL 2b yang dibuat setiap bulan

3. Format laporan diajukan ke Direktur BTO dalam periode yang sama

UNIT TERKAIT

Direktur

PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN BARU

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(29)

PENGERTIAN

Pendaftaran pasien rawat jalan yang dilakukan di costumer service

TUJUAN

Untuk mendapatkan data sosial maupun medis pasien yang mendapatkan pelayanan di instalasi rawat jalan bagi pasien umum dan pasien asuransi

KEBIJAKAN

Dokumen rekam medis harus diisi data sosial pasien secara lengkap dan jelas

PROSEDUR

1. Setiap pasien yang datang dicatat datanya melalui tempat pendaftaran pasien rawat jalan dilembar /dokumen rekam medis rawat jalan dengan diberi nomor Rekam Medis baru

2. Pasien menulis data dengan lengkap meliputi, nama, tempat dan tanggal lahir, alamata, status pernikahan, pekerjaan, agama pada formulir yang telah disediakan.

3. Melakukan triage bagi pasien untuk diarahkan pada poliklinik yang benar sesuai dengan permintaan pasien atau rujukan

4. Pasien diberikan kartu berobat yang memuat nama dan nomor Rekam Medis pasien dengan pesan agar selalu dibawa pada setiap kali berobat di RSIA permata cibubur

5. Melakukan entri data sosial pasien kekomputer dan poliklinik yang dituju

6. Bagi pasien jaminan dipersilahkan ke pendaftaran jaminan untuk kelengkapan persyaratan dan mendapatkan formulir jaminan sesuai dengan asuransi yang dipakai pasien

Menyimpan formulir yang telah diisi pasien kedalam bindex yang telah disediakan

UNIT TERKAIT

(30)

PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN LAMA

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(31)

TUJUAN

Untuk mendapatkan data sosial maupun medis pasien yang mendapatkan pelayanan di instalasi rawat jalan bagi pasien umum dan pasien asuransi

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Menerima kartu berobat dari pasien

2. Mencari nomor rekam medis pasien lama dikomputer sesuai dengan nomor rekam medis yang tercantum dikartu pasien 3. Apabila pasien tidak membawa kartu berobat maka dicari nomor

rekam medisnya dikomputer

4. Melakukan triage bagi pasien untuk diarahkan pada poliklinik yang bener sesuai dengan permintaan pasien, rujukan atau keluhan pasien.

6. Melakukan entry data sosial pasien kekomputer dan poliklinik yang dituju

UNIT TERKAIT

Pendaftaran jaminan Ruang poliklinik, Kasir

PENERIMAAN PASIEN GAWAT DARURAT BARU

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(32)

TUJUAN

Memperoleh informasi medis tertulis seseorang yang mendapat pelayanan diinstalasi Gawat Darurat (UGD), sebagai dokumen RS, sekaligus berguna untuk kelanjutan pengobatan atau kepentingan lain yang menyangkut diri pasien

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Pasien mengisi identitas/ data sosial di formulir yang telah disediakan

2. Data pasien ditulis dengan lengkap diantaranya nama, alamat, pekerjaan, agama.

7. Rekam medis diserahkan kepetugas Unit Gawat Darurat dan pasien mendapat palayanan medis oleh dokter Unit Gawat Darurat

UNIT TERKAIT

Unit Gawat Darurat Rekam Medis

PENERIMAAN PASIEN GAWAT DARURAT LAMA

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

(33)

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Menerima kartu berobat dari pasien

2. Mencari nomor rekam medis pasien lama dikomputer sesuai dengan nomor rekam medis yang tercantum dikartu pasien

3. Rekam medis diserahkan kepetugas Unit Gawat Darurat dan pasien mendapat palayanan medis oleh dokter Unit Gawat Darurat 4. Bagi pasien jaminan dipersilahkan ke pendaftaran jaminan untuk

kelengkapan persyaratan dan mendapatkan formulir jaminan sesuai dengan asuransi yang dipakai pasien

5. Jika pasien tidak rawat inap maka dokumen rekam medis dikembalikan ke unit Rekam Medis dan bagi pasien rawat inap maka dokumen rekam medis disertakan keruang rawat inap dengan dilengkapi berkas rekam medis rawat inap

UNIT TERKAIT

(34)

PENERIMAAN PASIEN GAWAT DARURAT BARU

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

Direktur RS Permata Cibubur

PENGERTIAN

Pendaftaran pasien di Unit Gawat Darurat

TUJUAN

(35)

KEBIJAKAN

PROSEDUR

6. Data pasien ditulis dengan lengkap diantaranya nama, alamat, pekerjaan, agama.

UNIT TERKAIT

PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

Direktur RS Permata Cibubur

PENGERTIAN

Proses pendaftaran pasien rawat inap yang memerlukan perawatan inap di

RSIA permata cibubur

(36)

harus melalui pendaftaran rawat inap

PROSEDUR

1. Setiap pasien yang akan dirawat inap dicatat datanya melalui tempat pendaftaran pasien rawat inap baik yang melalui poliklinik maupun UGD dilembar rekam medis rawat inap

2. Meminta pasien atau walinya untuk menandatangani surat persetujuan dirawat.

3. Data sosial dan medis pasien dicatat di buku register pendaftaran rawat inap.

4. Pasien dan dokumen rekam medisnya diantar oleh petugas UGD atau petugas poliklinik ke ruang rawat inap.

5. Prosedur penerimaan pasien rawat inap tidak membedakan pasien baru atau lama, sebab hal itu sudah dilakukan di pendaftaran rawat jalan maupun pendaftaran UGD

UNIT TERKAIT

(37)

PENERIMAAN PASIEN GAWAT DARURAT BARU

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

Direktur RS Permata Cibubur

PENGERTIAN

Pendaftaran pasien di Unit Gawat Darurat

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

(38)

UNIT TERKAIT

PENGEMBALIAN REKAM MEDIS KE RAK PENYIMPANAN

No. Dokumen

No. Revisi

Halaman

1/1

SOP

Tanggal terbit

Ditetapkan:

Direktur RS Permata Cibubur

PENGERTIAN

Pengembalian Rekam Medis dari rawat inap dan rawat Jalan ke rak

penyimpanan.

TUJUAN

Agar rekam medis tersimpan sesuai dengan penomoran yang digunakan RSIA & KLINIK SPESIALIS PERMATA CIBUBUR

KEBIJAKAN

Penyimpanan berdasarkan angka akhir

PROSEDUR

1. Rekam Medis yang telah selesai berobat dari klinik rawat jalan di kembvalikan ke Unit Rekam Medis.

2. Dicatat dalam buku expedisi sesuai dengan klinik – klinik yang ada di RSIA & KLINIK SPESIALIS PERMATA CIBUBUR.

(39)

Rekam Medis dalam posisi in adalah Rekam Medis yang sudah kembali ke unit Rekam Medis sedangkan out adalah Rekam Medis yang belum kembali ke Unit Rekam Medis.

4. Kemudian Rekam Medis di coding sesuai dengan ICD – X oleh petugas Rekam Medis kedalam sistem yang ada.

5. rekam medis disortir berdasarkan 2 ( dua ) angka akhir sesuai dengan cara penyimpanannya

6. kemudian rekam medis diurutkan untuk mempermudah ke rak penyimpanan

7. rekam medis dicocokan dengan out gide yang ada dirak

penyimpanan lalu out guide diambil dan digantikan dengan rekam medis.

UNIT TERKAIT

(40)