Pentingnya ERP dalam meningkatkan kinerja perusahaan contoh studi kasus bengkel mobil jaya dalam proses penjualan dan pembelian barang
Halimak Tun Sakdiyah Sistem Informasi
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Email: halimahtunsakdiyah246@gmail.com
abstrak
Bengkel Mobil Jaya merupakan salah satu Usaha Kecil dan Menengah yang menjajakan berbagai jenis spare part mobil di daerah Galang Kota. Permasalahan yang terjadi adalah tidak adanya laporan barang yang terjual, laporan pembelian barang ke pemasok sehingga laporan persediaan barang tidak jelas tiap bulannya. Sehingga beberapa persediaan barang yang habis tidak diketahui oleh pihak bengkel.Untuk menyelesaikan masalah tersebut, bengkel ini memerlukan sistem yang mengintegrasikan antara pembelian dan penjualan, agar persediaan barang dapat diketahui. Salah satu sistem informasi yang terintegrasi adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Diharapkan dengan adanya system ERP (Enterprise Resource Planning) ini dapat membantu kinerja bengkel tersebut. Pihak bengkel dapat mengetahui laporan hasil penjualan dan pembelian secara real time.
Kata kunci: Enterprise Resource Planning (ERP), profitable, real time
Pendahuluan
Pada zaman era globalisasi ini banyak perusahaan atau badan usaha yang menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan produktifitas dan efisien kerja dalam usaha, salah satu Usaha Kecil Menengah yaitu Bengkel jaya adalah bengkel mobil yang sekaligus menjual spare part mobil. transaksi dan data yang semakin banyak menyebabkan timbulnya beberapa kelemahan dan permasalahan dalam sistem penjualan pada bengkel jaya.
transaksi yang dilakukan. Sehingga bengkel jaya ini membutuhkan sistem yang terintegrasi yaitu sistem ERP yang dapat mengakses data secara real time.
Identifikasi Masalah
1. proses penjualan dan pembelian masih dilakukan secara manual yaitu hanya dicatat pada buku besar.
2. Belum terintegrasinya data keuangan sehingga manager kesulitan dalam memantau sistem keuangan.
Tujuan penelitan
Tujuan yang hendak dicapai oleh penulis yaitu agar para pengusaha dapat mengetahui betapa pentingnya sistem ERP dalam membangkitkan kinerja perusahaannya sehingga perusahaan tersebut dapat berkembang sesuai dengan perkembangan zaman. Dimana segala pekerjaan sudah terkomputerisasi.
Tinjauan Pustaka a. Sistem informasi
sistem informasi yaitu suatu sistem yang terdiri dari komponen – komponen dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yaitu berupa menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu perusahaan
dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan tersebut kapan saja diperlukan.[1]
b. Pembelian dan penjualan
Sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan. Aktivitas jual beli merupakan suatu aktivitas utamanya.
Pembelian yaitu proses bisnis dalam memilih sumber daya yang merupakan pemesanan barang atau jasa.[2]
Penjualan adalah bagaimana strategi yang akan digunakan untuk mengintegrasikan perusahaan, pelanggan dan korelasi antar keduanya melalui produk atau jasa perusahaan.[3]
c. ERP (Enterprise Resource Planning) Enterprise Resources Planning (ERP) singkatan dari tiga elemen kata yaitu Enterprise (perusahaan atau perusahaan), Resource (sumber daya), dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja yaitu ”planning”, yang berarti bahwa ERP menekan pada aspek perencanaan.
konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan.
Gambar: komponen sistem informasi
d. Manfaat sistem ERP
Pada era ERP modern, sistem ini sangat membantu perusahaan mengatasi kompleksitas dalam dunia bisnis global.
Mempermudah pengendalian pr oses bisnis
Sistem ERP akan menyajikan beragam data dari unit bisnis yang berbeda-beda secara sistematis, komprehensif, real-time, dan mudah dalam aksesnya. Hal ini akan
memudahkan pihak bengkel dalam melakukan pemantauan dan pengendalian atas proses bisnis mereka.
Menyederhanakan proses bisnis ERP membantu perusahaan meringankan proses bisnis mereka. Hal ini akan memastikan alur kerja dapat berjalan secara halus dan komunikasi antar karyawan menjadi lebih baik. Fungsi otomatisasi dalam sistem ERP menjamin aliran informasi tersampaikan dengan jelas dan bebas dari kesalahan, sehingga proses bisnis menjadi lebih sederhana dan responsif.
kemampuan dalam pengambilan keputusan dan kemudahan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan akan meningkatkan kreatifitas karyawan dan memperbaiki pola kerja mereka.
Perusahaan yang terintegrasi Sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik apabila kinerja seluruh stakeholder dapat diselaraskan antara satu dengan yang lain sesuai kebutuhan masing-masing demi mencapai tujuan yang sama. Perusahaan juga dapat mengintegrasikan langsung bagian keuangan sehingga manager dapat melihat dan mengontrol keuangan dengan lebih baik lagi.
Siap menghadapi masa depan Sistem ERP menjadikan perusahaan yang sedang berkembang memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Integrasi, kinerja, dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan
perencanaan dan pengendalian sehingga mereka siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.
Peranan ERP
Dengan rantai nilai (value chain), di mana aktivitas perusahaan dimulai dengan adanya suatu permintaan pelanggan dan pasar terhadap suatu produk tertentu. Dengan sumber daya yang ada, maka perusahaan akan berusaha untuk memproses bahan baku menjadi produk yang diinginkan pelanggan. Rangkaian proses atau aktivitas perubahan bahan perlu menimbun bahan di gudang dengan nilai yang signifikan, karena sudah mengetahui jumlah stock dan durasi pengiriman (leadtime) dari para pemasoknya, menciptakan produk secara lebih murah, cepat, dan berkualitas, karena telah terjalinnya jaringan proses antara pemasok dan perusahaan dan meningkatkan keuntungan (profitable) secara signifikan, karena kemampuan untuk menyatukan rantai nilai dari departemen yang terlibat dalam sistem penciptaan produk, sehingga perusahaan dapat berkonsentrasi pada kompetensi utamanya, dan melakukan outsourcing untuk proses pendukung lainnya.
Secara umum, sistem ERP meningkatkan proses bisnis internal perusahaan sehingga menghasilkan
peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi. Sistem ERP juga mampu menurunkan biaya pemrosesan transaksi secara signifikan, mempermudah tugas dan fungsi manajemen sehari-hari dalam mengambil keputusan, meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan secara tepat lintas bisnis perusahaan serta menghilangkan perbedaan budaya antar departemen sehingga data terintegrasi dengan baik. Penerapan system ERP akan menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel. Kemampuan ERP dalam menghasilkan struktur organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif, membuat perusahaan lebih mudah dalam memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis dan menghasilkan analisa dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat pengambilan keputusan atau sebagai decision support sistem.
dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi, baik fungsi penjualan, pembelian, produksi dan keuangan, sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen dan menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang, lalu melakukan order pembelian, yang dilanjutkan dengan penerimaan barang, dan selanjutnya membuat pengakuan hutang sehingga seluruh aktivitas dapat berjalan effisien dan efektif. Sistem ERP mengubah pola kerja dan pola pikir seseorang dalam menjalankan aktivitas proses bisnis dan operasional perusahaan.
Yang perlu diperhatikan adalah aktivitas proses “perampingan” ini, yang menyebabkan tenaga kerja tergantikan oleh sistem, tidak selalu akan berdampak pada pemutusan hubungan kerja (PHK). Penerapan sistem ERP ini sering menimbulkan perlawanan yang tinggi karena isu tenaga kerja yang akan manusia. Sebenarnya, dengan penerapan sistem ERP, maka suatu perusahaan tidak
perlu lagi membuang banyak waktu untuk melakukan proses-proses yang bersifat administratif (non value added activities). Sumber daya manusia dapat lebih banyakmeluangkan waktun untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, seperti bagaimana mengembangkan perusahaan, mencari sumber-sumber endapatan baru, mencari lebih banyak pelanggan, menjalin hubungan lebih baik dengan mitra bisnis dan lain sebagainya.
Walaupun demikian, dengan adanya sistem ERP,bukan berarti tidak ada kasus pemutusan hubungan kerja (PHK). Karena banyak sekali kasus penerapan sistem ERP yang bersamaan dengan penerapan konsep manajemen perubahan (change management),semacam Business Process Reengineering (perubahan secara radikal untuk meningkatkan perbaikan kinerja usaha secara dramatis), yang salah satu yang dibuat sebagai alat pendukung dalam berbagai fungsi pada perusahaan sehingga segala aktivitas pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan penjelasan diatas, maka disarankan dilakukannya pengembangan sistem yang lebih terintegrasi tidak hanya untuk sistem informasi pembelian, persediaan, dan penjualan barang akan tetapi mencakup pengembangan sistem informasi lainnya seperti human resources management dan lain-lain.
Daftar pustaka
[1] Ladjmudin, A.-B. b. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. [2] Bodnar dan Hopwood.(2001).
Accounting information systems
8th Edition.New Jersey : Prentice Hall.
[3] Hermawan, K. (2006). seri 9 Elemen Marketing. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka.
Ricky Akbar & Riza Perdamaian (2015). Implementasi Enterprise Resources Planning (Erp) Untuk Sistem Informasi Pembelian, Penjualan Dan Persediaan Obat Pada Apotek Sentral Herbal Jaya Padang. Jurnal Teknoif. Vol. 3 No. 2. pp. 31-32. http://ejournal.itp.ac.id/index.php/tinforma
