Menciptakan Jaringan Komunikasi Kantor yang Efektif
Adam Amrullah Hamidi – 165211034
Program Studi D3 Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung
ABSTRACT
Communication is an important tool in office activities because it can create a sense of togetherness and kinship in an office. With the communication will be faster information needed by office employees and employees can know, rules, provisions that have been in charge of leadership, and mutual respect in the implementation of their respective duties. To achieve the predetermined office goals, an efficient communication network is required. The communication network is divided into Formal Communications Network and Informal Communication Network which have their respective advantages and disadvantages. Writing is done by way of literature, through literature studies to find references related to the issues being discussed. By reading this journal it is expected that readers can know and implement effective and efficient office communication network.
Keywords : Communications, Communications Networks, Office Communications
Komunikasi adalah sarana yang penting dalam kegiatan kantor karena dapat menimbulkan rasa kebersamaan dan kekeluargaan di dalam suatu kantor. Dengan adanya komunikasi akan lebih cepat mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pegawai kantor serta pegawai bisa mengetahui kebijaksanaan, peraturan–peraturan, ketentuan–ketentuan yang telah di tetapkan pimpinan, dan saling menghargai dalam melakukan tugasnya masing-masing. Untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditentukan, dibutuhkan jaringan komunikasi yang efisien. Jaringan komunikasi dibagi menjadi Jaringan Komunikasi Formal dan Jaringan Komunikasi Informal yang keduanya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Penulisan ini dilakukan dengan cara literatur, melalui studi pustaka untuk mencari referensi yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang dibahas. Dengan membaca jurnal ini diharapkan pembaca dapat mengetahui serta menerapkan jaringan komunikasi kantor yang efektif dan efisien.
PENDAHULUAN
Di suatu perusahaan atau kantor ditemukan banyak karyawan atau pegawai yang menuntaskan kegiatan administrasi seperti, tulis-menulis, pelayanan umum, membuat rapat, dan lain sebagainya. Pegawai dalam mennuntaskan pekerjaannya, mereka tidak dapat bekerja sendirian. Mereka membutuhkan bantuan dan kerja sama dengan departemen lainnya dalam suatu perusahaan. Kerja sama yang dikerjakan antar pegawai tersebut melahirkan salah satu kerangka komunikasi yang ada di perusahaan. Menurut Carl I. Hovland dalam (Putri, 2016) mengatakan bahwa, “komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (communicator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (communicate).”
Komunikasi adalah sarana yang penting dalam kegiatan kantor karena dapat menimbulkan rasa kebersamaan serta kekeluargaan di dalam suatu kantor. Selain itu bisa juga menimbulkan rasa disiplin yang tinggi dari para pegawai di dalam kantor. Dengan komunikasi kita dapat bekerja dengan lebih baik dan informasi–informasi yang di butuhkan oleh para pegawai kantor dapat lebih cepat di dapatkan serta dengan komunikasi semua pegawai bisa mengetahui kebijaksanaan, peraturan–peraturan, ketentuan–ketentuan yang telah di tetapkan pimpinan, dan saling menghargai dalam melakukan tugasnya masing-masing.
Komunikasi yang baik akan melahirkan perusahaan yang baik, dan begitupun komunikasi yang baik juga akan membuat kantor yang baik. Di dalam mengendalikan kegiatan kantor, proses komunikasi adalah aktivitas yang paling berpengaruh untuk dilakukan guna mendukung kinerja kantor tersebut. Untuk mencapai tujuan perusahaan/organsisasi perlu melakukan proses komunikasi yang telah ditentukan.
Menurut Wiryanto dalam (Sentosa, 2015) memaparkan bahwa “Communication is a process that makes common to or several what the monopoly of one or some (Komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang semula monopoli oleh satu atau beberapa orang)”
Untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditentukan, dibutuhkan jaringan komunikasi yang efisien. Untuk menciptakan komunikasi yang efisien harus dikerjakan oleh semua pihak yang berpartisipasi di dalam perusahaan itu. Dalam berkomunikasi di perusahaan etika komunikasi sangat diperlukan, merujuk kepada norma-norma etika dalam rangka membentuk efektivitas komunikasi.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diidentifikasi masalah-masalah dalam jurnal ini adalah sebagai berikut:
1. Apa pengertian dari komunikasi?
2. Bagaimana menciptakan komunikasi kantor yang efektif?
3. Bagaimana menerapkan jaringan komunikasi kantor yang efektif di dalam sebuah kantor atau perusahaan?
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan ini yaitu:
1. Mengetahui pengertian dari komunikasi. 2. Mengetahui dan dapat menciptakan
komunikasi kantor yang efektif.
3. Mengetahui dan menerapkan jaringan komunikasi kantor yang efektif di dalam sebuah kantor atau perusahaan.
Penulisan ini dilakukan dengan cara literatur, melalui studi pustaka untuk mengambil referensi yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang dibahas. Pencarian referensi dimulai dari studi pustaka yang sumbernya dari buku, informasi dari internet berupa jurnal penelitian literatur dan penjelasan tentang jaringan komunikasi.
PEMBAHASAN
KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan atau informasi antara dua atau lebih individu secara efektif sehingga dapat dipahami dengan mudah. Komunikasi berasal dari kata communis (artinya sama atau yang memiliki makna pengerian bersama). Dalam suatu organisasi komunikasi menguraikan proses tersebut sehingga terjadi “pemaknaan yang sama” baik antar sesama karyawan, dengan manajer ataupun dengan masyarakat. Komunikasi bisa diartikan sebagai sebuah perekat pada organisasi, sehingga fungsi perencanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan dapat dijalankan, dikoordinasikan dan diawasi sesuai dengan target yang telah ditentukan. Secara sederhana komunikasi diartikan sebagai penyampaian informasi dari seseorang atau mesin kepada pihak lain. Dalam melakukan komunikasi pada umunya terdapat beberapa elemen komunikasi yang terdiri dari pengirim pesan (sender), pesan (message), media pendukung (media), penerima pesan (receiver), tanggapan berupa umpan balik (feedback) serta gangguan (noise). Tidak pada setiap komunikasi yang terjadi memiliki keenam elemen tersebut, melainkan terdapat syarat minimal agar komunikasi tersebut tetap dapat berlangsung, yaitu terdapatnya pengirim pesan, pesan, dan penerima pesan.
Seperti menurut (Chaniago, 2013) proses komunikasi merupakan penyampaian pesan/informasi dari seseorang (pengirim) ke orang yang lain (penerima). Ini berarti komunikasi dipakai orang untuk menyampaikan suatu informasi/pesan kepada orang lain untuk kemudian dapat ditindak lanjuti/diberi tanggapan.
Dalam penyampaian informasi atau pesan yang ingin disampaikan, bentuk komunikasi tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam. Bentuk komunikasi tersebut adalah:
a) Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang pesan/informasinya disampaikan secara tertulis atau lisan dimana menggunakan suatu bahasa. Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang menggunakan tulisan berupa rangkaian kata-kata, kode dan yang lain sebagainya untuk dimengerti oleh pihak penerima. Komunikasi ini dapat dikatakan merupakan komunikasi satu arah. Sedangkan komunikasi lisan dapat dilakukan secara langsung (secara tatap muka) maupun melalui media pendukung seperti telepon, video call, dan lain sebagainya.
b) Komunikasi Nonverbal
informasi, mengendalikan serta memengaruhi orang lain, dan lain sebagainya.
Komunikasi tidak berlangsung di dalam ruang lingkup tidak adanya sosial, melainkan ada pada konteks atau situasi tertentu. Komunikasi dapat dikategorikan berdasarkan jumlah pihak yang berpartisipasi di dalam proses komunikasinya. Kategori komunikasi tersebut yaitu:
a) Komunikasi Intrapersonal (Intrapersonal Communication) Komunikasi Intrapersonal adalah komunikasi yang dilakukan dengan diri sendiri dengan tujuan untuk berpikir, penalaran, merenung dan menganalisis sesuatu. Misalnya disaat berpikir. Komunikasi ini merupakan dasar yang digunakan sebelum melakukan komunikasi interpersonal (antarpribadi).
b) Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication) Komunikasi Antarpribadi adalah proses komunikasi yang dilakukan dengan/oleh dua orang atau lebih yang mempnyai hubungan yang jelas. Komunikasi ini biasanya dilakukan secara tatap muka. Tujuan komunikasi ini adalah untuk meluaskan hubungan terhadap sesama, menghindari pergesekan, serta berbagi pandanganmem dan pengalaman yang dimiliki dengan lawan bicara.
c) Komunikasi Kelompok (Group Communication)
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang dilakukan oleh lebih dari 3 orang dengan maksud membicarakan tujuan yang sama. Komunikasi ini sama seperti komunikasi antarpribadi yaitu secara
berhadapan langsung atau menggunakan media pendukung untuk membantu jalannya komunikasi.
d) Komunikasi Massa (Mass Communication)
Komunikasi massa adalah komunikasi yang umumnya dilakukan oleh lembaga-lembaga kepada khalayak umum melalui media pendukung seperti televisi, radio, surat kabar, atau internet.
e) Komunikasi Organisasi
(Organization Communication) Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang dilakukan di dalam organisasi, baik dalam bentuk formal maupun informal dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok.
f) Komunikasi Publik (Public Communication)
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang yang biasanya berupa pidato, kolektif, ceramah, dan lain sebagainya. Umumnya komunikasi publik lebih bersifat formal.
Komunikasi dibedakan menjadi empat dalam teknik penyampaiannya, yaitu 1) Komunikasi informatif, 2) Komunikasi persuasif, 3) Komunikasi instruksi, dan 4) Hubungan antar manusia. Teknik-teknik komunikasi tersebut bisa digunakan sesuai kebutuhan baik pengirim pesan ataupun penerima pesan.
MENCIPTAKAN KOMUNIKASI KANTOR YANG EFEKTIF
seperti kantor). Komunikasi yang digunakan di kantor dinamakan komunikasi perkantoran. Seperti yang diungkapkan oleh Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) bahwa “Komunikasi administratif paling baik dianggap sebagai bentuk informasi komunikasi sosial atau manusia yang terdiri dari lima elemen yaitu sebagai berikut: Seorang komunikator (pembicara, pengirim, penerbit) yang mentransmisikan (mengatakan, mengirim, mengeluarkan) pesan (perintah, laporan, saran) kepada penerima (penerima alamat, responden, penonton) untuk mempengaruhi perilaku berkomunikasi, seperti yang terlihat dalam tanggapannya (membalas, bereaksi).”.
Karena perkantoran adalah sebuah organisasi, maka komunikasi perkantoran dapat diterjemahkan sebagai komunikasi organisasi, adalah pengiriman serta penerimaan informasi di dalam organisasi yang kompleks. Yang dimaksud dengan kompleks disini adalah meliputi hubungan antara manusia diantaranya hubungan antara atasan dengan bawahan ataupun sebaliknya, penggunaan media pendukung dalam penyampaian pesan, keterampilan berkomunikasi dengan sesama di seluruh lapisan organisasi. (Redding & Sanborn, 2005). Biasanya komunikasi kantor berlaku hanya di kantor dan membicarakan tentang pekerjaan kantor.
Komunikasi kantor sendiri dapat dilasifikasikan menjadi dua bentuk, yaitu:
a) Tata hubungan administrasi, dimana komunikasi ini dikerjakan oleh seorang yang mempunyai kedudukan dan fungsi sebagai administrator/manajer bersama para karyawan, serta isi dari komunikasi tersebut umunya mengandung perintah.
b) Hubungan tata usaha, dimana komunikasi ini dikerjakan oleh antar satuan organisasi/departemen yang
tidak mempunyai unsur arahan di dalamnya. Komunikasi yang diintruksikan hanya bersifat penyampaian informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor.
Jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya di dalam sebuah perusahaan atau kantor, komunikasi meliputi dua bagian, yaitu komunikasi internal (Internal Communication) dan komunikasi eksternal (External Communication).
Menurut Brennan di dalam (Syahputra, 2015) “komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan pegawai dalam suatu organisasi atau instansi yang menyebabkan terwujudnya organisasi tersebut lengkap dengan strukuturya yang khas dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal dalam suatu organisasi yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi manajemen).”. Dapat kita katakan bahwa komunikasi internal adalah proses komunikasi yang terjadi di dalam cakupan kantor yang terjadi di perusahaan tersebut dan mencakup orang-orang yang berada di dalamnya. Misalnya komunikasi antara pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan manajemen, atau antara sesama karyawan.
(Robbins & Coulter, 2007) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Pengendalian (Control) Komunikasi berguna untuk mengatur serta mengendalikan perilaku anggota perusahaan atau organisasi sesuai dengan kekuasaan dan petunjuk yang berlaku di dalam perusahaan/organisasi.
2. Fungsi Motivasi (Persuasif)
Komunikasi dipakai untuk memberikan penjelasan terhadap para karyawan bagaimana bekerja dengan menjalankan ide/gagasan sehingga dapat meningkatkan kemampuan serta kinerjanya.
3. Fungsi Informasi (Informatif)
Komunikasi adalah cara yang digunakan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam perusahaan/organisasi.
4. Fungsi Emosional
Komunikasi berfungsi untuk berbagi rasa senang atau rasa stres yang dirasakan. Komunikasi juga digunakan untuk memenuhi kebutuhan emosi para karyawan dengan menyalurkan psikis atau perasaan emosionalnya.
Hal – hal yang perlu dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi kantor
1. Kejelasan
Bahasa yang akan digunakan jelas dan singkat, dalam pemakainnya pengirim harus menentukan sasaran dari komunikasi. Dalam berkomunikasi sebaiknya menggunakan kalimat-kalimat yang pendek, sederhana dan mudah diartikan.
2. Perhatian
Pengirim sebaiknya memberikan perhatian kepada penerima komunikasi. Kurangnya perhatian merupakan suatu kelemahan dalam komunikasi. Karena jika tidak adanya perhatian maka penerima pesan akan merasa tidak dihargai dan jalannya komunikasi akan lancar.
3. Ketulusan dan Integritas
Semakin banyak bawahan mengetahui mengenai organisasi dan masa depannya maka akan semakin mereka menghargai integritas manajemen dan semangat kerja akan meningkat.
4. Pemilihan Media Pendukung
Sangat penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya : a) Berhadapan muka (contohnya: rapat, konferensi, atau wawancara), b) Lisan (telepon, radio, sistem atau komunikasi yang memiliki sifat timbal balik), c) Tertulis (surat, buku, buku pedoman, SOP, dan lain sebagainya).
Menurut Quible dalam (Chaniago, 2013) dijelaskan The Ten of Commandment of
Good Communication adalah sebagai
berikut:
1.Mencari kejelasan informasi terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
Untuk mencari tujuan komunikasi, usahakan untuk sebisa mungkin mencari kejelasan akan informasi yang akan di komunikasikan. Jangan sampai gagasan yang kita akan sampaikan memiliki banyak makna sehingga menimbulkan perbedaan paham ataupun persepsi yang melenceng dari apa yang akan di sampaikan pengirim pesan.
2.Teliti tujuan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3.Tentukan tujuan sebenarnya dari setiap komunikasi.
Tujuan dari komunikasi tersebut ada banyak. Apakah hanya sekedar pemberitahuan saja yang tidak memerlukan timbal balik atau
feedback, atau komunikasi yang
membutuhkan aksi tindakan sebagai timbal balik atau feedback atas informasi yang disampaikan
4. Pertimbangkan keadaan fisik dari orang secara keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
Komunikasi akan dilakukan ketika keadaan fisik dari penerima informasi sedang dalam keadaan baik. Jika keadaan fisik dari penerima informasi terlihat tidak memungkinkan untuk terjadinya komunikasi, lebih baik ditunda.
5. Diskusikan dengan pihak yang lain bila mengutarakan perencanaan komunikasi. Lihatlah tekanan pada nada serta ekspresi lainnya sesuai dengan isi dari berita dalam berkomunikasi. Ketika lawan bicara menekankan nada dan ekspresi tertentu, pengirim informasi sebaiknya mengetahui hal apa yang harus dilakukan.
6. Ambil kesempatan, untuk mendapatkan kesempatan dari suatu komunikasi dengan membantu atau umpan balik.
Mengambil kesempatan dalam berkomunikasi untuk mendapatkan hasil yang memuaskan. Hal ini diperlukan ketika sedang bernegosiasi, beradu argument, dan yang lain sebagainya.
7. Ikuti secara lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
Jangan mengubah topik dari pembicaraan, ini dimaksudkan agar penerima informasi mengetahui dengan jelas apa yang sedang dikomunikasikan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi
Dalam penyampaian informasi oleh seseorang mengenai hal tertentu sebaiknya cenderung konsisten, tidak berubah-ubah baik pada masa lalu maupun masa sekarang. 9. Tindakan yang dilakukan harus
mendorong komunikasi
Setiap tindakan yang dilakukan harus mendorong komunikasi agar menjadi komunikasi yang efektif.
10. Menjadi pendengar yang baik, berkomunikasi tidak selalu tentang berdialog.
Untuk menunjang keberhasilan dalam setiap komunikasi adalah menjadi pendengar yang baik. Ini dimaksudkan agar lawan bicara menjadi lebih leluasa untuk menyampaikan maksud dari pembicaraan yang sedang dibahas.
Hambatan-hambatan di dalam komunikasi kantor
Dalam lingkungan organisasi/perusahaan, komunikasi kantor mempunyai hambatan yang turut mempengaruhi kontribusi jalannya komunikasi, diantaranya sebagai berikut:
A. Posisi/Kedudukan dalam Organisasi/ Peerusahaan
B. Hierarki dalam Organisasi/ Perusahaan
Lapisan posisi dalam bentuk hierarki menunjukkan bahwa ada orang yang memegang posisi paling berkuasa dan yang lainnya tidak mendapatkan wewenang. Hirarki hubungan antara atasan dan bawahan ini mempengaruhi cara berkomunikasi. Orang yang memegang tempat yang lebih tinggi mempunyai kendali yang lebih banyak dibandingkan dengan orang yang berada pada bagian bawah. Informasi yang akan disampaikan akan terganggu ke atas karena bawahan akan berhati-hati untuk menegosiasikan sesuatu yang menarik bagi atasannya untuk didengar dan menghindari informasi atau cara penyampaian yang sensitif terhadap atasannya.
C. Keterbatasan Berkomunikasi
Keterbatasan berkomunikasi disini adalah seseorang dibolehkan untuk berkomunkasi dengan siapapun dan ketentuan siapa yang akan membuat keputusan, hal ini akan mempengaruhi cara anggota organisasi untuk berkomunikasi.
D. Sistem Peraturan dan Kebijaksanaan Pimpinan
Sistem peraturan, kebijaksanaan dan aturan-aturan yang beriringan dengan pemikiran, dan perkejaan, mempengaruhi cara orang untuk berkomunikasi. Pemakaian aturan dan kebijaksanaan yang kaku akan membuat ketidakmampuan anggota untuk mengarah pada hubungan yang tidak individu serta kurangnya komunikasi yang bersifat emosional antar anggota.
E. Spesialisasi Tugas
Spesialisasi tugas mempersempit pemahaman seseorang dan mempengaruhi cara orang untuk berkomunikasi. Individu akan mengenali bidang keahlian mereka masing-masing. Imbasnya sering terjadi
penundaan arus komunikasi atau menghindari penyampaian informasi dari orang satu ke orang lain. Imbas lain dari spesialisasi tugas ialah timbulnya sikap penguasaan informasi. Sikap ini tidak sejalan dengan kerja kelompok yang efisien.
F. Ketidakpedulian Pimpinan
Ketidakpedulian pimpinan organisasi/ perusahaan merupakan sebagai salah satu penghambat dalam proses komunikasi yang paling sering terjadi. Pimpinan jarang mengirim pesan yang dibutuhkan karyawan karena mereka mengira anggota telah mengetahuinya, sehingga pimpinan itu malas, atau cenderung menahan informasi. Kemungkinan lain yang terjadi, karena pimpinan terlalu berpusat pada dirinya sendiri sehingga mereka tidak mendengarkan orang lain secara efektif atau bersikap acuh dengan tidak mempedulikan orang lain.
G. Prestise
Prestise dapat datang dari bermacam bentuk seperti besarnya ruang kerja atau kantor, kemewahan perabotan kantor dan yang lain sebagainya. Apapun bentuknya prestise itu adalah penghambat komunikasi antara orang yang berlainan level di dalam organisasi. Prestise menjadikan komunikasi antara orang yang mempunyai prestise tinggi dengan yang rendah menjadi kaku atau tidak lancar.
H. Jaringan Komunikasi
pesan, maka akan semakin memungkinkan pesan tersebut akan salah diterjemahkan.
JARINGAN KOMUNIKASI KANTOR
Di dalam komunikasi organisasi tentunya mempunyai suatu pola atau jaringan, bagaimana pesan-pesan/informasi dikirim oleh berbagai sumber dan diterima oleh seluruh anggota organisasi melalui jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi adalah hubungan antar individu yang terkoneksi dan terpola dalam suatu jaringan serta memiliki maksud dan tujuan tertentu.
Jika komunikasi diterjemahkan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan atau informasi, maka proses pengiriman tersebut berlaku di dalam suatu jaringan komunikasi (communication network). Hanneman dan McEver dalam (Cindoswari, 2016) menyatakan bahwa “jaringan komunikasi adalah pertukaran informasi yang terjadi secara teratur antara dua orang atau lebih.”.
Namun menurut (Chaniago, 2013) mengungkapkan bahwa jaringan komunikasi adalah pola penghubung komunikasi pesan dari atau antar suatu kelompok formal atau informal. Sedangkan menurut Rogers dan Kincaid dalam (Hapsari, 2016) mengatakan bahwa “jaringan komunikasi merupakan individu-individu yang terkoneksi antara satu dengan lainnya yang dihubungkan oleh arus komunikasi yang terpola.”
Dapat disimpulkan bahwa jaringan komunikasi adalah suatu rangkaian hubungan diantara masing-masing individu dalam suatu jaringan sosial sebagai akibat dari terjadinya pertukaran pesan/informasi diantara individu tersebut, sehingga membentuk bentuk jaringan komunikasi tertentu. Melalui jaringan komunikasi juga dapat digunakan untuk melihat karakterisitik
komunikasi yang tidak selalu dapat dilihat melalui saluran yang ada.
A. Jaringan Komunikasi Formal
Menurut Muhammad Arni dalam (Gunawati, Hartati, & Listiara, 2006) mengatakan bahwa, komunikasi formal adalah “Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan komunikasi formal. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal”. Maksud dari formal disini adalah jaringan komunikasi yang memiliki rantai komando dimana mengalir dari atas ke bawah sesuai dengan struktur organisasi perusahaan tersebut. Proses pengiriman informasi komunikasi formal ini bersifat resmi/formal, sehingga penanganan yang dilakukan juga secara resmi. Komunikasi yang dilakukan contohnya untuk menyampaikan informasi, kebijakan, petunjuk, prosedur, perintah, dan instruksi kerja.
garis komunikasi seperti dalam struktur organisasi, yaitu:
1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah memperlihatkan arus pesan yang mengalir dari atas atau pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ini digunakan untuk memberikan informasi-informasi yang berhubungan dengan penyuluhan, disiplin, tujuan, perintah, dan kebijaksanaan umum.
2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Menurut Muhammad Arni dalam (Gunawati, Hartati, & Listiara, 2006), “Komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya.”. Jadi komunikasi ke atas adalah memberikan laporan berupa data report kepada pihak manajemen untuk mengevaluasi kembali agar bawahan dapat berpartisipasi terhadap departemen atau organisasinya.
Gambar 1. Komunikasi ke Atas dan Komunikasi ke Bawah
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal merupakan pertukaran informasi di antara orang-orang yang memiliki tingkatan yang sama di otoritasnya dalam organisasi. Informasi yang tersalurkan menurut fungsi di dalam organisasi adalah secara horizontal. Informasi ini biasanya bersangkutan dengan tugas-tugas atau kepentingan kantor seperti pemecahan masalah, koordinasi dengan sesama, penyelesaian konflik yang terjadi dan saling memberikan informasi.
Gambar 2. Komunikasi Horizontal
B. Jaringan Komunikasi Informal
Menurut Suranto dalam (Lumbantobing, 2015) “Komunikasi informal merupakan proses penngiriman dan penerimaan pesan yang terjadi secara tidak resmi serta tidak tergolong saluran-saluran birokrasi formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran.”
informasi-informasi yang belum diketahui kebenarannya secara benar dan menyangkut individu-individu atau kelompok-kelompok yang dikenal secara langsung oleh si penyebar informasi.
Komunikasi informal ini digunakan untuk menyampaikan informasi yang bersifat pribadi dan tidak berkaitan dengan persoalan pekerjaan kantor. Komunikasi ini umumnya membicarakan mengenai minat, tanggungan, keluh kesah, dan hal yang lainnya. Namun, pada umunya dari informasi informal yang tersampaikan adalah informasi-informasi yang menyangkut masalah bisnis juga.
Penanganan komunikasi informal dilakukan secara tidak resmi, tidak terikat aturan dan birokrasi yang berlangsung di perusahaan/organisasi tersebut. Komunikasi informal ini lazimnya terjadi karena adanya retriksi pada saluran komunikasi formal atau saluran informal ini digunakan untuk memenuhi keperluan komunikasi yang tidak tersampaikan oleh komunikasi formal, ini disebabkan setiap receiver tidak semua mengerti isi dari komunikasi formal tersebut.
Komunikasi informal ini merupakan desas-desus (grapevine) yang membawa informasi yang informal. Jaringan komunikasi informal ini memiliki kelebihan dan kelemahan yang memberikan dampak kepada organisasi. Adanya jaringan komunikasi informal membuat pimpinan dapat mengetahui pemikiran karyawan, karyawan dapat melahirkan perasaan emosional dari informasi-informasi yang mengakibatkan terjadinya perdebatan, dapat membantu mengartikan pengarahan dari pemimpin ke dalam bahasa yang lebih mudah dimengerti oleh karyawan. Hubungan yang efektif antara atasan dan bawahan kelihatannya sangat kursial untuk mengontrol informasi informal. Penyebaran informasi melalui komunikasi informal ini sangat sulit untuk dikendalikan,
ini disebablkan jika suatu informasi sedang menarik di perusahaan, maka informasi tersebut akan segera merembet dengan cepat secara berantai. Maka kebenaran dari informasi tersebut akan sangat sulit untuk dikendalikan. Pada umumnya komunikasi informal disampaikan secara lisan, dan sifatnya hanya desas desus (grapevine) serta jika dalam bentuk tertulis, komunikasi informal ini dilakukan melalui edaran yang tidak resmi seperti dari media sosial, percakapan media online, dan yang lain sebagainya.
Intensitas komunikasi informal yang rutin dan terus berlanjut akan membentuk sebuah kelompok informal. Fungsi komunikasi informal adalah untuk menjaga hubungan sosial pertemanan kelompok-kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi seperti issue, gossip, atau rumor. Hubungan antar karyawan dengan frekuensi yang cukup sering dan kedekatan fisik akan menciptakan blok-blok pertemanan diluar struktur organisasi. Hal tersebut berbahaya karena dapat memecah kelompok-kelompok informal sehingga dapat mengganggu kinerja antar karyawan perusahaan atau organisasi Dalam jaringan komunikasi informal akan ditemukan orang-orang yang dalam struktur formal organisasi mungkin tidak memiliki kedudukan strategis, namun di dalam jaringan informal bisa saja terjadi orang-orang tersebut berperan sebagai pemimpin kelompok informal yang memiliki opini yang menonjol (opinion leader). Berbagai peranan yang lebih kompleks akan muncul di dalam organisasi jika terjadi jaringan komunikasi informal muncul dari interaksi diluar kegiatan formal organisasi.
Kesimpulan
terlibat di dalamnya tidak terlepas dari aktivitas komunikasi. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dan sebagainya yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang atau kata-kata, gambar, bilangan, grafik, dan lain-lain. Komunikasi juga merupakan sarana yang penting dalam kegiatan kantor karena dapat menimbulkan rasa kebersamaan dan keakraban di dalam suatu kantor. Dalam komunikasi terdapat beberapa elemen elemen komunikasi yang terdiri dari pengirim pesan (sender), pesan (message), media pendukung (media), penerima pesan (receiver), tanggapan berupa umpan balik (feedback) serta gangguan (noise).
Di dalam komunikasi tentunya terdapat suatu pola atau jaringan, dimana pesan/informasi tersebut bergerak melalui jaringan komunikasi. Untuk membentuk jaringan komunikasi yang efektif perlu adanya pengirim pesan yang memahami fungsi dan peran dari komunikasi tersebut, sehingga penerima pesan dapat memberikan tanggapan berupa umpan balik dari komunikasi tersebut.
Daftar Pustaka
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung, Jawa Barat, Indonesia: CV Akbar Limas Perkasa.
Cindoswari, A. R. (2016). Analisis Struktur Jaringan Komunikasi Dalam
Adaptasi Ekonomi, Sosial dan Budaya Pada Paguyuban Babul Akhirat di Kota Batam. Komunikasi, 129-144.
Gunawati, R., Hartati, S., & Listiara, A. (2006). Hubungan Antara Efektivitas
Komunikasi Mahasiswa Dosen Pembimbing Utama Skripsi Pada Mahasiswa. Jurnal Psikologi, 93-115.
Hapsari, D. R. (2016). Peran Jaringan Komunikasi Dalam Gerakan Sosial. Jurnal Komunikasi, 25-36.
Lumbantobing, R. M. (2015). Peranan Komunikasi dalam Kepemimpinan Organisasi di Dinas Kebudayaan Pariwisata Pemuda dan Olahraga Kota Sibolga. Komunikasi, 1-10.
Putri, D. D. (2016). Pola Komunikasi Pada Program Mentoring. e-Proceeding of Management : Vol.3, 3898-3901.
Redding, W., & Sanborn, G. (2005). Business and Industrial
Communication: A Source Book . California: Harper & Row.
Robbins, S., & Coulter, M. (2007). Manajemen, Edisi Kedelapan. Jakarta: PT Indeks.
Sentosa, A. T. (2015). Pola Komunikasi dalam Proses Interaksi Sosial di Pondok Pesantren Nurul Islam Samarinda. eJournal Ilmu Komunikasi, 491-503.
Syahputra, B. (2015). Hubungan Komunikasi Internal terhadap Kinerja Pegawai Dinas
