Analisis Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Efektivitas
dan Efisiensi kinerja Pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten
Rembang Provinsi Jawa Tengah
Oleh : Angga Debby Frayudha
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam menunjang keberhasilan kinerja pegawai suatu instansi, pengelolaan
pengarsipan dituntut agar mampu menjadi sumber ingatan serta sumber informasi
instansi tersebut, baik untuk instansi itu sendiri maupun pihak lain yang memerlukan.
Arsip yang kurang dikelola dengan baik dapat mengakibatkan menggangu pekerjaan
pegawai karena bisa tidak selesai tepat waktu dalam pencarian atau pengubahan data.
agar pengelolaan pengarsipan bisa efektif dan efisien maka harus sesuai dengan
standar pengelolaan pengarsipan di indonesia.
Di dalam pelaksanaan pekerjaan di dalam sebuah instansi, baik instansi
pemerintahan maupun instansi swasta semuanya memerlukan dokumentasi,
pencatatan, penyimpanan serta pengelolaan data yang baik. Dalam pengelolaan itu
sistem harus bisa mengelola data serta data dapat dipertanggung jawabkan. Atau
biasa kita sebut dengan istilah administrasi kearsipan. Arsip memiliki peranan
penting dalam sebuah instansi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi.
Arsip sangat diperlukan dalam setiap instansi dalam rangka melakukan kegiatan
perencanaan, analisa, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, penilaian serta
pembuatan laporan pertanggung jawaban dan pengendalian. Walaupun kearsipan
kinerja suatu instansi, namun di dalam kegiatan masih banyak instansi (pemerintah
maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak
arsip hanya ditumpuk di dalam gudang dan tidak pernah dirawat hingga arsip rusak.
Akibatnya apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan maka akan sulit untuk
mendapatkan informasi.
Salah satu kegiatan perkantoran yang merupakan hal yang sangat vital dan
penting serta tidak mudah pengelolaanya adalah arsip. Arsip yang ada dan dimiliki
harus bisa dikelola dengan baik sebab keunggulan pada sektor kearsipan akan sangat
membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan
instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.
Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat dihindarkan dari salah informasi,
membantu mencapai efisien kerja.
Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa
sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang
efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efektivitas kerja dalam hal
penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Suatu sistem
pengelolaan arsip disebut dengan manajemen kearsipan dengan demikian aktivitas
organisasi yang diperlukan suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang
khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga
arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan. Sebagaimana yang
dikemukakan oleh Wursanto (1995:22) bahwa “Sistem kearsipan adalah suatu sistem,
metoda atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip.
Arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan”. Menurut G.R Terry, Ph.D dalam buku tata laksana kantor manajemen
perkantoran (Moekijat, 2002:86), Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih
dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat
Dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 60 Tahun 2012 tentang ketentuan umum arsip, yang di maksud dengan Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan Teknologi Informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, lembaga pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Perlunya mengelola arsip di lingkungan Dinas Pendidikan kabupaten Rembang
mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 60 Tahun 2012 Bab V Pasal 9, yaitu :
a. Pengurusan naskah dinas dan pendokumentasian kegiatan kedinasan;
b. Pengelolaan arsip aktif;
c. Pengelolaan arsip inaktif;
d. Pengelolaan arsip vital;
e. Pengelolaan arsip audio visual;
f. Pengelolaan arsip elektronik;
g. Akses dan layanan arsip;
h. Penyusutan arsip;
i. Pengelolaan arsip statis.
Untuk mendukung tercapainya efektivitas kerja pegawai yang maksimal maka
pengelolaan arsip yang baik harus dilaksanakan di dalam organisasi.tersebut. Menurut
Anhar(1980:55) mengemukakan bahwa fungsi kearsipan yang baik adalah:
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada perusahaan besar yang
menyelenggarakan sistem sentralisasi. Demikian pula arsip, surat, warkat
yang menjadi milik perusahaan merupakan sekumpulan data yang berguna
bagi perusahaan.
3. Dengan penyimpanan warkat tersebut terdapat keputusan yang diambil
merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan
kebijaksanaan.
4. Kearsipan berarti menyimpan secara tepat dan teratur warkat penting
mengenai kemajuan perusahaan.
5. Surat-surat dapat dilaksanakan ke sistematika tertentu kearah tercapainya
efektivitas dan efisiensi kerja.
6. Melengkapi bila ada kasus yang membingungkan.
7. Memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan.
8. Memberitahukan tentang kegiatan-kegiatan bersaing.
9. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat
membantu perumusan kebijaksanaan dimasa yang akan datang.
10. Pengambilan keputusan didasarkan atas sistem kearsipan yang baik.
Arsip akan memberikan nilai manfaat yang tinggi jika keberadaannya mampu
dikelola dengan baik sehingga efektivitas dan efisiensi penggunaannya dapat
disajikan dengan optimal. Seperti yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001:14)
bahwa :
Adapun indikator-indikator yang menentukan keberhasilan kinerja karyawan
menurut Guritno dan Waridin (2005) yaitu mampu meningkatkan target pekerjaan.
Mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Mampu menciptakan inovasi dalam
menyelesaikan pekerjaan. Mampu menciptakan kreativitas dalam menyelesaikan
pekerjaan. Mampu meminimalkan kesalahan pekerjaan. Pada poin pertama, kedua
serta terakhir maka kinerja menurut Guritno dan Waridin (2005) berhubungan dengan
kearsipan karena bagaimana pegawai bisa meningkatkan target pekerjaanya,
bagaimana menciptakan kreativitas dalam pekerjaanya jika pengelolaan kearsipan
masih buruk.
Menurut Simanjutak (2005) kinerja dipengaruhi oleh kualitas dan kemampuan
pegawai. Yaitu hal-hal yang berhubungan dengan pendidikan/ pelatihan, etos kerja,
motivasi kerja, sikap mental, dan kondisi fisik pegawai. Sarana pendukung, yaitu hal
yang berhubungan dengan lingkungan kerja (keselamatan kerja, kesehatan kerja,
sarana, teknologi) dan hal-hal yang berhubungan dengan kesejahteraan pegawai
(upah/ gaji, jaminan sosial, keamanan kerja). Supra sarana, yaitu hal-hal yang
berhubungan dengan kebijaksanaan pemerintah dan hubungan industrial manajemen.
Pendapat-pendapat para ahli tentang kinerja organisasi menyiratkan bahwa
pengukuran kinerja sesungguhnya sangat penting untuk melihat sampai sejauh mana
tujuan organisasi telah tercapai, maka dalam penelitian ini akan menganalisis kinerja
pengelolaan bagian kearsipan, melalui pengukuran/penilaian antara lain seperti:
a. Responsivitas, dimana menurut Agus Dwiyanto dan Baveola Kusumasari
(2001:2), mengemukakan tentang pentingnya responsivitas dalam
hubungannya dengan penilaian kinerja, yaitu bentuk kemampuan organisasi
untuk mengenali kebutuhan masyarakat dalam pelayanan publik.
b. Responsibilitas, dimana menurut Lenvine (1990) dalam Dwiyanto (2002),
sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar dan kebijaksanaan
organisasi yang benar.
c. Efektivitas, menurut Kumorotomo (1996). Menilai seberapa jauh pelayanan
dapat melaksanakan tugasnya.
d. Sumber Daya Manusia (SDM), menurut Gogin (2001), Higgins (2001),
Steer (1990), Joedono (2003), dan Bryson (2004), akan mengukur
jumlah/tingkat sumberdaya pegawai yang melaksanakan tugas-tugas suatu
organisasi yang berpengaruh terhadap kinerja organisasi.
e. Finansial, menurut Gogin (2001) dan Higgins (2001), akan mengukur
jumlah dan tingkat ketersediaan dana yang merupakan salah satu
sumberdaya yang berpengaruh terhadap kinerja organisasi publik, untuk
mencapai tujuan kegiatan didalam suatu proses kelembagaan.
f. Akuntabilitas, menurut Effendi (2002). Mengukur tingkat konsistensi antara
seberapa besar kebijakan dan kegiatan dengan kehendak aspirasi masyarakat.
g. Struktur Organisasi, menurut Steers (2003:70). Mengukur/menilai adanya
hubungan antar bagian yang mempunyai tugas dan fungsi yang saling
berhubungan bagi kegiatan-kegiatan ke arah tujuan, serta mempunyai
tanggung jawab dan wewenang dalam pelayanan publik.
Salah satu organisasi pemerintah yaitu Dinas Pendidikan kabupaten Rembang.
Dinas Pendidikan kabupaten Rembang adalah Lembaga Pemerintah Direktorat
Jendral Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang berada di daerah dan
bertanggung jawab kepada Dinas Pendidikan Provinsi. Dinas Pendidikan adalah salah
satu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang pendidikan dan kebudayaan
dalam menciptakan pendidikan yang sesuai dengan standar nasional Indonesia.
Rembang juga mempunyai peran yang tidak kalah pentingnya yaitu dalam
meningkatkan mutu pendidikan di kabupaten Rembang.
Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang, dalam penyedian informasi,
penyajian dan penyimpanan data kepegawaian masih secara manual belum diterapkan
informasi berbasis teknologi, maksudnya adalah saat melakukan pencetakan,
pencarian atau merubah data yang ada harus dilakukan pencarian satu persatu
terhadap data tersebut ataupun melakukan penulisan ulang dan penginputan ulang
data. Hal ini menyebabkan pegawai yang akan mencari informasi data pegawai
disaat mendesak untuk memperoleh secara cepat, tepat dan akurat kurang optimal.
Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang dibentuk dalam rangka meningkatkan
penyelenggaraan tugas dan fungsi pendidikan. Dinas Pendidikan Kabupaten
Rembang memiliki banyak data yang yang perlu untuk disimpan dan diolah. Apalagi
di era pemerintahan dengan konsep Good Governance ini diperlukan adanya sistem
yang mampu mengakomodir kebutuhan akan pelayanan yang cepat, tepat dan tidak
berbelit-belit.
Menurut Bapak Widi bagian kepegawaian Dinas Pendidikan kabupaten
Rembang mengatakan bahwa data-data pegawai masih berupa data manual dan
bertumpuk-tumpuk sehingga ketika ada instansi atau siapapun yang membutuhkan
data pegawai maka akan dicari terlebih dahulu, sehingga proses pencarian data sangat
lama sehingga SIMPEG mungkin bisa menjadi alternatif solusi.
Dengan penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi
pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti yang
dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan data kepegawaian. Untuk itulah
dibuat sistem informasi kepegawaian ini sehingga menghasilkan informasi yang
berguna bagi masyarakat dan kepala dinas serta instansi yang membutuhkan.
Lambatnya pemutakhiran data yang dilakukan membuat lambatnya informasi
menjadi terhambat. Permasalahan ini didukung oleh hasil wawancara peneliti dengan
salah satu bagian kepegawaian Dinas Pendidikan kabupaten Rembang yang
memberikan contoh kasus seperti ketika Kepala Dinas membutuhkan data pegawai
Esselon 4 yang akan di promosikan menjadi terhambat dikarenakan belum up to date
nya data yang ada.
Pentingnya peranan Dinas Pendidikan dalam mendukung program pendidikan
di daerah harus diimbangi dengan SDM yang berkualitas dan berkompeten
dibidangnya dalam melaksanakan program-program pemerintah. Namun kenyataanya
permasalahan kepegawaian masih terjadi di Dinas Pendidikan kabupaten Rembang
seperti proses pengelolaan pegawai, data PNS belum up do date, data saling berbeda.
Hal ini didukung oleh wawancara peneliti dengan salah satu informan bahwa
lambatnya proses untuk mendapatkan data pegawai dikarenakan masih manual. Hal
ini membuat peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut di Dinas
Pendidikan kabupaten Rembang dalam konteks peranan SIMPEG pada Biro
Kearsipan Dinas Pendidikan kabupaten Rembang dalam proses pendataan
kepegawaian untuk mendapatkan keakuratan data dan informasi kepegawaian
Efektivitas kerja pegawai di kantor Dinas Pendidikan kabupaten Rembang yang
masih belum maksimal disebabkan pula oleh salah satunya yaitu kegiatan
pengelolaan kearsipan yang belum terlaksana secara baik, seperti terlihat pada tabel
1.1 di bawah ini:
Tabel 1.1
Tabel kegiatan kearsipan di kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang
bulan Agustus - November 2014
No. Uraian kegiatan Durasi Waktu
1 Mengelompokan pegawai
3 Menggabungkan atau menyusun
naskah-naskah berkas dan gambar
yang berkaitan dengan masalah
pendidikan
3 hari 5 hari
4 Penataan berkas pendidikan baik
melalui agenda, kartu arsip
2 hari 4 hari
5 Penyimpanan berkas/arsip biasa,
penting dan rahasia
1 jam 4 jam
6 Peminjaman data yang
berhubungan dengan dinas
pendidikan dan sesuai dengan
bukti tanda peminjaman.
30 menit 24 jam
Tabel diatas memperlihatkan bahwa masih ada beberapa kegiatan yang
pelaksanaan tugasnya tidak mencapai target. Ada beberapa kegiatan yang efektivitas
kerjanya dirasakan sudah cukup yaitu penyimpanan berkas. Namun masih banyak
kegiatan yang efektivitas pencapaian pelaksanaan penyusunan dan pengolahan data
terendah tampak pada beberapa kegiatan, seperti pada kegiatan pengelompokan
Fenomena-fenomena yang dikemukakan diatas mengisyaratkan bahwa
efektivitas kerja pegawai masih belum optimal jika dilihat dari bagaimana data arsip
di kelola dan didapatkan, usaha, kemauan serta dorongan pegawai untuk mencapai
target pekerjaan yang di inginkan. Apabila kenyataan di atas diabaikan secara terus
menerus, maka kualitas pelayanan di Dinas Pendidikan kabupaten Rembang akan
menggangu pencapaian tujuan Instansi.
Dapatlah disimpulkan bahwa sistem kearsipan pada dinas pendidikan
kabupaten rembang Provinsi Jawa Tengah belumlah berjalan dengan baik dan
optimal. Untuk itulah penelitian memiliki motivasi untuk menjadikan masalah arsip
ini menjadi bahan penelitian tesis dan belum pernah dilakukan penelitian mengenai
kearsipan di dinas pendidikan kabupaten Rembang maka peneliti tertarik melakukan
penelitian yang berjudul “ Analisis Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan
Efektivitas dan Efisiensi kinerja Pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang
Provinsi Jawa Tengah.
Harapan dilakukan penelitian ini adalah sistem kearsipan yang efektif akan
mampu menciptakan arus kerja yang lancar karena salah satu fungsi arsip adalah
menunjang efektivitas kerja. Bagaimanapun juga masalah rendahnya efektivitas kerja
pada suatu organisasi perlu diperhatikan secara khusus. Karena dengan bekerja secara
efektif dan efisien, berbagai benefit akan diraih oleh organisasi itu, dari segi waktu
dan penyelesaian pekerjaan.
1.2 Identifikasi Masalah
Masalah berkurangnya efektivitas kerja pegawai dapat dilihat dari gejala-gejala
seperti sistem penyimpanan dan penemuan lamban, kehilangan arsip akibat
peminjaman yang tidak tertib, kerusakan arsip akibat kurangnya perawatan, volume
arsip yang banyak serta sarana dan prasarana yang kurang memadai.
Sistem ini permasalahannya di batasi agar kita terfokus dapat memberikan
pelayanan informasi dengan benar dan tepat sasaran. Ruang lingkup
permasalahan ini adalah sebagai berikut:
1. Hanya membahas mengenai peningkatan kinerja bagian pengarsipan.
2. Kinerja hanya di ukur berdasarkan standar durasi pengolahan dan pelayanan arsip
1.4 Fokus Penelitian
Fokus penelitian dari penelitian ini adalah peningkatan Efektifitas dan Efisiensi
kinerja pegawai pada bagian manajemen pengarsipan di Dinas Pendidikan Kabupaten
Rembang Provinsi Jawa Tengah.
1.5 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka didapatkan rumusan
masalah, yaitu:
1. Bagaimana gambaran manajemen kearsipan yang ada di Dinas Pendidikan
Kabupaten Rembang?
2. Bagaimana gambaran efektivitas dan efisiensi kinerja pegawai di bidang
kearsipan Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang?
3. Apakah sistem kearsipan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten
Rembang sudah bisa menyelelesaikan permasalahan terkait pelayanan
prima?
4. Bagaimana solusi untuk menyelesaikan persoalaan di bidang kearsipan Dinas
Pendidikan Kabupaten Rembang?
Tujuan dari penulisan proyek akhir ini adalah :
1. manajemen kearsipan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang
2. Gambaran efektivitas dan efisiensi kinerja pegawai di bidang kearsipan
Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang
3. Sistem kearsipan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang sudah
bisa menyelelesaikan permasalahan terkait pelayanan prima
4. solusi untuk menyelesaikan persoalaan di bidang kearsipan Dinas Pendidikan
Kabupaten Rembang
1. 7 Manfaat Penelitian
Kegunaan Teoritis
Hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi kajian
yang lebih komprehensif dan pengembangan ilmu pengetahuan terutama dalam
bidang kearsipan yang ada selama ini, serta memperluas Wawan ilmu yang berkaitan
dengan sistem kearsipan terhadap efektivitas kerja pegawai di Dinas Pendidikan
Kabupaten Rembang
Kegunaan Praktis
Bagi pihak Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang, hasil penelitian dapat
dijadikan bahan pertimbangan dalam pelaksanaan sistem kearsipan yang berperan
penting untuk optimalisasi efektivitas kerja pegawai dalam mendukung visi dan misi
instansi.
2. KAJIAN PUSTAKA
Dalam melakukan penelitian mengenai “Analisis Manajemen Kearsipan Dalam
Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi kinerja Pegawai di Dinas Pendidikan
Kabupaten Rembang Provinsi Jawa Tengah.”, peneliti melakukan peninjauan
terhadap penelitian-penelitian terkait yang pernah dilakukan sebelumnya. Peneliti
mengambil dua hasil penelitian terdahulu yang dapat dijadikan pembanding dengan
penelitian yang akan dilakukan.
Penelitian pertama yang menjadi pembanding adalah jurnal dengan judul
“Factors Affecting Job Performance: a review of literature” yang dilakukan oleh
Korkaew jankingthong And Suthininee Rurkkhum. Silpakorn University Journal of
Social Sciences, Humanities, Ana Arts Vol. 12 (2) : 115-127, 2012
Penelitian kedua yang menjadi pembanding adalah tesis yang berjudul
“Records Management In Support of Service Delivery Ni The Public Health Sector of
The Limpopo Province Ni South Africa” yang dilakukan oleh Ngoako Solomon
Marutha tahun 2011
Penelitian ketiga yang menjadi pembanding adalah jurnal yang berjudul
“Factors affecting The Job performance: Ni Chase of Pakistan Banking sector” yang
