Petunjuk Operasional. iprocura (eprocurement)

(1)

(

untuk Vendor

)

Proses Lelang

iProcura (eProcurement)

(2)

PerubahanTerakhir: Versi: Halaman: 09-Juni-2017 _{https://eproc.pelindo1.co.id} 0.1 2 of 51

Daftar Isi

Keterangan tampilan dan icon-icon standard iProcura ... 3

Halaman Depan Portal iProcura https://eproc.pelindo1.co.id ... 6

Proses Lelang Umum ... 7

 Langkah 1: Pendaftaran Lelang ... 7

 Langkah 2: Dokumen Lelang ... 16

 Langkah 3: Prakualifikasi ... 17

 Langkah 4: Hasil Pra Kualifikasi ... 19

 Langkah 5: Undangan Rapat Penjelasan ... 21

 Langkah 6: Rapat Penjelasan ... 23

 Langkah 7: Pemasukan Penawaran Admin & Teknis ... 26

 Langkah 8: Pengumuman Hasil Evaluasi ... 31

 Langkah 9: Penawaran Harga ... 32

 Langkah 10: Penetapan Pemenang ... 37

 Langkah 11: Pengumuman Pemenang ... 40

 Langkah 12: Verifikasi Pemenang ... 41

 Langkah 13: Penerbitan SP3 ... 45

Proses Lelang Terbatas ... 47

 Langkah 1: Penyiapan Dokumen Lelang ... 47

 Langkah 2: Undangan Lelang ... 47

(3)

Keterangan tampilan dan icon-icon standard iProcura

Berikut adalah tampilan dan icon-icon tersebut.

Tampilan/Icon Deskripsi

Hierarki menu. Terletak pada baris pertama dari area transaksional untuk menunjukkan hierarki menu dari layar yang ditampilkan di bawahnya

Judul tab layar. Terletak pada baris kedua dari area transaksional untuk menunjukkan judul dari semua tab yang ada pada layar. Judul tab menunjukkan nama data atau nama transaksi yang ditampilkan atau dilakukan pada tab tersebut.

Radio button untuk menandai record yang dipilih dari sejumlah record yang muncul.

Tombol untuk memulai proses sesuai label pada tombol. Field berwarna abu-abu adalah field yang bersifat read

only sehingga tidak dapat diubah isinya.

Field berwarna biru muda adalah field yang bersifat

mandatory sehingga harus diisi

Field berwarna putih adalah field yang bersifat optional sehingga boleh dikosongkan ataupun diisi

Icon untuk menampilkan pilihan isi (list of value/LOV) dalam bentuk table atau grid untuk field di sebelahnya.

(4)

Icon untuk menampilkan keterangan tambahan dari field sebelahnya.

Icon untuk menampilkan pilihan tanggal dalam bentuk kalender.

(5)

master yang dipilih

Icon untuk menampilkan pilihan isi dalam bentuk drop down.

Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table berikutnya

Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table sebelumnya

Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table terakhir

Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table pertama

Icon untuk menampilkan record-record detil dari record master yang dipilih.

Untuk menutup current page dan kembali ke previous page Tombol untuk melakukan penambahan data baru

Tombol untuk menyimpan data yang sudah diisikan di form Tombol untuk melakukan penghapusan data yang dipilih Tombol untuk menampilkan informasi detail suatu data Tombol pada step proses lelang yang menandakan proses sedang berlangsung (belum lanjt ke step berikutany)

Tombol pada step proses lelang yang menandakan proses sudah selesai/close.

(6)

Halaman Depan Portal iProcura https://eproc.pelindo1.co.id

Pada halaman depan web portal iProcura, vendor dapat melihat daftar pengadaan (lelang umum) pada PT.Pelindo1 yang sedang terbuka untuk diikuti oleh vendor.

Adapun untuk pengadaan jenis lelang terbatas, dikarenakan penyampaian pengumuman terbatas hanya kepada vendor-vendor tertentu saja (sesuai kualifikasi dan klasifikasi) dengan memberitahukan via email vendor terkait, tidak akan muncul di halaman depan portal iProcura.

Untuk melihat detail pengadaan dapat mengklik tombol pada kolom Detail, sehingga akan

tampil detil pengadaan dimaksud seperti di bawah ini:

Daftar Lelang Pekerjaan yang bisa diikuti oleh vendor

Klik di kolom ini, untuk melihat keterangan rinci tentang Pekerjaan dimaksud

(7)

Proses Lelang Umum

Proses lelang pada PT.Pelindo 1 dibagi 2 (dua) yaitu: lelang umum dan lelang terbatas. Pada bagian ini akan dijelaskan step-step Lelang Umum.



Langkah 1: Pendaftaran Lelang

Langkah-langkah pendaftaran lelang umum:

(8)

Klik tombol pada kolom Detail.

(9)

Klik tombol

3) Muncul layar pendaftaran:

Masukkan Nama User dan Password yang sudah terdaftar di sistem iProcura. Lalu tekan tombol

(10)

Akan tampil konfirmasi:

Tekan tombol Oke. 4) Tampil layar:

Sampai disini, vendor sudah dinyatakan mendaftar ke pengadaan dimaksud.

Selanjutnya, vendor login ke portal, untuk dapat mendownload dokumen pelelangan terkait lelang terkait dan mengupload dokumen yg dipersyaratkan.

(11)

Jika berhasil login, akan tampil layar utama vendor login:

6) Klik menu

(12)

Klik pada tombol pada kolom Proses.

7) Muncul layar progress lelang untuk data lelang tersebut:

8) Upload Dokumen Pendaftaran, dengan meng-klik tombol pada step

Pendaftaran Lelang , tampil layar:

(13)

Klik pada tombol untuk memilih file dari local drive, akan muncul layar

Unggah Berkas seperti ini:

Double-click pada file yang dimaksud, sehingga tampil seperti:

Klik tombol

Tunggu beberapa saat, proses upload dokumen sedang berlangsung. Jika upload berhasil akan tampil seperti ini:

(14)

Klik tombol Oke, dan akan kembali ke layar sebelumnya:

10) Setelah Dokumen Pendaftaran berhasil diupload, submit dokumen pendaftaran

dengan meng-klik tombol pada tampilan diatas, akan muncul layar

konfirmasi:

Jika upload dokumen pendaftaran berhasil, maka pada form Status Pendaftaran tombol tidak muncul lagi:

(15)

11) Verifikasi Pendaftaran oleh panitia lelang.

Setelah dokumen pendaftaran disubmit vendor, pihak panitia akan memverifikasi dokumen pendaftaran.

Apabila proses verifikasi oleh panitia sudah selesai apakah disetujui atau tidak

disetujui, akan ada notifikasi via email. Selanjutnya vendor dapat masuk lagi ke portal

dan lihat step progress lelang terkait.

Pada step progress lelang Pendaftaran Lelang:

Jika pendaftaran DISETUJUI, maka tampilan pada layar Status Pendaftaran:

(16)

Note: Jika verifikasi pendaftaran DISETUJUI, maka vendor dapat melanjutkan ke step berikutnya. Jika TIDAK DISETUJUI, vendor tidak dapat melanjutkan ke proses berikutnya.



Langkah 2: Dokumen Lelang

Pada step ini vendor dapat mendownload dokumen-dokumen terkait lelang terkait.

Bagi vendor yang lulus verifikasi pendaftaran, maka vendor dapat mendownload dokumen lelang.

Klik tombol pada step Dokumen Lelang

(17)

akan tampil:

Klik tombol-tombol pada kolom paling kanan, untuk mendownload dokumen

pengadaan, lalu muncul layar seperti dibawah ini:



Langkah 3: Prakualifikasi

Pada step ini, vendor mengupload dokumen-dokumen yang dipersyaratkan untuk prakualifikasi.

(18)

Langkah-langkahnya:

1) Klik tombol untuk membuka form File Pra Kualifikasi, untuk mengupload

dokumen yang dipersyaratkan. Berikut form File Pra Kualifikasi:

2) Pada form di atas, klik tombol pada kolom Upload, untuk mengupload dokumen yang diminta, akan tampil layar:

(19)

Klik tombol Telusuri… pada layar di atas, untuk memilih file dari folder lokasi file.

Lalu klik tombol .

Jika upload file berhasil, maka tampilan seperti ini:

Note: Selanjutnya, pihak panitia akan memverifikasi dokumen pra kualifikasi yang diupload vendor. Hasil dari proses Pra Kualifikasi dapat dilihat pada step Hasil Pra Kualifikasi.



Langkah 4: Hasil Pra Kualifikasi

Apabila proses pra kualifikasi oleh panitia lelang sudah selesai, maka panitia akan mengirimkan email ke vendor hasil dari proses pra kualifikasi:

(20)

Pada progress lelang, vendor juga dapat melihat apakah dokumen pra kualifikasi sudah di verifikasi atau belum oleh panitia lelang.

(21)

Note: Apabila Hasil Pra Kualifikasi LULUS, maka vendor akan mendapatkan email undangan untuk rapat penjelasan.

Jika tidak lulus, tampil seperti ini:



Langkah 5: Undangan Rapat Penjelasan

Bagi vendor yang LULUS pra kualifikasi, akan mendapatkan undangan via email, seperti di bawah ini:

(22)

Pada pada step progres untuk lelang terkait, seperti ini tampilannya:

(23)

Adapun informasi tanggal rapat penjelasan, metode rapat (online atau offline), dstnya mengenai rapat penjelasan, detailnya ada di email yang dikirim (gambar di atas).

Pada step ini vendor dapat juga mendownload lagi (jika dibutuhkan) dokumen-dokumen lelang (seperti pada langkah-2):



Langkah 6: Rapat Penjelasan

Pada step Rapat Penjelasan ini, ada 2 (dua) metode yaitu : Metode Online dan Metode Offline.

(24)

1) Tampilan form Informasi Rapat Penjelasan untuk metode rapat penjelasan Online:

2) Klik tombol , akan tampil form Forum Rapat Penjelasan:

Form ini adalah forum rapat penjelasan secara online. Vendor dan panitia dapat berinteraksi secara online pada waktu yang sudah ditentukan oleh panitia.

Jika waktu sudah diluar tanggal dan jam yang sudah ditentukan, maka forum otomatis close.

(25)

3) Download Berita Acara rapat penjelasan.

Apabila sudah selesai rapat penjelasan, panitia akan membuat berita acara, dan pihak vendor dapat men-download di sisi portal.

Klik tombol

 Rapat Penjelasan Metode Offline

1) Tampilan form Informasi Rapat Penjelasan untuk metode rapat penjelasan Offline:

Pada rapat penjelasan metode offline, pihak vendor harus mendaftarkan nama-nama peserta yang akan ikut rapat penjelasan.

Item-item yang harus dimasukkan:

- Nama Peserta: nama yang akan mengikuti rapat. - Jabatan: jabatan pada perusahaan.

- Keterangan: isi dengan keterangan

2) Jika sudah dimasukkan semua personal yang akan ikut rapat penjelasan, klik tombol

3) Download Berita Acara rapat penjelasan.

Apabila sudah selesai rapat penjelasan, panitia akan membuat berita acara, dan pihak vendor dapat men-download di sisi portal.

(26)



Langkah 7: Pemasukan Penawaran Admin & Teknis

Pada step ini vendor memasukkan dokumen penawaran Administrasi dan Teknis.

Klik tombol Open, akan muncul form Penawaran:

(27)

1) Masukkan nomor penawaran pada 2) Klik tombol

Jika sukses menyimpan data record data penawaran, maka tampilan berubah seperti ini:

Muncul tombol: Dokumen Administrasi, Dokumen Teknis, dan Kirim Penawaran.

3) Klik tombol untuk masuk ke form upload dokumen administrasi:

Klik tombol Upload File, muncul layar:

(28)

Double-click pada file dimaksud, lalu kembali ke layar:

Klik pada tombol Upload.

Jika berhasil, maka akan tampil seperti ini:

(29)

Klik tombol Upload File, muncul layar:

Klik tombol , untuk memilih file dari local folder:

(30)

Klik pada tombol Upload.

Jika berhasil, maka akan tampil seperti ini:

Note: Lakukan upload untuk semua jenis dokumen yang diminta. Sehingga file upload, tampil seperti ini:

5) Submit penawaran

Kembali ke tab , muncul form Penawaran:

(31)



Langkah 8: Pengumuman Hasil Evaluasi

Pengumuman hasil evaluasi akan disampaikan ke vendor melalui email, yang isinya seperti di bawah ini:

Vendor login ke portal, lalu cari data lelang terkait, dan pada progress lelang tersebut tampil seperti ini:

(32)

Klik tombol Open, untuk membuka form Pengumuman Hasil Evaluasi:

Pada form ini, display Informasi LULUS atau TIDAK LULUS vendor tersebut.



Langkah 9: Penawaran Harga

Bagi vendor yang lulus administrasi dan teknis, dapat melanjutkan ke pengiriman penawaran harga. Step Penawaran Harga seperti di bawah ini:

(33)

Langkah-langkah mengirim penawaran harga: 1) Input No.Penawaran

2) Klim tombol untuk menyimpan record penawaran.

Jika sudah tersimpan, maka muncul tombol Dokumen Harga, Detail Harga Penawaran dan Kirim Penawaran:

(34)

3) Upload dokumen penawaran

Klik tombol pada form Penawaran di atas, akan muncul form Dokumen

Penawaran:

Upload semua dokumen yang diminta, dengan mengklik tombol pada

kolom paling kanan, untuk upload dokumen terkait. Lakukan untuk semua dokumen yang diminta.

Jika semua dokumen sudah terupload, maka akan tampil seperti di bawah ini:

4) Masukkan detail penawaran harga. Kembali ke tab Penawaran

(35)

Klik tombol unutk menyimpan data yang dimasukkan.

Klik tombol untuk menyimpan data yang sudah disimpan, ke dalam file

pdf. Akan muncul layar konfirmasi, akan disimpan difolder lokal:

Klik tombol Oke.

(36)

File hasil download ini, dapat dijadikan file untuk diupload pada dokumen harga atau dari file yang dibuat menggunakan tool lain seperti ms excel.

5) Kirim Dokumen penawaran.

Data detail penawaran yang sudah dimasukkan tadi dan dokumen yang sudah diupload tadi, harus disubmit supaya bisa dibaca oleh panitia.

(37)

Lalu klik tombol untuk submit penawaran.

NOTE: Setelah penawaran harga di submit, maka selanjutnya panita akan melakukan evaluasi, dan hasilnya dapat dilihat pada step Penetapan Pemenang. Jika pada step evaluasi teknis vendor TIDAK LULUS maka pada step ini, tampilannya seperti di bawah ini:

Jika vendor TIDAK LULUS evaluasi teknis, maka tidak ada tombol-tombol untuk upload dokumen dan pemasukan rincian penawaran harga.



Langkah 10: Penetapan Pemenang

Pada step Penetapan pemenang, sudah diketahui siapa calon pemenang 1, pemenang 2 dan pemenang 3. Pada step ini, jika hanya ada 1 pemenang, maka dimungkinkan ada negosiasi harga antara vendor pemenang dengan panitia. Tapi apabila pemenang lebih dari 1, maka negosiasi harga akan dilakukan pada step Verifikasi Pemenang, dikarenakan pada step

(38)

Klik tombol untuk menampilkan form Penetapan Pemenang, seperti di bawah ini:

Seperti dikatakan di atas, jika pada tahap ini hanya ada 1 pemenang, maka vendor pemenang tersebut dapat langsung melakukan negosiasi harga.

Untuk melakukan negosiasi, klik tombol , selanjutnya akan muncul form Negosiasi

seperti di bwah ini:

(39)

 Tampilan Negosiasi Metode Offline

NOTE:

 Mengenai negosiasi harga, detailnya akan dijelaskan pada step VERIFIKASI PEMENANG (Langkah 12).

 Pada step penetapan pemenang, apabila vendor bukan calon pemenang, maka tampilan pada step ini:

Batas Waktu Nego

Nego OFFLINE, Harga tdk bisa diedit

Nego ONLINE, Harga bisa diedit

(40)



Langkah 11: Pengumuman Pemenang

Pada step ini vendor-vendor peserta akan mendapatkan notifikasi via email yang menginformasi hasil lelang,bagaimana susunan pemenang lelang. Tampilan email notifikasi seperti di bawah ini:

(41)

Klik tombol , akan tampil form Pengumuman Calon Pemenang:



Langkah 12: Verifikasi Pemenang

Pada tahap verifikasi pemenang ini panitia dapat meminta negosiasi harga kepada vendor pemenang ke-1.

(42)

1. Karena pada tahap Penetapan Pemenang, tidak terjadi pemenang tunggal, artinya masih ada pemenang 2 dan pemenang 3, sehingga negosiasi harus dilakukan di tahap ini, karena pada tahap ini sudah ditentukan pemenang tunggal.

2. Kalaupun di tahap Penetapan Pemenang hanya ada pemenang tunggal, akan tetapi belum ada proses negosiasi pada tahap Penetapan Pemenang itu, maka negosiasi harga dapat dilakukan di tahap Verifikasi Pemenang ini.

Klik tombol untuk menampilkan form Verifikasi Pemenang:

(43)

Klik tombol untuk masuk ke form Negosiasi.

 Negosiasi Harga metode Online

Yang dimaksud metode negosiasi Online adalah panitia menentukan bahwa negosiasi dilakukan secara online, artinya pihak vendor secara mandiri memasukkan harga negosiasi via portal iProcura, sementara harga hasil negosiasi dapat dilihat pihak panitia. Vendor tidak perlu bertatap muka dengan pihak panitia.

Tampilan form negosiasi harga secara Online:

Negosiasi dapat dilakukan jika masih dalam batas waktu yang sudah ditentukan panitia. Batas waktu negosiasi dapat dilihat pada gambar di atas.

Vendor dapat memasukkan sendiri harga negosiasi masing-masing item lelang, lalu klik tombol

 Negosiasi Harga metode Offline

Yang dimaksud metode negosiasi Offline adalah pihak panitia yang memasukkan harga negosiasi di aplikasi iProcura backoffice,berdasarkan hasil koordinasi atau kesepakatan

Batas waktu negosiasi

(44)

dengan vendor. Sementara pada form negosiasi di sisi vendor (portal iprocura),vendor tidak dapat memasukkan harga negosiasi akan tetapi hanya berupa display read-only, seperti ditunjukkan tampilan di bawah ini:

Sementara jika proses negosiasi sudah dilakukan pada tahap Penetapan pemenang, maka tombol tidak muncul pada form Verifikasi Pemenang seperti ditunjukkan gambar di bawah ini:

Note: Jika vendor bukan pemenang, maka pada step ini, tampilannya seperti di bawah ini:

Read-Only / tidak bisa diedit

(45)



Langkah 13: Penerbitan SP3

Step ini adalah step akhir dari proses lelang. Pada step ini vendor pemenang pertama dapat mendownload Surat Penunjukan Pelaksana Pekerjaan (SP3) yang sudah dibuat oleh panitia lelang.

Klik tombol , akan tampil form SP3:

(46)

Note: Jika bukan pemenang, tampilan pada step ini (Penerbitan SP3) seperti di bawah ini:

(47)

Proses Lelang Terbatas

Metode pengadaan lelang yang disebut lelang terbatas adalah dimana panitia akan mengundang (dengan mengirimkan email) beberapa vendor yang ditentukan panitia lelang. Pada prinsipnya form-form pada step lelang terbatas sama dengan form-form lelang umum, akan tetapi ada perbedaan pada tahap lelang yang disebut Undangan Lelang, dimana aktifitas pada tahap Undangan Lelang ini pihak panitia akan mengirimkan email kepada vendor-vendor yang memenuhi kriteria yang dipilih oleh panitia lelang, baik itu karena keunikannya atau sebab lain.



Langkah 1: Penyiapan Dokumen Lelang

Prinsipnya sama dengan penjelasan pada lelang di atas.



Langkah 2: Undangan Lelang

Pada step ini untuk lelang terbatas, pihak panitia akan melakukan pemilihan vendor dan mengirimkan undangan (email) ke vendor yang sudah ditentukan/dipilih oleh panitia.

Jika panitia sudah mengirimkan undangan lelang ke vendor-vendor terpilih, maka vendor yang terpilih akan mendapatkan email notifikasi, seperti di bawah ini:

(48)

Bagi vendor yang mendapatkan email undangan lelang, dapat login ke portal iProcura. Lalu memilih lelang yang dimaksud.

1) Vendor login ke portal 2) Pilih menu Auction

(49)

Pilih lelang yang dimaksud, dengan mengklik tombol pada kolom Proses.

4) Akan tampil step progress lelang:

(50)

Klik tombol untuk mendaftar lelang yang diundangkan ke vendor. Akan

muncul konfirmasi:

Jika vendor tidak ingin mengikuti/mendaftar lelang dimaksud, klik tombol . Akan tetapi vendor harus menuliskan alasan mengapa tidak mengikuti lelang.

Lalu klik tombol Simpan.

5) Jika vendor mengkonfirmasi akan mengikuti lelang, maka pada step Konfirmasi

Undangan vendor diminta untuk mengirimkan dokumen pendaftaran sebagai

(51)

Upload data dokumen yang diminta untuk menyatakan bahwa akan mengikuti proses lelang, dengan mengklik tombol . Lalu pilih file pdf dari lokal komputer, selanjutnya lakukan upload sampai dipastikan pada kolom Download ada file yang terupload.

Dan jangan lupa untuk mengklik tombol untuk memberi tahu panitia

bahwa vendor sudah mengirimkan dokumen sebagai persyaratan pendaftaran.



Langkah 2: [Proses Selanjutnya]

Untuk proses selanjutnya, relatif sama dengan proses lelang umum dan dapat dibaca pada panduan bagian Lelang Umum di atas.