45
A. Fungsi Bagian Sales and Marketing Syariah Hotel Solo
Kegiatan pemasaran di kota Solo saat ini menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting bagi usaha perhotelan di karenakan oleh :
a. Tingginya tingkat persaingan sebagai dampak bertambahnya supply kamar hotel atau restaurant dari yang baru beroperasi sedangkan permintaan pasar belum menunjukan adanya kenaikan.
b. Menurunnya permintaan pasar akibat krisis ekonomi yang berkepanjangan yang membuat setiap usaha jasa perhotelan di kota Solo di haruskan melakukan penghematan pengeluaran.
c. Pelanggan atau tamu yang semakin kritis dalam memilih fasilitas hotel di kota Solo yang tengah bersaing dalam harga penjualan kamar, ruang pertemuan dan fasilitas pendukung hotel lainnya.
Meskipun tidak semua hotel mempunyai bagian sales and markrting yang formal dan tergantung kepada tingkat dan kelas hotelnya. Setiap hotel pasti mempunyai dan melaksanakan berbagai elemen penting yang terdapat dalam aktivitas bagian pemasaran dan penjualan. Elemen tersebut bertujuan untuk membuat para tamu atau pelanggan baik yang baru maupun yang lama kembali menggunakan fasilitas hotel secara terus menerus.
Untuk itu bagian sales and markrting Syariah Hotel Solo harus menciptakan ide-ide baru secara teratur dan terus menerus, tentang inovasi dan produk barunya yang disampaikan ke potential market segments secara teratur dan konsisten. Misalnya
rooms, food and beverage, keunikan product termasuk harganya serta
keuntungan-keuntungan lainnya yang di tawarkan sehingga menarik existing dan potential market
segments untuk menikmati atau membelinya untuk jangka waktu pendek, menengah dan
jangka panjang.
Bagian sales and markrting Syariah Hotel Solo mempunyai tujuan dan fungsi dasar yang sangat penting dalam membatu management untuk menjual seluruh product yang di sediakan Syariah Hotel Solo, hal ini merupakan aktifitas lanjutan dari Bagian
sales and markrting berupa transaksi-transaksi penjualan secara maksimum sehingga
tujuan managemet hotel untuk mendapatkan penjualan dan pemasukan keuangan bisa tercapai dan sesuai dengan yang sudah di tetapkan atau di targetkan dari waktu ke waktu secara berkesinambungan dan keberhasilan Syariah Hotel Solo untuk memperoleh keuntungan bagi pemilik hotel dan menyejahterakan karyawannya bisa terlaksana.
B. Strategi Bagian Sales and Marketing dalam Meningkatkan Jumlah Tamu di Syariah Hotel Solo
1. Strategi bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo
Strategi yang dilakukan bagian sales and maeketing dalam meningkatkan jumlah tamu di Syariah Hotel Solo adalah dengan menjual konsep syariah hilal 1 yang dimiliki Syariah Hotel Solo dan membentuk suatu rencana pogram kerja untuk memasarkan produk yang dimiliki Syariah Hotel Solo pada segmen pasar
islam dan bisnis hotel yang telah di targetkan pada program kerja bagian sales and
marketing Syariah Hotel Solo.
a. Konsep syariah
Dewasa ini hotel syariah mulai berkembang di Indonesia. Dalam oprasionalnya, hotel syariah sudah jelas harus berdasarkan aturan syariah. Katagori hotel syariah dibagi dalam dua kelompok yaitu hilal 1 dan hilal 2. Pada perinsipnya, hotel syariah adalah hotel yang cara penyajianya dan oprasionalnya berdasarkan ajaran islam. Untuk bisa masuk katagori hotel syariah, harus mendapatkan sertifikasi halal dari Majelis Ulama Indonesia (MUI), yang salah satu syaratnya adalah tidak boleh atau dilarang menyediakan makanan dan minuman yang mengandung alkohol.
Hotel Syariah Solo saat ini masih dikatagorikan hotel syariah hilal 1, peroses menuju katagori hotel syariah hilal 2, karena untuk mendapatkan katagori hotel syariah hilal 2 tidak mudah. Syariah Hotel Solo membutuhkan waktu 2 tahun untuk mendapatkan sertifikasi halal dari MUI untuk mendapatkan katagori hotel syariah hilal 1. Hilal 1 merupakan konsep hotel syariah yang masih memiliki kelonggaran dalam aturan syariah. Pada konsep hilal 1 adanya kemudahan untuk bersuci dan beribadah misalnya, dalam hotel syariah hilal 1 ini setiap makanan di restoran dipastikan halal artinya, restoran atau dapur sudah ada sertifikasi halal dari MUI, segala peralatan yang ada sama sekali tidak ada unsur tidak halal, tidak ada daging hewan dan minuman yang dilarang di sini, namun belum adanya seleksi tamu yang menginap di hotel. Sementara untuk hilal 2 semua fasilitas harus dengan syariah islam, saluran TV
tidak ada MTV, tamu yang menginap dihotel juga di seleksi, semua fasilitas tidak mengandung alkohol dan oprasionalnya sudah memenuhi ketentuan islam. (Wawancara dengan Iskandar tanggal 27 July 2016).
Konsep syariah hilal 1 pada Syariah Hotel Solo membuat bagian sales
and marketing menjadikannya sebagai strategi dalam penjualan dan pemasaran
pada segmen pasar islam dan bisnis hotel. Konsep syariah tersebut memberikan nilai tambah yang membuat tamu tertarik untuk berkunjung di Syariah Hotel Solo. Nilai tambah tersebut berupa kemudahan untuk bersuci dan beribadah, yaitu tersedianya mushola, peralatan shalat, alaram penanda waktu Shalat di setiap lantai, makanan yang sudah di jamin kesehatanya dan telah terserifikasi halal dari MUI dan tidak diperbolehkan merokok didalam kamar, membuat tamu merasa aman dan nyaman menginap di Syariah Hotel Solo. Tamu merasa aman dan nyaman ketika berada di Syariah Hotel Solo karenakan kehadiran hotel dengan konsep syariah ini mengurangi image masyarakat bahwa hotel menjadi tujuan atau tempat maksiat, karena dengan konsep hotel syariah, maka peraturan-peraturan yang dijadikan acuan untuk menjalankan operasional hotel adalah hukum syariah yang telah ditetapkan Majelis Ulama Indonesia (MUI).
b. Segmen pasar
Bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo mempunyai segmen pasar tersendiri dalam pemasaran dan penjualanya yang dapat diterima oleh semua pihak. Segmen pasar Syariah Hotel Solo tidak hanya dari kalangan muslim saja tetapi dari kalangan non muslim juga, karena konsep hotel syariah
yang jauh dari image negative masyarakat serta makanannya yang halal memberikan rasa aman dan nyaman yang dibutuhkan oleh tamu. Bagian sales
and marketing Syariah Hotel Solo mempunyai pasar-pasar islam tersendiri
yang sudah ditargetkan seperti pondok-pondok pesantren, travel agent yang berbasis islam, bank syariah, rumah sakit islam dan lain sebagainya yang menggunakan konsep islam dalam oprasionalnya.
Bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo juga mempunyai segmen pasar yang hampir sama dengan business hotel lainnya yaitu FIT (frequest individual traveler) dan GIT (group individual traveler), seperti
Individual, corporate travels agents/wholesaler, goverments, airlines crew, MICE, AD-Hock, corporate group. Syariah Hotel Solo memiliki target segmen
pasar yang sama dengan business hotel lainnya karena dalam oprasionalnya Syariah Hotel Solo masih menggunakan hilal 1, dimana dalam hilal 1 hanya menggunakan setengah dari peraturan-peraturan hotel syariah yang di tetapkan oleh Majelis Ulama Indonesia (MUI) yaitu yang salah satunya memperbolehkan tamu non muslim untuk menginap karna belum adanya seleksi tamu yang menginap di hotel. Sehingga Bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo memiliki pangsa pasar tersendiri, bahkan hanya dari kalangan kaum muslim saja tetapi dari semua kalangan. (Wawancara dengan Suraji tanggal 27 July 2016).
2. Program kerja bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo
Bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo memiliki beberapa program kerja untuk tetep menarik banyak tamu. Oleh karena itu, bukan perkara
mudah untuk mendapatkan banyak tamu. Setiap program kerja yang sudah dilaksanakan oleh bagian sales and marketing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Namun jika sales person dapat memaksimalkan program-program kerja yang ada maka kekurangan itu dengan sendirinya akan hilang dan hanya menjadi keuntungan. Berikut adalah beberapa program yang dimiiki bagian sales
and marketing Syariah Hotel Solo :
a. Monthly Report
Laporan bulanan yang berisikan semua kegiatan dan strategi sales dalam penjualan dan pemasaran produk Syariah Hotel Solo. Monthly report di bagian sales and marketing syariah hotel solo terbagi menjadi 6 yaitu :
1) Sales person market penetration
Berisi segmen pasar bagian sales and marketing di Sayariah Hotel Solo. Jadi setiap sales mempunyai pembagian segmen pasar sendiri yang berbeda dengan sales lainya. Segmen pasar yang akan dituju bagian sales
and marketing Syariah Hotel Solo adalah pasar-pasar islam dan bisnis
hotel seperti : pondok pesantren, bank syariah, pegadaian syariah, travel
agent haji dan umroh, kemendagri, kemenkumham, dikbut/dikti,
pertanian, pariwisata, luar negri, esdm, aparatur negara, sekretaris negara, pu dan perumahan rakyat, perdangangan, lingkungan hidup dan kehutanan, kemenpor, keuangan, bumn, kesehatan, kelautan dan perikanan, perekonomian, bapenas, agama, kemaritiman, media,
provider, airline, travel agent, dan lain-lain. Dalam pembagian segmen
manager dan assistant sales manager. Biasanya untuk director of sales
dan senior sales manage lebih banyak dibandingkan dengan sales
manager dan assistant sales manager.
2) Segmentation share revenue budget
Setelah menentukan segmen yang dituju dibuatlah segmentation share
revenue budget atan sales target. Segmentation share revenue budget ini
berisi budget revenue room dan food and beverage yang melihatkan hasil
budget dan persenan penjualan untuk room dan food and beverage setiap
minggunya dalam sebulan. Jadi dalam Segmentation share revenue
budget dapat di ketahui apakah kinerja bagian sales and marketing dapat
memenuhi target yang sudah ditentukan dalam melakukan penjualan dan pemasarannya.
3) Monthly sales plan
Dalam monthly sales plan berisi sales plan yang akan dituju sales
person setiap bulannya seperti : sales call Jakarta, sales call Bandung, sales call Semarang, sales call Jogjakarta, sales trip daerah, telemarketing, room promo travel agent dan lain-lain.
4) Weekly sales plan
Weekly sales call plan adalah formulir yang membuat jadwal urutan
dan nama perusahaan yang akan dikunjungi. Urutan dan nama-nama perusahaan ini diambil dari company list. Company list adalah daftar yang memuat data semua perusahaan yang potensial yang akan memberikan bisnis kepada Syariah Hotel Solo. Weekly sales call plan ini
akan digunakan sebagai acuan untuk kegiatan sales call. Petugas yang bertanggung jawab membuat wekly sales call plan dan company list adalah sales. Sales juga bertugas membuat janji pertemuan dengan orang-orang yang akan dikunjungi ketika sales call nanti.
5) Daily Activities
Daily activities adalah laporan kegiatan/aktifitas sales dalam penjualan
dan pemasaranya setiap hari. Daily activities berisi daftar nama
company, person contact, complete address dan remark yang dilakukan team sales di setiap kunjungannya.
6) Sales report
Sales report adalah loporan yang di kerjakan sales setiap bulanya utuk
mengetahui semua kegiatan dan pendapatan penjualan total room dan
food and beverage mereka. Berisi tentang sales activities, bussiness prospec, achievement, loss business, guest comment dan sales person comment.
b. Promosi harga mulai dari 350++
Promosi harga mulai dari 350++ ini adalah promosi dengan cara pemotong harga untuk kamar type standard yang awalnya Rp. 800.000 menjadi Rp. 350.000 include breakfast. Begitu juga dengan kamar type lainya separti untuk kamar type superior yang awanya Rp. 1.200.000 menjadi Rp. 450.000, kamar type deluxe yang awalnya Rp. 1.500.000 menjadi Rp. 550.000 dan
family suite yang awalnya Rp. 3.000.000 menjadi Rp. Rp. 2.000.000, promosi
karena pada saat bulan ramadan penjualan untuk room menurun sedangkan penjualan food and beverage meningkat. Harga room juga bisa berubah sesuai dengan kondisi hotel, seperti ketika menjelang lebaran harga untuk room akan kembali naik, dikarenakan pada bulan juni 2016 ini sudah memasuki kondisi
high season yang artinya akan banyak tamu yang menginap walaupun tidak
ada promosi. Promosi harga inilah yang menjadi promosi utama yang sangat diperhatikan oleh bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo karna diminati oleh banyak orang. Target yang dituju adalah para wisatawan yang datang berkunjung ke kota Solo. Selain wisatawan, masyarakat umum selain tamu corporate dan travel agent juga menjadi target yang dituju dengan strategi ini.
c. Bekerjasama dengan media cetak
Syariah Hotel Solo bekerja sama dengan media cetak lokal dan nasional dalam pemasarannya untuk meliput dan memberikan informasi seputar produk atau nilai jual yang dimiliki Syariah Hotel Solo sehingga Syariah Hotel Solo dapat dikenal dikalangan masyarakat luas. Berikit media cetak lokal maupun nasional yang bekerjasama dengan Syariah Hotel Solo yaitu Republika, Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Solo Pos, Media Indonesia, Koran Sindo, Pikiran Rakyat dan Jawa Pos. (Wawancara dengan paramita tanggal 27 July 2016).
d. Exibition
Exibition adalah partisipasi dalam pameran untuk mendapatkan
produk hotel. Biasanya upaya penjualan ini dilakukan oleh public relation Syariah Hotel Solo. Event-event yang pernah Syariah Hotel Solo ikuti adalah lari sensasional airport taste festival, aneka jajanan kuliner warisan nusantara 2015, festival jenang 2016 dan solo great sale 2016.
e. Travel Agent Workshop
Mengikuti pameran yang diselenggarakan khusus untuk travel agent baik yang diselenggarakan didalam kota maupun luar kota, sehingga dapat meningkatkan kerja sama dengan travel agent. Bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo juga rutin mengikuti travel agent workshop setiap kali mendapatkan undangan.
f. Table Top
Acara table top exhibition diselenggarakan oleh pihak ketiga yang mengundang para buyers, travel agent, atau calon-calon pelanggan yang potensial. Event ini disebut table top dikarenakan teknis pamerannya dengan meja sederhana dan alat promosi seadanya. Misalnya, presentasi mengguakan laptop atau dengan menggunakan brosur. Biasanya bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo rutin menghadiri table top setiap mendapatkan undangan. g. Online Travel Agent
Bagian sales and marketing juga bekerja sama dengan online travel
agent dalam penjualan kamarnya. Seperti, traveloka, pegipegi.com, agooda, expedia dan lain-ain. Cara ini sangat efektif dan terbukti untuk penjualan
agent yang paling banyak menjual kamar di Syariah Hotel Solo adalah traveloka.
3. Kegiatan harian bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo
Strategi yang harus dilkukan untuk meningkatkan jumlah tamu di Syariah Hotel Solo yaitu dengan cara sales person melakukan kegiatan keseharianya, sebagai berikut :
a. Sales Call
Sales call adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjaga dan
membina kerja sama yang sudah terjalin antara Syariah Hotel Solo dengan relasi dan menjalin kerja sama baru dengan perusahaan yang belum bekerjasama dengan Syariah Hotel Solo. Kegiatan sales call ini bertujuan untuk membina hubungan baik dengan relasi bisnis yang ada, menciptakan hubungan baru atau memperoleh bisnis baru, mendapat masukan yang berguna bagi peningkatan kualitas produk dan pelayanan, serta mengetahui situasi persaingan bisnis yang ada. Sales yang melakuakan sales call di bagian sales
and marketing Syariah Hotel Solo adalah director of sales, senior sales manager, sales manager dan asisten sales manager. Kegiatan sales call
dilaksanakan setiap hari kerja kecuali pada hari sabtu dengan cara mengunjungi langsung kantor perusahaan sesuai denan pembagian pasar (marketing share) masing-masing sales atau bisa juga melalui telephone (telemarketing). Target kunjungan minimal lima perusahaan untuk setiap harinya.
Ketika melakukan sales call yang harus dibawa adalah sales kit. Sales
Syariah Hotel Solo. Sales kit berisi brochure, flyer (pamflet), fact sheet, map,
hotel lay out dan rate sheet. Sebuah selebaran atau surat edaran yang
merupakan bentuk iklan kertas yang ditujukan untuk distribusikan yang dan biasanya dipasang atau didistribusikan di tempat umum. Fact sheet adalah lampiran yang berisikan informasi data tentang semua fasilitas dan pelayanan yang ditawarkan oleh Syariah Hotel Solo. Kemudian langkah selanjutnya setelah selesai melakukan sales call adalah sales person harus membuat sales
report. Sales report adalah form yang berisi laporan semua kegiatan sales
setiap harinya baik itu sales call atau telemarketing.
Pada kondisi low season, sales person melakukan kunjungan lebih bayak dari yang ditargetkan yaitu 8 samai 10 kunjungan dalam sehari dan dilakukan oleh semua sales Syariah Hotel Solo yang keluar melakukan sales
call. Namun terkadang ada salah satu sales person yang tidak melakukan
pekerjaannya dengan baik. b. Sales Blitz
Sales blitz adalah salah satu program yang dimiliki bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo. Kegiatan ini dilakukan dibeberapa titik dengan
kelompok terpisah. Kegiatan ini memperkenalkan produk atau program baru kepada pelanggan dan calon pelanggan secara berkala dengan jadwal yang telah ditetapkan tanpa perjanjian. Bila ada kebutuhan khusus bisnis secara terfokus pada daerah atau segmentation tertentu. Program ini dilakukan tergantu dengan kondisi Syariah Hotel Solo dan tergantung promo yang dimiiki Syariah Hotel Solo. Contohnya untuk bulan ramadan Syariah Hotel Solo
memiliki promo makbusyah (makan buka puasa sepuasnya di syariah) dengan harga Rp 55.000,- nett/orang dan gratis meeting room (order minimal 30 pax). Promo lainnya adalah promo untuk kamar mulai dari Rp 350.000,- utuk room
type standard dan package halal bi halal dengan harga Rp 75.000,- nett/orang.
Untuk mempromosika package yang dimiiki Syariah Hotel Solo di bulan ramadan, bagian sales and marketing pada tanggal 4 juni 2016 mengadakan
sales blitz di kampus, sekolah, pusat glosir dan mall yang ada di kota Solo.
Cara ini cukup efektif karena tamu dapat langsung memesan dan langsung bertaya seputar package kepada sales yang bertugas pada waktu itu.
c. New Call
New call atau new company adalah kunjungan ke perusahaan yang
belum pernah dikunjungi sama sekali, untuk mencari prospek baru atau potensi baru dari perusahaan ataupun organisasi lain.
d. Telemarketing
Kegiatan sosialisasi bisnis staff marketing dalam memasarkan produk melalui telephone yang dilaksanakan khusus untuk tujuan spesifik dalam jangka waktu terbatas.
e. Email Blast
Email blast adalah strategi yang dilakuka sales person dalam
pemasaran dan penjualan produk hotel dengan mengirimkan email yang berisi
offering letter kepada client bisnis. Offering letter adalah surat penawaran yang
4. Strategi Marketing Mix
Syariah Hotel Solo, juga menggunakan beberapa unsur-unsur yang biasa disebut dengan Marketing Mix untuk mengikat para customer atau pelanggannya dengan cara antara lain :
a. People (konsumen)
Syariah Hotel Solo memilih people strategy dengan menggunakan strategi pemasaran tanpa pembedaan (undifferentiated marketing) yang artinya adalah kegiatan pemasaran dilakukan hanya menawarkan satu macam produk yang mencakup seluruh pasar. Produk yang ditawarkan Syariah Hotel Solo adalah produk dengan konsep islam, playanan dengan konsep islam, serta makanan dan minuman yang halal, hal ini bertujuan untuk menanamkan image islam kepada para konsumen dengan melihat pangsa pasar secara keseluruhan tanpa membedakan target pasar. Maka Syariah Hotel Solo memfokuskan untuk menjual package fullboard dan package fullday karena menawarkan penggunaan fasilitas untuk keperluan meeting, yaitu ruang meeting room,
ballroom, pelayanan makanan dan minuman yang halal, banquet dan juga
kamar.
b. Product (produk)
Strategi Syariah Hotel Solo adalah perpaduan antara Product Growth
Strategy dan Competitive Product Strategy. Untuk Product Growth Strategy
mempunyai makna yaitu hotel memproduksikan produk berkualitas lebih baik atau berbeda dengan produk lainnya, dengan tujuan agar mempunyai kesempatan untuk meningkatkan produk di pasaran untuk menarik pelanggan.
Sedangkan Competitive Product Strategy yaitu suatu upaya yang bertujuan untuk mempertahankan pelanggan dengan cara memelihara kualitas produk yang berbeda dengan produk para competitor atau pesaingnya.
c. Place (lokasi)
Syariah Hotel Solo dalam lokasi ideal dipusat kota Surakarta dan berjarak hanya 10 menit berkendara dari Bandara Internasional Adi Sumarmo dan Stadion Manahan Solo, dan juga berdekatan dengan Solo Grand Mall dan Solo Shopping Centre berselang 15 menit berkendara dari Syariah Hotel Solo dan juga berdekatan dengan berbagai landmark kota Solo seperti Keraton Mangkunegaran dan Keraton Kasunanan yang dapat dicapai sekitar 20 menit dari Syariah Hotel Solo. Selain itu, anda juga bisa mengunjungi Pasar Barang Antik Triwindu dan Kampung Batik yang keduanya juga berselang sekitar 20 menit berkendara dari Syariah Hotel Solo. Hotel ini terletak di Jl. Adi Sucipto No. 47 Karangayar 57174, Solo-Jawa Tengah, Indonesia. Dengan gambaran lokasi diatas yang strategis akan membuat suatu kemudahan bagi para tamu Syariah Hotel Solo untuk melaksanakan kegiatan bisnisnya ataupun untuk berlibur.
d. Price (harga)
Penetapan harga di Syariah Hotel Solo ditentukan dari kadar persaingan di pasar, biaya operasional, juga faktor-faktor eksternal seperti salah satu contohnya adalah kondisi perekonomian. Dengan begitu, bagian
sales and marketing Syariah Hotel Solo dapat menetapkan harga produk untuk
harga spesial. Ini dapat berbentuk dalam beberapa paket, seperti paket meeting, paket wedding, paket ulang tahun, paket liburan, paket outbond dan sebagainya. Adanya up-grade harga kamar juga salah satu bentuk strategi yang dilihat dari segi harga, seperti contoh yaitu apabila tamu menginginkan kamar dengan tipe standard room namun kondisi kamar tersebut penuh, maka tamu akan diberikan ke jenis kamar yang tipenya diatas tipe standard room (misalnya : superior oom) tetapi dengan harga tipe standard room.
e. Promotion (promosi)
Promotion Strategy adalah suatu cara penyampaian informasi kepada
calon konsumen yang diharapkan akan membeli produk Syariah Hotel Solo yang ditawarkan. Promosi ini adalah salah satu cara bagian sales and
marketing dalam menjual produk yang terdapat di Syariah Hotel Solo. Ada
beberapa media yang digunakan Syariah Hotel Solo dalam menggunakan strategi promosi ini yakni media cetak (koran, flyer, brosur), media elektronik (radio).
Namun pada dasarnya penyampaian informasi atau penjualan dapat dilakukan dengan cara lain. Berikut ini adalah cara-cara Syariah Hotel Solo dalam melakukan penjualan atau penyampaian informasi kepada konsumen : 1) Telemarketing
Telemarketing adalah penjualan melalui via telepon atau facsimile. Ini adalah salah satu cara dimana tamu atau konsumen dan hotel melakukan transaksi, perjanjian, persetujuan untuk menggunakan produk dan fasilitas Syariah Hotel Solo.
2) Sales Promotion
Di Syariah Hotel Solo biasa disebut dengan Sales Call. Ini biasa digunakan untuk menjalin hubungan dengan client yang didalamnya termasuk untuk menarik minat para client untuk menggunakan jasa, produk atau fasilitas hotel. Yang dilakukan dalam aktifitas sales call adalah memberikan harga
contract rate yang isinya mengenai harga kontrak kamar hotel dengan
memberikan validitas atau jangka waktu yang lama dengan client. Tentunya Syariah Hotel Solo akan memberikan harga tersebut dengan cara yang kompetitif, yaitu yang terbaik bukan yang termahal dan sesuai dengan keadaan nilai rupiah serta keadaan perekonomian yang sedang dihadapi. Termasuk juga dalam pemberian souvenir-souvenir hotel yang dapat berupa T-shirt, payung, notes, bolpoint, ataupun oleh-oleh makanan produk hotel kepada client serta memberikan kejutan pada hari istimewa
client sebagai contoh hari ulang tahun.
3) Media Publikasi (periklanan)
Hotel Syariah Hotel Solo telah bekerja sama dengan beberapa media cetak lokal maupun nasional dengan memberikan sebuah voucher menginap. Dan media massa tersebut memberikan ruang kepada Syariah Hotel Solo untuk diterbitkan dengan bentuk Press Release ataupun sekedar iklan dan promo bulanan dari Syariah Hotel Solo. Press Release biasa dibuat oleh
Public Relations Department yang biasa memuat promosi atau
4) Direct Mail
Syariah Hotel Solo juga melakukan promosi dengan cara mengirim email berupa, flyer, brosur, dan newsletter kepada para client mereka untuk memberikan informasi terbaru mengenai Syariah Hotel Solo.
5) Online System
Online System pada jaman sekarang ini telah banyak digunakan oleh
perusahaan dan hotel-hotel besar. Begitu juga dengan Syariah Hotel Solo melalui internet dapat melakukan promosi online yang dapat langsung dilihat gambar dan profil-profil hotel, serta dapat melakukan reservasi kamar dan beberapa penawaran secara online
5. Peningkatan Jumlah Tamu di Syariah Hotel Solo
Peningkatan jumlah tamu di Syariah Hotel Solo dapat dibuktikan dari hasil analisis data pada tabel monthly room forecast Syariah Hotel Solo di tahun 2016, yaitu dari bulan Januari sampai bulan Mei. Peningkatan jumlah tamu di Syariah Hotel Solo dapat dilihat dari total occupied di setiap bulanya pada tabel total Occupied bulan Januari-Mei 2016 Syariah Hotel Solo dibawah ini,
Tabel 5 Total Occupied Bulan January-May 2016
Month Occupied Room Pax % January 1,128 2,269 10,18% February 1,515 3,121 14,71% March 2,654 5,299 24,10% Aprii 3,787 8,284 35,43% May 4,320 9,166 39,12%
Gambar 3
Grafik Occupied Syariah Hotel Solo pada Bulan Januari-Mei 2016 Sumber : Front Office Department Syariah Hotel Solo
Grafik monthly room forecast diatas menujukan bahwa setiap bulan terjadi peningkatan jumlah tamu yang menginap di Syariah Hotel Solo. Ini menunjukan bahwa strategi penjualan dan pemasaran bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo sukses dalam meningkatkan volume penjualan dari hasil akhir penjualan produk yang dicapai Syariah Hotel Solo. Peningkatan jumlah tamu yang sebagian besar menginap di Syariah Hotel Solo selain group government (pemerintah) dan
coorporate (pemerintah) yang menggunakan Fulboard Meeting Package, ada juga
tamu yang berasal dari Online Travel Agent seperti dari: Traveloka, pegipegi.com, agoda dan lain-lain”. (Wawancara dengan Sisca tanggal 27 July 2016).
Meningkatnya jumlah tamu group di Syariah Hotel Solo, sebagian besar berasal dari hasil penjualan meeting package. Yaitu tamu yang berasal dari group
government (pemerintah) dan coorporate (perusahaan), yang menggunakan 0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500 4.000 4.500 5.000 Januari 2016 (1,128) 10,18% Februari 2016 (1,515) 14,71 % March 2016 (2,654) 24,10% April 2016 (3,787) 35,43 % Mei 2016 (4,320) 39,12 %
fullboard meeting package dan fullday meeting package yang dimiliki Syariah
Hotel Solo. Package fullboard adalah salah satu package meeting yang dimiliki Syariah Hotel Solo, package ini menawarkan 3 kali meal, 2 kali coffee breaks dan
stay in standard room. Biasanya yang menggunakan package fullboard berasal dari group government (pemerintah). Sedangkan package fullday adalah package meeting di Syariah Hotel Solo yang menawarkan 1 kali meal dan 2 kali coffee breaks, biasanya yang menggunakan package ini adalah coorporete (perusahaan)
yang mengadakan suatu event di salah satu ballroom atau meeting room yang dimiliki Syariah Hotel Solo. Walaupun dalam package fullday tidak menawarkan
stay in standard room, kebanyakan tamu yang berasal dari package ini memesan
kamar sendiri menggunakan promo rate.
Selain dari package fullboard dan fullday meningkatnya jumlah tamu juga berasal dari penjualan room yang bekerja sama dengan online travel agent seperti, traveloka, pegi.pegi.com, agoda, expedia dan lain-lain. Strategi penjualan room melalui online travel agent sangat berpengaruh terhadap peningkatan jumlah tamu di Syariah Hotel Solo. Hal ini dapat dibuktikan dengan reservation list yang setiap harinya, sebagian besar penjualan room, berasal dari online travel agent.
Reservation list adalah data semua reservasi tamu yang akan menginap di Syariah
Hotel Solo. Reservation list berisi kode reservasi, last name, first name, date
arrival/departure, guest company dan rate source (harga asal). Untuk menunjukkan
peningkatan jumlah tamu yang berasal dari online travel agent. Pada reservation
list dapat diketahui rate source (harga asal) tamu, sebagian besar rate source (harga
C. Hambatan dalam Pelaksanaan Strategi Pemasaran Bagia Sales and Marketing di Syariah Hotel Solo
Acara meeting yang sering dilaksanakan di Syariah Hotel Solo adalah acara dalam segmen government (pemerintah) dan coorporate (perusahaan), acara meeting yang pasti selalu menggunakan fullboard dan fullday meeting package, untuk pelaksanaannya memerlukan panitia acara. Karena dalam acara meeting besar yang tamu-tamunya berasal dari berbagai kota sehingga memerlukan penataan kamar sesuai dengan name list atau daftar nama yang diberikan oleh panitia pengadaan acara kepada bagian sales and marketing yang meng-handle. Acara-acara meeting sangat sering diadakan di Syariah Hotel Solo khususnya dalam segmen government (pemerintah) dan
coorporate (pemerintah) yang menggunakan fullboard dan fullday meeting package,
karena dalam setiap waktu government (pemerintah) selalu mengadakan meeting diberbagai daerah dalam jumlah peserta yang selalu lebih dari 50 orang peserta meeting untuk melaksanakan tugas Negara dan dibiayai oleh Negara. (Wawancara dengan Syahtudy tanggal 05 July 2016)
Juga dalam fasilitas atau peralatan yang digunakan dalam acara meeting yang berlangsung dalam ruang meeting serta menu makanan dan minuman yang akan disajikan menurut pilihan client dari panitia pengadaan acara. Keperluan tersebut akan disampaikan ke bagian sales and marketing yang meng-handle. Kendala yang dihadapi oleh receptionist Syariah Hotel Solo dalam situasi ini adalah kebutuhan yang mendadak yang diperlukan saat itu juga dari client atau panitia pengadaan acara dan sesuatu yang diinginkan tersebut harus tersedia sesuai dengan permintaan. Memang kebanyakan yang datang dan Check In di hotel ini adalah tamu-tamu Group Check In dari Travel Agent,
Coorporate (perusahaan) dan Government (pemerintah) untuk stay dan mengadakan
acara-acara meeting, maka dari bagian sales and marketing selalu mengejar acara-acara tersebut dan mencoba memancing untuk menawarkan perusahaan dengan harga dan fasilitas yang jauh lebih murah daripada harga publish (umum) namun sering terjadi mis komunikasi sehingga menimbulkan complaint karna dari pihak sales terkadang dalam memberikan informasi pada BEO kurang detail, dikarenakan informasi yang di sampaikan sales dalam BEO tidak sama dengan permintaan client. (Wawancara dengan Sisca tanggal 09 July 2016).
Ketika starategi yang digunakan bagian sales and marketing berhasil dalam meningkatkan jumlah tamu di Syariah Hotel Solo, khususnya dari hasil penjualan
meeting package yang berasal dari tamu group government (pemerintah) dan coorporate (perusahaan), yang mengunakan package fullboard dan fullday. Memang
memiliki banyak hambatan karena biasanya tamu group berjumlah ratusan orang dari berbagai daerah sehingga susuh untuk kordinasi antara pihak tamu dengan pihak hotel. Kordinasi tersebut dapat di lakukan oleh sales person yang menangani event tersebut dengan pihak tamu (panitia), yang akan di sampaikan melalui BEO yang akan di distribusikan ke semua department. Tetapi informasi yang di sampaikan sales person pada BEO tidak sesuai dengan permintaan tamu. Seperti keterlambatan waktu acara yang membuat para pekerja banquet department kewalahan dalam penataan ruangan. Jadi sangat di perlukan informasi yang jelas dari sales person. Jika dalam satu hari terdapat banyak event yang berlangsung padat, serta dalam waktu yang bersamaan di ruangan yang berbeda ataupun renggang waktu yang sangat terbatas antara event yang sudah selesai dengan event yang akan berlangsung dalam satu ruangan yang sama, para
staff dan pekerja casual worker banquet department dan saya sendiripun hampir sering
kewalahan dalam penataan ruangan menurut jumlah orang dan style-nya. Apalagi acara yang akan berlangsung tidak sesuai dengan jadwal yang ada pada BEO. (Wawancara dengan Basuki tanggal 15 July 2016).
Masalah yang sering dihadapi, ketika ada beberapa acara atau event yang berlangsung secara bersamaan dengan jarak waktu yang sangat sempit dan terbatas antara acara yang satu dan selanjutnya. Masalah ini banyak membuat staff dan para pekerja casual worker di banquet department kewalahan dalam membersihkan ruangan dalam waktu yang terbatas dan mensiasati waktu serta penataan ruangan agar acara dapat berlangsung dengan baik dan lancar. Namun sering terjadi mis komunikasi antara bagian sales and marketing dengan pihak tamu, yang membuat tamu (client) menjadi
complaint karena waktu yang terbatas dalam penataan ruang meeting membuat waktu
acara (event) yang berlangsung menjadi mundur dan tidak sesuai dengan jadwal (schedule) yang sudah direncanakan oleh panitia pengadaan acara.
D. Solusi Mengatasi Hambatan Bagian Sales and Marketing yang ada di Syariah Hotel Solo
Dalam setiap kendala yang dihadapi oleh bagian sales and marketing Syariah Hotel Solo, pasti akan selalu dibahas satu-persatu dalam acara morning briefing yang diadakan setiap pagi hari pukul 08.00 di meeting room. Yang dipimpin oleh General
Manager dan dihadiri oleh para Department Head dan staff bagian sales and marketing
untuk membahas setiap permasalahan yang muncul di Syariah Hotel Solo. Dengan permasalahan dan hambatan yang muncul, pihak Management Syariah Hotel Solo selalu
menjadikan masalah tersebut sebagai bentuk perhatian tamu kepada hotel jika ada kekurangan dan kesalahan yang memang perlu diperbaiki juga sebagai bahan evaluasi yang perlu dibenahi demi perkembangan dan kemajuan hotel.
