Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 80 EVALUATION OF THE IMPLEMENTATION OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEM AUDIT MARKETING FUNCTIONS IN PT
HADJI KALLA BRANCH MAROS
Oleh : Yanet Pagallungan Email : ypagallungan@yahoo.co.id Pembimbing I Firman Menne Email : firman@universitasbosowa.ac.id Pembimbing II Thanwain Email : thanwainak@yahoo.com Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Bosowa ABSTRACT
Along with the extremely rapid technological advances and the increasing number of people today, the various problems that arise and deal with. Therefore, the company should have high competitiveness in order to survive. PT Hadji Kalla is one of the largest companies in the eastern region of Indonesia who is now business continues menggurita ranging from automotive trade sector construction, property, land, sea and air, also penetrated into the energy sector, and carbon trading, financing and logistics. PT Hadji Kalla has a commitment to implement international standards in line changes occur. The purpose of this study is that to analyze and evaluate the implementation of the quality management system audit. The method used is the method used is comparative descriptive analysis method that describe the general requirements and documentation requirements of quality management based on the Standard Internasioanal. Then compare it with the general requirements and documentation requirements.
---
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 81 PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan teknologi yang amat pesat serta meningkatnya jumlah penduduk saat ini maka berbagai masalah yang timbul dan dihadapi oleh masyarakat akan semakin kompleks pula. Keadaan ini juga berdampak pada lingkungan dunia usaha dimana setiap perusahaan dituntut untuk lebih meningkatkan kinerjanya agar dapat tetap eksis dalam dunia usaha.
Pada saat ini kegiatan pemasaran mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia usaha. Kadang-kadang istilah pemasaran ini diartikan sama dengan beberapa istilah, seperti penjualan, perdagangan,dan kontribusi. Kenyataannya, pemasaran adalah konsep yang menyeluruh sedangkan istilah yang lain tersebut hanya merupakan satu bagi satu kegiatan dalam sistem pemasaran secara keseluruhan. Bahwa sebenarnya proses pemasaran itu terjadi atau di mulai sejak sebelum barang-barang di produksi. Kegiatan pemasaran tidak bermula pada saatsebelumnya proses produksi, juga tidak berakhir pada saat proses penjualan di lakukan.
Seperti di ketahui bahwa pemasaran merupakan kegiatan yang amat penting dalam operasional suatu bisnis. Tidak perduli apakah bisnis tersebut bergerak dalam sektor industri lokal,tingkat menengah, apalagi industri besar. Dunia pemasaran di ibaratkan sebagai suatu medan tempur bagi para produsen dan bagi para pedagang yang bergerak dalam komoditi yang sama, maka perlu sekali diciptakan suatu strategi pemasaran,agar dapat memenangkan peperangan tersebut.
Saat ini, kegiatan dalam bidang pemasaran memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis, hal ini disebakan karena pemasaran merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dimana perusahaan berhubungan langsung dengan konsumen. Kegiatan pemasaran ini harus memberikan kesan yang baik di mata konsumen, dimana perusahaan harus memberikan layanan serta hasil produk berupa barang dan jasa yang terbaik sehingga dapat memberikan kepuasan kepada para konsumen, karena kepuasan konsumen menjadi tolak ukur serta keberhasilan perusahaan dalam mengasilkan produk yang berkualitas dan yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 82 Pemasaran adalah suatu aktivitas yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, dimana segala daya upaya dilakukan agar dapat berhasil mencapai target yang telah direncanakan. Perusahaan dapat berhasil dalam mencapai tujuannya apabila ada keahlian serta kemahiran mereka dalam melaksanakan aktivitas pemasaran tersebut. Pemasaran juga merupakan salah satu fungsi pada suatu perusahaan yang meliputi banyak kegiatan termasuk riset pemasaran,pengembangan produk, distribusi, promosi barang dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang merupakan tujuan individu dan organisasi.
Tujuan perusahaan untuk menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan konsumen bukan semata-mata tanggung jawab manajemen pemasaran saja, tetapi tanggung jawab semua orang yang terlibat dalam penciptaan produk, mulai dari bagian produksi, personalia, keuangan, hingga bagian pemasaran.
PT Hadji Kalla Cabang Maros yang menjadi objek penelitian adalah suatu perusahaan besar. Perusahaan ini menerapkan pendidikan dan latihan, kebebasan yang terkendali, serta pemberdayaan karyawan. Salah satu fokus utama dalam sistem manajemen yang juga merupakan fokus utama dalam suatu perusahaan adalah kuantitas produk.
Menurut Fandi Tjiptono (2005:2), kualitas terdiri dari beberapa poin diantaranya :
1 Kesesuaian dengan kecocokan/tuntutan. 2 Kecocokan untuk pemakaian.
3 Perbaikan/penyempurnaan berkelanjutan. 4 Bebas dari kerusakan/cacat.
5 Pemenuhan kebutuhan pelanggan semenjak awal dan setiap awal. 6 Melakukan segala sesuatu secara benar dengan sejak awal. 7 Sesuatu yang bisa membahagiakan pelanggan.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 83 TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Audit
Menurut Agoes(2011:4) “auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak independen, terhadap laporan keuangan yang telah di susun oleh manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai laporan keuangan tersebut.” Sedangkan menurut William Meisser (2003:8), auditing merupakan proses yang sistematis dengan tujuan mengevaluasi bukti mengenai tindakan dan kejadian ekonomi untuk memastikan tingkat kesesuaian antara penugasan dan kriteria yang telah di tetapkan, hasil dari penugasan tersebut di komunikasikan kepada pihak pengguna yang berkepentingan.
Auditing bagi perusahaan merupakan hal yang cukup penting karena memberikan pengaruh besar dalam kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Pada awal perkembangannya auditing hanya dimaksudkan untuk mencari dan menemukan kecurangan serta kesalahan, kemudian berkembang menjadi pemeriksaan laporan keuangan untuk memberikan pendapat atas kebenaran penyajian laporan keuangan perusahaan dan juga menjadi salah satu faktor dalam pengambilan keputusan.Seiring berkembangannya perusahaan, fungsi audit semakin penting dan timbul kebutuhan dari pemerintah, pemegang saham, analis keuangan, bankir, investor, dan masyarakat untuk menilai kualitas manajemen dari hasil operasi dan prestasi para manajer.
1. Audit Manajemen
Audit manajemen adalah suatu teknik yang meliputi berbagai bidang yang luas tentang prosedur, metode penilaian, kelayakan dan pendekatan-pendekatan. Pemeriksaan manajemen dirancang untuk menganalisis, menilai, meninjau ulang dan menimbang hasil kerja perusahaan dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan atau pedoman yang ditentukan oleh perusahaan.
Menurut Arens dan Loebbecke (2003:12) “Audit manajemen adalah evaluasi terhadap seluruh prosedur dan metode organisasi perusahaan, dalam tujuan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas perusahaan.”
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 84 2. Audit Internal
Audit internal merupakan suatu penilaian atas keyakinan, independen, obyektif dan aktivitas konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan membawa pendekatan yang sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses manajemen risiko, pengendalian, dan tata kelola.
3. Audit Eksternal
Audit eksternal adalah pemeriksaan eksternal dari laporan keuangan yang dipersiapkan oleh organisasi. Biasanya audit eksternal ini diadakan untuk tujuan hukum (untuk memenuhi persyaratan hukum).
4. Audit laporan keuangan (financial statement audit).
Audit keuangan adalah audit terhadap laporan keuangan suatu entitas (perusahaan atau organisasi) yang akan menghasilkan pendapat (opini) pihak ketiga mengenai relevansi, akurasi, dan kelengkapan laporan-laporan tersebut atau audit laporan keuangan adalah audit yang dilakukan oleh auditor eksternal terhadap laporan keuangan kliennya untuk memberikan pendapat apakah laporan keuangan tersebut disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Hasil audit lalu dibagikan kepada pihak luar perusahaan seperti kreditor, pemegang saham, dan kantor pelayanan pajak. Audit keuangan umumnya dilaksanakan oleh kantor akuntan publik atau akuntan publik sebagai auditor independen dengan berpedoman pada standar profesional akuntan publik.
5.Audit operasional
Audit operasional merupakan penelahaan secara sistematik aktivitas operasi organisasi dalam hubungannya dengan tujuan tertentu. Dalam audit operasional, auditor diharapkan melakukan pengamatan yang obyektif dan analisis yang komprehensif terhadap operasional-operasional tertentu.
Pengertian Sistem Manajemen Mutu
Berkembangnya tekhnologi serta semakin makin pesatnya persaingan dalam dunia usaha menuntut setiap perusahaan untuk lebih meningkatkan kinerjanya agar dapat tetap eksis dalam dunia usaha. Untuk itu manajemen memerlukah suatu
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 85 teknik yang memiliki berbagai keunggulan baik dalam desain, manufaktur maupun pengendalian biaya dan pemasaran yang tinggi.
Teknik dengan berbagai keunggulan tersebut di kenal dengan “Sistem Manajemen Mutu.” Sistem manajemen mutu diartikan sebagai perpaduan semua fungsi dari suatu perusahaan ke dalam falsafah holistis yang di bangun berdasarkan konsep kualitas, produktivitas dan pengertian serta kepuasan pelanggan.
Prinsip Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai atau organisasi. Menurut Hensler dan Brunell, (2003:195), ada 4 (empat) prinsip utama dalamTQM adalah sebagai berikut :
1. Kepuasan pelanggan
2. Respek terhadap setiap orang 3. Manajemen berdasarkan fakta 4. Perbaikan berkesinambungan Falsafah Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu dulunya dikenal dengan konsep filosofi kualitas berorientasi pasar dan pernah diaplikasikan oleh perusahaan Ricoh ( Ricoh Company, Ltd, Tokyo) sejak pertengahan dekade 1970-an dan terbukti lebih efektif dibandingkan dengan konsep kualitas yang hanya berorientasi produksi.
Konseptual kualitas berorientasi pasar memiliki tiga karakteristik utama yaitu :
1. Konformitas terhadap kebutuhan pasar (market oriented). 2. Mempertimbangkan orang dalam setiap tahap proses.
3. Jangan membuat masalah kepada orang lain karena setiap orang adalah pelanggan (everybody is costomer).
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 86 METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini menganalisis persyaratan umum dan persyaratan dokumentasi manajemen mutu berdasarkan Standar Internasioanal. Kemudian membandingkannya dengan persyaratan umum dan persyaratan dokumentasi pada PT Hadji Kalla Cabang Maros.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pemasaran memiliki peranan penting bagi ke langsungan hidup perusahaan, mengingat pemasaran berpengaruh secara langsung terhadap penjualan produk perusahaan dan menunjang kesuksesan seluruh operasional usaha perusahaan. Fungsi pemasaran merupakan mata rantai dari beberapa jenis kegiatan yang bertujuan untuk menghasilkan penjualan produk yang optimal. Manual perusahaan ini berisi kebijakan-kebijakan perusahaan dalam rangkah menetapkan, menjalankan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen terintegrasi di PT Hadji Kalla Cabang Maros. Manual ini disusun berdasarkan standar sistem yang diadopsi mencakup sebagai berikut :
1. ISO 9001 : 2015 tentang Sistem Manajemen Mutu
2. ISO 14001 : 2015 tentang Sistem Manajemen Lingkungan
3. SMK3 : 2012 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Keselamatan Kerja. Manual Sistem Manajemen K3 meliputi kebijakan, tujuan, rencana dan prosedur keselamatan dan kesehatan kerja serta menentukan tanggung jawab keselamatan dan kesehatan kerja untuk semua tingkatan dalam perusahaan. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang selanjutnya disebut Sistem Manajemen K3 adalah Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang selanjutnya disebut Sistem Manajemen K3 adalah bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan sumberdaya yang dibutuhkan bagi pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 87 Sasaran mutu perusahaan ini berisi sasaran mutu, lingkungan dan K3 merupakan penjabaran kerangka tindakan yang akan dilakukan perusahaan dalam mewujudkan visi, misi dan kebijakan perusahaan. Sasaran mutu ditetapkan dalam bentuk sasaran jangka panjang (3-5 tahun) dan sasaran jangka pendek (1 tahun). Sasaran mutu yang ditetapkan berupa parameter-parameter kinerja dan target-target kuantitatif yang di dokumentasikan terpisah dari manual ini yang dikendalikan.
Persyaratan Umum
Gambar 1.1
Proses Bisnis PT Hadji Kalla Cabang Maros
b. Urutan dan Interaksi dari Prose Pihak Terkait Pelanggan Pemegang Saham Pemerintah Masyarakat Pemasok Karyawan Proses
Perencanaan Pelanggan Pemasok
Perencanaan Strategi perusahaan
Proses Inti
Technical Proses Proses Suport Penerimaan Pembelian
Proses Proses Proses Pemasaran Produksi Penyerahan
Proses Pendukung Pengembangan SDM Akuntansi & Keuangan Sistem Informasi Penelitian &Pengembang an Administrasi umum Proses perbaikan Pengendalian dokumen Pengukuran analisis perbaikan Pelangga n Sumber : PT Hadji Kalla, 2016
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 88 a. Urutan dan Interaksi dari proses Bisnis PT Hadji Kalla
Pihak-pihak yang terkait adalah sebagai berikut : 1. Pelanggan 1. Pemegang Saham 2. Pemerintah 3. Masyarakat 4. Pemasok 5. Karyawan
Guna mendukung kelancaran dari proses inti diperlukan suatu proses pendukung antara lain sebagai berikut :
1. Pengembangan SDM 2. Akuntansi dan Keuangan 3. Sistem informasi yang baik 4. Penelitian dan pengembangan 5. Administrasi umum
Persyaratan Dokumentasi
Persyaratan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu adalah sebagai berikut :
1. Kebijakan mutu perusahaan yaitu menjual sesuai standar mutu, harga bersaing dan penyerahan tepat waktu serta menghasilkan laba yang maksimal.
2. Sasaran mutu disusun dengan mempertimbangkan sebagai berikut : a. Persyaratan pelanggan
b. Peraturan/standar mutu, lingkungan dan K3 yang terkait. c. Identifikasi aspek dan dampak lingkungan dan potensi bahaya. d. Teknologi terbaik sesuai operasi perusahaan
e. Kemampuan keuangan perusahaan.
Pedoman mutu terangkum dalam sistem manajemen terintegrasi yang di adopsi oleh perusahaan terdiri dari 3 sistem manajemen internasional dengan cakupan sebagai berikut :
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 89 a. Mencakup seluruh area proses bisnis perusahaan.
b. Mencakup seluruh persyaratan ISO 9001 : 2015 kecuali tentang desain dan pengembangan.
2. Cakupan ISO 14001 : 2015
a. Mencakup seluruh area proses bisnis perusahaan yang mempunyai dampak penting terhadap lingkungan.
b. Mencakup seluruh persyaratan ISO 14001 : 2015 3. Cakupan SMK3 : 2012
a. Mencakup seluruh area proses bisnis perusahaan yang mempunyai dampak penting terhadap keselamatan dan kesehatan kerja.
b. Mencakup seluruh persyaratan SMK3 : 2012. Dokumen yang diperlukan adalah sebagai berikut :
a. ISO 9001 : 2015, sistem manajemen mutu-persyaratan.
b. Prosedur mutu PT Hadji Kalla, prosedur pengukuran kepuasan pelanggan.
c. Sasaran mutu perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek.
d. Daftar peraturan lingkungan PT Hadji Kalla, dll. Tahap – tahap dalam Proses Keputusan Membeli
Ada lima tahap yang dilalui konsumen dalam proses pembelian, yaitu pengenalan masalah, pencarian informasi, evaluasi alternatif, keputusan pembelian, dan perilaku pembelian. Model ini menekankan bahwa proses pembelian bermula sebelum pembelian dan berakibat jauh setelah pembelian.
Gambar 1.2
Proses Keputusan Pembelian
Sumber : PT Hadji Kalla Cabang Maros, 2016 Pengendalian Masalah Pencarian Informasi Evaluasi Alternatif Perilaku Sesudah Pembelian Keputusan Pembeli
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 90 a. Pengenalan Masalah
Proses dimulai saat pembeli menyadari adanya masalah atau kebutuhan. Pembeli merasakan adanya perbedaan antara yang nyata dan yang diinginkan. Kebutuhan ini disebabkan karena adanya rangsangan internal maupun eksternal.
b. Pencarian Informasi
Seorang konsumen yang terdorong kebutuhannya mungkin, atau mungkin juga tidak, mencari informasi lebih lanjut. Jika dorongan konsumen kuat dan produk itu berada di dekatnya, mungkin konsumen akan langsung membelinya. Jika tidak, kebutuhan konsumen ini hanya akan menjadi ingatan saja.
c. Evaluasi Alternatif
Konsumen memproses informasi tentang pilihan merek untuk membuat keputusan terakhir. Pertama, kita melihat bahwa konsumen mempunyai kebutuhan. Konsumen akan mencari manfaat tertentu dan selanjutnya melihat kepada atribut produk. Konsumen akan memberikan bobot yang berbeda untuk setiap atribut produk sesuai dengan kepentingannya.
d. Keputusan Pembelian
Pada tahap evaluasi, konsumen menyusun merek-merek dalam himpunan pilihan serta membentuk niat pembelian. Biasanya ia akan memilih merek yang disukai. Tetapi ada pula faktor yang mempengaruhi seperti sikap orang lain dan faktor – faktor keadaan yang tidak terduga.
e. Perilaku Sesudah Pembelian
Sesudah pembelian terhadap suatu produk, konsumen akan mengalami beberapa tingkat kepuasan atau ketidakpuasan.
Dari uraian sebelumnya dapat di simpulkan bahwa pengendalian masalah yang ditemukan setelah melakukan audit sistem manajemen mutu belum ditindaklanjuti secara serius sehingga menyebabkan terjadinya pengulangan masalah yang sama dalam periode yang berbeda dimana hal ini dapat merugikan perusahaan di masa yang akan datang.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 91 KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan adalah sebagai berikut :
1. PT Hadji kalla menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001 : 2015 dan telah memenuhi persyaratan umum dan persyaratan dokumentasi sesuai dengan standar yang di terapkan.
2. Mutu produk yang diserahkan kepada pelanggan yang telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan atau persyaratan yang ditetapkan pelanggan jika ada.
3. Sebagian besar kegiatan pemasaran tidak didukung dengan prosedur baku yang digunakan sebagai pedoman kegiatan sehingga menyebabkan terjadinya pengulangan masalah yang sama dalam periode yang berbeda dimana hal ini dapat merugikan perusahaan di masa yang akan datang.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 92 DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno. 2011. Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik. Salemba Empat. Jakarta.
Arens, Loebbecke. 2009. Auditing and Assurance Services. Selemba Empat, Jakarta.
