STANDAR PROSEDUR LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

(1)

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

STANDAR

PROSEDUR

(2)

[1]

`

KEMENTERIAN AGAMA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MATARAM

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

SOP PELAYANAN TATA PERSURATAN

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. Keputusan Menteri Agama (KMA) Republik Indonesia Nomor 168 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas di lingkungan Kementerian Agama RI

2.

Peraturan Meneteri Agama (PMA) Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kerasipan Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Agama

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Rektor

2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas 3. Bagian Akademik

1. Komputer 2. Laptop 3. Printer 4. Uraian Tugas

PERINGATAN

PENCATATAN DAN _PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata persuratan tidak bisa berjalan

1. Hard disk Komputer/laptop 2. Flashdisk

(3)

[2]

2 Mengkonsep surat sesuai diposisi Konsep Surat Disposisi 3 Konsep surat diserahkan kepada petugas pengetikan Konsep Surat Disposisi 4 Konsep surat diparaf Konsep Surat Diparaf 5 Menandatangani surat Surat sudah ditandatangani 6 Surat diberi nomor, digandakan sesuai kebutuhan dan di stempel, disampuli, dan diberi alamat surat

Surat dengan nomor, tandatangan, alamat, stempel dan sampul 7 Mendistribusikan surat sesuai alamat tujuan 8 Arsip surat diserahkan ke petugas arsip Arsip Surat Surat diperiksa oleh atasan

(4)

[3]

Flowchart Surat Masuk

No Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

Petugas Persuratan

Syarat/

Perlengkapan Waktu Output

1 Memeriksa kebenaran surat masuk

2 Tanda terima dikembalikan kepada pembawa

surat

3 mensortir antara surat dinas/surat pribadi (tidak _dinas) 4

Pencatat surat menerima surat dinas dan membuka amplop surat, diteliti kelengkapan suratnya, dibaca secara keseluruhan. Ditentukan unit pengolahnya.

5 Memeriksa sifat surat: Surat dinas

penting/dinas atau biasa

6 Kartu Kendali

7 Surat diberi nomor agenda, dicatat berdasarkan _{sifat surat} 8

Setelah diberi kartu kendali atau lembar pengantar surat biasa, surat diserahkan kepada staf tata usaha rektorat

9 Kartu I dan II dibawa pencatat surat

10 Kartu kendali III melekat pada surat, diberi _{lembar disposisi} 11

Surat yang sudah dilampiri lembar disposisi didistribusikan kepada pimpinan sesuai tujuan atau masalah surat.

12

Setelah disposisi pimpinan, surat di

distribusikan kepada pengolah surat/pelaksana sesuai disposisi pimpinan

Surat pribadi diberikan pada yang bersangkutan Surat dinas masuk dalam kotak

Pengantar Surat Biasa

(5)

[4]

SOP SURAT MASUK REKTORAT

DASARHUKUM :

KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

KETERKAITAN:

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

SOP Surat Masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

3. Komputer

PERINGATAN:

PENCATATAN/PENDATAAN :

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan

akan tidak berlangsung baik.

(6)

[5]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Staf Kabag Umum

Kepala Biro/Wakil

Rektor

Rektor Kelengkapan Waktu Output 1. Menerima Surat(eksternal) dan (internal) Buku agenda surat, lembar disposisi, komputer 5 menit Bukti penerimaan surat

2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi

Buku Agenda surat, lembar disposisi 15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat masuk dalam buku agenda 3. Membaca dan memberikan keputusan atau tindak lanjutdari isi surat Surat dan lembar disposisi 7,5 jam Catatan disposisi

4. Meneruskan surat yang terdisposisi Surat dan lembar disposisi 15 menit Catatan disposisi

5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi Surat dan lembar disposisi 2 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi

Surat 1 jam Draf surat

7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 menit Arsip surat

(7)

[6]

SOP SURAT MASUK FAKULTAS

DASARHUKUM :

KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. KeputusanMenteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

KETERKAITAN:

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

SOP Surat Masuk

_{1. ATK}

2. Map dokumen/file

3. Komputer

PERINGATAN:

PENCATATAN/PENDATAAN :

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan

akan tidak berlangsung baik.

(8)

[7]

Flow Chart Pelaksanaan

No. Aktivitas

Staf Kasubag Umum

Kabag TU/Wakil

Dekan

Dekan Kelengkapan Waktu Output 1. Menerima Surat(eksternal) dan (internal) Buku agenda surat, lembar disposisi, computer 5 menit Bukti penerimaan surat

2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi Buku Agenda surat, lembar disposisi 15 menit Catatan surat masuk

3. Membaca dan memberikan keputusan atau tindak lanjutdari isi surat

Surat dan lembar disposisi

3 jam Catatan disposisi

5. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi

Surat dan lembar disposisi 2 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi.

7. Menyimpan dokumen surat/arsip. Boxfile/folder surat 15 menit Arsip surat

(9)

[8]

SOP SURAT KELUAR REKTORAT

DASARHUKUM :

KUALIFIKASI PELAKSANA :

1.Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2.Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

KETERKAITAN:

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

SOP Surat Keluar

1. ATK

2. Map dokumen/file

3. Komputer

PERINGATAN:

PENCATATAN/PENDATAAN :

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan

akan tidak berlangsung baik.

1. File surat keluar

(10)

[9]

Flow Chart Pelaksanaan

No Aktivitas

Staf

Kepala Biro/Wakil

Rektor

Rektor Kelengkapan Waktu Output

1. Membuat konsep surat keluar

Kertas surat dan komputer

1 jam Draf surat

2. Memberikan nomor dan kode surat sesuai dengan perihal masing-masing surat, kemudian mencatat dalam buku agenda keluar

Buku agenda surat

15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda keluar

3. Membaca dan memeriksa konsep surat dan

memberikan paraf

Draf surat 0 menit Diparafnya draf surat

4. Menandatangani surat Draf surat 1 jam Ditandatangani nya surat

5. Menyetempel surat yang sudah ditandatangani dan memasukkan surat ke dalam amplop

Surat 15 menit Tersetempelnya surat

6. Mengirimkan surat keluar Surat 1 jam Draf surat

7. Menyimpan dokumen surat/arsip

Boxfile/folder surat

(11)

[10]

SOP SURAT KELUAR FAKULTAS

DASARHUKUM :

KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

KETERKAITAN:

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

SOP Surat Keluar

_{1. ATK}

2. Map dokumen/file

3. Komputer

PERINGATAN:

PENCATATAN/PENDATAAN :

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses persuratan

akan tidak berlangsung baik.

1. File surat keluar

2. Buku kendali surat

(12)

[11]

Flow Chart Pelaksanaan

No. Aktivitas

Staf/ Pelaksana

Sekretaris / Kasubag

Dekan Kelengkapan Waktu Output

1. Membuat konsep surat keluar

Kertas surat dan komputer

1 jam Draf surat

2. Memberikan nomor dan kode surat sesuai dengan perihal masing-masing surat, kemudian mencatat dalam buku agenda keluar

Buku agenda surat 15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda

3. Membaca dan memeriksa konsep surat dan

memberikan paraf

Draf surat 30 menit

Diparafnya draf surat

4. Menandatangani surat Draf surat 1 jam Ditandatanga

ninya surat

5. Menyetempel surat yang sudah ditandatangani dan memasukkan surat ke dalam amplop Surat 15 menit Tersetempeln ya surat

6. Mengirimkan surat keluar Surat 1 jam raf surat

7. Menyimpan dokumen surat/arsip Boxfile/folder surat 15 menit rsip surat

(13)

[12]

SOP PEMINJAMAN RUANG REKTORAT

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

SOP surat masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

3. Komputer

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman

ruang rektorat tidak bisa dilakukan

1. Agenda surat

2. Pengasrsipan

(14)

[13]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Staf Kasubba g Umum Kabag Umum & Humas

Kelengkapan Waktu Output

1. Menerima surat

permohonan peminjaman yang ditujukan kepada Kabag Umum Surat permohonan peminjaman 5 menit Diterimanya surat permohonan peminjaman

2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi Buku agenda surat, lembar disposisi 15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda

3. Membaca dan

memberikan keputusan atau tindak lanjutdari isi surat Surat dan lembar disposisi 1 jam Catatan disposisi

5. Mencatat hasil surat disposisi dan

meneruskan surat sesuai disposisi

1 jam Draf rancangan

6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi

(15)

[14]

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

SOP surat masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

3. Komputer

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman

ruang fakultas tidak bisa dilakukan

1. Agenda surat

2. Pengasrsipan

(16)

[15]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Staf Kasubag Umum & Keuangan Kabag Umum

Kelengkapan Waktu Output

1.

_{Menerima surat}

permohonan peminjaman

yang ditujukan kepada

Kabag Umum

Surat permohonan peminjaman 5 menit Diterimanya surat permohonan peminjaman

2.

_{Mencatat nomor, kode}

dan prihal surat masuk

ke dalam buku agenda

dan lembar disposisi

Buku agenda surat, lembar disposisi 15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 3.

_{Membaca dan}

memberikan

keputusanatautindak

lanjutdariisi surat

Surat dan lembar disposisi 1 jam Catatan disposisi

4.

_{Meneruskan surat yang}

terdisposisi

Surat dan lembar disposisi 15 menit Catatan disposisi

5.

_{Mencatat hasil surat}

disposisi dan

meneruskan surat sesuai

disposisi

1 jam Draf rancangan

6.

_{Mendistribusikan surat}

sesuai disposisi

7.

_{Meyimpan dokumen}

surat/arsip

Boxfile/folder surat 15 menit Arsip surat

(17)

[16]

Disahkan Oleh

SOP PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS REKTORAT

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

SOP Surat Masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

3. Komputer

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses peminjaman

kendaraan dinas rektorat tidak bisa dilakukan

1. Agenda surat

2. Pengasrsipan

(18)

[17]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Staf Kasubbag Umum

Kabag Umum &

Humas

Kelengkapan Waktu Output 1. Menerima surat

2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi Buku agenda surat, lembar disposisi 15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 3. Membaca dan memberikan keputusanatautindak lanjutdariisi surat Surat dan lembar disposisi 1 jam Catatan disposisi

4. Meneruskan surat yang

terdisposisi Surat dan

lembar disposisi 15 menit Catatan disposisi

meneruskan surat sesuai disposisi Surat dan lembar disposisi 1 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat

sesuai disposisi Surat 1 jam Draf surat

(19)

[18]

SOP PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS FAKULTAS

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

SOP Surat Masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses

peminjaman kendaraan dinas fakultas tidak bisa

dilakukan

1. Agenda surat

2. Pengasrsipan

(20)

[19]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Staf

Kasubag Umum & Keuangan

Kabag

TU Kelengkapan Waktu Output

1.. Menerima surat

2. Mencatat nomor, kode dan prihal surat masuk ke dalam buku agenda dan lembar disposisi Buku agenda surat, lembar disposisi 15 menit Dicatatnya nomor, kode dan prihal surat dalam buku agenda 3. Membaca dan memberikan keputusanatautindak lanjutdariisi surat Surat dan lembar disposisi 1 jam Catatan disposisi

meneruskan surat sesuai disposisi Surat dan lembar disposisi 1 jam Draf rancangan 6. Mendistribusikan surat sesuai disposisi

(21)

[20]

SOP PERBAIKAN BARANG INVENTARIS REKTORAT

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun

2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar

Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian

Agama

Diploma / Sarjana

Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

SOP surat masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

3.

Komputer

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses perbaikan

barang inventaris rektorat tidak dapat dilakukan

1. Agenda surat

2. Pengarsipan

(22)

[21]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Pelaksanaan Mutu Baku

Staf Kasubag Umum

Kabag Umum &

Humas

Rektor Kelengkapan Waktu Output

1. Mengecek barang Belangko

daftar barang 3 jam Terlaksanany a pengecekan barang 2. Melaporkan hasil pengecekan barang

Buku barang 30 menit Draf laporan hasil pengecekan barang 3. Menerima laporan hasil pengecekan barang Buku laporan kondisi barang 30 menit Diterimanya draf laporan hasil pengecekan barang 4. Mengajukan permohonan perbaikan barang Surat, buku agenda dan computer

2 jam Draf surat permohonan perbaikan 5. Membuat keputusan dan mendisposisi Surat permohonan 30 menit Catatan disposisi 6. Meneruskan surat yang terdisposisi Surat dan catatan disposisi

15 menit Draf rancangan

7.

Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi

Surat dan catatan disposisi

1 jam Draf surat

8. Mendistribusikan

surat sesuai disposisi

Surat 1 jam Terdistribusik annya surat 9. Melaksanakan perbaikan barang Surat dan barang Disesuai kan Terlaksanany a perbaikan 10. Menyimpan dokumen surat/arsip

Surat 5 menit Tersimpannya dokumen surat/arsip

(23)

[22]

SOP PERBAIKAN BARANG INVENTARIS FAKULTAS

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama

Diploma / Sarjana

Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

SOP Surat Masuk

1. ATK

2. Map dokumen/file

Peringatan

_{Pencatatan dan Pendataan}

Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses perbaikan

barang inventaris fakultas tidak bisa dilakukan

1. Agenda surat

2. Pengarsipan

(24)

[23]

Flow Chart Pelaksanaan

NO Aktivitas

Pelaksanaan Mutu Baku

Staf Kasubag Umum & keuangan Kabag TU Dekan

Kelengkapan Waktu output

1. Mengecek barang Belangko

daftar barang 3 jam Terlaksananya pengecekan barang 2. _{Melaporkan hasil} pengecekan barang

Buku barang 30 menit Draf laporan hasil pengecekan barang 3. Menerima laporan hasil pengecekan barang Buku laporan kondisi barang

30 menit Diterimanya draf laporan hasil pengecekan barang 4. Mengajukan permohonan perbaikan barang Surat, buku agenda dan computer

2 jam Draf surat permohonan perbaikan 5. Membuat keputusan dan mendisposisi Surat permohonan

30 menit Catatan disposisi

6. Meneruskan surat yang terdisposisi

Surat dan catatan disposisi

15 menit Draf rancangan

7. Mencatat hasil surat disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi. Surat dan catatan disposisi

1 jam Draf surat

8.

Mendistribusikan surat sesuai disposisi

Surat 1 jam Terdistribusikannya surat 9. Melaksanakan perbaikan barang Surat dan barang Bergantung pada kondisi barang Terlaksananya perbaikan 10. Menyimpan dokumen surat/arsip

Surat 5 menit Tersimpannya dokumen surat/arsip

(25)

[24]

SOP PELAYANAN INVENTARISASI KEKAYAAN NEGARA

DASAR HUKUM

1. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 120/ PMK.06/2007 tentang penatausahaan Barang Milik Negara

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/ PMK.06/2007 tentang Sistem AUPK dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat

3. Peraturan Pemerintah No. 06 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/ PMK.06/ 2005 5. KMA Nomor 30 tahun 2004

6. KMA Nomor 3 tahun 2003 7. KMA Nomor 501 tahun 2003

8. Petunjuk Teknik Opname Fisik Barang Inventaris (OFBI) di lingkungan Kementerian Agama, Biro Perlengkapan Sekretariat Jenderal 1999/2000

9. Klasifikasi dan Kodefikasi Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara, Kementerian Agama, Sekretariat Jenderal, Tahun 2000

10. KMA Nomor 169 tahun 1999

KETERKAITAN

1. Rektor

2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas 3. Bagian Akademik

PERINGATAN

(26)

[25]

Flowchart Pelaporan BMN

No Aktivitas

Unit Pelaksana

Teknis Terkait

Syarat /

1

Melakukan penjajakan dengan Lembaga Kerjasama dan unit pelaksana teknis 2 Membukukan data transaksi ke dalam BI Intrakomptabel, BI Ekstrakomptabel, Buku Barang Bersejarah dan Buku Persediaan berdasarkan dokumen sumber

Tidak cocok

3

Mencocokkan data antara Laporan BMN dengan laporan keuangan yang disusun oleh petugas akuntansi keuangan Cocok 4 Menyusun laporan BMN setiap semester dan laporan BMN beserta KLB setiap akhir tahun anggaran 5

Melaporkannya ke UAKPB-W (Kemenag RI)

6

Menyimpan arsip data BMN dan melakukan proses tutup buku setiap akhir tahun anggaran

Flowchart Penghapus BMN

No Aktifitas

Petugas terkait

Syarat/

1 Menyusun rencana dan prosedur teknis

pelaksanaan penghapusan barang

2 Menghubungkan Instansi teknis yang berkaitan

dengan BMN yang akan dihapus

3 Pengumpulan dokumen dan BMN yang akan dihapus

Rusak Berat

Tidak

4 Meneliti dan menilai kondisi serta kegunaan

BMN yang akan dihapus Ya 5 Pelaksanaan penghapus barang

6

Membuat berita acara hasil

penelitian/penilaian BMN yang akan dihapus

7 Melaporkan hasil pelaksana penghapus

BMN

Membuat dan memutahkirka n KIB, DIR, dan DIL

(27)

[26]

yang ketempatan barang

Tidak 4 Mengumpulkan data barang inventaris berupa

dokumen pengadaan barang

Rusak Berat 5 Menyiapkan formulir opname fisik barang

inventaris

Ya 6 Melakukan penghitungan barang dan penilaian

kondisi

7

Memberikan Nomor Urut Pendaftaran barang dan mengumpulkan barang yang kondisinya rusak sama sekali

8 Membuat berita acara hasil penelitian/penilaian

BMN yang kondisinya rusak berat

9 Melaporkan hasil pelaksanaan Stok op name

(28)

[27]

`

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MATARAM

SOP PENGGUNAAN GEDUNG PERKULIAHAN

DASAR HUKUM

1. Satuan unit Kerja Fakultas; 2. Satuan unit Kerja Jurusan; 3. Satuan unit Kerja Prodi; 4. Satuan unit Kerja Pendidik 5. Satuan unit Kerja Mahasiswa 6. Satuan unit Kerja Tenaga

Kependidikan

7. Pengguna yang mempunyai ikatan kerja sama dengan Universitas

KETERKAITAN

1. Rektor

2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas

3.

Bagian Akademik

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penggunaan gedung perkuliahan tidak bisa berjalan

(29)

[28]

dihapus

4 Meneliti dan menilai kondisi serta kegunaan

BMN yang akan dihapus

5 Pelaksanaan penghapus barang

6 Membuat berita acara hasil penelitian/penilaian

(30)

[29]

`

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MATARAM

SOP PENGGUNAAN GEDUNG REKTORAT

DASAR HUKUM

KETERKAITAN

Rektor, Pembantu Rektor, Kepala Biro, Kepala Bagian terdiri dari : Kepala Bagian Akademik, Kepala bagian Keuangan dan Akutansi, Kepala bagian Perencanaan, Kepala bagian Organisasi dan

Kepegawaian, Kepala bagian Umum dan kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penggunaan gedung rektorat tidak bisa berjalan

(31)

[30]

4 Menjaga ketenangan

5 Menggunakan gedung sesuai dengan

(32)

[31]

`

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MATARAM

SOP PENGGUNAAN GEDUNG AUDITORIUM

DASAR HUKUM

1.

Civitas Akademika UIN Mataram

2.

Biro AAKK

3.

Biro AUPK

4.

Kepala Bagian (Kabag.) Umum

5.

Mahasiswa

KETERKAITAN

1. Rektor

2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian Universitas/Fakultas

3.

Bagian Akademik

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penggunaan gedung Auditorium tidak bisa berjalan

(33)

[32]

Kabag. Umum 2

Mendisposisi kepada

Kasubag. Umum Disposisi 3

Mengecek kegiatan yg diajukan dengan kegiatan yang sdh terjadwal sebelumnya. ditolak 4 Terbitkan surat penolakan 5 Memberikan persetujuan &

menyusun jadwal diterima

Surat Pemberitahuan 6

Ybs mengecek & memastikan pada H-1 penggunaan gedung kpd Kasubag.Umum 7 Pelaksanaan Kegiatan

(34)

[33]

Flowchart prosedur pemeliharaan

No Aktivitas

Unit

Pengelola Kabiro AUPK

Kabag Umum

Syarat /

1

Mengajukan usulan perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro AUPK Surat Permohonan 2 Melakukan analisa perbaikan/perawatan; Disposisi 3 Mengajukan perencanaan biaya perbaikan/perawatan kepada Kepala Biro AUPK

Proposal Rincian Biaya 4

Mengajukan pencairan biaya yang telah disetujui oleh Kepala Biro AUPK

Surat Permohonan Pencairan 5 Melakukan perbaikan/ perawatan atas

persetujuan Kepala Biro AUPK

(35)

[34]

SOP PEMELIHARAAN KEBERSIHAN

DASAR HUKUM

KETERKAITAN

Kabag Umum Petugas Kebersihan

Civitas Akademika UIN Mataram

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka prosedur kebersihan tidak bisa berjalan

(36)

[35]

Flow Chart Pelaksanaan

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Petugas Kebersihan

Syarat/

1 Membuka ruang kantor dan ruang kuliah Ruang kantor dan kuliah terbuka 2 Membersihkan ruangan sebelum jam

kantor masuk

3 Menyiapkan prasarana kerumahtanggaan 4 Membersihkan ruangan

Ruang kantor dan kuliah bersih 5 Mengunci seluruh ruang kantor dan

ruang kuliah

(37)

[36]

Disahkan Oleh

SOP PENGAMANAN KAMPUS

DASAR HUKUM

KETERKAITAN

Kabag Umum

Petugas Keamanan (Satpam)

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelayanan tata pengamanan tidak bisa berjalan

(38)

[37]

Flow Chart Pelaksanaan

No Aktifitas

Kepala Satpam

Kabag Umum

Syarat/

1 Membuat pembagian kerja tugas

pengamanan

Jadwal Tugas Keamanan 2 Melaksanakan Tugas

3 Melaksanakan laporan rutin kepada

(39)

[38]

SOP PEMINJAMAN KENDARAAN DINAS

DASAR HUKUM

KETERKAITAN

Pengguna Kepala Biro Kabag Umum

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka peminjaman kendaraan dinas tidak bisa berjalan

(40)

[39]

Flow Chart Pelaksanaan

No Aktifitas

Pengguna Kassubag Umum

Syarat/

1

mengajukan surat peminjaman ke Direktur PPs UIN Mataram cq Kasubag Umum

Surat Permohonan 2 memeriksa ketersediaan kendaraan dan

kelaikannya

3 Memberikan peminjaman kendaraan

sesuai dengan permintaan

4 menggunakan kendaraan dan

(41)

[40]

SOP PERUBAHAN FUNGSI GEDUNG

DASAR HUKUM

KETERKAITAN

Rektor Kepala Biro Kabag Umum Unit Kerja Terkait

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka perubahan fungsi gedung tidak bisa berjalan

(42)

[41]

Flow Chart Pelaksanaan

No Aktivitas

Unit Kerja

Kabag

Umum

Rektor

Syarat /

1

mengusulkan perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor cq. Kabiro AUPK UIN Mataram

Surat Permohonan 2

Mengkaji usulan dengan melihat rencana induk pengembangan fisik UIN Mataram

RIP UIN 3

memberikan jawaban tertulis setelah mengkaji usulan perubahan gedung

Surat Pemberitahuan / Jawaban 4 Setelah selesai pengerjaan konstruksi, memberikan laporan tentang adanya perubahan fungsi ruangan/gedung ke Rektor cq. Kabag Umum UIN Mataram

Laporan perubahan fungsi gedung

(43)

[42]

SOP PELAYANAN DAN PENGGUNAAN LABORATORIUM AUDIO VISUAL

DASAR HUKUM

KETERKAITAN

Pengelola Laboratorium Dosen

Mahasiswa

PERINGATAN

(44)

[43]

Alur kerja pelayanan laboratorium Audio Visual (AV):

No Aktifitas

Pengguna Kassubag Umum

Syarat/

1

Mengajukan permohonan izin & menyampaikan jadwal penggunaan kepada Pengelola

Form permohonan

& Jadwal kegiatan

2 Pengelola menyusun jadwal

penggunaan Lab.

3 Penggunaan Lab

Alur kerja pelayanan laboratorium Audio Visual (AV)

No Aktivitas

Unit Kerja

Kabag

Umum

Rektor

Syarat /

1 Mengajukan izin penggunaan Lab. AV kepada Dekan Form perizinan penggunaan Lab AV 2 Menyampaikan nota (disposisi) perizinan kepada pengelola Lab. AV Disposisi perizinan 3 Menyusun jadwal penggunaan Lab. AV Jadwal Penggunaan 4 Penggunaan Lab dibimbing dosen 5 Penggunaan laboratorium dibimbing petugas lab.

(45)

[44]

SOP PENGUSULAN PROGRAM DAN ANGGARAN

DASAR HUKUM

Statuta UIN Mataram

Sistem Manajemen Muto ISO 9001:2000

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN Rektor Wakil rektor II Kepala Biro AU Kabag Perencanaan Kasubbag PA Bagian perencanaan Pengusul

PERINGATAN

Laptop Flashdisk

(46)

[45]

Chart Flow/ Bagan Alir Pelaksanaan

Aktivitas

Pengusu l Bagian Perencanaa n KASUBA G PA Kabag Perencanaa n Kabir o AU W R II Rekto r Syarat / Perlengkapa n Waktu Output Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Fakultas/Unit dan Lembaga di Lingkungan Universitas Islam Negeri (UIN) menyampaikan usulan Rancangan Rencana Kerja Tahun berikutnya kepada Bagian Perencanaan Kasubbag Penyusunan Anggaran (PA) menghimpun rancangan usulan dari Fakultas/Unit dan Lembaga Minggu II bulan oktober dua tahun sebelumnya Usulan Program dan Kegiatan Kasubbag PA Menyusun kembali usulan Rencana Kegiatan tahun berikutnya setelah mendapatkan pagu indikatif Pada minggu II bulan November dua tahun sebelumnya , Himpunan rancangan usulan program kegiatan Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabag Perencanaan untuk dikoreksi dan dikomunikasika n dengan pihak terkait. Apabila benar, maka rencana kegiatan Akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA Pada minggu III bulan april satu tahun sebelumnya Rencana Kegiatan Kasubbag PA menyampaikan Rencana Kegiatan Rencana Kegiata n

(47)

[46]

benar, maka rencana kegiatan akan langsung diproses, apabila ada pembenaran, maka akan dikembalikan kepada Kasubbag PA Kabag Perencanaan menyampaikan Rencana Kegiatan kepada Kabiro AU untuk mengecek kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada PR II untuk dikoreksi kembali, apabila benar maka langsung diproses, apabila ada kesalahan maka dikembalikan kepada Kabag Perencanaan untuk dibenarkan Rencana Kegiatan

(48)

[47]

Aktivitas

Pengusu l Bagian Perencanaa n KASUBA G PA Kabag Perencanaa n Kabir o AU W R II Rekto r Syarat / Perlengkapa n Waktu Output Apabila Rencana Kegiatan sudah benar, maka disampaikan kepada Rektor untuk mendapatkan persetujuan dan ditandatangani untuk dikirimkan ke Kemenag Pusat Rencana Kegiatan

(49)

[48]

SOP PELAPORAN PROGRAM DAN KEGIATAN

DASAR HUKUM

Statuta UIN Mataram

Sistem Manajemen mutu ISO 9001:2000

KETERKAITAN

Kabag keuangan Kabag perencanaan Kasubbag EP Kepala biro AU

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelaporan program dan kegiatan tidak bisa berjalan

Laptop Flashdisk

(50)

[49]

Bagan Alir/ Flow chart Pelaksanaan

No Aktivitas

Kabag Keuangan Kabag Perencanaan Kasubbag EP Kabiro AU Syarat /

1

Kabag keuangan menyampaikan rekapitulasi penyerapan program dan kegiatan kepada Kabag perencanaan pada setiap akhir bulan maret, juni, september dan desember. Rekap penyerapan program dan kegiatan 2 Kabag Perencanaan menerima dan mereko- mendasikan kepada Kasubbag EP untuk membuat laporan triwulan Rekomendasi 3 Kasubbag EP menyusun laporan Triwulan,

Laporan Triwulan

4

Kabag perencanaan mengecek kembali apabila benar maka dilanjutkan, dan apabila salah maka akan dikembalikan kepada Kasubbag EP

Laporan

5

Laporan yang sudah disahkan oleh Kabag Perencanaan, disampaikan kepada Kabiro AU untuk disahkah dan ditandatangani atas na- ma Rektor selanjutnya dikirimkan ke Depag Pusat

(51)

[50]

SOP KERJASAMA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan

Tinggi

2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168

Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional di Lingkungan Kementerian

Agama

3. SK Penerimaan mahasiswa baru

4. Pedoman akademik UIN Mataram

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Pimpinan Universitas

2. Pimpinan Fakultas

3. Wakil Kepala Bagian Kerjasama dan

Pengembangan Kelembagaan

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka kerjasama tidak

bisa dilaksanakan

(52)

[51]

Flow chart Prosedur Kerjasama

Tahap

Penjajakan

Inisiasi

Kerjasama

Kabag

Kerjasama

Wakil Rektor

III

Calon mitra

Kerjasama

Draft MoU

Wakil Rektor

III

Kabag

Kerjasama

Kabag Hukum

Rektor

Wakil Rektor

Rektor

Penandatangan

an MoU

Mitra kerja

Pelaksana Dari

UIN

Penyusunan

Juknis

Pelaksana dari

Mitra

Tahap

Implementasi

Pelaksanaan

_Program

Tahap

MONEV

Monitoring

WR III, Kabag Kerjasama,

Tim Monev dan unit terkait

WR III, Kabag Kerjasama,

Tim Monev dan unit terkait

Evaluasi

Tim Monitoring

Mitra

Tim Evaluator

Tahap

Pengembangan

n

Dilanjutkan/

dihentikan

(53)

[52]

SOP PENATAAN ARSIP DINAMIS BAGIAN KERJASAMA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan

Tinggi

2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168

Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional di Lingkungan Kementerian

Agama

3. SK Penerimaan mahasiswa baru

4. Pedoman akademik UIN Mataram

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Pimpinan Universitas

2. Pimpinan Fakultas

3. Wakil Kepala Bagian Kerjasama dan

Pengembangan Kelembagaan

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penataan arsip

dinamis bagian kerjasama tidak bisa dilaksanakan

(54)

[53]

Flow Chart Pelaksanaan Penataan Arsip Dinamis Bagian Kerjasama

NO

Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Staf

Persyaratan/

Perlengkapan

Waktu

Output

1. Staf di Bagian Kerjasama

menistribusikan Arsip Surat, baik Arsip

surat masuk maupun Arsip surat keluar

Arsip

surat

2. Staf di Bagian Kerjasama memilah dan

mengklasifikasi arsip surat biasa/ statis

dan arsip surat dinamis

Klasifikasi

arsip

3. Staf di Bagian Kerjasama mencatat dan

mendata sebagai arsip dinamis

Arsip

dinamis

4. Staf di Bagian Kerjasama memberi kode,

tanggal, dan tahun pada file arsip

dinamis

Arsip

dinamis

5. Staf di Bagian Kerjasama menentukan

klasifikasi arsip surat dinamis

Klasifikasi

arsip surat

dinamis

6. Staf di Bagian Kerjasama menempatkan

kelompok arsip dinamis di file Arsip

Dinamis

Arsip

dinamis

7. Staf di Bagian Kerjasama mengamankan

Arsip Dinamis di File Arsip Dinamis

untuk memudahkan mencari sewaktu –

waktu dibutuhkan kembali

Arsip

dinamis

8. Arsip Dinamis tersimpan di file Arsip

Surat Dinamis

Arsip

dinamis

(55)

[54]

SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR BAGIAN KERJASAMA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan

Tinggi

2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168

Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional di Lingkungan Kementerian

Agama

3. SK Penerimaan mahasiswa baru

4. Pedoman akademik UIN Mataram

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Wakil Rektor III

2. Kabag Kerjasama

3. Kasubag dan Staf di Bagian Kerjasama

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penataan

pengelolaan surat keluar bagian kerjasama tidak bisa

dilaksanakan

(56)

[55]

Flow Chart Pengelolaan Surat Keluar Bagian Kerjasama

NO

Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Staf

Pejabat

Terkait

Pimpinan

Persyaratan/

Perlengkapan

Waktu

Output

1. Staf di Bagian Kerjasama

menyampaikan Surat Masuk

dengan dilampiri Lembar

Disposisi kepada Pimpinan

Surat,

lbr

disposisi

2. Pimpinan memberikan

rekomendasi di Lembar Disposisi

untuk tindak lanjut surat dimaksud

atau hanya di Arsip

arsip

3. Staf di Bagian Kerjasama

menindak lanjut surat imaksud

atau menyampaikan surat sesuai

Disposisi Pimpinan

Surat

4. Staf di Bagian Kerjasama

mempersiapkan draf/konsep surat

sesuai rekomendasi pimpinan

Konsep

surat

5. Staf di Bagian Kerjasama

membuat Surat Keluar sesuai

dengan alur dan disposisi

pimpinan

Surat

keluar

6. Staf di Bagian Kerjasama

memintakan paraf kepada pejabat

terkait, apabila konsep / surat

dimaksud sudah benar

Surat

Keluar

7. Staf di Bagian Kerjasama

memintakan tanda tangan

pimpinan agar bisa dipertanggung

jawabkan isinya

Surat

Keluar

8. Staf di Bagian Kerjasama

mencatat/membukukan ke agenda

surat keluar an memberikan Kode

Nomor Surat

Surat

keluar

9. Staf di Bagian Kerjasama

Menggandakan Surat sesuai

dengan kebutuhan termasuk untuk

Arsip dan menstempel

Surat

keluar

10. Menyampaikan Surat Keluar

kepada yang dimaksud / yang

dituju

Surat

Keluar

(57)

[56]

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK DI BAGIAN KERJASAMA

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan

Tinggi

2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168

Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional di Lingkungan Kementerian

Agama

3. SK Penerimaan mahasiswa baru

4. Pedoman akademik UIN Mataram

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Wakil Rektor III

2. Kabag Kerjasama

3. Kasubag dan Staf Bagian Kerjasama

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka pengelolaan surat

masuk di bagian kerjasama tidak bisa dilaksanakan

(58)

[57]

Flow Chart Pengelolaan Surat Masuk Di Bagian Kerjasama

NO

Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku

Staf

kerjasama

Tujuan

surat

Pimpinan

Persyaratan/

Perlengkapan

Waktu

Output

1. Staf di Bagian

Kerjasama

menerima surat

dari Surat di

Kantor Pos

Surat

masuk

2. Staf di Bagian

Kerjasama

menerima Surat

dari Ekspedisi

Surat

masuk

3. Staf di Bagian

Kerjasama

menerima Surat

Masuk dari Bagian

lain/ instansi diluar

UIN Mataram

Surat

masuk

4. Staf di Bagian

Kerjasama

mencatat surat

masuk

Daftar

surat

masuk

5. Staf di Bagian

Kerjasama

memilah dan

mengklasifikasikan

Surat Masuk

Klasifikasi

surat

masuk

6. Staf di Bagian

Kerjasama

member lembar

disposisi dan

Lembar Kendali

Surat Masuk

Lembar

disposisi,

lembar

kendali

7. Staf di Bagian

Kerjasama

menyampaikan

alur Surat Masuk

sesuai dengan

Lembar isposisi

atau Lembar

Kendali

Surat

masuk

8. Disposisi pimpinan

sebagai dasar

tindak lanjut Surat

Masuk

(59)

[58]

SOP PENCAIRAN DANA KERJASAMA

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 2. KMA No. 54 Tahun 2003 tentang pedoman Penggelolaan Keuangan

Badan Layanan Umum

3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 4. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 5. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 6. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman

Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.

7. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025.

8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010- 2014.

9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi.

10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process).

11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun 2012.

12. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama.

13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Mataram.

14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2017 tentang Statuta UIN Mataram. Professional S1 yang kompeten KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN Rektor Wakil Rektor II Biro UPK Kabag KA Kasubbag PAP Bendahara Penerima dana Komputer

PERINGATAN PENCATATAN DAN

PENDATAAN

Laptop Flashdisk

(60)

[59]

Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan

Aktivitas Penerima Pelaksana Mutu Baku

dana Rektor WR II Biro AUPK Kabag K&A Kasubbag

PAP Bendahara Syarat / Perlengkapan Waktu Output

Mengajukan surat pencairan dana kerjasama Surat pengajuan copy SP2D dana kerjasama 15 menit Surat pengajuan Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti

Disposisi dan surat pencairan 1 jam Disposisi dan surat pencairan Memberikan disposisi untuk menindaklanjuti didiposisi dari rektor

Disposisi dan surat pencairan 1 jam Disposisi dan surat pencairan Memberikan disposisi kepada untuk Menindaklanjuti surat pencairan tersebut

Disposisi dan surat pencairan 30 menit Mendisposisi untuk berkoordinasi dengan Bendahara Penerima terkait dana kerjasama di rekening dana kerjasama

Disposisi dan surat pencairan 30 menit Disposisi dan surat pencairan Memerintahkan untuk memeriksa Surat Pencairan dana Kerjasama dan memeriksa dana tersebut sudah masuk apa belum, bila sudah masuk rekening dicairkan

Disposisi dan surat pencairan 30 menit Disposisi dan surat pencairan Memeriksa rekening koran dan menuliskan cek pencairan

Disposisi dan surat pencairan,Rekening Koran dan Cek

10 menit

Dana Kerjasama

(61)

[60]

SOP PENERIMAAN DANA PENDIDIKAN

DASAR HUKUM

Badan Layanan Umum

14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2017 tentang Statuta UIN Mataram.

Profesional

Pendidikan S-1 yang

berkompeten

Sarjana Akuntansi

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN Ksubag VSIP Kasubag PAP Kabag Keu & Akunt. Bendahara Penerima Penyususn laporan

PERINGATAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penerimaan dana pedidikan tidak bisa berjalan

(62)

[61]

Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan

No Aktivitas

Penyerahan Laporan Bendahara Penerima Kasubag VSIP dan Kasubag PAP KAbag Keu dan Akuntansi Syarat /

1

Meminta ke pihak bank berupa rekening koran dari rekening trasaksi penerimaan setiap hari Rekening Koran dari dana penerima 3 jam Rekening Koran 2 Memeriksa Rekening koran dan memasukkan setiap transaksi ke dalam rekap per AKUN penerimaan Rekening Koran 3 jam Rekening Koran 3 Merekap dan menjumlah penerimaan pertransaksi ke dalam masing-masing AKUN penerimaan Rekap penerimaan dan rekening korang 3 jam Rekap penerimaan per AKUN 4 Menyerahkan rekap penerimaan per AKUN ke pihak bendahara penerima Rekap penerimaan per AKUN 10 menit Rekap penerimaan per AKUN 5 Memasukkan rekap penerimaan ke dalam buku kas bendahara untuk dibuatkan laporan dalam bentuk jurnal harian penerimaan Rekap penerimaan per AKUN 2 jam Jurnal penerimaan 6 Memeriksa dan memvalidasi laporan keuangan penerimaan Jurnal penerimaan 1 jam Jurnal penerimaan yang telah divalidasi 7 Memeriksa dan menandatangani laporan penerimaan perbulan Jurnal penerimaan 1 jam Jurnal penerimaan yang telah divalidasi 8 Laporan Penerimaan perbulan telah ditandatangani Laporan penerimaan bulanan 1 jam Laporan penerimaan telah di tandatangani

(63)

[62]

SOP PENERIMAAN DANA SEWA ASET

DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

2. KMA No. 54 Tahun 2003 tentang pedoman Penggelolaan Keuangan Badan Layanan Umum

3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 4. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 5. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara.

6. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.

11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun 2012. 12. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang

Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama. 13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2017 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Mataram. 14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2017 tentang

Statuta UIN Mataram.

Profesional

Pendidikan S-1 yang berkompeten

KETERKAITAN

Kasubag VSIP dan PAP Kabag Keu & Akn Bendahara Penerima Pengelola Aset

PERINGATAN

(64)

[63]

Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan

No Aktivitas

Pengelola Aset Bendahara Penerima Kasubag VSIP dan Kasubag PAP KAbag Keu dan Akuntansi Syarat /

1 Menyerahkan dokumen kerjasama penggunaan Aset Surat Pengajuan 15 menit Dokumen kerjasama penggunaan asset 2 Menerima dokumen kerjasama dan diverifikasi kelengkapannya Dokumen kerjasama penggunaan asset 1 jam Dokumen kerjasama penggunaan asset 3 Menerima uang pembayaran atas penggunaan Aset dan menerbitkan kwitansi Kwitansi dan dokumen sewa asset 1 jam Kwitansi dan dokumen sewa asset 4 Melaporkan atas penggunaan Aset dan menerbitkan kwitansi penggunaan Aset Kwitansi dan dokumen sewa asset 1 hari Kwitansi dan dokumen sewa asset 5 Memvalidasi dan melaporkan Kwitansi dan dokumen sewa asset 1 hari Kwitansi dan dokumen sewa asset 6 Menyetujui atas penerimaan uang sewa aset dan penerbitan kwitansi penyetoran Dana Sewa Aset Kwitansi dan dokumen sewa asset 1 hari Kwitansi dan dokumen sewa asset 7 Menerima kwitansi yang telah divalidasi dan menyetorkan Uang Sewa Aset ke Bank Kwitansi dan dokumen sewa asset 1 hari Kwitansi dan dokumen sewa asset

(65)

[64]

SOP PENGELOLAAN HUTANG

DASAR HUKUM

Badan Layanan Umum

14. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 27 tahun 2008 tentang Statuta UIN Mataram.

Profesional

Pendidikan S-1 yang berkompeten

KETERKAITAN

Rektor Kabag Kasubbag Bendahara

PERINGATAN

(66)

[65]

Bagan Alir/Flowcard Prosedur Kegiatan

No Aktivitas

Bendahara

penerima Kasubbag Kabag Pimpinan

Syarat /

1

Membuat rekap perhitungan

penerimaan dan rekap realisasi belanja dari dana pendidikan

Rekap penerimaan 3 jam

Rekap penerimaan dan realisasi belanja 2 Rekap penerimaan dianalisa, apakah dana masih mencukupi untuk proses pencairan berikutnya Rekap penerimaan dan realisasi belanja 3 jam Rekap penerimaan dan realisasi belanja 3 Membuat rekap kebutuhan yang akan datang atas

kekurangan dana dan mengajukan hutang ke pihak ketiga Rekap penerimaan dan realisasi belanja 3 jam Rekap penerimaan dan realisasi belanja 4 Menerima permohonan pengajuan hutang kepada pihak ketiga untuk mendapat persetujuan Rekap penerimaan dan realisasi belanja 30 menit Rekap penerimaan dan realisasi belanja 5 Menganalisa kebutuhan dan pengajuan atas hutang yang akan diajukan kepada pihak ketiga Rekap penerimaan dan realisasi belanja 1 hari Rekap penerimaan dan realisasi belanja 6 Memberikan persetujuan atau tidak atas pengajuan yang akan diajukan kepada pihak ketiga Rekap perhitungan jasa perbankan dan surat penetapan 1 hari Surat penetapan piutang 7 Surat pengajuan hutang yang telah disetujui dibawa kepada pihak ketiga untuk proses pengajuan hutang utk kegiatan Surat pengajuan hutang 2 hari Surat pengajuan hutang 8

Menerima dana atas hutang kepada pihak Ketiga Surat pengajuan hutang 10 menit Hutang terpenuhi