IMPLEMENTATION MODULE ON BUYING
AND SELLING TurboCash SME GLOBAL
ARRAY MAX
Ayu Diyah Sekar Utami, email: [email protected]
Abstract—Scientific writing is taken from a book titled "Success-ful SMEs using TurboCash" by Waraqah Hand. Here the authors look to socialize OpenSource among businesses can be run well, if supported by a set of computer applications and infrastructure, both software and hardware so that data and information management can be done easily and integrated. The role of technology in this device than as a facilitator as well as technological devices they will be able to provide value-added in the form of streamlining processes, simplifying processes, integration, and automation. Even for many SMEs, computerized bookkeeping is often something that is out of range. Commercial accounting software can cost tens of millions of dollars, for a variety of modules required. In fact, without the computerization, many obstacles to be faced.
One of the open source software that is TurboCash as information technology investment a good future in the development of SMEs in Indonesia. At this writing, the authors review those aspects that may affect the business in the scope of Small and Medium Enterprises (SMEs) with ease and progress of the utilization of technology to make a bookkeeping and accounting reports in the form of Sales and Purchase Modules can produce Balance Sheets and Income Statements that are generally used as a form of reporting final results of a business.
Keywords—Implementation, Purchasing, Sales, TurboCash, SMEs.
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
M
Akin pesatnya perkembangan Teknologi Informasi de-wasa ini, membuat banyak organisasi dan perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi terbaru untuk mem-bantu kelancaran bisnis. Namun bagi UKM (Usaha kecil Menengah):1) Komputerisasi pembukuan seringkali merupakan sesuatu yang diluar jangkauan, karena software akunting komersil bisa berharga puluhan juta rupiah untuk berbagai modul yang diperlukan.
2) Dukungan pemerintah dengan mewujudkan Indonesia Goes Open Source (IGOS) sekitar tahun 2004, untuk berkomitmen mencetak generasi pemakai Open Source dikalangan pendidikan, dunia kerja dan pelaku usaha. Diharapkan pada Implementasinya, TurboCASH dapat menjadi satu lagi solusi pada dunia usaha tanah air
Ayu Diyah Sekar Utami,Department of Information Systems,Faculty of Computer Science,Gunadarma University,Jakarta, 2010,email: [email protected]
3) TurboCASH merupakan suatu paket program akuntansi yang cukup lengkap dan berbasis Open Source. Di-harapkan TurboCASH dapat menjadi solusi yang tepat, tercepat dan murah bagi Usaha Kecil Menengah (UKM).
B. Tujuan Penelitian
Tujuan Spesifik yang dapat penulis rumuskan sebagai berikut :
1) Bentuk keikutsertaan penulis mensosialisasikan opensource, ketika kenyataannya memang software berlisensi tidak mampu terbeli.
2) Memperkenalkan TurboCASH kepada pelaku usaha dalam hal ini UKM, TurboCASH sebagai software yang sudah memiliki berbagai modul yang lengkap dan terintegrasi dalam satu paket, dengan penggunaan bahasa Indonesia untuk mempermudah pemahaman user. 3) Mengharapkan dengan sistem komputerisasi, dapat menjadi aspek yang memberikan nilai tambah bagi pelaku usaha, berupa perampingan proses, penyeder-hanaan proses, integrasi, dan otomatisasi. Sehingga da-pat meningkatkan kemajuan UKM Indonesia dalam segi pemanfaatan tekhnologi.
II. METODE PENELITIAN
A. Metode Pengkajian
Guna memperoleh bahan-bahan dan informasi yang dibu-tuhkan dalam perancangan, dilakukan Studi Lapangan pada UKM (Usaha Kecil Menengah) di ARRAY MAX GLOBAL. Untuk menunjang penelitian dilakukan kajian kepustakaan dalam mengumpulkan dan mempelajari berbagai referensi dari buku dan artikel-artikel mengenai TurboCASH sehingga dapat dijadikan landasan pada penelitian ini.
B. Metode Analisis
Di dalam tahap analisis, penulis melakukan langkah-langkah berikut:
1) Mengumumkan penelitian penulis tentang TurboCASH 2) Penulis memastikan kerjasama dari UKM ARRAY
melakukan penelitian, bagaimana sistem TurboCASH akan menguntungkan UKM.
3) Mendefinisikan Kebutuhan Informasi. Dengan melakukan pengumpulan data dan dokumen, data dan dokumen yang dikumpulkan berupa data akun, data stok barang, data karyawan, dan laporan-laporan. 4) Pelaksanaan. Melakukan observasi langsung di UKM. 5) Menyetujui atau menolak rancangan proyek. Penulis
melakukan pengumpulan informasi sebagai akhir dari hasil observasi. Sebagai bentuk ke validasian Tugas Akhir penulis menbagikan kuesioner kepada orang-orang yang terlibat dalam sistem informasi yang bersangkutan.
III. PEMBAHASAN Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
A. Dibagian Penjualan
1) menerima pesanan dari customer 2) meminta pengadaan barang
3) membuat Surat Perintah Pengiriman Barang, jika sudah ada persetujuan barang dari customer.
4) membuat tagihan dan laporan penjualan 5. .
5) menerima nota retur, jika ada retur (barang rusak atau pengurangan pemesanan dari customer)
Fig. 1. UseCase Penjualan
B. Dibagian Pembelian
1) menerima permintaan pengadaan barang dari gudang 2) membuat data pesanan ke supplier
3) menerima Bukti Serah Terima barang, jika sudah ada persetujuan barang dari supplier.
Fig. 2. Activity Penjualan
4) menerima tagihan dan laporan pembelian.
5) membuat nota retur, jika ada retur (barang rusak atau pengurangan pemesanan kepada supplier)
Fig. 3. Usecase Pembelian
C. Sistem yang diusulkan
TurboCASH dapat mencakup semua bagian-bagian yang ada pada perusahaan tanpa harus menggunakan banyak ap-likasi yang berbeda-beda untuk tiap bagian. Selain itu, Turbo-CASH juga dapat digunakan untuk melaksanakan pencatatan akuntansi di sebuah usaha perdagangan. Untuk mengimple-mentasikan TurboCASH diperlukan spesifikasi computer den-gan mempergunakan Windows XP dan processor Pentium III serta RAM 128, TurboCASH dapat berjalan dengan baik. Bahasa yang dipergunakan adalah Delphi.
IV. IMPLEMENTASI TURBOCASH
Jika kita ingin mengimplementasikan dengan cepat, pergunakanlah set buku BISNIS sebagai set buku untuk usaha. Jangan lupa pula untuk melakukan copy file tersebut ke dalam folder "C:\TCASH3" atau tempat anda meletakkan direktori TurboCASH. Sebelum menggunakannya, kita harus menyesuaikan beberapa hal seperti :
1) Instalasi, Registrasi, dan Copy File.
a) Dengan klik file TurboCASH3756.exe pada CD maka proses instalasi akan berjalan. Setelah insta-lasi selesai, selanjutnya adalah proses registrasi. b) Registrasi adalah memasukkan Serial Number dan
Unlocking Code. Registrasi ini bisa dilakukan melalui internet atau langsung mengisinya. c) Beberapa file dan folder yang terdapat di dalam CD
perlu di copy ke folder tertentu agar proses latihan dapat berjalan dengan baik. Kedua folder tersebut adalah:
• C: \TCash3. Folder is a set of books
• C: \Tcash3 \Bin \Reports. File-file ini adalah
format untuk semua dokumen.
2) Nama perusahaan dan alamat perusahaan Informasi perusahaan merupakan informasi yang berhubungan erat dengan keberadaan perusahaan. Naik itu berupa nama, alamat, no telp dan yang lainnya. Informasi ini akan tercetak pada dokumen yang dihasilkan Turbocash.. 3) Mengatur Periode Laporan
4) Salesman dan Informasi stok
5) Mensetup Grup, Kategori Finansial, Akun Buku Besar dan Batch
• Mensetup Grup dibagi empat yaitu, Grup Buku
Besar, Grup Supplier, Grup Customer, Grup Dokumen, Grup ini memiliki fungsi sebagai saringan dalam pemilihan jenis laporan.
• Mensetup Kategori Finansial memiliki 5 kategori
yaitu, Aktiva, Modal, Biaya, Pendapatan, dan
Kewajiban.
• Mensetup Akun Buku Besar, Rekening Bank dan
Pajak, Pada template yang ada penulis mengisi 70 daftar rekening akun buku besar, 4 buah rekening akun bank, dan 14 buah akun pajak yang telah dibuat sesuai dengan pemakaian jumlah akun pada UKM ARRAY MAX GLOBAL. Mensetup akun-akun untuk mencatat semua daftar rekening akun yang ada pada sebuah pencatatan akuntansi, daftar akun mempermudah dalam penjurnalan.
• Mensetup Tipe Batch, Fungsi batch adalah sebagai
jurnal untuk suatu transaksi, tipe batch haruslah unik artinya tidak ada tipe batch yang sama. Jika terdapat tiga buah akun bank maka terdapat enam buah tipe batch yang berbeda (yaitu terima dan bayar).
Fig. 5. Charging Account Data
Fig. 6. List of Ledger Accounts
Fig. 8. Account Bank Account
6) Mengisi Data Utama ’
• Creditor - Supplier
Klik Edit –> Data Utama –> Supplier
Fig. 9. Input Data Supplier
• Debtors - Customer
Klik Edit –> DAta Utama –> Supplier
Fig. 10. Customer Data Input
Antara customer dan supplier memiliki persamaan yang sama yaitu nomor yang timbul merupakan nomor akun buku besar. Untuk mencegah adanya
nomor akun buku besar yang sama dengan nomor customer, telah dibuatkan aturan penomoran. Seperti juga supplier, TurboCASH dapat memuat nomor customer sampai dengan 40 ribu nomor.
• Stock and Inventory Klik Edit –> Stock
Turbo-CASH menyediakan enam tipe stok, akan tetapi penulis melihat sebenarnya terdapat empat tipe stok yaitu Default, Bill of Material, Penjualan dan Pem-belian.
A. Variabel-variabel tambahan
1) Pemberian Hak Akses
Klik setup -> sistem parameter -> Hak akses
Fig. 11. Tampilan Keamanan Standar pada Pemberian Hak Akses
Fig. 12. Tampilan Akses Laporan pada Pemberian Hak Akses
Fig. 13. Tampilan Akses Batch pada Pemberian Hak Akses
2) Network Setup
TurboCASH adalah program akuntansi yang multi user. idealnya TurboCASH ditujukan bagi pengguna sampai
dengan lima orang. Selain itu perlu diketahui bahwa Tur-boCASH memakai Paradox BDEyang tidak di enkripsi. Sehingga programmer yang kompeten dapat langsung melihat data tanpa perlu login ke TurboCASH.
• Koneksi Jaringan • Mapp Network Drive • Setting BDE - Paradox • Setting BDE - INIT
3) Ekspor dan Impor Data
TurboCASH memiliki fasilitas yang powerful seperti ekspor dan impor data. Adapun data yang bisa diekspor dan di impor adalah Dokumen, Stok, Customer, Akun, Supplier dan Posted Batches. FAsilitas ini sangatlah berguna misalnya awal implementasi yang akan mema-sukkan banyak nama customer. Tidak perlu memamema-sukkan banyak nama customer. Tidak perlu memasukkan satu persatu, tetapi hanya perlu mengimport file yang telah mengandung banyak nama customer. Adapun bentuk ekstensi file umum yang bisa diekspor dan diimpor antara lain adalah :
• xml(xml database)
• *.csv(comma delimited file) • *.wk1(Lotus spread sheed) • *.xls(Microsoft excel)
• *.sxc(Open Office SpreadSheet) • Ekspor
Klik Alat -> Ekspor
Fig. 14. Tampilan Fasilitas Ekspor Data
• Impor
Klik Alat -> Impor
Fig. 15. Tampilan Fasilitas Impor Data
4) Year End Closing / Tutup Buku Tahunan
Klik Alat -> Cara Keseluruhan -> Lakukan Tutup Buku Tahunan
Tutup buku tahunan dilakukan setahun sekali dan meru-pakan proses yang radikal. Oleh karena itu backup set buku agar jika proses gagal masih mempunyai file backup. setelah itu pastikan tidak ada dokumen atau batch yang belum diposting atau dijurnal sebelum tutup buku tahunan dilakukan.
Fig. 16. Tampilan Fasilitas Tutup buku Tahunan
setelah adanya konfirmasi "Tahunan buku baru sukses terlaksana", periksalah semua laporan apakah semuanya sudah benar. Khusus untuk laporan laba rugi akan berni-lai nol semuanya.
V. PENUTUP
A. Kesimpulan
Bahwa penulis telah mensosialisasikan TurboCASH sebagai software Open Source yang memudahkan jalannya roda usaha pada UKM dengan mengimplementasikan TurboCASH pada modul pembelian dan penjualan, kendala yang ada pada sistem pencatatan data-data utama dan pembuatan laporan pada UKM ARRAY MAX GLOBAL dapat diselesaikan secara terintegarsi. TurboCASH memberikan manfaat dan pengaruh bagi kinerja perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.
B. Saran
Sebagai penunjang atau pendukung dalam pelaksanaan implementasi ini, ada beberapa hal yang sebaiknya di-lakukan seperti peningkatan sumber daya, baik secara kuan-titas maupun kualitas, kegiatan training untuk anggota tim proyek dan sosialisasi aplikasi TurboCASH kepada pengguna akhir, khususnya. TurboCASH yang juga memiliki kelemahan, antara lain, tidak dapat menampilkan laporan secara sempurna terkait dengan jumlah digit mata uang rupiah. Pada laporan tertentu terlihat adanya nilai yang hilang akibat masalah digit tersebut. Solusi yang dapat dilakukan adalah mengambil data yang tersedia dan menampilkannya melalui program lain, misalnya Microsoft Access.
REFERENCES
[1] W. S. George H, Bodnar, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 1. Jakarta: Salemba Empat, Perason Education Asia Pte.Ltd, 2000.
[2] W. Handayani, Sukses UKM dengan TurboCASH. Grasindo, Agustus 2008.
[3] W. Handayani, Tes dan Tekhnologi Aplikasi Keuangan. http://www.chip.co.id/individual-test/tes-teknologi-aplikasi-keuangan-4.htm: CHIP Online Indonesia, April 2009, "ini adalah artikel versi web yang ditulis oleh Waraqah Handayani".
[4] Munawar, Pemodelan Visual dengan UML. Graha Ilmu, Juni 2005. [5] G. S. Raymond McLeod.Jr, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 8.
Uni-versity of North Carolina at Wilmington, UniUni-versity of Texas at Austin: Indeks, Jakarta, 2004.
[6] S. Santoso, Student Exercise series, SPSS. Elex Media Komputindo, Mei 2007.
Ayu Diyah Sekar Utami was born in Mataram on 3 june 1986 as the first child of the couple Aris Kabul Pranoto and Sri Murniati. The author completed the writing of scientific Gunadarma on campus in 2010 with the title of the writing of " IMPLEMENTATION MODULE ON BUYING AND SELLING TurboCash SME GLOBAL AR-RAY MAX " to obtain a baccalaureate degree. writer living in Perumahan Depok Baru 1, Depok. Author Email Address: [email protected].
