Lampiran 1. Daftar Pertanyaan Wawancara Pelaksanaan dan Kebutuhan Pengendalian Biaya Proyek di Lapangan DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA

(1)

Pengendalian Biaya Proyek di Lapangan

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA

A. PROFIL DAN DATA UMUM PERUSAHAAN 1. Nama perusahaan :

2. Kelas Perusahaan :

B. PROFIL DAN DATA UMUM RESPONDEN 1. Nama Responden :

2. Jabatan Responden :

C. PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN BIAYA

1. Kerangka Kerja Pengendalian Biaya 1.1. Work Breakdown Structure (WBS)

1.1.1. Apakah WBS digunakan dalam pengendalian biaya proyek ? 1.1.2. Bagaimana sistematika dalam breakdown pekerjaan ? 1.1.3. Seberapa detail breakdown yang dilakukan ?

1.2. Pengkodean Biaya

1.2.1. Apakah dilakukan pengkodean terhadap biaya proyek ?

1.2.2. Bagaimana bentuk pengkodean biaya tersebut? Apakah arti dari kode tersebut? 1.2.3. Apakah pengkodean tersebut digunakan pada setiap proyek yang ditangani ? 1.2.4. Seberapa banyak dapat dilakukan perubahan terhadap kode biaya standar pada

tiap proyek?

1.2.5. Seberapa detail pengkodean biaya yang ada ?

1.2.6. Apakah breakdown dalam pengkodean biaya sesuai dengan WBS ?

▸ Baca selengkapnya: pertanyaan wawancara wirausaha

(2)

1.3. Earned Value Concept

1.3.1. Bagaimana pelaksanaan earned value concept ? apakah dilakukan analisa status biaya?

2. Cost Control Function Breakdown Structure 2.1. Allocating Budget

2.1.1. Budget apakah yang digunakan dalam pengendalian biaya ? 2.1.2. Bagaimana cara pengalokasian budget?

2.1.3. Alasan apa yang mendasari pengalokasian budget?

2.2. Monitoring Cost

2.2.1. Berapa jangka waktu dilakukannya monitoring biaya? Siapa yang melakukan? 2.2.2. Apa saja yang dimonitor ?

2.2.3. Bagaimana cara melakukan monitoring?

2.3. Analyzing Cost Status

2.3.1. Apakah dilakukan analisa status akuntansi ? 2.3.2. Apakah dilakukan analisa status biaya?

2.4. Reporting Cost Status 2.4.1. Apa isi laporan status biaya?

2.4.2. Bagaimana jalannya laporan status biaya?

2.5. Decision Making and Correcting Action

2.5.1. Apa dasar dari pembuatan keputusan dan langkah perbaikan yang diambil? 2.5.2. Bagaimana cara perbaikan yang dilakukan?

2.6. Project Post Evaluating

(3)

Pengendalian Biaya Proyek di Lapangan (sambungan)

2.6.2. Apakah data-data dari proyek selesai disimpan?

2.6.3. Digunakan untuk apakah data-data dari proyek yang sudah selesai?

(4)

(5)

E. PROFIL DAN DATA UMUM PERUSAHAAN 1. Nama perusahaan : Kontraktor A 2. Kelas Perusahaan : Besar (swasta)

F. PROFIL DAN DATA UMUM RESPONDEN 1. Nama Responden : -

2. Jabatan Responden : Pengendalian biaya

G. PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN BIAYA

2.7.1. Apakah WBS digunakan dalam pengendalian biaya proyek ? Jawaban :

Istilah WBS tidak pernah diketahui dan bentuk grafik WBS tidak pernah ditemui dalam pelaksanaan proyek. Pembagian-pembagian pekerjaan menjadi tingkatan yang semakin kecil dilakukan pada saat proses scheduling dan penentuan RAB proyek, yaitu membagi berdasarkan pekerjaan-pekerjaan pokok, misalnya pekerjaan tanah, beton bertulang, dll. Pembagian pekerjaan ini tidak pernah digunakan di bagian pengendalian biaya.

2.7.2. Bagaimana sistematika dalam breakdown pekerjaan ? Jawaban :

Breakdown pekerjaan tidak pernah dilakukan dalam pengendalian biaya. Bagian pengendalian biaya hanya melihat secara umum, berapa biaya yang telah dikeluarkan untuk masing-masing biaya proyek, misalnya material, peralatan, subkontraktor, dll.

2.7.3. Seberapa detail breakdown yang dilakukan ? Jawaban :

(6)

2.8.1. Apakah dilakukan pengkodean terhadap biaya proyek ? Jawaban : Iya

2.8.2. Bagaimana bentuk pengkodean biaya tersebut? Apakah arti dari kode tersebut? Jawaban :

Bentuk pengkodean utama adalah MUSTIRO. Istilah ini merupakan istilah yang diciptakan sendiri oleh kontraktor ini. MUSTIRO terdiri dari

Kode Biaya M Æ Material U Æ Upah pekerja S Æ Subkontraktor T Æ Peralatan I Æ Biaya Lain-lain R Æ Overhead Lapangan

O Æ Overhead Kantor (Pusat)

2.8.3. Apakah pengkodean tersebut digunakan pada setiap proyek yang ditangani ? Jawaban :

Bentuk pengkodean biaya MUSTIRO digunakan sebagai standar dalam semua proyek yang ditangani. Kode yang membedakan antara proyek yang satu dengan proyek lain adalah kode proyek itu sendiri. Kode proyek dibedakan antara jenis proyek yang satu dengan jenis proyek yang lain, misalnya kode 6 di awal kode proyek menunjukkan jenis proyek gedung. Kode proyek ini digabungkan dengan nomer proyek yang menunjukkan nomer urutan proyek sejenis yang pernah ditangani. Kode identitas proyek secara keseluruhan menggabungkan antara kode jenis proyek dan nomer proyek, misalnya kode 651 menunjukkan proyek gedung (6), proyek sejenis urutan ke 51.

(7)

Breakdown dari kode biaya utama MUSTIRO tidak diseragamkan dari satu proyek ke proyek lainnya, karena dianggap tidak diperlukan dalam proses selanjutnya. Pengendalian biaya di kantor pusat hanya dilakukan dengan melihat kode biaya utama yaitu MUSTIRO saja.

2.8.4. Seberapa banyak dapat dilakukan perubahan terhadap kode biaya standar pada tiap proyek?

Jawaban :

Perubahan terhadap kode utama MUSTIRO tidak dapat dilakukan, tetapi breakdown dari kode utama berada dalam otoritas bagian pengendalian biaya di masing-masing proyek.

(diberikan contoh breakdown kode biaya pada salah satu proyek yang ditangani) 2.8.5. Seberapa detail pengkodean biaya yang ada ?

Jawaban :

Detail dari kode MUSTIRO biasanya dilakukan hanya sampai satu tingkatan detail saja, yaitu masing-masing elemen biaya diurutkan dari biaya dengan nilai rupiah tertinggi sampai terendah.

2.8.6. Apakah breakdown dalam pengkodean biaya sesuai dengan WBS ? Jawaban :

Breakdown pengkodean biaya tidak sesuai dengan WBS, karena tidak ada WBS yang dipakai. Pengkodean biaya juga tidak di breakdown berdasarkan aktivitas, melainkan berdasarkan jenis biaya saja.

2.8.7. Apakah pengkodean tersebut digunakan tidak hanya pada bagian pengendalian biaya, tetapi juga bagian akuntansi, engineer, estimator dan bagian lain?

Jawaban :

Tiap-tiap bagian proyek yaitu estimator, akuntansi, bagian scheduling dan bagian pengendalian biaya memiliki kode yang berbeda satu sama lain. Kode-kode ini tidak berhubungan.

(8)

Jawaban :

Earned value concept sudah diterapkan dalam pengendalian biaya. Analisa status biaya digunakan pada semua biaya proyek (Material, upah pekerja, subkontraktor, peralatan, biaya lain-lain, overhead lapangan dan overhead kantor pusat) dan dilakukan seminggu sekali.

Data yang diperlukan untuk analisa adalah budget total, sisa volume dan sisa budget yang dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan dan volume dan jumlah uang yang telah digunakan, dan volume progress. Pengendalian biaya untuk earned value concept juga dilakukan dengan mengantisipasi pekerjaan tambah kurang selama proyek berlangsung. Pengendalian terhadap status baiya diperoleh dengan membandingkan antara nilai yang dihasilkan kontraktor dari termyn owner (BCWP) dengan pengeluaran aktual untuk melakukan progress tersebut. Status akuntansi dapat diketahui dengan membandingkan nilai anggaran dengan total pengeluaran proyek.

3.1.1. Budget apakah yang digunakan dalam pengendalian biaya ? Jawaban : Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek (RAPP) 3.1.2. Bagaimana cara pengalokasian budget?

Jawaban :

Budget yang diberikan dari kantor pusat adalah RAB. RAB merupakan budget kontrak yang telah disetujui owner. RAB dengan otoritas dari direktur kantor pusat biasanya diturunkan ± 5 % untuk keuntungan kantor pusat. RAB yang telah disesuaikan disebut Rencana Anggaran Proyek (RAP). RAP ini tidak langsung digunakan sebagai budget yang diberikan kepada lapangan, melainkan

(9)

dilakukan penyesuaian oleh project manager sehingga menjadi Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek (RAPP). RAPP merupakan budget yang diberikan kepada personel di lapangan.

3.1.3. Alasan apa yang mendasari pengalokasian budget? Jawaban :

Alokasi budget dari RAB ke RAP oleh direktur kantor pusat dilakukan untuk memisahkan biaya pelaksanaan dengan keuntungan kantor pusat. Pemotongan budget RAP ke RAPP oleh project manager dilakukan untuk mengantisipasi kenaikan biaya misalnya karena perubahan harga atau perubahan material yang dipakai. Biaya aktual yang dikeluarkan dalam proyek apabila lebih kecil dari RAPP, menyebabkan pada personel proyek mendapat incentive. Incentive ini berupa sisa RAPP, sehingga para personel saling bahu membahu untuk menggunakan biaya aktual sekecil-kecilnya.

3.2.1. Berapa jangka waktu dilakukannya monitoring biaya? Siapa yang melakukan? Jawaban :

Monitoring dilakukan setiap 1 minggu sekali oleh bagian pengendalian biaya bekerja sama dengan bagian keuangan.(bagian keuangan dibawah otoritas bagian pengendalian biaya)

3.2.2. Apa saja yang dimonitor ? Jawaban :

Biaya aktual untuk masing-masing jenis biaya (MUSTIRO),volume aktual, progress aktual. Monitoring dilakukan untuk total biaya dalam kode biaya, (MUSTIRO) tidak mengetahui biaya tiap aktivitas pekerjaan.

3.2.3. Bagaimana cara melakukan monitoring? Jawaban :

Monitoring terhadap biaya aktual material dilakukan dengan melakukan pengecekan volume melalui Surat Permintaan Pengadaan (SPP) dan pengecekan

(10)

harga dengan Order Pembelian (OP). Biaya yang telah dikeluarkan secara aktual (ACWP) tersebut kemudian dibandingkan dengan nilai progress aktual yang telah dikalikan dengan nilai kontrak (BCWP). Nilai progress aktual adalah kuantitas di lapangan yang telah terpasang dan digunakan untuk melakukan penagihan terhadap pembayaran owner. Penerbitan SPP yang dilakukan oleh pelaksana, dikendalikan dengan persetujuan berupa tanda tangan dari engineering, bagian pengendalian biaya, site manager dan project manager. Pengendalian biaya proyek untuk biaya upah dan subkontraktor dilakukan dengan membandingkan antara Surat Perintah Kerja (SPK) Pekerjaan Pemborongan yang dimiliki mandor dan subkontraktor dengan Opname Pekerjaan dari mandor dan subkontraktor. Dalam SPK dan opname dapat diketahui volume pekerjaan dan biaya sesuai budget dan yang telah dilakukan di lapangan (progress).

3.3.1. Apakah dilakukan analisa status akuntansi ? Jawaban :

Iya, dilakukan dengan membandingkan biaya total budget dengan biaya pengeluaran aktual tiap elemen biaya.

3.3.2. Apakah dilakukan analisa status biaya? Jawaban :

Analisa status biaya dilakukan dengan melihat hasil monitoring volume progress. Analisa dilakukan untuk total tiap elemen biaya, tidak secara detail. Progress diperoleh dengan membandingkan antara lapangan dan schedule proyek secara keseluruhan. Analisa dilakukan dengan menerapkan earned value concept.

(11)

Jawaban :

Laporan mengenai keadaan biaya hanya berupa status akuntansi saja, yaitu jumlah biaya yang telah dikeluarkan dan dibandingkan dengan budget yang ditargetkan. Laporan mengenai status biaya dengan perhitungan earned value tidak dilaporkan ke pusat melainkan menjadi analisa intern bagian pengendalian biaya proyek. Laporan keadaan akuntansi berupa laporan biaya total tiap elemen biaya. Kantor pusat hanya mengetahui apakah proyek mengalami kerugian atau memperoleh keuntungan berdasarkan budget yang diberikan.

3.4.2. Bagaimana jalannya laporan status biaya? Jawaban :

Jalannya pelaporan status biaya proyek dimulai dari bagian pengendali proyek lalu harus ditanda tangani oleh site manager, dan oleh project manager. Filtering dari level proyek ke level kantor pusat dilakukan oleh project manager sehingga yang berwenang untuk memutuskan data yang perlu dikirim ke kantor pusat adalah kebijakan project manajer.

3.5.1. Apa dasar dari pembuatan keputusan dan langkah perbaikan yang diambil? Jawaban :

Laporan mengenai status akuntansi dan laporan mengenai keadaan biaya di proyek dijadikan dasar untuk melakukan tindakan perbaikan terhadap pembengkakan biaya proyek di kontraktor A.

3.5.2. Bagaimana cara perbaikan yang dilakukan? Jawaban :

Langkah perbaikan apabila terjadi pembengkakan biaya yang biasa dilakukan oleh bagian pengendalian biaya di proyek adalah dengan menutupnya dengan anggaran biaya untuk elemen biaya lain, sehingga secara keseluruhan proyek

(12)

tidak terjadi pembengkakan biaya. Hal itu dilakukan sebab di kontraktor A apabila harga sudah melebihi budget (ditandai dengan warna merah), maka akan terjadi kesulitan dalam meminta uang untuk biaya selanjutnya dari kantor pusat. Pembengkakan biaya yang tidak dapat ditanggulangi lagi oleh bagian pengendalian biaya proyek di lapangan, dilaporkan kepada kantor pusat sehingga dapat dilakukan revisi terhadap budget yang diberikan

3.6.1. Apakah dilakukan evaluasi setelah proyek selesai? Apa yang dievaluasi? Jawaban :

Iya, evaluasi berupa untung/rugi proyek. Kantor pusat melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah total biaya yang dikeluarkan melebihi budget yang ditetapkan.

3.6.2. Apakah data-data dari proyek selesai disimpan? Jawaban :

Hasil pengendalian biaya di proyek disimpan di bagian pengendalian biaya di lapangan selama 3 bulan, kemudian diserahkan ke kantor pusat.

3.6.3. Digunakan untuk apakah data-data dari proyek yang sudah selesai?

(13)

(14)

(15)

I. PROFIL DAN DATA UMUM PERUSAHAAN 1. Nama perusahaan : Kontraktor B 2. Kelas Perusahaan : Besar (swasta)

J. PROFIL DAN DATA UMUM RESPONDEN 1. Nama Responden : -

K. PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN BIAYA

Bentuk WBS secara khusus berupa diagram tidak digunakan dalam pengendalian biaya. Penyusunan schedule proyek sudah membagi pekerjaan-pekerjaan menjadi lebih detail, yaitu menjadi pekerjaan-pekerjaan per lantai dan zona untuk mempermudah pengendalian schedule proyek. Breakdown dalam schedule ini juga menjadi dasar dari pengendalian biaya di lapangan, meskiputn itdak secara detail dan menyeluruh pada semua elemen biaya.

3.7.2. Bagaimana sistematika dalam breakdown pekerjaan ? Jawaban :

Pembagian item-item pekerjaan berdasarkan zona dijadikan dasar untuk melakukan pengendalian biaya upah mandor, sedangkan untuk elemen-elemen biaya lain yang digunakan di proyek yaitu subkontraktor, preliminary dan material memiliki sistem pengendalian biaya yang tidak berdasarkan pembagian item-item pekerjaan namun secara global untuk keseluruhan biaya yang telah dikeluarkan untuk proyek tersebut.

(16)

Jawaban :

Hanya ada breakdown pekerjaan per lantai dan zona untuk biaya upah mandor.

Pengkodean biaya terdiri dari biaya subkontraktor, preliminary, material dan upah. Preliminary menunjukkan biaya overhead yang dikeluarkan untuk proyek tersebut dan mencakup biaya peralatan yang digunakan pada proyek tersebut.

Kode Biaya

S Æ Subkontraktor

P Æ Preliminary

M Æ Material

U Æ Upah pekerja

Pengkodean biaya Kontraktor B tidak dilaksanakan pada semua proyek. Kode biaya yang ada hanya merupakan standar yang belum tentu dilakukan oleh semua proyek. Proses monitoring untuk masing-masing proyek yang ditangani tidak dilakukan berdasarkan pengkodean biaya standar yang telah ditetapkan melainkan hanya menggunakan budget proyek (RAP) sebagai dasar untuk mengendalikan biaya yang telah dikeluarkan selama proyek berlangsung.

(17)

tiap proyek? Jawaban :

Kode biaya yang diterapkan oleh perusahaan, tidak dilakukan oleh semua proyek. Ada proyek yang memiliki kode sendiri, bahkan ada proyek yang tanpa kode biaya.

3.8.5. Seberapa detail pengkodean biaya yang ada ? Jawaban :

Detail dai 4 kode utama dilakukan dengan penyusunan secara acak tanpa melihat pembagian tiap lantai, zona dan aktivitas pekerjaan. Penyusunan pengkodean biaya hanya diurutkan ke bawah dengan dua digit angka saja, di mana kode biaya yang lebih detail tersebut tidak menunjukkan arti apapun kecuali elemen biaya tersebut. Pengkodean biaya untuk material hanya dilakukan untuk material-material utama yaitu material-material yang banyak digunakan di proyek dan memiliki nilai rupiah yang cukup tinggi saja, sedangkan material-material lainnya dimasukkan dalam pengkodean biaya material-material lain-lain. 3.8.6. Apakah breakdown dalam pengkodean biaya sesuai dengan WBS ?

Jawaban : Breakdown pengkodean biaya tidak sesuai dengan WBS,

Jawaban :

Kode bagian pengendalian dan bagian-bagian lain dalam proyek tidak sama.

3.9.1. Bagaimana pelaksanaan earned value concept? apakah dilakukan analisa status biaya?

Jawaban :

Rencana penerapan sistem pengendalian biaya dengan earned value concept sebenarnya sudah mulai dibicarakan dan disusun namun masih sebatas teori pengendalian biaya dan belum dilakukan secara nyata di proyek

(18)

antara biaya aktual total yang dikeluarkan dengan budget proyek, tanpa mengetahui kuantitas untuk biaya yang telah dikeluarkan tersebut sehingga hanya diketahui status akuntansi secara keseluruhan setiap bulannya. Status akuntansi proyek diketahui dengan membandingkan antara budget RAP (Rencana Anggaran Pelaksanaan) dengan biaya yang telah dikeluarkan secara aktual Perhitungan kuantitas pada progress pekerjaan, sebenarnya sudah dimonitor dan dicatat namun tidak digunakan dalam pengendalian biaya proyek, hanya digunakan untuk monitoring schedule saja.

4.1.1. Budget apakah yang digunakan dalam pengendalian biaya ? Jawaban : Rencana Anggaran Proyek (RAP)

4.1.2. Bagaimana cara pengalokasian budget? Jawaban :

Budget proyek adalah Rencana Anggaran Proyek (RAP). Nilai RAP ini merupakan nilai Rencana Anggaran Biaya yang disetujui oleh owner dikurangi dengan prosentasi tertentu yang ditetapkan oleh kantor pusat. Nilai RAP telah meliputi biaya overhead lapangan dan kontribusi proyek ke kantor pusat. Nilai RAP yang digunakan sebagai dasar budget untuk melaksanakan proyek tersebut telah disepakati bersama antara kantor pusat dan project manager untuk proyek tersebut.

Selisih antara RAP dan RAB digunakan untuk profit perusahaan, dan dijadikan cadangan untuk menutup pembengkakan biaya apabila biaya proyek melebihi RAP.

(19)

Besarnya RAB biasanya lebih besar dari nilai RAP yang digunakan di lapangan, namun kadang, nilai RAP lebih besar dari nilai RAB yaitu pada proyek-proyek promosi yang digunakan tidak untuk mencari keuntungan tetapi untuk mendapatkan customer, menaikkan pasar dan meningkatkan nilai jual perusahaan di mata masyarakat dengan melakukan pekerjaan dengan prestise yang tinggi.

4.2.1. Berapa jangka waktu dilakukannya monitoring biaya? Siapa yang melakukan? Jawaban :

Monitoring biaya proyek dilakukan setiap 1 bulan sekali oleh bagian pengendalian biaya.. Jangka waktu monitoring dan opname mandor berbeda. Monitoring dilakukan setiap satu bulan sekali, sedangkan opname dilakukan setiap dua minggu sekali Jangka waktu yang beda ini dilakukan supaya tidak terjadi penumpukan tugas pada bagian pengendalian biaya. Hasil monitoring yang berbeda dengan nilai opname, akan diperbaiki pada periode selanjutnya. 4.2.2. Apa saja yang dimonitor ?

Jawaban :

Biaya aktual yang telah dikeluarkan untuk masing-masing elemen biaya. 4.2.3. Bagaimana cara melakukan monitoring?

Jawaban :

Monitoring untuk biaya upah pekerja dilakukan berdasarkan hasil opname mandor, sedangkan untuk elemen biaya yang lain hanya melihat jumlah biaya aktual.

Iya, dilakukan dengan membandingkan biaya total budget dengan biaya pengeluaran aktual tiap elemen biaya. Elemen biaya yang dapat dianalisa secara Lampiran 3. Hasil Wawancara di Kontraktor B (sambungan)

(20)

mengenai upah pekerja dapat didasarkan dari bukti opname mandor.

Analisa mengenai status akuntansi dilakukan secara manual, meskipun sudah memiliki software untuk mempermudah pengendalian biaya. Hal ini disebabkan karena tidak keterbatasan sumber daya manusia, namun seharusnya penggunaan software disosialisasikan.

4.3.2. Apakah dilakukan analisa status biaya? Jawaban :

Tidak, meskipun sudah ada perhitungan progress namun hanya digunakan dalam scheduling dan tidak digunakan dalam pengendalian biaya.

Jawaban : Laporan mengenai keadaan biaya hanya berupa status akuntansi 4.4.2. Bagaimana jalannya laporan status biaya?

Jawaban :

Laporan mengenai keadaan biaya dilakukan apabila terjadi masalah dalam proyek.. Laporan pengendalian biaya yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya di lapangan hanya digunakan untuk konsumsi lapangan saja, tidak digunakan untuk memberikan laporan kepada kantor pusat. Laporan pengendalian biaya secara detail hanya dilaporkan kepada kantor pusat apabila pengeluaran proyek telah melebihi budget yang ditetapkan dan bagian lapangan (proyek) meminta revisi terhadap budget dari kantor pusat.

Laporan status akutansi proyek. Apabila keadaan akuntasi proyek menunjukkan nilai negatif, dimana pengeluaran total lebih besar dari pengeluaran pada budget untuk suatu periode waktu tertentu.

(21)

Perbaikan dilakukan dengan rapat bersama antara pihak kantor pusat dan project maneger proyek untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan proyek tersebut.

Iya, evaluasi berupa untung/rugi proyek. Kantor pusat melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah total biaya yang dikeluarkan melebihi budget yang ditetapkan.

Iya, data disimpan di kantor pusat.

4.6.3. Digunakan untuk apakah data-data dari proyek yang sudah selesai? Jawaban :

Hasil evaluasi tersebut hanya disimpan saja tanpa digunakan sebagai masukan untuk perbaikan system pengendalian biaya pada proyek selanjutnya.

(22)

(23)

(24)

M. PROFIL DAN DATA UMUM PERUSAHAAN 1. Nama perusahaan : Kontraktor C 2. Kelas Perusahaan : Besar (pemerintah)

N. PROFIL DAN DATA UMUM RESPONDEN 1. Nama Responden : -

O. PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN BIAYA

Tidak ada bentuk Work Breakdown Structure (WBS) secara nyata di proyek, tetapi dalam pelaksanaan pembentukan pengkodean biaya dan menyusunan jadwal pekerjaan, prinsip WBS telah sedikit dilaksanakan. Hal ini tampak dari adanya pembagian-pembagian pekerjaan dalam pengkodean biayanya, misalnya adanya pengkodean untuk pembagian pekerjaan bata menjadi pekerjaan plesteran.

4.7.2. Bagaimana sistematika dalam breakdown pekerjaan ? Jawaban :

Dibreakdown berdasarkan elemen biaya yang digunakan dan aktivitas pekerjaan. Tidak ada sistematika khusus dalam membreakdown.

4.7.3. Seberapa detail breakdown yang dilakukan ? Jawaban :

(25)

Pengkodean biaya dibagi menjadi 5 kode elemen biaya pokok, yaitu Upah Pekerja, Material, Subkontraktor, Alat dan Bagian Umum.

Kode Biaya 501 Æ Upah Pekerja 502 Æ Material 503 Æ Subkontraktor 504 Æ Peralatan 511 Æ Biaya Umum

Pengkodean biaya yang diterapkan juga menggabungkan antara paket pekerjaan dengan elemen biaya untuk pekerjaan tersebut, misalnya untuk biaya upah pekerja dalam pekerjaan plesteran digunakan kode biaya 501-1100, di mana 501 menunjukkan elemen biaya upah pekerja dan kode 1100 menunjukkan paket pekerjaan plesteran.

Pengkodean biaya yang dilakukan diseragamkan dari kantor pusat, sehingga antara satu proyek dengan proyek yang lain memiliki pengkodean biaya yang sama. Pengkodean biaya diseragamkan melalui sistem online, di mana bagian pengendalian biaya pada tiap-tiap proyek memasukkan data pelaksanaan biaya aktual proyek pada sistem online perusahaan itu.

(26)

4.8.4. Seberapa banyak dapat dilakukan perubahan terhadap kode biaya standar pada tiap proyek?

Jawaban :

Pengkodean biaya dalam sistem online tidak memungkinkan adanya penambahan breakdown terhadap elemen biaya, sehingga setiap biaya yang tidak masuk ke dalam kode biaya yang tersedia, hanya dapat dimasukkan sebagai pengeluaran lain-lain.

4.8.5. Seberapa detail pengkodean biaya yang ada ? Jawaban :

Pengkodean biaya dibedakan menjadi pengkodean aktivitas dan elemen biaya 4.8.6. Apakah breakdown dalam pengkodean biaya sesuai dengan WBS ?

Jawaban :

Tidak ada WBS secara riil, namun breakdown sudah diterapkan dalam pengkodean biaya.

Jawaban :

Kode bagian pengendalian dan bagian-bagian lain dalam proyek tidak sama.

Jawaban :

Earned value concept belum dilaksanakan. Pengendalian biaya dilakukan secara keseluruhan tanpa melihat jadwal untuk masing-masing aktivitas, yaitu melihat sumber daya secara keseluruhan berdasar upah pekerja, material, subkontraktor, peralatan dan biaya umum. Pengendalian biaya hanya dilakukan dengan membandingkan apakah jumlah cash flow proyek dengan jumlah anggaran pelaksanaan proyek (RAP) tiap 2 minggu sekali.

(27)

5.1.1. Budget apakah yang digunakan dalam pengendalian biaya ? Jawaban : Rencana Anggaran Proyek (RAP)

5.1.2. Bagaimana cara pengalokasian budget? Jawaban :

Pengalokasian budget untuk proyek (RAP) dilakukan berdasarkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang telah diturunkan 7-10%.. Nilai RAB merupakan nilai kontrak yang telah disepakati oleh kantor pusat dan owner.

Pengalokasian budget yang dilakukan oleh kantor pusat pada proyek-proyeknya hanya berupa daftar saja, tidak dalam bentuk uang secara riil. Alokasi budget proyek kemudian disebar ke tiap-tiap elemen biaya proyek untuk selanjutnya dibayarkan ke masing-masing penanggung jawab elemen biaya proyek. Penanggung jawab elemen biaya proyek adalah mandor untuk elemen biaya upah pekerja, supplier untuk elemen biaya bahan, subkontraktor untuk elemen biaya subkontraktor, dan manajer keuangan proyek untuk elemen biaya peralatan dan bagian umum.

Budget lapangan yang digunakan lebih kecil dari RAB digunakan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dalam proyek, misalnya kenaikan harga material.

5.2.1. Berapa jangka waktu dilakukannya monitoring biaya? Siapa yang melakukan? Jawaban :

Monitoring biaya proyek dilakukan secara 2 minggu sekali, secara berkesinambungan antara bagian pengendalian biaya dan bagian akuntansi. Bagian pengendalian biaya pada proyek ini memonitor jumlah biaya yang harus

(28)

dikeluarkan dalam satu hari dan mengontrol kesesuaian antara produksi yang dihasilkan dan jumlah biaya yang harus dilakukan. Bagian akuntasi mengecek jumlah uang yang akan dibayarkan pada penanggung jawab setiap elemen biaya dan melakukan kegiatan-kegiatan administrasi.

5.2.2. Apa saja yang dimonitor ? Jawaban :

Biaya elemen biaya utama yang dikeluarkan secara keseluruhan yaitu jumlah cash flow proyek dan jumlah RAP yang telah dikeluarkan pada periode tersebut. 5.2.3. Bagaimana cara melakukan monitoring?

Jawaban :

Monitoring terhadap biaya actual proyek dilakukan dengan prosedur-prosedur berupa SOP (Standard Operating Procedures) untuk masing-masing elemen biaya. SOP yang diterapkan dengan baik dalam proyek ini sangat membantu bagian pengendalian biaya untuk dapat mengalokasikan budget sesuai kebutuhan yang sebenarnya dalam proyek.

Pembayaran terhadap pekerjaan yang dilakukan di proyek berada dalam wewenang bagian pengendalian biaya di kantor pusat. Bagian pengendalian biaya di kantor pusat melakukan pembayaran pada masing-masing penanggung jawab elemen biaya dengan menyetorkannya secara langsung ke rekening masing-masing penanggung jawab elemen biaya proyek. Pembayaran yang secara langsung dilakukan oleh kantor pusat ini, dapat digunakan untuk mempermudah monitoring terhadap pengeluaran biaya di proyek karena proyek hanya memegang keuangan untuk peralatan dan bagian umum sehingga penyelewengan terhadap budget dan manipulasi terhadap pelaksanaan di lapangan dapat dihindarkan.

(29)

Iya, dilakukan analisa status akuntansi proyek untuk keseluruhan biaya proyek, tanpa mengetahui status elemen biaya proyek secara mendetail.

Perbandingan antara schedule proyek dan aktual di lapangan hanya dilakukan berdasarkan time schedule saja, dimana bagian pengendalian biaya membandingkan pengeluaran aktual dengan biaya yang seharusnya dikeluarkan berdasarkan prosentase pelaksanaan pekerjaan dalam time schedule.

5.3.2. Apakah dilakukan analisa status biaya? Jawaban : Tidak, hanya status akuntansi

Jawaban :

Laporan status akuntansi proyek, yaitu jumlah biaya yang telah dikeluarkan dan dibandingkan dengan budget yang ditargetkan.

5.4.2. Bagaimana jalannya laporan status biaya? Jawaban :

Jalannya pelaporan status biaya proyek dimulai dari bagian pengendali proyek yang kemudian dilakukan verifikasi oleh akuntan sebelum disetujui oleh manajer proyek. Laporan proyek yang telah disetujui oleh manajer proyek ini kemudian dimasukkan ke dalam sistem online perusahaan oleh bagian pengendalian biaya proyek.

Laporan mengenai status akuntansi dijadikan dasar untuk melakukan tindakan perbaikan terhadap pembengkakan biaya yang dialami pada proyek. Laporan

(30)

status akuntansi yang menunjukkan nilai negatif dan positif (tidak sesuai budget) akan dievaluasi.

Management Review digunakan untuk membahas keadaan proyek, baik apabila biaya proyek melebihi budget maupun apabila biaya proyek di bawah budget yang tersedia. Langkah perbaikan yang perlu ditempuh untuk memperbaiki keadaan keuangan proyek dilakukan berdasarkan laporan-laporan status akutansi dari bagian pengendalian biaya proyek

Evaluasi final setelah suatu proyek selesai membahas mengenai bagaimana pelaksanaan proyek secara keseluruhan baik dari biaya maupun waktu.

Iya, data disimpan di kantor pusat.

5.6.3. Digunakan untuk apakah data-data dari proyek yang sudah selesai? Jawaban :

Hasil dari evaluasi final tersebut akan digunakan untuk masukan bagi pelaksanaan proyek-proyek yang selanjutnya.

(31)

(32)