1. Tujuan
Prosedur ini ditetapkan untuk mengatur pelayanan permintaan dan pengelolaan perangkat keras (hardware) di lingkungan PT Bakrie Metal Industries.
2. Ruang Lingkup
a. Permintaan perangkat keras (hardware) yang akan digunakan sebagai fasilitas kerja, baik Personal Computer, Laptop, Printer dan lain-lain di lingkungan PT Bakrie Metal Industries.
b. Dalam pengelolaan perangkat keras (hardware), Departemen Teknologi Informasi berhak untuk mengatur tata letak perangkat keras (hardware) dan melakukan setting perangkat keras (hardware) tersebut sesuai dengan fungsi dan kebutuhan pekerjaan karyawan di PT Bakrie Metal Industries.
3. Definisi
a. Perangkat Keras (hardware) adalah salah satu komponen yang sifat alatnya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau nyata yang berfungsi untuk mendukung semua layanan Teknologi Informasi, antara lain: CPU, monitor,
printer, scanner, laptop dll.
b. Purchase Request (PR) adalah formulir pre-printed khusus yang tersedia sesuai prosedur yang berlaku di PT Bakrie Metal Industries, yang digunakan sebagai dasar pembelian.
c. Perusahaan adalah PT Bakrie Metal Industries.
d. User adalah karyawan yang menggunakan komputer dan memiliki hak akses atau terdaftar dalam network PT Bakrie Metal Industries.
e. Vendor adalah pihak ke-3 yang menyediakan jasa atau produk yang ditawarkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
f. ITRF (Information Technology Request Form) adalah formulir yang digunakan sebagai dasar permintaan terhadap semua layanan Departemen Teknologi Informasi di lingkungan PT Bakrie Metal Industries.
g. ECF (Exit Clearence Form) adalah formulir yang digunakan sebagai pengembalian aset dan dasar penghapusan (delete) Email untuk karyawan yang mengundurkan diri (resign) atau yang diputus hubungan kerja dengan perusahaan di lingkungan PT Bakrie Metal Industries.
h. IT Asset Form adalah formulir yang digunakan sebagai persetujuan perpindahan aset Teknologi Informasi antar unit di PT Bakrie Metal Industries.
i. Berita Acara Serah Terima adalah berita acara penyerahan aset Teknologi Informasi kepada User sesuai dengan spesifikasi teknis yang sudah di tetapkan.
j. IT Asset Management adalah daftar perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang menjadi aset atau capex PT Bakrie Metal Industries setelah didata dan diberi label oleh Departemen Teknologi Informasi.
k. Persediaan adalah stok perangkat keras (hardware) atau perangkat lunak (software) yang dikelola oleh Departemen Teknologi Informasi yang bersumber pada persediaan Departemen Teknologi Informasi dan persediaan dari departemen lain yang dikembalikan ke Departemen Teknologi Informasi di PT Bakrie Metal Industries.
l. Label adalah penomoran fixed asset untuk perangkat Teknologi Informasi yang disusun dan disahkan sesuai dengan prosedur fixed asset code di lingkungan PT Bakrie Metal Industries. Label akan dipasang dengan menggunakan sticker oleh Departemen Teknologi Informasi.
m. Jaringan komputer adalah sistem yang menghubungkan dua atau lebih perangkat komputer secara bersama-sama yang didesain untuk dapat berbagi data serta manfaat lainnya. Berdasarkan luas areanya dibagi menjadi:
i. LAN (Local Area Network) :
jaringan komputer dalam skala kecil seperti : rumah, kantor, dan kelas.
ii. WAN (Wide Area Network) :
jaringan komputer dalam skala besar atau luas yang mencakup antara lain : antar kota atau antar negara.
4. Ketentuan Umum
a. Setiap karyawan yang dalam menjalankan tugasnya membutuhkan alat bantu dan berhak untuk disediakan perangkat keras (hardware) sesuai fungsi dan kebutuhannya.
b. Bagi karyawan baru, permintaan perangkat keras (hardware) dengan menggunakan ITRF dan diajukan oleh HRD dan disetujui oleh Kepala Departemen bersangkutan.
c. Setiap User dalam pengajuan permintaan perangkat keras (hardware) harus menggunakan ITRF diajukan atas persetujuan Kepala Departemen bersangkutan dan disetujui oleh Kepala Departemen Teknologi Informasi. d. Departemen Teknologi Informasi melakukan analisa, review dan memberikan
persetujuan terhadap rencana permintaan kebutuhan perangkat keras (hardware) dan spesifikasi perangkat keras (hardware) yang diajukan dari departemen lain sesuai dengan fungsi dan kebutuhannya.
e. Untuk permintaan perangkat keras (hardware), Departemen Teknologi Informasi akan memeriksa persediaan yang ada dahulu dan apabila tidak ada akan dilakukan pembelian perangkat keras (hardware) tersebut.
f. Tenggat waktu penyelesaian permintaan perangkat keras (hardware) sebagai berikut :
-
Persetujuan ITRF yang sudah diterima dari Departemen lain akan selesai dalam dua hari kerja.-
Pembuatan dan persetujuan PR oleh Departemen Teknologi Informasi selama satu hari kerja.-
Persetujuan PR dan CAPEX diserahkan ke departemenprocurement untuk diproses pengadaannya oleh vendor
selama kurang lebih lima belas hari kerja.
-
Departemen Teknologi Informasi menerima perangkat keras (hardware) dari vendor dalam kondisi baik lalu melakukan instalasi perangkat keras (hardware) selama tiga hari .-
Penyerahan perangkat keras (hardware) kepada User selama satu hari kerja.g. Kepala Departemen Teknologi Informasi melakukan persetujuan terhadap permintaan, perbaikan, dan penambahan perangkat keras (hardware) dari semua unit pada PT Bakrie Metal Industries.
h. Human Resources Department (HRD) wajib memberikan informasi rencana kebutuhan karyawan baru kepada Departemen Teknologi Informasi sebagai dasar permintaan kebutuhan perangkat keras (hardware).
i. Bagi karyawan yang mengundurkan diri (resign) atau yang diputus hubungan kerja dengan perusahaan harus mengembalikan perangkat kerja milik perusahaan dengan mengisi ECF, sesuai dengan Berita Acara Serah Terima. j. Untuk konsumsi tinta (toner) dikelola oleh HRD bagian General Affair (GA) dan Departemen Teknologi Informasi hanya membantu (support) terhadap pemasangan tinta (toner) tersebut.
k. Untuk kebutuhan perangkat Teknologi Informasi yang sifatnya konsumtif seperti : mouse, keyboard, dan lain-lain, bila hilang maka User wajib mengganti perangkat tersebut, dan bila rusak atau hilang User harus membuat berita acara kerusakan atau kehilangan.
l. Semua perangkat keras (hardware) yang ada di PT Bakrie Metal Industries harus terdaftar dan terhubung di jaringan komputer PT Bakrie Metal Industries.
m. Instalasi atau pemasangan semua perangkat keras (hardware) yang ada di PT Bakrie Metal Industries dilakukan oleh Departemen Teknologi Informasi. n. Untuk peremajaan perangkat keras (hardware), Departemen Teknologi
Informasi akan menyesuaikan dengan fungsi kebutuhan User dan jangka waktu pemakaian produk perangkat keras (hardware) tersebut.
o. Setiap perangkat keras (hardware) harus terdaftar pada IT Asset
Management System, Departemen Teknologi Informasi dapat mengelola
perangkat keras (hardware) tersebut sesuai dengan rencana kebutuhan Departemen Teknologi Informasi dan kebutuhan departemen terkait .
p. Setiap perangkat keras (hardware) yang terdaftar dalam IT Asset
Management memiliki label fixed asset, contoh : HO-A11-OE01-01-0002113
sesuai prosedur fixed asset code.
q. Perubahan fixed asset code terjadi apabila perangkat keras (hardware) tersebut berpindah lokasi dari tempat asalnya ke tempat yang ditentukan oleh
User dengan melampirkan berita acara perpindahan aset (IT Asset Form).
r. Perpindahan perangkat keras (hardware) antar unit harus mengisi IT Asset
Form dengan persetujuan Kepala Departemen Teknologi Informasi.
s. Setiap perangkat keras (hardware) yang keluar dari Departemen Teknologi Informasi harus disertai Berita Acara Serah Terima.
t.
Bila terjadi kerusakan pada perangkat keras (hardware) yang digunakan olehUser, Departemen Teknologi Informasi akan memberikan penggantian
sementara perangkat keras (hardware) sesuai dengan persediaan yang ada atau melakukan setting pada perangkat keras (hardware) lainnya untuk sementara dapat digunakan oleh User.
u.
Departemen Teknologi Informasi memfasilitasi peminjaman perangkat keras (hardware) kepada User yang membutuhkan dengan cara menyampaikan permintaan peminjaman kepada IT Helpdesk. Tenggat waktu maksimal peminjaman perangkat keras (hardware) tersebut selama 2 minggu dan dalam jangka waktu 2 x 24 jam User wajib melaporkan kepada Departemen Teknologi Informasi.v. Setiap penggantian, penambahan spesifikasi perangkat keras (hardware) dan pembelian accesories seperti : harddisk, cd-rom, memory, charger, dan lain-lain harus melalui IT helpdesk untuk dibuatkan ITRF dan disetujui oleh kepala departemen bersangkutan dan Kepala Departemen Teknologi Informasi.
w. Kehilangan perangkat keras (hardware) yang terdaftar pada IT Asset
Management yang sudah diterima, User harus membuat Berita Acara
Kerusakan atau Kehilangan yang ditanda tangani oleh Kepala Departemen bersangkutan dan dilampirkan surat kehilangan dari pihak kepolisian setempat. Untuk kehilangan data yang tersimpan pada internal storage pada
Laptop atau Personal Computer adalah tanggung jawab User.
x. Setiap perangkat keras (hardware) yang sudah diserahkan oleh User adalah tanggung jawab User sepenuhnya.
5. Penanggung Jawab
Penanggung jawab pelaksanaan permintaan perangkat keras ini adalah Departemen Teknologi Informasi.
6. Dokumen Terkait
a. Lampiran I : Flow Process Permintaan Perangkat Keras b. Lampiran II : Flow Process Pengembalian Perangkat Keras c. ITRF (Information Technology Request Form)
d. ECF (Exit Clearance Form) e. IT Asset Form
f. Berita Acara Kerusakan atau Kehilangan Perangkat Keras (hardware) g. Berita Acara Serah Terima Aset
Lampiran I : Flow Process Permintaan Perangkat Keras
FLOWCHART PROSEDUR PERMINTAAN PERANGKAT KERAS
User IT Procurement
Mulai
Disetujui Atasan? USER membuat ITRF
ITRF-Hardware Request
IT Department menerima ITRF &
verifikasi Sesuai ? ITRF-Hardware Request IT Memproses permintaan/ ketersediaan perangkat Perangkat Tersedia di IT Department ? IT Department membuat PR, diserahkan ke Procurement Department PR,CAPEX Spesifikasi Perangkat diterima dan
diperiksa oleh IT Department
Kategori asset ?
Mendaftarkan ke IT asset manager
Setup & Configuration ?
Setup & Configuration
Membuat Berita acara serah terima asset IT
Berita acara serah terima Serah Terima ditandatangani
User dan IT Department Berita acara serah
terima Closing ITRF-Hardware Request Selesai Y T T Y T Y T Y T Y Procurement memproses permintaan IT PR,CAPEX Spesifikasi Procurement menyediakan perangkat IT Perangkat OK ? T Y
Lampiran II : Flow Process Pengembalian Perangkat Keras FLOWCHART PROSEDUR PENGEMBALIAN PERANGKAT KERAS
User
IT
Mulai User membuat ECF ECF IT Department menerima & Verifikasi ECF Sesuai? Selesai T Catat pengembalian aset pada AssetManager
Y
Berita Acara Serah Terima Aset Form : 002
SURAT PERNYATAAN KARYAWAN KELOMPOK BAKRIE METAL INDUSTRIES
DALAM MENGGUNAKAN KOMPUTER MILIK PERUSAHAAN
Saya yang bertandatangan di bawah ini,
Nama :
Nomor Induk Karyawan :
Jabatan :
Departemen :
Atasan Langsung :
dengan ini menyatakan bahwa, pada hari ini, ... tanggal ..., saya telah dipercaya perusahaan untuk menerima sebuah komputer milik perusahaan sebagai alat kerja di perusahaan dengan spesifikasi, sebagai berikit :
Merek :
Type :
No.Seri :
Komputer ini akan saya gunakan untuk mendukung penyelesaian pekerjaan atau tugas yang dipercayakan perusahaan kepada saya untuk diselesaikan. Dalam menggunakan komputer tersebut diatas, saya wajib dan bertanggung jawab sepenuhnya menaati ketentuan atau peraturan perusahaan berkaitan dengan penggunaan komputer, yaitu sebagai berikut :
1. Akan menjaga komputer tersebut agar tidak rusak diakibatkan penggunaan atau penanganan yang tidak sebagaimana mestinya.
2. Tidak akan menyerahkan atau meminjamkan komputer tersebut kepada orang lain.
3. Akan selalu menjaga agar komputer tersebut hanya dilengkapi perangkat lunak yang di pasang/install oleh petugas Departemen IT, yang dikoordinasikan oleh Corporate IT BMI 4. Akan menjaga komputer tersebut agar tidak dilengkapi dengan tambahan perangkat
5. Bila di komputer tersebut terpasang perangkat lunak yang tidak memiliki lisensi resmi dari produsen peranti lunak tersebut, maka saya :
a. Akan bertanggung jawab penuh, dan bersedia diproses menurut ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia. Saya juga bersedia sepenuhnya mengganti rugi yg ditetapkan sesuai dengan hukum dan akan melepaskan perusahaan dari tanggung jawab apapun yang timbul karena hal itu.
b. Akan bersedia menerima sanksi apapun yang dikenakan perusahaan kepada saya sampaipun dilakukan pemutusan hubungan kerja tanpa syarat dan melepaskan semua kewajiban perusahaan terhadap diri saya
Demikian surat pernyataan ini saya buat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, ..., 20….
Mengetahui, Lampiran :
1. SK Direksi No.02/SKDir/BMI/I-2 2. List Software & Apl
Lampiran : 1. SK Direksi No.02/SKDir/BMI/I-2014 Hormat saya, ( ) Yang menyerahkan, ( ) Mengetahui, Atasan Langsung ( )
