INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION) 1.Contoh Surat Tugas
SURAT TUGAS
No.1234/F11.1/LL/2008 Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : NIP : Jabatan : Alamat : Menugaskan kepada: 1. Nama : NIP : Jabatan : Alamat : 2. Nama : NIP : Jabatan : Alamat :
Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT ABC tahun 2008. Proyek akan dilaksanakan bertempat di Gedung PT ABC bidang TI lantai-3,Jl. Dayeuh Kolot 345 Jakarta.
Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.
Setelah melaksanakan tugas ,saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Direktur.
Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.
Bandung ,7 Mei 2008 Direktur
2. Contoh Pendefinisian Proyek(Project Definition)
PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT.ABC PENDEFINISIAN PROYEK (PROJECT DEFINITION)
DAFTAR ISI DAFTAR ISI……….. DOKUMEN KONTROL……….. INFOUMUM……….. A.Permasalahan……… B.Deskripsi Produk……… C.Permasalahan………. D.Faktor Penentu Keberhasilan………. E.Keuntungan Yang Diharapkan……….. F.Teknologi Yang Digunakan………. G.Deskripsi Proyek……… H.Perencanaan Aktivitas Secara Global……… I.Batasan……… J.Asumsi……… DOKUMEN KONTROL
Daftar Perbaikan Dokumen
Tanggal Penulis Versi Referensi
9-05-08 Imam Heryanto 1.0 Surat Penugasan dari Direktur
Mengetahui
Nama Jabatan Tanda Tangan
INFO GLOBAL
Nama Proyek :Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Pemilik Proyek :Totok Triwibowo
Manajer Proyek :Imam Heryanto Global Proyek
·Deskripsi Singkat :Membangun Sistem Penggajian dan Sistem Absensi Secara Otomatis ·Predecessor :
·Successor :
A.Permasalahan
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada :
Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis perusahaan,maka dirasa sangat dibutuhkan untuk segera mewujudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi di perusahaan.Hal ini disebabkan oleh banyak hal,utamanya adalah kinerja pegawai yang cenderung menurun,oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus.Dengan otomatisasi sistem ini diharapakan permasalahan yang dihadapi perusahaan ini bisa segera teratasi.Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak sedikit komplain dari para pegawai tentang transparansi sistem penggajian pegawai.Oleh karenanya,otomatisasi sistem ini perlu segera direalisasikan.Untuk selanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian.
B.Deskripsi Produk
Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis.
Mengeluarkan daftar gaji pegawai.
Mencetak Data Induk Pegawai
Melakukan absensi karyawan secara otomatis(menggunakan finger print).
Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya.
Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM.
C.Faktor Penentu Keberhasilan
Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan faktor-faktor yang bisa menghambat proyek
Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen
Komitmen dan dukungan dari tim proyek
Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek.
Kontinuitas pelaksanaan proyek(tanpa adanya interupsi).
Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
D.Keuntungan yang diharapkan
Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan. Dari sisi peusahaan:
- Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian.
- Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai.
- Dengan kinerja pegawai yang baik,maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan.
- Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan(dalam hal penggajian)akan lebih mudah.
Dari sisi pegawai:
- Lebih nyaman,karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
- Lebih mudah melakukan absensi(masuk/keluar) jam kerja,cukup dengan menempelkan jari,maka absensi sudah tercatat di system
- Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebig mudah,yaitu tinggal mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan.
E.TEKNOLOGI
Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan/digunakan untuk keperluan proyek. Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kepegawaian ini secara garis besar dapat dibagi kedalam beberapa bagian berikut ini :
Komputer Server : Pentium 4
Komputer Client : Pentium 3
Sistem Operasi Komputer Server :MS Windows Server 2000 Sistem Operasi Komputer Client :MS Windows XP
Software Development :Borland Delphi 5
Database :Oracle Database 8.05
Finger Print
F.Deskripsi Proyek
Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi: F.1 Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian,khususnya permaslahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan.Penyelesaian masalah gajji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem.Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan,baik bagi perusahaan maupun pegawainya.
F.2 Hasil yang Diinginkan
Sistem informasi yang dihasilkan dapat: - Mengeluarkan daftar gaji pegawai - Mencetak slip gaji pegawai.
- Mencetak Data Induk Pegawai.
- Melakukan absensi karyawan secara otomatis(menggunakan finger print) - Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya.
- Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM. F.3 Jadwal
Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari,yaitu meliputi:
- Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung. - Perawatan selama kurun waktu tertentu.
- Pertemuan(meeting awal,meeting reguler tim proyek dan meeting penutupan). F.4 Estimasi/Perkiraan Biaya
Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp.75.000.000,- (tujuh puluh lima juta rupiah).
F.5 Estimasi Sumber daya yang Diperlukan Sumber daya secara global terdiri atas:
- Sumber daya manusia :8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa merangkap pekerjaan lain diwaktu yang lain) + 1 orang manajer proyek.
- Material/Alat:finger print + infrastruktur pendukung proyek.
- Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran biaya).
G.Perencanaan Aktivitas Secara Global
Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas yang akan dijelaskan untuk memenuhi fase inflasi dan fase perencanaan.Aktivitas yang dimaksudkan di sini asalah aktivitas global saja.
Nomor Deskripsi Aktivitas Jumlah hari Estimasi Biaya 1 Analisis & Desain Sistem 9 hari 3,6 juta
2 Desain Aplikasi 7 hari 2,1 juta
3 Pemrograman 55 hari 22 juta
4 Testing 5 hari 2 juta
5 Instalasi 2 hari 1,6 juta
6 Dokumentasi 70 hari 7 juta
7 Training 2 hari 1,2 juta
8 Administrasi 80 hari 6 juta
9 Pemeliharaan 20 hari 2 juta
10 Tambahan kerja + Meeting & lain- lain 15 hari 27,5 juta
Total 115 hari 75 uta
Catatan: Ada beberapa kegian/aktivitas proyek yang memang harus menunggu aktivitas lain selesai lebh dahulu.Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara simultan atau berbarengan (bisa 2 atau lebih pekerjaan).Jadi jumlah total hari bikanlah dari jumlah total hari perkativitas.
1. Batasan
Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum
- Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu.
- Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus.
- Tidak dibahas mengenai resiko proyek,bahasan hanya pada resiko permintaan perubahan (akan ditangani secara khusus di manajemen perubahan).
- Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) + biaya lain-lain (bahan,infrastruktur pendukung dll).
PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) Perencanaan Proyek (Project Planning)
1. Dokumen Project Definition
Dokumen ini dugunakan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek atau project management plan .Bila di dalam dokumen project definition ,gambaran proyek adalah secara global,maka dalam project management plan ini,proyek akan dijelaskan lebih mendetail lagi.Dengan kata lain,project management plan ini adalah hasil breakdown dari project definition yang sudah ada (telah dibuat sebelumnya).Project definition ini bisa dilihat pada bab sebelumnya(yaitu pada bab 8).
2. Work Breakdown Structure
Struktur Rincian Pekerjaan (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Nama Proyek :
Manajer Proyek :
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK 1. Fase A 1.1. Hasil(Deriverable) A.1 1.2. Hasil(Deriverable) A.1 2. Fase B 2.1. Hasil(Deriverable) B.1 2.1.1 Hasil(Deriverable) B.1.1 2.1.1.1. Paket Pekerjaan B.1.1.1. 2.1.1.2. Paket Pekerjaan B.1.1.2. 2.1.2. Hasil (Deriverable )B.1.2. 2.1.2.1. Paket Pekerjaan B.1.2.1. 2.1.2.2 Paket Pekerjaan B.1.2.2. 2.2.2. Paket Pekerjaan B.2.2. 3. Hasil(Deriverable) C 3.1. Paket Pekerjaan C.1 3.2 Paket Pekerjaan C.2 4. Sub-Proyek D 4.1 Hasil (Deriverable) D.1 4.1. Hasil (Deriverable) D.1.1 4.1.1.1 Paket Pekerjaan D.1.1.1 4.1.1.2. Paket Pekerjaan D.1.1.2
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Nama :
Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :
Jabatan : Pemilik Proyek Tanggal :_______________
3.Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) PENUGASAN TIM PROYEK
Proyek : Bidang : Jabatan/Peranan Tanggungjawab &ewenang Nama
Catatan: Untuk kasus tertentu(bila dianggap perlu),untuk organisasi yang cukup besar bisa diinformasikan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Nama :_______________ Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________
4.Jadwal Proyek(Project Schedule) JADWAL PROYEK Nama Proyek : Manager Proyek : Bidang : Dibuat Oleh : Tanggal :
WBS Gugusan Tugas( Task) Proyek
1.0 Task
1.1 Sub Task Level-1
1.2 Sub Task Level-2
1.3 Sub Task Level-3
… …
5.Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Nama :_______________ Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK Nama Proyek : Manager Proyek : Bidang : Dibuat Oleh: Tanggal: WBS Gugusan Tugas( Task) Proyek Jam Tenaga Kerja Tarif Tenaga Kerja Jumlah Tenaga Kerja Biaya Tenaga Kerja Biaya Lain lain Total per Task 1.0 Task
1.1 Sub Task Level -1
1.1.1 Sub Task Level -2
1.1.1.1. Sub Task Level -3
Lain-lain Sub-Total: PERENCANAAN TOTAL
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Nama :_______________ Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________
6.Perencanaan Komunikasi (Communication Plan),meliputi meeting & reporting PERENCANAAN KOMUNIKASI(Communication Plan)
1.Pertemuan(Meeting)
JENIS
PERTEMUAN AGENDA WAKTU
PENANGGUNG
JAWAB PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
Manajemen Pertemuan Pembukaan Pertemuan Tim Proyek Pertemuan Penutupan 2.Pelaporan(Reporting) JENIS PELAPORAN I TEM WAKTU PENANGGUNG
JAWAB DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN Laporan Kemajuan Proyek(Project Progress Report) Status Acara/ Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda) Catatan Pertemuan (Minutes ofMeeting)
7.Perencanaan Perubahan meliputi:
Changes Request Form(CRF) dan Changes Request Log
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST FORM)
No.Formulir : Nama P royek : Manajer Proyek : Bidang : Nama Pengusul : Tanggal :
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGES REQUEST LOG) Nama Proyek :
Manajer Proyek : Bidang :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan: ……….. Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan ………. Diajukan oleh:
Tanggal:
Disetujui oleh: Tanggal:
No.Form Deskripsi
Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan
Tanggal Persetujuan
Keterangan: usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan adalah ususlan yang diterima saja.
8.Perencanaan Manajemen Proyek(Project Managemen Plan)
Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen/formulir yang telah dipersiapkan sebelumnya.
<NAMA PROYEK>
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT PLAN)
Penulis : Tanggal : Revisi Terakhir : Referensi Dokumen : Versi :
DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL RUANG LINGKUP(SCOPE) Ruang Lingkup Proyek TUJUAN
Tujuan Proyek JADWAL PROYEK Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Peran dan Tanggung Jawab MANAGEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi(Communication Plan) Persiapan Pertemuan(Meeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A:PERENCANAAN KOMUNIKASI(COMMUNICATION PLAN) 1. Pertemuan /Rapat(Meeting)
2. Pelaporan(Reporting) LAMPIRAN B:
1.Form Permintaan Perubahan(Changes Request Form) 2.Catatan Permintaan Perubahan(Changes Request Log) LAMPIRAN C:
1.Struktur Rincian Pekerjaan(Work Breakdown Structure) 2.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment)
3.Jadwal Proyek (Project Schedule) 4.Rencana Anggaran Belanja Proyek
DOKUMEN KONTROL Perubahan Isi:
Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan
Mengetahui:
Name Jabatan Tanda Tangan
Perencanaan Proyek (Project Planning) 1. Dokumen Project Definition
Dokumen ini dugunakan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek atau project management plan .Bila di dalam dokumen project definition ,gambaran proyek adalah secara global,maka dalam project management plan ini,proyek akan dijelaskan lebih mendetail lagi.Dengan kata lain,project management plan ini adalah hasil breakdown dari project definition yang sudah ada (telah dibuat sebelumnya).Project definition ini bisa dilihat pada bab sebelumnya(yaitu pada bab 8).
2. Work Breakdown Structure
Struktur Rincian Pekerjaan (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Nama Proyek :
Manajer Proyek : Bidang :
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1. Fase A 1.1. Hasil(Deriverable) A.1 1.2. Hasil(Deriverable) A.1 2. Fase B 2.1. Hasil(Deriverable) B.1 2.1.1 Hasil(Deriverable) B.1.1 2.1.1.1. Paket Pekerjaan B.1.1.1. 2.1.1.2. Paket Pekerjaan B.1.1.2. 2.1.2. Hasil (Deriverable )B.1.2. 2.1.2.1. Paket Pekerjaan B.1.2.1. 2.1.2.2 Paket Pekerjaan B.1.2.2. 2.2.2. Paket Pekerjaan B.2.2. 3. Hasil(Deriverable) C 3.1. Paket Pekerjaan C.1 3.2. Paket Pekerjaan C.2 4. Sub-Proyek D 4.1 Hasil (Deriverable) D.1 4.1. Hasil (Deriverable) D.1.1 4.1.1.1 Paket Pekerjaan D.1.1.1 4.1.1.2. Paket Pekerjaan D.1.1.2
3.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment) PENUGASAN TIM PROYEK
Proyek : Bidang :
Jabatan/Peranan Tanggungjawab &
Wewenang Nama
Catatan: Untuk kasus tertentu(bila dianggap perlu),untuk organisasi yang cukup besar bisa diinformasikan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh
Disetujui Oleh Nama :_______________
Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________ Dibuat Oleh
Disetujui Oleh Nama :_______________
Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________
4.Jadwal Proyek(Project Schedule) JADWAL PROYEK Nama Proyek : Manager Proyek : Bidang : Dibuat Oleh: Tanggal:
WBS Gugusan Tugas( Task)
Proyek
1.0 Task
1.1 Sub Task Level-1
1.2 Sub Task Level-2
1.3 Sub Task Level-3
… … Dibuat Oleh Disetujui Oleh Nama :_______________
Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________
5.Rencana Anggaran Belanja(RAB) Proyek
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK Nama Proyek : Manager Proyek : Bidang : Dibuat Oleh: Tanggal: WBS Gugusan Tugas( Task) Proyek Jam Tenaga Kerja Tarif Tenaga Kerja Jumlah Tenaga Kerja Biaya Tenaga Kerja Biaya Lain lain Total per Task 1.0 Task
1.1 Sub Task Level -1
1.1.1 Sub Task Level -2
1.1.1.1. Sub Task Level -3
Lain-lain Sub-Total: PERENCANAAN TOTAL Dibuat Oleh Disetujui Oleh Nama :_______________
Jabatan :Manajer Proyek Tanggal :_______________
Nama :_______________ Jabatan :Pemilik Proyek Tanggal :_______________
6.Perencanaan Komunikasi (Communication Plan),meliputi meeting & reporting PERENCANAAN KOMUNIKASI(Communication Plan)
1.Pertemuan(Meeting) JENIS PERTEMUA N AGEND A WAKT U PENANGGUN G JAWAB PARTISIPA N MASUKA N KELUARA N Manajemen Pertemuan Pembukaan Pertemuan Tim Proyek Pertemuan Penutupan 2.Pelaporan(Reporting) JENIS
PELAPORAN ITEM WAKTU
PENANGGUNG
JAWAB DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
Laporan Kemajuan Proyek(Project Progress Report) Status Acara/ Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda) Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting)
7.Perencanaan Perubahan meliputi:
Changes Request Form(CRF) dan Changes Request Log FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM) No.Formulir : Nama P royek : Manajer Proyek : Bidang : Nama Pengusul : Tanggal :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan :………..
Usul Diterima/Tidak? Bila tidak berikan alasan ……….
Diajukan oleh: Tanggal:
Disetujui oleh: Tanggal: DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG) Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
No.Form Deskripsi
Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan
Tanggal Persetujuan
Keterangan: usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan adalah ususlan yang diterima saja.
8.Perencanaan Manajemen Proyek(Project Managemen Plan)
Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen/formulir yang telah dipersiapkan sebelumnya. <NAMA PROYEK>
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT PLAN)
Penulis : Tanggal : Revisi Terakhir : Referensi Dokumen : Versi : DAFTAR ISI DOKUMEN KONTROL RUANG LINGKUP(SCOPE) Ruang Lingkup Proyek
TUJUAN
Tujuan Proyek JADWAL PROYEK Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Peran dan Tanggung Jawab MANAGEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi(Communication Plan) Persiapan Pertemuan(Meeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A:PERENCANAAN KOMUNIKASI(COMMUNICATION PLAN) 1. Pertemuan /Rapat(Meeting)
2. Pelaporan(Reporting) LAMPIRAN B:
1.Form Permintaan Perubahan(Changes Request Form) 2.Catatan Permintaan Perubahan(Changes Request Log) LAMPIRAN C:
1.Struktur Rincian Pekerjaan(Work Breakdown Structure) 2.Penugasan Tim Proyek(Project Team Assignment)
3.Jadwal Proyek (Project Schedule) 4.Rencana Anggaran Belanja Proyek
DOKUMEN KONTROL Perubahan Isi:
Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan
Mengetahui:
Name Jabatan Tanda Tangan
PELAKSANAAN PROYEK ( PROJECT EXECUTION )
PENDOMAN HASIL KERJA (WORK RESULT GUIDELINE)
Nama Proyek : Pembangunan sistem informasi kepegawaian Manager Proyek : mawar
Bidang : Teknologi Informasi Dibuat Oleh : mawar
Tanggal : 29-01-2008 Statement of Purpose Event List & Context Diagram Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope , tidak sesuai dengan jadwal Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan , jika tidak sesuai : Penggadaan biaya
Sesuai anggaran Dibawah anggaran Melebihi anggaran Catatan tambah :
Data Flow Diagram ( DFD ) Levelled Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope ,tidak sesuai dengan jadwal Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai dengan : Pengadaan biaya
Sesuai anggaran Dibawah anggaran Melebihi anggaran Catatan tambahan :
Data dictionary
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope , tidak sesuai dengan jadwal Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan , jika tidak sesuai : Penggadaan biaya
Sesuai anggaran Dibawah anggaran Melebihi anggaran Catatan tambah :
Proses Specification
Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope ,tidak sesuai dengan jadwal Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai dengan : Pengadaan biaya
Sesuai anggaran Dibawah anggaran Melebihi anggaran Catatan tambahan :
Entity Relationship Diagram ( ERD ) Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope , tidak sesuai dengan jadwal Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan , jika tidak sesuai : Penggadaan biaya
Sesuai anggaran Dibawah anggaran Melebihi anggaran Catatan tambah :
Dokumentasi Analisa & Desain Sistem Sesuai dengan scope & jadwal
Sesuai dengan scope ,tidak sesuai dengan jadwal Tidak sesuai dengan scope & jadwal
Alasan, jika tidak sesuai dengan : Pengadaan biaya
Sesuai anggaran Dibawah anggaran Melebihi anggaran Catatan tambahan :
PENGONTROLAN PROYEK( PROJECT CONTROLLING ) CatatanPertemuan /Rapat
(Minutes Of Meeting)
NamaProyek : Pembangunan system informasikepegawaian Manager Proeyek : Mawar
Perihal : Rapatpembukaanproyekpembangunan system. Informasikepegawaian
PesertaRapat : Direktur, Jajaranmanajemen ,pemilikproyek , Manajerproyek&timproyek
LokasiRapat : ruangrapatbidang it DibuatOleh : Mawar
Tanggal : 29-01-2008
Dibuatoleh Diketahuioleh Disetujuioleh
Nama : putih Jabatan : Administrator Tanggal : 14-05-2008 Nama : putih Jabatan : manajemenproyek Tanggal : 14-05-2008 Nama : melati Jabatan : pemilikproyek Tanggal : 14-05-2008 DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CANGE REQUEST LOG)
Nama : Pembangunan systeminformasikepegawaian Manajemen : Mawar
No CRF Deskripsipermintaan Namapengusul Tanggalusulan TanggalPersetujuan
CRD/01/1.2-01
· Perubahanstruktur DFD level-2 : Proses · Perubahan proses specification : PS Perhitunganlembur
merah 29-05-2008 30-05-2008
CRD/01/1.2-01
· Perubahanstruktur table pegawai : penambahankolom STATUS KAWIN
· Penambahan table referensi agama
merah 25-05-2008 30-06-2008
CRD/01/1.2-01
· Perubahandesain form input : Form
input data pribadi delima 26-05-2008 30-06-2008
CRD/01/1.2-01
· Perubahanbentuklaporan : Laporan
slip gajipegawai delima 29-06-2008 30-06-2008
LAPORAN KEMAJUAN PROYEK (ROJECT PROGRESS REPORT)
Nama : Pembangunan systeminformasikepegawaian Manajemen : Mawar
Bidang : TeknologiInformasi
Periode : 19-08-2008 s.d 20-08-2008 1. Status
Selesai, namunmasihadakesalahan program sehinggaperluperbaikan 2. Hasil ( deliverables )& milestones
deskripsi
Tanggalperencanaan Tanggalaktual
mulai Selesai mulai selesai
pemograman 10-05-2008 10-05-2008 10-05-2008 10-05-2008 Perkiraanpenambahandurasi ( hari ) : 7 hari ( 21-08-2008 s.d 27-08-2008)
Dibuatoleh Nama : putih Jabatan : Administrator Tanggal : 14-05-2008 Disetujui Nama : putih Jabatan : PemilikProyek Tanggal : 14-05-2008
TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS (CHANGE REQUEST LOG)
Nama : Pembangunan systeminformasikepegawaian Manajemen : Mawar
Bidang : TeknologiInformasi Dibuatoleh : Mawar
No.
WBS Deskripsiaktivitas
Jadwalperencanaan Jadwalaktual Jadwal target
mulai selesai durasi mulai selesai durasi mulai selesai durasi 3.1 Programming (back end &
front end ) 10-06-2008 10-07-2008 50 hari 10-08-2008 10-11-2008 50 hari 10-09-2008 10-10-2008 57 hari 7.1 Desainspek system 10-08-2008 10-08-2008 15 hari 10-09-2008 10-12-2008 15 hari 7.2 Dumentasi SOP 10-09-2008 10-09-2008 10 hari 10-10-2008 10-11-2008 10 hari 7.3 DokumenAdministrasiProyek 10-10-2008 10-11-2008 8 hari 10-06-2008 10-07-2008 8 ahri Keterangan
Padatanggal 20 agustus , kegiatan programming
sudahselesainamunadapermintaantambahandanjugasetelah Diadakan testing program ternyataadabeberapamodul program yang masihsalah/error.Diperkirakanbutuhwaktu
Desainspek system , dokumentasi SOP
dandokumentasiadministrasiproyekselesaisesuaidenganwaktu yang telahditerapkandantidakadakoreksilagi
PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK (ESTIMATION COST AT COMPLETION)
Nama : Pembangunan systeminformasikepegawaian Manajemen : Mawar
Bidang : TeknologiInformasi Dibuatoleh : Mawar
Analisisdalam jam Analisisdalam rupiah No.
WBS Deksripsiaktivitas Jam/harianggaran Jam/hariaktual Est to complete Est al complete selesih Rupiah anggran Rupiah aktual Est to complete Est al complete selesih 1.0 Analisa&desainsistem 9 hari 9 hari 3 hari 12 hari 3 hari 3.6 juta 3.6
juta 1.2 juta 4.8 juta 1.2 juta 2.0 Desainamplikasi 7 hari 7 hari 3 hari 10 hari 3 hari 2.1 juta 2.1
juta 900 juta 3 juta
900 juta 3.1 Pemograman 50 hari 50 hari 7 hari 57 hari 7 hari 20 juta 20 juta 2.8 juta 22.8 juta 2.8
juta
total 66 hari 66 hari 13 hari 79 hari 13
hari
25,7 juta
25.7
juta 4.9 juta 30.6 juta 4.9 juta
Keterangan :
Sampaidengantanggal 20 agustus 2008, waktuyangdisediakan 66 hari.Namunadapermintaanperubahan/penambahan,
Sehinggadiperlukantambahanwaktu 13 hari( 6ahritelahdilaksanakanmelebihi 3 hariuntukanalisis&desain system + 3 hari
Untukdesainamplikasi, kekurangan 7 harilagiuntukpemogramansampaitanggal 27-08-2008) Sampaidengantanggal 20 agustus 2008, anggaran yang di sediakan
25,7jutanamaunadapermintaan
Perubahan/penambahan ,sehinggadiperlukantambahandana 4,9 juta ( 2,1 jutatelahdialokasikanterbagimenjadi 1,2 juta
Untukanalisa&desain + 900 rbuntukdesainamplikasikekurangan 2,8jutalagiuntukpemogramansampaitanggal 27-08-2008)
CLOSING PROJECT (PENUTUPAN PROYEK) Contoh dokumen / formulir dari closing proyek : Dokumen yang harus di persiapkan adalah :
1. Laporan Pelaksanaan Proyek 2. Laporan Penyelesaian Proyek
3. Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek 4. Berita Acara Serah Terima Proyek
1. Laporan Pelaksanaa Proyek
LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK No. 1244/G22.1/MM/2008
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Imam Heryanto
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : JL HM Iskat No. 6 Bandung
Selaku Pelaksana Proyek Pembangunan sistem Informasi Kepegawaian dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).
Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan pembangunan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian berdasarkan Surat Penugasan Nomor : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya. Bandung, 8 Oktober 2008
Pelaksana Proyek,
Imam Heryanto
2. Laporan Penyelesaian Proyek LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK No. 1245/G22.1/MM/2008
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Totok Tribowo
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Bumi Prima E-20 Bandung
Selaku Pengawas PelaksanaProyek Pembangunan sistem Informasi Kepegawaian dengan spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).
Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek Nomor : 1244/G22.1/MM/2008 tanggal 8 bulan 10 tahun 2008 dari manajer proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa penyelesaian Proyek Pembangunan sistem Informasi Kepegawaian berdasarkan Surat Penugasan Nomor : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008 telah diselesaikan dengan baik.
Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya. Bandung, 8 Oktober 2008
Pengawas Pelaksana Proyek
Totok tribowo
3.Berita Acara Laporan Penyelesaian Proyek
BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK No.1246/G22.1/MM/2008
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Totok Tribowo
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Bumi Prima E-20 Bandung Selanjutnya disebut : Pengawas Proyek
2. Nama : Imam Heryanto
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : JL HM Iskat No.6 Bandung
Selanjutnya disebut : Pelaksana Proyek Menerangkan sebagai berikut:
1. Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008 Telah selesai dikerjakan.
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya.
Pelaksana Proyek Imam Heryanto Manajer Proyek Bandung, 8 Oktober 2008 Pengawas Proyek Totok Tribowo Pemilik Proyek
4.Berita Acara Serah Terima Proyek
BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK No.1247/G22.1/MM/2008
Pada hari ini Rabu tanggal 08 bulan 10 tahun 2008, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : Totok Tribowo
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner) Alamat : Bumi Prima E-20 Bandung 2. Nama : Imam Heryanto
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager) Alamat : JL HM Iskat No.6 Bandung Menerangkan sebagai berikut:
1. Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : 1234/F11.1/LL/2008 tanggal 07 bulan 05 tahun 2008 3. Pelaksana Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek Nomor :
1246/G22.1/MM/2008 tanggal 08 bulan 10 tahun 2008 dan Laporan Penyelesaian Proyek Nomor : 1245/G22.1/MM/2008 tanggal 08 bulan 10 tahun 2008.
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya. PELAKSANA Imam Heryanto Manajer Proyek PENGAWAS PELAKSANA Totok Tribowo Pemilik Proyek
