LAPORAN PELAKSANAAN SOSIALISASI
JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM NASIONAL DI DAERAH KEPULAUAN RIAU
PADA TANGGAL 2 s.d 4 APRIL 2013
A. LATAR BELAKANG
Dalam Pasal 1 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 Tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) disebutkan bahwa Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional adalah suatu wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan, serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara lengkap, akurat, mudah, dan cepat.
Untuk melaksanakan hal tersebut di atas, dan dalam meningkatkan kualitas pembangunan hukum nasional dan pelayanan kepada publik sebagai salah satu wujud ketatapemerintahan yang baik, transparan, efektif, efisien, dan bertanggungjawab, maka Badan Pembinaan Hukum Nasional sebagai Pusat JDIHN dalam melaksanakan tugasnya melakukan pembinaan ke Anggota Jaringan yang salah satunya adalah Sosialisasi Pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional di Kepulauan Riau pada tanggal 2 s.d 4 April 2013 berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor : PHN.144-HN.02.01 Tahun 2013 tertanggal 25 Maret 2013 Tentang Sosialisasi Pelaksanaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum di Kepulauan Riau Tahun Anggaran 2013. Adapun susunan Kepanitiaan sebagai berikut :
Ketua Pelaksana : Thena Bana Setepu, S.H., M.Hum.
Panitia Pelaksana : 1. Siti Sundari
2. Indar Saleh, A. Md 3. Usdianto, S.H. M.H. 4. Novri
Moderator : Drs. Buddy Wihardja, M.Si. Narasumber : 1. Suradji, S.H.,M.Hum 2. Nandi Widyani, S.H. M.H.
B. PELAKSANAAN SOSIALISASI
Soaialisasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum dilaksanakan di Kepulauan Riau pada :
Hari/tanggal : Rabu, 3 April 2013 Waktu : 09.00 s/d 13.00 WIB
Tempat : Hotel Aston Jl. Adi Sucipto Km. 12 Tanjungpinang
Pelaksanaan sosialisasi JDIHN di Kepulauan Riau dibuka pada pukul 09.00 dengan didahului menyanyikan lagu Indonesia Raya yang diikuti seluruh peserta kemudian dilanjutkan dengan laporan panitia penyelenggara oleh Kepala Divisi Administasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Kepulauan Riau dengan sambutan bahwa Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2013 mengamanatkan pengembangan JDIHN yang salah satunya adalah sosialisasi JDIHN. Selanjutnya melaporkan maksud dan tujuan sosialisasi ini adalah : Mengenalkan keberadaan JDIH di daerah; Mengembangkan JDIH di daerah; Meningkatkan peran dalam menyediakan dan melayani masyarakat pencari informasi hukum dengan baik; dan Pelayanan kepada masyarakat pencari informasi hukum secara lebih cepat, mudah, dan akurat. Sedangkan Peserta yang mengikuti kegiatan Sosialisasi JDIHN di Daerah Kepulauan Riau sebanyak 45 peserta terdiri dari : Pegawai Kantor Wilayah Kemenkumham; UPT, Sekretariat DPRD Prov. Riau, Sekretariat DPRD Kota Tanjungpinang, Sekretariat DPRD Kab. Bintan, Pengelola JDIHN Kabupaten/Kota, Perpustakaan wilayah, Kabag. Humas kota Tanjungpinang, Kabag. Humas Kab. Bintan, Kabag Hukum Kota Tanjungpinang, Kabag Hukum Kota Bintan.
Setelah pembacaan laporan dari ketua Panitia kemudian dilanjutkan dengan Sambutan Kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional yang dibacakan oleh Kepala Devisi Administrasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Kepulauan Riau dan dilanjutkan membuka secara resmi kegiatan sosialisasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum.
C. PENYAMPAIAN MATERI
Penyampaian materi disampaikan secara panel dengan Moderator Kadiv Administrasi Bapak Budi Wiharja, S.H., M.H. yang meliputi :
1. Kebijakan Badan Pembinaan Hukum Nasional dalam Pembinaan dan Pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIHN) Oleh Suradji, S.H.,M.Hum antara lain :
Dalam era reformasi upaya perwujudan sistem hukum nasional terus dilanjutkan yang mencakup : pertama pembangunan substansi hukum tertulis maupun tidak tertulis, kedua penyempurnaan struktur hukum yang lebih efektif, ketiga pelibatan seluruh komponen masyarakat yang mempunyai kesadaran hukum yang tinggi untuk mendukung sistem hukum nasional yang dicita-citakan. Perwujudan sistem hukum nasional dilakukan melalui pembaharuan materi hukum, struktur hukum, dan budaya hukum tidak terlepas dari sejarah pembangunan hukum masa lalu. Sejarah masa lalu dan perkembangannya dapat diketahui dari “dokumentasi” yang tersedia. Oleh karena itu “dokumentasi” menjadi sangat urgen untuk dibahas pengelolaannya yang dilembagakan dalam Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional.
Tonggak sejarah adanya pemikiran pentingnya keberadaan JDIHN untuk pertama kali dicetuskan dalam Seminar Hukum Nasional ke III di Surabaya pada tahun 1974. Kemudian dilanjutkan dalam Lokakarya di Jakarta tahun 1978, BPHN disepakati sebagai Pusat Jaringan bersekala nasional.
Perjuangan panjang lebih dari 24 tahun dalam memantapkan JDIH, akhirnya mendatangkan hasil yaitu mengeluarkan KEPPRES No. 91 Tahun 1999 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Nasional sebagai landasan hukum bagi pengembangan JDIH yang lebih baik. Namun demikian dalam perkembangannya KEPPRES No. 91 Tahun 1999 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi oleh PERPRES No. 33 Tahun 2012 tentang Jaringan
Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional. Berdasarkan Peraturan Presiden No. 33 Tahun 2012 Organisasi JDIHN terdiri dari Pusat JDIHN dan Anggota JDIHN. BPHN ditetapkan sebagai Pusat JDIHN.
Tugas Pusat JDIHN adalah melakukan pembinaan, pengembangan, dan monitoring pada anggota yang meliputi: organisasi, sumber daya manusia (SDM), koleksi dokumen hukum, teknis pengelolaan, sarana prasarana, dan pemanfaatan TIK. JDIH Kementerian Hukum dan HAM, jika ditelusuri didasarkan atas Keputusan Menteri Kehakiman No. M.01-PR.07.10 Tahun 1992 tentang Pembentukan Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Departemen Kehakiman. Keputusan ini kemudian dinyatakan tidak berlaku lagi dengan keluarnya Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM No. M.01.PR.08.08 Tahun 2003 tetang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Departemen Kehakiman dan HAM.
Dalam pengelolaan JDIH di daerah, Kantor Wilayah mempunyai kedudukan yang berbeda. Berdasarkan PERPRES No. 33 Tahun 2012 Kantor Wilayah berkedudukan sebagai anggota jaringan di daerah (Pemerintah Provinsi sebagai Pusat Jaringan). Berdasarkan Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM No. M.01.PR.08.08 Tahun 2003 Kedudukan Kantor Wilayah sebagai Anggota Jaringan Departemen Hukum dan Ham sekaligus Bidang Hukum di Kanwil sebagai Pusat Jaringan di jajaran Kanwil Dephukham.
2. Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional oleh Nandi Widyani, S.H., M.H. sebagai berikut:
Keputusan Presiden No. 91 Tahun 1999 pasal 1 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional yang telah dicabut dengan PERPRES No. 33 tahun 2012, menyebutkan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional adalah suatu wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan, serta merupakan pemberian pelayanan informasi hukum secara lengkap, akurat, mudah, dan cepat.
Berdasarkan KEPPRES No. 91 tahun 1999, dalam melakukan pengelolaan sistem informasi mengacu pada 5 (lima) aspek pokok, yaitu : organisasi/metoda, personalia dan diklat, koleksi, teknis sarana dan prasarana, otomasi dan mekanisme karena KEPPRES No. 91 Tahun 1999 sudah tidak sesuai dengan perkembangan jaman, maka dicabut oleh PERPRES No. 33 Tahun 2012. Dalam PERPRES No. 33 Tahun 2012, dalam hal pengelolaan JDIH berubah menjadi 6 (enam) aspek, yakni : organisasi, sumber daya manusia/SDM, koleksi dokumentasi hukum, teknis pengelolaan, sarana prasarana, dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Aspek-aspek tersebut tidak dapat dipisahkan satu sama lain karena merupakan satu kesatuan untuk mempercepat pelayanan informasi hukum secara akurat, cepat, dan mutakhir (up to date).
BPHN sebagai Pusat Jaringan Hukum Nasional sudah membuat aturan turunannya yaitu Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 02 Tahun 2013 tentang Standardisasi Pengelolaan Teknis Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum yang berisi sebelas (11) pedoman yaitu:
1. Pembuatan daftar inventarisasi peraturan perundang-undangan 2. Pembuatan catalog peraturan perundang-undangan
3. Pembuatan abstrak peraturan perundang-undagan 4. Pembuatan catalog monografi hukum
5. Pembuatan indeks artikel majalah 6. Pembuatan indeks klipping
7. Pengadaan dokumentasi hukum 8. Monitoring dan evaluasi JDIH
9. Pelaporan dan penyelenggaraan JDIH 10. Pelayanan informasi hukum
11. Website JDIH. .
Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Nasional (JDIHN) sebagaimana dilakukan oleh Pusat Jaringan dilakukan dengan menggunakan 2 sistem, yaitu: sistem manual dan otomasi.
- pengelolaan sistem manual adalah pengelolaan seperti yang tercantum dalam Lampiran Permenkumham No. 02 Tahun 2013.
- pengelolaan dengan otomasi dilakukan dengan cara : melakukan pengolahan dengan menggunakan komputer, yaitu dengan memanfaakan teknologi informasi dan komunikasi. sejak tahun 1985 BPHN telah membangun aplikasi program /KAIDAH/ untuk mengolah data katalog peraturan, kemudian pada tahun 1994 mengembangkan pembuatan Database Naskah Lengkap Peraturan Perundang-undangan Tingkat Pusat dari tahun 1950 s/d 1994, yang dikemas dalam media digital CD-ROM dan setiap tahunnya di up date datanya. Dan kemudian ada database naskah lengkap dari tahun 1945 s/d 2011.
Kemudian pada Tahun 2012 BPHN juga telah melaunching web Kompilasi Hukum Acara Pidana pada website www.bphn.go.id. Dan pada tahun 2006 membangun Aplikasi Pola Standar Website untuk Anggota Jaringan.
Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan JDIHN adalah kurangnya perhatian atasan atau pimpinan unit yang mengelola data hukum dan peraturan perundang-undangan, sehingga kurang memberikan motivasi terhadap pelaksanaan pengembangan kegiatan dokumentasi dan informasi hukum. Rotasi dan alih tugas pengelola dokumentasi yang cukup tinggi, sehingga mengakibatkan kegiatan dokumentasi dan informasi hukum selalu mulai dari awal kembali, dan kurangnya anggaran atau dana yang diperlukan bagi pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum.
D. TANYA JAWAB Pertanyaan :
1. Dari Bapak Surya (Ka Rudenim).
Meskipun JDIH tidak ada kemajuan harusnya yang dikedepankan teknologi bukan buku, karena otomasi lebih penting, sekarang orang lebih senang melihat google dari pada buku.
2. Dari bapak Riawan (Biro Hukum Kepri)
Pengelolaan dokumentasi adalah pekerjaan berat, Sumber Daya Manusia pengelolannya dituntut rajin, tekun, sabar seharusnya diberi insentif lebih dari pegawai lainnya. Karena orang yang ditempatkan disini merasa dihukum/dibuang.
3. Dari Ibu Sisca (Kanwil Kumham Kepri)
- Dulu tahun 2009 Kanwil punya 345 buku, sekarang sudah mencapai jumlah 2.300 lebih, tetapi tidak ada yang datang, padahal ruangan sudah dibuat semenarik mungkin !.
- Bagaimana atau dengan cara apa supaya menarik ?. 4. Dari Bapak Usdianto (Kabid Hukum Kanwil Kumham Kepri)
- BPHN 2 (dua) atau 3 (tiga) tahun yang lalu pernah mengirim peraturan perundang-undangan berupa CD-ROM Tahun 1945 s/d 1999, bagaimana kelanjutannya ?.
- Mengenai Klipping Koran tidak ada yang nangani karena sudah dianggap jadul.
- Apakah ada bintek Pengkajian dan penelitian ?.
- Ada pegawai-pegawai yang sudah ikut pendidikan pustakawan, tetapi nggak mau jadi fungsional, bagaimana caranya agar mau jadi fungsional pustakawan ?.
- Pegawai yang sudah dididik pindah ke bagian lain ?. 5. Dari Ibu Yanti (Badan Arsip Daerah Kepri)
- Ternyata ada kaitan kearsipan dengan dokumentasi dan Informasi di Arsip ada Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
- Kami mengajak berkoordinasi dengan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk jaringan Kearsipan Daerah.
JAWABAN DARI NARASUMBER Dari Bapak Suradji (Kapusdok) :
1. Ya, memang sekarang orang Indonesia senang mencari informasi ke google karena budaya orang Indonesia itu kurang senang membaca, Nah memang harus ada upaya keras bagaimana website JDIH isinya lengkap dan akurat atau website kita kontennya (isinya) lengkap dan berkualitas 2. Memang SDM pengelola dokumentasi dituntut rjin, tekun, sabar kalau
mengenai insentif kan sudah ada remunerasi, jadi sebetulnya dari sisi penghasilan PNS sekarang sudah lebih baik.
Jawaban dari narasumber Ibu Nandi Wiyani (Kabid Jaringan)
Mengenai SDM yang merasa dibuang atau di hokum kalau ditempatkan di dokumentasi sebetulnya tidak usah merasa seperti itu karena ada pemeo barang siapa menguasai informasi, dialah yang akan menggenggam dunia. Pengalaman pribadi saya sendiri, sudah ditempatkan di Bagian Kepegawaian kemudian di P2 L, tetapi tetap ingin kembali ke Pusdok, karena saya mencintai Pekerjaan di Pusdok.
3. Mengenai Dokumentasi yang tidak dilirik oleh Masyarakat, itu juga menjadi pemikiran kita, karena buku-buku yang up to date sudah dilengkapi, ruangan baca sudah tertata rapi, Komputer untuk browsing sudah disiapkan tapi toh kurang diminati solusinya mungkin kita mengadakan penelitian kebutuhan pasar, apa sih yang dibutuhkan masyarakat pencari informasi. 4. CD-ROM di BPHN setiap tahun dilakukan update data, saat ini CD_ROM
untuk Tahun 2012 sudah finalisasi dan akan dibagikan pada acara pertemuan berkala di Surabaya tanggal 16 s/d 18 April 2013.
Jawaban tambahan dari Ibu Nandi Widyani (Kabid Jaringan)
Agar Pegawai yang sudah mengikuti pendidikan (Diklat BPSDM maupun magang di BPHN) mau menjadi fungsional Pustakawan harus dibuatkan SK-nya sehingga begitu mereka seusai menjalankan pendidikan, segera diproses untuk beralih ke Pustakawan untuk gol Iva kebawah Tim Penilai Instansi berada di BPHN, sedangkan untuk IVb keatas untuk penilaiannya ada di Perpusnas.
5. Di arsip dokumen yang sudah tidak aktif bisa dimusnahkan, berbeda dengan dokumen yang hokum yang tidak ada masa kadaluarsanya (tetap disimpan), jadi memang berbeda, jadi mari kita laksanakan tugas kita masing-masing dengan sebaik-baiknya.
E. PENUTUP
Kegiatan Sosialisasi JDIHN di Kanwil Kemenkumham Kepulauan Riau ditutup oleh Kepala Devisi Administrasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia didahului dengan do’a dan ucapan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan dari Badan Pembinaan Hukum Nasional sebagai Pusat JDIHN
dan menyampaikan apresiasi yang tinggi kepada para peserta yang telah dengan semangat dari awal sampai dengan berakhirnya kegiatan ini peserta masih tetap utuh.
Tidak lupa kami juga mengucapkan terima kasih atas kesediaan nara sumber yang dengan tulus dapat menyampaikan materinya dengan baik dan jelas sehingga para peserta dapat mengikutinya dengan baik, mudah-mudahan kegiatan ini dapat berlanjut dan dapat terjalin kerjasama antara Pusat JDIHN dengan Anggota JDIHN di daerah khususnya di Kepulauan Riau.
Akhirnya kami mengharapkan kepada para peserta agar setelah dilakukan kegiatan sosialisasi JDIHN ini dapat diimplementasikan dalam tugas dan pokok sehari-hari di tempat kerja.
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, kegiatan sosialisasi ini secara resmi ditutup.
Tanjungpinang, 3 April 2013
