ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT
NAMANG KABUPATEN BANGKA TENGAH
Rabiah
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Email:
bieyaa@gmail.com
Abstrak
The rapid development of information technology in the last decade great influace on various aspects of life in the world in general and indonesia in particular. Particulary the offices that have access to large data processing, because data processing is no lenger possible to use the manual methode because of less effective and efficient. Likewise with Kantor Camat Namang Bangka Tengahthet still use simple application like excel faster which in a sense less. To make it in a personnel information system that can facilitate the performance of the Kantor Kecamatan Namang Bangka Tengah. Whit the use of information system, made possible the automation of work and service functions to achievie good service as required, including the automation in the handling of civil service system, especially in Kantor Camat Namang Bangka Tengah. Then produced an information system that in easy, exciting, interactive, fast, easy, and rewarding job.
Kata Kunci :
Information System, Personnel
1. Pendahuluan
Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi(IPTEK) dewasa ini pengguna teknologi komputer bukanlah suatu hal yang asing lagi bagi masyarakat. Karena seperti yang kita ketahui bersama hampir diseluruh lapisan masyarakat baik di pedesaan maupun di lingkungan kota sudah banyak yang mampu mengoprasikan computer. Kemajuan teknologi computer saat ini layaknya seperti jamur yang tumbuh dimusim hujan tak heran bila anak sekolah dasarpun seudah mengenal dan mempelajari teknologi komputer begitu juga halnya dengan pelajar, mahasiswa bahkan pada instansi pemerintah maupun swasta juga sudah menggunakan teknologi komputer.
Komputer sebagai alat bantu yang
mempunyai kemampuan didalam bidang pengolahan data dan informasi, serta dapat
membantu untuk menyelesaikan laporan pengolahan data yang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, cepat dan akurat. Semua ini dapat dilakukan dengan fasilitas yang diselesaikan oleh program aplikasi yang akan mempermuda dan memperlancar proses pengolahan data dalam jumlah besar setelah diolah akan menghasilkan beberapa
informasi. Komputer dapat mengolah
informasi yang ada dalam suatu instansi, untuk menghasilkan informasi baru yang
dapat memberikan banyak manfaat,
sehingga dapat mendorong perkembangan
dan kemajuan instansi pemerintahan
tersebut. Fungsi komputer adalah sebagai alat perekam data (database), pengelolan data, perhitungan, pelaporan data.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem adalah sekumpulan sub sistem yang paling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, yang mencakup karakteristik sistem
yang sama-sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan untuk mancapai suatu tujuan dengan menghasilakn keluaran.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan suatu kenyataan. Kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu sedangkan informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan penerapan
sistem di dalam organisasi untuk
mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.
2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek
Analisa berorientasi objek yang
bersangkutan dengan pemodelan domain aplikasi. Desain berorientasi objek yang bersangkutan dengan pemodelan domain solusi. Dalam analisis berorientasi objek dan
desain, modal domain aplikasi juga
merupakan bagian dari model sistem.
2.5 Analisa Berorientasi Objek
Analisa sistem berorientasi objek adalah tahap menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh sistem software, bukan
mengenai bagaimana sistem software
melakukannya.
2.6 Perancangan Berorientasi Objek
Desain berorientasi objek adalah proses perencanaan sistem berinteraksi terhadap objek dengan tujuan untuk pemecahan masalah perangkat lunak.
2.7 Sofware yang digunakan
Rancangan layar program merupakan bentuk tampilan yang bila dijalankan pada program tersebut, maka sistem akan menampilkan rancangan pada layar komputer dimana sebagai sarana antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang.
2.8 Konsep Manajemen Proyek
Asumsi dasar dari perencanaan proyek adalah bahwa hasil proyek tidak dapat
diproduksi dalam kegiatan monolitik
tunggal. Jika ini bisa dilakukan, kita tidak perlu sebuah proyek, kita hanya akan melakukan pekerjaan bukan perencanaan itu. Karena kita tidak bisa melakukan ini, kita menggunakan pendekatan membagi dan menaklukkan untuk menguraikan pekerjaan menjadi potongan lebih kecil, sehingga bisa dilakukan.
2.9 Identifikasi Stakeholder
Pengertian teori stakeholder adalah
sekelompok orang atau individu yang
diidentifikasikan dapat mempengaruhi
kegiatan perusahaan ataupun dapat
dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan..
2.10 Konsep Project Execution Plan (PEP)
Proyek rencana eksekusi (PEP) adalah dokumen yang mengatur yang menetapkan sarana untuk melaksanakan, memantau, dan proyek kontrol. Rencana tersebut berfungsi sebagai sarana komunikasi utama untuk memastikan bahwa semua orang menyadari dan berpengetahuan mengenai tujuan proyek dan bagaimana mereka akan mencapainya.
2.11 Identifikasi Deliverables
Segala hasil pekerjaan yang dikirimkan ke klien disebut deliverables. Sistem perangkat lunak dan dokumentasi yang menyertainya biasanya merupakan satu set kiriman. Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.
2.12 Konsep Penjadwalan Proyek
Untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi mengembangkan suatu sistem, sistem analis sering menggunakan kuantitatif yang disebut dengan PERT/CPM. Critical Path Method adalah teknik analisa jaringan dari proyek yang digunakan untuk memperdiksi total waktu yang dibutuhkan. Sedangkan program evaluatioan and review merupakan teknik pengukuran estimasi lama waktu proyek
2.13 Konsep Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Rencana Anggaran Biaya (RAB) merupakan salah satu proses utama dalam suatu proyek
karena merupakan dasar untuk membuat kerangka budget yang akan dikeluarkan..
2.14 Konsep Responsibility Assignment
Matrix (RAM)
Responsibility Assignment Matrix (RAM) merupakan suatu bentuk pemetaan sumber daya kepada aktifitas dalam tiap prosedur. S Responsibility Assignment Matrix (RAM) menggunakan Work Breakdown Structure (WBS) dan struktur organisasi untuk menghubungkan kiriman dan / atau kegiatan untuk sumber daya.
2.15 Konsep Analisa Resiko
Resiko merupakan hal yang tidak dapat dihindari dari setiap pekerjaan. Demikian pula dengan proyek, resiko tidak dapat dihilanngkan tetapi hanya dapat dikurangi, diperkecil dan dipindahkan dari satu obyek ke obyek lainnya. Pengelolaan resiko menjadi topic yang sering dibahas dan sangat perlu dikuasi oleh seorang pemimpin proyek.
2.16 Konsep Meeting Plan
Pada tahap ini meeting plan, akan
melakukan aktivitas-aktivitas antara lain: project plan, resource plan, financial plan,
acceptance, communication plan,
procurement plan, contract supplier dan phere review.
2.17 Teori Pendukung
3. Metode Penelitian
Metode pengumpulan data merupakan suatu
metode yang digunakan untuk
mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan
data yang dipakai dalam proses
mengumpulan data : a. Studi Perpustakaan
Yaitu teknik mengumpulkan data dengan mempelajari, menelaah, dan menganalisis data yang diperoleh dari buku, artikel, jurnal dan sumber informasi lain
b. Wawancara
Wawancara atau Mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian.
c. Metode Pengamatan
Melakukan pengamatan secara langsung ditempat penelitian terhadap kegiatan yang
sedang berlangsung terutama obyek yang sedang diteliti
.
3.2 Metode Analisa Sistem
Pendekatan Object Oriented dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya
akan di dapat sistem yang berbasis object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.3 Metode Perancangan
Tahap Perancangan Sistem adalah
merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada,
sehingga menghasilkan model baru yang
diusulkan, dengan disertai rancangan
database dan spesifikasi program. 3.4 Proses Bisnis
Berikut proses sistem berjalan pada Kantor Pelabuhan Perikanan Sungailiat :
a. Proses Pendataan Pegawai
Bagian Kepegawaian memberikan
form data pegawai ke masing – masing bidang pegawai, lalu pegawai mengisi
form data pegawai kemudian
dikembalikan lagi ke bagian
kepegawaian (Tata Usaha).
b. Proses Mutasi Pegawai
Proses pendataan pegawai masuk dan keluar pada Kantor Camat Namang
Bangka Tengah yaitu pegawai
menerima SK Mutasi dari BKD (Badan
Kepegawaian Daerah) dan
menyerahkannya ke bagian
kepegawaian Kantor Camat Namang Bangka Tengah.
c. Proses Cuti Pegawai
Pegawai membuat surat pengajuan permohonan cuti dan diserahkan ke
bagian kepegawaian, selanjutnya
bagian kepegawaian memeriksa
kondisi cuti pegawai tersebut apakah masih ada ataukan sudah habis, apabila kondisi cuti sudah habis maka bagian kepegawaian memberikan konfirmasi ke pegawai bahwa masa cuti telah habis, dan apabila kondisi cuti masih ada maka bagian kepegawaian akan
menyerahkan ke kepala camat,
oleh kepala camat dan akan didisposisi, kemudian bagian kepegawaian akan membuat surat cuti pegawai yang telah ditandatangani camat untuk diserahkan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah), selanjutnya BKD memproses surat cuti tersebut.Setelah selesai diproses surat cuti tersebut dikirim ke kantor camat yang bersangkutan, selanjutnya bagian
kepegawaian mengisi kartu cuti
pegawai dan memberi konfirmasi ke pegawai sudah boleh cuti terhitung tanggal cuti sampai batas waktu yang telah ditentukan.
d. Proses Usulan Kenaikan Pangkat
Bagian kepegawaian mengajukan
permohonan usulan kenaikan pangkat. Bagian kepegawaian akan membuat
surat pengantar usulan kenaikan
pangkat pegawai kepada camat untuk
ditandatangani yang kemudian
diserahkan ke BKD. Setelah
diserahkan ke BKD maka akan dilakukan pengecekan kelengkapan persyaratan. Juka persyaratan tidak
lengkap maka BKD akan
mengkonfirmasikan ke bagian
kepegawaian agar dapat melengkapi persyaratan namun apabila persyaratan tidak lengkap maka BKD akan serah surat keputusan (SK) kenaikan pangkat
yang diserahkan ke bagian
kepegawaian.
e. Proses Surat Tugas Pelatihan
Bagian Kepegawaian Daerah (BKD)
mengirim surat tugas ke dinas,
kemudian camat menerima dan
mendisposisi surat tugas, kemudian camat serah surat tugas yang di
disposisi, bagian kepegawaian
membuat surat tugas dan buat
disposisi, kemudian bagian
kepegawaian menyerahkan surat tugas dan disposisi, lalu pegawai terima penunjukan dan surat tugas, kemudian
melengkapi administrasi dan
persyaratan dan mengikuti kegiatan tugas, kemudian pegawai membuat
laporan dan serah sertifikat, dan bagian kepegawaian menerima laporan dan sertifikat.
f. Proses Kenaikan Gaji Berkala
Bagian Kepegawaian memeriksa masa kerja, apabila belum sampai 2 tahun
maka bagian kepewaian akan
membatalkan pengajuan kenaikan gaji berkala, dan apabila masa kerja mencukupi 2 tahun maka bagian kepegawaian membuat Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala mengusulkan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD), kemudian BKD terima usulan kenaikan gaji berkala, lalu menyerahkan SK
kenaikan gaji berakala, bagian
kepegawaian menerima SK kenaikan gaji berkala dan menyerahkan SK kenaikan dan pegawai menerima SK.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Master
Gambar 4.1 Use Case Diagram Master b. Use Case Diagram Transaksi Mutasi
Gambar 4.2
Use Case Diagram Transaksi Mutasi c. Use Case Digram Transaksi Cuti Pegawai
Gambar 4.3
Use Case Diagram Transaksi Cuti Pegawai d. Use Case Laporan
Bag.Kepegawaian Entry Data Pegawai Pegawaian
Bag.Kepegawaian Entry SK Mutasi BKD
Entry Permohonan Cuti
Pegawai
Bag.Kepegawaian
Cetak Surat Pengantar Cuti
BKD Entry Surat Cuti
Gambar 4.5 Use Case Laporan
4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
PKP Pegawai SPC SKPKP SK Mutasi Surat Cuti SUKGB Surat Tugas Permohonan Cuti SKKGB Ajukan buat Berikan Dapat Terima Lakukan Cetak Usulkan Hasilkan NoPerCut TglPerCut LamaCuti TGlMUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti NoPengCuti TglPerCuti LamaCuti TGlMUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti NoPerCut NoPengCut NoSrtCuti TglSrtCuti LamaHariCuti TglMulai TglAkhir NoPengCut NoSrtCUti Nip Nama Alamat JenKel Gelar UnitKerja Golongan Gapok Jabatan Pangkat NoMutasi TglMutasi Golongan Gelar Ket Nip NoMutasi Nip NoPerCut Ket PerCut NoSrtTugas TglSrtTgas Perihal DasarSurat NoSrtTugas Nip KetSrtTgs NoPKP TglPKP UnitKerja Ket Nip NoPKP KetPKP NoUrutSKKP TglSKKP GapokLama GapokBaru MasaKerja NoPKP NoUrutSKKP NoSUKGB TglSPKGB GapokLama GapokBaru MasaKerja NoUrutSKKGB TglSKKGB NoSUKGB NoUrutSKKGB Nip NoSUKGB M 1 M 1 1 1 1 M 1 M N M 1 1 N M N M Gambar 4.6
ERD (Entity Relationship Diagram)
4.3 Struktur Tampilan SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI PADA
KANTOR CAMAT NAMANG BANGKA TENGAH
TRANSAKSI LAPORAN
MASTER KELUAR
DATA PEGAWAI ENTRY MUTASI
ENTRY PERMOHONAN CUTI ENTRY SURAT PENGANTAR CUTI ENTRY CUTI ENTRY PERMOHONAN KENAIKAN PANGKAT CETAK LAPORAN CUTI CETAK LAPORAN KENAIKAN PANGKAT CETAK LAPORAN GAJI BERKALA CETAK MUTASI CETAK SURAT TUGAS ENTRY SK KENAIKAN PANGKAT ENTRY SURAT USULAN KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SK KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SURAT TUGAS Gambar 4.7 Struktur Tampilan 4.4 Rancangan Layar
a. Rancangan Layar Menu Utama
MENU UTAMA
MENU UTAMA
MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANANG BANGKA TENGAH
JL.KOBA KM24 NAMANG
Gambar 4.8
Rancangan Layar Menu Utama b. Rancangan Layar Entry Data Pegawai
Entry Data Pegawai
Entry Data Pegawai
NIP Nama Alamat Jenis Kelamin Gelar Unit Kerja Golongan Gaji Pokok Jabatan Pangkat Input Input Input Input Input Input Input Input Input SIMPAN UBAH BATAL HAPUS KELUAR Input
DisplayTtl DisplayGelar Z Display Unit Kerja Z Display Golongan Z Jenis Kelamin
DisplayNIP DisplayNama DisplayAlamt Gaji PokokDisplay DisplayJabatan PangkatDisplay Z Z
Z Z Z Z
Z
Gambar 4.9
Rancangan Layar Entry Data Pegawai
c. Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan
Cetak Pengantar Kenaikan Pangkat
Cetak Pengantar Kenaikan Pangkat
Nomor Pengantar Kenaikan Pangkat Tanggal Pengantar Kenaikan Pangkat
Golongan Lama Golongan Baru Nip Nama Cari Input Simpan Batal CETAK Keluar Input Keterangan Input Input Display Input Input Gambar 4.10
Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan
Cetak Laporan Kenaikan Pangkat
Bag.Kepegawaian
Cetak Laporan Cuti
Cetak Laporan Kenaikan Gaji Berkala
Cetak Laporan Mutasi
d. Rancangan Layar Entry Surat Usulan Entry Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala
Entry Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala
Nomor Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala Tanggal Surat Pengantar Kenaikan Gaji Berkala
Input SIMPAN BATAL CETAK KELUAR Input Nip Nama Cari Input Input Golongan Lama Golongan Baru Input Input Gambar 4.11
Rancangan Layar Entry Surat Usulan e. Rancangan Layar Cetak Laporan
Cetak Laporan Cuti
Cetak Laporan Cuti
CETAK
Tanggal Pilih s/d Tanggal Pilih
Laporan Cuti
KELUAR
Gambar 4.12
Rancangan Layar Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan
4.5 Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Data Pegawai
Gambar 4.13
Sequence Diagram Entry Data Pegawai b. Sequence Diagram Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan
Gambar 4.14
Sequence Diagram Entry Daftar Kenaikan Pangkat-Jabatan
c. Sequence Diagram Entry Surat Usulan
Gambar 4.15
Sequence Diagram Cetak Surat Usulan d. Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat dan Jabatan
Gambar 4.16
Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Sistem terkomputerisasi yang sudah
ada sangat mendukung proses kerja di kantor camatan namang.
b. Melalui sistem komputerisasi di kantor
camat namang , menyimpan dokumen tidak lagi terpaku pada.
c. Telah dibangun Aplikasi Sistem
Informasi Kepegawaian pada Kantor
Camat Namang Bangka Tengah
dengan berbasis program visual basic 2008.
d. Penerapan metode berorientasi obyek
ini dilahirkan memudahkan
perhitungan atas transaksi yang terjadi,
sehingga tidak terjadi kesalahandalam
pengolahan data-data pegawai
5.2 Saran
Saran tersebut antara lain:
1.Diharapkan menggunakan sistem
komputerisasi di Kantor Camat Namang Bangka Tengah sehingga proses pengolahan data pegawai tetap berjalan sesuai prosedur instansi.
2.Meningkatkan kualitas sumebr daya
manusia dengan memberikan pelatihan, penegtahuan dan keterampilan dalam bidang computer dan sistem yang dipakai oleh Kantor Camat Namang Bangka Tengah. 3.Dilakukan back up dan sistem keamanan secara aberkala terhadap data-data yang penting proses pengolahan data pegawai untuk mengantisipasi keadaan yang tidak
diingikan.
Daftar Pustaka
[1] Sutabri, Tata. Analisis Sistem
Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi,2012 [2] Sutanta, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual: Andi Yogyakarta, 2011
[3] Bruegge Bernd and Allen H. Dutoit. ”Object-Oriented Software Engineering Using UML, Patterns and Java Third Edition”: Pearson, 2010 Farroll, joyce, “An Object-Oriented Approach to
[4] Winarno, Edy, Step by Step Visual Basic.Net: PT Elex Media Komputindo, 2013
[5] Widjaya, Iwan Kurniawan. Manajemen Proyek Teknologi Informasi: Graha Ilmu, 2013 [6] Stakeholder, http://anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/0 3/STAKEHOLDERS.3.pdf, diakses 16 Maret 2014 [7]Project Execution Plan,http://energy.gov/management /downloads/sample-project-execution-plan, diakses 16 Maret 2014
[8] Farroll, joyce, “An Object-Oriented Approach to Programming Logic and Design”: International Edition”, 2011