• Tidak ada hasil yang ditemukan

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANG KABUPATEN BANGKA TENGAH

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANG KABUPATEN BANGKA TENGAH"

Copied!
7
0
0

Teks penuh

(1)

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT

NAMANG KABUPATEN BANGKA TENGAH

Rabiah

Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG

Jl. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

Email:

bieyaa@gmail.com

Abstrak

The rapid development of information technology in the last decade great influace on various aspects of life in the world in general and indonesia in particular. Particulary the offices that have access to large data processing, because data processing is no lenger possible to use the manual methode because of less effective and efficient. Likewise with Kantor Camat Namang Bangka Tengahthet still use simple application like excel faster which in a sense less. To make it in a personnel information system that can facilitate the performance of the Kantor Kecamatan Namang Bangka Tengah. Whit the use of information system, made possible the automation of work and service functions to achievie good service as required, including the automation in the handling of civil service system, especially in Kantor Camat Namang Bangka Tengah. Then produced an information system that in easy, exciting, interactive, fast, easy, and rewarding job.

Kata Kunci :

Information System, Personnel

1. Pendahuluan

Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi(IPTEK) dewasa ini pengguna teknologi komputer bukanlah suatu hal yang asing lagi bagi masyarakat. Karena seperti yang kita ketahui bersama hampir diseluruh lapisan masyarakat baik di pedesaan maupun di lingkungan kota sudah banyak yang mampu mengoprasikan computer. Kemajuan teknologi computer saat ini layaknya seperti jamur yang tumbuh dimusim hujan tak heran bila anak sekolah dasarpun seudah mengenal dan mempelajari teknologi komputer begitu juga halnya dengan pelajar, mahasiswa bahkan pada instansi pemerintah maupun swasta juga sudah menggunakan teknologi komputer.

Komputer sebagai alat bantu yang

mempunyai kemampuan didalam bidang pengolahan data dan informasi, serta dapat

membantu untuk menyelesaikan laporan pengolahan data yang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, cepat dan akurat. Semua ini dapat dilakukan dengan fasilitas yang diselesaikan oleh program aplikasi yang akan mempermuda dan memperlancar proses pengolahan data dalam jumlah besar setelah diolah akan menghasilkan beberapa

informasi. Komputer dapat mengolah

informasi yang ada dalam suatu instansi, untuk menghasilkan informasi baru yang

dapat memberikan banyak manfaat,

sehingga dapat mendorong perkembangan

dan kemajuan instansi pemerintahan

tersebut. Fungsi komputer adalah sebagai alat perekam data (database), pengelolan data, perhitungan, pelaporan data.

2. Tinjauan Pustaka

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah sekumpulan sub sistem yang paling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, yang mencakup karakteristik sistem

(2)

yang sama-sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan untuk mancapai suatu tujuan dengan menghasilakn keluaran.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan suatu kenyataan. Kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu sedangkan informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan penerapan

sistem di dalam organisasi untuk

mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.

2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek

Analisa berorientasi objek yang

bersangkutan dengan pemodelan domain aplikasi. Desain berorientasi objek yang bersangkutan dengan pemodelan domain solusi. Dalam analisis berorientasi objek dan

desain, modal domain aplikasi juga

merupakan bagian dari model sistem.

2.5 Analisa Berorientasi Objek

Analisa sistem berorientasi objek adalah tahap menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh sistem software, bukan

mengenai bagaimana sistem software

melakukannya.

2.6 Perancangan Berorientasi Objek

Desain berorientasi objek adalah proses perencanaan sistem berinteraksi terhadap objek dengan tujuan untuk pemecahan masalah perangkat lunak.

2.7 Sofware yang digunakan

Rancangan layar program merupakan bentuk tampilan yang bila dijalankan pada program tersebut, maka sistem akan menampilkan rancangan pada layar komputer dimana sebagai sarana antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang.

2.8 Konsep Manajemen Proyek

Asumsi dasar dari perencanaan proyek adalah bahwa hasil proyek tidak dapat

diproduksi dalam kegiatan monolitik

tunggal. Jika ini bisa dilakukan, kita tidak perlu sebuah proyek, kita hanya akan melakukan pekerjaan bukan perencanaan itu. Karena kita tidak bisa melakukan ini, kita menggunakan pendekatan membagi dan menaklukkan untuk menguraikan pekerjaan menjadi potongan lebih kecil, sehingga bisa dilakukan.

2.9 Identifikasi Stakeholder

Pengertian teori stakeholder adalah

sekelompok orang atau individu yang

diidentifikasikan dapat mempengaruhi

kegiatan perusahaan ataupun dapat

dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan..

2.10 Konsep Project Execution Plan (PEP)

Proyek rencana eksekusi (PEP) adalah dokumen yang mengatur yang menetapkan sarana untuk melaksanakan, memantau, dan proyek kontrol. Rencana tersebut berfungsi sebagai sarana komunikasi utama untuk memastikan bahwa semua orang menyadari dan berpengetahuan mengenai tujuan proyek dan bagaimana mereka akan mencapainya.

2.11 Identifikasi Deliverables

Segala hasil pekerjaan yang dikirimkan ke klien disebut deliverables. Sistem perangkat lunak dan dokumentasi yang menyertainya biasanya merupakan satu set kiriman. Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.

2.12 Konsep Penjadwalan Proyek

Untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi mengembangkan suatu sistem, sistem analis sering menggunakan kuantitatif yang disebut dengan PERT/CPM. Critical Path Method adalah teknik analisa jaringan dari proyek yang digunakan untuk memperdiksi total waktu yang dibutuhkan. Sedangkan program evaluatioan and review merupakan teknik pengukuran estimasi lama waktu proyek

2.13 Konsep Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Rencana Anggaran Biaya (RAB) merupakan salah satu proses utama dalam suatu proyek

(3)

karena merupakan dasar untuk membuat kerangka budget yang akan dikeluarkan..

2.14 Konsep Responsibility Assignment

Matrix (RAM)

Responsibility Assignment Matrix (RAM) merupakan suatu bentuk pemetaan sumber daya kepada aktifitas dalam tiap prosedur. S Responsibility Assignment Matrix (RAM) menggunakan Work Breakdown Structure (WBS) dan struktur organisasi untuk menghubungkan kiriman dan / atau kegiatan untuk sumber daya.

2.15 Konsep Analisa Resiko

Resiko merupakan hal yang tidak dapat dihindari dari setiap pekerjaan. Demikian pula dengan proyek, resiko tidak dapat dihilanngkan tetapi hanya dapat dikurangi, diperkecil dan dipindahkan dari satu obyek ke obyek lainnya. Pengelolaan resiko menjadi topic yang sering dibahas dan sangat perlu dikuasi oleh seorang pemimpin proyek.

2.16 Konsep Meeting Plan

Pada tahap ini meeting plan, akan

melakukan aktivitas-aktivitas antara lain: project plan, resource plan, financial plan,

acceptance, communication plan,

procurement plan, contract supplier dan phere review.

2.17 Teori Pendukung

3. Metode Penelitian

Metode pengumpulan data merupakan suatu

metode yang digunakan untuk

mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan

data yang dipakai dalam proses

mengumpulan data : a. Studi Perpustakaan

Yaitu teknik mengumpulkan data dengan mempelajari, menelaah, dan menganalisis data yang diperoleh dari buku, artikel, jurnal dan sumber informasi lain

b. Wawancara

Wawancara atau Mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian.

c. Metode Pengamatan

Melakukan pengamatan secara langsung ditempat penelitian terhadap kegiatan yang

sedang berlangsung terutama obyek yang sedang diteliti

.

3.2 Metode Analisa Sistem

Pendekatan Object Oriented dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya

akan di dapat sistem yang berbasis object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.3 Metode Perancangan

Tahap Perancangan Sistem adalah

merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada,

sehingga menghasilkan model baru yang

diusulkan, dengan disertai rancangan

database dan spesifikasi program. 3.4 Proses Bisnis

Berikut proses sistem berjalan pada Kantor Pelabuhan Perikanan Sungailiat :

a. Proses Pendataan Pegawai

Bagian Kepegawaian memberikan

form data pegawai ke masing – masing bidang pegawai, lalu pegawai mengisi

form data pegawai kemudian

dikembalikan lagi ke bagian

kepegawaian (Tata Usaha).

b. Proses Mutasi Pegawai

Proses pendataan pegawai masuk dan keluar pada Kantor Camat Namang

Bangka Tengah yaitu pegawai

menerima SK Mutasi dari BKD (Badan

Kepegawaian Daerah) dan

menyerahkannya ke bagian

kepegawaian Kantor Camat Namang Bangka Tengah.

c. Proses Cuti Pegawai

Pegawai membuat surat pengajuan permohonan cuti dan diserahkan ke

bagian kepegawaian, selanjutnya

bagian kepegawaian memeriksa

kondisi cuti pegawai tersebut apakah masih ada ataukan sudah habis, apabila kondisi cuti sudah habis maka bagian kepegawaian memberikan konfirmasi ke pegawai bahwa masa cuti telah habis, dan apabila kondisi cuti masih ada maka bagian kepegawaian akan

menyerahkan ke kepala camat,

(4)

oleh kepala camat dan akan didisposisi, kemudian bagian kepegawaian akan membuat surat cuti pegawai yang telah ditandatangani camat untuk diserahkan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah), selanjutnya BKD memproses surat cuti tersebut.Setelah selesai diproses surat cuti tersebut dikirim ke kantor camat yang bersangkutan, selanjutnya bagian

kepegawaian mengisi kartu cuti

pegawai dan memberi konfirmasi ke pegawai sudah boleh cuti terhitung tanggal cuti sampai batas waktu yang telah ditentukan.

d. Proses Usulan Kenaikan Pangkat

Bagian kepegawaian mengajukan

permohonan usulan kenaikan pangkat. Bagian kepegawaian akan membuat

surat pengantar usulan kenaikan

pangkat pegawai kepada camat untuk

ditandatangani yang kemudian

diserahkan ke BKD. Setelah

diserahkan ke BKD maka akan dilakukan pengecekan kelengkapan persyaratan. Juka persyaratan tidak

lengkap maka BKD akan

mengkonfirmasikan ke bagian

kepegawaian agar dapat melengkapi persyaratan namun apabila persyaratan tidak lengkap maka BKD akan serah surat keputusan (SK) kenaikan pangkat

yang diserahkan ke bagian

kepegawaian.

e. Proses Surat Tugas Pelatihan

Bagian Kepegawaian Daerah (BKD)

mengirim surat tugas ke dinas,

kemudian camat menerima dan

mendisposisi surat tugas, kemudian camat serah surat tugas yang di

disposisi, bagian kepegawaian

membuat surat tugas dan buat

disposisi, kemudian bagian

kepegawaian menyerahkan surat tugas dan disposisi, lalu pegawai terima penunjukan dan surat tugas, kemudian

melengkapi administrasi dan

persyaratan dan mengikuti kegiatan tugas, kemudian pegawai membuat

laporan dan serah sertifikat, dan bagian kepegawaian menerima laporan dan sertifikat.

f. Proses Kenaikan Gaji Berkala

Bagian Kepegawaian memeriksa masa kerja, apabila belum sampai 2 tahun

maka bagian kepewaian akan

membatalkan pengajuan kenaikan gaji berkala, dan apabila masa kerja mencukupi 2 tahun maka bagian kepegawaian membuat Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala mengusulkan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD), kemudian BKD terima usulan kenaikan gaji berkala, lalu menyerahkan SK

kenaikan gaji berakala, bagian

kepegawaian menerima SK kenaikan gaji berkala dan menyerahkan SK kenaikan dan pegawai menerima SK.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Use Case Diagram

a. Use Case Diagram Master

Gambar 4.1 Use Case Diagram Master b. Use Case Diagram Transaksi Mutasi

Gambar 4.2

Use Case Diagram Transaksi Mutasi c. Use Case Digram Transaksi Cuti Pegawai

Gambar 4.3

Use Case Diagram Transaksi Cuti Pegawai d. Use Case Laporan

Bag.Kepegawaian Entry Data Pegawai Pegawaian

Bag.Kepegawaian Entry SK Mutasi BKD

Entry Permohonan Cuti

Pegawai

Bag.Kepegawaian

Cetak Surat Pengantar Cuti

BKD Entry Surat Cuti

(5)

Gambar 4.5 Use Case Laporan

4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)

PKP Pegawai SPC SKPKP SK Mutasi Surat Cuti SUKGB Surat Tugas Permohonan Cuti SKKGB Ajukan buat Berikan Dapat Terima Lakukan Cetak Usulkan Hasilkan NoPerCut TglPerCut LamaCuti TGlMUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti NoPengCuti TglPerCuti LamaCuti TGlMUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti NoPerCut NoPengCut NoSrtCuti TglSrtCuti LamaHariCuti TglMulai TglAkhir NoPengCut NoSrtCUti Nip Nama Alamat JenKel Gelar UnitKerja Golongan Gapok Jabatan Pangkat NoMutasi TglMutasi Golongan Gelar Ket Nip NoMutasi Nip NoPerCut Ket PerCut NoSrtTugas TglSrtTgas Perihal DasarSurat NoSrtTugas Nip KetSrtTgs NoPKP TglPKP UnitKerja Ket Nip NoPKP KetPKP NoUrutSKKP TglSKKP GapokLama GapokBaru MasaKerja NoPKP NoUrutSKKP NoSUKGB TglSPKGB GapokLama GapokBaru MasaKerja NoUrutSKKGB TglSKKGB NoSUKGB NoUrutSKKGB Nip NoSUKGB M 1 M 1 1 1 1 M 1 M N M 1 1 N M N M Gambar 4.6

ERD (Entity Relationship Diagram)

4.3 Struktur Tampilan SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI PADA

KANTOR CAMAT NAMANG BANGKA TENGAH

TRANSAKSI LAPORAN

MASTER KELUAR

DATA PEGAWAI ENTRY MUTASI

ENTRY PERMOHONAN CUTI ENTRY SURAT PENGANTAR CUTI ENTRY CUTI ENTRY PERMOHONAN KENAIKAN PANGKAT CETAK LAPORAN CUTI CETAK LAPORAN KENAIKAN PANGKAT CETAK LAPORAN GAJI BERKALA CETAK MUTASI CETAK SURAT TUGAS ENTRY SK KENAIKAN PANGKAT ENTRY SURAT USULAN KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SK KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SURAT TUGAS Gambar 4.7 Struktur Tampilan 4.4 Rancangan Layar

a. Rancangan Layar Menu Utama

MENU UTAMA

MENU UTAMA

MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANANG BANGKA TENGAH

JL.KOBA KM24 NAMANG

Gambar 4.8

Rancangan Layar Menu Utama b. Rancangan Layar Entry Data Pegawai

Entry Data Pegawai

Entry Data Pegawai

NIP Nama Alamat Jenis Kelamin Gelar Unit Kerja Golongan Gaji Pokok Jabatan Pangkat Input Input Input Input Input Input Input Input Input SIMPAN UBAH BATAL HAPUS KELUAR Input

DisplayTtl DisplayGelar Z Display Unit Kerja Z Display Golongan Z Jenis Kelamin

DisplayNIP DisplayNama DisplayAlamt Gaji PokokDisplay DisplayJabatan PangkatDisplay Z Z

Z Z Z Z

Z

Gambar 4.9

Rancangan Layar Entry Data Pegawai

c. Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan

Cetak Pengantar Kenaikan Pangkat

Cetak Pengantar Kenaikan Pangkat

Nomor Pengantar Kenaikan Pangkat Tanggal Pengantar Kenaikan Pangkat

Golongan Lama Golongan Baru Nip Nama Cari Input Simpan Batal CETAK Keluar Input Keterangan Input Input Display Input Input Gambar 4.10

Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan

Cetak Laporan Kenaikan Pangkat

Bag.Kepegawaian

Cetak Laporan Cuti

Cetak Laporan Kenaikan Gaji Berkala

Cetak Laporan Mutasi

(6)

d. Rancangan Layar Entry Surat Usulan Entry Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala

Entry Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala

Nomor Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala Tanggal Surat Pengantar Kenaikan Gaji Berkala

Input SIMPAN BATAL CETAK KELUAR Input Nip Nama Cari Input Input Golongan Lama Golongan Baru Input Input Gambar 4.11

Rancangan Layar Entry Surat Usulan e. Rancangan Layar Cetak Laporan

Cetak Laporan Cuti

Cetak Laporan Cuti

CETAK

Tanggal Pilih s/d Tanggal Pilih

Laporan Cuti

KELUAR

Gambar 4.12

Rancangan Layar Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan

4.5 Sequence Diagram

a. Sequence Diagram Entry Data Pegawai

Gambar 4.13

Sequence Diagram Entry Data Pegawai b. Sequence Diagram Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan

Gambar 4.14

Sequence Diagram Entry Daftar Kenaikan Pangkat-Jabatan

c. Sequence Diagram Entry Surat Usulan

Gambar 4.15

Sequence Diagram Cetak Surat Usulan d. Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat dan Jabatan

(7)

Gambar 4.16

Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Sistem terkomputerisasi yang sudah

ada sangat mendukung proses kerja di kantor camatan namang.

b. Melalui sistem komputerisasi di kantor

camat namang , menyimpan dokumen tidak lagi terpaku pada.

c. Telah dibangun Aplikasi Sistem

Informasi Kepegawaian pada Kantor

Camat Namang Bangka Tengah

dengan berbasis program visual basic 2008.

d. Penerapan metode berorientasi obyek

ini dilahirkan memudahkan

perhitungan atas transaksi yang terjadi,

sehingga tidak terjadi kesalahandalam

pengolahan data-data pegawai

5.2 Saran

Saran tersebut antara lain:

1.Diharapkan menggunakan sistem

komputerisasi di Kantor Camat Namang Bangka Tengah sehingga proses pengolahan data pegawai tetap berjalan sesuai prosedur instansi.

2.Meningkatkan kualitas sumebr daya

manusia dengan memberikan pelatihan, penegtahuan dan keterampilan dalam bidang computer dan sistem yang dipakai oleh Kantor Camat Namang Bangka Tengah. 3.Dilakukan back up dan sistem keamanan secara aberkala terhadap data-data yang penting proses pengolahan data pegawai untuk mengantisipasi keadaan yang tidak

diingikan.

Daftar Pustaka

[1] Sutabri, Tata. Analisis Sistem

Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi,2012 [2] Sutanta, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual: Andi Yogyakarta, 2011

[3] Bruegge Bernd and Allen H. Dutoit. ”Object-Oriented Software Engineering Using UML, Patterns and Java Third Edition”: Pearson, 2010 Farroll, joyce, “An Object-Oriented Approach to

[4] Winarno, Edy, Step by Step Visual Basic.Net: PT Elex Media Komputindo, 2013

[5] Widjaya, Iwan Kurniawan. Manajemen Proyek Teknologi Informasi: Graha Ilmu, 2013 [6] Stakeholder, http://anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/0 3/STAKEHOLDERS.3.pdf, diakses 16 Maret 2014 [7]Project Execution Plan,http://energy.gov/management /downloads/sample-project-execution-plan, diakses 16 Maret 2014

[8] Farroll, joyce, “An Object-Oriented Approach to Programming Logic and Design”: International Edition”, 2011

Gambar

Gambar 4.1  Use Case Diagram Master  b. Use Case Diagram Transaksi  Mutasi
Gambar 4.5  Use Case Laporan

Referensi

Dokumen terkait

Global Trend Intermedia (GTI) sebagai salah satu pengelola jasa Internet TV,menangkap peluang bisnis Internet TV ini.Sebagai pemula dalam bisnis ini PT GTI perlu kiranya

1) Guru bersoal jawab dengan murid tentang kata sendi nama dan kata tanya. 2) Guru membimbing murid membaca teks yang bertajuk “Permata”.. 3) Murid melengkapkan teks dengan kata

Mereka menyiapkan versi peningkatan kemampuan teknologi Wi-Fi saat ini dari segi laju data (Pokja n), quality of service (QoS) (Pokja e), dan keamanan (Pokja i), sehingga

Untuk melakukan analisis program GenRe, penulis juga mengambil pengertian tentang program ini yaitu bahwa program Generasi Berencana adalah suatu program untuk

Oleh karena terdapat banyak hal yang merugikan apabila perusahaan tidak melakukan penyampaian laporan keuangan perusahaannya secara tepat waktu, dimana selain kerugian

Sistem pengendalian internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang

(1) Bidang Kesehatan Masyarakat dipimpin oleh Kepala Bidang, mempunyai tugas pokok membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan perumusan kebijakan operasional di bidang kesehatan