PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Era globalisasi telah memperketat persaingan bisnis dalam pasar. Berbagai perusahaan berusaha untuk menerapkan strategi-strategi terbaik agar dapat bertahan, bahkan maju dalam persaingan tersebut. Untuk dapat bertahan dalam persaingan dunia industri, perusahaan harus mampu memperhitungkan setiap langkah yang akan diambil dari segala aspek. Aspek yang memiliki pengaruh paling besar dan sebagai parameter bertahannya suatu perusahaan adalah biaya, dan bicara mengenai pentingnya mengelola persediaan sebagai suatu daya saing perusahaan
Dalam menjalankan proses bisnisnya, setiap perusahaan tidak pernah luput dari pemakaian alat-alat tulis, atau bagi beberapa perusahaan disebut sebagai office supplies. Meskipun sering terlihat remeh, namun keberadaan barang-barang alat tulis kantor secara tidak langsung dapat berdampak pada jalannya proses bisnis, baik operasional maupun administrasi.
Pemakaian alat-alat tulis bagi perusahaan besar membutuhkan biaya tersendiri yang dapat dikategorikan cukup besar. Untuk menanganinya biasanya perusahaan menunjuk suatu sub divisi tertentu yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan alat tulis kantor. Sub divisi tersebut selanjutnya bertanggung jawab terhadap pengontrolan aliran alat tulis kantor serta menjamin ketersediaan alat tulis kantor untuk memenuhi kebutuhan karyawan.
penerimaan oleh pihak perusahaan, proses permintaan barang (request) oleh karyawan
(requestor), sampai kepada penerimaan barang tersebut oleh karyawan.
PT Freeport Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan barang tambang dan telah dikenal luas hingga ke manca negara. Proses bisnis utama PT Freeport Indonesia adalah pertambangan yang berlokasi di Tembagapura, Papua, dengan kantor pusat di Jakarta. Sebagai perusahaan besar, PT Freeport Indonesia tidak luput dari kegiatan administrasi yang membutuhkan persediaan logistik untuk peralatan tulis kantor. PT Freeport Indonesia kantor Jakarta masih belum memiliki sistem informasi yang terintegrasi untuk melayani permintaan alat tulis kantor. Aplikasi sederhana yang digunakan untuk pencatatan pemakaian saat ini masih berbasiskan Access, semua permintaan yang masuk dikumpulkan dan di-update ke dalam aplikasi tersebut setiap minggunya. Fungsi dari aplikasi ini adalah untuk membantu petugas Office Services dalam memproduksi laporan bulanan pemakaian alat tulis kantor.
Proses permintaan alat tulis kantor pada PT Freeport Indonesia kantor Jakarta dimulai dengan masuknya permintaan penyediaan alat tulis kantor melalui e-mail. Permintaan tersebut akan diproses apabila telah memperoleh persetujuan dari supervisor karyawan yang melakukan permintaan. Setelah persyaratan dipenuhi, petugas dari
OfficeServices akan melakukan pengecekan langsung ke gudang untuk memastikan
Gambar 1.1 Flow Chart Proses Permintaan Alat Tulis Kantor
Proses pemesanan kembali barang-barang kebutuhan alat tulis kantor dilakukan setiap bulannya atau pada saat habisnya stok item tertentu. Sebelum melakukan pemesanan, petugas mendata setiap item yang menjadi stok di gudang. Penetapan jumlah barang yang akan dipesan berdasarkan perkiraan dengan mengacu pada data historis pemakaian serta pemesanan untuk barang tersebut di bulan-bulan yang telah lewat.
Gambar 1.2 Flow Chart Proses Pemesanan Kembali
Sebagai perusahaan industri, pengendalian dan perencanaan suatu aktivitas merupakan suatu karakteristik yang mendasar, sebab pengendalian yang efektif untuk segala jenis kebutuhan dan biaya pengeluaran akan mengarah pada perolehan laba dalam suatu perusahaan. Karena itu tim manajemen dari PT Freeport Indonesia menganggap
perlu dilakukan pembaharuan sistem gudang untuk kantor Jakarta yang dapat mendukung aktivitas pelayanan dan pengadaan alat tulis kantor guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan serta memudahkan dalam melakukan pengawasan terhadap aliran keluar masuknya barang dari dan ke gudang.
Dari permasalahan tersebut maka dilakukan penelitian dan perancangan ulang mengenai sistem persediaan barang-barang alat tulis kantor dengan judul ”Perancangan Ulang Sistem Warehouse Requisition yang Terintegrasi Untuk Stationary pada PT Freeport Indonesia”.
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dimasa yang akan datang oleh PT Freeport Indonesia sehingga dapat terus meningkatkan kinerja perusahaan.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
Permasalahan mengenai persediaan alat tulis kantor pada PT Freeport Indonesia kantor Jakarta yang sering ditemui ialah berlimpahnya stok barang untuk beberapa item seperti hanging file, folder letter, dan writing pad dan kejadian habisnya barang (stock
out) untuk item yang bergerak cepat (fast moving item) seperti photocopy paper, dan envelope.. Belum teraturnya penetapan jumlah barang yang harus disimpan serta jadwal
kedatangan barang yang tidak tentu merupakan penyebab timbulnya permasalahan utama di atas. Terjadinya stock out berimplikasi terhadap tingkat pelayanan, sedangkan penumpukan item-item tertentu dianggap oleh perusahaan sebagai ”uang mati”.
Kesulitan dalam penjadwalan disebabkan perusahaan belum menerapkan perencanaan yang terintegrasi. Semua proses berjalan secara manual, penggunaan
metode minimum/maksimum untuk menetapkan jumlah barang yang harus dipesan masih belum berjalan dengan maksimal karena lebih mengandalkan perkiraan dan nilai yang tertera dianggap sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan karyawan yang telah mengalami pengembangan untuk segi jumlah.
Ketidakpastian pengiriman dari pihak supplier memberi dampak kepada waktu tunggu yang berubah-ubah. Keterlambatan yang tidak diperkirakan merupakan penyebab habisnya persediaan barang karena permintaan yang terus menerus datang. Untuk pemenuhan permintaan, karyawan diminta bersabar hingga supplier dapat mengirimkan barang.
Pengawasan terhadap barang-barang yang diminta acap kali tidak dapat dikendalikan. Permintaan masuk melalui e-mail dan persetujuan supervisor untuk permintaan tersebut juga dilakukan melalui e-mail. Tidak jarang ditemui kejadian terdapatnya penambahan permintaan yang dilakukan oleh requestor setelah supervisor memberikan persetujuan. Selain itu permintaan melalui e-mail masih belum memiliki standar format yang pasti dan hal ini menyebabkan petugas sering melakukan kesalahan saat menyampaikan barang-barang yang diminta oleh requestor.
Manajemen PT Freeport Indonesia telah lama memikirkan solusi untuk menanggulangi permasalahan gudang Jakarta, yaitu dengan mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi. Oleh sebab itu akan dilakukan perancangan ulang sistem informasi persediaan sehingga mampu menunjang kebutuhan persediaan alat tulis kantor serta membantu petugas dalam memantau aliran keluar masuk barang sebagai pertanggungjawabannya kepada manajemen.
1.3 Ruang Lingkup
Skripsi ini akan merancang aplikasi sistem informasi yang dapat mendukung proses persediaan alat tulis kantor, permintaan yang dilakukan oleh requestor, sampai kepada penyajian data sebagai laporan untuk tingkat manajer. Agar penyelesaian masalah menjadi lebih terarah dan jelas, maka penulis membatasi ruang lingkup sebagai berikut:
• Penelitian dilakukan pada PT Freeport Indonesia kantor Jakarta.
• Pembahasan yang dilakukan hanya diarahkan pada persediaan peralatan tulis kantor yang secara rutin dipesan dan digunakan oleh karyawan PT Freeport Indonesia yang bekerja di kantor Jakarta.
• Data yang digunakan untuk penelitian pendahuluan berdasarkan data historis pemakaian dari bagian Office Services periode Januari 2007- Desember 2007. • Metode peramalan yang digunakan untuk mengetahui perkiraan jumlah
pemakaian barang adalah metode yang sesuai dengan pola data pemakaian yang dimiliki oleh perusahaan.
• Perancangan sistem informasi ini merupakan usulan bagi perusahaan untuk dari yang sebelumnya berjalan secara manual dan dengan tujuan guna meminimalkan pekerjaan manual yang dapat menimbulkan resiko terjadinya kesalahan dalam pemrosesan data.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah:
• Memberikan rancangan metode peramalan yang terbaik terhadap penggunaan peralatan tulis kantor, sehingga dapat mempermudah perusahaan, dalam hal ini pihak Office Services untuk melakukan perencanaan pembelian.
• Merancang ulang metode sistem persediaan alat tulis kantor yang sesuai kebutuhan perusahaan.
• Mennghitung jumlah stok pengaman untuk mengantisipasi lonjakan-lonjakan permintaan yang disebabkan oleh kegiatan-kegiatan tahunan yang rutin diselenggarakan seperti audit, banking fair, perayaan hari besar agama, perayaan hari merdeka, dan lain-lain.
• Merancang suatu aplikasi sistem informasi yang mendukung proses permintaan dan pengendalian persediaan pada perusahaan.
1.4.2 Manfaat Penelitian a. Perusahaan
Skripsi ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan terutama dalam hal-hal sebagai berikut:
1. PT Freeport Indonesia kantor Jakarta dapat memperkirakan besarnya pengeluaran untuk kebutuhan barang-barang alat tulis kantor.
2. Memberikan kemudahan bagi pihak Office Services untuk melakukan perencanaan dan penjadwalan persediaan yang baik.
3. Membantu pihak Office Services untuk menurunkan tingkat persediaan tanpa mengurangi tingkat pelayanannya kepada karyawan. 4. Memberikan kemudahan untuk menyajikan laporan secara cepat bagi
tingkat manajer. b. Penulis
Melalui skripsi ini penulis berharap dapat memberikan tambahan referensi untuk materi yang berkaitan dengan sistem persediaan. Selain itu penulis juga berharap dapat memenuhi persyaratan tugas akhir untuk memperoleh gelar sarjana.
1.5 Gambaran Perusahaan
PT. Freeport Indonesia (PTFI) merupakan penghasil tembaga yang berasal dari bijih besi mineral dengan kandungan mineral emas dalam jumlah yang cukup besar. Semenjak didirikan, PTFI berkomitmen dengan pemerintah Indonesia untuk menghasilkan sesuatu yang sangat bermanfaat bagi bangsa Indonesia. PTFI terus berupaya untuk menjadi mode pembangunan ekonomi di Indonesia yang mengolah sumber alam dan memaksimalkan manfaat sosial bagi bangsa termasuk masyarakat Papua. Perusahaan juga terus bekerja untuk meminimalkan dampak lingkungan dan bertekad untuk terus memperbaiki setiap aspek operasi. Bentuk komitmen PTFI dapat
terlihat dalam usaha penanaman kembali pepohonan (reboisasi) di wilayah yang terkena dampak, serta upaya kuat untuk melindungi lingkungan dan melestarikan keseimbangan alam di daerah operasi. Untuk pembuktian usaha perlindungan lingkungan, perusahaan selalu mengadakan audit tahunan terhadap pengelolaan sistem lingkungan dan secara sukarela.mengadakan audit eksternal.
PTFI melakukan audit tahunan secara sukarela terhadap sistem pengelolaan dan pemantauan lingkungan yang dilakukannya. Audit independent eksternal diselenggarakan pada tahun 2001 oleh Societe Generale de Surveillance (SGS) internasional untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001 bagi Sistem Pengelolaan Lingkungan PTFI. Audit yang dilakukan SGS menghasilkan rekomendasi sertifikasi ISO 14001 bagi kegiatan operasi tambang dan pabrik pengelolaan PTFI, dan sertifikasi pun dianugerahkan pada bulan Desember 2001.
1.5.1 General Affair – Office Services
General Affair (GA) adalah salah satu unit bisnis dari PTFI yang bertugas
memberikan pelayanan kepada eksekutif dan staff untuk segala keperluan yang berkaitan dengan kebutuhan kantor. Dalam menjalankan tugasnya GA pada PTFI dibagi menjadi beberapa sub unit bisnis sesuai dengan tanggung jawabnya, salah satunya adalah Office Services
Office Services merupakan sub divisi yang bertanggung jawab terhadap office supplies, office space management, mail services, document reproduction, office building maintenance, office building access, Personal Effects Consignment (PE) services pada PTFI.
1.5.2 Visi, Misi, dan Tujuan
1.5.2.1 Visi, Misi, dan Tujuan PTFI
Visi
Setelah ditemukannya tambang tembaga dan emas di gunung Ertsberg dan Gresberg pada tahun 1988, visi PTFI semakin jelas dan terencana, yaitu “Untuk mengeksplorasi tambang tembaga dan emas tersebut agar dapat diolah serta dipergunakan dengan sebaik-baiknya”, sehingga setiap unit dituntut untuk melaksanakan pekerjaan secara maksimal, sehingga visi perusahaan menjadi acuan bagi setiap unit untuk mencapainya.
Misi
PTFI berusaha keras untuk menjadi penghasil tambang terbesar dan termurah di antara industri tambang lainnya.
Sebagai tim dengan budaya perusahaan yang terpadu dan yang berfokus pada tujuan bisnis, PTFI bangga atas pendekatan yang agresif, cepat, dan dikelola secara baik terhadap pengembangan, produksi, dan pencarian kandungan bijih baru.
PTFI memaksimalkan keuntungan dan nilai pemegang saham tanpa mengesampingkan komitmennya terhadap perbaikan berkelanjutan dalam hal keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan, hubungan dengan pemerintahan dan masyarakat local, tanggung jawab individual, kerja sama tim, komunikasi
yang terbuka, dan sumber daya perusahaan yang paling penting, yaitu karyawannya.
Tujuan
Tujuan PTFI adalah:
1. Mengeksplorasi, menambang, memproses, dan memasarkan konsentrat tembaga dan produk-produk lainnya dari wilayah Kontrak Karya PTFI di Papua.
2. Melakukan usaha yang menguntungkan dan menciptakan nilai tambah dalam rangka mendatangkan laga bagi para pemegang saham, karyawan, dan Pemerintah Republik Indonesia, sehingga mampu menarik investasi-investasi lain dalam bisnis PTFI di Indonesia.
3. Mendorong terciptanya suatu lingkungan kerja yang menantang dan mendirikan sebuah organisasi yang sesuai untuk mencapai tujuan-tujuannya, dengan para karyawan yang memiliki motivasi, kemampuan, tanggung jawab dan komitmen yang tinggi.
1.5.2.2 Visi, Misi, dan Tujuan Office Services
Visi
meningkatkan produtivitas melalui standar kualitas pelayanan yang konsisten kepada seluruh karyawan, staf, manajemen, serta rekanan bisinis guna mendukung operasi bisinis PTFI
Misi
• Mendukung tujuan perusahaan dengan memberikan pelayanan yang sempurna kepada para karyawan, staf, manajemen, serta rekanan bisnis dengan kehangatan, keramahan, serta sikap kerja yang profesional.
• Menangani proses administrasi, transaksi, dan permintaan karyawan dengan tepat, cepat, dan lengkap
• Mendukung perusahaan dalam berbagai program dan kegiatan dengan orientasi pemuasan pelayanan untuk karyawan
1.5.3 Struktur Organisasi
Gambar 1.3 Struktur Organisasi PT Freeport Indonesia
1.5.3.2 Struktur Organisasi Office Services
Chief Coordinating Executive
Section Head of General Affair &
QOL
Officer Office Services Officer
Admin & Doc. Control
Receptionist Mail Room Office Boy
Office Services Jakarta General Affair
Sr. Officer Office Services &
Admin
Line connector Line report
Clerk, Office Supplies
