BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

11 

Loading.... (view fulltext now)

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

31

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju sekarang ini, banyak sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang dan bergerak dibidang ekonomi maupun jasa. Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa adalah perhotelan. Dengan adanya perhotelan ini akan memudahkan para konsumen untuk memesan atau menyewa kamar hotel dalam jumlah banyak. Karena dihotel ini mempunyai banyak persediaan kamar dengan waktu yang relatif cepat, mengenai mahal ataupun murah harga sewa tergantung dari jenis kamar itu sendiri.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Hotel Mega Matra, Hotel yang berbintang 2 yang berlokasi di Jl. Matraman Raya No.115 Jakarta Timur, dikonsep secara khusus untuk kebutuhan bisnis dan juga liburan. Hotel Mega Matra Didirikan oleh seorang pengusaha bernama Datu Basa. Hotel Mega Matra berdiri diatas lahan 1 hektar dan mulai beroperasi pada tahun 1995. Hotel Mega Matra awalnya hanya memiliki kamar 70 dan berkembang menjadi

(2)

338 kamar sampai sekarang.Hotel Mega Matra juga dilengkapi dengan fasilitas room,

cafe, dan restaurant, akses internet 24 jam (freewi_fi), dan meeteng room dengan

kapasitas hingga 500 orang.

Hotel Mega Matra memiliki arsitektur yang modern dan semi klasik yang memiliki 60 unit kamar Bussiness A, 60 unit kamar Bussiness B, 66 unit kamar

Superior Twin, 108 Superior Double, 16 unit kamar Deluxe Plus, dan 28 unit kamar Deluxe.

Dimana masing-masing kamar dilengkapi dengan Fasilitas TV (Lokal TV dan

Indovision), Air Conditioner, Telephone, Shower, Hot dan Cold Running Water, DoubleBed 160 x 200, Sofa dan Coffee Table, Mineral Water.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengelolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki Hotel Mega Matra adalah :

(3)

:

Gambar III.1 Struktur Organisasi Hotel Mega Matra

Fungsi-fungsi dari tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Front Office Manager Departemen Head

a. Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengawasi karyawan front office b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer

hotel, etika menerima telepon, dan standar operasional yang ada di hotel. c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga

kamar

d. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan.

FRONT OFFICE MANAGER FRONT OFFICE SUPERVISOR ADMINISTRASI & RESERVATION FRONT DESK AGEN

(4)

e. Menjaga kedesiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.

f. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata-rata harga kamar.

2. Front Office Supervisor

a. Membantu pekerjan front office manager dalam hal control dan administrasi b. Memantau operasional di front office

c. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge d. Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai

e. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir

f. Menangani keperluan tamu yang membuutuhkan bantuan

3. Administrasi dan Reservation

a. Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang baik dan maksimal.

b. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu.

c. Mencatat dan memproses pemesanan kamar yang dilakukan dengan berbagai macam media.

(5)

e. Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi.

4. Front Desk Agen

a. menawarkan harga kamar dan meningkatkan harga jual kamar kepada tamu bila memungkinkan.

b. Membantu mengkoordinir pada bagian Front Desk Departemen dan Housekeeping Departemen.

c. Memastikan bahwa pembayaran dan kredit yang benar diposting ke folio tamu yang sesuai.

d. Menanggapi pertayaan tamu.

e. Menyediakan administrasi, penerimaan dan dukungan program untuk menejemen dan staff.

f. Mengelola aktifitas telepon, termasuk menyediakan pengetahuan umum untuk penelpon.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur penyewaan kamar hotel pada Hotel Mega Matra adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Pemesanan Kamar

Prosedur pemesanan kamar yang dilakukan pada hotel Mega Matra adalah customer datang langsung atau via telepon dengan menyerahkan Room

(6)

Reservation Form (RRF) kebagian Receptionist. Setelah itu

Receptionistmenyerahkan RRF tersebut ke Marketing untuk di acc. Lalu marketing

membuat Reservation Confirmation (RC). b. Prosedur Persetujuan dan pembuatan Invoice

Setelah RC dibuat Marketing lalu RC disetujui dan diserahkan ke Customer. Sedangkan data RRF disimpan di dalam arsip RRF ACC. Lalu Marketing mengambil data dari arsip Room Reservation Form (RRF) untuk dibuat invoice, Setelah itu invoice diserahkan ke customer dan lembar satunya diarsipkan ke dalam arsip invoice.

c. Prosedur Pembayaran

Proses pembayaran dilakukan dengan mengambil data dari arsipRoom Reservation

Form (RRF) oleh marketing untuk dibuat invoice. Setelah itu Invoicediserahkan ke customer dan lembar satunya diarsipkan ke dalam arsip Invoice.

d. Prosedur Pembuatan Laporan

Setelah transaksi selesai Marketing membuat laporan berdasarkan data yang ada di arsip kwitansi lalu laporan penyewaan tersebut diserahkan kepada manager.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan pada hotel Mega Matra Jakarta, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.

(7)

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

RRF : Room Reservation Form RC : Reservation Confirmation

(8)

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :

RRF : Room Reservation Form

RC : Reservation Confirmation

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Keterangan :

RRF : Room Reservation Form

(9)

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan sfesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penyewaan kamar hotel. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.5.1 Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem penyewaan kamar di Hotel Mega Matra Jakarta.

Nama Dokumen : Room Reservation Form

Fungsi : Untuk pemesanan kamar

Sumber : Customer

Tujuan : Resepsionist

Frekuensi : Setiap kali pemesanan kamar

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-1

3.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Reservation Confirmation

Fungsi : Untuk persetujuan sewa kamar

(10)

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali persetujuan penyewaan kamar

Jumlah : 2 lembar

Bentuk : Lampiran A-2

2. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Untuk transaksi pembayaran sewa kamar

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Cetakan komputer

Frekuensi : Setiap kali pembayaran sewa kamar

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-3.

3.6 Permasalahan

Sistem penyewaan kamar yang telah berjalan di Hotel Mega Matra umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses pengelolaan data penyewaan pada Hotel Mega Matra Jakarta menggunakan komputer, tetapi penulis melihat masih adanya kelemahan pada Hotel Mega Matra Jakarta tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :

1. Proses pemesanan kamar tidak dilakukan secara langsung di web Hotel melainkan lewat Travelation yang bekerja sama dengan Hotel Mega Matra.

(11)

2. Proses pembayaran dilakukan secara Via transfer melalui nomor rekening

Travelation sementara hotel sudah mempunyai nomor rekening tersendiri.

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibentuknya web untuk pemesanan kamar hotel agar customer tidak melakukan pemesanan melalui travelation lagi tetapi langsung ke Hotel Mega Matra dan juga pembayaran dilakukan dengan via transfer secara langsung ke nomor rekening Hotel Mega Matra agar customer lebih cepat mendapatkan informasi secara jelas. Dengan adanya alternatif pemecahan masalah ini, diharapkan proses penyewaan kamar pada Hotel Mega Matra Jakarta dapat berjalan lebih maksimal lagi.

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :