31
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju sekarang ini, banyak sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang dan bergerak dibidang ekonomi maupun jasa. Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa adalah perhotelan. Dengan adanya perhotelan ini akan memudahkan para konsumen untuk memesan atau menyewa kamar hotel dalam jumlah banyak. Karena dihotel ini mempunyai banyak persediaan kamar dengan waktu yang relatif cepat, mengenai mahal ataupun murah harga sewa tergantung dari jenis kamar itu sendiri.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Hotel Mega Matra, Hotel yang berbintang 2 yang berlokasi di Jl. Matraman Raya No.115 Jakarta Timur, dikonsep secara khusus untuk kebutuhan bisnis dan juga liburan. Hotel Mega Matra Didirikan oleh seorang pengusaha bernama Datu Basa. Hotel Mega Matra berdiri diatas lahan 1 hektar dan mulai beroperasi pada tahun 1995. Hotel Mega Matra awalnya hanya memiliki kamar 70 dan berkembang menjadi
338 kamar sampai sekarang.Hotel Mega Matra juga dilengkapi dengan fasilitas room,
cafe, dan restaurant, akses internet 24 jam (freewi_fi), dan meeteng room dengan
kapasitas hingga 500 orang.
Hotel Mega Matra memiliki arsitektur yang modern dan semi klasik yang memiliki 60 unit kamar Bussiness A, 60 unit kamar Bussiness B, 66 unit kamar
Superior Twin, 108 Superior Double, 16 unit kamar Deluxe Plus, dan 28 unit kamar Deluxe.
Dimana masing-masing kamar dilengkapi dengan Fasilitas TV (Lokal TV dan
Indovision), Air Conditioner, Telephone, Shower, Hot dan Cold Running Water, DoubleBed 160 x 200, Sofa dan Coffee Table, Mineral Water.
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk mengelolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya.
Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki Hotel Mega Matra adalah :
:
Gambar III.1 Struktur Organisasi Hotel Mega Matra
Fungsi-fungsi dari tiap bagian adalah sebagai berikut :
1. Front Office Manager Departemen Head
a. Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengawasi karyawan front office b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer
hotel, etika menerima telepon, dan standar operasional yang ada di hotel. c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga
kamar
d. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan.
FRONT OFFICE MANAGER FRONT OFFICE SUPERVISOR ADMINISTRASI & RESERVATION FRONT DESK AGEN
e. Menjaga kedesiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
f. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata-rata harga kamar.
2. Front Office Supervisor
a. Membantu pekerjan front office manager dalam hal control dan administrasi b. Memantau operasional di front office
c. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge d. Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai
e. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir
f. Menangani keperluan tamu yang membuutuhkan bantuan
3. Administrasi dan Reservation
a. Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang baik dan maksimal.
b. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu.
c. Mencatat dan memproses pemesanan kamar yang dilakukan dengan berbagai macam media.
e. Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi.
4. Front Desk Agen
a. menawarkan harga kamar dan meningkatkan harga jual kamar kepada tamu bila memungkinkan.
b. Membantu mengkoordinir pada bagian Front Desk Departemen dan Housekeeping Departemen.
c. Memastikan bahwa pembayaran dan kredit yang benar diposting ke folio tamu yang sesuai.
d. Menanggapi pertayaan tamu.
e. Menyediakan administrasi, penerimaan dan dukungan program untuk menejemen dan staff.
f. Mengelola aktifitas telepon, termasuk menyediakan pengetahuan umum untuk penelpon.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Adapun prosedur penyewaan kamar hotel pada Hotel Mega Matra adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pemesanan Kamar
Prosedur pemesanan kamar yang dilakukan pada hotel Mega Matra adalah customer datang langsung atau via telepon dengan menyerahkan Room
Reservation Form (RRF) kebagian Receptionist. Setelah itu
Receptionistmenyerahkan RRF tersebut ke Marketing untuk di acc. Lalu marketing
membuat Reservation Confirmation (RC). b. Prosedur Persetujuan dan pembuatan Invoice
Setelah RC dibuat Marketing lalu RC disetujui dan diserahkan ke Customer. Sedangkan data RRF disimpan di dalam arsip RRF ACC. Lalu Marketing mengambil data dari arsip Room Reservation Form (RRF) untuk dibuat invoice, Setelah itu invoice diserahkan ke customer dan lembar satunya diarsipkan ke dalam arsip invoice.
c. Prosedur Pembayaran
Proses pembayaran dilakukan dengan mengambil data dari arsipRoom Reservation
Form (RRF) oleh marketing untuk dibuat invoice. Setelah itu Invoicediserahkan ke customer dan lembar satunya diarsipkan ke dalam arsip Invoice.
d. Prosedur Pembuatan Laporan
Setelah transaksi selesai Marketing membuat laporan berdasarkan data yang ada di arsip kwitansi lalu laporan penyewaan tersebut diserahkan kepada manager.
3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada hotel Mega Matra Jakarta, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
RRF : Room Reservation Form RC : Reservation Confirmation
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
RRF : Room Reservation Form
RC : Reservation Confirmation
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Keterangan :
RRF : Room Reservation Form
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan sfesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penyewaan kamar hotel. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem penyewaan kamar di Hotel Mega Matra Jakarta.
Nama Dokumen : Room Reservation Form
Fungsi : Untuk pemesanan kamar
Sumber : Customer
Tujuan : Resepsionist
Frekuensi : Setiap kali pemesanan kamar
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-1
3.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Reservation Confirmation
Fungsi : Untuk persetujuan sewa kamar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali persetujuan penyewaan kamar
Jumlah : 2 lembar
Bentuk : Lampiran A-2
2. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Untuk transaksi pembayaran sewa kamar
Sumber : Marketing
Tujuan : Customer
Media : Cetakan komputer
Frekuensi : Setiap kali pembayaran sewa kamar
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-3.
3.6 Permasalahan
Sistem penyewaan kamar yang telah berjalan di Hotel Mega Matra umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses pengelolaan data penyewaan pada Hotel Mega Matra Jakarta menggunakan komputer, tetapi penulis melihat masih adanya kelemahan pada Hotel Mega Matra Jakarta tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :
1. Proses pemesanan kamar tidak dilakukan secara langsung di web Hotel melainkan lewat Travelation yang bekerja sama dengan Hotel Mega Matra.
2. Proses pembayaran dilakukan secara Via transfer melalui nomor rekening
Travelation sementara hotel sudah mempunyai nomor rekening tersendiri.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibentuknya web untuk pemesanan kamar hotel agar customer tidak melakukan pemesanan melalui travelation lagi tetapi langsung ke Hotel Mega Matra dan juga pembayaran dilakukan dengan via transfer secara langsung ke nomor rekening Hotel Mega Matra agar customer lebih cepat mendapatkan informasi secara jelas. Dengan adanya alternatif pemecahan masalah ini, diharapkan proses penyewaan kamar pada Hotel Mega Matra Jakarta dapat berjalan lebih maksimal lagi.
