31 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Perusahaan
4.1.1. Sejarah Perusahaan
PT OTA Indonesia merupakan perusahaan furnitur yang dikelola secara manufaktur. Perusahaan ini mulai mengembangkan usaha di Indonesia sejak tahun 1999 dengan nama CV. Original Teka Art yang berlokasi di Jl. Imogiri Barat, Km 5 No 113 Jogjakarta dengan didukung 70 karyawan internal dan 1 konsultan yang berpengalaman di bidangnya. Sejak berdirinya PT OTA Indonesia, perusahaan sudah melakukan sistem pengendalian kualitas dengan baik, karena tujuan utama perusahaan adalah pasar ekspor, terutama untuk negara-negara eropa, bahkan perusahaan di berbagai negara di lima benua mengimpor furniture dari PT OTA Indonesia. dengan banyaknya delegasi seperti Otazen China di Shanghai, Otazen Europe di Barcelona, Otazen Caribe di Cancun serta PT OTA Indonesia sebagai Otazen Asia, perusahaan dengan mudah menarik perhatian Pasar Internasional dengan Reputasi yang dimiliki. Untuk menguasai pasar yang ada, PT OTA Indonesia menggunakan standar kualitas yang ada di Eropa dengan menggunakan sistem yang profesional.
Selama beberapa tahun PT OTA Indonesia menjalankan bisnisnya di Indonesia ternyata respon yang di dapat sangatlah baik. Sehingga pada pertengahan tahun 2000 PT OTA Indonesia meluncurkan fasilitas baru di
32
barcelona, termasuk kantor pusat dan gudang utama. Dimana produk-produk perusahaan digunakan untuk rumah tangga dan pengelolaan logistik seperti perhotelan. Perusahaan mengalami perkembangan dan terjadi peningkatan order secara terus menerus sehingga pada tahun 2007 kantor berpindah tempat ke alamat Jl. Makam Ronggowarsito Km. 0.5 Ngaran Mlese, Klaten, Jawa Tengah, Indonesia dan mengganti nama CV. Original Teka Art menjadi PT OTA Indnesia. Pindahnya lokasi perusahaan didasarkan pada salah satu pertimbangan yaitu agar dapat meningkatkan pelayanan secara lebih baik terutama pada aspek kualitas karena kualitas suatu produk akan mencerminkan perusahaan itu sendiri. Sehingga PT OTA Indonesia melakukan upaya penuh untuk mempertahankan serta meningkatkan kualitas produk dengan menyediakan lokasi baru yang luasnya mencapai 21.000m2 dan nyaman serta didukung dengan peralatan yang lebih modern dan lengkap.
Pada tahun 2015 PT OTA Indonesia mulai mengincar pasar domestik dengan membuka showroom dengan menggunakan brand Internasional Perusahaan yaitu PT Otazen Home yang berlokasi di Jl. Gejayan, no 1 (ring road utara), Yogyakarta menggunakan gedung tiga lantai yang digunakan semaksimal mungkin dengan lantai satu dan dua digunakan sebagai PT OTA Home dengan penyajian produk dalam bentuk satu set. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan konsumen untuk memilih sebuah desain interior yang inovatif. Sedangkan untuk lantai tiga digunakan untuk konsumen yang menginginkan bentuk retail.
33
Dengan Visi perusahaan yaitu Menjadi perusahaan furnitur yang profesional, Terpercaya dan Terpilih. Perusahaan telah mencapai visinya karena telah mampu mencapai misi yang ditargetkan yaitu menyelesaikan barang kepada konsumen tepat waktu dengan mengandalkan sistem pengendalian produksi dan operasi. ditambah dengan tingkat ketepatan dan pemenuhan standar kualitas yang dicapai menggunakan sistem pengendalian kualitas yang baik pada perusahaan, serta barang yang di produksi dapat memenuhi spesifikasi. dengan kerjasama yang terjadi dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat meningkatkan kemitraan dan kepercayaan dari seluruh mitra usaha sehingga dapat meningkatkan investasi bagi perusahaan dan peningkatan kesejahteraan karyawan.
4.1.2. Lokasi Perusahaan
PT OTA INDONESIA dengan alamat di Jl. Makam Ronggowarsito Km. 0.5 Ngaran Mlese, Klaten, Jawa Tengah, Indonesia. Adapun yang menjadi pemilihan lokasi tersebut adalah :
a. Memperbaiki dan meningkatkan penghasilan masyarakat disekitar perusahaan. Dengan membuka kesempatan kerja.
b. Mudah mendapatkan tenaga kerja.
c. Rencana pengembangan perusahaan menjadi lebih mudah karena biaya yang lebih ekonomis.
34 4.1.3. Struktur Organisasi PT OTA Indonesia
Structure P.T. OTA INDONESIA 2016
Semple Makers Team Studio desing QC Team Desing Head Sample Head CEO Local Market Marketing Manager Research & development R+D coordinator RR.HH. Coordinator Security Security Head Dpt. Security TEAM COMPONENT Operasional Purchasing Head ASS-Loading Finishing Milling 2 Row Material Wood Warehause Acc.
Warehause Milling 1 Sending Assembling 1 Acc & Packing Export Market Assembling 2 PRODUCTION QC Head Adm Accounting PPIC Manager Logistic
Admin Logistic Head RM-MILL II
Production Manager
Head production Export / Import Adm Accounting Financial Manager General Manager Internal Audit Gambar 3.1
Bagan Struktur Organisasi PT OTA Indonesia Sumber: PT OTA Indonesia, 2016
Pada gambar 3.1 diatas menunjukan Struktur organisasi PT OTA indonesia. CEO PT OTA memberi instruksi langsung kepada QC Head yang selanjutnya diteruskan kepada divisi QC dalam mengontrol produk sementara pada proses produksi dikontrol langsung oleh kepala produksi dan mendapat pengarahan dari manager produksi yang selanjutnya
35
informasi dilapangan diteruskan kepada General Manager dan CEO PT OTA Indonesia.
4.1.4. Proses Produksi Perusahaan
Proses produksi furnitur PT OTA Indonesia terdiri dari 6 proses yaitu:
a. Proses Sawmilling
Pada proses ini, kayu gelondongan dipotong sesuai kebutuhan menjadi papan/balok kayu.
b. Proses Kiln dry
Proses ini merupakan tahap pengeringan kayu. PT OTA Indonesia melakukan pengeringan buatan agar proses yang dilakukan lebih efisien. Pada tahap ini, kayu dimasukkan ke dalam oven, disusun dan ditumpuk. Kemudian dilakukan pengambilan sampel kayu untuk pengamatan dan diamati daftar tahap perubahan suhu dan kelembaban kayu untuk mengetahui apakah kayu yang dikeringkan telah sesuai dengan standar yang ditetapkan.
c. Proses Komponen
Proses ini terdiri dari dua bagian/divisi dengan tugas yang sama yang disebut dengan mill 1 dan mill 2. Pada tahap ini terdiri dari proses pemotongan, pembelahan, penyerutan dan pengeboran kayu sesuai dengan gambar/model berdasarkan jenis produk yang akan dibuat.
36
d. Proses Assembling
Proses ini merupakan tahap perakitan. Kayu-kayu yang telah di potong, serut, belah dan bor dirakit sesuai dengan bentuk furnitur yang akan dibuat.
e. Proses Finishing
Proses ini merupakan pelapisan akhir kayu menggunakan panel warna yang ditentukan.
f. Proses Packing
Proses ini merupakan tahap pengemasan furnitur sebelum dikirim atau diekspor.
4.1.5. Pengendalian kualitas perusahaan
Pengendalian kualitas yang dilakukan perusahaan yaitu a. Sistem Jaminan Kualitas
b. Mendokumentasi laporan masalah c. Pemberian solusi
d. Melakukan tinjauan ulang e. Melakukan monitoring
37 4.2 Pembahasan
4.2.1. Standar Kualitas Produk Ekspor PT OTA Indonesia
PT OTA Indonesia merupakan perusahaan furnitur yang awalnya hanya memproduksi furnitur untuk tujuan ekspor meskipun saat ini juga melayani konsumen domestik. Furnitur yang dihasilkan PT OTA Indonesia bertujuan untuk diekspor, sehingga furnitur-furnitur tersebut harus dapat bersaing dengan pasar internasional. Oleh karena itu, PT OTA Indonesia memproduksi furnitur dengan mengikuti standar kualitas Eropa melalui sistem profesional dan modern dikombinasikan dengan kekayaan khas daerah. Furnitur yang diproduksi oleh PT OTA Indonesia menggunakan standar kualitas Eropa agar dapat bersaing di pasar Internasional.
PT OTA Indonesia juga mengutamakan segi desain dari produknya. Desain-desain bervariasi sesuai dengan keinginan konsumen. Desain-desain dibuat artistik dan menarik serta sesuai dengan keinginan konsumen. Standar kualitas ini harus dipenuhi agar produk furnitur yang dihasilkan dapat memuaskan konsumen.
Kualitas hasil produksi furnitur PT OTA Indonesia selalu dijaga, setiap furnitur yang akan dibuat harus melalui tahap design engineering untuk mengetahui kualitas dan harga. Kualitas dibuat sebaik mungkin dengan tetap memperhatikan harga agar menghasilkan produk dengan kualitas baik dan dengan harga yang lebih murah. Dengan cara tersebut, PT OTA Indonesia dapat menjual furnitur dengan kualitas yang bagus dengan harga yang lebih murah. Produk tersebut dapat dihasilkan dengan
38
menggabungkan dua macam teknologi yaitu teknologi modern dan hand made. PT OTA Indonesia mengkombinasikan high technology dan hand made untuk menghasilkan kualitas dan artistik karya yang bagus. Nilai artistik dari furnitur-furnitur yang dihasilkan dapat dinikmati dari serat-serat kayu solid yang dapat diekspor meskipun menggunakan finishing beragam.
PT OTA Indonesia menerapkan standar kualitas produk ekspor yang ditetapkan atau dicek dari standar kualitas material awal, produk setengah jadi maupun produk jadi. Standar kualitas produk ekspor yang diterapkan PT OTA Indonesia antara lain:
a. Standar Kualitas Material Awal
Standar kualitas material awal yang diterapkan PT OTA Indonesia yang akan digunakan sebagai raw material furnitur meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Tidak ada mata mati pada kayu 2) Tidak ada kayu busuk pada kayu 3) Tidak ada totor kayu
4) Tidak ada blue stain pada kayu 5) Tidak ada warna putih pada kayu 6) Tidak ada mata mati pada top
7) Mata hidup pada kayu tidak lebih dari 5 dan diameternya tidak boleh lebih dari 5 mm
39
9) Kekeringan kayu maksimal 15%, untuk kayu jati kekeringan kayu maksimal 17%
b. Standar Kualitas Produk Setengah Jadi
Standar kualitas produk setengah jadi yang diterapkan PT OTA Indonesia antara lain:
1) Terdapat laminasi pada kontruksi 2) Pengeleman harus bagus
3) Ukiran harus halus dan rata pada back groundnya 4) Bobokan harus halus
5) Profil satu jenis barang harus sama
6) Ketebalan kayu pada pintu tidak kurang dari 2,5 cm atau 3 cm 7) Laci harus seret
8) Konstruksi rel laci harus kuat 9) Laminasi kaki pedestal harus bagus 10) Base panel pada kayu minimal 2,5 cm 11) Harus ada list pada kaca
c. Standar Kualitas Produk Jadi
Standar kualitas produk jadi yang diterapkan PT OTA Indonesia antara lain:
1) Furnitur yang dibuat menggunakan accessories sesuai dengan yang ditetapkan.
2) Bekas steel wool harus halus, khususnya pada bagian top table. 3) Pemasangan list kaca harus rapi.
40
4) Bekas bor/router pada pemasangan accessories harus bersih dan diberi warna.
5) Setiap konstruksi knock down (bed, table, armoire) harus disetkan lebih dahulu sebelum di packing.
6) Untuk konstruksi knock down pada top table dan kaki pedestal harus harus disertakan screw.
7) Pemasangan engsel pintu harus rapi.
8) Setiap laci harus diberi stopper agar tidak seret.
9) Sebelum packing, furnitur harus di set warna dan accessories sesuai dengan yang ditetapkan.
10) furnitur dipacking sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam keadaan bersih.
Bahan/material awal, produk setengah jadi dan produk jadi di cek oleh Quality Control agar furnitur atau produk ekspor yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan perusahaan. Pengecekan dilakukan secara kontinyu agar kualitas produk yang dihasilkan dapat konsisten.
Meskipun telah dilakukan pengecekan secara kontinyu, barang yang dihasilkan tidak selalu sesuai standar yang ditetapkan. Kesalahan pada bagian mill 2 akan mempengaruhi standar kualitas produk setengah jadi. kesalahan pada pemotongan yang mengakibatkan produk tidak kuat dan tahan lama karena komponen tersebut mengalami penyambungan, hal tersebut dapat mengakibatkan pecah sambungan pada produk.
41 4.2.2. Kendala yang Dihadapi dalam Pengendalian Kualitas Produk Ekspor
PT OTA Indonesia
PT OTA Indonesia merupakan perusahaan furnitur dengan tujuan utama produksinya adalah untuk tujuan ekspor. Perusahaan membuat produk dengan jumlah yang tidak tetap tiap bulannya. Hal ini karena jumlah produksi furnitur PT OTA Indonesia dipengaruhi oleh jumlah pemesanan. Perusahaan selalu melakukan pengendalian kualitas terhadap tiap produk yang dihasilkan agar dapat menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dan sesuai dengan keinginan konsumen dan berdampak pada kepuasan konsumen. Meskipun pengendalian kualitas telah dilakukan, PT OTA Indonesia masih mengalami kendala-kendala dalam pelaksanaannya. Kendala-kendala yang dihadapi PT OTA Indonesia dalam melakukan pengendalian kualitas antara lain:
a. Kesalahan Pada Proses Produksi
Kualitas dari produk PT OTA Indonesia tidak selalu baik, dalam proses mencapai standar kualitas yang ditetapkan mengalami sedikit kendala, kendala - kendala yang dihadapi antara lain :
1) Terjadinya kesalahan pemotongan yang sering dilakukan oleh bagian Mill 2, yang mengakibatkan gangguan pada proses assembling karena bagian assembling harus mengakali kesalahan pemotongan, hal ini terjadi apabila kesalahan yang dilakukan oleh bagian Mill 2 masih masuk dalam kategori barang rusak yang masih dapat di toleransi. Tetapi apabila
42
komponen tersebut tidak berada dalam batas toleransi maka komponen harus di reject, sehingga mengakibatkan kerugian pada perusahaan.
2) Pada bagian Assembling terkadang ada suatu kondisi dimana pada proses perakitan komponen harus mengakali dan tidak sesuai dengan drawing konstruksi awal produk, karena barang setengah jadi adalah barang yang di repair karena kesalahan pemotongan pada Mill 2, hal ini akan sangat memakan waktu, karena bagian Assembling harus memikirkan cara mengatasi kesalahan tersebutnyang berdampak, akan terjadi penumpukan barang setengah jadi pada bagian Assembling.
3) Sedangkan pada bagian finishing , hasil akhir dari proses pelapisan tidak sesuai dengan panel warna yang ditentukan. Karena tenaga kerja yang mencampur dan mengolah warna kurang memiliki skill yang sesuai. Akibatnya warna yang tidak sesuai spesifikasi akan dikelupas lagi dan dilakukan proses pelapisan lagi, hal ini mengakibatkan kerugian pada perusahaan untuk pengadaan bahan baku.
b. Keterbatasan Kemampuan Sumber Daya Manusia
PT OTA Indonesia memiliki tenaga kerja yang potensi dan memiliki skill yang baik, namun jumlahnya terbatas sehingga tenaga-tenaga ahli tersebut sudah terpilih menjadi pemimpin-pemimpin tiap divisi/departemen. Sementara untuk tenaga yang lain banyak yang belum cukup skill dan masih dalam masa training, dan juga seringnya terjadi perputaran arus keluar masuk tenaga produksi baru yang tentunya belum mengetahui SOP yang diterapkan oleh PT OTA Indonesia, serta belum dapat beradaptasi dengan
43
lingkungan kerja yang baru. Sehingga mengakibatkan seringnya terjadinya kerusakan pada kualitas produk. Pemimpin tiap departemen sebenarnya sudah memberikan instruksi namun terkadang setiap orang memiliki tingkat pemahaman yang berbeda. Apabila kurang jelas seharusnya langsung menanyakan kepada atasan masing-masing divisi, namun hal tersebut tidak dilakukan sehingga pencegahan awal tidak dapat berjalan. Budaya kerja yang seperti ini harus dirubah guna meningkatkan efisiensi dari proses produksi,
Selain itu Jumlah produksi PT OTA Indonesia tidak selalu sama tiap bulannya karena tergantung pada jumlah pemesanan. Hal ini berdampak pula pada kemampuan dan ketrampilan karyawan dalam bekerja. Karyawan bekerja dengan tidak konsisten. Apabila jumlah produksi sedikit, karyawan bekerja dengan lambat, namun jika harus memenuhi kebutuhan produksi yang banyak, karyawan harus dituntut untuk bekerja dengan cepat. Hal ini bergantung pada kemampuan adaptasi dari karyawan dalam berbagai kondisi pekerjaan. Namun tidak semua karyawan memiliki kemampuan demikian. Beberapa karyawan memiliki tingkat kejelian atau ketelitian yang tinggi namum membutuhkan waktu yang lama untuk mengerjakan produk sehingga apabila dituntut untuk melakukan pekerjaan yang cepat maka tingkat kejelian atau ketelitian menjadi berkurang yang dapat menimbulkan kegagalan proses produksi. Apabila karyawan tidak teliti dalam bekerja dapat menimbulkan kesalahan berupa kesalahan pemotongan dimana kayu yang dipotong tidak sesuai dengan yang telah digambar. Kesalahan juga
44
dapat terjadi pada pemberian warna yang tidak sesuai dengan panel warna yang dipesan.
Dalam menyikapi jumlah produksi yang besar, karyawan juga dituntut untuk bekerja cepat. Hal ini juga dapat menimbulkan terjadinya kecerobohan dalam bekerja seperti kecerobohan dalam menyeting warna pada mesin spray sehingga panel warna menjadi sesuai dengan yang telah ditetapkan. Kecerobohan juga dapat terjadi dalam proses pengangkutan sehingga menimbulkan lecet pada furnitur. Karyawan ceroboh dalam memindahkan furnitur sehingga terjadi lecet pada produk saat dipindahkan. Kurangnya skill dan kecerobohan para karyawan juga dapat menimbulkan cacat produk dimana menyebabkan settingan mesin menjadi tidak sesuai dengan yang seharusnya akibatnya terjadi kesalahan pemotongan akibatnya pada proses assembling perlu dibuat sedemikian rupa agar produk menjadi rapat. .
c. Kurang Koordinasi Antar Divisi
Proses produksi yang dilakukan oleh PT OTA Indonesia terdiri dari enam tahapan proses dimana salah satu tahapan proses produksi adalah proses komponen. Proses ini berupa tahap pemotongan, pengeboran, pembelahan dan penyerutan kayu sesuai dengan gambar yang telah ditetapkan. Pada proses ini dibagi menjadi dua divisi yang dikenal dengan departemen atau divisi mill 1 dan mill 2. Kedua departemen tersebut memiliki tugas yang sama. Hasil dari kedua departemen tersebut masuk ke dalam proses perakitan. Namun sering terjadi perbedaan hasil antara hasil
45
pemotongan, pembelahan, pengeboran dan penyerutan antara divisi mill 1 dengan divisi mill 2.
Perbedaan hasil ini disebabkan karena kurangnya koordinasi antara departemen mill 1 dan mill 2 dan kurangnya pemahaman dari operator serta skill yang dimiliki oleh karyawan pada salah satu departemen. Kurangnya koordinasi antar divisi sehingga pengerjaan dengan mesin menjadi terganggu dan terjadi kesalahan pemotongan. Kesalahan-kesalahan pada proses ini dapat membuat cacat produk pada proses assembling karena apabila kayu yang dipotong dengan tidak benar baik dari segi ukuran maupun gambar dapat membuat furnitur yang dihasilkan menjadi tidak rapat.
d. Keterbatasan Peralatan
PT OTA Indonesia menghasilkan produk dengan jumlah yang tidak tetap. Apabila jumlah pesanan banyak, perusahaan harus melakukan produksi dengan jumlah yang banyak. Dalam keadaan tersebut, faktor jumlah mesin menjadi salah satu kendala dimana jumlah mesin pemotongan kurang cukup untuk mencukupi kebutuhan produksi sehingga pengerjaan produk menjadi lama dan terburu-buru untuk memenuhi jumlah pemesanan. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi kesalahan pemotongan kayu. Apabila kayu salah dalam tahap pemotongan, dimana tidak sesuai dengan gambar yang ditetapkan maka tidak dapat diterima untuk masuk ke proses produksi selanjutnya. Namun apabila hanya kesalahan dalam ukuran maka
46
pada proses perakitan dapat dibuat sedemikian rupa sehingga membentuk furnitur yang rapat dan sesuai dengan desain yang ditetapkan
e. Cuaca Tidak Menentu
Pengeringan kayu yang akan diolah menjadi furnitur telah dilakukan dengan teknologi modern yaitu dengan menggunakan oven agar kayu memiliki conten moisture sesuai dengan standar yang diharapkan. Akan tetapi, ketika pengeringan pada proses finishing, setelah pemberian warna, kayu telah dirakit berbentuk furnitur dikeringkan di udara terbuka. Cuaca yang tidak menentu menyebabkan proses pengeringan kayu terganggu sehingga dapat menyebabkan pecah sambungan pada kayu dan juga terjadi perubahan warna pada saat finishin
4.2.3. Tindakan yang Diambil PT OTA Indonesia dalam Menerapkan Pengendalian Kualitas Produk Ekspor
Pengendalian kualitas merupakan langkah penting yang harus dilakukan perusahaan agar dapat menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan maupun berdasarkan keinginan konsumen sesuai dengan pesanan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan berstandar internasional sehingga dapat bersaing dengan perusahaan furnitur lainnya khususnya mampu bersaing di pasar internasional. Selain itu, dengan pengendalian kualitas, perusahaan juga dapat memanfaatkan biaya dengan efektif dan efisien karena dengan pengendalian kualitas dapat meminimalisir cacat produk dan dengan pengendalian kualitas juga dapat
47
meminimalisir biaya yang digunakan untuk perbaikan/inspeksi. PT OTA Indonesia telah melakukan tindakan pengendalian kualitas pada proses produksi dengan harapan dapat meminimalisir jumlah produk cacat. Oleh karena itu, bab ini akan membahas mengenai tindakan-tindakan yang diambil PT OTA Indonesia dalam melakukan pengendalian kualitas pada produk cacat sesuai standar yang ditetapkan perusahaan dan kendala-kendala yang masih dihadapi dalam melakukan pengendalian kualitas.
PT OTA Indonesia telah melakukan pengendalian kualitas untuk selalu menjaga dan meningkatkan kualitas produk ekspor yang dihasilkannya. PT OTA Indonesia melakukan tindakan pengendalian kualitas sebagai berikut:
a. Sistem Jaminan Kualitas
Gambar 3.2
Bagan Proses Produksi PT OTA Indonesia Sumber: PT OTA Indonesia, 2016
Quality Assurance membuat sistem yang menjamin kualitas secara keseluruhan organisasi di setiap lini dengan melalui Quality Control yang bertugas melakukan pengecekan lapangan untuk tiap departemen .PT OTA Indonesia memproduksi furnitur dari bahan mentah menjadi bahan jadi. Bahan-bahan/Material yang digunakan oleh PT OTA Indonesia lebih
48
banyak menggunakan bahan kayu solid. Semua kayu yang digunakan berasal dari kayu legal dari perkebunan dan pembelian melalui lelang umum, untuk menjaga kesinambungan dan kelestarian lingkungan.Jenis kayu yang digunakan sebagai bahan baku pembuatan furnitur yaitu kayu-kayu legal dari Perhutani dengan jenis Jati, Mindi, dan Oak.
Proses produksi furnitur di PT OTA Indonesia terdiri dari 6 tahap proses produksi. Quality Control bertugas mengecek kualitas produk pada masing-masing departemen. Tahap proses produksi tersebut yaitu
1) Proses Sawmilling
Pada proses ini, kayu gelondongan dipotong sesuai kebutuhan menjadi papan/balok kayu. Pada tahap ini kayu yang telah dipotong dicek oleh Quality Control mengenai ada tidaknya mata mati pada kayu, kayu busuk, totor, warna putih, dan mata hidup kayu serta melakukan pengecekan ukuran dan desain kayu yang telah dipotong. Potongan kayu yang tidak memiliki ciri-ciri yang telah disebutkan tersebut dan yang sesuai dengan ukuran dan desain yang ditetapkan maka potongan kayu tersebut lolos seleksi dan masuk pada tahap selanjutnya.
2) Proses Kiln dry
Proses ini merupakan tahap pengeringan kayu. PT OTA Indonesia melakukan pengeringan buatan agar proses yang dilakukan lebih efisien. Pada tahap ini, kayu dimasukkan ke dalam oven, disusun dan ditumpuk. Kemudian dilakukan pengambilan sampel kayu oleh petugas oven untuk pengamatan dan diamati daftar tahap perubahan suhu dan kelembaban kayu
49
untuk mengetahui apakah kayu yang dikeringkan telah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pada tahap kiln dry, dilakukan pengecekan oleh Quality Control mengenai kelembaban (moisture content) serta adanya debu, minyak atau kotoran lainnya. Kayu yang memenuhi standar yaitu moisture content kayu jati maksimal 17% sedangkan kayu lainnya maksimal sekitar 12-15%, bebas debu, minyak dan kotoran lainnya, masuk ke proses selanjutnya yaitu masuk departemen mill 1 dan mill 2.
3) Proses Komponen
Proses ini terdiri dari dua bagian/divisi dengan tugas yang sama yang disebut dengan mill 1 dan mill 2. Pada tahap ini terdiri dari proses pemotongan, pembelahan, penyerutan dan pengeboran kayu sesuai dengan gambar/model berdasarkan jenis produk yang akan dibuat. Mill 1 dan mill 2 merupakan departemen yang sama-sama mempunyai tugas untuk memotong, membelah, mengebor dan menyerut kayu sesuai dengan gambar/pola yang telah dibuat. Pada tahap ini, Quality Control bertugas mengecek kayu yang telah dipotong, dibelah, diserut dan dibor. Kayu yang lolos seleksi adalah kayu yang dipotong sesuai dengan pola yang telah digambar dan tidak pecah. Kayu yang lolos seleksi masuk ke proses selanjutnya yaitu proses perakitan.
4) Proses Assembling
Proses ini merupakan tahap perakitan. Kayu-kayu yang telah di potong, serut, belah dan bor dirakit sesuai dengan bentuk furnitur yang akan dibuat. Pada proses perakitan, kayu yang telah dipotong-potong dirakit
50
sedemikian rupa menjadi bentuk seperti yang ditetapkan. Quality Control bertugas mengecek kualitas hasil perakitan. Hasil perakitan yang baik yaitu rapat, tidak lecet dan sambungan antara kayu satu dengan kayu lainnya tidak pecah. Hasil yang lolos seleksi dilakukan proses finishing
5) Proses Finishing
Proses ini merupakan pelapisan akhir kayu menggunakan panel warna yang ditentukan. Pada proses finishing, furnitur diberi minyak tanah dan DTM atau obat anti rayap atau totor dengan cara dikuaskan sampai keseluruhan bagian furnitur. Selanjutnya, selanjutnya kayu diamplas dengan tingkat kehalusan 120 dan amplas dengan tingkat kehalusan 180, sedangkan bagian top meja atau buffet diamplas dengan amplas sander tank. Setelah diamplas, lalu furnitur diberi warna. Warna dasar furnitur merupakan water stain yang selanjutnya diikuti dengan melakukan penyemprotan sanding sealer dan dilanjutkan penyemprotan tuning atau warna sesuai dengan pesanan. Quality Control melakukan pengecekan kesesuaian antara panel warna dari furnitur dengan panel warna sesuai pesanan.
6) Proses Packing
Proses ini merupakan tahap pengemasan furnitur sebelum dikirim atau diekspor. Produk yang telah lolos proses finishing dan Quality Control Final maka akan langsung dimasukkan dalam packing yang telah ditentukan dan selanjutnya kualitas dari packing akan di cek lagi oleh pihak Quality Control berdasarkan ketahanan dan keamanan packing terhadap produk furniture.
51 b. Mendokumentasi Laporan Masalah
Pengamatan dan pengecekan yang dilakukan oleh Quality Control dicatat kemudian didokumentasikan oleh Quality Assurance menjadi laporan masalah. Tiap departemen atau proses produksi didata jenis cacat yang sering terjadi dan jumlah cacat yang sering terjadi. Dengan mengetahui jenis cacat yang sering terjadi dan maka dapat mengetahui letak proses produksi yang sering menghasilkan produk cacat. Dengan mengetahui letak proses produksi yang sering melakukan kesalahan produksi maka akan mempermudah bagi bagian produksi untuk melakukan evaluasi dan memperbaiki jalannya proses produksi untuk menghasilkan produk dengan jumlah produk cacat seminimal mungkin.
c. Pemberian Solusi
Dengan mengetahui letak kesalahan yang sering terjadi pada bagian proses produksi tertentu dan memperkirakan penyebab-penyebabya, maka dapat diambil sebuah solusi yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi. Pemberian solusi utama dapat dilakukan terhadap bagian proses produksi/departemen tertentu yang paling sering melakukan kesalahan dalam proses produksi atau yang sering menghasilkan produk cacat terbesar. Selanjutnya solusi dapat dilaksanakan pada bagian proses produksi atau departemen yang kurang berkontribusi dalam memberikan kesalahan dalam proses produksi.
52 d. Melakukan Tinjauan Ulang
Quality Control melakukan tinjauan ulang untuk barang yang bisa diterima atau repair/reject. Banyaknya jumlah produk yang cacat dari hasil produksi akan merugikan perusahaan karena banyaknya biaya yang digunakan baik untuk membeli bahan baku maupun biaya untuk proses produksi. Oleh karena itu, untuk meminimalisir pemborosan biaya produksi, barang-barang yang rusak/reject ditinjau ulang. Barang-barang yang mempunyai kecacatan yang masih kecil dan dapat diperbaiki, diproses kembali menjadi produk yang dapat diterima.
e. Melakukan Monitoring
Proses produksi berjalan kontinu, pengecekan dan pengontrolan terhadap kualitas produk tidak dapat dilakukan sekali saja. Quality Control harus selalu memonitor kualitas hasil produksi agar kualitas barang yang dihasilkan konsisten dari waktu ke waktu. Monitoring juga harus selalu dilakukan agar kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses produksi tidak terulang kembali maupun tidak melakukan kesalahan yang baru yang dapat meningkatkan jumlah produk cacat. Monitoring dilakukan terhadap tiap departemen dalam proses produksi.
Tindakan Perusahaan melakukan pengendalian kualitas dengan menerapkan sistem jaminan mutu yang dibuat oleh Quality Assurance yang diterapkan di setiap departemen produksi yang dimulai dari proses sawmilling, proses kiln dry, proses komponen, proses assembling, proses finishing, dan yang terakhir proses packing. Quality Control akan mengecek
53
langsung ke lapangan dari seluruh departemen produksi, yang selanjutnya melakukan dokumentasi permasalahan oleh Quality Control lapangan, dan diteruskan kepada Quality Assurance untuk mencari solusi akan masalah yang ditemukan serta melakukan tinjauan ulang untuk barang yang bisa diterima dan di repair/reject, dan tahap selanjutnya departemen Quality Control melakukan monitoring agar kesalahan-kesalahan yang terjadi pada proses produksi tidak akan terjadi lagi.
Sistem jaminan kualitas yang ada pada PT OTA Indonesia sebenarnya sudah bagus namun pelaksanaanya saja yang belum sesuai yang diharapkan. Sehingga kualitas produk yang dihasilkan sering mengalami kerusakan. terbukti dengan masih terjadi kesalahan pada bagian mill 2. meskipun produk yang tidak lolos pengecekan quality control akan diperbaiki sesuai standar kualitas perusahaan. hal tersebut akan membuat pembengkakan biaya produksi. Sehingga perusahaan harus memperhatikan pelaksanaanya. Setelah pelaksanaan sistem jaminan kualitas sudah berjalan dengan baikpun, hanya dapat mengatasi satu permasalahan ada dalam perusahaan yaitu untuk mencapai standar kualitas yang ditentukan perusahaan. Untuk mengatasi kendala pada proses produksi perlu dilakukan evaluasi pada setiap bagian produksi, antara lain :
Kesalahan yang terjadi dilakukan oleh bagian komponen yang dilakukan oleh divisi mill 1 dan mill 2, namun kesalahan paling sering terjadi pada bagian mill 2. Sehingga mengganggu bagian assembling dalam bekerja, karena harus mengakali komponen yang ada. Sehingga berdampak
54
pada kualitasnya yang tidak maksimal seperti spesifikasi awal di drawing konstruksi.
perusahaan harus melakukan tindakan yang tegas kepada bagian yang sering melakukan kesalahan dan mengabaikan sistem jaminan kualitas yang ada. Dilihat dari temuan dilapangan, seringnya kesalahan terjadi pada bagian mill 2. Perusahaan perlu memberikan teguran keras kepada bagian mill 2, agar tidak mengulang-ulang kesalahan. Setelah itu meningkatkan komunikasi dengan bagian mill 2 untuk mengantisipasi kesalahan yang akan dilakukan. Dengan begitu bagian assembling akan bekerja lebih cepat karena hanya tinggal merangkai tanpa melakukan pengakalan pada komponen
Kesalahan yang dilakukan oleh bagian finishing pelapisan yang dilakukan terkadang tidak sesuai panel warna sehingga harus dikelupas akibatnya perusahaan akan mengalami kerugian. pemecahan permasalahan bagian finishing ini dengan cara memilih karyawan dengan keahlian mengolah warna, agar hasil pengolahan sesuai dengan panel warna yang ditentukan oleh perusahaan. Karyawan yang memiliki keahlian tersebut diberikan posisi sebagai petugas sample maker tetap, yang bertugas mencapur cat di setiap proses finishing.
Penyebab terjadinya kesalahan pada dua bagian diatas terletak pada aspek manusia seperti Kemampuan SDM di PT OTA Indonesia tidak setara satu sama lain dalam keahlian, pemahaman, mental dan daya tahan tubuh.
55
selain itu tingkat rotasi/perputaran keluar masuk karyawan produksi sangatlah tinggi. karyawan-karyawan baru belum bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru dan belum mengetahui SOP (Standar Operasional Prosedur) yang ada pada PT OTA Indonesia karena masih menjalani masa training. Hal ini menjadi salah satu faktor yang menyebabkan terjadinya penurunan kualitas produk ekspor pada PT OTA Indonesia, karena pelaksanaan produksinya dilakukan oleh karyawan baru yang belum cukup pengalaman.
Tindakan yang harus dilakukan untuk menangani masalah ini adalah dengan melakukan pelatihan-pelatihan kerja, serta pengenalan SOP secara berkala bagi karyawan PT OTA Indonesia. karyawan lama memberikan arahan-arahan kepada karyawan baru, meningkatkan Koordinasi/komunikasi antar karyawan. Melakukan briefing sebelum proses produksi dilakukan untuk menyamakan persepsi semua departemen. Dalam menerapkan suatu sistem sangatlah sulit tanpa kerjasama dari semua pihak yang berhubungan sehingga PT OTA Indonesia harus menciptakan kondisi kerja yang menyenangkan, agar para pegawai lebih nyaman, namun tetap menggunakan sistem target kerja yang selalu dipantau oleh pimpinan tiap-tiap divisi agar produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang diterapkan. Langkah ini dilakukan dengan penyampaian instruksi dari pemimpin yang tegas, jelas, dapat dipahami dikemas dengan pembawaan halus dan juga tenang. Dengan langkah ini karyawan akan semakin kompak, karyawan yang melakukan kesalahanpun tidak segan untuk langsung
56
memberikan laporan sehingga dapat melakukan pencegahan awal apabila terjadi kesalahan pada produk. Sedangkan untuk QC lapangan harus jeli/cermat dalam melihat suatu kesalahan yang ada dan gesit dalam mengambil keputusan/tindakan terkait masalah yang ditemukan. sehingga dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Permasalahan yang terjadi pada peralatan tergantung pada pemesanan produk furniture yang terjadi pada PT OTA Indonesia tidak dapat diprediksi jumlah besar/kecilnya. Sehingga perusahaan akan mengambil data rata-rata tengah dari jumlah produksi dalam suatu periode. Untuk mengkaji apakah perlu melakukan penambahan mesin dan peralatan guna menambah kapasitas produksi. Pengadaan mesin tentu memerlukan biaya yang sangat besar. Mesin menjadi salah satu aspek yang penting, karena jumlah mesin dapat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas dan kuantitas produk. Tindakan yang harus dilakukan perusahaan adalah dengan melakukan Efisiensi, dengan melakukan evaluasi pengoprasian mesin di lapangan dengan melihat hasil akhir, waktu pengerjaan, dan tingkat ketidak sesuaian yang dilakukan.
ketika harus melakukan produksi dalam jumlah yang banyak maka karyawan akan melakukan pekerjaanya dengan cepat, karyawan yang biasa bekerja lambat, bila melakukan pekerjaan yang cepat maka akan kehilangan ketelitianya. Sehingga produk yang dihasilkan akan mengalami kerusakan. Hal tersebut membuat PT OTA Indonesia harus memperhatikan standar dalam memilih operator mesin yang berpotensi dengan tepat. Dengan
57
kriteria memiliki Skill, bekerja dengan cepat dan memiliki ketelitian yang akurat sebagai Operator mesin tetap. Dengan melakukan tindakan tersebut perusahaan tidak perlu melakukan penambahan mesin, namun kualitas dan kuantitas produk dapat tetap terjaga sehingga proses produksi dapat berjalan seoptimal mungkin.
