SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS
MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 2015
PADA TOKO BERUNTUNG JAYA BANJARMASIN
TUGAS AKHIR
DIAJUKAN SEBAGAI SALAH SATU PERSYARATAN UNTUK MENYELESAIKAN PROGRAM PENDIDIKAN DIPLOMA III
PROGRAM STUDI KOMPUTER AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
OLEH :
NADIA MAULIDA A03150092
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
JURUSAN AKUNTANSI 2018
iv
Nama : Nadia Maulida
NIM : A03150092
Tempat, Tanggal Lahir : Banjarmasin, 04 Agustus 1998
Agama : Islam
Alamat : Jalan Dharma Bakti 2 Komp. Dharma Praja No. 33 Rt. 18 Banjarmasin Timur, Kalimantan Selatan Nama Orangtua (Ayah) : Suryani Syahril
Nama Orangtua (Ibu) : Gusti Artati
Alamat Surel : [email protected]
B. Riwayat Pendidikan
2003-2009 : SD Negeri Inti Pasar Lama 1 Banjarmasin 2009-2012 : SMP Negeri 24 Banjarmasin
2012-2015 : SMA Negeri 3 Banjarmasin
C. Pengalaman Kerja
Praktik Kerja Lapangan : Dinas Koperasi, Usaha Mikro dan Tenaga Kerja Kota Banjarmasin (01 Februari 2018 - 31 Maret 2018)
v
vi
bahwa tugas akhir ini merupakan hasil penelitian yang telah saya lakukan. Segala kutipan dan bantuan dari berbagai sumber telah diungkapkan sebagaimana mestinya.
Tugas Akhir ini belum pernah dipublikasikan untuk keperluan lain oleh siapapun juga, tugas akhir ini merupakan hasil tulisan saya yang dapat saya pertanggung jawabkan otentikasinya atau bukan hasil dari aktivitas plagiat. Saya juga menyatakan bahwa objek dan data yang saya ambil dalam penelitian ini bukan merupakan objek dan data fiktif. Apabila dikemudian hari ternyata pernyataan saya ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi hukum dari ketidakbenaran pernyataan tersebut. Saya bersedia dicabut titel akademik serta hak yang melekat padanya oleh Politeknik Negeri Banjarmasin, apabila saya terbukti melanggar pernyataan yang telah saya sampaikan diatas.
Banjarmasin, Juli 2018
Nadia Maulida NIM A03150092
vii
kehadirat Allah Subhannahu wata’ala yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, dan tak lupa kita panjatkan sholawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad Shallahu Alaihi Wassalam sehingga penyusun dapat
menyelesaikan Tugas Akhir dengan Judul “Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan Kas Menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin”.
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Banjarmasin.
Akhirnya dengan selesainya Tugas Akhir ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak H. Edi Yohanes, ST, MT selaku Direktur Politeknik Negeri
Banjarmasin.
2. Ibu Andriani, SE, MM, M.Sc selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik
Negeri Banjarmasin.
3. Ibu Emy Iryanie, SE, M.SI,AK, selaku Ketua Prodi Komputer Akuntansi
sekaligus Dosen Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini.
viii
6. Bapak Drs. Priyougie, M.Pd selaku Dosen Pembimbing III yang telah
memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini.
7. Bapak Muhammad Hendra Sunarya, M.Sc, Bapak Ahsanul Haq, SE, M.Si, Ibu
Hj. Nurhidayati, M.Pd Selaku Tim Penguji Tugas Akhir Penulis terimakasih atas arahan, saran dan bimbingan kepada penulis.
8. Seluruh Dosen Jurusan Akunansi Politeknik Negeri Banjarmasin khususnya
yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan bimbingannya selama ini dan Staf Politeknik Negeri Banjarmasin umumnya.
9. Ibu H. Siti Juma’ah selaku pemilik Toko Beruntung Jaya Banjarmasin yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk melakukan penilitian di Toko Beruntung Jaya Banjarmasin.
10. Ayah dan Ibu, serta kedua adik penulis Haiqal Miftahurrizki dan Aira
Ramadhani yang telah memberikan bantuan, pengertian, dukungan, moril dan materil serta doa kepada penulis selama penyelesaian Tugas Akhir ini.
11. Bapak Hasbullah, Bapak Muhammad Ikram selaku Atasan penulis dan Seluruh
rekan kerja penulis pada Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin yang telah memberikan dukungan dan pengertian.
12. Nur Elma Kamila, Tiranisa Kamiswari, Olvia Novita, Susi Ramadani Yanti,
Nurul Zafirah dan Seluruh teman – teman seperjuangan penulis khususnya Prodi Komputer Akuntansi B angkatan 2015 yang selama ini saling memberi
ix
13. Sahabatku Intan Suci Febrianti, Nada, Yasa Karsa, Dhia Rosyada, Resi,
Maulina Firdayati, Muhammad Ramadhani, Ridha Puspita Sari, Rifqi Habibie, Yoga Pramono, Naufal Dzaki Ilhami, Widya Cindra Ayu, Marisa Debby, Evyna Vermana Sari, Muhammad Irvan Ridhoni, Gusti Ayu Anggraini dll terimakasih untuk dukungannya selama ini.
14. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terimakasih
untuk semuanya.
Penulis berharap semoga apa yang tertulis dalam Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan pembaca pada umumnya dan kepada penulis khususnya. Tugas Akhir ini sangatlah jauh dari kata sempurna oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun kelak menjadi pembelajaran bagi penulis.
Wassalamualaikum Warahmatullahi Ta’ala Wabarakatuh
Banjarmasin, Juli 2018
x
PERSETUJUAN TUGAS AKHIR ... ii
PENGESAHAN TUGAS AKHIR ... iii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... iv
MOTTO... v
SURAT PERNYATAAN... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR BAGAN... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
ABSTRAK ...xx
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A.Latar Belakang Masalah ... 1
B.Permasalahan ... 6
C.Batasan Masalah ... 6
D.Tujuan Penelitian ... 7
xi
2.Pengertian Sistem Akuntansi ... 9
3.Tujuan Sistem Akuntansi ... 9
4.Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 10
5.Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 10
6.Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 13
7.Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) ... 55
8.Sistem Komputer ... 60
9.Basis Data (Database) ... 61
10.Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) ... 62
11.Entity Relationship Diagram (ERD) ... 64
12.Normalisasi ... 69
13.SQL Server 2014 ... 71
14.Microsoft Visual Basic 2015 ... 73
B.Hasil Penelitian Terdahulu ... 75
BAB III METODE PENELITIAN... 79
A.Identifikasi dan Pemberian Definisi Operasional Variabel ... 79
B.Jenis Penelitian ... 81
C.Jenis dan Sumber Data ... 81
D.Teknik Pengumpulan Data ... 83
xii
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 203
A.Simpulan ... 203
B.Saran ... 205
DAFTAR PUSTAKA ... 209 LAMPIRAN
xiii
Tabel 2 Simbol-Simbol Entity Relationship Diagram ... 64
Tabel 3 Hasil Penelitian Terdahulu ... 75
Tabel 4 Tabel Unnormalisasi ... 149
Tabel 5 Tabel tbBarangNadia92 ... 155
Tabel 6 Tabel tbJenisBarangNadia92 ... 156
Tabel 7 Tabel tbMerkBarangNadia92 ... 156
Tabel 8 Tabel tbSatuanNadia92 ... 157
Tabel 9 Tabel tbPelangganNadia92 ... 158
Tabel 10 Tabel tbPenggunaNadia92 ... 159
Tabel 11 Tabel tbJabatanNadia92 ... 160
Tabel 12 Tabel tbPengantarNadia92 ... 160
Tabel 13 Tabel tbPenjualanHeaderNadia92... 161
Tabel 14 Tabel tbPenjualanDetailNadia92 ... 162
Tabel 15 Tabel tbDeliveryOrderHeaderNadia92 ... 163
Tabel 16 Tabel tbDeliveryOrderDetailNadia92 ... 164
xiv
Bagan 2 Sistem Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery Sale ... 21 Bagan 3 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagih Perusahaan ... 51 Bagan 4 Struktur Organisasi Toko Beruntung Jaya Banjarmasin ... 90 Bagan 5 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
dari Penjualan Tunai yang berjalan pada Toko Beruntung Jaya
Banjarmasin ... 99 Bagan 6 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan
dari Piutang yang berjalan pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin 108 Bagan 7 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
dari Penjualan Tunai yang disarankan pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin ... 130 Bagan 8 Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
xv
Gambar 2 Prosedur Penerimaan Kas dari COD Sales ... 20
Gambar 3 FPT ... 26
Gambar 4 Pita Register Kas ... 27
Gambar 5 Faktur Penjualan COD Sales ... 29
Gambar 6 Bukti Setor Bank ... 30
Gambar 7 Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagih Perusahaan ... 39
Gambar 8 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos ... 41
Gambar 9 Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Melalui lock-box collection plan ... 43
Gambar 10Daftar Surat Pemberitahuan ... 47
Gambar 11 Kuitansi ... 48
Gambar 12 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos ... 53
Gambar 13 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui lock-box collection plan ... 55
Gambar 14 Relasi one to one ... 66
Gambar 15 Relasi one to many ... 67
Gambar 16 Relasi many to one ... 68
Gambar 17 Relasi many to many ... 68
Gambar 18 Tampilan Awal SQL Server 2014 ... 72
xvi
Gambar 23 Nota Tunai ... 98
Gambar 24 Nota Piutang ... 107
Gambar 25 Nota Penjualan Tunai yang Disarankan ... 124
Gambar 26 Laporan Penjualan Per Nota Tunai yang disarankan ... 125
Gambar 27 Laporan Penjualan Per Tanggal Tunai yang Disarankan ... 126
Gambar 28 Laporan Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai yang Disarankan .... 127
Gambar 29 Nota Penjualan (Menggunakan Uang Muka) yang Disarankan ... 137
Gambar 30 Nota Delivery Order yang Disarankan... 138
Gambar 31 Laporan Penerimaan Kas dari Uang Muka yang Disarankan ... 139
Gambar 32 Laporan Penerimaan Kas dari Piutang yang Disarankan ... 140
Gambar 33 149Contoh Normalisasi Database 1NF ... 149
Gambar 34 Contoh Normalisasi Database 2NF ... 150
Gambar 35 Contoh Normalisasi Database 3NF ... 151
Gambar 36 Relasi Antar Tabel ... 154
Gambar 37 Form Login ... 167
Gambar 38 Form Menu Utama ... 168
Gambar 39 Bagian – Bagian Menu Utama ... 169
Gambar 40 Form Master Data Barang ... 171
Gambar 41 Coding tombol simpan pada master data ... 172
xvii
Gambar 46 Form Master Data Jenis Barang ... 177
Gambar 47 Form Master Data Merk Barang ... 178
Gambar 48 Form Master Data Pelanggan ... 179
Gambar 49 Form Master Data Pengguna... 180
Gambar 50 Form Master Data Jabatan Pengguna... 181
Gambar 51 Form Master Data Pengantar ... 182
Gambar 52 Form Daftar Penjualan ... 183
Gambar 53 Form Penjualan pada Daftar Penjualan ... 184
Gambar 54 Form Daftar Delivery Order ... 185
Gambar 55 Form Daftar Pelunasan Piutang ... 186
Gambar 56 Form Penjualan ... 187
Gambar 57 Coding – coding Simpan pada Form Penjualan ... 188
Gambar 58 Nota Tunai Tercetak ... 189
Gambar 59 Nota Kredit Tercetak ... 190
Gambar 60 Nota Delivery Order Tercetak... 191
Gambar 61 Fo rm Pelunasan Piutang... 192
Gambar 62 Nota Pelunasan Piutang ... 193
Gambar 63 Coding – coding pada Form Pelunasan Piutang ... 194
Gambar 64 Laporan Master Barang ... 196
xviii
Gambar 69 Laporan Penerimaan Kas dari Uang Muka ... 201 Gambar 70 Laporan Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang ... 202
xix
Banjarmasin
2. Surat Izin Usaha Perdagangan Toko Beruntung Jaya Banjarmasin
3. Denah & Foto Fisik Toko Beruntung Jaya Banjarmasin
4. Lembar Bimbingan Tugas Akhir 2018
5. Lembar Saran Penguji Proposal Tugas Akhir 2018
xx
2015 PADA TOKO BERUNTUNG JAYA BANJARMASIN/ Sistem Informasi Akuntansi / Penerimaan Kas / TOKO BERUNTUNG JAYA BANJARMASIN
Tujuan penelitian ini adalah mengetahui Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas yang tepat pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin dan membuat program aplikasi penerimaan kas yang digunakan pada SIA yang berjalan pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin.
Penelitian ini adalah berupa studi kasus pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin dengan menggunakan sampel data transaksi penjualan pada bulan januari-maret 2018. Sistem Informasi Akuntansi yang disarankan dibuat berdasarkan Sistem Informasi Akuntansi yang berjalan yaitu dengan menganalisis informasi yang diperlukan manajemen, fungsi yang terkait, jaringan prosedur, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan, bagan alir dokumen (flowchart), dan sistem pengendalian intern yang berjalan. Program aplikasi dibuat dengan menggunakan SQL Server 2014 sebagai Back End dan Microsoft Visual Basic
2015 sebagai Front End dikembangkan langkah pertama yang dilakukan dengan
merancang relasi antar tabel, mendesain interface, mendesain keluaran dan koding.
Dari penelitian ini ditemukan adanya perangkapan fungsi antara fungsi penjualan dan fungsi kas, Toko Beruntung Jaya Banjarmasin belum memuat no urut tercetak pada nota. Penulis menyarankan untuk menggunakan program aplikasi SQL Server 2014 sebagai Back End dan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai Front End agar dapat membantu perusahaan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dan mempermudah mengetahui penerimaan kas.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas, Program Aplikasi, SQL Server 2014, Microsoft
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Teknologi yang maju dan canggih mempengaruhi perubahan, perkembangan perusahaan untuk lebih maju. Perusahaan memerlukan teknologi yang dapat membantu kegiatan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan dengan cepat, tepat dan akurat. Sistem informasi akuntansi tersebut disusun untuk mengumpulkan data-data akuntansi perusahaan yang selanjutnya diolah menjadi informasi akuntansi untuk diberikan kepada petinggi atau pimpinan perusahaan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan pengambil keputusan dan kebijakan perusahaan. Perusahaan diharuskan untuk memberikan wewenang kepada beberapa bagian untuk menjalankan pengembangan perusahaan, oleh karena itu pimpinan perusahaan membutuhkan suatu alat untuk melakukan pengawasan dengan adanya sistem akuntansi yang baik.
Sistem akuntansi yang baik menyediakan informasi akuntansi yang relevan dan memiliki tingkat akurasi yang tinggi yang sangat berguna bagi perusahaan untuk bertahan dalam persaingan pasar dan memajukannya dibandingkan dengan sistem yang dilakukan secara manual. Dengan menggunakan komputerisasi akuntansi, perusahaan akan mendapatkan berbagai macam keuntungan seperti kecepatan dalam pengolahan data, pencegahan kekeliruan dalam pencatatan, penyusunan laporan secara
otomatis dan pencetakan dokumen yang diinginkan cepat dan otomatis. Sehingga membantu perusahaan bergerak dengan cepat dan mendapatkan hasil maksimal bagi perusahaan.
Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya adalah sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dapat menghasilkan suatu informasi mengenai besarnya penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan piutang yang terjadi dalam satu periode. Sistem tersebut berfungsi sebagai alat bantu dalam koordinasi dan evaluasi kegiatan penjualan yang dapat berpengaruh pada kegiatan serta laba yang diperoleh perusahaan baik itu perusahaan dagang, jasa, maupun perusahaan industri.
“Penelitian terhadap sistem informasi akuntansi penjualan dan
penerimaan kas bertujuan untuk upaya mendukung peningkatan pengendalian intern yang baik.” Jurnal Administrasi Bisnis. No: 1 (2017:75)
Toko Beruntung Jaya Banjarmasin adalah jenis perusahaan dagang bergerak dalam bidang penjualan yang mempunyai aktifitas utama menjual produk-produk alat bahan bangunan diantaranya semen, cat, kuas, keramik, pipa, selang, seng dan alat bahan bangunan lainnya. Selain alat bahan bangunan, toko tersebut juga menjual berbagai macam alat listrik seperti saklar, bola lampu, kabel, obeng dan lain lain. Toko Beruntung Jaya Banjarmasin beralamat Jalan Raya Beruntung Jaya RT 20 No 49
Kota Banjarmasin Kalimantan Selatan. Toko Beruntung Jaya Banjarmasin melakukan transaksi penerimaan kas secara manual baik transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Prosedur penerimaan kas pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin terdiri dari dua yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang hasil dari penjualan kredit dalam batas waktu yang ditentukan. Informasi akuntansi penerimaan kas secara tunai terjadi dengan cara pelanggan datang langsung ke toko pada bagian penjualan yang melayani pelanggan dan ketika pelanggan jadi membeli barang yang sesuai dengan yang diinginkan pelanggan maka pelanggan membayar sejumlah uang dari transaksi penjualan barang dagangan.
Sedangkan penerimaan kas dari piutang yakni penjualan dengan pembayaran uang muka hasil dari transaksi dari kasir dan pelanggan. Pada saat transaksi penjualan maka pelanggan akan menuju ke kasir untuk melakukan transaksi pembayaran, kasir akan memberikan nota rangkap kedua (berwarna hijau), nota rangkap ketiga (warna kuning) diarsipkan sementara, sedangkan nota rangkap pertama (berwarna putih) untuk pengantaran barang. Kemudian setelah barang sampai tujuan maka pelanggan akan memberikan uang pelunasan piutang kepada pihak pengiriman barang dan pihak pengiriman menerima uang pelunasan berserta nota rangkap kedua. Setelah itu pengiriman akan memberikan otorisasi bahwa barang sudah sampai beserta menerima uang pelunasan piutang.
Dalam hal pencatatan penjualan Toko Beruntung Jaya Banjarmasin belum melakukan pencatatan melainkan hanya menyimpan nota-nota penjualan setiap harinya, sedangkan saat pelangganan pihak toko hanya mencatat disebuah buku catatan manual untuk pelangganan barang dagangan. Mengingat informasi laporan keuangan sangatlah penting dalam pengambilan keputusan dan pengembangan suatu perusahaan, maka informasi akuntansi tersebut haruslah tepat dan cepat. Karena jika terjadi keterlambatan dalam pengambilan keputusan maka mengakibatkan hilangnya peluang dalam mendapatkan keuntungan dan memperlambat perkembangan perusahaan. Pengolahan data akuntansi berbasis komputer dalam sistem informasi akuntansi, maka informasi yang didapat dalam laporan keuangan akan lebih efektif dan efisien.
Sistem pengendalian intern sistem akuntansi penerimaan kas pada penjualan Toko Beruntung Jaya Banjarmasin pada dasarnya belum efektif karena terdapat fungsi yang terkait dijalankan oleh orang yang sama sehingga terjadi perangkapan fungsi seperti fungsi penjualan merangkap menjadi fungsi kas pada bagian penjualan terlebih belum melakukan pencatatan melainkan hanya menyimpan nota-nota penjualan setiap harinya. Hal tersebut dapat memungkinkan terjadinya penyalahgunaan wewenang. Oleh karena itu, sistem penerimaan kas yang diterapkan oleh Toko Beruntung Jaya Banjarmasin perlu dikaji kembali agar fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing-masing.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai dan piutang pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin menggunakan dokumen berupa nota, buku stok barang yang masih menggunakan cara manual dalam pencatatannya. Nota penjualan yang digunakan tidak dilengkapi dengan nomor urut sehingga menyebabkan kendala dalam hal pengelolaan data dan ketepatan waktu.
Kendala seperti terjadinya keterlambatan pengelolaan data penerimaan kas penjualan tunai dan piutang serta kelemahan pada unsur pengendalian intern yang terjadi pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin jika dibiarkan akan menyebabkan kinerja toko menjadi tidak maksimal. Oleh karena itu maka sangat dibutuhkan sebuah program aplikasi yang sudah terkomputerisasi pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin, sehingga akan lebih membantu kegiatan pada toko tersebut dalam proses transaksi, karena sifatnya otomatis tentu akan mempermudah dan menghemat waktu serta dapat membuat pengolahan data lebih akurat. Salah satu program komputer yang dapat dipakai adalah bahasa pemograman Microsoft Visual
Basic 2015.
Microsoft Visual Basic 2015 adalah salah satu bahasa
pemrograman yang dapat digunakan dalam perancangan sistem khususnya sistem informasi akuntansi penerimaan kas berbasis komputer. Menurut
Wikipedia, “Visual Basic 2015 merupakan turunan bahasa pemrograman Basic dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat”. Kelebihan yang dimiliki Microsoft Visual Basic
2015 salah satunya adalah menggunakan bahasa yang sederhana, sehingga
tidak sulit digunakan dalam pembuatan sistem informasi.
Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk merancang sebuah program aplikasi menggunakan Microsoft Visual Basic
2015 dan database SQL Server 2014 dengan judul “Sistem Informasi
Akuntansi Penerimaan Kas Menggunakan Microsoft Visual Basic
2015 pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin.
B. Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang tepat untuk
Toko Beruntung Jaya Banjarmasin ?
2. Bagaimana membangun program aplikasi akuntansi penerimaan kas
menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai front end dan
database Microsoft SQL server 2014 sebagai back end pada Toko
Beruntung Jaya Banjarmasin ? C. Batasan Masalah
Untuk menghindari terjadinya kesalahan presepsi dan pengembangan masalah dalam penelitian ini, maka penulis membatasi hanya pada :
1. Pembuatan program sistem informasi akuntansi penerimaan kas
menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai front end dan
database Microsoft SQL server 2014 sebagai back end.
2. Pembuatan sistem informasi akuntansi penerimaan kas berbasis
komputer pada Toko Beruntung Jaya Banjarmasin dari data transaksi berupa nota penjualan hingga menghasilkan suatu laporan penerimaan kas.
3. Data transaksi melalui penjualan tunai dan piutang yang digunakan oleh
penulis adalah data transaksi bulan Januari, Februari, dan Maret tahun 2018.
4. Data barang yang digunakan oleh penulis adalah 100 data barang paling
laku.
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai penulis dengan dilakukannya penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan
kas yang tepat untuk Toko Beruntung Jaya Banjarmasin.
2. Untuk mengetahui bagaimana membangun program aplikasi akuntansi
penerimaan kas menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai
front end dan database Microsoft SQL server 2014 sebagai back end
E. Kegunaan Penelitian
Sejalan dengan masalah penelitian di atas, kegunaan penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan, wawasan, dan pengalaman bagi penulis mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan kas serta Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2015.
2. Bagi Toko Beruntung Jaya Banjarmasin
Program aplikasi yang disarankan penulis dapat digunakan oleh Toko Beruntung Jaya Banjarmasin agar dapat memberikan kemudahan dalam transaksi dan pembuatan laporan penjualan serta menjadi masukan dalam pengelolaan sistem informasi akuntansi penerimaan kas untuk diterapkan secara terkomputerisasi.
3. Bagi Politeknik Negeri Banjarmasin
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi dan memberikan informasi kepada pembaca untuk memahami tentang sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan Microsoft
Visual Basic 2015 serta bermanfaat bagi mahasiswa yang akan
9 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Definisi Sistem dan Prosedur
Menurut Mulyadi (2016:4), “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2016:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan..oleh manajemen guna mempermudah pengelolaan perusahaan”.
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagi berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha
baru
b. Untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Mulyadi (2016:15).
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Marshall B. Romney (2015:10) “Sistem informasi
akuntansi merupakan suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan intruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta
pengendalian internal dan ukuran keamanan”
5. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran - ukuran yang dikoordinasikan dalam menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.”. Mulyadi (2016:129).
Unsur pokok sistem pengendalian intern yaitu:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Pemisahan tanggung jawab fungsional dimaksudkan untuk membagi berbagai tahap transaksi sehingga semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pedapatan, dan biaya. Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya tiap transaksi dan penggunaan formulir perlu diawasi guna mengawasi pelaksanaan otorisasi sehingga menghasilkan dokumen pembukuan yang dapat dipercaya yang kemudian menghasilkan informasi yang tepat dan dapat dipercaya mengenai kekayaan utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat yaitu:
1) Penggunaan formulir urut yang tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang
diadakan secara rutin dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak,
menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga jika terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatan akuntansi yang bersangkutan. Hal tersebut dimaksudkan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi yang dibuat.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang dapat ditempuh yaitu:
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang terdapat dalam perusahaan serta menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya (Mulyadi, 2016:130-135).
6. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Sistem akuntansi penerimaan kas merupakan suatu jaringan prosedur yang menangani suatu peristiwa atau kejadian yang mengakibatkan terjadinya penambahan uang dalam kas yang berasal dari penjualan tunai maupun piutang yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama yang lain. Berikut ini diuraikan lebih lanjut mengenai sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan piutang.
a. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan perusahaan dengan mewajibkan pelanggan melakukan pembayaran atas harga barang lebih dahulu kepada perusahaan sebelum barang diserahkan kepada pelanggan. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang tersebut kemudian diserahkan dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan (Mulyadi, 2016:379).
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan yakni penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas harus segera menyetor uang ke bank dengan melibatkan pihak lain selain kasir.
1) Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai terbagi menjadi tiga prosedur yaitu over-the-counter sales,
yang Penulis ambil, Penulis tidak membahas tentang credit
card sales. Berikut merupakan prosedur penerimaan kas dari
penjualan tunai:
a) Prosedur penerimaan kas dari over-the counter sales
Pelanggan datang langsung ke perusahaan, melakukan pemilihan barang yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam prosedur ini perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pelanggan dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pelanggan (Mulyadi, 2016:380).
Prosedur penerimaan kas dari over-the counter sales sebagai berikut:
(1) Pelanggan datang dan memesan barang secara langsung
kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan.
(2) Bagian kasa menerima pembayaran dari pelanggan
berupa uang tunai, cek pribadi (personal check) atau kartu kredit.
(3) Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman
untuk menyerahkan barang kepada pelanggan.
(4) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada
pelanggan.
(5) Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
(6) Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam
(7) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
Jika kas yang diterima berupa cek pribadi, bank penjual (bank yang penjual memiliki rekening giro di dalamnya) akan mengurus check clearing ke bank pelanggan (bank yang pelanggan memiliki rekening giro di dalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual yang merupakan penerbit kartu kredit langsung menambah saldo ke rekening giro penjual setelah dikurangi dengan credit card fee (berkisar 2,5% sampai dengan 4%). Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara periodik melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.
Gambar 1
Prosedur Penerimaan Kas dari Over-the-Counter Sales
Sumber: Mulyadi (2016: 381) Bagian Penjualan Pembeli Bagian Akuntansi Bagian Kasa Bank Bagian Pengiriman Barang Pembeli memesan barang Pembeli Membayar Harga barang (2) Bagian Penjualan Memerintahkan Bagian Pengiriman menyerahkan Barang kepada pembeli Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli (1) (6) Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan (4) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai (7) (5) Bagian kasa menyetorkan kas ke bank
Berikut merupakan bagan alir sistem penerimaan kas dari Over- The- Counter Sales:
Bagan 1
Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Over- The- Counter Sales
Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi faktur penjualan tunai 3 2 FPT 1 1
Bagian Order Penjualan
Via Pembeli Bagian Kasa N 1 FPT 1 Menerima uang dari pembeli Mengoperasi kan register kas PRK FPT 1 Mengisi bukti setor bank 3 2 Bukti Setor bank 1 3 2 Bukti Setor bank 1 Menyetor kas ke bank 5 N Diserahkan Ke bank Bersama uang FPT = Faktur Penjualan Tunai
PRK = Pita Register Kas 2
Lanjutan:
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
2 FPT 2 Kartu Gudang Menyerahkan barang FPT 2 4 3 PRK FPT 1 FPT 2 4 Membanding kan FPT lb1 dan lb 2 Menyerahkan barang kepada pembeli 2 FPT 1 PRK 6 Untuk pembeli Bersama Barang sebagai Slip pembungkus
Lanjutan:
Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan
6 PRK FPT 1 Jurnal Penjualan 7 5 Bukti Setor bank Jurnal Penerimaan Kas 8 RHPP Bukti Memorial Jurnal Umum N Selesai 7 PRK FPT 1 Kartu Persediaan N Membuat rekapitulasi HPP RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti Memorial 8 Secara periodik
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan T
b) Prosedur penerimaan kas dari COD sales
Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi
penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, maupun angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan memberikan jaminan penyerahan barang bagi pelanggan dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan. COD sales melalui pos belum menjadi sistem penjualan yang umum berlaku di Indonesia.
Berikut merupakan prosedur penerimaan kas dari
Cash-On- Delivery Sales (COD sales) melalui pos:
a) Pelanggan memesan barang menggunakan surat yang
dikirim melalui kantor pos.
b) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos
pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos.
c) Kantor pos pengirim mengirimkan barang dan formulir
COD sales sesuai dengan instruksi penjualan kepada
kantor pos penerima.
d) Kantor pos penerima, pada saat menerima barang dan
formulir COD sales memberitahu kepada pelanggan tentang diterimanya kiriman barang COD sales.
e) Pelanggan membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. Kemudian kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pelangganan, dengan diterimanya kas dari pelanggan.
f) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos
pengiriman bahwa COD sales telah dilaksanakan.
g) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD
sales telah selesai dilakukan, sehingga penjual dapat
mengambil kas yang diterima dari pelanggan.
Berikut merupakan skema yang melukiskan prosedur-prosedur di atas:
Gambar 2
Prosedur Penerimaan Kas dari COD Sales
Kantor Pos mengirim barang ke alamat pelanggan
(3)
Kantor Pos Kantor Pos Penerima memberitahukan kantor Pos pengirim bahwa Kantor Pos Pengiriman COD Sales telah dilaksanakan Penerima
(6)
Penjual
Kantor Pos Pelanggan Kantor Pos
mengirim membayar mengirim Pengirim barang ke Harga pemberitahuan Memberitahu pelanggan barang dan adanya COD
kas dari COD
via COD menerima sales Sales
Saes barang yang (4)
(7)
(2) dibeli
(5)
Pelanggan memesan barang
Penjual (1) Pelanggan Sumber: Mulyadi (2016:382)
Berikut merupakan bagan alir sistem penerimaan kas dari COD Sales pada bagan 2:
Bagan 2
Lanjutan:
Bagian Kasa Bagian Jurnal
2) Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a) Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan dijalankan pada bagian penjualan. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi penjualan bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pelanggan.
b) Fungsi Kas
Fungsi kas dijalankan pada bagian kasa. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pelanggan. c) Fungsi gudang
Fungsi gudang dijalankan pada bagian gudang. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab dalam penyiapan barang yang dipesan pelanggan. Kemudian menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
d) Fungsi pengiriman
Fungsi pengiriman dijalankan pada bagian pengiriman. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab
membungkus barang dan menyerahkan barang yang sudah dibayar kepada pelanggan.
e) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi berada pada bagian jurnal. Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, penerimaan kas, dan membuat laporan penjualan.
3) Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi umum yang diperlukan manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu:
a) Jumlah pendapatan dari penjualan menurut jenis produk
atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka
waktu tertentu.
d) Nama dan alamat pelanggan, informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pelanggan ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
e) Kuantitas produk yang dijual.
f) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
4) Dokumen dan Catatan yang Digunakan
Dokumen yang digunakan untuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a) Faktur penjualan tunai (FPT)
FPT merupakan dokumen yang berfungsi merekam informasi yang diperlukan manajemen mengenai penjualan tunai. Dokumen ini diisi oleh fungsi penjualan yang bertanggung jawab untuk mengantarkan pembayaran oleh pelanggan kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke jurnal penjualan. Tembusan faktur dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada fungsi pengiriman sebagai surat perintah penyerahan barang. Tembusan faktur tersebut digunakan sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempel oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus. Berikut merupakan contoh Faktur Penjualan Tunai:
Gambar 3 FPT
Sumber: Mulyadi (2016:386)
b) Pita register kas (cash register tape)
Pita register kas dihasilkan oleh fungsi kas dengan mengoperasikan mesin register kas. Dokumen merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Berikut merupakan contoh pita register kas:
Gambar 4 Pita Register Kas
TERIMA KASIH * 12.500,00 15.000,00 20.000,00 57.000,00 75.000,00 179.500,00 ST 180.000,00 500,00 C Sumber: Mulyadi(2013:464) c) Credit card sales slip
Credit card sales slip dicetak oleh credit card
center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan anggota kartu kredit. Untuk perusahaan jasa / dagang dokumen ini diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit.
d) Bill of lading
Bill of lading merupakan bukti penyerahan
barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan
oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yaitu penyerahan barang dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
e) Faktur penjualan COD
Faktur penjualan COD merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur ini diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dengan memintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusannya kemudian digunakan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang dipesan pelanggan. Faktur penjualan COD terdapat pada gambar 5.
Gambar 5
Faktur Penjualan COD Sales
Toko Buku Remaja
Jl. Lawu 15, Yogyakarta, 55213 Telepon (0274) 63539, Fax (0274) 86104
FAKTUR PENJUALAN COD
Nomor Faktur
Nama Pelanggan Alamat Tanggal Nomor Bill of Loading
125897689
Nomor Kode
Nama Barang Satuan Harga Satuan Kuantitas Jumlah Harga
Urut Barang Jumlah
Dicatat dalam Dicata
Diterima oleh
Buku dalam Diserahkan Dijual
Pelanggan Pembantu Jurnal Tanggal Tanda Tangan Sumber: Mulyadi(2016:390)
f) Bukti Setor Bank
Bukti setor bank dibuat oleh fungsi kas untuk melakukan penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar diserahkan fungsi kas ke bank bersamaan dengan penyetoran kas. Dua lembar tembusannya dikembalikan setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank. Kemudian fungsi kas menyerahkannya kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam
jurnal penerimaan kas. Berikut contoh Bukti Setor Bank:
Gambar 6 Bukti Setor Bank
No. 987679 BANK ARTA SELAMAT
Tgl. Yogyakarta
BUKTI SETOR BANK
Nama: Bank No. Cek Jumlah Rupiah
No. Rekening:
Tanda Tangan Penyetor
Credit Card Sales Slip
Uang Tunai
Jumlah
Jumlah Rupiah Pengesahan Bank
...
Sumber: Mulyadi(2016:391) g) Rekap harga pokok penjualan
Rekap harga pokok penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode dan dijadikan sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual Mulyadi(2013:463-468).
5) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu:
a) Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
b) Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber seperti data penjualan tunai.
c) Jurnal umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d) Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual serta mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
e) Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang sehingga kartu gudang tidak termasuk sebagai catatan akuntansi Mulyadi(2016:392). 6) Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a) Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pelanggan dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pelanggan melakukan pembayaran atas harga barang ke fungsi kas serta memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pelanggan.
b) Prosedur penerimaan kas
Fungsi kas menerima pembayaran atas harga barang dari pelanggan dan memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai kepada pelanggan untuk memungkinkan pelanggan melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c) Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pelanggan.
d) Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat atas berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. e) Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan dilakukannya penyetoran dengan segera ke bank atas semua kas yang diterima.
f) Prosedur pencatatan penerimaan kas
Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat ke dalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk melakukan pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. Mulyadi(2016:392-393).
7) Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a) Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern yang perlu diterapkan yaitu:
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas Fungsi penjualan merupakan fungsi operasi yang harus dipisahkan oleh fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek.
(2) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain. Hal ini berguna untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
(3) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan fungsi kas
Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara rangkap oleh satu fungsi. Sehingga terjadi pengecekan intern pekerjaan di setiap fungsi oleh fungsi lain.
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
(1) Penerimaan order dari pelanggan di otorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Formulir tersebut diterbitkan fungsi penjualan yang digunakan oleh fungsi kas saat menerima kas dan digunakan fungsi pengiriman pada saat menyerahkan barang kepada pelanggan.
(2) Penerimaan kas di otorisasi oleh fungsi kas dengan
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan
tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut
(3) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului
dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit
(4) Penyerahan barang yang di otorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai yang
(5) Pencatatan ke dalam buku jurnal di otorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
c) Praktik yang sehat
Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai:
(1) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
(2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
(3) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Mulyadi(2016:393-396).
b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang terjadi dikarenakan perusahaan selain melakukan penjualan tunai juga menerima penjualan secara kredit oleh pelanggan. Piutang adalah salah satu aktiva yang timbul karena terjadinya transaksi penjualan kredit yang mewajibkan pelanggan melaksanakan pembayaran sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
1) Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang Penerimaan kas melalui piutang dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu melalui penagih perusahaan, melalui pos, dan melalui lock – box collection plan. Namun, Penulisannya membahas penerimaan kas melalui piutang melalui penagih perusahaan Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran di atas cek. Dengan cek tersebut perusahaan lebih terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya.
a) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagih
Perusahaan
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek tunai juga memberikan peluang bagi karyawan perusahaan untuk
menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
(1) Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah
saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan.
(2) Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang
merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
(3) Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.
(4) Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian
Kas
(5) Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan
kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
(6) Bagian Kasa mengirim kuitansi sebagai tanda
penerimaan kas kepada debitur.
(7) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas
cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
(8) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut
Berikut merupakan skema yang melukiskan prosedur-prosedur di atas pada gambar 7.
Gambar 7 P e n e r i m a a n K a s d a r i
Piutang melalui Penagih Perusahaan
Sumber: Mulyadi (2016:412)
b) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
(1) Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit
kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
(2) Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
(3) Bagian sekretaris menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur.
(4) Bagian sekretaris menyerahkan cek kepada bagian kasa
(5) Bagian sekretaris menyerahkan surat pemberitahuan
kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
(6) Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai
tanda terima pembayaran dari debitr.
(7) Bagian kas menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas
cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
(8) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut
ke bank debitur.
Berikut merupakan skema yang melukiskan prosedur-prosedur di atas pada gambar 8.
Gambar 8
Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos
Sumber : Mulyadi (2016 : 414)
c) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui lock-box
collection plan.
Masalah yang dihadapi oleh perusahaan yang debiturnya tersebar luas di berbagai daerah geografis:
(1) Jika debitur harus mengirimkan cek langsung ke
perusahaan, diperlukan waktu perjalanan cek beberapa hari memalui pos.
(2) Check clearing harus dilakukan antar bank yang jauh secara geografis, sehingga memerlukan waktu satu sampai dua minggu.
Bagian Penagihan Bagian Penagihan Debitur Bagian Sekretaris Bagian Piutang Bagian Penjual Bagian Kassa Bank Debitur Bagian penagihan mengirim faktur penjualan
kredit kepada debitur (1)
Debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan pada saat piutang
jatuh tempo (2) Bagian sekretaris menerima
kiriman cek dan surat pemberitahuan dari debitur via kantor pos (3)
Bagian sekretaris menyerahkan cek kebagia kassa
Bagian Sekretaris menyerahkan surat
pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalm kartu piutang (5)
Bagian kasa menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endrosement oleh pihak yang berwenang atas cek tersebut (6)
Manfaat dari Sistem Penerimaan Kas dengan lock-box
collection plan.:
(1) Pekerjaan pembuatan daftar surat pemberitahuan
dipindahkan dari tangan fungsi secretariat perusahaan kebank.
(2) Memberikan kemudahan bagi debitur dalam melakukan
pembayaran uangnya.
(3) Mempercepat proses Check clearing, sehingga
mempercepat perusahaan memperoleh kas.
Prosedur penerimaan kas piutang melalui lock-box
collection plan.:
(1) Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit
kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
(2) Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat
faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke Po Box dikota terdekat.
(3) Bank membuka Po Box dan mengumpulkan cek dan
surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
(4) Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen
ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian secretariat.
(6) Bagian secretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan
(7) Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat
pemberitahuan kebagian kasa
(8) Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan
ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.
Gambar 9
Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Melalui lock-box
collection plan Bagian Penagihan Bank kreditur Debitur Bagian Sekretaris Bagian Piutang Banknya Debitur Kantor pos Bagian penagihan mengirim faktur penjualan
kredit kepada debitur (1)
Banknya kreditur mengambil cek dan surat pemberitahuan dari kotak pos nasabah (3) Banknya kreditur
mengirim daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan (4)
Pada saat faktur jatuh tempo, debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan ke kotak pos kreditur di kantor pos kota debitur (2)
Bagian Sekretaris menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalm kartu piutang (5)
Check clearing
2) Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
a) Fungsi Sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
b) Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi Kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
d) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
e) Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. (Mulyadi, 2013:487)
3) Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas dari
Piutang
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
a) Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh
debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar.
b) Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. Berikut merupakan daftar surat pemberitahuan pada gambar 10.
Gambar 10
Daftar Surat Pemberitahuan
Tanggal……….
Nomor………..
DAFTAR SURAT PEMBERITAHUAN
No Nama
Bank Nomor Keterangan Jumlah Rupiah
Urut Debitur Cek
Jumlah Bagian Sekretariat Sumber : Mulyadi (2016:480)
c) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas kebank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
d) Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda..penerimaaan..kas..ini..dibuat..dalam..sistem..perban kan..yang..tidak..mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check..issuer,..kuintansi..sebagai..tanda..penerimaan..kas.. digantikan fungsinya oleh cancelled check. (Mulyadi, 2016:409).
Berikut merupakan contoh kuitansi pada gambar 11: Gambar 11
Kuitansi
Sumber: Mulyadi (2016:409)
4) Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penerimaan Kas dari
Piutang
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari piutang yaitu:
a) Organisasi
(1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas
(2) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi
akuntansi
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam
bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet)
(2) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas
dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi
(3) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi
akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur
c) Praktik yang sehat
(1) Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara
penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera
(2) Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity
bond insurance)
(3) Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan Bagian Kasa maupun ditangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit insurance. Mulyadi (2016:409-410).
5) Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
a) Sistem Penerimaan kas dari Piutang Melalui Penagih
Perusahaan
Bagian Penagihan melaksanakan penagihan piutang berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh
bagian Piutang atas dasar kartu piutang atau arsip faktur yang belum dibayar. Hasil penagihan dari debitur dilaporkan oleh Bagian penagihan melalui daftar surat pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan diserahkan oleh Bagian Penagihan kepada Bagian Piutang. Bagian Piutang membandingkan hasil penagihan yang dilaporkan dalam daftar surat pemberitahuan dengan daftar piutang yang ditagih. Dengan cara ini kegiatan Bagian Penagihan dicek oleh Bagian piutang.
Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan cek diserahkan oleh Bagian Penagihan ke Bagian Kasa. Bagian Kasa melakukan endorsement atas cek dan kemudian menyetorkan cek ke bank. Bagian Jurnal mencatat penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan ini di dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan bagian kasa tidak membuat kuitansi tanda terima cek bagi debitur, karena sistem tersebut disusun dengan anggapan cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan. Jika
cancelled check tidak dikembalikan melalui sistem
membuat kuitansi untuk dikirimkan kepada debitur sebagai pengakuan perusahaan telah menerima kas dari debitur yang bersangkutan. Berikut merupakan bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan pada Bagan 3.
Bagan 3
Sistem Penerimaan kas dari Piutang melalui Penagih Perusahaan
Bagian Piutang Bagian Penagihan
Mulai 4 1 Membuat DPD 3 DSP 2 daftar piutang yang SP 1 ditagih Melakukan Penagihan ke debitur 3 Menerima cek 2 dan surat DPD 1 Pemberitahuan Cek DSP 2 Kartu Piutang Menerima cek 1 dan surat N Pemberitahuan N DPD 1 SP Cek
DPD = Daftar Piutang yang ditagih 2
SP = Surat Pemberitahuan
DSP
DSP = Dafftar surat pemberitahuan
N
Lanjutan
b) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos Gambar 12
Lanjutan
DSP = Daftar surat pemberitahuan
SP = Surat pemberitahuan
c) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Melalui
lock-box collection plan
Gambar 13
Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui lock-box collection plan
Sumber: Mulyadi (2016:418)
7. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
Menurut Yakub (2012:162), “Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menggambarkan urutan instruksi proses dan hubungan satu proses
