PEDOMAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN

(1)

PEDOMAN

SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PERTANIAN

(2)

(3)

Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR LAMPIRAN ... iii

DAFTAR GAMBAR ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Dasar Hukum ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan ... 2

1.4. Ruang Lingkup ... 3

1.5. Istilah dan Pengertian ... 4

BAB II SPI SEKRATARIAT JENDERAL ... 7

2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan 6

2.2. Pelaksanaan SPI Sekretariat Jenderal ... ... 7

2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satuan Pelaksana (Satlak) SPI Sekretariat Jenderal ... 13

BAB III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN ... 25

3.1. Reviu Terhadap Perencanaan, Kinerja, Indikator Kinerja dan Ketaatan Penyampaian Laporan... ... 27

3.2. Pembinaan Sumber Daya Manusia Aparatur, Kelembagaan dan Ketatalaksanaan ... 29

3.3. Pembinaan Hukum dan Peraturan Perundang-Undangan dan Komunikasi Publik ... 9

3.4. Penyediaan Sarana Prasarana dan Pencatatan Keuangan yang Akurat 36 3.5. Penyelenggaraan Ketatausahaan, Kerumahtanggaan, Pelaksanaan Hubungan Masyarakat, Pengembangan Hubungan Antar Lembaga dan Fasilitasi Keprotokolan ... 38

3.6. Pengembangan Kerja Sama Luar Negeri ... 40

3.7. Pengendalian Terhadap Pengelolaan Perstatistikan dan Sistem Informasi ... ... 42

3.8. Pelayanan Varietas dan Perizinan Pertanian ... 44

(4)

Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian iii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN-1 : Keputusan Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian Nomor : 1096/Kpts/OT.140/3/2012 Tentang Perubahan Satuan Pengendali Intern Pemerintah Lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian ... 49 LAMPIRAN-2 : Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 10696/Kpts/OT.

140/3/ 2012 Tentang Susunan Keanggotaan Satuan Pengendali Intern Pemerintah Lingkup Sekretariat

Jenderal Kementerian Pertanian ... 48 LAMPIRAN-3 : Daftar Penilaian (Checklist) Lingkungan Pengendalian ... 53 LAMPIRAN-4 : Daftar Penilaian (Checklist) Penilaian Resiko ... 57 LAMPIRAN-5 : Daftar Penilaian (Checklist) Kegiatan Pengendalian ... 59 LAMPIRAN-6 : Daftar Penilaian (Checklist) Lingkup Informasi dan

Komunikasi ... 61 LAMPIRAN-7 : Daftar Penilaian (Checklist) Pemantauan Pengendalian

(5)

Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian iv

DAFTAR GAMBAR

(6)

Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sesuai dengan peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Tentang Kedudukan, Tugas, Dan Fungsi Kementerian Negara Serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara, Menteri Pertanian bertanggung jawab terhadap keberhasilan pembangunan pertanian nasional. Indikator keberhasilan pembangunan pertanian sebagaimana tertuang dalam Rencana Strategis Kementerian Pertanian 2010-2014 adalah tercapainya 4 (empat) target sukses yang merupakan target utama Kementerian Pertanian, yaitu : (1) tercapainya swasembada (kedelai, gula dan daging sapi) dan swasembada berkelanjutan (padi dan jagung); (2) meningkatnya diversifikasi pangan; (3) meningkatnya nilai tambah, daya saing dan ekspor komoditas pertanian; dan (4) meningkatnya kesejahteraan petani.

Untuk menjamin keberhasilan pencapaian target sukses Kementerian Pertanian tersebut dibutuhkan pengendalian secara sistemik terhadap pengelolaan program dan kegiatan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemantauan sampai evaluasinya di tingkat lapangan. Di sisi lain, pelaksanaan program dan kegiatan Kementerian Pertanian yang dibiayai dari APBN yang kian terbatas membutuhkan manajemen pengelolaan yang sesuai dengan azas-azas pengelolaan keuangan negara yang efektif, efisien, ekonomis dan transparan guna mewujudkan birokrasi yang sehat (clean goverment) dalam kerangka tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Untuk itu, diperlukan keberadaan dan berfungsinya suatu sistem pengendalian yang memberi keyakinan yang memadai bagi pimpinan Kementerian Pertanian dalam mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.

(7)

2 Pokok-pokok arah kebijakan, arah, tujuan dan sasaran pengendalian sebagai bagian dari manajemen pemerintahan dan pembangunan telah digariskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tetang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP), sehingga dalam penerapannya memungkinkan setiap instansi dan satuan kerja dapat secara dini mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan terhadap pelaksanaan program dan kegiatan dari yang telah direncanakan. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI) merupakan proses yang integral dalam pengendalian pengelolaan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sistem ini bila diterapkan dengan baik dapat memberikan umpan balik sebagai bahan koreksi dan perbaikan dari pimpinan instansi dan unit kerja.

Sebagaimana arahan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tetang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP), Sistem Pengendalian Intern (SPI) terdiri dari beberapa unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian; (b) penilaian risiko; (c) kegiatan pengendalian; (d) informasi dan komunikasi; dan (e) pemantauan pengendalian intern. Penerapan unsur-unsur SPI sebagaimana dimaksud di atas harus dilaksanakan secara terpadu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah.

Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian sebagi bagian dari instansi di lingkungan Kementerian Pertanian bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern (SPI) di setiap satuan kerja di lingkup Sekretariat Jenderal. Berdasarkan hal tersebut, maka dipandang perlu diterbitkan suatu Pedoman Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal yang dapat menjadi acuan operasional bagi satuan kerja di lingkup instansi ini dalan penyusunan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) di satuan kerjanya masing-masing.

(8)

3 1.2. Dasar Hukum

Dasar hukum penyusunan Pedoman SPI Sekretariat Jenderal adalah: 1. Peraturan Pemerintah No. 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah;

2. Peraturan Menteri Pertanian No. 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman Umum Sistem Pengendalian Intern di Lingkungan Departemen Pertanian;

3. Keputusan Menteri Pertanian No. 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan Pengendalian Intern Pemerintah Lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari Pedoman SPI Seketariat Jenderal adalah :

1) Mendukung peningkatan kinerja, transparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset negara di Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian;

2) Memberikan panduan bagi Satuan Kerja lingkup Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian dalam pelaksanaan SPI.

Berdasarkan maksud dan tujuan di atas, maka setiap unit eselon II dan satuan kerja lingkup Seketariat Jenderal diwajibkan untuk menjabarkan dan merinci lebih lanjut Pedoman ini ke dalam Pedoman Pelaksanaan (Juklak) yang disesuaikan dengan karakteristik tupoksinya masing-masing.

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang diatur dalam Pedoman Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal meliputi unsur-unsur sebagai berikut:

1) Lingkungan Pengendalian

Adalah upaya untuk mewujudkan suatu kondisi yang memungkinkan seluruh pegawai Sekretaiat Jenderal dapat menciptakan dan memelihara lingkungan organisasi, sehingga menimbulkan perilaku

(9)

4 positif yang mendukung pencapaian pengendalian intern dan manajemen yang sehat.

2) Penilaian Risiko

Adalah tindakan pengendalian intern melalui penilaian risiko kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal, baik risiko yang timbul dari dalam maupun dari luar luar.

3) Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengendalian adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan di unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal untuk membantu memastikan bahwa arahan pimpinan Sekretariat Jenderal tentang tujuan dan sasaran kegiatan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

4) Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan untuk melaporkan perkembangan dan hasil pelaksanaan kegiatan serta saran tindak lanjut kepada pimpinan Seketariat Jenderal dan pemangku kepentingan lainnya.

5) Pemantauan Pengendalian Intern

Pemantauan adalah tindakan yang harus dilakukan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan dalam menilai kualitas kinerja, baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti.

1.5. Istilah dan Pengertian

1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis, efektif, efisien dan transparan.

(10)

5 2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.

3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan.

4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.

5. Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

risiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif

7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah.

8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.

9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan.

10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan dan terdiri atas :

(11)

6 a. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang

bertanggungjawab kepada Presiden.

b. Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri Pertanian. Inspektorat Provinsi bertanggung jawab kepada Gubernur. 11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk

memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu

program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditPetapkan.

13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.

(12)

7

BAB II

SPI SEKRETARIAT JENDERAL

2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok dan Fungsi

Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/ OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Pertanian. Dalam melaksanakan tugas tersebut Sekretariat Jenderal menyelenggarakan fungsi:

1. Koordinasi kegiatan Kementerian Pertanian;

2. Koordinasi dan penyusunan rencana dan program Kementerian Pertanian;

3. Pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumah tanggaan, arsip dan dokumentasi Kementerian Pertanian;

4. Pembinaan dan penyelenggaraan organisasi dan tata laksana, kerjasama dan hubungan masyarakat;

5. Koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum;

6. Penyelenggaraan pengelolaan barang milik/kekayaan negara, dan 7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri Pertanian.

B. Visi, Misi dan Tujuan

Visi Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian Tahun 2010-2014 adalah Menjadikan Birokrasi yang Profesional dan Berintergritas serta Memberikan Pelayanan Prima.

(13)

8

Untuk mewujudkan Visi tersebut telah dirumuskan Misi Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian Tahun 2010-2014 yaitu:

1) Meningkatkan kualitas pelayanan kepada aparatur Kementerian Pertanian dan masyarakat;

2) Meningkatkan kualitas perencanaan, penganggaran, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan pelaksanaan pembangunan pertanian;

3) Mewujudkan organisasi, ketatalaksanaan dan pelayanan administrasi kepegawaian Kementerian Pertanian yang proporsional, efektif dan efisien;

4) Meningkatlkan kualitas peraturan perundang-undangan dan pelayanan informasi publik;

5) Meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan dan perlengkapan serta kearsipan;

6) Meningkatkan kualitas pelayanan ketatausahaan, kerumahtanggaan, hubungan antar lembaga dan protokol serta hubungan masyarakat;

7) Menyusun rumusan kebijakan kerja sama luar negeri bidang pertanian;

8) Meningkatkan kualitas data dan mengembangkan sistem informasi pertanian dalam mendukung pembangunan pertanian;

9) Menyelenggarakan pelayanan perlindungan varietas tanaman dan perizinan pertanian yang berkualitas.

Guna mewujudkan Visi dan Misi, maka telah ditetapkan tujuan yang akan dicapai oleh Sekretariat Jenderal, yaitu melalui:

1) Penyusunan perencanan pembangunan pertanian yang terpadu, berbasis kinerja yang berkerangka jangka menengah.

2) Pengembangan organisasi yang sesuai dengan beban kerja (right sizing), dan ketatalaksanaan yang efektif dan efisien, serta

(14)

9

sumberdaya manusia aparatur pertanian yang berbasis kompetensi;

3) Penerbitan perangkat peraturan perundang-undangan dan pelayanan hukum bidang pertanian, serta pengelolaan informasi publik Kementerian Pertanian yang dapat melindungi dan menjamin tercapainya tujuan dan sasaran pembangunan pertanian;

4) Penataan dan pengelolaan administrasi keuangan dan perangkat perlengkapan Kementerian Pertanian guna mencapai penilaian audit laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP);

5) Penyelenggaraan urusan ketatausahaan, kerumahtanggaan, hubungan antar lembaga dan protokoler serta pengembangan pelayanan hubungan masyarakat yang dapat mendukung peningkatan efektivitas kinerja organisasi;

6) Penyusunan kebijakan dan pengelolaan administrasi kerja sama luar negeri bidang pertanian yang melindungi kepentingan nasional serta terintegrasi dengan dinamika lingkungan dan perekonomian global;

7) Pengembangan penataan dan pengelolaan data dan sistem informasi pertanian yang akurat, konsisten, relevan, terkini dan tepat waktu, serta menerapkan teknologi dan sistem informasi modern;

8) Penyelenggaraan pelayanan perlindungan varietas tanaman dan perizinan pertanian yang berkualitas internasional, cepat, tepat, akurat dan akuntabel guna mendukung terwujudnya pertanian tangguh dan dinamis.

C. Program dan Kegiatan

Program dan kegiatan Sekretariat Jenderal dirancang dalam rangka melaksanakan kebijakan Kementerian Pertanian sesuai amanat Rencana Strategis Kementerian Pertanian 2010-2014, yaitu

(15)

10

akuntabel dan good governace. Kebijakan Kementerian Pertanian ini selanjutnya dirumuskan kembali di dalam Rencana Strategis Sekretariat Jenderal 2010-2014, yaitu membangun dan mengembangkan organisasi, sistem administrasi dan manajemen pembangunan Kementerian Pertanian yang sesuai dengan asas clean government dan good governance. Nomenklatur Program Sekretariat Jenderal adalah Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Kementerian Pertanian Lainnya. Adapun nomenklatur kegiatan-kegiatan Sekretariat Jenderal adalah:

1) Koordinasi dan pembinaan perencanaan Kementerian Pertanian; 2) Pengelolaan keuangan dan perlengkapan serta pemeliharaan

sarana dan prasarana Kantor Pusat Kementerian Pertanian;

3) Pembinaan hukum dan peraturan perundang-undangan serta koordinasi humas dan komunukasi publik di bidang pertanian; 4) Pengembangan kerja sama luar negeri untuk bidang pangan dan

pertanian dalam kerangka bilateral, regioal, multilateral serta PBB; 5) Peningkatan kualitas kelembagaan, ketatalaksanaan dan

kepegawaian;

6) Pelayanan perizinan dan investasi pertanian (prioritas nasional dan bidang)

7) Pengembangan perstatistikan dan sistem informasi pertanian; 8) Pengembangan perlindungan dan pendaftaran varietas tanaman

(prioritas bidang).

2.2. Pelaksanaan SPI Sekretariat Jenderal A. Organisasi SPI Sekretariat Jenderal

Berdasarkan Keputusan Menteri Pertanian Nomor 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan Pengendalian Intern Pemerintah Lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, telah dibentuk struktur organisasi Tim Satuan Pelaksana yang terdiri dari: Pengarah Satuan Pelaksana, Penyelia Satuan Pelaksana dan Pelaksana Satuan Pelaksana.

(16)

11 STRUKTUR ORGANISASI TIM SPI SEKRETARIAT JENDERAL

Penanggung Jawab Ketua Pengarah Anggota Pengarah Sekretaris Pengarah Anggota Pengarah Anggota Pengarah Anggota Pengarah Anggota Pengarah Anggota Pengarah Anggota Penyelia Anggota Penyelia Anggota Penyelia Anggota Penyelia Anggota Penyelia Anggota Penyelia Ketua Penyelia Anggota Pelaksana Anggota Pelaksana Anggota Pelaksana Anggota Pelaksana Anggota Pelaksana Anggota Pelaksana Ketua Pelaksana Sekretaris Penyelia Sekretaris Pelaksana

(17)

12

B. Tugas SPI Sekretariat Jenderal

Pengarah Satuan Pelaksana SPI Sekretariat Jenderal mempunyai tugas : 1. Memberikan arahan pengendalian intern pelaksanaan kegiatan kepada

Penyelia dan Pelaksana yang meliputi; (1) Lingkungan Pengendalian, (2) Penilaian Risiko, (3) Kegiatan Pengendalian, (4) Informasi dan Komunikasi, dan (5) Pemantauan Pengendalian Intern

2. Melaporkan rancangan pengendalian intern terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien;

3. Menyiapkan bahan kebijakan pengendalian dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah dalam lingkup kerjanya sesuai ketentuan yang berlaku;

4. Melaporkan secara utuh hasil pelaksanaan SPI kepada atasan langsungnya secara tertulis;

Penyelia Satuan Pelaksana SPI Sekerariat Jenderal mempunyai tugas : 1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan Pengendalian

intern dan memberikan arahan teknis pengendalian intern kepada Pelaksana;

2. Menyiapkan bahan rumusan pengambilan kebijakan kegiatan pengendalian intern;

3. Melakukan evaluasi terhadap rancangan dan pelaksanaan program/kegiatan yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalannya;

4. Melaporkan secara utuh kepada atasan langsungnya secara tertulis.

Pelaksana Satuan Pelaksana SPI Sekretariat Jenderal mempunyai tugas : 1. Menyiapkan bahan rumusan pengambilan kebijakan kegiatan

pengendalian intern;

(18)

13 3. Melakukan kegiatan pengendalian intern dan pengawasan kinerja, keuangan, asset serta pengendalian/pengawasan khusus sesuai kebijakan yang telah ditetapkan;

4. Membuat laporan tertulis hasil pelaksanaan SPI secara berkala kepada atasan langsungnya.

C. Kalender Kerja Satlak SPI Sekretariat Jenderal

No Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

1 Penerbitan SK SPI Setjen X

2 Penyusunan Pedoman SPI X X X

3 Peningkatan Kapasitas Tim

SPI X X X

4 Rapat Koordinasi Triwulanan X X X X

5 Pengendalian Kinerja

Keuangan dan Aset X X X X

6 Evaluasi Pelaksanaan

Kegiatan/Program X X X X

7 Laporan Berkala X X X X

2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satlak SPI Sekretariat Jenderal

Ruang lingkup pengendalan yang harus dilaksanakan oleh Tim Satlak SPI Sekretariat Jenderal mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian, (b) penilaian risiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan komunikasi, dan (e) pemantauan. Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut:

A. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam lingkungan Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. Di dalam lingkungan pengendalian diharapkan terbangunnya sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat

(19)

14 sepanjang proses kegiatan mulai dari perencanaan sampai evaluasi dan pelaporan. Kondisi lingkungan pengendalian dipengaruhi oleh sumber daya manusia, sehingga untuk mendukung terbentuknya Sistem Pengendalian Intern Pemerintah yang baik, maka perlu dirancang pengelolaan organisasi yang mempertimbangkan aspek kebijakan, sumber daya manusia, dan prosedur. Berkenaan dengan dinamika organisasi yang dipengaruhi oleh banyak aspek tersebut, maka lingkungan pengendalian hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan suatu keyakinan mutlak.

1. Kebijakan

Arah kebijakan Sekretariat Jenderal sebagaimana yang tertuang di dalam Rencana Strategis Sekretariat Jenderal 2010-2014 dapat dijabarkan kembali ke dalam kebijakan operasional sesuai permasalahan dan kebutuhan organisasi. Kebijakan operasional merupakan landasan bagi aparatur pelaksana kegiatan dalam penyelenggaraan kegiatan untuk menghasilkan kinerja sesuai yang diharapkan. Kebijakan yang ditetapkan Sekerariat Jenderal merupakan kebijkan publik yang tidak hanya mengikat ke dalam hierarki organisasi, namun berlaku pula pada pemangku kepentingan secara luas. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka di dalam proses penyusunan kebijakan terdapat prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu prinsip rasionalitas, prinsip efektivitas dan prinsip produktivitas.

a. Prinsip rasionalitas, kebijakan dinilai rasional apabila kebijakan dapat diterima secara logis, berhubungan erat dengan sasaran yang ingin dicapai, dapat diterima dan dilaksanakan secara nyata oleh pelaksana kebijakan, serta tidak menimbulkan perbedaan atau bias penafsiran yang tinggi diantara para pelaksana kebijakan tersebut.

(20)

15 b. Prinsip efektifitas, kebijakan dinilai efektif apabila kebijakan yang ditetapkan secara nyata mendukung tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Penilaian efektifitas kebijakan memerlukan penelaahan dan pengkajian menyeluruh mulai dari periode sebelum setelah diterbitkannya kebijakan serta memperhatikan umpan balik dari pemangku kepentingan, terutama dari kelompok penerima manfaat yang merasakan atau menerima dampak dari penerapan kebijakan.

c. Prinsip efisiensi, kebijakan dinilai efisien apabila kebijakan yang

ditetapkan sungguh-sungguh secara nyata dibutuhkan oleh pemangku kepentingan.

d. Prinsip produktivitas, kebijakan dinilai produktif apabila kebijakan yang ditetapkan dapat lebih mendorong para pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

2. Sumber daya manusia

Sumberdaya manusia merupakan sub sistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dilakukan secara kontinyu dan konsisten melalui peningkatan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin diharapkan produktivitas aparatur Sekretariat Jenderal akan terus meningkat.

3. Prosedur

Prosedur adalah rangkaian (tahapan proses) manajemen dalam mengelola sumber daya manusia, sumber pembiayaan, peralatan dan perlengkapan serta metode untuk mencapai tujuan dan yang telah ditetapkan. Prosedur yang baik harus mengacu pada tugas pokok dan fungsi organisasi serta mampu memberikan kejelasan

(21)

16 maksud, tujuan, sasaran, manfaat, dampak dan indikator keberhasilan pelaksanan kegiatan bagi aparatur yang akan menjadi pelaksana dari kegiatan tersebut. Dengan demikian, prosedur harus dibuat secara sederhana, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada seluruh pemangku kepentingan, agar dapat mendorong aparatur Sekretariat Jenderal untuk memberikan pelayanan prima kepada segenap pemangku kepentingan.

B. Penilaian Risiko

Risiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang dilakukan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, pelaporan, hingga tahap tindak lanjut hasil evaluasi dan pelaporan. Risiko yang tidak dapat terdeteksi secara dini atau tidak dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal. Dengan demikian, penanganan risiko terhadap kegiatan-kegiatan strategis yang dilakukan di setiap unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal menjadi faktor yang sangat penting dalam menjamin pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Daftar penilaian

(check list) lingkungan pengendalian di rujuk pada Lampiran-3.

Pengelolaan risiko secara efektif tidak dapat dilakukan secara parsial di masing-masing Satuan Kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal, akan tetapi karena tujuan dan sasaran organisasi Sekretariat Jenderal merupakan tujuan bersama dari seluruh Satuan Kerja yang ada, maka perlu dilakukan pengelolaan risiko secara komprehensif agar di tingkat Sekretariat Jenderal melalui suatu manajemen pengelolaan risiko.

Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko, baik dari dalam maupun luar organisasi yang dapat

(22)

17 mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran suatu organisasi, untuk itu diperlukan suatu penilaian risiko terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Penilaian risiko dilaksanakan melalui tahapan : (1) identifikasi risiko dan (2) penyusunan daftar risiko.

1. Identifikasi risiko

Idilaksanakan sejak di awal perencanaan kegiatan. Identifikasi dilakukan terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam

Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) di masing – masing unit kerja pelaksana kegiatan. Aspek yang harus dilakukan dalam identifikasi risiko adalah penetapan titik kritis kegiatan dan analisis risiko.

Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan

Titik kritis kegiatan harus dituangkan dengan jelas di dalam TOR/KAK kegiatan. Penetapan titik kritis didasarkan pada tahapan-tahapan kegiatan yang telah ditetapkan, sehingga diperlukan ketepatan terhadap penetapan: tujuan, sasaran, jadwal, alokasi sumberdaya, indikator kinerja, tahapan titik kritis, penyebab dan dampak risiko yang mungkin terjadi, serta rencana penanganan risiko. Perubahan penetapan titik kritis dapat digunakan untuk merevisi TOR/KAK yang telah ditetapkan sebelumnya.

Analisis risiko

Analisis risiko dilakukan dengan: (1) menetapkan risiko yang mungkin dapat terjadi apabila titik kritis yang telah diindentifikasi tidak dapat dikelola dengan baik dan (2) menentukan penyebab terjadinya risiko dan kemungkinan dampak yang akan terjadi. Hasil penilaian risiko selanjutnya dituangkan ke dalam daftar risiko.

(23)

18

Hasil identifikasi dan analis risiko dituang ke dalam daftar risiko, sehingga daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Di dalam daftar risiko dimuat pernyataan risiko, penyebab terjadinya risiko dan dampak dari risiko yang mungkin terjadi. Daftar risiko suatu kegiatan apabila digabung dengan daftar risiko kegiatan lainnya yang tahapan pelaksanaannya saling tergantung dan atau saling mempengaruhi, maka akan menghasilkan daftar risiko suatu rangkaian atau siklus kegiatan di unit kerja.

2. Penanganan Risiko

Penanganan risiko adalah rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi dan telah dituangkan dalam daftar risiko. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko melalui metode preventif, yaitu dengan cara memperbaiki sistem dan prosedur, mengembangkan sumber daya manusia serta menyediakan sarana dan prasarana (peralatan dan perlengkapan fisik) yang dibutuhkan. Aspek penting yang perlu dipertimbangkan dalam penanganan risiko adalah bahwa biaya yang diperlukan untuk mengani risiko harus jauh lebih kecil dari nilai dampak yang mungkin timbul dari risiko.

3. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko

Pemantauan dan evaluasi penanganan risiko merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang telah dilakukan. Dengan demikian hasil pemantauan dan evaluasi digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari.

(24)

19 Untuk mengefektifkan proses pemantauan dan evaluasi penanganan risiko, maka setiap satuan kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal menyampaikan daftar risiko dan kegiatan penanganan risiko yang akan dilaksanakan sejak awal tahun anggaran kepada pimpinan Tim Satuan Pelaksana (Satlak) SPI Sekretariat Jenderal. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal dalam memperbaiki kinerja organisasi.

4. Penilaian Hasil Pelaksanaan Penilaian Risiko

Penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas penilaian risiko yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa pemantauan dan evaluasi yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa

(check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko disampaikan pada Lampiran-4.

C. Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dapat membantu untuk; (1) memastikan bahwa arahan pimpinan Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro/Kepala Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal tentang pelaksanaan program dan kegiatan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh aparatur dan (2) mengurangi terjadinya risiko yang telah diindentifikasi. Kegiatan pengendalian dilaksanakan melalui prosedur (perintah, arahan dan rekomendasi) tertulis dalam bentuk surat keputusan, surat dinas atau nota dinas, sehingga memungkinkan diambilnya tindakan-tindakan secara dini dengan mempertimbangkan daftar risiko yang telah diidentifikasi.

(25)

20

Sesuai dengan prinsip umum SPI dan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian, selain bertanggung dalam koordinasi manajemen umum pembangunan dan pemerintahan, juga mencakup penugasan khusus yaitu penugasan teknis di bidang perizinan dan investasi, perlindungan dan pelayanan varietas tanaman serta pengelolaan data dan informasi pembangunan pertanian, maka ruang lingkup kegiatan pengendalian SPI Sekretariat Jenderal meliputi:

1. Karakteristik Tugas Pokok, Fungsi dan Kegiatan Satuan Kerja Kegiatan pengendalian di lingkungan Sekretariat Jenderal harus memperhatikan karakteristik tugas pokok dan fungsi serta kegiatan di masing-masing satuan kerja, yaitu sebagai berikut:

a) Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan strategis di masing-masing satuan kerja.

b) Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko.

c) Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan di masing-masing satuan kerja.

d) Kebijakan dan prosedur tindakan pengendalian harus ditetapkan secara tertulis.

e) Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.

2. Pengendalian Sumber Manusia, Keuangan, Sarana-prasarana dan Perlengkapan

Selain karakteristik tugas pokok dan fungsi satuan kerja, ruang lingkup kegiatan pengendalian di lingkungan Sekretariat Jenderal juga mencakup :

a) Reviu kinerja satuan kerja, yaitu membandingkan antara Rencana Kinerja (RK) dengan hasil Penetapan Kinerja (PK)

(26)

21

b) Pembinaan sumber daya manusia, yaitu membangun dan mengembangkan kesetiaan, prestasi, tanggung jawab, ketaatan, kejujuran, kerja sama, inisiatif dan kepemimpinan.

c) Pengendalian terhadap pengelolaan sistem informasi; yaitu membangun pengamanan sistem informasi; pengendalian akses informasi; pengendalian dan pengembangan perangkat lunak dan sistem aplikasi; spesialisasi/pemisahan petugas/operator; kontinuitas pelayanan; pengendalian aplikasi, kelengkapan, akurasi dan kaandalan proses aplikasi.

d) Pengendalian secara fisik dan kepemilikan terhadap prasarana, sarana/perlengkapan dan asset yang dimiliki dan dikelola, baik yang bergerak maupun tidak bergerak.

e) Penetapan dan reviu terhadap indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan.

f) Penetapan dan komunikasi otorissi terhadap transaksi dan kejadian penting.

g) Pencatatan secara akurat dan tapat waktu terhadap segala jenis transaksi dan kejadian.

h) Pembatasan akses terhadap pengeloaan sumberdaya yang dimiliki satuan kerja.

i) Akuntanbilitas terhadap penyimpanan yang dimiliki satuan kerja. j) Dokumentasi SPI terhadap transaksi dan kejadian penting.

3. Penguatan Ektifitas SPI

Pimpinan satuan kerja bertanggung jawab terhadap efektifitas pelaksanaan SPI di satuan kerjanya masing-masing. Efektifitas pelaksanaan SPI akan sangat membantu fungsi pengawasan yang dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), baik dari internal Kementerian Pertanian maupun dari instansi lain yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan.

(27)

22

4. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian

Penilaian terhadap pelaksanaan pengendalian dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas kegiatan pengendalian yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa kegiatan pengendalian yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian disampaikan pada Lampiran-5.

D. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi terhadap pengendalian kinerja perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan wajib dilakukan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus melalui pencatatan dan pelaporan.

Hasil pelaksanaan informasi dan komunikasi hasil kegiatan pengendalian harus dilakukan penilaian. Penilaian terhadap pelaksanaan informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas kegiatan informasi dan komunikasi kegiatan pengendalian yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa kegiatan informasi dan komunikasi yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan kegiatan infor,asi dan komunikasi kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa

(28)

23

pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian disampaikan pada Lampiran-6.

E. Pemantauan

Pemantauan SPI dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan untuk menilai kualitas kinerja satuan kerja dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya telah dan dapat ditindaklanjuti. Pemantauan berkelanjutan adalah penilaian atas mutu kinerja SPI secara terus menerus dan menyatu dalam kegiatan satuan kerja di lingkup Sekretariat Jenderal yang diselenggarakan melalui kegiatan rutin dan berkala dengan menggunakan acuan dalam pelaksanaannya, seperti metode, sistem aplikasi, instrumen peraturan perundangan, norma/standar/ kriteria/prosedur.

Pelaksanaan pemantauan dilakukan mulai dari awal tahun anggaran pelaksanaan kegiatan agar dapat menjamin berfungsinya kelengkapan unsur-unsur SPI yang meliputi; lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan dan pengendalian telah dibuat dan dilaksanakan dengan baik.

Hasil pelaksanaan pemantauan dan pengendalian dalam bentuk kelemahan dalam pelaksanaan SPI dan pencapaian kinerja satuan kerja selanjutnya dirumuskan dan direkomendasikan kepada pimpinan satuan kerja dan pelaksana kegiatan untuk menghilangkan penyebab utama timbulnya permasalahan dan berbagai faktor penghambat. Rekomendasi yang disampaikan kepada pimpinan satuan kerja dan Sekretaris Jenderal selanjutnya harus dapat ditindaklanjuti secara memadai di setiap jenjang hirarki

(29)

24

organisasi. Hasil pemantauan yang telah disusun secara lengkap selajutnya ditindaklanjuti dalam bentuk laporan untuk disampaikan segera kepada Sekretaris Jenderal dan atau kepada pemangku kepentingan lainnya.

Hasil pelaksanaan pemantauan implementasi SPI harus dilakukan penilaian. Penilaian terhadap implemntasi SPI dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas pelaksanaan SPI yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa implemenatasi SPI yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan SPI dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian disampaikan pada Lampiran-7.

(30)

25

BAB III

PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN

Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI dan karakteristik tugas pokok dan fungsi Sekretraiat Jenderal, Kementerian Pertanian, maka ruang lingkup kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Sekretariat Jenderal mencakup pengendalian aspek strategis, yaitu antara lain : (1) reviu terhadap perencanaan, kinerja dan indikator kinerja serta ketaatan penyampaian laporan, (2) pembinaan SDM aparatur, kelembagaan dan ketatalaksanaan; (3) pembinaan hukum dan peraturan perundang-undangan dan komunikasi publik, (4) penyediaan sarana-prasarana serta pencatatan keuangan yang akurat, (5) penyelenggaraan ketatausahaan, kerumahtanggaan, pelaksanaan hubungan masyarakat, pengembangan hubungan antar lembaga dan fasilitasi keprotokolan, (6) pengembangan kerja sama luar negeri, (7) pengelolaan perstatistikan dan sistem informasi, dan (8) pembinaan prosedur perlindungan varietas dan perizinan pertanian.

3.1. Reviu Terhadap Perencanaan, Kinerja dan Indikator Kinerja Serta Ketaatan Penyampaian Laporan Sekretariat Jenderal

A. Tujuan dan Sasaran

Tujuan untuk memperbaiki kecenderungan-kecenderungan tidak tercapainya, tidak terukurnya tujuan dan sasaran program dan kegiatan dan tidak tersampaikannya laporan kinerja dan keuangan secara benar dan tepat waktu.

Sasaran kegiatan ini adalah : (1) tercapainya tujuan dan sasaran program dan kegiatan, (2) menurunnya tingkat penyimpangan dan kerugian negara serta meningkatnya akuntabilitas kinerja melalui penyampaian laporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan sebagau bahan audit dan penlaian kinerja birokrasi dan laporan keuangan. (3)

(31)

26 Indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan andal tidak berubah-ubah; dan (4) Indikator dan ukuran kinerja sejalan dengan visi dan misi.

B. Indikator kinerja reviu

1) Input : Anggaran,SDM,material dan masukan lain yang dipergunakanuntuk melaksanakan kegiatan.

2) Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3) Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

4) Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5) Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

C. Keluaran yang diharapkan

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan reviu berupa:

1) Laporan efektifitas pengukuran indicator kinerja dokumen Rencana Strategis (Renstra).

2) Laporan kegiatan berkualitas,didukung dengan tata capaian kinerja lengkap dan terukur.

3) Laporan akuntabilitas kinerja (LAKIP) berkualitas untuk mencapai score 80-100.

4) Realisasi anggaran sesuai target

5) Mendukung pencapaian laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).

6) Ditetapkan ukuran dan indikator kinerja instansi, kegiatan dan pegawai.

7) Data capaian kinerja.

D. Penanggung jawab dan personil pelaksana

1) Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana reviu (Tim Penyusunan Dokumen Perencanaan, Tim LAKIP, Tim penyusun SAI, Tim penyusun anggaran dan Tim lainnya).

(32)

27 2) Menguraikan dasar hukum penetapan organisasi dan personil pelaksana didukung dengan uraian tugas yang rinci dan jelas dari masing-masing personil tersebut.

3) Pimpinan satuan kerja setiap tingkatan melakukan reviu terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

4) Pimpinan Biro Perencanaan melakukan reviu terhadap laporan

kinerja dan laporan keuangan yang dihasilkan. 5) Dalam bagian ini dijelaskan kepada siapa tim tersebut

bertanggungjawab termasuk dalam penyampaian laporan.

E. Waktu pelaksanaan

Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan reviu prorgam/kegiatan strategis (kegiatan strategis direviu pararel dengan pelaksanaan kegiatan sesuai siklus perencanaan, LAKIP dilaksanaan akhir tahun dari reviu proram dilaksanakan tahun terakhir).

F. Tahapan

Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1) Identifikasi program/kegiatan yang direviu

2) Penetapan tujuan dan sasaran 3) Penetapan target kinerja 4) Penetapan indikator kinerja

5) Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.

6) Pembuatan laporan reviu.

3.2. Pembinaan Sumber Daya Manusia Aparatur, Kelembagaan dan Ketatalaksanaan

A. Tujuan dan sasaran

Tujuan pembinaan sumber daya manusia, apratur, kelembagaan dan ketatalaksanaan adalah untuk meningkatkan kapasitas kelembagaan

(33)

28 dan koordinasi dalam penyelenggaraan organisasi, tata laksanana dan peningkatan kemampuan dan tanggung jawab sumberdaya manusia untuk mendukung pencapaian tujuan instansi.

Adapun sasarannya adalah: (1) meningkatkan kapasitas organisasi, (2) berkembangnya rumpun jabatan fungsional, (3) meningkatnya budaya kerja, terutama disiplin dan jam kerja pegawai, (4) berkembangnya sistem perencanaan pengembangan dan mutasi pegawai

B. Indikator kinerja pembinaan sumberdaya manusia

1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.

2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan pembinaan SDM berupa: 1) Rancangan penyempurnaan organisasi dan tata laksana organisasi 2) Sistem pembinaan dan tata hubungan kerja serta penilaian prestasi

kerja pejabat fungsional

3) Dokumen peranan SDM meliputi kebijakan,program praktek pengelolaan pegawai.

4) Dokumen hasil identifikasi kebutuhan pegawai saat ini maupun di masa mendatang.

5) Standar kompetensi jabatan 6) Prosedur rekruitmen pegawai

7) Menyusun program kesejahteraan dan fasilitas untuk meningkatkan kepuasan dan komitmen pegawai

(34)

29 D. Penanggungjawab dan personil pelaksana

Berisi mengenai susunan organisasi pada personil pelaksana. Penanggungjawab kegiatan pada eselon I adalah Sekretaris Eselon I sedangkan pelaksanannya adalah unsur-unsur kepegawaian pada kegiatan-kegiatan tertentu yang memerlukan organisasi pelaksana dibentuk panitia ataupun Tim pelaksana, seperti misalnya pengadaan pegawai, Tim Penilai Angka Kredit Pejabat Fungsional, panitia Pra Jabatan dan sebagainya.

Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pembinaan dan untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pembinaan perlu dibuat jadwal pelaksanaan pembinaan. Sebagai contoh peningkatan SDM melalui diklat pegawai,maka perlu dibuat jadwal pelaksanaan diklat pegawai selama 1 tahun.

F. Tahapan

Pembinaan SDM dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:

1) Identifikasi program/kegiatan yang pembinaan 2) Penetapan tujuan dan sasaran

3) Penetapan indikator kinerja

4) Pembuatan laporan kegiatan pembinaan SDM

3.3. Pembinaan Hukum dan Peraturan Perundang-Undangan, dan KomunIkasi Publik

Tujuan penyusunan peraturan perundang-undangan bidang pertanian dan pengelolaan informasi publik :

1) Menginventarisir bahan peraturan perundang-undangan bidang pertanian yang lengkap, terhimpunnya bahan dan informasi

(35)

30 sebagai bahan penyusunan kebijakan serta tersusunnya konsep kebijakan yang ditetapkan dalam bentuk peraturan;

2) Mewujudkan kepastian hukum dan keadilan bagi pelaku usaha, dan pemangku kepentingan;

3) Mernyusun peraturan perundang-undangan bidang pertanian dan telaahan hukum pertanian.

4) Melaksanakan penyiapan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pengklasifikasian informasi publik;

5) Melaksanakan pelayanan informasi publik bidang pertanian;

6) Melaksanakan penyajian, pemutakhiran, dan pengemasan informasi publik bidang pertanian yang terbarukan melalui multimedia;

7) Terhimpunnya dan mensosialisasikan informasi dan penerangan kepada masyarakat tentang kebijakan, program dan kegiatan pembangunan Kementerian Pertanian serta citra positif pembangunan pertanian.

Adapun sasaran penyusunan peraturan perundang-undangan dan informasi publik mencakup :

1) Terwujudnya kepastian hukum dan keadilan bagi pelaku usaha, dan pemangku kepentingan;

2) Pengaturan lebih lanjut mengenai ketentuan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; perintah suatu undang-undang untuk diatur dengan undang-undang-undang-undang;

3) Pemenuhan kebutuhan hukum dalam masyarakat.

4) Tersusunnya daftar dokumen dan klasifikasi informasi publik yang dikuasai;

5) Terlayaninya pemohon informasi publik; 6) Terselenggaranya pameran dan peragaan; 7) Terkelolanya perpustakaan;

(36)

31 8) Tersedianya informasi publik bidang pertanian yang terbarukan

melalui multimedia;

9) Tersebarnya informasi peningkatan pembangunan pertanian dan terwujudnya pengelolaan informasi multi media, pameran dan peragaan serta terwujudnya partisipasi masyarakat dan perpustakaan digital.

B. Indikator Kinerja Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan Bidang Pertanian :

4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan penyusunan peraturan perundang-undangan bidang pertanian : Jumlah Dokumen Peraturan Perundang-undangan Bidang Pertanian 1 Undang-Undang; 17 Peraturan Pemerintah; 6 Peraturan Presiden; 1 Keputusan Presiden; 3 Instruksi Presiden; 345 Peraturan Menteri Pertanian; 13068 Keputusan Menteri Pertanian; dan 4 Instruksi Menteri Pertanian.

1) Penanggung jawab Penyusunan dokumen peraturan perundang-undangan yaitu Eselon III yang membidangi atau Kepala Bagian Peraturan perundang-undangan I dan II yang dibantu oleh kepala subbagian perundang-undangan bidang Tanaman, Sarana dan prasarana, Litbang dan SDM serta kepala Subbagian Penyusunan

(37)

32 perundang-undangan bidang peternakan dan kesehatan hewan dan Kepala Subbagian Karantina Pertanian.

2) Pengelolaan Pelayanan Informasi Publik sebagai penanggungjawab yaitu Kepala Bagian Pengelolaan Informasi Publik, dibantu oleh Kasubbag Pelayanan Informasi Publik, Kasubbag Multimedia, Kasubbag Pameran dan Peragaan dan seluruh Staf Bagian Pengelolaan Informasi Publik. Pengelolaan Pelayanan Informasi Publik melibatkan UK/UPT lingkup Kementerian Pertanian, lembaga/instansi lain yang terkait.

Waktu dan frekuensi pelaksanaan reviu program/kegiatan strategis (kegiatan strategis direviu/diidentifikasi dengan pelaksanaan kegiatan, penyusunan peraturan perundang-undangan yang dilaksanakan pada bulan Januari sampai Desember)

F. Tahapan

Penyusunan Rancangan Undang Undang :

1) Rancangan Undang-Undang yang diajukan oleh Presiden disiapkan oleh menteri atau pimpinan lembaga pemerintah nonkementerian sesuai dengan lingkup tugas dan tanggung jawabnya.

2) Dalam penyusunan Rancangan Undang-Undang, menteri atau pimpinan lembaga pemerintah non kementerian terkait membentuk panitia atar Eselon I lingkup kementerian dan selanjutnya membentuk panitia antar kementerian.

3) Pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi Rancangan Undang-Undang yang berasal dari Presiden dikoordinasikan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang hukum dengan menyusun Daftar Inventarisasi Masalah (DIM).

(38)

33 4) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara mempersiapkan

Rancangan Undang-Undang diatur dengan Peraturan Presiden. 5) Rancangan Undang-Undang dari Presiden diajukan dengan surat

Presiden kepada pimpinan DPR.

6) Surat Presiden memuat penunjukkan menteri yang ditugasi mewakili Presiden dalam melakukan pembahasan Rancangan Undang-Undang bersama DPR.

7) DPR mulai membahas Rancangan Undang-Undang dalam jangka waktu paling lama 60 (enam puluh) hari terhitung sejak surat Presiden diterima.

Penyusunan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang:

1) Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang harus diajukan ke DPR melalui persidangan

2) DPR hanya memberikan persetujuan atau tidak memberikan persetujuan terhadap Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang

3) Dalam hal Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang mendapat persetujuan DPR dalam rapat paripurna, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang tersebut ditetapkan menjadi Undang-Undang.

4) Dalam hal Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang tidak mendapat persetujuan DPR dalam rapat paripurna, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang tersebut harus dicabut dan harus dinyatakan tidak berlaku

5) Dalam hal Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang tersebut harus dicabut dan harus dinyatakan tidak berlaku, DPR atau Presiden mengajukan Rancangan Undang-Undang tentang Pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang. 6) Rancangan Undang-Undang tentang Pencabutan Peraturan

(39)

34 hukum dari pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang.

7) Rancangan Undang-Undang tentang Pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang ditetapkan menjadi Undang-Undang tentang Pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang dalam rapat paripurna yang sama.

Penyusunan Peraturan Pemerintah :

1) Dalam penyusunan Rancangan Peraturan Pemerintah, pemrakarsa membentuk panitia antar kementerian dan/atau lembaga pemerintah non kementerian.

2) Pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi Rancangan Peraturan Pemerintah dikoordinasikan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang hukum.

Penyusunan Peraturan Presiden :

1) Dalam penyusunan Rancangan Peraturan Pemerintah, pemrakarsa membentuk panitia antar kementerian dan/atau antar kementerian. 2) Pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi

Rancangan Peraturan Presiden dikoordinasikan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang hukum.

3) Tata cara pembentukan panitia antar kementerian, pengharmonisasian, penyusunan, dan penyampaian Rancangan Peraturan Presiden diatur dalam Peraturan Presiden.

Penyusunan Peraturan Menteri/Keputusan Menteri :

1) Unit kerja Eselon I selaku pemrakrsa menyusun konsep Peraturan Menteri/Keputusan Menteri;

2) Pengharmonisasian dengan Unit kerja Eselon I terkait; 3) Penyampaian kepada Menteri/Sekretaris Jenderal

(40)

35 4) Penelaahan dan proses untuk pengesahan Menteri/oleh Biro Hukum

dan Informasi Publik

Pengelolaan Informasi Publik :

1) Pengumpulan data/bahan penunjang kegiatan; 2) Pelaksanaan kegiatan;

3) Pengolahan data dan pembahasan hasil kegiatan; 4) Perumusan evaluasi kegiatan;

5) Penyusunan dan penyampaian laporan.

3.4. Penyediaan Sarana-Prasarana dan Pencatatan Keuangan Yang Akurat

A. Tujuan dan sasaran

Tujuan pengendalian fisik atas aset adalah mengamankan aset negara yang dimanfaatkan untuk pencapaian tujuan instansi.

Adapun sasarannya adalah:

1) Termanfaatkannya aset sesuai peraturan yang berlaku 2) Meningkatnya tertib penatausahaan asset

3) Tertibnya pengelolaan aset

4) Meningkatnya kualitas laporan SABMN

5) Terjaminnya keamanan asset negara dari okupasi masyarakat

B. Indikator kinerja

1. Input :Anggaran,SDM,material dan masukan lain yang dipergunakan.

2. Output :Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3. Outcome :Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

4. Benefit :Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5. Impact :Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

(41)

36 C. Keluaran yang diharapkan

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian fisik aset berupa:

1) Kebijakan dan prosedur pengamanan pengamanan fisik asset. 2) Nomor register

3) Data base aset (jumlah,spesifikasi<nilai dsb) 4) Dokumen aset (pembukuan,bukti kepemilikan) 5) Laporan aset

D. Penanggungjawab dan Personil pelaksana

Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana. Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksanannya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu Bagian Perlengkapan.

Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian fisik asset. Untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelaksanaan pengendalian, sebagai contoh pengendalian akurasi dan validitas data asset dilakukan setiap minggu, pengendalian akurasi dan viliditas asset dilakukan setiap bulan dsb.

F. Tahapan

Pengendalian atas asset dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:

1) Identifikasi dan inventarisasi permasalahan pengelolaan aset 2) Penetapan tujuan dan sasaran

4) Pelaksanaan pengendalian atas aset yang meliputi: penatausahaan, pembukuan,penyusunan data base,kartu kendali,

(42)

37 pemberian nomor register, distribusi/pemanfaatan, dan penghapusan

5) Pembuatan laporan kegiatan pengendalian atas pengelolaan asset

3.5. Penyelenggaraan Ketatausahaan, Kerumahtanggaan, Pelaksanaan Hubungan Masyarakat, Pengembangan Hubungan Antar Lembaga dan Fasilitasi Keprotokolan

Tujuan yang akan dicapai adalah :

1) Meningkatkan kualitas penyelenggaraan ketatausahaan yang menunjang kinerja pimpinan dan kementerian;

2) Meningkatkan pengelolaan kerumahtanggaan Kementerian dalam rangka kenyamanan, keselamatan serta keamanan dan ketertiban lingkungan kerja;

3) Mengembangkan pelaksanaan hubungan antar lembaga, penyelenggaraan keprotokolan serta ketatausahaan pimpinan dalam mendukung kelancaran tugas kementerian.

4) Meningkatkan pelaksanaan hubungan masyarakat dalam rangka penyebarluasan informasi pembangunan pertanian.

Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, maka ditetapkan sasaran yang akan dicapai yaitu :

1) Terwujudnya laporan penyelenggaraan ketatausahaan kementerian dan pimpinan, pengadaan bahan dokumen pimpinan, serta bahan bimbingan ketatausahaan;

2) Terwujudnya laporan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor pusat Kementerian Pertanian, urusan keamanan dan ketertiban kantor pusat, sarana angkutan pegawai, serta kerumahtanggaan pimpinan;

3) Terwujudnya kapasitas SDM teknisi gedung, satpam, supir, dan pramubakti melalui pelatihan teknis dan pembinaan selektif;

(43)

38

4) Terwujudnya laporan kerja sama dengan lembaga tinggi negara, organisasi profesi, dan asosiasi;

5) Terwujudnya laporan keprotokolan dan pelayanan pimpinan.

6) Terwujudnya laporan penyebarluasan informasi program pembangunan pertanian;

7) Terwujudnya paket pemasyarakatan program pembangunan pertanian; B. Indikator kinerja

1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan. 2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan. 3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan.

4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan.

5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh. C. Keluaran yang diharapkan :

1) Laporan penyelenggaraan ketatausahaan kementerian dan pimpinan, penggandaan bahan dan dokumen pimpinan, serta bahan bimbingan ketatausahaan.

2) Laporan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor pusat kementerian pertanian, urusan keamanan dan ketertiban kantor pusat, sarana angkutan pegawai, serta kerumahtanggaan pimpinan.

3) Laporan kerjasama dengan lembaga tinggi negara, organisasi profesi, dan asosiasi.

4) Laporan keprotokolan dan pelayanan pimpinan

5) Laporan penyebarluasan informasi program pembangunan pertanian. 6) Dokumen paket pemasyarakatan program pembangunan pertanian.

(44)

39

D. Penanggung Jawab dan Personil Pelaksana

Berisi mengenai susunan organisasi pada personil pelaksana. Penanggung jawab kegiatan adalah Kepala Biro Umum dan Hubungan Masyarakat sedangkan pelaksananya adalah seluruh staf Biro Umum dan Hubungan Masyarakat, pada kegiatan tertentu yang memerlukan organisasi pelaksana dibentuk panitia atau Tim pelaksana, Tim Perencana kegiatan Biro Umum dan Hubungan Masyarakat.

E. Waktu Pelaksanaan

Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan kegiatan dan untuk memudahkan evaluasi dan monitoring pelaksanaan kegiatan perlu dibuat jadwal pelaksanaan kegiatan.

F. Tahapan

1) Indentifikasi kegiatan.

2) Penetapan Tujuan dan Sasaran 3) Penetapan Target Kinerja 4) Pembuatan laporan kegiatan.

3.6. Pengembangan Kerja Sama Luar Negeri A. Tujuan dan sasaran

Tujuan Pengembangan Kerja Sama Luar Negeri adalah untuk Meningkatkan realisasi kegiatan kerjasama luarnegeri dalam mendukung pembangunan pertanian baik melalui forum bilateral, regional maupun multilateral

Sasaran kegiatan ini adalah Meningkatnya prosentase realisasi kegiatan kerjasama luar negeri dalam mendukung pembangunan pertanian baik melalui forum bilateral, regional maupun multilateral.

(45)

40

B. Indikator kinerja

4. Benefit : Manfaatdarikeluaran yang dihasilkan

5. Impact :Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan berupa:

1) Laporan kegiatan kerjasama antar Negara RI dengan Negara-negara di dunia dalam bidang pertanian;

2) Laporan kegiatan bersama dengan organisasi-organisasi internasional 3) Tercapainya target kesepakatan dengan Negara-negara Mitra;

4) Mendukung kegiatan internasional untuk pengembangan bidang pertanian;

5) Meningkatnya kerjasama internasional melalui kerjasama forum bilateral, regional maupun multilateral.

Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana. Penanggung jawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksannnya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani bidang bilateral, regional maupun multilateral.

Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan progam/kegiatan strategis (kegiatan strategis dalam meningkatkan kerjasama bidang bilateral, regional maupun multilateral).

(46)

41

F. Tahapan

Peningkatan kerjasama luar negeri dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:

1) Identifikasi dan inventarisasi jenismaupunbentukkerjasama 2) Penetapan tujuan dan sasaran

4) Pelaksanaan peningkatan kerja sama luar negeri melalui bidang bilateral, regional maupun multilateral

5) Pembuatan laporan kegiatankesepakatan

3.7. Pengendalian Terhadap Pengelolaan Perstatistikan dan Sistem Informasi

1) Tujuan pengendalian atas pengelolaan data dan sistem informasi adalah untuk memastikan tersedianya data yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan terpercaya untuk mendukung pembangunan pertanian.

2) Sasaran kegiatan pengendalian ini meliputi data dan sistem informasi yang ada yaitu:

a. Tersedianya infrastruktur jaringan dan sistem informasi b. Terjaminya data dan sistem informasi;

c. Terjaminnya aksesibilitas data dan sistem informasi; d. Terjaminnya kelengkapan data dan informasi;

e. Kontinuitas pelayanan data dan sistem informasi.

B. Indikator kinerja pengelolaan perstatistikan dan sistem informasi

(47)

42

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan pengendalian sistem informasi berupa:

1) Program pengamanan data dan sistem informasi, meliputi kebijakan dan standar operasional prosedur (SOP) yang mendukung;

2) Lembar kendali;

3) File induk (otorisasi) dan laporan khusus untuk memastikan bahwa seluruh data dan sistem informasi yang diproses telah diotorisasi. a. Berisi mengenai keluaran dokumen yang dihasilkan terkait dengan

kegiatan;

b. Jenis-jenis keluaran yang dihasilkan minimal diberi dokumen-dokumen yang dinyatakan dalam daftar penilaian;

Berisikan mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana penanggung jawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II sedangkan pelaksanannya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani sistem informasi.

Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian data dan sistem informasi serta untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelaksanaan pengendalian, sebagai contoh pengendalian akurasi dan validitas data setiap bulan, pengendalian perawatan sistem informasi dilakukan setip bulan dan sebagainya.