Manajemen Arsip
•
1.1.
Manajemen arsip
adalah proses dimana sebuah
organisasi mengelolah semua aspek arsip baik yang
diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai
format dan jenis media, mulai dari penciptaan,
pengunaan, penyimpanan, dan penyusutan.
•
1.2
. Arsip
adalah sumberdaya berharga karena
informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat
berguna jika ia direkam dengan segera dan benar,
secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat
diakses ketika dibutuhkan.
Manajemen Arsip
•
1.3. Arsip BUMD adalah memori perusahaan,
memberikan bukti tindakan dan keputusan dan
merupakan aset vital untuk mendukung fungsi dan
penyelengaraan sehari-hari. Arsip mendukung
pembentukan kebijakan dan pembuatan
keputusan manajerial, melindungi kepentingan
BUMD, pelanggan, staf dan pegawai, dan anggota
masyarakat. Arsip mendukung konsistensi,
keberlanjutan, efesiensi, dan produktifitas dan
membantu memberikan layanan yang konsisten
dan adil.
Manfaat Manajemen Arsip
•
penggunaan yang lebih baik ruang atau
gedung;
•
penggunaan yang lebih baik waktu pimpinan,
staf dan pegawai;
•
peningkatan pengawasan sumberdaya
informasi berharga
•
ketaatan kepada aturan hukum dan standar;
dan
Manajemen arsip menggunakan sistem administrasi
untuk mengarahkan dan mengawasi:
•
penciptaan;
•
pengawasan versi;
•
distribusi;
•
pemberkasan;
•
retensi;
•
penyimpanan; dan
•
penyusutan arsip.
Komponen Penting Manajemen Arsip
•
penciptaan arsip;
•
penyimpanan arsip;
•
pemeliharaan arsip (termasuk penyelusuran
pergerakan arsip)
•
akses dan keterbukaan;
•
perlindungan dan transfer;
•
ulasan;
•
pengarsipan;
Tujuan Sistem Manajemen Arsip
a) tersedia ketika dibutuhkan sehingga peristiwa atau kegiatan dapat dilanjutkan atau dikonstruksi kembali jika dianggap perlu;
b) dapat diakses, ditemukan dan diperlihatkan dalam kondisi sesuai dengan penggunaan awalnya, dengan versi terbarunya dapat diidentifikasi di antara berbagai versi yang ada;
c) dapat ditafsirkan dan ditetapkan dalam kaitannya dengan siapa yang menciptakan atau menambahkan informasi pada arsip serta kapan waktunya dalam proses bisnis, dan bagaimana arsip tersebut berhubungan dengan arsip lain;
Tujuan Sistem Manajemen Arsip
d) dapat dipercaya dan benar, handal dalam merekam informasi yang telah digunakan dalam , atau diciptakan oleh, proses bisnis;
e) dapat dipelihara sepanjang waktu dalam format apa pun; f) terlindungi dari akses yang tidak berwenang, perubahan atau
terhapus;
g) disimpan dalam format yang kuat sehingga dapat tetap dibaca selama arsip diperlukan;
h) disimpan dan disusutkan sesuai dengan jadual retensi resmi dan prosedur penyusutan, penilaian kembali arsip dan
Proses Manajemen Arsip
a) mendokumenkan kegiatan b) meregistrasi
c) mengkalisifikasi
d) mengatur akses dan keamanan
e) mengidentifikasi status arsip yang akan dimusnahkan f) penujukkan tempat penyimpanan
g) penggunaan dan catatannya h) penerapan pemusnahan arsip
Prinsip Dasar
3. Arsip harus:
•
benar
•
terekam dan dapat dibaca
•
deperbarui
Prinsip Dasar
4 Semua anggota staf harus menjamin bahwa arsip
organisasi:
(a) relevan, lengkap dan akurat: informasi penting harus
terekam;
(b) disimpan dalam format yang tepat;
(c) dapat dibaca
(d)Terbaru
(e) disusutkan jika tidak lagi dibutuhkan sesuai dengan
jadual retensi.
PENCIPTAN DAN PEMBERKASAN ARSIP ORGANISASI
1. Staf BUMD wajib memciptakan arsip dalam kaitannya dengan
pekerjaan.
2. Sistem informasi dan proses kegiatan pekerjaan menjamin
penciptaan arsip yang sesuai.
3. Tranparansi dalam proses penciptaan dan kelengkapan sistem arsip.
4. Arsip yang tercipta dipelihara, disimpan dan dilestarikan selama
masa kegunaannya.
5. Arsip disimpan dalam format yang telah ditentukan dan sesui
dengan prosedur yang berlaku.
PENCIPTAN DAN PEMBERKASAN ARSIP ORGANISASI
6. Unit kearsipan BUMD harus menjamin bahwa sistem penyelusuran pemakaian telah tersedia sehingga setiap berkas atau arsip yang dipinjam dapat diketahui peminjamnya.
7. Arsip harus disimpan pada laci atau lemari berkas yang telah
ditentukan dan selalu terkunci untuk mencegah akses oleh pihak yang tidak berwenang, Unit kearsipan BUMD bertanggungjawab untuk membuat sistem yang menajmin bahwa laci dan lemari arsip selalu terkunci ketika tidak dipergunakan oleh pihak yang berwenang dan pemegang kunci atau wakilnya selalu siap di tempat.
PENCIPTAN DAN PEMBERKASAN ARSIP ORGANISASI
8. Arsip harus disimpan dengan aman tapi keseimbangan harus tercapai antara keamanan dan akses. Faktor berikut ini harus diperhatikan:
• ketaatan terhadap aturan kesehatan dan keselamatan kerja;
• tingkat kemanan yang diperlukan;
• kebutuhan pemakai;
• jenis arsip yang disimpan;
• ukuran dan volume arsip;
• penggunaan dan frekuensi penemuan kembali;
• ergonomic, ruang, efesiensi dan biaya.
9 Jika memungkinkan dan dipandang tepat, arsip penting seperti kebijakan dan dokumen yang yang diperbolehkan oleh Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, untuk diakses oleh public, tersedia pada Website resmi organisasi BUMD.
Staf Arsip
1. Manajer senior harus ditunjuk untuk menjamin
penerapan manajemen arsip yang baik.
2. Staf arsip yang professional harus tersedia untuk
menjamin adanya kebijakan, prosedur dan standar
maanjemen arsip yang menyeluruh.
3. Staf arsip harus mampu menjaga kemanan arsip,
merancang dan menerapkan sistem kearsipan berbasis
teknologi informasi dan komunikasi.
4. Seluruh staf BUMD memnciptakan, menerima dan
menyimpan arsip sebagai bagian dari pekerjaan
sehari-hari
Cara Mengidentifakasi Kejahatan Arsip
• Pengawasan internal
• Audit internal
• Ulasan terhadap Manajemen
• Peniup pluit (Whistle-blowers)
• Perubahan manajemen
• “anonymous tip-offs”
• Keamanan password
Kebijakan Pencegahan
• Definisikan dan beri contoh kejahatan terhadap arsip
• Jelaskan pengaruh kepentingan pihak luar menimbulkan konfllik kepentingan di dalam.
• Definisikan kebijakan organisasi mengenai pemberian hadiah dari pihak luar.
• Jelaskan mengapa perlu menyimpan informasi tertentu secara rahasia.
• Meminta karywan untuk melaporkan kepada pihak berwenang dalam organisasi jika ditemukan adanya yang mencurigakan menyangkut kejahatan terhadap arsip.
• Katakan bahwa pelanggaran kebijakan ini diberi sanksi yang berat.
• Jelaskan tindakan yang harus diambil jika terjadi kejahatan terhadap arsip.
Mereka Yang Membutuhkan Arsip
• Staf pembuat kebijakan: mereka berharap bahwa manajemen arsip akan membantu mereka mengerjakan pekerjaan mereka menjadi lebih baik lagi.
• Manajer: mereka yang menerima tanggungjawab dan
kewenangan yang berhubungan dengan anggaran. Mereka berharap manajemen akan mendorong terjadinya
penghematan dalam pengeluaran organisasi.
• Manajer Sumber Daya: mereka yang berharap manajemen
Motif Kejahatan Arsip
•
Persaingan dalam bisnis.
•
Dendam terhadap organisasi atau
perusahaan tempat mengabdi.
•
Menguji keahlian.
•
Mendapatkan keuntungan keuangan.
Tantangan Bagi SDM Kearsipan
• Minimnya pengetahuan masyarakat terhadap profesi ini.
• Kurangnya penghargaan pihak manajemen terhadap SDM Kearsipan.
• Tuntutan keterbukaan dan pertanggungjawaban organisasi kepada masyarakatnya.
• Semakin tingginya nilai informasi untuk memenangkan persaingan.
• Pemalsuan arsip dan kebocoran informasi.
• Konsekuensi hukum bagi profesi kearsipan.
No Lama Baru
1. Penjaga arsip Penyimpan dan pemasok informasi bagi kepentingan organisasi
2. Gagap teknologi informasi Terampil teknologi informasi
3. Keterampilan klerikal Keterampilan manajerial
4. “Low profile” “High profile”
5. Minimal dalam penggunaan kemampuan intelektual
Maksimal dalam penggunaan kemampuan intelektual
6. Keterampilan bahasa asing rendah Keterampilan bahasa asing tinggi (Inggris)
7. Awal dan akhir karir di tempat yang sama
Awal dan akhir karir ada perubahan tidak saja dari segi tempat tetapi juga posisi yang lebih baik
8. Kemampuan komunikasi kurang Kemampuan komunikasi tinggi
Prinsip Etika Kearsipan
•
Pengakuan Atas Hak:
tindakan tidak melanggar hak karyawan,pimpinan atau pihak terkait dalam kaitan dengan informasi pada arsip.
•
Kejujuran:
tindakan berdasarkan integritas dan kebenaran dan tidak pernah menghianati kepercayaan yang telah diberikan.•
Kredebilitas:
setiap keputusan yang dibuat harus ada justifikasi dan penjelasan yang dapat diterima oleh standar perilaku yaitu prinsip kesamaan, tidak bias dan tidakmemihak.
•
Sensitifitas:
masalah pelik harus diperlakukan dengan hati-hati dan tidak menimbulkan kerugian bagi pihak tertentu.Etika –Tanggugjawab
terhadap
•
Bahan Arsip:
menjamin pelestarian dan bekerja untukmenjaga keutuhan arsip.
•
Pimpinan:
mentaati aturan organisasi, tidak memberikan informasi yang akses telah diatur sedemikian rupa.•
Depositor:
menghormati kerahasian informasi yang telah disepakati, menyimpan arsip sejauh ia dapat disimpan dan diproses dengan benar, dan sesuai dengan kepentingan.•
Pengguna:
memperlakukan dengan adil dan ramah, memperhatikan aturan akses dan privasi.•
Kolega:
berbagi pengetahuan mengenai metode dan teknik kearsipan yang bermanfaat bagi penggunaHak Atas Kekayaan Intelektual
•
Hak Cipta
•
Hak Atas Kekayaan Industri:
1. Paten
2. Merek
3. Desain Industri
4. Rahasia Dagang
Hak Cipta
Definisi: Undang-undang Nomor 12 Tahun1997, Hak Cipta adalah Hak Khusus bagi pencipta maupun penerima hal untuk
mengumumkan atau memperbanyak ciptaanya maupun maupun memberi izin
untuk itu dengan tidak mengurangi
pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku
Sifat Hak Cipta
•
Hak Khusus yang diberikan kepada pencipta
•
Hak Cipta berkaitan dengan kepentingan umum
yang berarti ada batasan tertentu untuk
kepentingan umum
•
Hak Cipta dibatasi waktu dan sebaran geografis
(
For sale in Indonesia only
)
Masalah Penerapan
Hak Cipta
•
Rendahnya pengetahuan
masyarakat
•
Maraknya pembajakan
•
Sikap ragu-ragu penegak hukum
DAFTAR PUSTAKA
• Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
• Kearsipan.
• Arsip Nasional RI, Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip,
Jakarta, 1980. Muhammadin Razak, dkk, Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Jakarta,
• 1992.
• Arsip nasional RI, Tata Kearsipan Statis, Jakarta, 1979.
• Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, YBA-IKLM STIA-LAN RI, Bandung, 1990.
• Arsip Nasional RI, Pedoman Pengelolaan Arsip Media Baru, Jakarta, 1996. Undang-undang nomor 7 tahun 1971
• Keputusan Presiden nomor 105 tahun 2004
• Peraturan Pemerintah nomor 38 tahun 2007
•