76
4.1 SistemInformasi Akuntansi Kas pada PT. Sentral Cargo
Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Sentral Cargo cukup sederhana. Sistem ini hanya berpusat pada bagian keuangan saja, dan belum melibatkan keterkaitan dengan jabatan dan fungsi lainnya pada struktur organisasi.
Disamping itu, formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi PT. Sentral Cargo hanya menggunakan 1 macam saja. Berdasarkan hal itu, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang sistem informasi akuntansi kas pada PT. Sentral Cargo sehingga ditemukan adanya kelemahan dalam internal control pengelolaan kas/bank.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Terkait
a. CustomerService
Bagian ini bertanggung jawab untuk memberikan informasi kepada
customer mengenai jenis layanan, biaya dan waktu yang
diperlukan untuk sampai ke tujuan. Customer service menerima order dan mengisi formulir Surat Tanda Terima (STT) penerimaan uang dan barang.
b. Bagian Keuangan
Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas, melakukan checking antara STT dengan Laporan Pengiriman Harian (LPH) dan memasukkan ke jurnal umum. 2. Formulir yang Digunakan
Adapun formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut : Surat Tanda Terima Barang (STT) yang merupakan dokumen ini digunakan sebagai bukti penerimaan uang dan barang dari customer. Dokumen ini dibuat rangkap 3 (tiga) yang diberikan kepada customer, bagian keuangan dan bagian operasional.
3. Prosedur Penerimaan Kas dengan Uang Tunai
a. Penerimaankasyangdilakukan secara tunai, diawali dengan diterimanyapembayaranberupauangtunaidari
customerolehcustomer service.
b. Customer service mengisi formulir STT rangkap tiga yang berisi jumlah colly, berat, nama pengirim, nama dan alamat tujuan, jumlah biaya dan jenis pembayaran.
c. Setelah dilunasi oleh customer,maka STT tersebut distempel lunas oleh customer service
d. Bagian keuangan melakukan checking antara STT dengan Laporan Pengiriman Harian (LPH) dan memasukkannya ke dalam jurnal umum.
e. STT dibuat rangkap tiga, STT yang asli diberikan kepada
customer, sedangkan yang lain diberikan kepada bagian keuangan dan bagian operasional.
4. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Bagan alir sistem akuntansi penerimaan kas tunai pada PT. Sentral Cargo sbb :
Gambar 4.1
Diagram Alir Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Sentral Cargo selesai Customer Customer Service Bagian Keuangan Pengisian Formulir STT Jurnal Umum STT STT Cheking dengan LPH STT
Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Terkait
a. CustomerService
Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima nota/faktur pembayaran dan menyerahkannya kepada asisten keuangan. b. Asisten keuangan
Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas dan membuat SPPK (Surat Perintah Pengeluaran Kas) serta membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) setelah di setujui oleh manajer keuangan.
c. Manager Keuangan
Bagian ini bertugas untuk melakukan checking terhadap SPPK dengan Laporan Pengeluaran Harian dan menyetujui SPPK yang diajukan oleh asisten keuangan.
2. Formulir yang Digunakan
Adapun formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
a. Nota/Faktur Pembayaran
b. Surat Perintah Pengeluaran Kas (SPPK) yang dibuat rangkap dua c. Laporan Pengeluaran Kas (LPK) yang dibuat rangkap dua
3. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai
a. Pengeluaran kasyangdilakukan secara tunai, diawali dengan diterimanya nota/faktur pembayaranberupauangtunaiolehcustomer service.
b. Customer service memberikan laporan kepada asisten keuangan tentang adanya pengeluaran yang ditunjukkan dengan adanya nota/faktur pembayaran.
c. Asisten keuangan membuat Surat Perintah Pengeluaran Kas (SPPK) sebanyak rangkap dua dan menyampaikannya kepada manajer keuangan.
d. Manajer keuangan melakukan checking SPPK dan setelah SPPK disetujui maka memerintahkan kepada asisten keuangan untuk membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK)
4. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas PT. Sentral Cargo
Bagan alir sistem akuntansi pengeluaran kas tunai pada PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2
Diagram Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di PT. Sentral Cargo
4.2Unsur Pengendalian Internal
Sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Sentral Cargo untuk penerimaan kas tunai adalah sebagai berikut :
a. Organisasi
1. Bagian keuangan terpisah dari bagian customerservice
Asisten Keuangan Customer Service Manajer Keuangan Nota/Faktur Pembayaran Membuat SPPK SPPK SPPK LPK Menyetujui SPPK SPPK yang disetujui LPK END SPPK SPPK SPPK yang disetujui
2. Transaksi penerimaan kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh
customerservice sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain.
b. Prosedur Pencatatan
1. Customer melakukan pembayaran langsung ke customer service
2. Bukti penerimaan uang dicetak dengan nomor urut c. Praktek yang Sehat
1. Sebelum memasukkan ke jurnal umum, bagian keuangan harus melakukan checking terlebih dahulu antara STT dengan LPH. 2. Pencatatankedalamcatatanakuntansididasarkanatasdokumen
sumber yang dilengkapi dengan dokumen pendukung yang lengkap.
4.3ANALISIA DAN PEMBAHASAN
4.3.1 Analisis terhadap Sistem Informasi Akuntansi Kas pada PT. Sentral Cargo
Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan di PT. Sentral Cargo masih mengutamakan sistem kekeluargaan (kepercayaan) dimana satu bagian dari staff karyawan masih menangani beberapa fungsi sehingga terjadi penumpukan dan double job.
Sistem informasi akuntansi kas yang dilakukan melalui tunai sudah menerapkan unsur-unsur pengendalian intern yang baik yaitu :
a. Pencatatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber sebagai pendukung.
b. Hasil dari perhitungan kas direkam dalam rekapitulasi harian kas dan disetorkan ke bank pada hari yang sama dengan transaksi atau hari kerja berikutnya
Meskipun sudah diterapkannya sistem pengendalian intern pada prosedur penerimaan kas, namun masih terdapat kelemahan yang perlu dilakukan perbaikan yaitu :
a. Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada bagian keuangan, padahal tanda terima merupakan salah satu bukti utama bahwa perusahaan telah menerima uang dan barang dari customer. b. Bagian keuangan yang mempunyai tanggung jawab dalam penerimaan
kas perusahaan dibebani untuk pembuatan rekapitulasi harian kas dan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank.
c. Penyetoran uang ke bank pada hari yang sama pada umumnya sudah menerapkan sistem pengendalian intern yang baik, tetapi untuk penyetoran uang yang dilakukan pada hari kerja berikutnya mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pencatatan antara bagian akuntansi dengan pihak bank.
Formulir yang digunakan dalam penanganan prosedur penerimaan kas pada PT. Sentral Cargo sudah sesuai dengan prinsip-prinsip namun masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan yaitu:
a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam formulir STT, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak
b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja STT itu dibuat. c. Tidak dijelaskan dengan rinci untuk ketentuan pembayaran Tagih
Tujuan (karena permasalahan yang ditemukan adalah ketika barang sampai ditujuan tidak ada penanggung jawab yang akan membayar tagihan pengiriman tersebut)
Sedangkan Formulir yang digunakan dalam penanganan prosedur pengeluaran kas pada PT. Sentral Cargo belum diterapkan dengan baik. Pengeluaran yang terjadi hanya menggunakan catatan khusus yang mendeskripsikan bagian operasional dalam pengambilan barang di beberapa armada di bandara, dan tidak menggunakan nota/kwitansi resmi. Hanya pengeluaran tertentu saja yang memang sudah terinci dengan nota/kwitansi yang tepat, seperti nota bensin, tol, parkir, sewa gudang, dll. Dan sistem akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. Sentral Cargo masih terdapat kelemahan yakni tidak terdapatnya otorisasi langsung dari manajemen atas pengeluaran tersebut, bagian keuangan berhak mengeluarkan dana sebesar kebutuhan operasional, meskipun mungkin ada beberapa kejanggalan atas pengeluaran operasional tersebut.
4.3.2 Analisis terhadap Pengendalian Internal pada PT. Sentral Cargo
Pengendalian internal yang diterapkan pada PT. Sentral Cargo adalah berpacu pada struktur organisasi lini,dimana wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang berada dibawahnya baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan. Dengan diterapkannya struktur organisasi lini terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh yaitu pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan bertanggung jawab, karena setiap keputusan hanya dipertanggung jawabkan kepada satuan organisasi yang berada diatasnya. Sedangkan keuntungan lainnya yaitu pemeliharaan disiplin dapat dilakukan dengan mudah karena pengawasan dilakukan oleh atasan kepada bawahan secara langsung.
Karena hal tersebut menyebabkan satu bagian melaksanakan beberapa fungsi sekaligus sehingga kurangnya pengecekan lebih lanjut dan tidak adanya filterisasi terhadap penggunaan aliran dana kas perusahaan. Bahkan hal demikian menyebabkan penumpukan pekerjaan sehingga hasil yang diperoleh terhadap suatu laporan kurang maksimal dan tepat waktu ketika dibutuhkan.
4.3.3 Sistem Informasi Akuntansi yang Disarankan pada PT. Sentral Cargo
Kelemahan yang terjadi pada sistem penerimaan kas bisa diperbaiki dengan cara :
penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi dan bagian keuangan kantor pusat dan disimpan sebagai arsip.
Seharusnya tugas menerima kas perusahaan, menyetorkan ke bank dan membuat rekapitulasi harian kas ditangani oleh bagian kasir, karena dengan adanya bagian kasir akan lebih memperingankan tugas dari bagian keuangan.
b. Pada umumnya penyetoran uang ke bank adalah pada hari berikutnya dari tanggal transaksi, namun perlu dilakukan double checker antara kasir, bagian keuangan dan akunting antara bukti setor dengan mutasi bank dan LPH apakah sesuai dengan transaksi pada hari tersebut.
Dengan adanya perbaikan prosedur penerimaan kas, maka prosedur penerimaan kas yang disarankan adalah sebagai berikut :
a. Sistempenerimaan kas dengan uang tunai yang disarankan : 1. Fungsi Terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Sentral Cargo yang disarankan adalah sbb :
a) CustomerService
Bagian ini bertanggungjawab untuk memberikan informasi kepada customer jenis layanan, biaya dan waktu yang diperlukan untuk sampai ke tujuan. Customer service menerima
order dan menulisnya pada formulir Surat Tanda Terima (STT) penerimaan uang dan barang.
b) Kasir
Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima pembayaran dari customer dan memberikan stempel lunas pada STT. Di samping itu, kasir juga bertugas untuk membuat Bukti Kas Masuk (BKM).
c) Bagian Keuangan
Bagian ini bertanggungjawab untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas, melakukan checking antara STT, BKM dengan Laporan Pengiriman Harian (LPH) dan memasukkan ke jurnal umum.
2. Formulir yang digunakan
Adapun formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
a) STT yang merupakan dokumen ini digunakan sebagai bukti penerimaan uang dan barang dari customer. Dokumen ini dibuat rangkap 4 (empat) yang diberikan kepada customer, kasir, bagian keuangan dan bagian operasional.
b) BKM yang merupakan dokumen bukti penerimaan uang dari
customer. BKM dibuat rangkap 3 (tiga) yang diberikan kepada kasir, bagian keuangan dan kantor pusat.
3. Prosedur Penerimaan Kas yang disaran
a) Customer service mengisi formulir STT rangkap empat yang berisi jumlah colly, berat, nama pengirim, nama dan alamat tujuan, jumlah biaya dan jenis pembayaran, kemudian menyerahkan kepada customer untuk melakukan pembayaran ke kasir.
b) Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh kasir.
c) Setelah dilunasi oleh customer, maka STT tersebut distempel lunas oleh kasir.
d) Kasir membuat BKM rangkap 3 (tiga) dan melampirkan STT, kemudian kasir memberikan BKM dan STT kepada bagian keuangan.
e) Bagian keuangan melakukan checking antara STT, BKM dengan Laporan Pengiriman Harian (LPH) dan memasukkannya ke dalam jurnal umum.
4. Diagram Alur sistem penerimaan kas yang disarankan
Diagram alur penerimaan kas PT Sentral Cargo yang disarankan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.3
Diagram Alir Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang disarankan
Perbaikan perlu dilakukan tidak hanya pada prosedur penerimaan kas, tetapi juga pada prosedur pengeluaran kas. Prosedur pengeluaran kas yang disaran kan pada PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Terkait
a) CustomerService
Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima nota/faktur pembayaran dan membuat SPPK (Surat Permintaan Pengeluaran Kas) Customer Customer Service Pengisian Formulir STT STT Bagian Keuangan selesai Jurnal Umum STT dan BKM Cheking dengan LPH STT dan BKM Kasir STT Menerima pembayaran dan stempel lunas STT dan BKM Membuat BKM
b)Asisten keuangan
Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas dan membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) berdasarkan SPPK setelah di setujui oleh manajer keuangan. c) Manajer Keuangan
Bagian ini bertugas untuk melakukan checking terhadap SPPK dengan Laporan Pengeluaran Harian (LPH) dan menyetujui SPPK yang diajukan oleh customer service.
2. Formulir yang Digunakan
Adapun formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
a) Nota/Faktur Pembayaran b) SPPK yang dibuat rangkap dua
c) Laporan Pengeluaran Kas (LPK) yang dibuat rangkap dua 3. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai
a ) Pengeluaran kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan diterimanya nota/faktur pembayaran berupa uang tunai oleh
customer service.
b ) Customer service membuat SPPK untuk dilaporkan dan disetujui oleh manajer keuangan.
c ) Manajer keuangan melakukan checking SPPK, setelah disetujui maka memerintahkan kepada asisten keuangan untuk membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK)
d ) Asisten keuangan bertugas untuk membuat LPK berdasarkan pada SPPK yang telah disetujui oleh manajer keuangan.
4. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas PT. Sentral Cargo yang disarankan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.4
Diagram Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas di PT. Sentral Cargo yang disarankan SPPK yang disetujui SPPK Menyetujui SPPK SPPK yang disetujui LPK END Membuat LPK LPK Bukti Pengiriman Barang Membuat SPPK SPPK SPPK Customer Service Asisten Keuangan Manager Keuangan
4.3.4 Pengendalian Internal yang Disarankan pada PT. Sentral Cargo
Dilihat dari Struktur Organisasi yang diterapkan, maka seharusnya Manajemen menegaskan lagi fungsi terkait dengan divisi masing-masing, serta menambahkan beberapa bagian yang diperlukan agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan.
Seperti bagian finance seharusnya ditambahkan bagian kasir, agar tugas pencatatan terhadap bukti kas masuk dan menerima uang kemudianmelakukanpenyetoranke bankdilaksanakanolehbagian kasir, sehingga tidak terjadi penumpukan pekerjaan pada bagian keuangan.
Tugas dan fungsi kasir yang disarankan pada PT. Sentral Cargo adalah sebagai berikut :
a. Menjalankan pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan. b. Melakukan penyetoran uang ke bank.
c. Membantubagian keuangan menangani laporan keuangan.
Pada bagian keuangan seharusnya lebih diperjelaslagiantara bagian yang menangani keungan internal dan keuangan eksternal perusahaan. Untuk kantor cabang/daerah sebaiknya tidak hanya terdiri dari kepala cabang, bagian operasional dan customerservice serta bagian keuangan tetapi perlu dilengkapi kasir yang bertugas mencatat laporan keuangan cabang/daerah dan melakukan penyetoran di bank.
Serta penegasan yang berwenang atas otorisasi dan mengatur alur pengeluaran kas, agar tidak terjadinya penyelewengan dana dimana
terdapat pengeluaran yang over budget untuk keperluan operasional atau pengeluaran-pengeluaran yang tidak berhubungan dengan bagian operasional.
