UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
FAKULTAS MIPA
KampusKetintang Surabaya - 60231
Telp. (031) 8296427 Fax (031) 8296427
website : www.fmipa.unesa.ac.id
PROSEDUR MUTU
UANG PERSEDIAAN (UP) DAN LANGSUNG (LS)
No. PM/01/KEU-AK/FMIPA-UNESA
Nomor Revisi : 04
Tanggal Terbit
: 15 Agustus 2017
Disusun oleh: Disetujui oleh:
Nama
Dr. Wasis, M.Si.
NamaProf. Dr. Suyono, M.Pd
Jabatan
Wakil Dekan II
JabatanDekan FMIPA Unesa
Hanya salinan terkendali yang mendapatkan perbaikan, Jika ada perubahan dokumen
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi sub bagian keuangan serta pihak-pihak relevan terkait permintaan uang persediaan (UP) serta langsung (LS) di lingkungan FMIPA UNESA
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur tata cara permintaan & penerimaan uang persediaan (UP) serta langsung (LS) yang dilakukan sub bagian keuangan dan kepegawaian.
3. REFERENSI
3.1. Peraturan Menteri Keuangan tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2014
3.2. Petunujuk Teknis Pelaksanaan Rencana Bisnis dan Anggaran UNESA TA. 2014
3.3. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Bantuan Operasional Perguraun Tinggi Negeri 2013
3.4. Persyaratan SMM ISO 9001:2015
4. DEFINISI
4.1 Rupiah Murni (RM) adalah alokasi dana dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja
Negara (APBN) yang tidak berasal dari Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri
4.2 Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dalam jumlah tertentu yang
diberikan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari Satker atau membiayai pengeluaran yang menurut sifat dan tujuannya tidak mungkin dilakukan melalui mekanisme pembayaran langsung.
4.3 Ganti Uang (GU) adalah uang untuk mengganti uang persediaan yang sudah
4.4 Tambahan Uang Persediaan (TUP) adalah uang muka yang diberikan kepada
Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam 1 (satu) bulan melebihi pagu UP yang telah disepakati
4.5 Pembayaran Langsung (LS) adalah pembayaran yang dilakukan langsung kepada
Bendahara Pengeluaran/Penerima hak lainnya atas dasar perjanjian kerja, surat keputusan, surat tugas atau surat perintah kerja lainnya melalui penerbitan Surat Perintah Membayar Langsung
4.6 Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) adalah orang yang ditunjuk untuk
membantu Bendahara Pengeluaran untuk melaksanakan pembayaran kepada yang berhak guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tertentu.
4.7 Surat Pengajuan Pencairan (SPP) adalah dokumen yang diterbitkan oleh PPK, yang
berisi permintaan pembayaran tagihan kepada Negara
4.8 Surat Perintah Membayar (SPM) adalah dokumen yang diterbitkan oleh PPSPM
untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA
4.9 Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) adalah surat perintah yang diterbitkan oleh KPPN selaku Kuasa BUN untuk pelaksanaan pengeluaran atas beban APBN
berdasarkan SPM.
4.10 Tambahan Uang Persediaan Kerjasama (TUPK) adalah uang muka yang diberikan
untuk kerjasama
5. KETENTUAN UMUM
5.1 Limit pencairan dana :
Uang Persediaan (UP) hanya sekali diberikan, pada awal tahun anggaran sebesar Rp 200 Juta dari sumber dana PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak). Sumber Dana PNBP diperoleh dari SPP Mahasiswa, UKT, BPKP dan Kerjasama.
Penggunaan dana UP meliputi pembayaran untuk telepon, konsumsi, perbaikan barang inventaris, bahan bakar minyak, perjalanan dinas, ATK, foto copy, workshop, seminar dan penerbitan buku teks.
5.2 Penggunaan dana LS :
Untuk pelaksanaan pengadaan dengan dana di atas Rp 50 juta, kecuali belanja modal berupa:
5.2.1. belanja modal peralatan dan mesin (Inventaris kantor, peralatan praktikum) 5.2.2. belanja keperluan perkantoran (ATK Persediaan)
5.2.3. belanja modal gedung dan bangunan (pembangunan gedung baru)
5.2.4. belanja penambahan nilai gedung dan bangunan (pemeliharaan menambah
nilai aset), dan
5.2.5. belanja langganan daya dan jasa lainnya (langganan bandwith) meskipun di bawah Rp 50 Juta tetap harus melalui LS.
5.3 Pelaporan Keuangan adalah setiap pemegang kas yang mengurus uang Negara
harus mempunyai pembukuan anggaran yang dilakukan dengan menggunakan system akuntansi, dimana dari system ini akan menghasilkan laporan keuangan yang meliputi laporan sosialisasi anggran dan catatan atas laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan anggran.
6. URAIAN PROSEDUR
6.1 Uang Persediaan
6.1.1 Sesuai dengan kegiatan yang telah dilakukan, selanjutnya dilakukan pertanggungjawaban kegiatan oleh Fakultas/Jurusan/Prodi dengan menyampaikan bukti pertanggungjawaban (kuitansi dll)
6.1.2 Bukti pertanggungjawaban keuangan (kuitansi dll) diserahkan ke sub bagian keuangan untuk dilakukan pengecekan SPJ
6.1.3 PUMK melakukan verifikasi berkas SPJ
6.1.4 Selanjutnya mengajukan GU
6.1.5 Berkas pengajuan GU yang telah dibuat oleh PUMK selanjutnya diajukan ke
Pembantu Dekan II untuk ditandatangani
6.1.6 Berkas pengajuan GU yang telah ditandatangani oleh Pembantu Dekan II selanjutnya disampaikan ke Rektor
6.1.7 Rektor melakukan pemrosesan berkas GU berupa persetujuan yang
selanjutnya didisposisikan kepada Pembantu Rektor II untuk diterbitkan SPM
6.1.8 SPM yang telah ditandatangani oleh Pembantu Rektor II selanjutnya dibawa ke KPPN (Kas Negara) untuk diterbitkan SP2D
6.1.9 SP2D yang terbit selanjutnya dimasukkan ke rekening penampung di Fakultas. Sesuai dengan SP2D yang diterima selanjutnya PUMK mencairkan dana sesuai dengan usulan kegiatan
6.2 Langsung
6.2.1 Terkait dengan pengadaan barang/jasa (belanja barang modal) oleh
user/pengguna (Jurusan/Prodi/Fakultas) perlu dilakukan verifikasi terlebih dahulu dengan pagu dana yang ada dalam RBA
6.2.2 apabila telah sesuai (tidak melebihi pagu) RBA selanjutnya user/pengguna (Jurusan/Prodi/Fakultas) melakukan penetapan spesifikasi barang/jasa yang akan dibeli
6.2.3 Usulan terkait ini selanjutnya disampaikan ke Pembantu Dekan II melalui
6.2.4 Berdasarkan usulan yang telah masuk, Pembantu Dekan II memberikan masukan terkait pengadaan barang/jasa (belanja barang modal) ke rekanan yang telah menjalin kerjasama dengan FMIPA UNESA melalui Kasubbag Umum & Perlengkapan
6.2.5 Pembantu Dekan II/ user menyampaikan spesifikasi barang/jasa yang akan dibeli ke rekanan melalui Kasubbag Umum & Perlengkapan
6.2.6 Berdasarkan kesepakatan harga yang telah dibuat selanjutnya dibuatkan kontrak kerja/SPK antara pihak rekanan dengan PPK
6.2.7 berdasarkan kontrak kerja/SPK yang telah dibuat selanjutnya pihak rekanan melaksanakan pengadaan barang/jasa
6.2.8 Sebelum barang diterima oleh user/pengguna, maka terlebih dahulu
dilakukan pemeriksaan oleh pihak FMIPA UNESA melalui sub bagian umum & perlengkapan dan atau bersama dengan user/pengguna
6.2.9 Apabila telah sesuai dengan spesifikasi maka barang dapat diterima oleh user/pengguna
6.2.10 Setelah barang/jasa telah diterima oleh user/penguna, maka pihak rekanan dapat menyerahkan kontrak kerja / SPK (berkas pengadaan barang/jasa) ke PUMK untuk dilakukan pemrosesan lebih lanjut
6.2.11 PUMK FMIPA selanjutnya menyampaikan berkas pengadaan barang/jasa
ke bagian keuangan pusat untuk dilakukan proses verifikasi
6.2.12 Proses verifikasi terhadap berkas pengadaan barang/jasa meliputi : NPWP, referensi bank, no. rek, serta pembayaran pajak
6.2.13 FMIPA mengajukan Surat permohonan pencairan dana yang ditujukan
6.2.14 Rektor melakukan pemrosesan berkas GU berupa persetujuan yang
selanjutnya didisposisikan kepada Pembantu Rektor II untuk diterbitkan SPM
6.2.15 SPM yang telah ditandatangani oleh Pembantu Rektor II selanjutnya dibawa ke KPPN (Kas Negara) untuk diterbitkan SP2D
6.2.16 Setelah terbit SP2D, bendahara pengeluaran UNESA akan transferr dana ke rekening rekanan sesuai dengan besaran kontrak kerja/SPK
7. LAMPIRAN
7.1 berkas pertanggungjawaban kegiatan
7.2 SPP (Rektorat)
7.3 SPM (Rektorat)
7.4 SP2D (Rektorat)
7.5 Kontrak Kerjasama
7.6 Surat Perintah Kerja 7.7 Surat Setor Pajak 7.8 Faktur Pajak
