ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. Maskapai Reasuransi Indonesia Tbk (secara popular dikenal dengan sebutan MAREIN) adalah sebuah perusahaan reasuransi nasional tertua di Indonesia. Didirikan pada 4 Juni 1953, hingga tahun tahun 2006 perusahaan telah aktif beroperasi selama 52 tahun.Didirikannya MAREIN merupakan tanggapan atas sepucuk surat yang diterbitkan oleh Menteri Keuangan Republik Indonesia pada tahun 1953. Surat tersebut ditujukan kepada sejumlah perusahaan asuransi umum, menghimbau agar mereka mendirikan sebuah perusahaan reasuransi nasional yang sanggup menyediakan proteksi terhadap surplus risiko-risiko yang ditutup oleh perusahaan-perusahaan tersebut. Sehingga mengalirnya devisa secara berlebihan ke luar negeri dapat dihindari atau setidak-tidaknya dikurangi.
Beberapa tokoh industri asuransi di Indonesia yang terlibat aktif dalam membidani lahirnya MAREIN adalah Soeparjan, alm. P. Willy Wuwungan, alm. Lie Kian Seng, alm. Prof. DR. TSG Mulia, alm. Nasution, alm. Th.S.T. Gautama, dan alm. Idham. Beberapa perusahaan asuransi swasta nasional juga berperan penting dalam usaha pendirian MAREIN. Mereka, antara lain, adalah Llyod Indonesia N.V, PT. Maskapai Asuransi Umum Wuwungan, Perusahaan Asuransi Sinar Surya N. V, PT. Maskapai Asuransi “Arah Baru” (sekarang PT. Asuransi Jasa Raharja) dan PT. Asuransi Bintang.
Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 65/1969, yang antara lain memberikan kebebasan bagi penempatan asuransi di dalam negeri, dan keputusan AJB Bumiputera 1912 untuk menjadi pemegang saham terbesar dari MAREIN pada 1980 yang kemudian diikuti pula oleh PT. Asuransi Jiwa Panin Putra dan PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya untuk juga menjadi pemegang saham perusahaan, teleh membuka kesempatan yang luas bagi MAREIN untuk mulai menangani bisnis reasuransi jiwa.
Visi perusahaan MAREIN adalah menjadi perusahaan reasuransi nasional yang handal dan terpercaya. Kemudian misi perusahaan MAREIN adalah :
1. Menyediakan dukungan reasuransi optimal bagi para nasabah dengan landasan kerjasama reasuransi yang profesional, berkesinambungan, dan saling menguntungkan.
2. Ikut serta secara aktif dalam berbagai upaya untuk mengembangkan industri asuransi Indonesia seiring dengan perubahan global.
3. Mencapai hasil usaha maksimal bagi kepentingan para pemegang saham dan pihak-pihak terkait.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi.
Berikut adalah gambar struktur organisasi pada PT. Maskapai Reasuransi Indonesia. Tbk yang dipimpin oleh President Director dan dibantu oleh 3 orang Managing Director.
Gambar 3.1: Struktur Organisasi Perusahaan.
President Director
Managing Director
Managing Director
Managing Director
Human Resources & General Affairs Division
Information Technology Division Finance & Accounts Division Life Reinsurance Division General Reinsurance Division Internal Audit Customer Service Corporate Secretary
3.2.2 Pembagian Tugas. 1. President Director
Menentukan arah, tujuan, target yang ingin dicapai oleh perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
2. Managing Director (General Reinsurance Division)
Memantau, mengelola, mengawasi kegiatan operasional bisnis asuransi kerugian umum sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen resiko.
3. Managing Director (Life Reinsurance Division)
Memantau, mengelola, mengawasi kegiatan operasional bisnis asuransi kerugian jiwa sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen resiko.
4. Managing Director (Finance & Accounts Division)
Mengelola, mengawasi arus keuangan (cash flow) perusahan, investasi, dan biaya-biaya operasional sesuai dengan budget yang telah ditentukan.
5. Head Division (General Reinsurance Division)
Membantu managing director untuk memastikan proses underwriting berlangsung sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen resiko.
Proses underwriting adalah proses menetapkan suatu resiko apakah mempunyai kelayakan untuk ditanggung atau diterima menjadi tanggungan. Tujuan utama proses underwriting adalah memanajemen atau menata penyebaran resiko
sehingga memenuhi kaidah-kaidah manajemen resiko dengan biaya seminimal mungkin.
6. Head Division (Life Reinsurance Division)
Membantu managing director untuk memastikan proses underwriting berlangsung sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen resiko.
Proses underwriting adalah proses menetapkan suatu resiko apakah mempunyai kelayakan untuk ditanggung atau diterima menjadi tanggungan. Tujuan utama proses underwriting adalah memanajemen atau menata penyebaran resiko sehingga memenuhi kaidah-kaidah manajemen resiko dengan biaya seminimal mungkin.
7. Head Division (Finance & Accounts Division)
Mengontrol keuangan perusahaan baik dari segi pendapatan maupun pengeluaran, melakukan pembukuan, pembuatan, pembuatan neraca keuangan, memeriksa laporan-laporan akuntansi perusahaan.
8. Head Division (Information Technology Division)
Mengelola serta memastikan bahwa divisi IT berjalan sesuai dengan tujuan utamanya yaitu sebagai supporting unit dari proses-proses produksi.
9. Corporate Secretary
Bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas serta event-event yang diadakan oleh perusahaan baik event yang bersifat internal maupun eksternal.
10.Customer Service
Menjaga, mengelola serta mengembangkan hubungan bisnis dengan pelanggan.
11.Internal Audit
Memeriksa keabsahan laporan-laporan keuangan dari perusahaan sebagai bukti dan tanggung jawab terhadap pemegang saham.
12.Human Resources & General Affairs Division
Bertanggung jawab terhadap pengembangan kepribadian karyawan, penerimaan atau perekrutan karyawan baru.
3.3 Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Observasi Sistem.
a. Prosedur Penerimaan Dokumen.
Dokumen masuk langsung diterima resepsionis. Pada saat dokumen diterima, resepsionis mencap dokumen dan langsung memberikan dokumen tersebut ke bagian/pihak yang dituju.
b. Prosedur Pembagian JobDesk.
Dokumen yang diterima dari resepsionis langsung diberikan kepada kepala subdivisi masing-masing (subdivisi treaty, fakultatif, retro dan klaim). Setelah itu, kepala subdivisi mendelegasikan tugas kepada masing-masing stafnya untuk memproses penawaran atau klaim yang masuk.
c. Prosedur Pemindahan Dokumen.
Dokumen yang telah diproses oleh masing-masing staf lalu di simpan dalam rak divisi masing-masing. Proses pemindahan dokumen dilakukan apabila ada permintaan dokumen dari divisi lain yang memerlukan dokumen tersebut.
d. Prosedur Peminjaman Dokumen.
Prosedur peminjaman dokumen dilakukan secara manual dan tidak dicatat proses transaksi peminjamannya, jadi hanya sebatas transaksi yang dilakukan secara lisan saja.
e. Prosedur Pencatatan Penawaran
Prosedur pencatatan penawaran dilakukan secara manual,dimana dokumen -dokumen penawaran yang masuk kemudian dicatat dan dikumpulkan kedalam suatu map yang kemudian diteruskan kedalam proses akseptasi (Acceptation) Proses Akseptasi ialah proses menetukan diterima atau tidaknya suatu
3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Konteks Konfirmasi_Penawaran Dokumen_Penawaran Konfirmasi_Pmbyrn_ Klaim Laporan_Klaim Laporan_Retro Dokumen_Penawaran Persetujuan_Perjanjian Voucher_Pbyr_Premi Dokumen_Pbyrn_Premi Dokumen_Perjanjian Dokumen_Klaim Dokumen_Penawaran
Pada diagram konteks, sistem dipengaruhi oleh tiga eksternal entity, yaitu: Manajemen, Perusahaan Asuranci (Ceeding), dan Divisi Keuangan. Manajemen hanya memerlukan dokumen yang berbentuk laporan. Untuk divisi keuangan, dokumen yang masuk adalah dokumen penawaran, pembayaran premi, dokumen retro dan klaim. Dokumen yang keluar adalah voucher premi. Untuk Perudahaan Asuransi, dokumen yang masuk atau diterima adalah konfirmasi pembayaran, persetujua perjanjian, konfirmasi pembayaran, dan voucher premi. Sedangkan dokumen yang diberikan ke perusahaan reasuransi adalah dokumen penawaram, perjanjian, dokumen klaim.
3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.3: Diagram 0 Sistem yang Berjalan.
Gambar 3.4: ERD yang sudah ada.
3.5 Perencanaan Basis Data (Database Planning). 3.5.1 Mission Statement.
mission statement dari penelitian ini adalah mengatur dan mengontrol dokumen-dokumen divisi teknis ( divisi Life dan Nonlife ) serta memfasilitasi
3.5 Perencanaan Basis Data (Database Planning). 3.5.1 Mission Statement.
mission statement dari penelitian ini adalah mengatur dan mengontrol dokumen-dokumen divisi teknis ( divisi Life dan Nonlife ) serta memfasilitasi kebutuhan terhadap dokumen yang diperlukan oleh divisi teknis ( divisi Life dan Nonlife ) dan keuangan.
3.5.2 Mission Objectives.
1. Untuk mempercepat pencarian dokumen apabila dibutuhkan oleh suatu divisi tertentu.
2. Untuk mempercepat proses pemindahan dokumen dari satu divisi ke divisi lainnya.
3. Untuk mempercepat proses peminjaman dokumen dari satu divisi ke divisi lainnya.
4. Untuk Mempermudah proses peminjaman dokumen antardivisi teknis maupun nonteknis.
5. Untuk mempermudah pembagian tugas atao job oleh atasan kepada stafnya. 6. Untuk mengontrol aliran dokumen antardivisi yang mebutuhkan.
7. Untuk memusatkan penyimpanan dokumen sehingga mengurangi resiko terselipnya suatu dokumen.
8. Untuk memungkinkan membaca atau melihat dokumen yang sama oleh divisi yang berbeda pada saat yang bersamaan.
9. Untuk memperlancar aliran dokumen kepada bagian yang membutuhkan. 10. Untuk merapihkan pengaturan dan pengelolaan dokumen.
3.6 Definisi sistem (Sysem Definition). 3.6.1 System Boundary. Manajemen Keuangan Perusahaan Asuransi Penawaran Aceptasi Peminjaman Dokumen Penyimpanan Dokumen Pembuatan Job Data Entry Penerbitan Voucher Pembayaran Premi
Sistem yang kami rancang mempunyai batasan. Batasan itu adalah bahwa sistem yang kami rancang mempunyai ruang lingkup data entru, peminjaman dokumen, penyimpanan dokumen, pembuatan job, penawaran, dan akseptasi.
3.6.2 User View. Tabel 3.1: Tabel Userview.
Manager (Ka. Divisi) Supervisor (Ka. Bagian) Staf Direksi Staf X X X X Perusahaan Asuransi X X X X Dokumen Penawaran X X X - Laporan Treaty, Fakultatif, retro &
klaim
X X - X
Jobs - X X -
Dari tabel diatas, terlihat bahwa semua user view mempunyai irisan yang hampir seragam, maka kami menggunakan pendekatanCentralized approach, sehingga User View sistem ini terdiri dari hanya satu user view yang diberi nama user view Staf.
3.7 Pengumpulan dan Analisis Kebutuhan (Requiement Colection dan Analysis).
3.7.1 Data Requirement. STAF VIEW
1. Staf.
Data staf ialah data yang menampilkan informasi-informasi dari staf/karyawan yang berkerja di dalam perusahaan.
Misalnya informasi mengenai nama lengkap, alamat, tanggal lahir, telepon, handphone, alamat e-mail, jabatan, tahun dimana staf tersebut mulai bekerja, divisi tempat staff tersebut bekerja, dan sebagainya.
2. Perusahaan Asuransi/Klien/Ceding
Data klien ialah data yang menampilkan informasi – informasi dari klien atau lebih sering disebut dengan data ceding seperti nama lengkap dari perusahaan, alamat, no telepon, no fax , alamat website ataupun alamat email dari perusahaan tersebut, klasifikasi perusahaan, dan sebagainya.
3. Dokumen Penawaran.
Data dokumen penawaran ialah data yang berisi informasi – informasi mengenai penawaran bisnis reasuransi yang ditawarkan oleh ceding kepada perusahaan.
1. Data yang berisi informasi – informasi mengenai hubungan bisnis antara perusahaan dengan ceding. Misalnya : dengan ceding mana kita melakukan bisnis reasuransi, tanggal dibuatnya penawaran,no referensi penawaran, dan sebagainya.
2. Data yang berisi informasi – informasi mengenai pemegang polis dari suatu penawaran tersebut.
Misalnya : Nama dari pemegang polis tersebut, alamat pemegang polis tersebut, no telepon, wilayah/lokasi, dan sebagainya.
3. Data yang berisi informasi – informasi detail mengenai objek yang menjadi tanggungan.
Untuk bisnis reasuransi umum/non-life bisa berisi nama objek yang ditanggung, lokasi tempat objek yang ditanggung, dan sebagainya.
Untuk bisnis reasuransi jiwa bisa berisi nama dari manusia/pihak yang ditanggung, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan sebagainya.
4. Laporan.
Data laporan ialah data yang berisi informasi – informasi mengenai laporan – laporan yang sumbernya berasal dari data – data transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dalam suatu kurun waktu tertentu, dimana data ini dibutuhkan oleh perusahaan baik untuk kebutuhan internal maupun untuk kebutuhan eksternal.
5. Jobs
Data jobs ialah data yang berisi informasi – informasi mengenai jobs/pekerjaan yang sedang dikerjakan maupun yang telah selesai dikerjakan oleh staf.
Misalnya : Topik dari jobs/pekerjaan yang sedang dikerjakan, tanggal buat dari jobs/pekerjaan tersebut, pembuat dari jobs/pekerjaan tersebut, jumlah data yang diproses dalam jobs/pekerjaan tersebut dan sebagainya. Data jobs ini berfungsi untuk melihat aktivitas yang sedang dikerjakan oleh seorang staf dan juga untuk melihat jalannya suatu kegiatan pekerjaan/jobs yang dilakukan oleh seorang staf.
3.7.2 Transaction Requirement. STAF VIEW
1. Data Entry / insert
a. Entry data staf yang baru.
b. Entry data pelanggan / rekan bisnis (perusahaan asuransi) yang baru.
c. Entry header dokumen penawaran yang masuk. d. Entry header dokumen perjanjian yang masuk. e. Entry jobs .
f. Entry jobs control.
g. Entry detil dokumen penawaran yang masuk. h. Entry detil dokumen perjanjian yang masuk.
i. Entry data transaksi peminjaman dokumen. j. Entry Penawaran Reasuransi.
2. Data Update / Delete
a. Update / delete data staf.
b. Update / delete data pelanggan / rekan bisnis(perusahaan asuransi).
c. Update dokumen penawaran yang masuk. d. Update dokumen perjanjian yang masuk. e. Update / delete jobs.
f. Update / delete Jobs control.
g. Update / delete detil dokumen penawaran. h. Update / delete detil dokumen perjanjian.
i. Update / delete data transaksi peminjaman dokumen. j. Update data penawaran reasuransi.
3. Data Queries / select a. Lihat data staf.
b. Lihat data pelanggan / rekan bisnis (perusahaan asuransi). c. Lihat data dokumen penawaran secara detil.
d. Lihat data dokumen perjanjian secara detil. e. Lihat data laporan-laporan perusahaan. f. Lihat data jobs untuk staf.
g. Lihat data jobs control untuk staf. h. Lihat data dokumen yang dipinjam.
i. Lihat data dokumen-dokumen penawaran yang telah di akseptasi. j. Lihat penawaran yang ditolak dalam proses akseptasi.
3.7.3 General System Requirement.
1. Ukuran Database Awal.
• Kurang lebih ada sekitar 70 staf yang menggunakan sistem.
• Jumlah dokumen yang sudah ada sangat banyak dari tahun 1953.
• Jumlah dokumen yang telah diaseptasi sangat banyak.
2. Laju Pertumbuhan Database.
• Kurang lebih ada sekitar 150 lembar kertas dokumen per hari.
• Kurang lebih ada sekitar 25 penawaran yang diaseptasi setiap minggu.
• Kurang lebih ada sekitar 5 peminjaman dokumen per hari.
• Urang leih ada sekitar 15 pembagian job per hari.
3. Rata-rata Jumlah dan Tipe Record yang dicari.
• Pencarian untuk dokumen dari suatu perusahaan.
• Pencarian dokumen yang dikerjakan oleh staf tertentu.
• Pencarian dokumen yang sedang dipnjam.
• Pencarian dokumen yang telah diaseptasi.
4. Kebutuhan Akses dan Jaringan.
• Seluruh komputer user terhubung dalam jaringan lokal (LAN) perusahaan yang terhubung pada server perusahaan yang terpusat di ruang server. Sehingga, seluruh komputer user terhubung pada satu database sentral perusahaan. Database server harus dapat menangani sekitar 10 jumlah akses yang bersamaan.
5. Performansi.
• Pada waktu bukan beban puncak (transaksi dokumen pada tingkat rata-rata), maka waktu akses dokumen pada database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 2-3 detik.
• Pada waktu beban puncak (transaksi penuh atau banyak), maka akses database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 7-8 detik.
6. Keamanan (Security).
• Database memakai perlindungan username dan password.
• Ada previlege atau hak akses untuk setiap user. Untuk user biasa, mereka hanya boleh mengakses dokumen yang mereka kerjakan saja.
• Setiap kepala subdivisi memiliki hak akses untuk melihat seluruh dokumen yang berada di subdivisinya masing-masing.
7. BackUp dan Recovery.
• BackUp dilakukan sebulan sekali pada akhir bulan. Proses backup dilakukan setelah jam kerja.
3.8 Permasalahan yang Dihadapi
• Sangat banyaknya dokumen yang ada di dalam sistem membuat banyak dokumen yang terselip sehingga susah dicari ketika dibutuhkan. Hal ini disebabkan karena dokumen yang berpindah adalah dokumen aslinya (dalam bentuk fisik).
• Besarnya kemungkinan suatu dokumen rusak karena sering berpindah-pindah tempat.
• Lemari atau rak penyimpanan dokumen di setiap divisi semakin penuh.
• Resiko kehilangan dokumen yang sangat penting.
• Berkurangnya efisiensi internal perusahaan.
• Sulitnya melakukan pengontrolan terhadap perkerjaan yang sedang dilakukan oleh staf yang berkaitan dengan suatu dokumen tertentu.
• Sulitnya melakukan pemeriksaan mengenai user yang bertanggung jawab terhadap hilangnya suatu dokumen, karena system yang berjalan sekarang tidak mencatat proses history transaksi peminjaman yang dilakukan.
• Mengalami kesulitan bilamana suatu dokumen yang sama ingin digunakan lebih dari 1 pihak secara bersamaan.
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan membuat suatu sistem yang mengelola dokumen secara komputerisasi, yaitu suatu sistem basis data yang memungkinkan menyimpan dokumen dalam bentuk *.JPEG yang disimpan di dalam server terpusat, sehingga dokumen yang asli disimpan terpusat dalam suatu tempat penyimpanan khusus dan dokumen yang berjalan adalah dokumen maya.
Di dalam system yang ingin dibuat juga disediakan fasilitas untuk mencatat transaksi peminjaman dari dokumen yang asli(bentuk fisik), fasilitas untuk mencatat jobs/pekerjaan yang diberikan oleh kepala bagian kepada stafnya yang berkaitan dengan suatu dokumen tertentu, fasilitas untuk mendelegasikan/memindahkan proses pengerjaan suatu jobs yang sedang ataupun telah selesai dikerjakan, dan juga proses untuk melakukan pencatatan suatu jobs menjadi penawaran reasuransi.
