EVALUASI SISTEM ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING BERBASIS SAP
MODUL SALES AND DISTRIBUTION PADA
PT. CHAROEN POKPHAND INDONESIA
TBK
Ganna Aryawiguna, Noerlina
Universitas BinaNusantara, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, 021-5345830, gana.skywalker@gmail.com
Abstract
The purpose of this thesis is to perform evaluation of SAP system on module Sales and Distribution at PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk to figure out whether the implemented SAP system has fulfilled user requirements and supports business process, and to identify risks that could happen as the result of problem occurrence. Research methodology that is used to collect data are interview, observation, and literature review. Analysis methods that is used are current system analysis, Failure Mode and Effect Analysis, Fit/gap Analysis, and Risk Analysis. The result that is achieved after performing several analysis are to propose some recommendations based on problems and risks that are identified and use those recommendations as a reference for improvement to reduce and mitigate problems and risks that occurred.
The conclusions of this thesis is propose solutions to overcome problems regarding to unfulfilled user requirements by the system in order to improve current business process performance and reducing effects of risks that could harm PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk.
Keywords : Evaluation, SAP, Sales and Distribution, Failure Mode and Effect Analysis, Fit/Gap analysis, Risk analysis
Abstrak
Tujuan penulisan ini ialah melakukan evaluasi terhadap sistem SAP modul Sales and
Distribtion pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk untuk mengetahui apakah
sistem SAP yang berjalan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan mendukung
proses bisnis yang berjalan, serta melakukan identifikasi resiko dari permasalahan
yang timbul. Metodologi penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data adalah
wawancara, observasi dan studi pustaka. Metode analisis yang digunakan berupa
analisis terhadap sistem berjalan, Failure Mode and Effect Analysis, Fit/Gap
Analysis, dan Risk Analysis. Hasil yang dicapai setelah evaluasi dilakukan adalah
memberikan rekomendasi terhadap masalah dan resiko yang ditemukan dalam
analisis dan menggunakan rekomendasi tersebut sebagai rujukan dalam melakukan
perbaikan untuk mengurangi atau mengatasi masalah dan resiko yang akan terjadi.
Simpulan dari penulisan ini adalah memberikan usulan terhadap pemecahan
masalah mengenai kebutuhan user yang belum terpenuhi oleh sistem agar dapat
meningkatkan kelancaran proses bisnis yang berlangsung, serta meminimalisir
dampak dari resiko yang dapat merugikan PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk.
Kata Kunci : Evaluasi, SAP, Sales and Distribution, Failure Mode and Effect Analysis, Fit/Gap analysis, Risk analysis.
PENDAHULUAN
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu perangkat teknologi informasi yang digunakan oleh banyak perusahaan di dunia. ERP mengintegrasikan seluruh aplikasi bisnis dari berbagai area fungsional atau divisi-divisi yang ada didalam perusahaan, seperti bagian keuangan dan akuntansi, proses manufaktur barang, penjualan dan pembelian, serta pengelolahan sumber daya manusia. Dengan diterapkannya ERP, dapat membantu perusahaan dalam penyebaran informasi yang lebih tepat waktu. Dalam perkembangannya, sistem ERP lebih banyak diterapkan pada perusahaan menengah ke-atas di dalam kegiatan operasional mereka. Saat ini, berbagai Vendor yang mengembangkan sistem ERP semakin bertambah dan mereka saling bersaing dalam meningkatkan keunggulan dan daya saing produknya masing-masing supaya produk mereka dapat dipercaya oleh banyak perusahaan.
Salah satu vendor yang mengembangkan sistem ERP yaitu SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). SAP sudah menjadi best practice di berbagai bidang industri dengan modul-modul yang mencakup seluruh aspek fungsi perusahaan. Modul-modul yang ditawarkan SAP antara lain Financial and Controlling, Sales and Distribution, Material Management, Production Planning dan Human Capital Management. SAP menjadi solusi di berbagai perusahaan dan organisasi karena sangat membantu dalam mengendalikan bisnisnya. Dalam perkembangannya, perusahaan yang mengimplementasikan SAP pada dasarnya memiliki tujuan untuk mengurangi biaya dan meminimalisir waktu yang dibutuhkan jika mengembangkan dan menguji sistem secara in-house.
PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penghasil pakan ternak, Day Old Chicks dan makanan olahan terbesar di Indonesia. Perusahaan yang didirikan tahun 1972 ini sadar terhadap pentingnya memiliki suatu sistem informasi yang dapat mengintegrasikan semua area fungsional perusahaan dan mendukung proses bisnis. Sistem ERP SAP mulai diterapkan di PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk pada 2002 untuk mengganti sistem teknologi informasi yang lama. Diterapkannya sistem SAP, khususnya modul Sales and Distribution (SD) adalah bertujuan untuk mendapatkan proses bisnis yang terintegrasi
Pada penelitian ini akan dilakukan evaluasi terhadap sistem SAP modul Sales and Distribution (SD) dengan menggunakan metodologi Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Dengan
digunakanannya kedua metode tersebut diharapkan dapat mengidentifikasi gap pada penggunaan sistem SAP SD yang sedang berjalan, serta melakukan analisis terhadap resiko yang dapat ditimbulkan oleh gap tersebut dan memberikan rekomendasi untuk peningkatan kinerja sistem SAP pada PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk.
Rumusan masalah dari penelitian ini adalah:
1. Fungsi – fungsi apa saja yang sangat memiliki pengaruh / penting dalam submodul SAP Sales and Distribution?
2. Apakah fungsi – fungsi yang disediakan oleh sistem SAP yang berjalan telah mendukung User Requirement?
3. Jika ada beberapa User Requirement belum dapat didukung oleh fungsi – fungsi dalam sistem SAP, apa resiko yang dapat timbul?
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan terkait sistem SAP Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk.
2.Melakukan evaluasi terhadap fungsi-fungsi SAP ERP modul Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk. menggunakan metode fit/gap analysis.
3.Melakukan analisis resiko untuk menemukan dan mengidentifikasi resiko dari masalah yang ditemukan dan menilai dampak dari resiko.
4.Memberikan rekomendasi berupa solusi terhadap kesalahan yang ditemukan.
METODOLOGI
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan antara lain:
Objek Penelitian
• PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
• Proses bisnis yang berkaitan dengan modul yang dibahas di ruang lingkup pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
• SAP modul Sales and Distribution fungsi sales, delivey process, dan payment process.
Metode Penelitian
• Metode Pengumpulan Data o Studi kepustakaan,
melakukan pengumpulan informasi dan pembelajaran yang relevan dalam penelitian ini yang diperoleh dari berbagai buku, artikel, karya ilmiah dll yang didapat dari media cetak maupun elektronik.
o Observasi
melakukan observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terkait pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
o Wawancara
Melakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proses bisnis Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
• Metode Analisis
o Analisis sistem yang berjalan
Dalam hal ini melakukan pengumpulan data dan informasi dengan menganalisa sistem yang saat ini sedang berjalan pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
o Fit/Gap Analysis
Metode Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang sedang berjalan sudah sesuai dengan requirement yang dibutuhkan terhadap sistem SAP, serta mengetahui tingkat sebuah requirement dan memberikan rekomendasi terhadap requirement yang belum dijalankan secara maksimal.
o Risk Analysis
Metode Risk Analysis digunakan untuk menganalisa gap yang ditemukan, serta memberikan penilaian tingkat kemungkinan terjadinya resiko dan akibatnya.
HASIL DAN BAHASAN
A. User Requirement
Berdasarkan dari hasil observasi dan wawancara yang dilakukan terhadap user, didapatlah requirement-requirement dari user terhadap sistem SAP modul Sales and Distribution yang berjalan pada PT. Charoen Pokphand IndonesiaTbk. User requirement tersebut yaitu:
No Requirement Utama Sub Requirement 1. Sistem dapat
menyediakan fungsi dalam pembuatan dokumen penjualan.
1. Sistem dapat menyediakan fungsi pembuatan sales order terhadap pesanan pelanggan.
2. Sistem dapat menyediakan fungsi yang memungkinkan user dalam melakukan reservasi atas permintaan pelanggan terhadap barang tertentu.
3 Sistem mampu menampilkan quotation sebagai referensi dalam membuat sales order.
4. Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pemeriksaan terhadap ketersediaan barang (availability check).
5 Sistem dapat menyediakan fungsi untuk memeriksa dan menampilkan ketersediaan barang berdasarkan lokasi plant tertentu. 6. Sistem dapat menyediakan fungsi untuk
menampilkan warning message apabila ketersediaan barang yang dipesan tidak mencukupi.
7. Sistem mampu menyediakan kondisi dalam menentukan harga, seperti diskon dan pajak terhadap masing-masing barang yang dipesan pelanggan.
8. Sistem mampu menyediakan shipping point sesuai kesepakatan dengan pelanggan 9. Sistem dapat menyediakan fungsi untuk
pengecekan terhadap batas kredit pelanggan saat pembuatan sales order. 10. Sistem dapat menyediakan fungsi untuk
me-maintain terhadap data pelanggan 11. Sistem dapat membantu user untuk
pencarian terhadap data pelanggan. 12. Sistem dapat menyediakan account group
yang digunakan untuk pengarsipan data pelanggan.
2. Sistem dapat membantu dalam proses pengiriman (delivery process).
1. Sistem memungkinkan untuk pembuatan satu delivery order yang berdasarkan lebih dari satu sales order.
2 Sistem memungkinkan untuk pembuatan lebih dari satu delivery order berdasarkan satu sales order.
3. Sistem mampu menyediakan jalur untuk pengiriman barang (routing determination) yang disepakati oleh pelanggan.
4. Sistem mampu menampilkan daftar dari delivery order yang belum dicek untuk memudahkan bagian gudang dalam mengetahui daftar barang mana yang harus disiapkan dalam proses picking.
3. Sistem dapat
me-maintain stok gudang dan cost.
1. Sistem dapat menyediakan fungsi untuk memungkinkan stok gudang dan status dokumen yang berhubungan untuk ter-update setelah post good issue.
2. Sistem dapat menyediakan fungsi umtuk meng-update cost dari setiap transaksi yang dilakukan dengan post good issue. 4. Sistem dapat
memudahkan dalam proses penagihan terhadap pelanggan (billing).
1. Sistem memungkinkan bagian keuangan dalam mengakses terhadap semua informasi yang berkaitan dengan dokumen penjualan.
2. Sistem memungkinkan pembuatan satu invoice berdasarkan lebih dari satu delivery order.
3. Sistem memungkinkan untuk pembuatan lebih dari satu dokumen pembayaran (invoice) berdasarkan satu delivery order. 4 Sistem dapat menyediakan fungsi untuk
pengiriman tagihan (invoice) secara otomatis melalui e-mail.
5. Sistem dapat
membantu dalam proses pembayaran (payment process).
1. Sistem memungkinkan bagian keuangan dalam mengakses informasi yang berkaitan dengan status billing dan pembayaran pelanggan.
2. Sistem mampu meng-update status pembayaran pada sales order, delivery order, dan invoice
3. Sistem memungkinkan
G/L account untuk ter-update setelah posting.
6. Sistem dapat memudahkan dalam pembuatan laporan.
1. Sistem dapat menghasilkan laporan yang terkait dengan penjualan dalam jangka waktu tertentu.
2. Laporan yang dihasilkan oleh sistem dapat di-export dan disajikan pada aplikasi yang lain seperti Microsoft Excel.
B. Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) merupakan suatu teknik untuk memahami dan menentukan prioritas pada failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan interface sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk menganalisis failure mode yang mungkin pada suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan kegagalan. Aktifitas FMEA yang berhasil membantu sebuah tim mengidentifikasikan failure mode yang mungkin berdasarkan pengalaman sebelumnya dengan proses atau produk yang serupa. Ini memungkinkan tim untuk menghindari kegagalan-kegalan tersebut dengan usaha dan pengeluaran yang minimum (Black : 2002, p 26-29)
FMEA adalah teknik desain yang sistematis mengidentifikasikan dan menyelidiki kelemahan sistem potensial (produk atau proses). Ini terdiri dari metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem dapat terjadi, efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja sistem dan keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersbut. FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain dengan mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya yang lebih efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran kesalahan yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari ketidakpuasan user atau pelanggan.
Setelah dilakukan penilaian terhadap requirement pada proses Sales and Distribution, maka sudah dapat diidentifikasikan peringkat dari masing-masing requirement tersebut. Kriteria dalam pemberian peringkat adalah sebagai berikut:
1. High Requirement: Total FMEA antara 1 - 42
Requirement dengan peringkat high merupakan requirement yang penting bagi aktivitas perusahaan. Tanpa requirement tersebut, aktivitas perusahaan akan tersendat. 2. Medium Requirement: Total FMEA antara 43 - 85
Requirement dengan peringkat medium merupakan requirement yang apabila dijalankan oleh perusahaan, dapat meningkatkan nilai dan proses perusahaan.
3. Low Requirement: Total FMEA antara 86 - 125
Requirement dengan peringkat low merupakan requirement yang apabila dijalankan oleh perusahaan, akan menambah nilai sedikit terhadap proses dan aktivitas perusahaan. Hasil dari FMEA setelah diberikan peringkat pada masing-masing requirement adalah sebagai berikut:
Ranking Requirement Sales and Distribution
Requirement Peringkat (Rank)
Requirement Utama Sub Requirement Sistem dapat menyediakan fungsi dalam pembuatan dokumen penjualan.
Sistem dapat menyediakan fungsi pembuatan sales order terhadap pesanan pelanggan.
High
Sistem dapat menyediakan fungsi yang memungkinkan user dalam melakukan reservasi atas permintaan pelanggan terhadap barang tertentu.
Requirement Peringkat (Rank) Requirement
Utama
Sub Requirement Sistem mampu menampilkan quotation sebagai referensi dalam membuat sales order.
Medium
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang (availability check).
High
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk memeriksa dan menampilkan ketersediaan barang berdasarkan lokasi plant tertentu.
High
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk menampilkan warning message apabila ketersediaan barang yang dipesan tidak mencukupi.
Medium
Sistem mampu menyediakan kondisi dalam menentukan harga, seperti diskon dan pajak terhadap masing-masing barang yang dipesan pelanggan.
High
Sistem mampu menyediakan shipping point sesuai kesepakatan dengan pelanggan
High
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengecekan terhadap batas kredit pelanggan saat pembuatan sales order.
High
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk me-maintain terhadap data pelanggan
Medium Sistem mampu memungkinkan user untuk
melakukan pencarian terhadap data pelanggan.
Medium
Sistem dapat menyediakan account group yang digunakan untuk pengarsipan data pelanggan. High Sistem dapat membantu dalam proses pengiriman (delivery process)
Sistem memungkinkan untuk pembuatan satu delivery order yang berdasarkan lebih dari satu sales order.
High
Sistem memungkinkan untuk pembuatan lebih dari satu delivery order berdasarkan satu sales order.
High
Sistem mampu menyediakan jalur untuk pengiriman barang (routing determination) yang disepakati oleh pelanggan.
Requirement Peringkat (Rank) Requirement
Utama
Sub Requirement
Sistem mampu menampilkan daftar dari delivery order yang belum dicek untuk memudahkan bagian gudang dalam mengetahui daftar barang mana yang harus disiapkan dalam proses picking.
Medium
Sistem dapat me-maintain stok gudang dan cost.
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk memungkinkan stok gudang dan status dokumen yang berhubungan untuk ter-update setelah post good issue.
High
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk meng-update cost dari setiap
High transaksi yang dilakukan dengan
melakukan post good issue.
Sistem dapat memudahkan dalam proses penagihan terhadap pelanggan (billing).
Sistem memungkinkan bagian keuangan dalam mengakses terhadap semua informasi yang berkaitan dengan dokumen penjualan .
Medium
Sistem dapat memungkinkan pembuatan satu dokumen pembayaran (invoice) berdasarkan lebih dari satu delivery order.
High
Sistem dapat memungkinkan pembuatan lebih dari satu dokumen pembayaran (invoice) berdasarkan satu delivery order.
High
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengiriman tagihan (invoice) secara otomatis melalui e-mail.
Medium Sistem dapat membantu dalam proses pembayaran (payment process).
Sistem memungkinkan bagian keuangan dalam mengakses informasi yang berkaitan dengan status billing dan pembayaran pelanggan.
Medium
Sistem mampu meng-update status pembayaran pada sales order, delivery order, dan invoice.
High
Sistem memungkinkan
G/L account untuk ter-update setelah posting.
Sistem dapat memudahkan dalam pembuatan laporan.
Sistem dapat menghasilkan laporan yang terkait dengan penjualan dalam jangka waktu tertentu.
Medium
Laporan yang dihasilkan oleh sistem dapat di-export dan disajikan pada aplikasi yang lain (Microsoft Excel).
low
C. Fit/gap Analysis
Analisis fit/gap adalah suatu tools yang digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan proses yang dijalankan oleh perusahaan pada saat ini dengan fungsi dan fitur sistem yang berjalan, dimana dalam hal ini sistem SAP modul Sales and Distribution. Pada tahapan ini, akan dilakukan langkah analisis penentuan terhadap requirement pengguna dengan sistem yang berjalan didalam perusahaan. Langkah ini dilakukan supaya dapat menentukan apakah requirement pengguna terhadap sistem yang berjalan mengalami kecocokan kondisi. Penentuan kecocokan kondisi ini akan ditandai dengan fit, partial fit, atau gap. Kondisi fit akan diberikan terhadap requirement yang memiliki kesesuaian dengan sistem yang berjalan. Kondisi partial fit akan diberikan terhadap requirement yang memiliki beberapa kesesuaian dengan sistem yang berjalan. Sedangkan kondisi gap akan diberikan terhadap requirement yang belum sesuai dengan sistem yang berjalan. Berdasarkan fit/gap analysis yang dilakukan, ditemukan beberapa partifal fit dan gap yang dijelaskan sebagai berikut.
Requirement
Rank Degree
of Fit Comment Rekomendasi
Requirement Utama Sub-Requirement Sistem dapat menyediakan fungsi dalam pembuatan dokumen penjualan. Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengecekan terhadap batas kredit pelanggan saat pembuatan sales order.
High G Sistem yang berjalan belum dapat melakukan pengecekan terhadap batas kredit pelanggan secara otomatis saat pembuatan sales order, sehingga proses tersebut dilakukan dengan melibatkan bagian keuangan. Mengaktifkan fitur simple check credit limi pada SAP credit management dengan melakukan beberapa konfigurasi yang diperlukan untuk memungkinkan pengecekan batas kredit pelanggan secara otomatis saat pembuatan sales order Sistem dapat memudahkan dalam proses penagihan terhadap pelanggan (billing). Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengiriman tagihan (invoice) secara otomatis melalui e-mail. Medi um
P Sistem yang berjalan belum dapat mengirimkan invoice secara otomatis melalui e-mail ke pelanggan sesaat setelah invoice tersebut dibuat Melakukan konfigurasi pada tingkat ABAP untuk mengembangkan fitur pengiriman invoice secara otomatis melalui e-mail.
D. Risk Analysis
Metode risk analysis digunakan untuk mengidentifikasi terhadap kemungkinan resiko yang dapat muncul apabila fungsi yang telah direkomendasikan tidak dijalankan. User requirement yang memiliki partial fit dan gap akan dilakukan risk analysis. Pada risk analysis, penilaian terhadap resiko-resiko yang teridentifikasi dilakukan berdasarkan dua aspek, yaitu pengukuran kemungkinan (probability) dan pengukuran dampak yang ditimbulkan dari resiko (impact). Pengukuran terhadap kemungkinan (probabilty) terjadinya resiko dinilai dengan penilaian berikut:
Peringkat Penjelasan
High Kemungkinan resiko yang akan timbul jika fungsi tidak digunakan relatif tinggi.
Medium Kemungkinan resiko yang akan timbul jika fungsi tidak digunakan cukup tinggi.
Low Kemungkinan resiko yang akan timbul jika fungsi tidak digunakan relatif rendah.
Berdasarkan risk analysis yang dilakukan, berikut ini merupakan hasil risk analysis untuk masing-masing requirement yang memiliki kondisi partial fit atau gap, yaitu:
Requirement Rekomendasi Risk Identification Probability Impact
Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengecekan terhadap batas kredit pelanggan saat pembuatan sales order. Mengaktifkan fitur simple check credit limit pada SAP credit management dengan melakukan beberapa konfigurasi yang diperlukan untuk memungkinkan pengecekan batas kredit pelanggan secara otomatis saat
pembuatan sales order.
A Untuk memeriksa batas kredit pelanggan memerlukan waktu tambahan. H M B Pengecekan batas kredit pelanggan membutuhkan proses tambahan. H H C Pengecekan batas kredit membutuhkan personel lebih. M M D Memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengecekan batas kredit pelanggan H H E Memperlambat proses penanganan sales order processing. H M Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengiriman Melakukan konfigurasi pada tingkat ABAP untuk mengembangkan fitur pengiriman A Memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengiriman invoice M H
tagihan (invoice) secara otomatis melalui e-mail.
invoice secara otomatis melalui e-mail. B Memungkinkan terjadinya keterlambatan dalam pengiriman invoice ke pelanggan M M E. Rekomendasi
Setelah dilakukan evaluasi dan analisis resiko untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin jika gap tidak segera diperbaiki, maka proses selanjutnya adalah membuat rekomendasi / usulan untuk memperbaiki gap yang ada. Berikut merupakan rekomendasi / usulan untuk memperbaiki gap.
1.Menggunakan fitur simple check credit limit pada SAP credit management dengan melakukan beberapa konfigurasi pada sistem dan modul yang terkait.
Tipe Check credit limit
Analisa Masalah Proses pengecekan terhadap kredit limit pelanggan (check credit limit) harus dilakukan diluar sistem dengan mencetak sales order lalu memberikan sales order tersebut kepada bagian keuangan untuk diperiksa kredit limitnnya.
Kebutuhan Sistem Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengecekan terhadap kondisi pelanggan terkait hutang piutang (check credit limit). Usulan Rekomendasi Mengaktifkan fitur simple check credit limit pada SAP credit
management dengan melakukan beberapa konfigurasi yang diperlukan untuk memungkinkan pengecekan batas kredit pelanggan secara otomatis saat pembuatan sales order
Deskripsi Rekomendasi Fitur simple credit limit check pada credit management dapat melakukan pengecekan terhadap kredit limit pelanggan secara otomatis. Fitur ini bekerja pada saat sales admin melakukan pembuatan sales order. Data mengenai pesanan pelanggan yang diinput oleh sales admin selanjutnya akan diproses oleh sistem. Sistem secara otomatis akan mengecek apakah dengan melakukan suatu pesanan, batas kredit pelanggan akan melewati batas yang ditentukan. Apabila telah melewati batas kredit, sales order tersebut tidak dapat diproses dengan secara otomatis mem-block sales order tersebut dan menampilkan warning message. Apabila tidak melewati batas kredit, sales order tersebut dapat tersimpan kedalam sistem dan tidak di-block.
Untuk mengaktifkan fitur simple credit limit check pada sales order, ada beberapa konfigurasi yang harus dilakukan, yaitu: 1. Menetapkan company code ke credit control area dengan
mengakses menu IMG > enterprise structure > assignment > financial accounting > assign company code to credit control area.
2. Menetapkan credit group untuk menentukan pengecekan batas kredit pelanggan pada pembuatan sales order dengan mengakses menu IMG > sales and distribution > basic functions > credit management/risk management > define credit groups.
3. Menetapkan risk categories terhadap pelanggan tertentu. Konfigurasi ini dilakukan dengan mengakses menu IMG > financial accounting > accounts receivable and accounts payable > credit management > define risk categories. 4. Menentukan pada tipe dokumen sales apa proses check
konfigurasi untuk mengeluarkan warning message dan mem-block sales order. Konfigurasi ini diakses pada menu IMG > sales and distribution > basic functions > credit management/risk management > credit management > assign sales documents and delivery documents.
2.Melakukan konfigurasi pada tingkat ABAP untuk mengembangkan fitur pengiriman invoice secara otomatis melalui e-mail.
Tipe Pengiriman invoice otomatis
Analisa Masalah Pada proses penagihan terhadap pelanggan, invoice yang baru dibuat tidak dapat terikirm secara otomatis ke pelanggan, sehingga invoice harus di-convert ke bentuk pdf, lalu mengirimkan invoice dalam bentuk pdf tersebut ke pelanggan melalui aplikasi pengiriman pesan elektronik (e-mail) atau fax. Kebutuhan Sistem Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengiriman tagihan
(invoice) secara otomatis melalui e-mail
Usulan Rekomendasi Melakukan konfigurasi pada tingkat ABAP untuk mengembangkan fitur pengiriman invoice secara otomatis melalui e-mail.
Deskripsi Rekomendasi Mengembangkan program ABAP yang memungkinkan invoice yang baru terbuat untuk secara otomatis akan langsung terkirim ke pelanggan dengan format pdf via e-mail. Setelah invoice terkirim, sistem lalu akan menampilkan message bahwa invoice telah terkirim ke pelanggan.
SIMPULAN DAN SARAN
Berikut ini merupakan simpulan hasil evaluasi sistem SAP berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap modul Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk: 1. Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi yang telah dilakukan terhadap penggunaan sistem SAP
Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk, maka dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem SAP modul Sales and Distribution sudah berjalan dengan baik. Meskipun begitu, ada beberapa kebutuhan user yang masih belum dapat terpenuhi. Untuk meningkatkan kinerja dari user dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan serta untuk memaksimalkan penggunaan sistem SAP, alangkah baiknya apabila kebutuhan user tersebut dapat dipenuhi
2. Setelah melakukan analisis fit/gap terhadap sistem SAP modul Sales and Distribution pada PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk yang telah diimplementasikan, ditemukan:
• Dari 15 requirement yang memiliki peringkat high, terdapat 14 requirement yang mengalami kondisi fit, 0 requirement yang mengalami kondisi partial fi, dan 1 requirement yang mengalami kondisi gap.
• Dari 11 requirement yang memiliki peringkat medium, terdapat 9 requirement yang mengalami kondisi fit, 0 requirement yang mengalamin kondisi partial fit, dan 2 requirement yang mengalami kondisi gap.
• Dari 1 requirement yang memiliki peringkat low, terdapat 1 requirement yang mengalami kondisi fit, 0 requirement yang mengalamin kondisi partial fit, dan 0 requirement yang mengalami kondisi gap.
Celah (gap) yang ditemukan dari analisis fit/gap pada sistem Sales and Distribution yang berjalan terhadap user requirement yaitu:
• Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengecekan terhadap batas kredit pelanggan saat pembuatan sales order.
• Sistem dapat menyediakan fungsi untuk pengiriman tagihan (invoice) secara otomatis melalui e-mail.
3. Berdasarkan hasil dari analisis resiko (risk analysis) yang sudah dilakukan, ditemukan sebanyak 3 resiko yang dikategorikan dalam kriteria high high, 1 resiko yang dikategorikan dalam kriteria high medium, 1 resiko yang dikategorikan dalam kriteria medium high, dan 4 resiko yang dikategorikan dalam kriteria medium medium.
4. Beberapa usulan dan rekomendasi yang dapat diterapkan pada sistem SAP Sales and Distribution pada PT.Charoen Pokphand Indonesia Tbk adalah sebagai berikut:
• Menggunakan fitur Availabily to Promise (ATP) Check yang diintegrasikan dengan Production Planning untuk mengetahui kapan barang yang dipesan dapat tersedia.
• Menggunakan fitur credit management dengan melakukan beberapa konfigurasi pada sistem dan modul yang terkait.
• Melakukan konfigurasi pada tingkat ABAP untuk mengembangkan fitur pengiriman invoice secara otomatis melalui e-mail.
Berdasarkan dari yang telah disimpulkan sebelumnya, ada beberapa saran yang diberikan untuk PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk, antara lain:
• Untuk meningkatkan kinerja user dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan, sebaiknya perusahaan menjalankan usulan dan rekomendasi yang telah diberikan.
• Lebih meningkatkan penggunaan sistem SAP dengan menggunakan fitur-fitur pendukung sistm SAP serta mengembangkan aplikasi yang diintegrasikan dengan sistem SAP untuk memenuhi kegiatan operasional yang dijalankan oleh perusahaan.
• Melakukan pelatihan kepada user yang menggunakan sistem supaya sistem dapat dimanfaatkan secara maksimal.
• Melakukan penyesuaian antara kebijakan perusahaan dengan penggunaan sistem SAP untuk memaksimalkan penggunaan sistem SAP.
REFERENSI
Anonim. (2006). SAP01 Fundamentals. Germany: SAP AG.
Black, R. (2002). Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Hardware and Software Testing. Canada: Wiley Publishing, Inc.
Boulmetis, J., & Dutwin, P. (2011). The ABCs of Evaluation: Timeless Techniques for Program and Project Managers. (3rd Edition). San Francisco: Jossey-Bass.
Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. (7th edition). Toronto: Cengage Learning.
Hoffman, K. D., & Bateson, J. E. (2006). Service Marketing: Concepts, Strategies, and Cases. Mason: Cengage Learning.
Johns, T. L. (2011). Security Journal. Risk Analysis in Loss Prevention Research , Vol. 24, 3, 225-236. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2014). Management Information Systems: Managing the Digital
Firm. (13th Edition). London: Pearson Education.
Leon, A. (2008). Enterprise Resource Planning. (2nd Edition). New Delhi: McGraw-Hill.
Marakas, G., & O'Brien, J. (2013). Introduction to Information Systems. (16th Edition). New York: McGraw-Hill Education.
Marchewka, J. T. (2009). Information Technology Project Management. United States f merica: John Wiley & Sons, Inc.
Monk, E., & Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. (4th Edition). Boston: Cengage Learning.
Oz, E. (2009). Management Information Systems. (6th Edition). Boston: Cengage Course Technology. Pol, P., & Paturkar, M. (2011). Methods of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects. Building
Tomorrow's Enterprise , Vol. 1 (11), 1-12
Rainer, R. K., & Cagielski, C. G. (2010). Introduction to Information Systems: Enablingand Transforming Business. (3rd Edition). John Wiley & Sons.
Satzinger, J. W., Jackson, R. W., & Burd, S. D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design With the Unified Process. Boston: Cengage Learning.
Schwalbe, K. (2010). Information Technology Project Management. Boston: Cengage Learning.
Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2010). Principles of Information Systems: A Managerial Approach. (9th Edition). Boston: Cengage Learning.
Umar, H. (2008). Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan Secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Valacich, J., & Schneider, C. (2012). Information Systems Today Managing in the Digital World. (5th
Edition). New Jersey: Prentice Hall.
Wallace, P. (2014). Introduction to Information Systems. (2nd Edition). New Jersey: Pearson.
Wijaya, S. F., & Darudiato, S. (2009). ERP & Solusi Bisnis. (Edisi Pertama). Yogyakarta: Graha Ilmu.
RIWAYAT PENULIS
Ganna Aryawiguna lahir di kota Depok pada tanggal 12 Mei 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015.
