BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di Era Globalisasi yang pertumbuhan teknologinya semakin cepat membuat manusia ingin melakukan semua kegiatan atau aktifitas kesehariannya se-efektif mungkin, dalam artian meminimalisir atau mereduksi kegiatan manusia yang dulunya dilakukan secara manual dan menggantinya dengan menggunakan pengembangan teknologi atau menggunakan bantuan mesin yang sudah modern.
1.2 Sejarah Singkat PT.Jalur Nugraha Ekakurir
PT.Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) cabang Bandung berdiri pada tahun 1990, merupakan perusahaan jasa yang bergerak pada bidang jasa pengiriman barang dan dokumen dengan jenis jasa pelayanan yang melayani pengiriman cepat, efektif dan fleksibel. PT.Jalur Nugraha Ekakurir Cabang Bandung beralamat Jln Soekarno-Hatta No 452 Bandung. PT. Jalur Nugraha Ekakurir Cabang Bandung telah mempunyai perijinan diantaranya: Akta Pendirian Perusahaan yang berkedudukan di Jakarta yang dibuat pada tanggal 26 November 1990 No.89 dihadapan Notaris Adlan Yulizar, SH dan diperbaiki dengan akta tertanggal 1 Maret 1991 No.1, akta tertanggal 23 Juli 1991 N0.99 yang dibuat di hadapan Notaris itu juga serta akta tertanggal 25 April 1994 N0.94 yang dibuat dihadapan Notaris soekaimi, SH di Jakarta.
1.3 Visi PT.Jalur Nugraha Ekakurir
PT JNE menjadi perusahaan terdepan di Dunia dan menjadi perusahaan dibidang jasa distribusi yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat .
1.4 Misi PT.Jalur Nugraha Ekakurir
- Memberi Pengalaman Terbaik kepada Pelanggan Secara Konsisten.
- Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan, pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif dan fleksibel.
1.4.1
Nilai-Nilai DasarJujur Disiplin
1.5 Struktur Organisasi
Direktur utama
Legal
Advisor ManagerSales ManagerTraffic ManagerAcc HR & GA Manager
Deputy
Cord training co
Staff IT
1.6 Metode Penelitian
Metode yang kami gunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi, dan wawancara secara langsung.
1.7 Rumusan Masalah
• Apa tujuan adanya pengiriman barang di JNE?
• Teknologi apa saja yang di pakai ?
• Apa saja istilah yang di pakai?
• Apa kegunaan sistem pengiriman yang digunakan?
• Apa saja yang di lakukan petugas dan customer ?
• Apa saja yang di simpan di data base ?
• Apa saja input yang di masukan ?
• Proses apa yang di lakukan pada pengiriman oleh pengguna , petugas , penerima dan Pimpinan?
• Apa saja output yang di keluarkan ?
• Keamanan seperti apa yang di gunakan ?
• Bagai mana struktur organisasi dan job des nya ?
• Kendala / masalah apa saja yang sering di hadapi perusahaan ?
• Apa saja VISI/MISI perusahaan ?
• Apa saja dokumen yang di hasilkan ?
• Hadware apa saja yang di gunakan ?
BAB II PEMBAHASAN
1. Pendahuluan 1.1 Tujuan
Tujuan dari pengiriman barang di PT. JNE adalah mempermudah dan mempercepat pengiriman barang antar kota , dan biaya yang dibutuhkan untuk pengiriman barang relatif lebih murah dan terjamin dibandingkan mengirimkan barang yang akan dikirimkan ke angkutan umum atau bus.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang Lingkup dalam pengembangan system ini menggunakan perangkat lunak berupa sistem database.
1.3 Definisi
Definisi dari istilah yang digunakan dalam dokumen ini antara lain : Admin : Pengguna dari perangkat lunak.
Database : Basis data, tempat penyimpanan data - data yang berhubungan dengan perangkat lunak.
Actor : Sesuatu yang berhubungan langsung dengan system. Password : Kata kunci rahasia untuk dapat mengakses system. Interface : Tampilan antar muka pengguna.
S/W : Software
Manifest : Barang baru didaftarkan di kantor JNE asal pengiriman On-Process : Barang sedang dalam proses pengiriman/perjalanan On-Transit : Barang sedang transit di kota tertentu
Received On Destination : Barang telah sampai di kota tujuan dan akan dikirim ke alamat tujuan
Delivered : Barang telah diterima di alamat yang dituju dan biasanya tertera nama penerima barang tersebut
Criss Cross : Barang tertukar
AU to OPS : Antar ulang/serah terima dari bagian undelivery (bagian yang menangani kiriman yang bermasalah) ke bagian operasional untuk dilakukan pengantaran ulang ke alamat tujuan yang lebih lengkap dan jelas
AU (Antar Ulang) : Barang diantar ulang, karena tidak sempat terantar pada hari sebelumnya
Redelivery : Antar ulang.
BA (Bad Address) : Alamat tidak lengkap/jelas, kurang RT/RW, kelurahan, nomor rumah, gang, dsb.
R (misroute) : Salah antar, salah kirim, salah jalur
Closed Once Delivery Attempt : Kurir telah datang tetapi rumah alamat penerima tutup/ kosong
TH (Not At Home?) : Penerima tidak ada di rumah(sedang keluar).
1.3.1 JobDescription PT. Jalur Nugraha Ekakurir Cabang Bandung
A. Branch Manager
Bertanggungjawab perusahaan, yang mempunyai wewenang atas perusahaan, serta yang mengeluarkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
B. Operation Jr Spv
Tugas dan tanggungjawab Operation Jr Spv:
1. Melakukan perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan dijajarannya.
2. Paham, mengetahui dan mengerti produk.
3. Memastikan system operasi dan instruksi kerja dijalankan dengan baik, benar, disiplin dan bertanggungjawab.
4. Melakukan pengawasan terhadap proses kiriman outbound/inbound. 5. Memastikan keamanan penyimpanan terhadap kiriman
bermasalah/pending.
Kepala Operation mempunyai bawahan langsung yaitu: 1. Kord. Outbound
Tugas dan tanggungjawab Kord. Outbound:
c. Melakukan pemeriksaan dan penyegelan atas kiriman Hvs dan packing bila diperlukan.
d. Memastikan kembali kiriman tidak bermasalah dan layak kirim (penimbangan, kemasan, dan lain-lain).
e. Menandatangani pick up order sebagai bukti serah terima barang dari petugas pick up kepada petugas outbound.
2. Kord. Inbound
Tugas dan tanggungjawab Kord. Inbound:
a. Memeriksa dan memastikan kiriman yang diterima dari petugas bandara. b. Melakukan pengecekan data atau barang yang akan dikirim dengan
memastikan bagian atau kemasan dalam keadaan utuh dan baik. c. Bertanggungjawab terhadap kiriman selama dalam perjalanan.
d. Melakukan langkah-langkah antisipasi bila terjadi masalah dalam perjalanan.
3. Kord. Pick Up
Tugas dan tanggungjawab Kord. Pick Up:
a. Menyiapkan sarana untuk proses pengambilan kiriman pengiriman dengan baik dan benar.
b. Memastikan pengisian dan penulisan bukti pengiriman dengan baik dan benar.
c. Memastikan jenis layanan dan pembayaran yang diminta oleh customer. d. Menanyakan dan memeriksa isi kiriman dihadapan pengirim.
e. Memastikan kiriman tidak bermasalah dan layak kirim.
C. Sales dan Marketing
Mempunyai keterkaitan dalam satu departemen untuk bertanggungjawab dan bekerjasama dalam memasarkan sutu produk perusahaan.
Sales dan Marketing mempunyai bawahan langsung yaitu: 1. Sales
Tugas dan tanggungjawab Sales:
b. Monitoring aktivitas konter meliputi target penjualan, pelaksanaan penerimaan barang, ketetapan pembayaran konter, informasi pelayanan. c. Membantu aktivitas di departemennya.
2. Marketing
Tugas dan tanggungjawab Marketing:
a. Bertanggungjawab dalam memasarkan suatu produk perusahaan.
b. Melakukan dan menganalisa suatu product atau potensi pasar di suatu daerah. c. Mencari potensi atau pengembangan jaringan (konter / keagenan).
d. Aktif dalam melakukn promosi atau sponsorship.
e. Bertanggungjawab dalam kenyamanan ruang cash conter dan branding disetiap konter.
f. Bertanggungjawab langsung kepada Jr Spv Sales dan kepala cabang.
3. Customer Service
Tugas dan tanggungjawab Customer Service: a. Bertugas menerima telepon masuk atau keluar. b. Melakukan tracing / traking.
c. Sebagai customer consultan. d. Menerima order pick up customer.
4. Finance & Adm Jr Spv
Tugas dan tanggungjawab Finance & Adm Jr Spv:
a. Bertanggungjawab dalam aktivitas kerja staffnya di departemen keuangan atau Accounting dan bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang. b. Bertanggungjawab dan membuat seluruh laporan Adm keuangan cabang ke
kepala cabang dan kantor pusat, sesuai dengan jadwal yang ditentukan. c. Membantu kepala cabang dalam mengatur anggaran biaya serta efisiensi d. Memaksimalkan efisiensi biaya.
Finance & Adm Jr Spv mempunyai bawahan langsung yaitu: 4.1. Accounting
Tugas dan tanggungjawab Accounting:
b. Melaksanakan verifikasi atas keabsahan bukti-bukti pendukung dalam proses pengesahan jurnal, penerimaan/pengeluaran barang.
c. Bertanggungjawab dalam pencapaian target penjualan yng ditetapkan oleh Jr Spv sales dan kepala cabang.
d. Membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran kas.
4.2. Adm Personnel
Tugas dan tanggungjawab Adm Personnel:
a. Bertanggungjawab dalam pengontrolan pembayaran invoice kredit sesuai dengan batas waktu pembayaran yang telah ditetapkan.
b. Melakukan pengecekan invoice sebelum ditagihkan serta membuat laporan outstanding invoice/bulan ke accounting dan kepala cabang.
c. Menerima setoran pembayaran invoice credit, cash operational dari kolektor beserta data pendukungnya.
d. Melakukan penyetoran hasil penagihan ke kasir besera data pendukungnya. e. Berwenang untuk berkoordinasi dengan department terkait di kantor pusat. f. Bertanggungjawab langsung kepada accounting dan Jr Spv finance.
1.4 Referensi
http://www.google.com
Referensi yang kami dapatkan dengan cara observasi dan wawancara secara langsung kepada pihak JNE.
1.5 Sistematika
Dokumen SRS ini dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :
• Pendahuluan yang berisi penjelasan tentang tujuan pembuatan perangkat lunak, lingkup masalah yang dipengaruhi oleh perangkat lunak yang dikembangkan,definisi, referensi, dan sistematika.
• Deskripsi umum yang berisi penjelasan secara umum mengenai perangkat lunak yang akan di kembangkan, meliputi perspektif deskripsi umum system, karateristik pengguna, batasan- batasan dan asumsi penggunaan.
2. Deskripsi Umum 2.1 Perspektif
Dalam rangka pengefisienan waktu para karyawan JNE membuat sistem pengiriman baru, yang mana dalam sistem pengiriman ini para karyawan JNE mengambil langsung barang yang akan di kirim oleh konsumen sehingga konsumen tidak perlu membawa barang yang akan di kirim ke kantor JNE. Untuk itu di butuhkan aplikasi yang mendukung sistem pengiriman ini.
2.2 Kegunaan
Cara ini memiliki kegunaan yang nantinya dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan kegiatan oprasionalnya. Selain membantu karyawan yang bekerja di perusahaan JNE tersebut, cara ini juga dapat mempermudah para konsumen dalam melakukan transaksi pengiriman barang sehingga waktu pengiriman barang menjadi lebih efisien.
2.3 Karateristik Pengguna
Karateristik pengguna dari Aplikasi ini adalah semua yang ingin mengunakan jasa perusahaan JNE seperti karyawan, pimpinan, dan masyarakat umum. Yang membedakannya yaitu karyawan JNE datang di tempat konsumen dan melakukan transaksi pengiriman dan pembayaran barang di tempat konsumen.
2.4 Batasan-Batasan
Pengembangan aplikasi ini sangat singkat dan sederhana sehingga tidak semua sistem dapat berjalan dengan lancar serta kebutuhan konsumen tidak berjalan dengan maksimal di samping itu terdapat keterbatasan waktu. Di samping itu terdapat batasan jenis barang yang akan di kirim oleh konsumen misalnya : biaya pengiriman barang electronik lebih besar dari pada yang lainnya.
2.5 Asumsi dan Ketergantungan
pengiriman barang tidak selalu sama karena di sesuaikan dengan alamat registrasi yang di tuju serta ukuran barang yang akan dikirim.
3. Spesifikasi Kebutuhan 3.1. Kebutuhan Fungsional 3.1.1. Pendahuluan
Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang harus dipenuhi agar suatu system dapat berjalan atau dapat dikatakan kebutuhan tambahan yang memiliki input, proses, dan output. Kebutuhan fungsional yang harus ada pada system yang akan dikembangkan ini adalah sebagai berikut :
1. System harus dapat menyediakan informasi mengenai aturan ataupun batasan-batasan yang terdapat di perusahaan JNE.
2. System harus bisa mempermudah para konsumen yang khususnya membutuhkan informasi mengenai pengiriman di perusahaan JNE.
3. System harus bisa mengatur jumlah konsumen yang menggunakan sistem ini dalam melakukan pengiriman barang baik perhari, minggu, bulan dan tahunan guna mengetahui persentase konsumen yang menggunakan jasa pengiriman ini. 4. System harus bisa menampilkan , dan mencetak struk hasil transaksi yang sudah
dilakukan.
5. System harus bisa menampilkan besarnya pemasukan dan pengeluaran yang dikeluarkan setiap harinya.
6. System harus mampu menghitung labarugi setiap periodenya. 7. System harus mudah untuk dioprasikan,(tidak sulit untuk dipelajari).
3.1.2. Input
Input / masukan pada proses pengiriman barang
Field data konsumen : untuk entri nama konsumen Field data barang : untuk jenis barang
Field data pembayaran : untuk jumlah pembayaran
Field data pembayaran : untuk jumlah pembayaran
Field save : untuk menyimpan data konsumen
Input / masukan pada proses cetak struk transaksi.
Field nama : untuk menerangkan konsumen yang melakukan transaksi.
Field alamat : untuk menerangkan alamat konsumen yang melakukan transaksi
Field nabar : untuk menyatakan barang apa yang dikirim. Field jumlah Pembayaran : untuk menyatakan besarnya transaksi yang
dilakukan.
3.1.3 Proses
Melakukan perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan dijajarannya.
Paham, mengetahui dan mengerti produk.
Memastikan system operasi dan instruksi kerja dijalankan dengan baik, benar, disiplin dan bertanggungjawab.
Melakukan pengawasan terhadap proses kiriman outbound/inbound
3.1.4 Output
BAB III
KONDISI EKSISTING SISTEM
3.1. Identifikasi Dokumen yang terlibat
Dokumen yang digunakan sistem informasi akuntansi laporan keuangan arus kas adalah :
BKM : Bukti Kas Masuk
Adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai atas pelunasan penjualan tunai.
BKK : Bukti Kas Keluar
Adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji dan pengeluaran lainnya.
JU : Jurnal Umum
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi dalam perusahaan secara terperinci.
BB : Buku Besar
Adalah sebuah buku yang memuat kumpulan akun atau kumpulan rekening yang sumbernya dari seluruh bukti transaksi keuangan yang sudah tercatat dalam buku jurnal baik jurnal umum maupun jurnal khusus.
Resi : Bukti pengriman dan Pembayaran
Adalah kode tertentu (biasanya 13 digit) yang digunakan oleh perusahaan jasa pengiriman barang sebagai kode unik untuk setiap pengiriman barang dan sifatnya rahasia.
Invoice : Bukti tagihan kredit
3.2 Prosedur dan Flowmap
Konsumen Administrasi Kurir Manager
3.3. ERD
Keterangan :
1. Satu pegawai/petugas bisa melakukan banyak transaksi 2. Satu pelanggan dapat melakukan banyak transaksi 3. Satu kurir dapat melakukan banyak transaksi 4. Satu transaksi dapat memiliki banyak barang 5. Banyak barang hanya memiliki satu detail barang.
BAB IV
RANCANGAN SISTEM
4.1 DFD Logic
Asuransi Barang
Paket Barang Konsumen
Paket Barang
2
Buat Asuransi
Barang 1
ID Paket Barang HVS Resi Pengiriman Paket
ID Paket Barang
4.2 Database 4.3 Kamus Data
4.4 Rancangan Antar Muka
3
Input paket barang HVS dan non HVS
4
Buat resi pengiriman barang HVS dan
non HVS
Laporan BSTB 5
Buat laporan pengiriman barang dan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
