BAB I BAB I PENDAHULUAN PENDAHULUAN A.
A. LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola
pada suatu pola penataan dan penataan dan penyusunan arsip penyusunan arsip file kepegawai yang file kepegawai yang seragam danseragam dan standar.
standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal Noni berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.
memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.
B.
B. RUANG LINGKUPRUANG LINGKUP 1.
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawaiSarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai 2.
2. Prosedur penataan file pegawaiProsedur penataan file pegawai 3.
3. Penyusunan file pegawaiPenyusunan file pegawai 4.
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawaiPeminjaman dan penemuan kembali file pegawai
C.
C. MAKSUD DAN TUJUANMAKSUD DAN TUJUAN 1.
1. MaksudMaksud
Petunjuk teknis
Petunjuk teknis tata cartata cara Penyusunan a Penyusunan file file kepegawaian ini dimakepegawaian ini dimaksud sebagaiksud sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak
penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni .Bunda Noni . 2.
2. TujuanTujuan a.
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaianMenyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian b.
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan fileMemudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file c.
c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif danMewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.
efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.
D.
D. PENGERTIANPENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan : Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan : 1.
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaianatau dokumen kepegawaian 2.
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawaiLemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai 3.
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaianBuku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.
BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN A. SARANA 1. Map arsip 2. Lemari 3. Sapu 4. Kemoceng B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, memelihara peralatan/sarana penataan file.
BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi : 1. Tenaga klinis Dokter Umum
Daftar Isi
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae
Foto copy Kartu Tanda Penduduk Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak 2. Tenaga klinis Dokter Spesialis
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Spesialis
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae
Foto copy Kartu Tanda Penduduk Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak
3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan Daftar Isi
Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Kartu Tanda Penduduk Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap Surat Perjanjian Kontrak
4. Tenaga klinis Profesi Lain
Daftar Isi
Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae
Foto copy Kartu Tanda Penduduk Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek
Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap Surat Perjanjian Kontrak
5. Tanaga Non Klinis
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Terakhir SMA/DIII Semua Jurusan Kurikulum Vitae
Foto copy Kartu Tanda Penduduk Surat Tugas
Uraian Tugas
SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap Surat Perjanjian Kontrak
B. CARA PENATAAN FILE
Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah : 1. Pengelompokan Satuan Kerja
2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni.
BAB IV
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI
A. PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.
B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI
Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.
BAB V
PENYUSUTAN FILE
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan 2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.
BAB VI PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni merupakan panduan dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai.
Panduan teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.
Lampiran :
BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN
Pada hari ini ... tanggal ... bulan ... tahun ... kami yang bertanda tangan dibawah ini,
1. ... 2. ...
Berdasarkan surat tugas Nomor telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini. Pemusnahan dilakukan dengan bekerjasama dengan unit terkait.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada Kasubag TU & Direktur.
Mengetahui Tim Pemusnahan Hasil
Direktur RSIA Bunda Noni 1. Ketua
... 2.Anggota
