Rencana Tindakan Perbaikan - CAV 2
STIKES AISYIYAH
Tanggal
8-9 Oktober 2015
Auditor
Danang Gunarto dan Sholichin A. Darmawan
AREA (Area) NCR Ref. (No. Referensi) NON-CONFORMITIES (Detil Ketidaksesuaian) CATEGORY (Kategori) ROOT CASE ANALYSIS (Analisis Penyebab) CORRECTION (Koreksi)
CORRECTIVE ACTIONS PLAN (Rencana Tindakan Perbaikan)
TARGET DATE (Tgl. Target) P.I.C (Penanggung jawab) Akademik 1
Ditemukan bahwa pengendalian surat kuasa untuk pengambilan ijasah tidak memastikan kebenaran dari penerima dan pemberi kuasa. buktinya ; # surat kuasa Serkom untuk NIM
201310206069, tanda tangan pemberi kuasa berbeda antara di KTP dan di surat kuasa # Surat Kuasa ijasah untuk NIM 201410104295 tidak jelas tanda tangan dari pemberi kuasa dan uga tidak ada dokumen pendukung seperti KTP untuk pemberi maupun penerima kuasa.
Minor
Belum ada aturan jelas dalam proses pengambilan ijazah. Memastikan melalui telepon kepada alumni bahwa ijazah dan sertifikat kompetensi sudah diterima
Menyusun SOP pengelolaan Ijazah dan Dokumen Bukti Kelulusan
28 November 2015
BPTI 2
1. Bukti pengujian sistem dan
penyerahan sistem aplikasi kepada unit kerja pemohon tidak ada, seperti yang dipersyaratkan oleh prosedur SOP SAY/PMS/BPTI/08. Contoh: 2 sistem aplikasi yang sudah diimplmentasikan oleh BPMP.
2. Bukti perawatan aktif (bulanan) untuk software komputer STIKES tidak ada, seperti yang dipersyaratkan oleh prosedur SOP SAY/PMS/BPTI/13
Minor 1.Pembuatan Sistem belum selesai 100% 2. Belum dilakukan perawatan software aktif bulanan 1. Dibuat berita acara pengujian dan penyerahan sistem untuk fitur yang sudah digunakan tidak perlu menunggu 100% 2. Melakukan perawatan software bulanan
1. Membuat SIM BPTI
2. Membuat otomatisasi perawatan software komputer
3. Merevisi SOP SAY/PMS/BPTI/08 dan SOP SAY/PMS/BPTI/13
1.Juni 2016 2. 28 November 2015 3. 28 November 2015 Ka BPTI LP3M 3
Laporan kemajuan penelitian dan pengabdian masyarakat tidak konsisten dilakukan, sesuai dengan prosedur SAY/LP3M/PBM/20. Contoh: Penelitian: Persepsi istri terhadap kehidupan seksual yang harmonis dalam perkawinan di STIKES Aisyiyah Jogyakarta. Pengabdian: : IbM Pendampingan deteksi tumbuh kembang anak pada posyandu.
Minor Ketidakpatuhan terhadap SOP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Membuat surat peringatan kepada dosen untuk segera menyerahkan laporan kemajuan penelitian
1. Merevisi SOP Penelitian 2. Merevisi SOP Pengabdian
Masyarakat
3. Sosialisasi kembali ttg SOP penelitian bagi dosen. 4. Membuat aturan tentang
punishment bagi semua dosen yang melaksanakan Penelitian tetapi tidak membuat laporan kemajuan.
14 November
2015 Ka LP3M
Akademik 4
Perlu diperhatikan mekanisme pengendalian stempel basah tanda tangan untuk proses legalisir
Observasi
Dalam proses legalisasi ijazah dan transkip alumni belum ada ketentuan dalam pengaturan penggunaan stempel tanda tangan ijazah. Mengevaluasi penggunaan stempel basah tanda tangan legalisir yang telah berjalan dengan melihat dokumen pengambilan legalisir.
Membuat Surat Keputusan Ketua tentang penggunaan stempel basah/ scan tanda tangan pimpinan
28 November 2015
1. Ketua
2. Kepala Bagian Akademik
Keuangan 5
Perlu diperhatikan untuk secara jelas dalam panduan akademik untuk besaran SPP jika mengambil hanya 5 SKS Observasi 1. Kurang cermat dalam penulisan besarnya SPP jika hanya mengambil 5 SKS 2. Kurang optimalnya koreksi draf buku panduan akademik sebelum cetak 3. Penentuan pengambilan SKS kurang atau sama dengan 5 SKS menunggu ketetapan dari Prodi Meralat ketentuan biaya SPP dalam buku panduan akademik tahun 2015/2016 (Bab IV hal 68 ) 1. Mencabut memo No 1173/ STIKES/Au/ IV/ 2011 tentang besaran SPP jika mengambil hanya 5 SKS
2. Melakukan rapat koordinasi tentang pemberlakukan pembayaran SPP mahasiswa 1 Desember 2015 1. Ketua 2. Wakil Ketua II Keuangan 6
Perlu diperhatikan untuk referensi penetapan biaya remedial sebesar Rp. 50.000,- untuk biaya remedial semeter genap 2014-2015
Observasi
Tidak ada Surat Keputusan tentang biaya remidi Membuat referensi penetapan Biaya Remidial
1. Membuat Surat Keputusan Biaya Remidi
2. Meninjau aturan tentang
pelaksanaan remidial dalam buku panduan akademik 1. 30 Oktober 2015 2. 28 November 2015 1. Ketua 2. Wakil Ketua I 3. Wakil Ketua II Keuangan 7
Perlu dipertimbangkan untuk mengisi Permintaan Tindakan perbaikan dan pencegahan ketika ada keluhan terhadap kinerja bank pembayaran
Observasi Tidak terdokumentasinya komplain mahasiswa dengan baik Membuat dokumentasi komplain mahasiswa sesuai SOP PTPP
1. Melakukan sosialisasi kembali form SOP PTPP
2. Melakukan evaluasi tentang pelayanan pembayaran dengan pihak bank 1. 30 Oktober 2015 2. 28 Novemb er 2015 1. Kepala BPMP 2. Kepala bagian Keuangan 3. Wakil Ketua II Prodi S1 Physiotherapy 8
Perlu diperhatikan untuk pemastian bobot nilai tidak berbeda antara silabus, SAP, panduan akademik dan kontrak belajar Observasi PJ Modul belum seragam dalam pembuatan silabus Menyesuaikan bobot nilai pada silabus/ modul sesuai
Workshop penyusunan dokumen rencana pembelajaran
10-11 November 2015
dengan buku panduan akademik STIKES Prodi S1 Physiotherapy 9
Perlu diperhatikan untuk memperjelas penetapan bagaimana perlakuan untuk mahasiswa yang absensi kurang dari 75 % dan boleh mengikuti remedial atau ujian. Observasi Kurang jelasnya aturan tentang pengambilan remidial oleh mahasiswa pada buku panduan akademik Melakukan evaluasi dan verifikasi nilai remidial seluruh Prodi untuk melihat kasus serupa sebagai dasar untuk melakukan tindakan korektif
Melakukan revisi peraturan tentang syarat mengikuti remidi
28 November 2015 1. Wakil Ketua I 2. Ka Prodi 3. Kepala bagian akademik MR 10
Sasaran mutu yang dibuat terdiri dari sasaran mutu STIKES dan sasaran mutu prodi / bagian / unit. Perlu
diperhatikan untuk membuat juga matrik keterkaitan antara sasaran mutu
STIKES dengan sasaran mutu bagian/unit, untuk memastikan bahwa sasaran mutu yang dibuat oleh bagian/unit itu mendukung sasaran mutu STIKES Observasi Belum tahunya staf BPMP akan pentingnya membuat matrik tersebut Akan membuat matrik
Memasukan aktivitas membuat matrik itu di dalam SOP Pembuatan
dokumen perencanaan
2 Januari
2016 Ka BPMP
MR 11
Secara umum keluhan pelanggan dicatat dengan baik. Tindak lanjut dari keluhan pelanggan tidak konsisten dicatat oleh prodi/bagian terkait dan dilaporkan ke BPMP. Sehingga BPMP tidak bisa meng update status dari keluhan tsb.
Observasi
Unit dan Prodi tidak konsisten dalam
melaksanakan SOP PTPP
Akan meminta unit dan Prodi untuk melaporkan hasil tindak lanjut komplain ke BPMP secara rutin
Akan mensosialisaikan SOP PTPP kembali dan meningkatkan peran PSMP dan Kepala Unit dalam pengeloloaan komplian dengan mengundang rapat tindak lanjut komplain secara rutin (1 bulan sekali)
1 November 2015
BPTI 12
1. Perlu dipertimbangkan untuk membuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi dengan sistem aplikasi (sesuai dengan permintaannya) lengkap dengan jenis aplikasi. Untuk
memudahkan data capaian Sasaran mutu.
2. Perlu dibuatkan mekanisme
pembuatan/perubahan isi dari website unit/prodi, agar lebih jelas (terutama terkait dengan review/persetujuan isi website. Observasi 1. Belum dibuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi dengan sistem aplikasi (sesuai dengan permintaannya ) lengkap dengan jenis aplikasi. 2. Belum terdapat SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi 1. Membuat daftar unit kerja yang sudah terfasilitasi dengan sistem aplikasi (sesuai dengan permintaann ya) lengkap dengan jenis aplikasi. 2. Mengajukan permohana n SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi kepada BPMP
1. Membuat SIM BPTI
2. Membuat SOP pembuatan/ perubahan isi website unit/prodi 3. Melakukan revisi SOP Pembuatan
dan perbaikan SIM PTT
1. Juni 2016 2. 28 Novemb er 2015 Ka BPTI Prodi D IV Kebidanan 13
Asesmen kompetensi untuk dosen perlu dilakukan, untuk mengetahui sejauh mana gap aktual kompetensi dosen dengan persyaratan kompetensinya.
Observasi Belum ditemukan assesmen kompetensi dosen untuk mengetahui gap aktual kompetensi dosen dengan persyaratan kompetensinya. Dibuat road map assesmen kompetensi dosen
1. Merencanakan evaluasi assesmen komptensi dosen setiap tahun 2. Merevisi SOP Pengendalian Mutu
Dosen dengan memasukkan aktivitas assesmen kompetensi dosen
2 Desember 2015
1. Ka Prodi Wakil Ketua I
LP3M 14
1. Mapping pengabdian masyarakat periode: Sept. 2014 - Agustus 2015 dan Sept. 2015 - Agustus 2016 belum dibuat 2. Agar dibuatkan rekapitulasi laporan penelitian dan pengabdian masyarakat vs desiminasinya untuk memudahkan monitoring Observasi Belum dilakukan mapping pengabdian masyarakat secara rutin Belum dimasukkannya aktivitas melakukan rekapitulasi penelitian dan pengabdian masyarakat dengan desiminasi 1. Akan dibuat mapping pengabdian masyarakat sept 2015-agustus 2016. 2. Akan dibuat rekapitulasi dan jadwal desiminasi penelitian dan pengabdian masyarakat
Merevisi SOP Pengabdian masyarakat dengan memasukan aktivitas
melakukan mapping pengabdiam mayarakat secara rutin dan menambahkan form rekapitulasi penelitian dan pengabdian masyarakat dengan desiminasi 30 Oktober 2015 Ka LP3M
