ANALISA TRANSFORMASI PROSES KERJA DI TIM BKS DENGAN
METODE VALUE STREAM MAPPING
Azumar Ridwan 1) dan Putu Artama Wiguna 2)
1) Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, Indonesia
e-mail: [email protected]
2) Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK
Bekasap (BKS) area terdiri dari lapangan-lapangan minyak, sepuluh stasiun pengumpul
(Gathering Station-GS) yang terpisah dengan jarak antara 1-15 Km. Kegiatan operasional di
BKS area sangat tergantung kepada operator lapangan, kondisi saat ini membutuhkan transformasi proses kerja untuk mengantisipasi terbatasnya sumber daya yang ada serta peningkatan biaya operasional, dengan menghilangkan pemborosan (waste) dan mengganti tenaga kerja dengan teknologi agar biaya dapat ditekan dan produktifitas meningkat. Proses kerja utama di tim BKS dianalisa menggunakan metoda Lean Thinking-Value Stream
Mapping dengan memetakan aktifitas-aktifitas yang ada. Proses kerja operator digambarkan
dalam bentuk Current State Mapping. Pengumpulan data dilakukan dengan purposive
sampling kepada operator dan validasi kepada pimpinan tim melalui focus group discussion.
Dengan memperhatikan suara pelanggan (voice of customer), jenis pemborosan (waste), root cause analysys (5 why and cause and effect diagram) serta keanekaragaman (variability) dibuat rancangan proses kerja baru yang tertuang dalam bentuk Future State Mapping. Pada stasiun pengumpul Bekasap dan Pungut, transformasi proses kerja operator on plot
menghasilkan total waktu kerja 347 menit untuk masing-masing (sebelumnya 449 menit) sehingga didapat penghematan sebanyak 22,7%. Pada stasiun pengumpul Pematang dan Petani, yang awalnya pekerjaan dilakukan oleh 2 operator menjadi 1 operator. Total waktu yang dibutuhkan menjadi 1 x 607 menit (sebelumnya 2 x 449 menit) sehingga didapat penghematan sebanyak 32,4%. Transformasi proses kerja di off plot berupa pengecekan sumur yang dilakukan hanya pada beberapa sumur yang ditentukan oleh analis, tidak lagi semua. Membuat perubahan 2 operator menjadi 1 operator saja untuk dua string, manhours
berkurang dari 2 x 556 menit menjadi 1 x 554 menit, artinya terjadi penghematan sebesar 50% sebagai akibat dari pengurangan jumlah tenaga kerja yang diperlukan.
Kata kunci: Lean Thinking, Value Stream Mapping (VSM), Proses kerja Lean.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Permasalahan
Kondisi fasilitas produksi di BKS area pada saat ini berubah banyak dibandingkan saat didesain pada awalnya. Hal ini membutuhkan perubahan proses kerja yang menyeluruh agar dapat menjadi lebih baik. Perubahan tersebut antara lain seperti berikut:
- Perlunya pengelolaan air terproduksi yang dahulunya dapat dialirkan langsung ke sungai, saat ini harus diolah dulu sebelum diinjeksikan ke dalam reservoir.
- Penurunan produksi minyak mentah, perubahan kapasitas produksi. - Penaatan terhadap peraturan untuk batas ambang gas buang.
- Meningkatnya populasi dan aktifitas penduduk di sekitar lokasi fasilitas produksi, sehingga terjadi peningkatan bahaya keselamatan ataupun keamanan.
- Perubahan jam kerja pegawai menjadi 12 jam dalam satu shift
Proses kerja dapat bersifat Value Added (VA) atau proses kerja yang bersifat Non
Value Added (NVA). Dengan mengeliminasi non value added dan menciptakan proses yang
lebih lancar, produk dan pelayanan menjadi lebih bernilai bagi konsumen sebagaimana lebih membuat kompetitif terhadap pesaing dalam pasar (Teichgraber & Bucourt, 2010).
Penelitian di India, Improving the Productivity using Value Stream Mapping and
Kanban Approach (Bhat, 2011), memfokuskan pada perbaikan produktifitas menggunakan
analisa VSM, dengan cara mengikuti proses produksi dan memetakan ke dalam bentuk gambar sehingga dapat teridentifikasi pemborosan. Hasil penelitian ini menghilangkan pemborosanproses kerja sehingga produk dihasilkan dengan waktu lebih cepat, dari 67 hari menjadi 8,6 hari (pompa gear tipe 206) dan dari 35 hari ke 7,8 hari (tutup pompa tipe 206) serta pengurangan tenaga kerja yang digunakan dari 5 menjadi 3 orang tiap shiftnya (tutup pompa tipe 206).
Proses kerja yang bersifat non value added dapat menjadi suatu pemborosan (waste) yang terasakan oleh tim BKS sendiri ataupun oleh pelanggan. Sementara disisi lain keterbatasan tenaga kerja juga hal yang menjadi constraint bagi tim BKS. Kendala yang dihadapi karena terjadinya perubahan operasi adalah:
- Penurunan produksi minyak mentah.
- Terjadinya peningkatan biaya untuk pemenuhan peraturan baru dan fasilitas yang berumur. - Terbatas bahkan berkurangnya pegawai.
Tujuan dan Kontribusi Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
- Mengidentifikasi proses kerja saat ini, mengelompokkannya dalam value added atau non
value added termasuk menentukan pemborosan yang terjadi.
- Menganalisis transformasi proses kerja dengan menggunakan metoda Value Stream Mapping.
Kontribusi dari hasil penelitian ini:
- Rancangan proses kerja yang lebih baik dan memanfaatkan teknologi.
- Dapat diterapkan untuk tim lain yang mirip dengan tim BKS, khususnya di perusahaan tempat penulis bekerja (benchmark project).
Manfaat Penelitian
Dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi ilmiah sebagai berikut:
- Membantu tim BKS memiliki proses kerja yang lebih lean dan mampu menjawab tantangan ke depan
- Memberikan gambaran penerapan aplikasi ilmu selama perkuliahan khususnya aplikasi lean thinking dalam aplikasi nyata pada proses kerja perusahaan minyak dan gas bumi (non manufaktur)
METODE
Penelitian ini menggabungkan beberapa teknik yang umum dilakukan seperti berikut:
- Observasi lapangan dengan mengikuti kegiatan operator secara langsung selama shift kerjanya. Hal ini untuk mengidentifikasi jenis-jenis proses kerja yang ada dalam menggambarkan proses kerja yang ada di tim BKS.
- Pengumpulan data kuesioner aktifitas harian oleh operator, untuk mendapatkan jenis aktifitias yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan setiap aktifitas.
- Focus Group Discussion dilakukan dengan beberapa orang yang memegang peranan
penting seperti Team Leader, Manager dan Project Manager untuk memverifikasi data-data yang diperoleh, penentuan jenis pemborosan, serta perancangan proses baru.
- Lesson Learned Discussion juga dilakukan setelah proses ujicoba dilakukan dengan tim
yang melakukan diantaranya dengan operator, group leader, Engineer dan Team Leader. Jenis penelitian ini adalah studi kasus yang merupakan suatu strategi riset, penelaahan empiris yang menyelidiki suatu gejala dalam kehidupan nyata. (Yin, 2009). Berikut ini merupakan tahapan yang dilakukan dalam penelitian:
1. Identifikasi Masalah 2. Studi Kepustakaan
3. Studi Lapangan & Pengambilan Data 4. Analisa dan Evaluasi Data
5. Perencanaan Proses Kerja Baru 6. Kesimpulan dan Saran
Fokus dari penelitian ini adalah proses kerja di BKS dengan subyeknya proses kerja untuk on plot dan off plot. Operator tim BKS memerankan tugas penting dalam memberikan
value bagi pelanggan, sementara disisi lain jumlah pekerja yang sedikit membatasi ruang
gerak tim ini dalam memberikan servicenya sehinga variable waktu pengerjaan oleh operator pada tiap aktifitas perlu dikaji dengan teliti.
Pengambilan data dilakukan dengan observasi langsung, wawancara, maupun pengisian catatan waktu kerja yang dikerjakan sendiri oleh operator. Peneliti memetakan proses kerja saat ini yang kemudian dianalisa dengan menggunakan metoda-metoda lean
thinking. Teknik analisa yang digunakan adalah:
- Suara Pelanggan (Voice of Customer) - Identifikasi Pemborosan (Waste)
- Aktifitas tanpa nilai tambah (Non Value Adding)
Untuk proses kerja yang memiliki pemborosan signifikan dilakukan analisa dalam menentukan penyebab utamanya dengan menggunakan metoda berikut:
- The Five Whys (5W)
- Cause Effect (The Ishikawa) Diagram
Setelah diketahui penyebab utamanya, dilakukan perancangan untuk perubahan agar tidak terjadi pemborosan tersebut yang produk akhirnya future state mapping. Perancangan proses baru akan menerapkan prinsip-prinsip Lean seperti: Kaizen, 5W dan Standard
Operating Procedure.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian dilakukan pada 4 (empat) stasiun pengumpul di BKS yaitu Pungut, Bekasap, Petani dan Pematang yang disebut juga sebagai fasilitas on plot yaitu lokasi kerja yang dibatasi oleh pagar dan berfungsi untuk memisahkan fluida dari sumur antara gas, air dan minyak mentah. Pada prinsipnya seorang operator stasiun pengumpul memiliki tugas utama dalam mengoperasikan dan memonitor unjuk kerja fasilitas di stasiun pengumpul seperti tanki, pompa, kompresor dan flare sesuai SOP yang berlaku. Pada akhir shift operator harus memberikan laporan atas kegiatan yang dilakukan pada hari tersebut.
Fasilitas off plot terdiri dari sumur produksi, sumur injeksi, pipa penyalur, jalan penghubung dan peralatan pendukung yang terpasang pada masing-masing sumur seperti pompa, peralatan SCADA, switchgear dan trafo. Setiap operator field memiliki daerah
(string) yang spesifik, yang harus dimonitor dan melakukan sesuatu untuk memastikan
peralatan bekerja secara baik. Pada prinsipnya seorang operator field memiliki tugas utama memastikan sumur produksi bekerja, mencatat jumlah air yang diinjeksikan pada sumur injeksi dan menangani kondisi abnormal seperti pipa pecah atau pencurian.
Data primer dikumpulkan dengan melakukan: Observasi langsung ke lapangan, kuesioner kepada operator (operator self logsheet) dan verifikasi kepada tim kerja operator yang terkait untuk memastikan data yang dimiliki benar adanya. Data sekunder diambil dari database yang tersedia pada perusahaan seperti laporan morning report, data di Energy Component ataupun pada database ORDC.
Current State Mapping
Dengan melakukan analisa data pada observasi lapangan, operator self log sheet dan
focus group discussion langsung dengan para pegawai yang memiliki peranan penting di tim
BKS, current state mapping untuk aktifitas off plot dan on plot dapat dilihat pada Gambar 1 dan 2.
Gambar 1 Current State Mapping untuk Aktifitas on Plot
Dalam menganalisa CSM dan menentukan jenis pemborosan yang terjadi dilakukan workshop dengan beberapa pegawai yang terkait. Pada workshop tersebut peserta diminta memberikan penilaian terhadap kategori pemborosan yang ada. Workshop ini melibatkan berbagai pihak dan lapisan organisasi di tim BKS seperti: Team Leader, Group Leader, Analis, Facility Engineer dan Operator. Hasil dari workshop ini dapat dilihat pada Tabel 1.
Serah terima shif t malam
Tailgate meeting
Inspeksi Visual Pagi ORDC
Memasukkan data ke Data base PTW Sign Inspeksi Visual Sore Serah terima shif t malam Pimpinan On - Plot GROUP LEADER BEKASAP (BKS-PMTG-PTN-PGT) Pelanggan: FMT AMT HCT Morning 1 / Days Perintah Kerja Harian Pengecekan meter minyak III
Catatan:
Operator menulis catatan harian di buku setiap harinya Penandatanganan PTW dilakukan sejak datang hingga siang hari Pengecekan
meter minyak I
5' 72 16' 92' 44' 105' 46' 19' 43' 7' Total449'
Pengecekan meter minyak II
Gambar 2 Current State Mapping untuk Aktifitas off Plot Tabel 1 Pemborosan Pada Aktifitas Operator
No Kategori 1 2 3 4 5 Skor Rangking
1 Defects 2 3 4 3 4 3.2 3
2 Overproduction 1 1 2 3 1 1.6 6
3 Waiting 1 2 1 2 3 1.8 5
4 Not utilizing employees Knowledge,
Skill and abilities 2 3 1 3 4 2.6 4
5 Transportation 1 0 1 1 0 0.6 7
6 Inventories 0 0 0 0 0 0 8
7 Motion 5 3 3 2 5 3.6 2
8 Excess Processing 3 4 5 3 4 3.8 1
Future State Value Stream Mapping
Dalam merancang future state di tim BKS, kaizen event diadakan yang melibatkan pegawai dari berbagai level di organisasi tim BKS yang dilakukan kajianuntuk mencari solusi dalam mengantisipasi permasalahan, selanjutnya dirancang bentuk future state mapping untuk tim BKS agar menjadi lebih lean.
Gambar 4 On Plot - Pematang & Petani
Gambar 5 Off Plot
Tabel 2 menunjukkan perubahan apa saja yang dilakukan serta hasil yang diperoleh
sehingga dapat memberikan gambaran yang komprehensif terhadap kondisi setelah future
state mapping diterapkan
Tabel 2 Pemborosan, Perbaikan dan Hasil Uji Coba
No Pemborosan Perbaikan Hasil Uji Coba
1 On plot
ORDC terpaksa diulangi karena diinterupsi tanda tangan PTW
Waktu yang pasti utk ORDC, 10:00-12:00 termasuk menginput ke data base
Pelaksanaan ORDC tidak terganggu dan langsung datanya dimasukkan ke database
2 Melakukan
pencatatan produksi dan water cut sampling 4 jam sekali
Melakukan pencatatan produksi dan water cut sampling 6 jam sekali
Hasil sampling tetap
menunjukkan tidak melebihi ambang batas
No Pemborosan Perbaikan Hasil Uji Coba
3 Mengganti amp chart
pada sumur produksi
Hentikan penggunaan amp chart dan maksimalkan well SCADA
Analisa performance pompa dilakukan dengan
menggunakan well SCADA
4 Pencatatan aktifitas
di buku tulis harian operator
Pencatatan dengan aplikasi baru: online log book
Operator mencatat di log book
5 Monitoring seluruh
sumur oleh tiap operator
Pilih hanya sumur yang bermasalah dari data Well SCADA, ataupun permintaan khusus yang dibuat oleh DSC analyst
Sumur tetap termonitor secara remote dengan menggunakan well SCADA dan laporan dari tim sekuriti
6 Waktu dan Standar
kerja yang berbeda antar operator
Sediakan SOP untuk inspeksi visual
Proses kerja inspeksi visual yang standar
7 Peralatan yang
penting mati mendadak
Mesin: Program perawatan dan
pengetesan safety device secara
berkala
Operator: Lakukan ORDC dengan baik dengan
menggunakan waktu yang tetap, review dan follow up temuan Metoda: SOP untuk setiap equipment
Material: penggunaan material sesuai rekomendasi manufaktur
Tidak terjadi equipment mati mendadak
8 Kondisi upset lambat
diketahui
Lakukan inspeksi cepat, monitor SCADA dan ORDC secara konsisten dan sesuai SOP
Tidak terjadi kondisi upset
9 Sumur mati lama Buat aplikasi di DSC untuk
memberitahukan sumur mati (alarm)
Sumur mati diketahui dari alarm aplikasi well SCADA
10 Tenaga Kerja ,
masing-masing 1 operator untuk Pematang dan Petani
Penggabungan kerja 2 stasiun pengumpul yang dilakukan oleh 1 operator
Proses kerja sukses dilakukan, kegiatan operasional tidak mengalami insiden
KESIMPULAN
Berdasar hasil penelitian, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Terdapat 4 kategori pemborosan proses kerja di tim BKS yaitu: Excess Processing, Motion,
Defects, Not utilizing employees Knowledge, Skill and Abilities.
2. Diperoleh Future State Mapping baru di proses kerja tim BKS yaitu: Stasiun pengumpul Bekasap dan Pungut masing-masing, Penggabungan Stasiun Pengumpul Pematang dan Petani, Off Plot.
3. Pada stasiun pengumpul Bekasap dan Pungut, transformasi proses kerja operator on plot menghasilkan total waktu kerja 347 menit untuk tiap-tiap stasiun pengumpul dimana sebelumnya dibutuhkan total waktu kerja 449 menit, sehingga didapat penghematan sebanyak 22,7%
4. Pada stasiun pengumpul Pematang dan Petani, transformasi proses kerja operator on plot
menghasilkan future state mapping baru untuk kedua area ini yang awalnya pekerjaan dilakukan oleh 2 operator menjadi 1 operator. Total waktu yang dibutuhkan menjadi 1 x
607 menit, dimana sebelumnya dibutuhkan waktu sebesar 2 x 449 menit sehingga didapat penghematan sebanyak 32,4%
5. Transformasi proses kerja di off plot berupa pengecekan sumur yang dilakukan hanya pada beberapa sumur yang ditentukan oleh analis, tidak lagi semua. Membuat perubahan 2 operator menjadi 1 operator saja untuk dua string, manhours berkurang dari 2 x 556 menit menjadi 1 x 554 menit, artinya terjadi penghematan sebesar 50% sebagai akibat dari pengurangan jumlah tenaga kerja yang diperlukan
DAFTAR PUSTAKA
Abuthakeer, S. S., Mohanram, P. V., & Kumar, G. M. (2010). "Activity Based Costing Value Stream Mapping". International Journal of Lean Thinking Volume 1, Issue 2 ,
www.thinkinglean.com/ijlt.
AR, R., & Al Ashraf, M. (2012). "Production Flow Analysis through Value Stream Mapping: A Lean Manufacturing Process Case Study". Journal Production Engineering , 1727-1734.
Bhat. (2011). "Improving the Productivity using Value Stream Mapping and Kanban Approach”. International Journal of Scientific & Engineering Research Volume 2. Cima, R. R., Brown, M. J., & Hebl, J. R. (2011). "Use of Lean Six Sigma Methodology to
Improve Operating Room Efficiency in a High Volume Tertiary Care Academic Medical Centre". American College of SurgeonsJournal.
Gasperz. (2007). "Lean Six Sigma For Manufacturing and Service Industries". Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
George, M. L., Rowlands, D., Price, M., & Maxey, J. (2005). "The Lean Six Sigma Pocket
Toolbook". New York: Mc Graw Hill.
Irani, S. A., & Zhou, J. (n.d.). "Value Stream Mapping of a Complete Product". Columbus, Ohio, USA: Ohio State University.
Jones, W. a. (1999). "VSM to create value and eliminate muda". Massachusets: The Lean Enterprise Institute.
King, P. L. (2009). "Lean for the Process Industries". New York: Producitvity Press.
Pool, A., Wijngaard, J., & Van der Zee, D. J. (2010). "Lean Planning in The Semi- Process Industry, a case study". International Journal Production Economics , 194-203.
Rich, H. &. (1997). "The Seven Value Stream Mapping Tools". International Journal
Operation & Management.
Snee, R. D., & Hoerl, R. W. (2003). "Leading Six Sigma". New jersey: Prentice Hall.
Teichgraber, U. K., & Bucourt, M. D. (2010). "Applying value stream mapping techniques to eliminate non value added waste for the procurement of endovascular stents".
