Persentasi Aplikasi JDIH M. Zahiruddin

(1)

MULAI

M.Zahiruddin

Nurdiansyah

Instalasi Manajemen_Sistem Inventarisasi Master

File Sistem Pelaporan

Serial

Control Anggota Bibliografi Sirkulasi Entri Data

• Otomasi adalah penggunaan sistem berbasis komputer untuk

menjalankan tugas rutin perpustakan, pengkatalogan dan

pengindeksan. Aspek penting dari otomasi adalah mempersiapkan database electronik sebagai embrio dalam mendukung temu balik informasi (online searching). Pangkalan data adalah kumpulan cantuman yang dikelola dengan komputer.

• Otomasi Perpustakaan merupakan sebuah proses pengelolaan

(2)

Untuk menginstal Aplikasi JDIH, perlu adanya spesifikasi minimum pada komputer personal (Personal Computer/PC) atau laptop dan sejenisnya. Spesifikasi yang dimaksud terdiri sebagai berikut :

 Perangkat keras yang dibutuhkan :

• Prosesor kelas pentium III

• RAM 256MB

• Standard VGA dengan dukungan warna 16‐Bit  Perangkat lunak yang digunakan :

• Engine scripting PHP dengan dukungan ekstension mysql, dukungan XML, dan GD untuk: dapat mendukung format PNG, JPG, GIF dan FreeType.

• Web server, dalam hal ini direkomendasikan Apache 2.2

• Server database MySQL dan direkomendasikan lebih atau sama dengan versi 5.0

• Utilitas mysqldump untuk: backup database

• Sistem operasi GNU/Linux atau Windows

• Browser dengan kapasitas javascript 1.5, AJAx dan CSS 2. sebagai contoh Mozilla Firefox 2

• Pembaca dokumen PDF seperti Adobe Reader untuk melihat dokumen PDF yang di‐ generate

Serial

• Masuk kedalam My Computer lalu klik ganda CDROMdengan label

LARAS;

(3)

• Klik tombol Nextuntuk tahapan selanjutnya yaitu proses installasi

aplikasi JDIH;

Serial

• setelah meng –klik tombol NEXT, maka muncul jendela di bawah ini

(4)

• Tunggu hingga proses installasi selesai, setelah selesai klik tombol

Finish

Serial

• setelah proses instalasi selesai copy kan file "xampp‐control" dan “jdih" yang ada pada cd ke desktop

(5)

• selanjutnya klik "start" pada apache dan mysql.

Serial

(6)

• Atau bisa juga dengan membuka browser mozilla Firefox atau Internet

Explorer dengan mengetik Ketik alamat http://localhost/jdih/

Serial

(7)

1. Untuk melakukan manajemen sistem maka diperlukan hak akses sebagai

admin (super administrator). Langkah‐langkahnya adalah sebagai berikut

Klik :

Atau buka web browser, lalu arahkan URL ke alamat

http://localhost/jdih/admin/index.php Lalu Klik OK

Serial

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

(8)

2. Tampilan yang muncul setelah log in sebagai administrator adalah

seperti gambar berikut ini:

Serial

3. Pada tampilan setelah log in sebagai admin menu yang ada yaitu menu stock take (Inventarisasi), serial control, master file, system, Membership, Bibliografi, circulation dan reporting.

• Menu Inventarisasi (Stock Take ) merupakan fasilitas untuk membantu para

pustakawan melakukan kegiatan stock opname

• Menu Kendali Terbitan Berseri (Serial Control) digunakan untuk mengelola koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang dilanggan oleh perpustakaan • Menu Master File digunakan untuk mengatur hal‐hal yang berkaitan dengan

manajemen koleksi perpustakaan.

• Menu Sistem (System) digunakan untuk melakukan setting aplikasi

• Menu Keanggotaan (membership) digunakan untuk memasukkan atau

(9)

Inventarisasi (Stock Take) merupakan fasilitas untuk membantu para pustakawan melakukan kegiatan stock opname. Ketika proses stock opname dimulai, semua koleksi kecuali yang sedang dipinjam (berstatus on loan) akan dianggap hilang, lalu masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan di cek pada proses

stock take. Menu‐menu yang terdapat pada modul ini adalah:

1. Inisialisasi

• Nama Inventarisasi Adalah nama dari kegiatan stock opname yang dilakukan.

Sesuaikan namanya dengan keinginan Anda. Sub menu ini HARUS diisi.

• GMD adalah Bentuk fisik koleksi atau media fisik tempat penyimpanan informasi.. • Tipe Koleksi adalah tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan.

• Lokasi adalah kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi. • Lokasi Rak Mengacu ke informasi item pada modul Bibliography.

• Klasifikasi Mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk penulisan class menggunakan wildcard (*), misal, apabila kita ingin melakukan stock opname dengan kisaran class 100 s.d.300, cukup masukkan 1* to 3*. Apabila kisaranclass yang kita lakukan stock opname hanya pada class 100, masukkan 1*.

Serial

(10)

2. Rekam Inventarisasi

Berisi laporan stock opname yang telah dilakukan. Informasi dalam menu ini

adalah: Nama Inventarisasi, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Laporan. Laporan

berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan Inventarisasi yang

pernah dilakukan.

Setelah proses Initialize dilakukan, maka menu current stoke take dan stock take report akan berfungsi sebagai menu untuk melakukan kegiatan stock take ditambah dengan adanya menu menu tambahan yang akan digunakan untuk melakukan kegiatan stock take, yaitu menu Finish Stock Take, Current Lost Items, Stock Take Log, Resyncronize.

Serial

3. Proses Invetarisasi

(11)

Tampilan Proses Inventarisasi

Serial

4. Laporan Inventarisasi Terkini

(12)

5. Selesaikan Inventarisasi

Klik link ini apabila kita telah selesai melakukan stock opname. Didalam menu ini, terdapat sub menu Buang data eksempar hilang. Apabila kita memberikan tanda cek pada Ya, maka data item pada bibliography yang berada dalam eksempar hilang saat ini akan ditandai dengan “Hilang”.

Serial

6. Eksemplar Hilang Saat Ini

Isi menu ini merupakan daftar dari koleksi yang dianggap hilang pada saat

(13)

7. Catatan Inventarisasi

Fungsi menu ini adalah untuk mengetahui rekaman (Log) saat melakukan proses Inventarisasi

Serial

8. Resinkornisasi

(14)

9. Unggah Daftar

Menu ini digunakan untuk melakukan stock take otomatis dengan memanfaatkan file data item. Untuk dapat menggunakan Upload List, pertama data item senayan harus dieksport, kemudian khusus item disimpan dalam file .txt secara berbaris.

Serial

Fitur ini digunakan untuk mengelola koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang dilanggan oleh perpustakaan. Modul Kendali Terbitan Berseri sudah mendukung perpustakaan untuk mengelola lebih dari satu copy langganan (dari lebih dari satu vendor) untuk setiap judul majalah. Fungsi Kendali Terbitan Berseri dapat diakses lewat menu administrasi dengan mengklik Kendali Terbitan Berseri.

Modul Kendali Terbitan Berseri baru berjalan jika data ada bibliografi untuk judul majalah yang dilanggan. Informasi yang membedakan antara data bibliografi majalah dengan jenis dokumen lainnya adalah frekuensi/kala terbit serial. Jika tidak ada data dalam tabel bibliografi yang memiliki data kala terbit maka fungsi ini tidak akan pernah berfungsi.

(15)

Tampilan Kendali Terbitan Berseri

• Subscription Start: isi dengan tanggal awal/item berlangganan yang akan diterima/tiba di perpustakaan.

• Total Exemplar Expected: isi dengan jumlah total eksemplar yang diharapkan diterima perpustakaan dalam jangka waktu berlangganan. Untuk berlangganan setahun dengan kala terbit bulanan maka isi dengan 12.

• Period Name: berikan penamaan jangka waktu berlangganan untuk memberikan pembedaan antara periode. Juga bisa diberikan nama untuk membedakan langganan kopi kesatu, kedua, dst.

• Subscription Notes: catatan penting tetang langganan yang berjalan. GMD: jika diperlukan, ganti GMD dengan yang sesuai dari item yang dilanggan

• Click ’Save’ untuk menyimpan data inisialisasi.

Jika proses penyimpanan data kardex berhasil, jendela berikut akan ditampilkan. Klik ’OK’ untuk kembali menampilkan daftar berlangganan untuk judul bersangkutan

Serial

Dalam modul Master File kita dapat memasukkan data yang dapat

digunakan sebagai master dalam entry data bibliografi. Data‐data yang

dapat kita definisikan dalam modul Master File ini adalah:

• GMD General Material Designation – Bentuk fisik koleksi atau media

fisik tempat penyimpanan informasi.

• Penerbit* diisikan nama penerbit

• Agen merupakan data agen yang menjadi rekanan perpustakaan dalam

mendapatkan koleksi.

• Pengarang* Diisikan dengan nama pengarang dan jenis pengarang

(pribadi atau kelompok)

• Subyek* Diisikan dengan topik/subyek, kode klasifikasi, tipe subjek,

(16)

• Lokasi Diisikan kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi

• Tempat* Diisi dengan tempat terbit

• Status Eksemplar Diisikan dengan status item (Repair,On Loan, Reserved). Pada Item Status ini diisikan Item Status Code, Item Status Name serta Rules. Ada dua pilihan dalam Rules: No Loan Transaction (item tidak bisa dipinjam, misal: koleksi digital) dan Skipped by Stock Take (tidak di proses dalam Stock Take)

• Tipe Koleksi Diisikan dengan tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan, misal: Textbook, Reference

• Bahasa Dokumen Diisikan dengan bahasa yang digunakan oleh dokumen. Misal: Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Bahasa Perancis, Bahasa Jawa dll.

• Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia.

• Kala Terbit: Diisi dengan kala/frekwensi terbit terbitan berseri.

• *) Penerbit, Pengarang dan Subyek selain dapat diisikan lewat Master File juga dapat diisikan saat mengisi data bibliografi.

• Pada ada fitur baru yang dikelompokkan pada Peralatan. Fitur tersebut adalah Data Pengarang Mubazir, Data Subyek Mubazir, Data Penerbit Mubazir dan Data Tempat Terbit Mubazir .

Keempat fitur ini digunakan untuk memfilter pengarang/author, subyek, penerbit dan tempat terbit yang ada dalam database, namun tidak digunakan. Ketika telah difilter dengan cara klik Data Pengarang Mubazir atau Data Subyek Mubazir, akan muncul daftar subyek atau pengarang yang tidak digunakan. Jika anda ingin menghapus, silakan pilih beberapa atau semua kemudian Hapus.

Serial

(17)

Menu Sistem digunakan untuk melakukan setting aplikasi, Terdiri dari :

1. Pengaturan Sistem

Form di sini dapat anda gunakan untuk melakukan pengubahan preferensi global aplikasi, seperti Nama Perpustakaan, Template Publik (tampilan OPAC), Bahasa aplikasi baku, Template Admin (tampilan Admin), Jumlah koleksi yang ditampilkan hasil pencarian OPAC (jumlah koleksi yang akan ditampilkan pada setiap halaman di OPAC), Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC (menampilkan Judul dalam halaman awal), Pengembalian Kilat (untuk memperbolehkan pengembalian koleksi dengan metode cepat), Mengabaikan Batas Pinjaman (Pengabaian Batas Pinjam), Tidak

Dimungkinkan/Dimungkinkan detail XML di OPAC, Tidak

Dimungkinkan/Dimungkinkan hasil XML di OPAC, seting Allow

(mengijinkan) atau Forbid (melarang) pengunjung/pengguna untuk mengunduh file Berkas di OPAC, Sesi Masuk Berakhir, serta Penyandian Barkod.

Serial

Fitur Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC pada Modul Sistem ini, jika di

chek box, maka tampilan depan OPAC akan kosong, kecuali jika ada data

bibliografi yang diset untuk di tampilkan pada halaman depan. Lihat menu

(18)

2. Konten

Menu ini digunakan untuk mengubah tampilan konten aplikasi senayan.

Secara default

Serial

3. Indeks Bibliografi

Menu ini digunakan untuk melakukan index pada database bibliografi yang ada dalam aplikasi. Dengan adanya proses index ini maka performa pencarian dalam aplikasi dapat meningkat.

Terdapat tiga fungsi pada menu ini:

• Kosongkan Indeks untuk mengosongkan hasil index yang sudah ada

• Buat Ulang Indeks, untuk membuat ulang index kesemua data bibliografi dalam database

(19)

4. Modul

Didalamnya terdiri dari Daftar Modul, mencari modul, Sunting dan Hapus Modul serta Tambah Modul Baru. Untuk menambah module, folder modul yang sudah ada diletakkan dalam folder admin/modules/. Kemudian klik Tambah Modul Baru, isikan informasi modul baru, yaitu: nama modul, letak modul, deskripsi singkat modul, kemudian klik Simpan.

Serial

5. Pustakawan & Pengguna Sistem

(20)

6. Kelompok Pengguna

Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan Kelompok dari Pengguna. Dalam Kelompok Pengguna ini anda bisa membuat pengelompokan para pengguna

sistem anda serta memberikan hak baca (Read) atau Tulis (Write) pada modul‐

modul aplikasi. Setiap pengguna pada aplikasi bisa bergabung ke lebih dari satu kelompok.

Serial

(21)

7. Setelan Hari Libur

Merupakan fasilitas untuk menentukan hari‐hari libur dimana perpustakaan tidak membuka pelayanan. Pendefinisian hari libur ini akan perpengaruh pada perhitungan hari kerja/buka aktif perpustakaan dan perhitungan denda. Ada dua jenis hari libur yang dapat didefinisikan dalam menu ini, hari libur rutin (senin s.d minggu) dan hari libur khusus (didefinisikan dengan tanggal, bulan dan tahun).

Untuk setelah hari libur, admin tinggal memilih hari yang merupakan hari libur rutin. Sedangkan untuk Tambah Hari Libur Khusus, admin dapat menentukan tanggal, bulan , tahun serta keterangan hari libur. Selain itu, hari Libur Khusus juga dapat diseting dengan kisaran waktu libur (tanggal mulai sampai tanggal selesai libur).

Serial

8. Pembuat Barkod

Merupakan fasilitas untuk membuat barcode (kode batang).

Masukkan kode‐kode yang akan dibuat menjadi barcode pada kolom‐kolom yang ada dilayar. Tentukan ukuran barcode (kecil, sedang, atau besar), kemudian klik tombol Generate Barcode. Maka barcode dapat dilihat dalam bentuk .html dan dapat dicetak dalam printer. Default encoding barcode yang digunakan adalah 128B. Anda dapat merubah encoding barcode ini pada file konfigurasi global Senayan, sysconfig.inc.php. Temukan baris yang tertulis:

• $sysconf['barcode_encoding'] = '128B';

• Ubah nilai 128B menjadi tipe encoding yang anda inginkan. Pastikan direktori images bisa ditulis oleh web server anda.

Catatan:

(22)

9. Catatan Sistem

Merupakan menu untuk melihat rekaman proses yang dilakukan oleh Senayan. Rekaman yang muncul adalah waktu, lokasi, dan Pesan. Pesan yang muncul dalam Catatan Sistem ini meliputi Siapa (User/Administrator), melakukan apa dan dari mana.

Ketika aplikasi ini sudah lama digunakan, maka secara otomatis log proses kerja juga akan bertambah banyak. Oleh karena itu, dalam menu catatan sistem ini, diberikan fasilitas

Simpan Catatan Ke Dalam Berkas. Proses ini akan menyimpan catatan yang ada, dan kemudian kita bersihkan layar dengan klikHapus Catatan.

Serial

10. Salinan Pangkalan Data

Merupakan fasilitas untuk membuat cadangan (backup) database Senayan. Untuk dapat membuat cadangan, perlu terlebih dahulu didefinisikan letak/path file mysqldump. Caranya adalah dengan mengedit file sysconfig.inc.php. Cari baris yang tertulis:

$sysconf['mysqldump'] = '/usr/bin/mysqldump';

(23)

Tampilan Salinan Pangkalan Data

Serial

Menu Membership digunakan untuk mengelola data anggota. Menu‐

menu ini terdapat beberapa menu, yaitu:

1. Lihat Daftar Anggota

(24)

Jika ada anggota yang keanggotaanya telah habis, maka kita dapat memperpanjang dengan mengklik menu Sunting. Perpanjangan masa keanggotaan dapat dilakukan secara otomatis atau manual. Otomatis, dapat kita lakukan dengan checkbox EXTEND maka keanggotaan akan diperpanjang selama waktu yang ditentukan, terhitung dari tanggal perpanjangan. Sedangkan secara manual, dapat dilakukan dengan editing Expiry Date.

Serial

Selain itu perpanjangan juga dapat dilakukan secara massal. Caranya

adalah dengan klik Lihat Anggota yang Kadaluarsa, Checkbox member

(25)

2. Tambah Anggota

Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem Senayan. Data

anggota yang dimasukkan adalah: ID Anggota (ID Anggota ‐barcode/RFID‐), Nama

Anggota (Nama Lengkap Anggota), Anggota Sejak dan Tanggal Registrasi (tanggal mendaftar), Berlaku Hingga (tanggal kadaluarsa), Institusi (nama institusi, nama kantor atau nama organisasi), Tipe Keanggotaan (Tipe Keanggotaan), Jenis Kelamin, Alamat (Alamat rumah atau kantor), Kode Pos, Nomor Telepon, Nomor Fax, Nomor Identitas

(Nomor ID Personal seperti no. KTP), Catatan, dan Upload Foto(File foto anggota), E‐

mail.

DalamBerlaku Hinggaterdapat Set Otomatis, maksud dari fasilitas ini, jika set otomatis

di check maka tanggal kadaluarsa anggota akan dihitung berdasar Tipe Keanggotaan. Namun jika di uncheck, maka Kadaluarsa dapat ditentukan secara manual, dengan memilih tanggal kadaluarsanya.

Pada form ini pula, disediakan fitur Tunda Keanggotaan. Jika Tunda Keanggotaan ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif. Hal ini dapat diterapkan sebagai sanksi kepada anggota yang melanggar peraturan perpustakaan.

Serial

(26)

3. Tipe Keanggotaan

Merupakan definisi jenis keanggotaan. Di dalam jenis keanggotaan ini di tetapkan Jumlah Pinjaman (batas eksemplar peminjaman), lama Peminjaman (lama pinjam), Reservasi (pemesanan), Jumlah Reservasi (batas eksemplar pemesanan), Masa Keanggotaan (lama keanggotaan), Kali Perpanjangan (batas perpanjangan), denda perhari, dan Toleransi keterlambatan (dalam hari).

Serial

4. Kartu Anggota

(27)

5. Ekspor Data

Menu ini digunakan untuk mengambil data member didalam aplikasi, dan hasilnya adakah data dalam bentuk .csv

Serial

6. Impor Data

(28)

Menu ini digunakan untuk memasukkan atau mengedit data bibliografi yang berisi menu Tambah Bibliografi Baru (membuat data bibliografi/katalog baru), daftar bibliografi, Daftar eksemplar (melihat daftar item/kopi koleksi), Daftar eksemplar Keluar (melihat daftar item yang sedang dipinjam).

Selain itu, pada modul ini juga dilengkapi dengan Salin Katalog, Pencetakan Label, Cetak Barkod Eksemplar, impor data, ekspor data, impor item, ekspor item. Untuk melihat daftar bibliografi dilakukan dengan klik pada navigasi daftar bibliografi, melihat Item yang sedang dipinjam klik pada menu Daftar eksemplar Keluar.

Serial

1. Tambah Bibliografi Baru

Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru, klik pada Add New

(29)

Metadata yang harus kita isikan adalah:

 Title : Judul koleksi

 Document Type : Tipe koleksi diisi dengan cara autotext

 Author : Kepengarangan

 Statement of Responbility: Pernyataan tanggungjawab, untuk lebih jelasnya silakan membuka lagi referensi tentang katalogisasi.

 Edition : Pernyataan edisi

 Specific Detail Info: Berisi informasi khusus bibliografi, misalnya: skala pada peta,catatan serial yang dimiliki.

 Item(s) Code Batch Generator:

Bagian ini diisikan dengan Pola/Pattern, From dan To. Pola berisi pola kode item/barcode yang diinginkan, misalnya B01, From diisi dengan 1, To diisi 10. Hal ini berarti pustakawan menginginkan kode item yang dihasilkan adalah B011, B012 ... B0110. Model ini akan membantu perpustakaan yang sering menerima koleksi buku paket dalam jumlah banyak, misalnya perpustakaan sekolah. Jika pola diisi B00, From di isi 1, to diisi 5 maka hasilnya akan menjadi B01,B02,B03,B04,B05. Namun demikian, anda tetap dapat menggunakan tombol “Tambah Eksemplar Baru” untuk membuat data item baru.

 GMD : General Material Designation

 Frequency: Frekuensi terbitan berkala, isian ini mengambil data dari Master File. Jika field ini diisi, maka data bibliografinya akan terdeteksi sebagai serial dan muncul di modul serial control.

Serial

 ISBN/ISSN : Nomor ISBN atau ISSN

 Publisher : Nama Penerbit, diambilkan dari data yang ada pada Master File

 Publish Year : Tahun Terbit

 Publication Place : Tempat Terbit

 Collation : Kolasi/Deskripsi Fisik

 Series Title : Judul seri (jika ada)

 Classification: Merupakan fitur untuk mengambil nomor kelas dari master file.

 Call Number : Nomor Panggil Koleksi

 Subject(s) : Subyek

 Language : Pilihan bahasa dokumen

 Abstract/Notes : Catatan penting berkaitan dengan bibliografi

 Singkatan Bentuk : Diisi hanya untuk peraturan Perundang‐undangan

 Nomor Peraturan : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan

 Status : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan

(30)

 Image : Gambar (biasanya sampul) yang menunjukkan identitas koleksi. Gambar ini akan muncul di OPAC File

 Attachment : Dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan koleksi (misalnya hasil scan halaman daftar isi koleksi bersangkutan), atau file multimedia dari data bibliografi yang bersangkutan. File yang dapat diupload adalah file yang berekstensi .pdf .rtf .txt .odt .odp .ods .doc .xls .ppt .avi .mpeg .mp4 .flv .mvk .wmv .jpg .jpeg .png .gif .ogg .mp3 .wma .csv. Jika yang diupload adalah file multimedia, maka nantinya senayan akan memutar secara streaming dengan program Flowplayer dan tidak dapat diunduh. Sedangkan jika file yang diupload adalah file non multimedia, maka file tersebut dapat didownload. (Contoh pemutaran file multimedia ada di bagian OPAC). File yang diupload bisa lebih dari satu file, dan dapat diset Public (dapat dilihat oleh user) atau Private (berdasar jenis keanggotaan). Berikut ketentuan pembatasan akses:

• Pembatasan akses file di senayan berbasiskan group (tipe keanggotaan). Jadi pembatasan akses ini terintegrasi dengan jenis keanggotaan. Tidak bisa pembatasan akses berdasarkan perorangan.

• Ada dua jenis akses dalam akses ke file: "public" dan "private".

• Jika dipilih akses "private" maka file sama sekali tidak bisa diakses oleh siapa pun.

• Jika file dipilih akses "public" dan tidak dicek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa didownload oleh semua orang.

• Jika file dipilih akses "public" dan dicek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa didownload hanya oleh anggota yang telah melakukan login dan terdaftar dalam group tersebut.

Serial

 Hide in OPAC:

 Show: Data Bibliografi bisa diakses melalui OPAC.

 Hide: Data Bibliografi tidak dapat diakses melalui OPAC

 Promote in Homepage: untuk mengatur sebuah bibliografi, apakah

akan ditampilkan di halaman depan atau tidak.

 Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label

dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan

(31)

2. Daftar Bibliografi

Menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam database. Informasi yang dimunculkan dalam menu ini adalah: Judul, pengarang, ISBN/ISSN, Salin dan Perubahan Terakhir. Menu ini memungkinkan kita untuk dapat mengurutkan daftar berdasar Judul, ISSN/ISBN, Salin dan juga Perubahan Terakhir. Dengan menu ini pula, bibliografi dapat dicari untuk di Sunting atau di hapus. Berikut langkah untuk mengedit atau menghapus bibliografi lewat menu Daftar Bibliografi:

• Cari bibliografi yang akan diubah dengan mengetikkan judul pada Pencarian, pilih

field yang diingikan di kolom semua ruas kemudian klik Pencarian

• Setelah ditemukan, beri tanda cek di data yang akan di hapus lalu klik Hapus Data

Terpilih atau klik icon sunting (sebelah kiri judul) untuk menyunting/mengedit .

• Muncul tampilan data bibliografi yang masih di disable.

• Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan

atas.

• Edit bagian yang perlu, kemudian klik Perbaharui.

Serial

(32)

3. Daftar Eksemplar

Menu ini digunakan untuk melihat item yang dalam database. Informasi

yang ada dalam menu ini adalah: kode eksemplar, Judul, Tipe koleksi,

Lokasi, No. Panggil, dan Terakhir Diubah. Dengan menu ini dapat pula

dilakukan proses sunting dan hapus item. Berikut langkah untuk

menyunting/mengedit atau menghapus item:

• Cari item yang akan diubah/hapus dengan mengetikkan judul atau

kode eksemplar pada kolom pencarian, kemudian klik Pencarian

• Setelah ditemukan, check box data yang akan di hapus lalu klik Hapus

Data Terpilih atau klik icon edit (sebelah kiri judul) untuk mengedit .

• Muncul tampilan data item yang masih di disable. Aktifkan mode edit

dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas.

• Edit bagian yang perlu, kemudian klik Perbaharui.

Serial

(33)

4. Daftar Eksemplar Keluar

Menu ini memberikan informasi tentang eksemplar yang sedang dipinjam. Dalam menu ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian dengan pendekatan eksemplar dan judul bibliografi. Informasi yang ada dalam menu ini adalah kode eksemplar, ID Anggota, Judul, tanggal pinjam, tanggal harus kembali.

Serial

5. Cetak Barkod Eksemplar

Menu ini sebagai sarana mencetak barcode berdasar data item yang

sudah dimasukkan dalam database. Berikut urutan mencetak barcode

menggunakan menu Item Barcodes Printing:

 Klik Cetak Barkod Eksemplar, maka akan muncul tampilan sebagai

(34)

 Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50 data.

 Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak.

 Klik Cetak Barkod Untuk Data Terpilih untuk mulai mencetak. Maka

akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.

Serial

6. Pencetakan Label

Dengan menu ini kita dapat mencetak label koleksi berdasar data bibliografi yang sudah dimasukkan dalam aplikasi. Berikut urutan mencetak label menggunakan menu Pencetakan Label:

(35)

• Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50 data. Dalam menu pencetakan label ini, sudah dimungkinkan untuk mencetak label lebih dari satu, tergantung pada berapa jumlah eksemplar koleksi.

 Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak.

 Klik Cetak Barkod Untuk Data Terpilih untuk mulai mencetak. Maka

akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.

Serial

7. Cetak Kartu Katalog

Fitur ini dapat digunakan untuk mencetak kartu katalog. Cara mencetak

hampir sama dengan cara mencetak barcode atau label buku. Hasil dari

(36)

Menu ini dipakai untuk proses sirkulasi. Beberapa menu yang ada di

dalamnya adalah:

1. Mulai Transaksi

Untuk melakukan transaksi melalui ID anggota. Setelah ID anggota dimasukkan, maka akan muncul informasi anggota, yaitu: nama anggota, Surel/email anggota, Tanggal Registrasi (tanggal mendaftar), ID anggota, Tipe keanggotaan, Berlaku hingga (tanggal akhir keanggotaan) dan foto anggota. Dibawahnya terdapat tab Peminjaman (untuk melakukan transaksi peminjaman), Pinjaman Saat ini (daftar peminjaman terkini), Reservasi (untuk kebutuhan pemesanan literatur), denda, Sejarah Peminjaman (sejarah peminjaman yang dilakukan oleh anggota). Dalam Sejarah Peminjaman juga terdapat fasilitas untuk mengembalikan (Return) dan memperpanjang (Extend) peminjaman.

Serial

Tampilan Menu Mulai Transaksi

(37)

Untuk mengaktifkan fitur cetak nota transaksi, pertama harus diseting enable pada modul Sistem. Lihat dokumentasi bagian Sistem. Perintah mencetak akan muncul setelah mengklik Selesai Transaksi.

Serial

Tanggal pinjam dan kembali juga dapat ditentukan dengan tidak berdasar konfigurasi pada Aturan Peminjaman. Untuk aktivasi silakan lihat pada Modul Pengaturan Sistem.

(38)

2. Pengembalian Kilat

Untuk melakukan pengembalian dengan menggunakan Item Id.

Serial

3.

Aturan

Peminjaman

(39)

Serial

Contoh Pendefinisian Aturan Peminjaman:

a) diperpustakaan anda ada 3 tipe koleksi: Buku, AudioVisual (AV),

Skripsi.

b) Salah satu tipe keanggotaan di perpustakaan anda adalah: Mahasiswa

dengan jatah pinjam total 2 koleksi, yaitu: 1 untuk tipe koleksi Buku dan 1 lagi untuk tipe koleksi AV.

c) Untuk itu tentu anda harus membuat tipe membership "Mahasiswa"

dengan total peminjaman dua koleksi.

d) Kemudian di loan rulesnya yang harus didefinisikan:

• jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "Buku" adalah 1.

• jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "AV" adalah 1.

• jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "Skripsi" adalah 0.

(40)

4.

Sejarah

Peminjaman

Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang

muncul terdiri dari ID Anggota, Nama Anggota, Kode

Eksemplar, Judul, Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali.

Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali Dalam menu ini pula

disediakan

fasilitas

untuk

mencetak

daftar

sejarah

peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan

pencarian data history. Pencarian data history ini dilakukan

berdasarkan

ID

Anggota/Nama

Anggota,

Judul,

Kode

Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam Hingga.

Fasilitas ini dapat di tampilkan dengan mengklik Tunjukan

Opsi Filter Lebih Banyak.

Serial

(41)

5. Daftar Keterlambatan

Merupakan fasilitas untuk mengetahui anggota‐anggota dengan status terlambat.

Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah ID Anggota, Nama Anggota, Judul, lama keterlambatan, Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali. Dengan Menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori ID Anggota/Nama Anggota, Judul, Kode Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam Hingga.

Serial

6. Menu Reservasi

(42)

Reporting Modul ini berisi informasi laporan kegiatan perpustakaan. Informasi tersebut dapat diakses dengan menekan menu yang terdapat pada navigasi sebelah kiri. Menu tersebut:

1. Statistik Koleksi

Berisi informasi total judul koleksi, total eksemplar, total eksemplar yang sedang dipinjam, total eksemplar yang berada di perpustakaan (tidak dipinjam), total judul berdasar GMD, total eksemplar berdasar tipe koleksi dan 10 (sepuluh) koleksi paling populer (paling banyak dipinjam).

Serial

2. Laporan Peminjaman

Berisi informasi seputar peminjaman. Terdiri dari: total peminjaman, peminjaman berdasar GMD, peminjaman berdasar tipe koleksi, total transaksi peminjaman,

rata‐rata transaksi per hari, anggota yang sedang mempunyai pinjaman, anggota

(43)

3. Laporan Anggota

Berisi informasi keanggotaan, yaitu: total anggota yang terdaftar, total anggota aktif, total anggota berdasar tipe anggota, total anggota yang tidak aktif dan daftar 10 (sepuluh) anggota teraktif.

Serial

Laporan yang ada dalam tiga menu tersebut dapat diperoleh dalam format .html dan dapat dicetak dengan klik tombol Unduh Laporan, ketiga jenis laporan ini dilengkapi dengan fitur cetak grafik berjenis Pie. Untuk mendapatkan Grafik ini cukup dengan klik Tunjukan dalam grafik yang muncul pada ketiga jenis laporan ini (Statistik Koleksi, Laporan Peminjaman dan Laporan Anggota).

4, Rekapitulasi

(44)

Pada folder /.../admin/modules/reporting/custom/ terdapat file

customs_report_list.inc.php. Pada file inilah modifikasi dan penambahan

report bisa dilakukan. Custom Recapitulation menyediakan fasilitas Print

Current Page untuk mencetak laporan, serta “Export to spreadsheet

format” untuk mendapatkan laporan dalam bentuk spreadsheet.

Serial

5.

Daftar

Judul

(45)

Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet.

File dapat didapatkan dengan klik “Ekspor Ke Format Spareadsheet”.

Serial

6. Daftar Judul Eksemplar

Berisi laporan/daftar eksemplar yang dimiliki oleh perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan Judul/ISBN, atau dengan menampilkan fasilitas filter lainnya.

(46)

Serial

7.

Statistik

Penggunaan

Koleksi

Merupakan laporan yang menginformasikan

eksemplar, Judul dan berapakali eksemplar

tersebut dipinjam pada setiap bulannya.

(47)

Serial

8. Peminjaman berdasarkan Klasifikasi

Merupakan laporan peminjaman berdasar Klasifikasi. Selain kelas 0‐9, pada

(48)

9.

Daftar

Anggota

Berisi laporan/daftar anggota perpustakaan. Dalam menu ini

terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Selain

itu, terdapat pula fasilitas filter, yaitu: berdasar Tipe

Keanggotaan, ID Anggota/Nama Anggota, Jenis Kelamin,

Alamat, Tanggal Pendaftaran Sejak, Tanggal Pendaftaran

Hingga. Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam

bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik

“Ekspor ke format spreadsheet”.

Serial

(49)

10. Daftar Peminjaman Anggota

Merupakan laporan yang berisi daftar koleksi yang masih di pinjam Anggota.

Serial

11.

Sejarah

Peminjaman

(50)

Serial

12. Daftar Keterlambatan

(51)

13.

Aktifitas

Staf

Menu ini memperlihatkan aktifitas Staff perpustakaan yang

mempunyai account di aplikasi. Informasi yang ditampilkan

adalah Nama Asli, Nama Masuk Pengguna, Entri Data

Bibliografi, Entri Data Eksemplar/Kopi, Entri Data Anggota,

dan Tugas Sirkulasi. Jadi dengan menu ini akan terlihat staff

melakukan apa dan berapa kali.

Untuk memperakurat informasi, disediakan pula filter yang

memungkinkan kita melihat aktifitas dari tanggal awal sampai

akhir (seperti yang ditentukan).

Serial

(52)

14. Laporan Pengunjung Perpustakaan

Merupakan laporan yang berisi statistik pengunjung perpustakaan yang melakukan pendataan pada saat masuk perpustakaan melalui fasilitas absensi–. Laporan ini berisi Tipe Anggota, dan jumlah kunjungan pada tiap bulan pada tahun yang ditentukan.

Penentuan laporan berdasar tahun ini dapat dilakukan melalui Filter.

Serial

15. Laporan Pengunjung (Per Hari)

(53)

16.

Daftar

Pengunjung

Laporan ini berisi daftar nama anggota atau non

anggota

perpustakaan

yang

berkunjung

ke

perpustakaan. Informasi pada laporan ini berisi

ID

Pengunjung,

Nama

Pengunjung,

Tipe

Keanggotaan, Institusi dan Tanggal Kunjungan.

Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file

dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan

dengan klik “Ekspor ke format spreadsheet”.

Serial

(54)

17. Laporan Denda

Merupakan laporan jumlah denda anggota perpustakaan berdasar hari.

Serial

18. Peringatan Jatuh Tempo

(55)

1. Login terlebih dahulu untuk mengentri data bibliografi.

Log in : isikan user name dan pasword di kolom Log in kemudian klik

Serial

(56)

3. Klik bibliography setelah itu muncul seperti gambar dibawah ini:

Serial

(57)

Serial

Metadata yang harus kita isikan adalah: 1). Judul artikel :

Contoh pengisian field judul artikel

2). Document type :

Wajib diisi,bila tidak diisi maka metadata tidak dapat tersimpan. Contoh pengisian tipe data:

(58)

3). Pengarang

Contoh pengisian pengarang:

Untuk menambah pengarang Klik maka muncul gambar seperti

4). Pernyataan tanggung jawab : diisi apabila ada saja

5). Edisi : diisi apabila ada saja

Serial

6). Info Detil Spesifik : diisi apabila ada saja

7). Pemroses nomor eksemplar :

(59)

Serial

8). GMD (General Material Designation)

9). Kala terbit : diisi bila ada saja

(60)

11). Penerbit : diinput dengan cara autotext

12). Tahun terbit

13). Tempat terbit

14). Deskripsi Fisik

Serial

15). Judul Seri : diisi bila ada saja

16). Klasifikasi

17). No, Panggil

18). Subyek

(61)

19). Bahasa

20). Abstrak/Catatan : Diisi bila ada saja

21). Singkatan Bentuk : hanya untuk peraturan

22). Nomor peraturan : hanya untuk peraturan

23). Sumber

Serial

24). Gambar sampul :

25). Lampiran berkas

Untuk menambahkan lampiran berkas klik maka muncul

(62)

Field yang harus diisi dalam lampiran berkas adalah :  Judul adalah judul dari berkas yang ingin dilampirkan  Direktori repository:

 Berkas untuk dilampirkan : pilih file untuk dilampirkan  URL : berkas yang ingin dilampirkan akan tetapi berupa URL  Deskripsi : keterangan dari berkas lampiran

 Akses :terdapat dua pilihan yaitu publik atau tertutup  Pembatasan Akses berdasarkan tipe keanggotaan Apabila sudah selesai klik

26). Sembunyikan di opac adalah untuk menampilkan atau menyembunyikan bibliografi di OPAC

Serial

27). Promosikan ke beranda

(63)

Klik maka akan muncul seperti gambar dibawah ini :

Untuk melakukan editing klik selanjutnya sama dengan entri data

Serial

(64)

Serial

(65)

Serial