BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1 Analisa Kebutuhan

Pada tahapan ini kebutuhan sistem dilakukan untuk membentuk dan menjabarkan kebutuhan pengguna menjadi design system yang kemudian akan dibuat menjadi program aplikasi. Penulis melihat kebutuhan dari sisi Admin dan karyawan yang selalu menggunakan software tersebut, kebutuhan ini meliputi input data, mengelola data karyawan dan jabatan, hingga mengelola pengajuan perjalanan dinas, juga proses pembuatan laporan yang tersimpan dalam database. Analisa kebutuhan dalam perancangan sistem perjalanan dinas berbasis web pada Direktorat fasilitasi kepala daerah dan DPRD, sebagai berikut :

1. Kebutuhan Pengguna

Kebutuhan pengguna dalam perancangan sistem perjalanan dinas terbagi atas dua kebutuhan diantaranya kebutuhan karyawan dan kebutuhan admin. Kedua pengguna tersebut memiliki karakteristik dan kebutuhan informasi yang berbeda-beda, sebagai berikut :

a. Kebutuhan Karyawan

1) Karyawan dapat mengakses halaman karyawan setelah melakukan login dengan memasukan username dan password.

2) Karyawan dapat melakukan pengajuan perjalanan dinas, dan menginput detail biaya.

3) Karyawan dapat melihat riwayat perjalanan dinas.

(2)

b. Kebutuhan Admin

1) Admin dapat mengakses halaman admin setelah melakukan login dengan memasukan username dan password.

2) Admin dapat mengelola data karyawan, menginput dan mencari data karyawan.

3) Admin mengelola data jabatan, menginput dan mencari data jabatan.

4) Admin mengelola data pengajuan perjalanan dinas, mengkonfirmasi perjalanan dinas, dan melihat detail biaya pengajuan

5) Admin dapat mencetak laporan perjalanan dinas.

2. Kebutuhan Sistem

Kebutuhan sistem dalam perancangan sistem perjalanan dinas berbasis web ini harus berjalan dengan baik dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Kebutuhan sistem yang dibutuhkan diantaranya sebagai berikut :

a. Kebutuhan Karyawan

1) Sistem dapat menampilkan halaman login karyawan.

2) Sistem dapat menampilkan halaman khusus karyawan.

3) Sistem pada halaman karyawan dapat menampilkan data pengajuan perjalanan dinas, dan menginput data.

4) Sistem pada halaman karyawan dapat riwayat perjalanan dinas karyawan b. Kebutuhan Admin

1) Sistem dapat menampilkan halaman login.

2) Sistem dapat menampilkan halaman khusus admin.

3) Sistem pada halaman admin dapat menampilkan data karyawan, menambah, mengedit dan melakukan pencarian.

(3)

4) Sistem dapat menampilkan data jabatan, menambah, mengedit dan melakukan pencarian.

5) Sistem dapat mengelola data pengajuan perjalanan dinas.

6) Sistem dapat melihat detail biaya.

7) Sistem dapat mengelola konfirmasi perngajuan.

4.1.2 Rancangan Diagram Use Case

Gambar IV.1

Diagram Use Case Karyawan

(4)

Tabel IV.1

Deskripsi Use Case Login

Use Case Name Login

Requirements Karyawan dapat melakukan Login

Goal Karyawan masuk kedalam sistem perjalanan dinas

Pre-Conditions Karyawan telah melakukan input username dan password

Post-Conditions Karyawan dapat akses sistem perjalanan dinas

Failed end Condition Karyawan tidak dapat masuk ke sistem perjalanan dinas

Actors Karyawan

Main Flow/ Basic Path

1. Karyawan membuka sistem perjalanan dinas 2. Sistem menampilkan form login

3. Karyawan memasukan username dan password 4. Karyawan berhasil masuk ke perjalanan dinas Alternate Flow/Invariant A -

Tabel IV.2

Deskripsi Use Case Perjalanan Dinas Use Case Name Perjalanan Dinas

Requirements Karyawan dapat mengekses perjalanan dinas

Goal Karyawan dapat mengakses perjalanan dinas

Pre-Conditions Karyawan telah melakukan login

Post-Conditions Karyawan dapat mengakses perjalanan dinas Failed end Condition Karyawan tidak dapat mengakses pejalanan dinas

Actors Karyawan

1. Karyawan dapat mengakses perjalanan dinas 2. Karyawan dapat mengajukan perjalanan dinas 3. Karyawan dapat menginput detai biaya

4. Karyawan dapat melihat riwayat perjalanan dinas dan menandai perjalanan yang telah selesai

Alternate Flow/Invariant A

A.1 Sistem menampilkan halaman perjalanan dinas A.2 Sistem menampilkan halaman pengajuan

perjalanan dinas

A.3 Sistem menampilkan halaman input biaya A.4 Sistem menampilkan riwayat perjalanan dinas

Invariant B

B.1 Admin memilih halaman perjalanan dinas B.2 Sistem tidak menampilkan halaman perjalanan

dinas

(5)

Gambar IV.2 Diagram Use Case Admin

Tabel IV.3

Deskripsi Use Case Login Admin

Use Case Name Login

Requirements Admin dapat melakukan Login

Goal Admin masuk kedalam sistem perjalanan dinas

(6)

Pre-Conditions Admin telah melakukan input username dan password

Post-Conditions Admin dapat akses sistem perjalanan dinas

Failed end Condition Admin tidak dapat masuk ke sistem perjalanan dinas

Actors Admin

1. Admin membuka sistem perjalanan dinas 2. Sistem menampilkan form login

3. Admin memasukan username dan password 4. Admin berhasil masuk ke sistem perjalanan dinas Alternate Flow/Invariant A -

Tabel IV.4

Deskripsi Use Case Data Karyawan

Use Case Name Data Karyawan

Requirements Admin dapat mengekses data karyawan

Goal Admin dapat mengakses data karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas

Pre-Conditions Admin telah melakukan login

Post-Conditions Admin dapat mengakses data karyawan Failed end Condition Admin tidak dapat mengakses data karyawan

Actors Admin

1. Admin dapat mengakses data karyawan 2. Admin dapat menambah data karyawan 3. Admin dapat mengedit data karyawan 4. Admin dapat mencari data karyawan

A.1 Sistem menampilkan halaman data karyawan A.2 Sistem menampilkan halaman tambah data

karyawan

A.3 Sistem menampilkan halaman edit data karyawan A.4 Sistem melakukan pencarian data karyawan

berdasarkan jabatan

Invariant B

B.1 Admin memilih halaman data karyawan

B.2 Sistem tidak menampilkan halaman kelola data karyawan

Tabel IV.5

Deskripsi Use Case Data Jabatan

Use Case Name Data Jabatan

Requirements Admin dapat mengekses data jabatan

Goal Admin dapat mengakses data jabatan karyawan

(7)

Post-Conditions Admin dapat mengakses data jabatan Failed end Condition Admin tidak dapat mengakses data jabatan

Actors Admin

1. Admin dapat mengakses data jabatan 2. Admin dapat menambah data jabatan 3. Admin dapat mengedit data jabatan 4. Admin dapat mencari data jabatan

A.1 Sistem menampilkan halaman data jabatan A.2 Sistem menampilkan halaman tambah data

jabatan

A.3 Sistem menampilkan halaman edit data jabatan A.4 Sistem melakukan pencarian data jabatan

Invariant B

B.1 Admin memilih halaman data jabatan

B.2 Sistem tidak menampilkan halaman kelola data jabatan

Tabel IV.6

Deskripsi Use Case Kelola Pengajuan Perjalanan Dinas Use Case Name Kelola Pengajuan Perjalanan Dinas

Requirements Admin dapat mengekses pengajuan perjalanan dinas Goal Admin dapat mengelola data pengajuan perjalanan

dinas

Post-Conditions Admin dapat mengakses pengajuan perjalanan dinas Failed end Condition Admin tidak dapat mengakses data pengajuan

perjalanan dinas

Actors Admin

1. Admin dapat mengakses pengajuan perjalanan dinas

2. Admin dapat memberi keputusan konfirmasi pengajuan perjalanan dinas

3. Admin dapat melihat detail biaya

A.1 Sistem menampilkan halaman pengajuan perjalanan dinas

A.2 Sistem menampilkan halaman konfirmasi pemberi keputusan perjalanan dinas A.3 Sistem menampilkan halaman detail biaya

Invariant B

B.1 Admin memilih halaman pengajuan perjalanan dinas

B.2 Sistem tidak menampilkan halaman pengajuan perjalanan dinas

(8)

4.1.3 Rancangan Diagram Activity 1. Proses Login

Gambar IV.3 Activity Diagram Login

(9)

2. Proses Kelola Data Karyawan

Gambar IV.4

Activity Diagram Kelola Data Karyawan

(10)

3. Proses Kelola Data Jabatan

Gambar IV.5

Activity Diagram Kelola Data Jabatan

(11)

4. Proses Pengajuan Perjalanan Dinas

Gambar IV.6

Activity Diagram Pengajuan Perjalanan Dinas

(12)

5. Proses Konfirmasi Pengajuan Dinas

Gambar IV.7

Activity Diagram Konfirmasi Pengajuan Dinas

(13)

4.1.4 Rancangan Dokumen Sistem Usulan 1. Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Untuk mengelola data kayawan

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

Media : Form

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap mengolah data karyawan

Bentuk : Lampiran C.1

b. Nama Dokumen : Data Jabatan

Fungsi : Untuk mengelola data jabatan karyawan

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

Media : Form

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap mengolah data jabatan

c. Nama Dokumen : Pengajuan Perjalanan Dinas

Fungsi : Untuk melakukan pengajuan perjalanan dinas

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

Media : Form

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap akan melakukan perjalanan dinas

(14)

2. Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Status Konfirmasi Pengajuan Dinas

Fungsi : Menampilkan halaman status konfirmasi pengajuan

Sumber : Admin

Tujuan : Karyawan

Media : Komputer

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap membuka menu Bentuk : Lampiran D.1

b. Nama Dokumen : Tampil Laporan

Fungsi : Menampilkan halaman laporan

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

Media : Komputer

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap admin membuka hasil laporan Bentuk : Lampiran D.2

(15)

4.1.5 Rancangan Prototype 1. Login

Gambar IV.8 Prototype Login

(16)

2. Pengajuan Perjalanan Dinas

Gambar IV.9

Prototype Pengajuan Perjalanan Dinas

(17)

3. Detail Pengajuan Perjalanan Dinas

Gambar IV.10

Prototype Detai Pengajuan Perjalanan Dinas

4. Riwayat Perjalanana Dinas

Gambar IV.11

Prototype Riwayat Perjalanan Dinas

(18)

5. Profil Karyawan

Gambar IV.12

Prototype Profil Karyawan

(19)

6. Ubah Password Karyawan

Gambar IV.13 Prototype Ubah Password

7. Data Jabatan

a. Tampil Data Jabatan

Gambar IV.14 Prototype Data Jabatan

(20)

b. Tambah Data Jabatan

Gambar IV.15

Prototype Tambah Jabatan c. Edit Data Jabatan

Gambar IV.16 Prototype Edit Jabatan

(21)

8. Data Karyawan

a. Tampil Data Karyawan

Gambar IV.17 Prototype Data Karyawan

(22)

b. Tambah Data Karyawan

Gambar IV.18

Prototype Tambah Karyawan

(23)

c. Edit Data Karyawan

Gambar IV.19

Prototype Edit Data Karyawan

(24)

9. Daftar Pengajuan Perjalanan Dinas

Gambar IV.20

Prototype Daftar Pengajuan Perjalanan Dinas

10. Laporan Pengajuan Perjalanan Dinas

(25)

Gambar IV.21

Prototype Laporan Pengajuan Perjalanan Dinas

11. Upload Bukti Pembayaran

(26)

Gambar IV.22

Prototype Upload Bukti Pembayaran

4.2 Perancangan Perangkat Lunak

(27)

4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.23

Entity Relationship Diagram (ERD)

4.2.2 Logical Record Structure (LRS)

(28)

Gambar IV.24

Logical Record Structure (LRS)

4.2.3 Spesifikasi File

(29)

1. Spesifikasi File Admin Nama File : Admin

Fungsi : Digunakan untuk mengelola admin dan sebagai tempat penyimpanan data

Akronim : admin.myd

Tipe file : Master Media File : Harddisk

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Panjang Record : 65 Karakter Kunci Field : id_admin

Software : MySQL

Tabel IV.7 Spesifikasi File Admin

Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan

Id Admin id_admin Char 5 Primary Key

Nama Admin nm_admin Varchar 20

Username username Char 20

Password password Char 20

2. Spesifikasi File Jabatan Nama File : Jabatan

Fungsi : Digunakan untuk mengelola data jabatan Akronim : jabatan.myd

(30)

Panjang Record : 15 Karakter Kunci Field : id_jabatan

Software : MySQL

Tabel IV.8 Spesifikasi File Jabatan

Id Jabatan id_jabatan Char 5 Primary Key

Nama Jabatan nama_jabatan Char 10

3. Spesifikasi File Karyawan Nama File : Karyawan

Fungsi : Digunakan untuk mengelola data karyawan

Akronim : karyawan.myd

Panjang Record : 140 Karakter Kunci Field : id_karyawan

Software : MySQL

Tabel IV.9

Spesifikasi File Karyawan

NIP Nip Char 10 Primary Key

Id Jabatan id_jabatan Char 5 Foreign Key

Nama Karyawan nm_karyawan Varchar 50

Email Email Varchar 20

Nomor Telepon no_tlp Char 15

Username username Varchar 20

Password password Varchar 20

4. Spesifikasi File Pengajuan

(31)

Nama File : Pengajuan

Fungsi : Digunakan untuk mengelola pengajuan perjalanan dinas Akronim : pengajuan.myd

Tipe file : Transaksi Media File : Harddisk

Panjang Record : 152 Karakter Kunci Field : id_pengajuan

Software : MySQL

Tabel IV.10

Spesifikasi File Pengajuan

Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan Id Pengajuan id_pengajuan Char 5 Primary Key

NIP nip Char 10 Foreign Key

Id Admin id_admin Char 5 Foreign Key

Tanggal Pengajuan tgl_pengajuan Char

Berita Acara berita_acara Varchar 100

Bukti Transfer bukti_tf Char 20

Status Pembayaran status_bayar Char 2

Total Biaya total_biaya Int 10

5. Spesifikasi File Detail Pengajuan Nama File : Detail Pengajuan

Fungsi : Digunakan untuk mengelola data pengajuan perjalanan dinas Akronim : detail_pengajuan.myd

Tipe file : Transaksi Media File : Harddisk

(32)

Panjang Record : 45 Karakter Kunci Field : id_detail

Software : MySQL

Tabel IV.11

Spesifikasi File Detail Pengajuan

Id Detail id_detail Char 10 Primary Key

Id Pengajuan id_pengajuan Char 5 Foreign Key

Nama Biaya nm_biaya Varchar 20 Foreign Key

Nominal nominal Int 10

4.2.4 Class Diagram

Gambar IV.25 Class Diagram 4.2.5 Diagram Sequence

(33)

1. Sequence Login Karyawan

Gambar IV.26

Diagram Sequence Login Karyawan

2. Sequence Pengajuan Perjalanan Dinas

(34)

Gambar IV.27

Diagram Sequence Pengajuan Perjalanan Dinas

3. Sequence Login Admin

Gambar IV.28

Diagram Sequence Login Admin 4. Sequence Kelola Data Jabatan

(35)

Gambar IV.29

Diagram Sequence Kelola Data Jabatan

5. Sequence Kelola Data Karyawan

(36)

Gambar IV.30

Diagram Sequence Kelola Data Karyawan

6. Sequence Kelola Konfirmasi Pengajuan Perjalanan Dinas

(37)

Gambar IV.31

Diagram Sequence Kelola Konfirmasi Perjalanan Dinas

4.2.6 Spesifikasi Software dan Hardware

(38)

1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi hardware yang digunakan penulis dalam perancangan web pengajuan perjalanan dinas, sebagai berikut:

a. Central Processor Unit (CPU) 1) Processor : AMD A4

2) Memory RAM : 4.00 GB (3.90 GB usable) 3) Hard disk : 100GB

b. Mouse

c. Keyboard 108 Key

2. Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Spesifikasi Software yang digunakan penulis dalam perancangan web pengajuan perjalanan dinas, sebagai berikut:

a. Sistem Operasi : Windows 10 b. Web Browser

1) Google Chrome 2) Mozila Firefox

c. Web Server : Xampp v3.2.1 d. Bahasa Pemrograman : PHP

e. Database : MySQL

4.3 Jadwal Implementasi

Tabel IV.12

(39)

Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat

Lunak

5 Pembuatan & Tes

Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku

Petunjuk

9 Evaluasi & Operasional