MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com

(1)

MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com

BAB I

MENGENAL MYOB ACCOUNTING 18

Myob Accounting 18 adalah versi terbaru dari program aplikasi akuntansi populer yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan secara otomatis, lengkap , cepat dan akurat. Myob terkenal dengan kemudahannya, sehingga pengguna awam pun dapat menguasai langkah pengoperasiannya secara cepat.

Pada versi terbaru ini, Myob (Mind Your Own Business) telah menambahkan fitur-fitur baru seperti editing pada transaksi Pay Bill dan Receive Payment yang sudah direcord, Lock Period yang fleksibel dan fitur-fitur baru lainnya. Selain itu Myob Accounting 18 kini juga dapat berjalan pada sistem operasi Windows Vista dan Windows 7. Berbeda dengan Myob sebelumnya yang tidak kompatibel pada kedua sistem operasi tersebut.

A. Membuka Program Myob Accounting 18

Berikut langkah-langkah untuk membuka program Myob Accounting 18 melalui sistem operasi windows 7 :

1. Klik tombol Start pada Windows Taskbar

2. Pilih All Program, drag scrolbar ke bawah lalu klik pada folder Myob Acconting v 18 lalu pilih Myob Accounting v 18

3. Jendela welcome to MYOB Accounting ditampilkan Terdapat lima tombol untuk mengakses program Myob, berikut fungsi dari kelima tombol tersebut :

 Open, digunakan untuk membuka file yang telah dibuat

 Create, untuk membuat file atau data perusahaan yang baru

 Explore, untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh Myob

 What’s New, digunakan untuk melihat fitur- fitur baru pada Myob

 Exit, digunakan untuk mengakhiri atau menutup program Myo

B.Membuat Data Perusahaan

Setelah membuka Myob Accounting 18, langkah selanjutnya adalah membuat data perusahaan. Sebagai contoh, kita akan menggunakan transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan dagang.

Berikut data singkat mengenai perusahaan : Nama Perusahaan : Mutiara Furniture Alamat : Jl. Sinar Mentari No. 33 Palembang

Telp/ Fax : 0711 – 998877 / 998878 Email : [email protected] Untuk membuat data perusahaan ikuti langkah- langkah berikut ini :

1. Klik tombol Create. Tampil jendela Introduction Welcome to the MYOB New Company File Assistant. Klik tombol next untuk melanjutkan ke tahap pengisian data perusahaan.

2. Pada jendela Company Information, masukan data perusahaan.

3. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current Financial Year) : 2011, bulan tutup buku (Last Month of Financial Year) : December, bulan awal pembukuan (Conversion Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan (Number of Accounting Periods) : Twelve atau 12 bulan.

(2)

MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com

2 4. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current Financial Year) : 2011, bulan tutup buku (Last Month of Financial Year) : December, bulan awal pembukuan (Conversion Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan (Number of Accounting Periods) : Twelve atau 12 bulan.

5. Klik tombol Next. Tampil jendela yang berisi informasi periode akuntansi sesuai pengaturan yang telah Anda lakukan sebelumnya. Periksa kembali informasi yang ditampilkan, jika ada kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak klik Next.

6. Klik Next pada jendela Account List, pilih cara atau metode pembuatan akun yang digunakan.

Myob menyediakan tiga pilihan pembuatan akun yaitu :

 I would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, artinya Anda akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB.

 I would like to import to list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. Artinya Anda akan mengimpor daftar akun dari file lain.

 I would like build my own account list once begin using MYOB, artinya Anda akan membuat sendairi daftar akun secara langsung.

7. Klik pada pilihan kedua lalu klik Next.

8. Tampil jendela Company File, yang berisi informasi likasi penyimpanan file data perusahaan yang baru saja dibuat. Standarnya file disimpan di dalam folder C:\Accounting18\Mutiara Furniture.myo.

9. Untuk mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change, jika tidak klik tombol Next.

10. Proses pembuatan data perusahaan dijalankan.

Setelah proses selesai, di dalam jendela Conclusion akan tampil informasi Congradulations! Yang berarti bahwa pembuatan data perusahaan telah sukses.

11. Untuk masuk ke menu utama Myob klik tombol Command Center.

12. Menu utama Myob Accounting 18 ditampilkan.

C.Area Kerja Myob Accounting 18

Setelah pembuatan data perusahaan selesai, maka akan tampil menu utama Myob Accounting 18 atau Command Center. Berikut ini uraian singkat tentang area dan fungsi dari Command center.

1. Baris Menu

Berisi menu-menu yang berfungsi untuk mengakses perintah-perintah pada Myob yaitu File,Edit, List, Command Centres, setup, dll.

2. Baris Judul

Menampilkan nama file yang sedang aktif, misalnya : Mutiara Furniture-Command Centre 3. Nama Modul dan Help

Menampilkan nama modul yang terpilih, misalnya ACCOUNT, dan simbol tanda tanya ( ? ) merupakan tombol Help atau bantuan yang akan menghubungkan Anda dengan jendela Myob Help.

4. Modul

Terdiri dari 6 modul yang berfungsi untuk mencatat seluruh kegiatan dan transaksi-transaksi perusahaan. Berikut ini uraian singkat tentang fungsi masing-masing modul.

(3)

3 a. Account

Digunakan untuk membuat daftar akun yang akan digunakan perusahaan, memasukan saldo awal akun serta mencatat transaksi jurnal umum.

b. Banking

Untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas dan melakukan rekonsiliasi rekening koran bank.

c. Sales

Modul ini berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan secara tunai dan kredit, penerimaan pembayaran piutang serta mencatat transaksi retur penjualan.

d. Puchases

Digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian secara tunai dan kredit, pembayaran hutang dan mencatat retur pembelian

e. Inventory

Modul untuk mencatat semua informasi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang, mengubah harga jual, menentukan metode pembebanan harga pokok penjualan, menghitung stock fisik persediaan serta melakukan penyesuaian persediaan.

Barang atau jasa yang dicatat pada modul ini meliputi : barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali, pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan perusahaan, barang rakitan atau barang hasil penggabungan beberapa komponen serta jasa yang ditawarkan oleh perusahaan

f. Card File

Modul untuk mencatat dan menyimpan seluruh data customer, supplier dan karyawan perusahaan.

5. Command Button

Adalah bagan arus (flowchart) yang berisi menu-menu dari setiap fungsi atau modul.

_ Accounts Menyediakan fitur :

Account List (untuk mancatat daftar akun), record Journal Entry (untuk mencatat jurnal ransaksi), Company Data Auditor (untuk mendeteksi adanya kemungkinan kesalahan saldo antara buku besar umum dengan buku besar pembantu), Transaction Journal (untuk menampilkan jurnal transaksi),dll

_ Banking,

Menyediakan fitur :

Spend Money, Receive Money, Prepare Bank Deposit, Bank Register, Reconcile Account, Print Cheque.

_ Sales

Menyediakan fitur Sales Quote, Order, Invoice, Sales Return, Receive Payment, Print Invoice, Print Statement.

_ Purchases

Menyediakan fitur Purchase Quote, Order, Bill, Purchase Return, Pay Bill, Print

(4)

4 Purchase Order, Print Cheque.

_ Inventory

Menyediakan fitur Item Register, Item List, Set Item Price, Count Inventory, Inventory Adjustment, Inventory Transfer, Auto Build Inventory.

_ Card File 6. Command Panel

Kumpulan menu yang berfungsi untuk menampilkan hasil pengolahan transaksi yang telah di input ke dalam Myob.

Terdiri dari 4 menu pilihan yaitu : 1. To Do List

Kumpulan daftar perintah untuk transaksi-transaksi yang memerlukan tindak lanjut seperti pencatatan transaksi berulang.

2. Find Transaction

Berfungsi untuk melihat ringkasan transaksi yang telah di input pada setiap fungsi seperti Account, Card, Item, Invoice, Bill, Category dan Job.

3. Reports

Berisi daftar laporan yang tersedia di Myob, seperti laporan laba rugi, neraca, ekuitas, inventory dan lain-lain.

4. Analysis

Option ini digunakan untuk melihat analisis aspek bisnis perusahaan seperti analisa Assets, Liability, Equity dan analisa laporan lainnya.

D. Mengakhiri Program Myob Accounting 18

Untuk menutup program Myob Accounting 18, ikuti langkah-langkah beerikut ini : 1. Dari menu utama Myob, klik menu File lalu pilih Exit.

2. Tampil jendela yang menanyakan apakah Anda akan membuat backup untuk file perusahaan ini.

3. Pilih No jika Anda tidak ingin menyalin (backup) data Anda. Program Myob akan langsung tertutup.

4. Jika Anda ingin melakukan backup data, pilih Yes.

5. Tampil jendela Myob Company File backup. Pilih Back up all data. Lalu aktifkan pilihan Check Company File for errors, klik Continue.

6. Setelah proses pemeriksaan file selesai maka akan tampil jendela informasi yang memberitahukan bahwa tidak ada kesalahan pada file data perusahaan. Klik Ok.

7. Kotak dialog Backup ditampilkan. Secara otomatis file akan tersimpan di dalam drive C:\Accounting18\Backup. Pada kolom File Name terisi dengan nama MYOB diikuti data bulan dan tanggal saat ini.

8. Klik tombol Save.

9. Proses penyimpanan file dijalankan. Setelah selesai program Myob Accounting akan tertutup.

(5)

5 BAB II

PERSIAPAN DATA AWAL

Studi Kasus Perusahaan Dagang

Mutiara Furniture didirikan pada tanggal 5 Januari 2010, menjual bermacam-macam furniture kantor dan rumah tangga.Sistem pembayaran yang digunakan adalah tunai dan kredit. Tunai untuk custumer dan supplier tidak tetap dan kredit untuk custumer dan supplier tetap.

Berikut Daftar akun atau rekening-rekening yang ada : DAFTAR AKUN

No

Akun Nama Akun Header Type Akun No

Akun Nama Akun Header Type Akun

10000 Aktiva H ASSET 32101 Laba ditahan 2010 EQUITY

11000 Aktiva Lancar H ASSET 40000 Pendapatan H INCOME

11100 Kas BANK 41000 Penjualan INCOME

11200 Kas kecil BANK 41100

Potongan

Penjualan INCOME

11300 Bank H

ASSET 41200

Pendapatan jasa

angkut INCOME

11310 Bank Agraha BANK 50000 Harga Pokok H

COST OF SALES

11320 Bank Diamond BANK 51000

Harga pokok barang dagang

COST OF SALES 11400 Piutang Usaha

ACCOUNTS

RECEIVABLE 51100

Potongan pembelian

COST OF SALES 11500

Persediaan Barang Dagang

OTHER CURRENT

ASSET 51200

Biaya angkut pembelian

COST OF SALES 11600

Perlengkapan Kantor

OTHER CURRENT

ASSET 60000 Biaya-biaya H EXPENSE

11700

Biaya dibayar

dimuka H

ASSET 61000 Biaya Pemasaran H EXPENSE

11710

Uang muka

pembelian

OTHER CURRENT

ASSET 61100

Gaji Karyawan

pemasaran EXPENSE

11720

Sewa dibayar dimuka

OTHER CURRENT

ASSET 61101 Biaya iklan EXPENSE

12000 Aktiva Tetap H

ASSET 62000

Biaya administrasi

dan umum H EXPENSE

12100 Peralatan Kantor FIXED ASSET 62100

Gaji Karyawan

adm&umum EXPENSE

12110

Akum. Penyusutan

Peralatan FIXED ASSET 62101

Biaya listrik, air

dan telepon EXPENSE

12200 Kendaraan FIXED ASSET 62102 Biaya Transportasi EXPENSE

12210

Akum. Penyusutan

Kendaraan FIXED ASSET 62103 Biaya sewa EXPENSE

20000 Hutang H LIABILITY 62104 Biaya asuransi EXPENSE

21000 Hutang Lancar

H

LIABILITY 62105

Biaya perlengkapan

kantor EXPENSE

21100 Hutang Usaha

ACCOUNTS

PAYABLE 62106

Penyusutan

peralatan kantor EXPENSE

21110

Pendapatan diterima dimuka

ACCOUNTS

PAYABLE 62107

Penyusutan

kendaraan EXPENSE

21120

Barang diterima dimuka

ACCOUNTS

PAYABLE 80000 Penapatan lain-lain H

OTHER INCOME 21200 Hutang PPN H LIABILITY 81000 Pendapatan bunga

OTHER INCOME

(6)

6 21210 PPN masukan

OTHER CURRENT

LIABILITY 81100

Laba penjualan aktiva tetap

OTHER INCOME 21220 PPN keluaran

OTHER CURRENT

LIABILITY 90000 Biaya lain-lain H

OTHER EXPENSE

30000 Modal H EQUITY 91000 Biaya bunga

OTHER EXPENSE

31000 Modal usaha EQUITY 92000 Administrasi Bank

OTHER EXPENSE 32100 Laba ditahan 2009 EQUITY

Penyelesaian Kasus Akuntansi Perusahaan Dagang Persiapan Awal :

1. Buka program MYOB 18.

2. Jendela Welcome to MYOB Accounting ditampilkan, klik tombol Open Your Company file .

3. Di dalam kotak dialog Open, pilih lokasi penyimpanan file misalkan di dalam Local Disk (C:)\Accounting 18

4. Pilih nama file Mutiara Funiture.myob, lalu klik tombol open.

5. Selanjutnya tampil jendela Sign-On. Pilih Ok 6. File Mutiara Furniture akan terbuka.

Proses Pencatatan :

A. Mengimport data daftar akun

(7)

7 Nomor

Akun Nama Akun Header Tipe Akun

10000 Aktiva H ASSET

11000 Aktiva lancar H ASSET

11100 Kas BANK

11200 Kas kecil BANK

11300 Bank H ASSET

11310 Bank Agraha BANK

11320 Bank Diamond BANK

11400 Piutang Usaha ACCOUNTS

RECEIVABLE 11500 Persediaan barang dagang OTHER CURRENT

ASSET

11600 Perlengkapan kantor OTHER CURRENT ASSET

11700 Biaya dibayar dimuka H ASSET

11710 Uang muka pembelian OTHER CURRENT ASSET

11720 Sewa dibayar dimuka OTHER CURRENT ASSET

12000 Aktiva tetap H ASSET

12100 Peralatan kantor FIXED ASSET 12110 Akum. penyusutan

peralatan FIXED ASSET

12200 Kendaraan FIXED ASSET

12210 Akum. penyusutan

kendaraan FIXED ASSET

20000 Hutang H LIABILITY

21000 Hutang Lancar H LIABILITY

21100 Hutang usaha ACCOUNTS PAYABLE

21110 Pendapatan diterima

dimuka ACCOUNTS PAYABLE

21120 Barang diterima dimuka ACCOUNTS PAYABLE

21200 Hutang PPN H LIABILITY

21210 PPN masukan OTHER CURRENT

LIABILITY

21220 PPN keluaran OTHER CURRENT

LIABILITY

30000 Modal H EQUITY

31000 Modal usaha EQUITY

32100 Laba ditahan 2009 EQUITY

32101 Laba ditahan 2010 EQUITY

40000 Pendapatan H INCOME

41000 Penjualan INCOME

41100 Potongan penjualan INCOME

41200 Pendapatan jasa angkut INCOME

(8)

8

50000 Harga pokok H COST OF SALES

51000 Harga pokok barang dagang COST OF SALES 51100 Potongan pembelian COST OF SALES 51200 Biaya angkut pembelian COST OF SALES

60000 Biaya-biaya H EXPENSE

61000 Biaya Pemasaran H EXPENSE

61100 Gaji Karyawan pemasaran EXPENSE

61101 Biaya Iklan EXPENSE

62000 Biaya Administrasi dan

Umum H EXPENSE

62100 Gaji Karyawan EXPENSE

62101 Biaya listrik, air dan

telephone EXPENSE

62102 Biaya transportasi EXPENSE

62103 Biaya sewa EXPENSE

62104 Biaya asuransi EXPENSE

62105 Biaya perlengkapan kantor EXPENSE 62106 Penyusutan peralatan EXPENSE 62107 Penyusutan kendaraan EXPENSE 80000 Pendapatan lain-lain H OTHER INCOME

81000 Pendapatan bunga OTHER INCOME

81100 Laba penjualan aktiva OTHER INCOME

90000 Biaya lain-lain H OTHER EXPENSE

91000 Biaya bunga OTHER EXPENSE

92000 Administrasi Bank OTHER EXPENSE Caranya :

1. Sebelumnya data daftar akun di atas harus dibuat terlebih dahulu, kemudian buka file tentang daftar akun tersebut.

2. Setelah dibuka file tersebut harus disimpan ulang dengan cara buka kotak dialog save As.

3. Kotak dialog Save As ditampilkan, Tentukan lokasi penyimpanan file misalnya Local Drive C: di dalam folder Document atau My Document.

4. Untuk nama file biarkan tetap sama, lalu pada kolom Save As type, pilih type penyimpanan file Text (Tab Delimited)

5. Klik tombol Save. Jika tampil konfirmasi Microsoft excel yang menanyakan apakah Anda akan menyimpan file dalam format ini, klik OK kemudian klik Yes

6. Setelah selesai, tutup lembar kerja Excel Anda, jika tampil permintaan penyimpanan file pilih No atau Don’t Save.

7. Kembali ke program MYOB Accounting 18, klik menu file, pilih Import Data, kemudian pilih Account, pilih Account Information.

8. Jika muncul do you want to save change ..., pilih NO.

9. Kotak dialog Import File ditampilkan, pada kolom Import file format, pilih Tab-delimited. Pada kolom First Record is pilih Header Record dan pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Record.

(9)

9 B. Mencatat Nomor dan Nama Akun Baru

Apabila dalam membuat data daftar akun anda tidak menggunakan cara A. yaitu mengimport data daftar akun, maka anda dapat menggunakan cara B. yaitu mencatat satu per satu nomor dan nama ukun baru, atau bagi anda yang mengimport data namun data tidak terimport semua maka anda juga harus menambahkan data yang belum terimport dengan menggunakan cara B ini.

Caranya :

Pilih dan klik Accounts. Klik menu Acc ounts List. Klik NEW

Tentukan type rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Account, Detail Accounts, Detail Cheque Accounts

Klik salah satu kelompok rekening

Tentukan nomor rekening pada kotak isian Accounts Number Klik tombol Ok, proses pencatatan selesai.

Bagi anda yang dari awal mencatat nomor dan akun baru maupun yang mengimport data dan sudah terimport semua dapat Anda tambahkan akun-akun berikut sebagai contoh misalnya :

Nomor Nama Akun Level Tipe Akun

1-1730 Asuransi Dibayar Dimuka Detail Other Curret Asset

2-2000 Hutang Jangka Panjang Header Liability

2-2100 Hutang Bank Daira Detail Long Term Liability

C. Mengganti Nomor dan Nama Akun

Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain Klik tombol EDIT atau klik ganda mouse Anda

Klik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Accounts Nama dalam kotak dialog Edit Accounts.

Sebagai contoh Anda lakukan penggantian untuk akun-akun berikut ini : No Akun Nama Akun No. Akun Nama Akun 3-0800 Retained Earning 3-2000 Laba Ditahan

3-0900 Current Year Earning 3-2200 Laba Periode Berjalan 3-0999 Historical Balancing 3-9999 Selisih Pembukuan D. Menghapus Akun

1. Menghapus Akun Tanpa Link

Berikut ini daftar akun tanpa link yang akan dihapus dari daftar akun myob : No Akun Nama Akun

2-0300 Payroll Liabilities 6-0100 Wage & Salaries

6-0200 Other Employer Expenses Menghapus akun tanpa link ada 2 cara :

Cara 1 :

Klik account List pilih tab liability

Aktifkan rekening yang akan dihapus , atau klik ganda pada akun 2-0300 Payroll liabilities. Jendela Edit Account akan terbuka

Klik EDIT yang terdapat dalam baris menu

Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai Cara 2 :

Klik Close untuk menutup jendela Acoount List, selanjutnya anda akan menghapus akun menggunakan menu : Setup-Easy, Setup Assistant

Klik menu setup, pilih Easy Setup Assistant

(10)

10 Jendela Easy Setup Assistant ditampilkan, klik tombol Account

Klik Next

Dari daftar Account List cari dan klik akun 6-0100 Wage & Salaries, lalu klik tombol Delete

Klik tombol Close, dan untuk keluar dari jendela Easy Setup Assistant, Klik Close kembali.

2. Menghapus Akun Linked

Akun Linked adalah akun yang terhubung dengan akun-akun lain.

Setelah menghapus tanpa link, sekarang anda akan menghapus akun linked. Berikut adalah akun linked yang akan dihapus dari daftar akun :

No. Akun Nama Akun yang dihapus

Akun Pengganti

1-0100 Cheque Account Kas

1-0150 Undeposited Funds Bank Agraha 1-0200 Trade Debtors Piutang Usaha 2-0200 Trade Creditors Hutang Usaha Ikuti langkah-langkahnya berikut ini :

Klik tombol Account List atau tekan Alt+A

Klik ganda pada akun yang akan dihapus misalnya : 1-0100 Cheque Accout Kotak dialog Edit Account ditampilkan, pilih tab Details

Pada baris Linked Account for, terdapat keterangan bahwa akun ini digunakan untuk menerima pembayaran dari custumer dan membayar tagihan secara tunai kepada supplier. Klik tanda panah putihnya.