MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com

(1)

MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com

BAB I

MENGENAL MYOB ACCOUNTING 18

Myob Accounting 18 adalah versi terbaru dari program aplikasi akuntansi populer yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan secara otomatis, lengkap , cepat dan akurat. Myob terkenal dengan kemudahannya, sehingga pengguna awam pun dapat menguasai langkah pengoperasiannya secara cepat.

Pada versi terbaru ini, Myob (Mind Your Own Business) telah menambahkan fitur-fitur baru seperti editing pada transaksi Pay Bill dan Receive Payment yang sudah direcord, Lock Period yang fleksibel dan fitur-fitur baru lainnya. Selain itu Myob Accounting 18 kini juga dapat berjalan pada sistem operasi Windows Vista dan Windows 7. Berbeda dengan Myob sebelumnya yang tidak kompatibel pada kedua sistem operasi tersebut.

A. Membuka Program Myob Accounting 18

Berikut langkah-langkah untuk membuka program Myob Accounting 18 melalui sistem operasi windows 7 :

1. Klik tombol Start pada Windows Taskbar

2. Pilih All Program, drag scrolbar ke bawah lalu klik pada folder Myob Acconting v 18 lalu pilih Myob Accounting v 18

3. Jendela welcome to MYOB Accounting ditampilkan Terdapat lima tombol untuk mengakses program Myob, berikut fungsi dari kelima tombol tersebut :

 Open, digunakan untuk membuka file yang telah dibuat

 Create, untuk membuat file atau data perusahaan yang baru

 Explore, untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh Myob

 What’s New, digunakan untuk melihat fitur- fitur baru pada Myob

 Exit, digunakan untuk mengakhiri atau menutup program Myo

B.Membuat Data Perusahaan

Setelah membuka Myob Accounting 18, langkah selanjutnya adalah membuat data perusahaan. Sebagai contoh, kita akan menggunakan transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan dagang.

Berikut data singkat mengenai perusahaan : Nama Perusahaan : Mutiara Furniture Alamat : Jl. Sinar Mentari No. 33 Palembang

Telp/ Fax : 0711 – 998877 / 998878 Email : [email protected] Untuk membuat data perusahaan ikuti langkah- langkah berikut ini :

1. Klik tombol Create. Tampil jendela Introduction Welcome to the MYOB New Company File Assistant. Klik tombol next untuk melanjutkan ke tahap pengisian data perusahaan.

2. Pada jendela Company Information, masukan data perusahaan.

3. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current Financial Year) : 2011, bulan tutup buku (Last Month of Financial Year) : December, bulan awal pembukuan (Conversion Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan (Number of Accounting Periods) : Twelve atau 12 bulan.

(2)

MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com

2 4. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current Financial Year) : 2011, bulan tutup buku (Last Month of Financial Year) : December, bulan awal pembukuan (Conversion Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan (Number of Accounting Periods) : Twelve atau 12 bulan.

5. Klik tombol Next. Tampil jendela yang berisi informasi periode akuntansi sesuai pengaturan yang telah Anda lakukan sebelumnya. Periksa kembali informasi yang ditampilkan, jika ada kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak klik Next.

6. Klik Next pada jendela Account List, pilih cara atau metode pembuatan akun yang digunakan.

Myob menyediakan tiga pilihan pembuatan akun yaitu :

 I would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, artinya Anda akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB.

 I would like to import to list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. Artinya Anda akan mengimpor daftar akun dari file lain.

 I would like build my own account list once begin using MYOB, artinya Anda akan membuat sendairi daftar akun secara langsung.

7. Klik pada pilihan kedua lalu klik Next.

8. Tampil jendela Company File, yang berisi informasi likasi penyimpanan file data perusahaan yang baru saja dibuat. Standarnya file disimpan di dalam folder C:\Accounting18\Mutiara Furniture.myo.

9. Untuk mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change, jika tidak klik tombol Next.

10. Proses pembuatan data perusahaan dijalankan.

Setelah proses selesai, di dalam jendela Conclusion akan tampil informasi Congradulations! Yang berarti bahwa pembuatan data perusahaan telah sukses.

11. Untuk masuk ke menu utama Myob klik tombol Command Center.

12. Menu utama Myob Accounting 18 ditampilkan.

C.Area Kerja Myob Accounting 18

Setelah pembuatan data perusahaan selesai, maka akan tampil menu utama Myob Accounting 18 atau Command Center. Berikut ini uraian singkat tentang area dan fungsi dari Command center.

1. Baris Menu

Berisi menu-menu yang berfungsi untuk mengakses perintah-perintah pada Myob yaitu File,Edit, List, Command Centres, setup, dll.

2. Baris Judul

Menampilkan nama file yang sedang aktif, misalnya : Mutiara Furniture-Command Centre 3. Nama Modul dan Help

Menampilkan nama modul yang terpilih, misalnya ACCOUNT, dan simbol tanda tanya ( ? ) merupakan tombol Help atau bantuan yang akan menghubungkan Anda dengan jendela Myob Help.

4. Modul

Terdiri dari 6 modul yang berfungsi untuk mencatat seluruh kegiatan dan transaksi-transaksi perusahaan. Berikut ini uraian singkat tentang fungsi masing-masing modul.

(3)

3 a. Account

Digunakan untuk membuat daftar akun yang akan digunakan perusahaan, memasukan saldo awal akun serta mencatat transaksi jurnal umum.

b. Banking

Untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas dan melakukan rekonsiliasi rekening koran bank.

c. Sales

Modul ini berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan secara tunai dan kredit, penerimaan pembayaran piutang serta mencatat transaksi retur penjualan.

d. Puchases

Digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian secara tunai dan kredit, pembayaran hutang dan mencatat retur pembelian

e. Inventory

Modul untuk mencatat semua informasi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang, mengubah harga jual, menentukan metode pembebanan harga pokok penjualan, menghitung stock fisik persediaan serta melakukan penyesuaian persediaan.

Barang atau jasa yang dicatat pada modul ini meliputi : barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali, pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan perusahaan, barang rakitan atau barang hasil penggabungan beberapa komponen serta jasa yang ditawarkan oleh perusahaan

f. Card File

Modul untuk mencatat dan menyimpan seluruh data customer, supplier dan karyawan perusahaan.

5. Command Button

Adalah bagan arus (flowchart) yang berisi menu-menu dari setiap fungsi atau modul.

_ Accounts Menyediakan fitur :

Account List (untuk mancatat daftar akun), record Journal Entry (untuk mencatat jurnal ransaksi), Company Data Auditor (untuk mendeteksi adanya kemungkinan kesalahan saldo antara buku besar umum dengan buku besar pembantu), Transaction Journal (untuk menampilkan jurnal transaksi),dll

_ Banking,

Menyediakan fitur :

Spend Money, Receive Money, Prepare Bank Deposit, Bank Register, Reconcile Account, Print Cheque.

_ Sales

Menyediakan fitur Sales Quote, Order, Invoice, Sales Return, Receive Payment, Print Invoice, Print Statement.

_ Purchases

Menyediakan fitur Purchase Quote, Order, Bill, Purchase Return, Pay Bill, Print

(4)

4 Purchase Order, Print Cheque.

_ Inventory

Menyediakan fitur Item Register, Item List, Set Item Price, Count Inventory, Inventory Adjustment, Inventory Transfer, Auto Build Inventory.

_ Card File 6. Command Panel

Kumpulan menu yang berfungsi untuk menampilkan hasil pengolahan transaksi yang telah di input ke dalam Myob.

Terdiri dari 4 menu pilihan yaitu : 1. To Do List

Kumpulan daftar perintah untuk transaksi-transaksi yang memerlukan tindak lanjut seperti pencatatan transaksi berulang.

2. Find Transaction

Berfungsi untuk melihat ringkasan transaksi yang telah di input pada setiap fungsi seperti Account, Card, Item, Invoice, Bill, Category dan Job.

3. Reports

Berisi daftar laporan yang tersedia di Myob, seperti laporan laba rugi, neraca, ekuitas, inventory dan lain-lain.

4. Analysis

Option ini digunakan untuk melihat analisis aspek bisnis perusahaan seperti analisa Assets, Liability, Equity dan analisa laporan lainnya.

D. Mengakhiri Program Myob Accounting 18

Untuk menutup program Myob Accounting 18, ikuti langkah-langkah beerikut ini : 1. Dari menu utama Myob, klik menu File lalu pilih Exit.

2. Tampil jendela yang menanyakan apakah Anda akan membuat backup untuk file perusahaan ini.

3. Pilih No jika Anda tidak ingin menyalin (backup) data Anda. Program Myob akan langsung tertutup.

4. Jika Anda ingin melakukan backup data, pilih Yes.

5. Tampil jendela Myob Company File backup. Pilih Back up all data. Lalu aktifkan pilihan Check Company File for errors, klik Continue.

6. Setelah proses pemeriksaan file selesai maka akan tampil jendela informasi yang memberitahukan bahwa tidak ada kesalahan pada file data perusahaan. Klik Ok.

7. Kotak dialog Backup ditampilkan. Secara otomatis file akan tersimpan di dalam drive C:\Accounting18\Backup. Pada kolom File Name terisi dengan nama MYOB diikuti data bulan dan tanggal saat ini.

8. Klik tombol Save.

9. Proses penyimpanan file dijalankan. Setelah selesai program Myob Accounting akan tertutup.

(5)

5 BAB II

PERSIAPAN DATA AWAL

Studi Kasus Perusahaan Dagang

Mutiara Furniture didirikan pada tanggal 5 Januari 2010, menjual bermacam-macam furniture kantor dan rumah tangga.Sistem pembayaran yang digunakan adalah tunai dan kredit. Tunai untuk custumer dan supplier tidak tetap dan kredit untuk custumer dan supplier tetap.

Berikut Daftar akun atau rekening-rekening yang ada : DAFTAR AKUN

No

Akun Nama Akun Header Type Akun No

Akun Nama Akun Header Type Akun

10000 Aktiva H ASSET 32101 Laba ditahan 2010 EQUITY

11000 Aktiva Lancar H ASSET 40000 Pendapatan H INCOME

11100 Kas BANK 41000 Penjualan INCOME

11200 Kas kecil BANK 41100

Potongan

Penjualan INCOME

11300 Bank H

ASSET 41200

Pendapatan jasa

angkut INCOME

11310 Bank Agraha BANK 50000 Harga Pokok H

COST OF SALES

11320 Bank Diamond BANK 51000

Harga pokok barang dagang

COST OF SALES 11400 Piutang Usaha

ACCOUNTS

RECEIVABLE 51100

Potongan pembelian

COST OF SALES 11500

Persediaan Barang Dagang

OTHER CURRENT

ASSET 51200

Biaya angkut pembelian

COST OF SALES 11600

Perlengkapan Kantor

OTHER CURRENT

ASSET 60000 Biaya-biaya H EXPENSE

11700

Biaya dibayar

dimuka H

ASSET 61000 Biaya Pemasaran H EXPENSE

11710

Uang muka

pembelian

OTHER CURRENT

ASSET 61100

Gaji Karyawan

pemasaran EXPENSE

11720

Sewa dibayar dimuka

OTHER CURRENT

ASSET 61101 Biaya iklan EXPENSE

12000 Aktiva Tetap H

ASSET 62000

Biaya administrasi

dan umum H EXPENSE

12100 Peralatan Kantor FIXED ASSET 62100

Gaji Karyawan

adm&umum EXPENSE

12110

Akum. Penyusutan

Peralatan FIXED ASSET 62101

Biaya listrik, air

dan telepon EXPENSE

12200 Kendaraan FIXED ASSET 62102 Biaya Transportasi EXPENSE

12210

Akum. Penyusutan

Kendaraan FIXED ASSET 62103 Biaya sewa EXPENSE

20000 Hutang H LIABILITY 62104 Biaya asuransi EXPENSE

21000 Hutang Lancar

H

LIABILITY 62105

Biaya perlengkapan

kantor EXPENSE

21100 Hutang Usaha

ACCOUNTS

PAYABLE 62106

Penyusutan

peralatan kantor EXPENSE

21110

Pendapatan diterima dimuka

ACCOUNTS

PAYABLE 62107

Penyusutan

kendaraan EXPENSE

21120

Barang diterima dimuka

ACCOUNTS

PAYABLE 80000 Penapatan lain-lain H

OTHER INCOME

21200 Hutang PPN H LIABILITY 81000 Pendapatan bunga

OTHER INCOME

(6)

6 21210 PPN masukan

OTHER CURRENT

LIABILITY 81100

Laba penjualan aktiva tetap

OTHER INCOME 21220 PPN keluaran

OTHER CURRENT

LIABILITY 90000 Biaya lain-lain H

OTHER EXPENSE

30000 Modal H EQUITY 91000 Biaya bunga

OTHER EXPENSE

31000 Modal usaha EQUITY 92000 Administrasi Bank

OTHER EXPENSE 32100 Laba ditahan 2009 EQUITY

Penyelesaian Kasus Akuntansi Perusahaan Dagang Persiapan Awal :

1. Buka program MYOB 18.

2. Jendela Welcome to MYOB Accounting ditampilkan, klik tombol Open Your Company file .

3. Di dalam kotak dialog Open, pilih lokasi penyimpanan file misalkan di dalam Local Disk (C:)\Accounting 18

4. Pilih nama file Mutiara Funiture.myob, lalu klik tombol open.

5. Selanjutnya tampil jendela Sign-On. Pilih Ok 6. File Mutiara Furniture akan terbuka.

Proses Pencatatan :

A. Mengimport data daftar akun

(7)

7 Nomor

Akun Nama Akun Header Tipe Akun

10000 Aktiva H ASSET

11000 Aktiva lancar H ASSET

11100 Kas BANK

11200 Kas kecil BANK

11300 Bank H ASSET

11310 Bank Agraha BANK

11320 Bank Diamond BANK

11400 Piutang Usaha ACCOUNTS

RECEIVABLE 11500 Persediaan barang dagang OTHER CURRENT

ASSET

11600 Perlengkapan kantor OTHER CURRENT ASSET

11700 Biaya dibayar dimuka H ASSET

11710 Uang muka pembelian OTHER CURRENT ASSET

11720 Sewa dibayar dimuka OTHER CURRENT ASSET

12000 Aktiva tetap H ASSET

12100 Peralatan kantor FIXED ASSET

12110 Akum. penyusutan

peralatan FIXED ASSET

12200 Kendaraan FIXED ASSET

12210 Akum. penyusutan

kendaraan FIXED ASSET

20000 Hutang H LIABILITY

21000 Hutang Lancar H LIABILITY

21100 Hutang usaha ACCOUNTS PAYABLE

21110 Pendapatan diterima

dimuka ACCOUNTS PAYABLE

21120 Barang diterima dimuka ACCOUNTS PAYABLE

21200 Hutang PPN H LIABILITY

21210 PPN masukan OTHER CURRENT

LIABILITY

21220 PPN keluaran OTHER CURRENT

LIABILITY

30000 Modal H EQUITY

31000 Modal usaha EQUITY

32100 Laba ditahan 2009 EQUITY

32101 Laba ditahan 2010 EQUITY

40000 Pendapatan H INCOME

41000 Penjualan INCOME

41100 Potongan penjualan INCOME

41200 Pendapatan jasa angkut INCOME

(8)

8

50000 Harga pokok H COST OF SALES

51000 Harga pokok barang dagang COST OF SALES 51100 Potongan pembelian COST OF SALES 51200 Biaya angkut pembelian COST OF SALES

60000 Biaya-biaya H EXPENSE

61000 Biaya Pemasaran H EXPENSE

61100 Gaji Karyawan pemasaran EXPENSE

61101 Biaya Iklan EXPENSE

62000 Biaya Administrasi dan

Umum H EXPENSE

62100 Gaji Karyawan EXPENSE

62101 Biaya listrik, air dan

telephone EXPENSE

62102 Biaya transportasi EXPENSE

62103 Biaya sewa EXPENSE

62104 Biaya asuransi EXPENSE

62105 Biaya perlengkapan kantor EXPENSE 62106 Penyusutan peralatan EXPENSE 62107 Penyusutan kendaraan EXPENSE 80000 Pendapatan lain-lain H OTHER INCOME

81000 Pendapatan bunga OTHER INCOME

81100 Laba penjualan aktiva OTHER INCOME

90000 Biaya lain-lain H OTHER EXPENSE

91000 Biaya bunga OTHER EXPENSE

92000 Administrasi Bank OTHER EXPENSE

Caranya :

1. Sebelumnya data daftar akun di atas harus dibuat terlebih dahulu, kemudian buka file tentang daftar akun tersebut.

2. Setelah dibuka file tersebut harus disimpan ulang dengan cara buka kotak dialog save As.

3. Kotak dialog Save As ditampilkan, Tentukan lokasi penyimpanan file misalnya Local Drive C: di dalam folder Document atau My Document.

4. Untuk nama file biarkan tetap sama, lalu pada kolom Save As type, pilih type penyimpanan file Text (Tab Delimited)

5. Klik tombol Save. Jika tampil konfirmasi Microsoft excel yang menanyakan apakah Anda akan menyimpan file dalam format ini, klik OK kemudian klik Yes

6. Setelah selesai, tutup lembar kerja Excel Anda, jika tampil permintaan penyimpanan file pilih No atau Don’t Save.

7. Kembali ke program MYOB Accounting 18, klik menu file, pilih Import Data, kemudian pilih Account, pilih Account Information.

8. Jika muncul do you want to save change ..., pilih NO.

9. Kotak dialog Import File ditampilkan, pada kolom Import file format, pilih Tab-delimited. Pada kolom First Record is pilih Header Record dan pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Record.

(9)

9 B. Mencatat Nomor dan Nama Akun Baru

Apabila dalam membuat data daftar akun anda tidak menggunakan cara A. yaitu mengimport data daftar akun, maka anda dapat menggunakan cara B. yaitu mencatat satu per satu nomor dan nama ukun baru, atau bagi anda yang mengimport data namun data tidak terimport semua maka anda juga harus menambahkan data yang belum terimport dengan menggunakan cara B ini.

Caranya :

Pilih dan klik Accounts. Klik menu Acc ounts List. Klik NEW

Tentukan type rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Account, Detail Accounts, Detail Cheque Accounts

Klik salah satu kelompok rekening

Tentukan nomor rekening pada kotak isian Accounts Number Klik tombol Ok, proses pencatatan selesai.

Bagi anda yang dari awal mencatat nomor dan akun baru maupun yang mengimport data dan sudah terimport semua dapat Anda tambahkan akun-akun berikut sebagai contoh misalnya :

Nomor Nama Akun Level Tipe Akun

1-1730 Asuransi Dibayar Dimuka Detail Other Curret Asset

2-2000 Hutang Jangka Panjang Header Liability

2-2100 Hutang Bank Daira Detail Long Term Liability

C. Mengganti Nomor dan Nama Akun

Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain Klik tombol EDIT atau klik ganda mouse Anda

Klik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Accounts Nama dalam kotak dialog Edit Accounts.

Sebagai contoh Anda lakukan penggantian untuk akun-akun berikut ini : No Akun Nama Akun No. Akun Nama Akun 3-0800 Retained Earning 3-2000 Laba Ditahan

3-0900 Current Year Earning 3-2200 Laba Periode Berjalan 3-0999 Historical Balancing 3-9999 Selisih Pembukuan D. Menghapus Akun

1. Menghapus Akun Tanpa Link

Berikut ini daftar akun tanpa link yang akan dihapus dari daftar akun myob : No Akun Nama Akun

2-0300 Payroll Liabilities 6-0100 Wage & Salaries

6-0200 Other Employer Expenses Menghapus akun tanpa link ada 2 cara :

Cara 1 :

Klik account List pilih tab liability

Aktifkan rekening yang akan dihapus , atau klik ganda pada akun 2-0300 Payroll liabilities. Jendela Edit Account akan terbuka

Klik EDIT yang terdapat dalam baris menu

Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai Cara 2 :

Klik Close untuk menutup jendela Acoount List, selanjutnya anda akan menghapus akun menggunakan menu : Setup-Easy, Setup Assistant

Klik menu setup, pilih Easy Setup Assistant

(10)

10 Jendela Easy Setup Assistant ditampilkan, klik tombol Account

Klik Next

Dari daftar Account List cari dan klik akun 6-0100 Wage & Salaries, lalu klik tombol Delete

Klik tombol Close, dan untuk keluar dari jendela Easy Setup Assistant, Klik Close kembali.

2. Menghapus Akun Linked

Akun Linked adalah akun yang terhubung dengan akun-akun lain.

Setelah menghapus tanpa link, sekarang anda akan menghapus akun linked. Berikut adalah akun linked yang akan dihapus dari daftar akun :

No. Akun Nama Akun yang dihapus

Akun Pengganti

1-0100 Cheque Account Kas

1-0150 Undeposited Funds Bank Agraha 1-0200 Trade Debtors Piutang Usaha 2-0200 Trade Creditors Hutang Usaha Ikuti langkah-langkahnya berikut ini :

Klik tombol Account List atau tekan Alt+A

Klik ganda pada akun yang akan dihapus misalnya : 1-0100 Cheque Accout Kotak dialog Edit Account ditampilkan, pilih tab Details

Pada baris Linked Account for, terdapat keterangan bahwa akun ini digunakan untuk menerima pembayaran dari custumer dan membayar tagihan secara tunai kepada supplier. Klik tanda panah putihnya.

(11)

11 Jendela Sales Linked Account akan terbuka , Anda ganti akun Cheque Account pada baris Bank Account for Custumer Receipts. Akun ini digunakan untuk menampung transaksi penerimaan kas pada saat terjadi penjualan secara tunai, klik tanda panahnya.

Pilih akun 1-1100 Kas lalu klik Use Account. Kembali ke jendela Sales Linked Account. Klik Ok.

Klik Ok kembali

Kembali ke jendela Account List, untuk akun cheque account ternyata masih terhubung dengan akun lain. Klik ganda kembali akun Cheque Account.

Pilih tab Details, lalu klik tanda panah putih pada baris Linked Account for

Jendela Purchases Linked Account ditampilkan. Anda ganti akun Cheque Account pada baris Bank Account for Paying Bills. Akun ini digunakan untuk melakukan pembayaran tunai atas transaksi pembelian kepada supplier.

Klik tanda panahnya lalu pilih 1-1100 kas. Klik Use Account. Kembali jendela Purchases Linked Accounts. Klik Ok.

Klik Ok kembali untuk menutup jendela Edit Accounts.

Akun Cheque sekarang sudah unlinked, perhatikan pada kolom linked tanda centrangnya telah dihilangkan.

Untuk menghapusnya, klik ganda akun cheque account, pilih menu Edit > Delete Account Lanjutkan untuk menghapus akun linked selanjutnya, dengan cara seperti di atas.

E.MEMBUAT SETUP LINKED ACCOUNTS 1) Accounts & Banking Linked Account

Dari jendela Comman Center, klik menu Setup > Linked Account > Accounts &

Banking Accounts

(12)

12 Semua linked akun pada Account & Banking Account telh diganti pada pembahasan sebelumnya, sehingga di sini anda tidak akan mengganti akun linked, namun ada baiknya anda mengetahui fungsi- fungsi dari setiap link yang ada.

Klik Ok, untuk menutup jendela Accounts & Banking Linked Accounts

 Equity Accounts for Current Earnings 3-2200 adalah Laba periode berjalan Akun modal ini untuk menampung saldo laba peride berjalan.

 Equity Accounts for Retained Earnings 3-2000 adalah Laba ditahan Akun modal untuk menampung laba ditahan periode sebelumnya.

 Equity Accounts for Historical Balancing 3-9999 adalah Selisih pembukuan

Akun modal untuk menampilkan selisih pembukuan atau selisih saldo debet dan kredit yang terjadi ketika anda memasukkan saldo awal akun ke dalam myob, akun ini harus bernilai nol

 Bank Accounts for Undeposited Funds 1-1310 adalah Bank Agraha

Akun untuk menampung pencatatan sementara atas transaksi pembayaran yang diterima dari pelanggan.

2) Sales Linked Accounts

Dari jendela Comman Center, klik menu Setup > Linked Account > Sales Linked Accounts.

(13)

13 Jendela Sales Linked Accounts ditampilkan. Dua linked akun bagian atas telah diubah sesuai

dengan akun perusahaan (lihat pada pembahasan menghapus akun linked).

Sekarang anda hanya akan membuat linked akun dibagian bawahnya.

Beri tanda centang semua, lalu klik tombol drop down nya kemudian akan tampil jendela Select from List, pilih akun 4-1200 Pendapatan Jasa Angkut,kemudian klik Use Account.

Dan seterusnya hingga tampilan Sales Linked accounts seperti di bawah ini :

Klik Ok untuk menutup jendela Sales Linked Account 3) Purchases Linked account

Klik menu Setup kembali, plih Linked Accounts, pilih Purchases Accounts

Tampil kotak dialog “Purchase Linked Accounts”

(14)

14 Membuat link untuk akun-akun bagian bawah

Aktifkan atau centang kotak pilihan I can receive item wothout supplier bill, klik kotak panah Liability Accounts for Item Receipts

Di dalam jendela select from list, pilih akun : 2-1120 Barang diterima di muka.

Dan seterusnya hingga tampilan Purchase Linked Accounts seperi di atas.

4) Report Linked Accounts

Setelah melakukan pengaturan pada link akun, Anda dapat melihat hasil pengaturan link akun secara keseluruhan melalui fasilitas Report Linked Account yang disediakan oleh Myob. Berikut langkah-langkahnya :

 Klik tombol drop down Report lalu pilih Accounts

 Jendela index to Report ditampilkan. Pilih tab Accounts, pada kolom Nama pilih Linked Accounts

 Klik Display. Klik tombol close untuk menutup laporan linked accounts. Klik kembali close untuk menutup jendela Index to Report.

F.MEMBUAT KODE PAJAK

Kode pajak yang disediakan oleh Myob sampai saat ini belum ada yang sesuai dengan peraturan pajak yang ada di Indonesia. Oleh karena itu Anda harus membuat sendiri kode pajak atau mengubah kode pajak yang sudah ada. Kali ini Anda akan membuat kode pajak untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dikenakan atas transaksi penjualan barang atau jasa.

Berikut langkah-langkah pembuatan kode pajak : 1. Klik menu List lalu pilih Tax Codes

2. Pilih kode pajak GST Goods & Service Tax, lalu klik tombol Edit.

3. Jendela Tax Code Information dotampilkan. Pada kolom Tax Code ubah menjadi PPN. Pada kolom Description ketik Pajak Pertambahan Nilai lalu ubah Rate nya menjadi 10 %

4. Selanjutnya Anda isi link untuk akun pajak keluaran dan pajak masukan. Klik tanda panah Account for Tax Collected, klik tombol drop down pilih PPN Keluaran, dan untuk Linked Account for Tax Paid, klik tombol drop down pilih PPN Masukan.

(15)

15 Sebagai keterangan bahwa PPN Keluaran adalah PPN karena perusahaan mengeluarkan barang dagang dalam arti menjual barang, dan PPN Masukan adalah PPN karena perusahaan memasukkan barang dalam arti membeli barang dagang. Yang besarnya masing-masing adalah 10%

G.DAFTAR RELASI DATA DAFTAR CUSTUMER

Kode Nama Alamat Kota Kontak Telp Diskon Saldo Awal

Custumer

C-01

Toko

Sanjaya Mall PTC Palembang Syabila

0711-

581400 2/10 ; n/30

Rp

10.000.000

Block C-1

No.7

C-02

CV.

Mentari Jl. Sriwijaya Palembang Faldy

0711-

980980 5/10 ; n/30

Rp 6.500.000

No. 340

C-03

Toko Permata

Mall. Pal

Square Palembang Rasya

0711-

987980 5/10 ; n/30

Rp 8.000.000

Block A-1

No.5

Langkah-langkah pencatatan data daftar customer : Pada jendela Command Center, klik modul Card File

Klik Card List, pilih Customer, klik New. Dalam tab Profile, masukan data custumer sesuai dengan data.

Setelah selesai, klik tab Selling Detail untuk mengisi formasi detail penjualan klik Ok.

Ulangi untuk memasukan data custumer berikutnya.

DATA DAFTAR SUPPLIER

Kode Nama Alamat Kota Kontak Telp Termin Saldo

Supplie

r Pembayara

n Hutang

S-01 PT.

Olympia Jl. Pare-pare

Palemban

g Rayhan

0711- 778899

10/20 ; n/30

Rp 9.000.000

N0. 1010

(16)

16 S-02

PT.

Springset

Jl. Netral

N0. 20 Jakarta

Salsabil a

021-88- 901

15/20 ; n/30

Rp

11.250.000

S-03 PT. Surya Jl.

Cendrawasi

h Bandung Arya

022- 211010

15/20 ; n/30

Rp 7.350.000

Kencana No. 903

Langkah-langkah Pencatatan data daftar supplier : Dari jendela Card List klik tab supplier, lalu klik New.

Pada bagian profil masukan data supplier

Setelah selesai, klik tab Buying Detail. Lalu masukkan informasi detail pembelian Klik Ok untuk menutup jendela Card Information

Ulangi untuk memasukan data supplier berikutnya.

DATA KARYAWAN

ID Nama Jabatan Alamat Kontak

01 Rayhan Direktur Jl. Sersan Sani No. 32 Palembang 0711-556644 02 Kevin Manager Jl. R. Sukamto No. 760 Palembang 0711-668899 03 Natasya Keuangan

Komplek Seduduk Putih Blok G-45

Palembang 0711-221133

04 Aditya Personalia

Perum Green Garden Block A-12

Palembang 0711-777890

05 Khalista Administrasi Jl. Kancil Putih N0. 33 Palembang 0711-899980 Langkah-langkah Pencatatan data karyawan :

Masih dalam Card List, pilih tab Employee lalu klik tombol New Masukan data karyawan pada tab profile

Klik New untuk memasukan data karyawan selanjutnya.

Klik Ok. Klik close untuk menutup jendela Card List H.MENGEDIT dan MENGHAPUS Card List

Data yang telah diinput ke dalam Card List dapat diperbaiki, diubah atau ditambahkan dengan mudah. Anda juga dapat menghapus data card list jika sudah tidak diperlukan lagi.

Langkah yang harus dilakukan :

Klik menu Card List. Pilih data yang akan diedit, misalkan data custumer CV. Mentari.

Pilih CV. Mentari lalu klik Edit atau klik ganda nama custumer tersebut.

Jika Card Information ditampilkan. Misalnya Anda akan menambahkan data no. Fax. Pada kolom Fax ketik 0711 980981. Klik Ok.

Untuk menghapus data, pastikan anda berada di dalam jendela Card List, pilih data yang dihapus.

Klik menu Edit lalu pilih Delete Card.

I.DAFTAR PERSEDIAAN 1. Mencatat Data Persediaan

DAFTAR PERSEDIAAN BARANG DAGANG

Kode Nama Type Harga Harga Stock Total

Barang Barang Barang Beli Jual

001 Lemari LM - 24A

Rp 800.000

Rp

1.100.000 5

Rp 4.000.000 002 Meja Kerja M - 112 K

Rp 520.000

Rp

750.000 10

Rp 5.200.000

(17)

17 003

Meja

Komputer M -345 K

Rp 550.000

Rp

800.000 4

Rp 2.200.000 004 Kursi Kerja K - 320

Rp 175.000

Rp

350.000 5

Rp 875.000 005 Spring Bed S - 0034

Rp 1.510.000

Rp

2.000.000 10

Rp 15.100.000

006 Sofa K - 051 S

Rp 1.800.000

Rp

2.200.000 3

Rp 5.400.000 Langkah-langkah Pencatatan persediaan :

Pada jendela Command Center pilih modul Inventory lalu klik menu Item List

Klik tombol New, jendela Item Information ditampilkan. Pada kolom Item Number ketik : 001 dan pada kolom Name ketik Lemari

Semua persediaan merupakan barang dagang, oleh karena itu aktifkan atau centang pilihan I Buy this Item, I Sell This Item dan Inventory This Item

Klik tanda panah Cost Of Sales Account. Tampil kotak dialog Select from List, pilih akun 5- 1000 Harga Pokok Barang Dagang, lalu klik Use Accounts.

Selanjutnya klik tanda panah Income Account for Tracking Sales lalu pilih akun 4-1000 Penjualan

Klik tombol anak panah asset account for Item Inventory lalu pilih akun 1-1500 Persedian Barang Dagang

Berikutnya pilih tab Buying Details. Pada kolom Standart Cost masukkan harga beli standar barang 800.000 pada kolom Buying Unit of Measure ketik unit. Untuk kolom Tax Code When Bought isi dengan PPN.

Selanjutnya pada kolom Minimum Level for Restocking Alert isi dengan jumlah stok minimum 2

Untuk Supplier item number masukkan kode item supplier S-01

Berikutnya klik tab Selling Detail Unit. Pada Base Selling Price ketik harga jual 1.100.000, pada Selling unit of Measure ketik unit, kemudian untuk Tax Code when Sold pilih PPN.

Klik Ok untuk mengakhiri pengisian data persediaan. Jika tampil kotak dialog Speling klik tombol Ignore All.

Klik tombol close untuk menutup jendel Item List.

Keterangan :

Item number = kode barang

Primary Supplier = Pemasok Barang Dagangan Standar Cost = Harga Beli

Base selling Price = Harga Jual Minimum Level = Stok Minimum 2. Mencatat Saldo Awal Persediaan

Dari dalam modul Inventory, klik Adjust Inventory

Pada kolom Date ketik tanggal 01/01/2011, tekan Tab lalu ketik Persediaan awal barang pada kolom memo

Tekan Tab dua kali, jendela Select from list ditampilkan, pilih nama barang Lemari lalu klik Use Item.

Pada kolom Quantity, masukkan stock awal 5. Tekan Tab, pada kolom Unit Cost ketik harga beli 800.000 (penulisan tanpa Rp dan tanpa titik).

Tekan Tab, kolom Amount otomatis terisi dengan total persediaan

Tekan Tab dua kali, lalu pilih akun 1-1500 persediaan barang dagang klik Use account

Tekan Tan 4 kali lalu masukan saldo awal persediaan selanjutnya ulangi langkah tersebut untuk memasukan data persediaan yang ada.

(18)

18 Setelah selesai klik tombol Record untuk menyimpan data persediaan

Klik tombol Cancel untuk menutup jendela Adjust Inventory J. SALDO AWAL

Berikut ini adalah saldo awal akun pada perusahaan Mutiara Furniture yang ditunjukkan dengan neraca saldo.

MUTIARA FURNITURE NERACA SALDO 01 JANUARI 2011

No Akun Nama Akun Saldo

11000 Aktiva Lancar

11100 Kas Rp 11.250.000

11200 Kas kecil Rp 2.000.000

11300 Bank

11310 Bank Agraha Rp 20.000.000

11320 Bank Diamond Rp 25.000.000

11400 Piutang Usaha Rp 24.500.000 11500 Persediaan Barang Dagang Rp 32.775.000 11600 Perlengkapan Kantor Rp 1.150.000

11700 Biaya dibayar dimuka

11720 Sewa dibayar dimuka Rp 6.000.000

12000 Aktiva Tetap

12100 Peralatan Kantor Rp 8.450.000 12110 Akum. Penyusutan Peralatan

Rp (3.480.000)

12200 Kendaraan Rp 43.000.000

12210 Akum. Penyusutan Kendaraan

Rp (6.000.000)

20000 Hutang

21000 Hutang Lancar

21100 Hutang Usaha Rp 27.600.000

22000 Hutang Jangka Panjang

22100 Hutang Bank Daira Rp 48.960.000

30000 Modal

31000 Modal Usaha Rp 60.000.000

32100 Laba ditahan 2009 Rp 12.555.000 32101 Laba ditahan 2010 Rp 15.530.000 1. Saldo Awal Akun

Untuk mencatat saldo awal akun yang dimiliki Mutiara Furniture lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

Klik menu Setup > Balance > Account Opening Balances

Anda masukkan saldo masing-masing akun. Misalnya saldo awal kas ketik 11.250.000, tekan Enter

Lanjutkan dengan akun-akun yang lain. Untuk akun kelompok aktiva yang bersaldo kredit seperti Akum. Penyusutan Peralatan tambahkan tanda min (-) diawal angka

Masukan saldo awal akun kelompok Liability (Hutang) dan Equity (Modal)

Pada baris Amount left to be allocated akan terisi dengan Rp. 0,00. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada selisih antara aktiva dan pasiva, saldo awal akun bernilai seimbang.

Klik Ok untuk menutup jendela Account Opening Balance 2. Saldo Awal Custumer

Klik menu Setup > Balances > Custumer Balances

(19)

19 Pilih custumer Toko Sanjaya lalu klik tombol Add Sale

Tekan tombol Tab hingga pada kolom Date. Ubah tanggalnya menjadi 01/01/2011

Tekan Tab kembali, pada kolom Total Including Tax masukan saldo awalnya sebesar 10.000.000

Klik tanda panah Tax Code lalu ubah kode pajaknya menjadi N-T Klik tombol Record

Untuk mencatat saldo custumer selanjutnya klik tombol panah Custumer Detail. Pilih nama custumer lalu klik Use Custumer

Ulangi untuk mencatat saldo awal custumer lainnya. Klik close untuk menutup jendela Custumer Balances

3. Saldo Awal Supplier

Klik menu Setup > Balances > Supplier Balances Pilih supplier PT. Olympia lalu klik Add Purchase

Tekan Tab sampai pada kolom Date lalu ubah tanggalnya menjadi 01/01/2011

Tekan Tab kembali, pada kolom Total Including tax masukkan saldo hutangnya 9.000.000 Klik tanda panah Tax Code ubah N-T

Klik tombol Record

Klik tanda panah Supplier Detail untuk memilih supplier berikutnya

Pastikan baris Out of Balances Amount bernilai Rp. 0,00. Klik close untuk menutup jendela Supplier Balances.

(20)

20 BAB III

MENCATAT JURNAL TRANSAKSI

A. Mencatat jurnal Umum

Jurnal umum adalah jurnal yang dibuat atas transaksi-transaksi yang tidak berhubungan dengan bank, penjualan maupun pembelian. Di dalam Myob jurnal umum dicatat di dalam modul Account Record journal Entry.

Sebelum mulai mencatat transaksi jurnal umu, terlebih dahulu akan diuraikan kebijakan akuntansi perusahaan.

1. Dana kas kecil dikelola dengan sistem dana tidak tetap (fluktuasi)

2. Kas kecil digunakan untuk membayar transaksi dibawah Rp. 1.000.000,- Transaksi di atas Rp.

1.000.000,- menggunakan akun kas.

3. Pembayaran rekening listrik, air dan telepon dilakukan setiap tanggal 15 bulan yang bersangkutan.

4. Pengakuan biaya dibayar dimuka serta penyusutan perlengkapan dan aktiva tetap dilakukan setiap tanggal 27 bulan yang bersangkutan.

Pada bulan Januari 2011, Mutiara Furniture melakukan transaksi-transaksi sebagai berikut : 1. 7 Januari - Membeli kertas HVS 3 Rim Rp. 150.000,-

2. 15 Januari - Membayar tagihan listrik Rp. 225.000,- Air Rp. 100.000,- dan Telepon Rp.

300.000,-

3. 27 Januari - Beban sewa yang jatuh tempo bulan ini Rp. 500.000,- 4. 27 Januari - Pemakaian perlengkapan kantor Rp. 350.000,-

5. 27 Januari - Penyusutan peralatan kantor Rp. 145.000,- dan penyusutan kendaraan Rp.

250.000,-

Untuk mencatat transaksi-transaksi di atas ke dalam Myob Accounting adalah sebagai berikut :

Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara furniture.myo dari dalam Local Disk (C:)/Accounting 18

Pilih modul Account lalu klik menu Record Journal Entry.

Pada kolom General Journal # otomatis terisi dengan nomor urut transaksi. Pada kolom Date ketik tanggal transaksi 07/01/2011

Tekan tombol Tab, lalu beri keterangan transaksi pembelian kertas HVS

Tekan Tab dua kali, jendela Select from List ditampilkan. Pilih akun 1-1600 Perlengkapan Kantor lalu klik Use account. Masukan jumlah transaksi Rp. 150.000,- (penulisan tanpa menggunakan titik) pada kolom Debit.

Tekan Tab kembali sampai jendela Select from List tampil. Pilih akun 1-1200 Kas Kecil. Klik Use Account.

Tekan Tab, secara otomatis kolom Credit akan berisi jumlah yang sama dengan kolom debit.

Tekan Tab kembali, pastikan baris Out of balances bernilai Rp. 0,00,- Klik tombol Rekord untuk menyimpan transaksi

B. Menampilkan dan Memperbaiki Jurnal Umum

Dari dalam modul accounts, klik Transaction Journal.

Untuk melihat jurnal umum, pilih tab General. Ketik periode transaksi yang ingin ditampilkan.

Misalkan pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 tekan tab lalu pada kolom To ketik 31/01/2011, tekan tab kembali.

Apabila terjadi kesalahan pada jurnal transaksi, untuk memperbaiki klik tanda panah disamping jurnal atau klik pada jurnal yang akan diperbaiki. Misalkan jurnal pembayaran asuransi.

Tambahkan keterangan pada kolom memo yaitu Pembayaran Asuransi bulan Januari. Klik Ok.

C. Menghapus Jurnal transaksi

Masih dalam jendela Transaction Journal.

(21)

21 Klik tanda panah disamping jurnal yang akan dihapus.

Jurnal akan tampil pada jendela Record Journal Entry. Klik menu Edit lalu pilih Delete General Journal Transaction.

Jurnal transaksi akan dihapus dari jendela Transaction Journal.

Klik Cencel lalu klik tombol Close untuk menutup jendela Transaction Journal.

D. Laporan Jurnal Umum

Dari jendela Commad Center, klik panel Reports lalu pilih Accounts

Jendela Index to Reports ditampilkan. Pada kolom Name, geser tombol scroll bar ke bawah sampai pada bagian Transaction Journals lalu lalu pilih General Journal. Klik tombol Custumise.

Di dalam jendela Report Customisation-General Journal atur tampilan laporan yang diinginkan.

Untuk Transaction date pilih January lalu pada kolom To pilih January. Klik tombol Display.

Pengaturan tampilan laporan selanjutnya dapat dilakukan melalui tab Report Field dan Finishing.

Untuk mencetak laporan klik tombol Print.

Untuk mengirim laporan ke program lain, klik tombol Send To lalu pilih Excel Laporan general Journal tampil di dalam program Excel dengan nama genjrll.

Klik tombol close untuk menutup program Excel. Jika tampil konfirmasi permintaan penyimpanan klik Yes atau Save.

Kotak dialog Save As ditampilkan. Pilih lokasi atau folder lalu ubah namanya menjadi jurnal_umum. Klik tombol Save.

Kembali ke program Myob Accounting. Untuk mengirim laporan ke dalam program PDF, klik kembali Sent To pilih PDF.

Sebelum Anda diminta untuk menyimpan file, pilih lokasi penyimpanannya lalu klik tombol Save.

Untuk menampilkan laporannya buka lokasi penyimpanan file lalu klik file tersebut.

Laporan dalam format PDF ditampilkan.

Kembali ke program Myob Accounting, klik tombol close untuk menutup laporan jurnal umum Klik close kembali untuk menutup jendela Index to Reports.

(22)

22 BAB IV

PEMBELIAN

A. MENCATAT TRANSAKSI PEMBELIAN a. Membuat Permintaan Pembelian

Pada tanggal 3 January, perusahaan membuat permintaan Lemari 2 unit @ Rp. 800.000 dan Meja Komputer 3 buah @ Rp. 550.000 supplier PT. Olympia.

Caranya :

Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara Furniture.myob Pilih modul Purchases, lalu klik Enter Purchases

Pilih status pembelian, pilih tombol drop down di sudut kiri atas lalu pilih QUOTE.

Klik tombol layout Item lalu klik Ok

Klik tombol drop down Supplier lalu pilih PT. Olympia, klik Use Supplier

Kolom Ship to otomatis terisi dengan nama dan alamat perusahaan sebagai alamat barang. Jika barang ingin dikirim ke tempat lain, Anda tinggal mengubahnya secara langsung.

Non-aktifkan pilihan Tax Inclusive. Pada kolom Purchase # masukkan nomor urut pembelian misalkan P-001

Tekan tab, masukkan tanggal transaksi 03/01/2011, tekan tab. Kosongkan kolom Inv#, tekan tab kembali

Masukan quantity barang yang diminta yaitu 2 tekan tab dua kali. Pilih nama barang Lemari klik Use Item.

Tekan tab, pada kolom Price masukkan harga beli Rp. 800.000, tekan tab sampai pada kolom Quantity lalu masukkan lagi jumlah barang berikutnya yaitu 3

Tekan tab dua kali, pilih nama barang Meja Komputer klik Use Item

Tekan tab, ketik harga beli barang Rp. 550.000 tekan tab. Periksa total harga pada kolom Subtotal dan Total Amount.

Jika diperlukan, Anda dapat menambahkan keterangan singkat pada kolom Comment, Ship Via maupun Promised Date.

Klik Save Quote atau tekan Alt+Q untuk menyimpan.

Klik Cancel untuk menutup jendela Purchases – New Item

Untuk melihat daftar permintaan pembelian, klik Purchases Register

Pilih tab Quotes pada kolom dated From ketik 01/01/2011 tekan tab lalu kolom To ketik 31/01/2011 tekan tab.

b. Membuat Pesanan Pembelian

Masih dalam modul Purchases, klik Enter Purchases

Klik tombol drop down Supplier lalu pilih PT. Olympia. Secara otomatis Myob akan menampilkan daftar quate yang telah dibuat sebelumnya. Klik pada transaksi lalu pilih Use Purchases.

Klik tombol Order untuk membuat pesanan pembelian

Pada kolom Purchases # ubah nomornya menjadi O-001 tekan tab. Pada kolom Date ubah tanggalnya menjadi 07/01/2011

Klik Record untuk menyimpannya. Klik Cancel untuk menutup jendela Purchases – New Item Untuk melihat daftar pesanan pembelian yang telah dibuat, klik Purchases Register, pilih tab

Orders

Pada kolom Dates From ketik 01/01/2011 tekan tab, pada kolom To ketik 31/01/2011 Klik tombol Close untuk menutup jendela Purchases Register

c. Mencatat Uang Muka Pembelian

Dari dalam modul Purchases, klik Purchases Register

(23)

23 Pilih tab Orders, pada kolom dates From ketik 01/01/2011 tekan tab lalu ketik 31/01/2011

Klik Pay Bill, pastikan nama supplier PT. Olympia, isi kolom Chaque No. 1002, tekan tab.

Masukan tanggal 07/01/2011 tekan tab, lalu masukkan uang muka pada kolom Amount 1.000.000 Pada kolom memo ketik : uang muka pembelian, PT. Olympia

Klik kolom Amount Applied pada baris transaksi yang berstatus order lalu tekan tab

Klik Rekord untuk menyimpan transaksi. Klik Close untuk menutup jendela Purchases Register.

Untuk melihat jurnal transaksi, klik Transaction Journal. Pilih tab. Disbursement, pada kolom Date From ketil 01/01/2011 tekan tab pada kolom To ketik 31/01/2011.

Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal d. Membuat Faktur Pembelian (Pembelian Secara Kredit) Transaksi-transaksi yang terjadi untuk membuat faktur pembelian :

- 12 Januari Diterima barang dan surat tagihan dari PT. Olypia atas pesanan pembelian yang telah dikirim pada tanggal 7 Januari lalu, dengan no faktur OL – 229

- 14 Januari Perusahaan membeli 2 set sofa dari PT. Springset seharga Rp. 1.800.000,- per set dengan no faktur S – 0032

Langkah – langkah pencatatan :

Masih dalam modul Purchases yang masih aktif tombol Purchases Register

Pilih tab Orders, pada kolom Dated From ketik tanggal 01/01/2011 tekan tab, To 31/01/2011 Klik tombol Change to Bill

Jendela Purchases – New item atas nama PT. Olympia. Pada kolom Purchases # ketik nomor urut pembelian Bill-001

Tekan tab, ketik tanggal transaksi 12/01/2011 tekan tab lalu masukkan nomor faktur OL-229.

Klik Record untuk menyimpannya.

Klik Cancel. Pada jendela Purchases Register, sekarang transaksi order telah kosong. Klik tombol Close.

Atas transaksi ini, Myob akan membuat dua jurnal yaitu jurnal atas pengakuan utang dan jurnal untuk mengalokasikan uang muka pembelian ke akun utang

Untuk melihat kedua jurnal tersebut klik Transaction Journal . Pilih tab Purchases. Pada kolom Dated from ketik 10/01/2011 tekan tab lalu ketik 31/01/2011

Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal

Untuk transaksi yang kedua, perusahaan akan langsung membuat faktur pembelian. Klik Enter Purchases

Pilih status pembelian BILL. Klik tombol Layout lalu pilih Item

Klik tombol Supplier lalu pilih PT. Springset. Pada kolom Purchases# ketik Bill-002 tekan tab.

Ketik tanggal transaksi 14/01/2011 tekan tab lalu ketik nomor faktur S-0032.

Pada kolom Bill ketik quantity barang yaitu 2, tekan tab kolom Received otomatis akan terisi 2 Tekan tab, kosongkan kolom Backorder karena tidak ada tunggakan pesanan. Tekan tab dua kali,

pilih nama barang Sofa, klik use Item

Tekan tab lalu ketik harga beli pada kolom Price 1.800.000 tekan tab

Kosongkan kolom Disc% dan job tekan tab kembali, pada kolom Tax pastikan terisi PPN

Jika terdapat biaya angkut pembelian, masukkan ke dalam Freight. Jika terdapat uang muka pembelian masukkan dikolom Paid Today

Tekan Ctr + R untuk menampilkan jurnal transaksi. Klik Ok

Klik tombol Record untuk menyimpan faktur pembelian. Klik Cancel untuk menutup jendela Purchases – New Item

B. MENCATAT PEMBELIAN TUNAI

Contoh transaksi yang terjadi : 17 Januari, dibeli secara tunai 3 buah rak buku dari PT. Sarana Furniture dengan harga Rp. 150.000,- discon 10 % nomor faktur F-2209

Masih dalam modul Purchases, klik Enter Purchases

(24)

24 Pilih status pembelian BILL dan Layout Item

Klik tombol drop down Supplier. Klik tobol New. Buat data supplier baru dengan nama Cash untuk menempung pembelian secara tunai

Klik tab Buying details, pada bagian Freight Tax Code ubah menjadi N-T

Klik Ok. Kembali ke Purchases # ketik nomor urut pembelian Bill-003, tekan tab. Masukkan tanggal transaksi 17/01/2011, tekan tab. Masukkan nomor faktur F-2209

Tekan tab, pada kolom Bill masukkan quantity pembelian 3 lalu tekan tab kembali

Kosongkan kolom Backorder lalu tekan tab dua kali. Klik New untuk membuat daftar barang baru Isikan data persediaan baru :

Klik Buying Details, lalu isi informasi pembeliannya Klik tab Selling Details, lalu isi informasi penjualan barang

Kembali ke jendela Purchases – New item, klik tab lalupilih Rak Buku klik Use Item

Tekan tab, masukkan harga beli 150.000 pada kolom price lalu tekan tab. Untuk diskon ketik 10%, tekan tab.

Pada kolom Journal Memo, ketik keterangan Purchase PT. Sarana Furniture

Karena pembelian dilakukan secara tunai, pada kolom Paid Todaymasukkan total pembelian 445.500 yang ada pada baris Total Amount lalu tekan tab.

Tekan Ctr+R untuk menampilkan jurnal transaksi pembelian ini.

Klik Ok untuk menutup jurnal transaksi. Klik Record untuk menyimpan transaksi.

C. RETUR PEMBELIAN

Contoh transaksi : 18 Januari Dikembalikan 1 set sofa kepada supplier PT. Springset karena rusak. No bukti retur R-9980

Dari Commad Center, pilih modul Purchases lalu klik Enter Purchases

Pastikan layout yang digunakan adalah Item. Pada kolo supplier pilih PT. Springset

Pada kolom purchases# masukkan nomor transaksi Ret-001 tekan tab. Masukkan tanggal 18/01/2011, tekan tab

Masukkan quantity retur pada kolom Bill, tambahkan tanda minus di depan angka – 1 tekan tab tiga kali.

Pilih nama barang Sofa, tekan tab. Pada kolom journal memo ketik keterangan Retur Pembelian PT.

Spingset

Tekan Ctr+R untuk melihat jurnal transaksi retur pembelian.

Klik Record. Data retur pembelian akan disimpan di dalam Purchases. Untuk melhat klik tombol register

Transaksi retur pembelian akan disimpan di dalam Purchases Register. Untuk melihatnya klik tombol Register

Pilih tab Return & debits, transaksi retur pembelian ditampilkan.

Transaksi retu pembelian ini masih bersifat open yang artinya transaksi ini belum mengurangi saldo hutang perusahaan. Agar saldo hutang dapat berkurang sebesar jumlah yang diretur, Anda harus menutup jurnal retur tersebut.

Caranya, pilih transaksi retur pembelian lalu klik tombol Apply to Purchases

Ketik nomor bukti retur pada kolom ID# 001R, tekan tab lalu ketik tanggal transaksi pada kolom date 18/01/2011

Tekan tab dua kali, pada kolom Memo beri keterangan singkat Retur pembelian PT. Springset Klik kolom Amount Applied, nilai retur akan ditampilkan. Tekan tab, baris Out of Balance akan

bernilai Rp. 0,00

Klik Recod lalu klik Close untuk menutup jendela Purchases Register D. PEMBAYARAN HUTANG (pay bill)

(25)

25 Contoh transaksi : tanggal 10 Januari dibayar hutang kepada PT. Surya Kencana sebesar Rp. 3.000.000 dengan cek nomor Cq-003

Langkah pengerjaan :

Dari jenfdela Comman Center, pilih modul Purchases lalu klik Pay Bills

Kolom Account otomatis terisi dengan nomor akun yang telah kita pilih pada pengaturan link akun terdahulu. Klik tanda panah drop down Supplier lalu pilih PT. Surya Kencana

Pada kolom Cheque No ketik Cq-003 tekan tab, ketik tanggal pembayaran 10/01/2011

Pada kolom Amount masukkan jumlah pembayaran 3.000.000. Pada kolom Memo ketik Pembayaran Hutang PT. Surya Kencana

Klik pada kolom Amount applied sesuai dengan no faktur yang ingin dibayar, nilai pembayaran akan tampil. Tekan tombol tab.

Tekan Ctrl-R untuk menapilkan jurnal transaksi. Klik Ok

Klik Record untuk menyimpannya. Klik Cancel untuk menutup jendela Pay Bills E. MENGEDIT TRANSAKSI PAY BILL

Pada comman Center, klik Transaction Journal.

Pilih tab Disbursements lalu pada kolom Dated From ketik 01/01/2011

Klik tanda panah pada baris transaksi PT. Surya Kencana, hasil transaksi pembayaran hutang Pt.

Surya Kencana ditampilkan.

Pada kolom Cheque, Anda tambahkan angka 0 dibelakang no cek yang sudah ada, sehingga menjadi Cq-0030

Klik Ok untuk menyimpan perubahan. Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal F. MENAMPILKAN, MEMPERBAIKI DAN MENGHAPUS JURNAL TRANSAKSI

1. Menampilkan Jurnal transaksi

Pada Comman Center, pilih modul Purchases lalu klik Transaction Journal

Pada kolom Dated From isi dengan periode jurnal yang ingin ditampilkan. Misalkan 01/01/2011 To 31/01/2011. Seluruh jurnal pembelian selam periode tersebut akan ditampilkan.

2. Memperbaiki Jurnal Transaksi

Dari dalam jendela Transaction Journal, klik tanda panah yang ada di sebelah kiri baris transaksi yang ingin diperbaiki

Lakukan perubahan yang diperlukan setelah selesai klik Ok.

3. Menghapus Jurnal Transaksi

Dari dalam jendela Transaction Journal, klik tanda panah di sebelah kiri baris transaksi yang ingin dihapus

Klik menu Edit lalu pilih Delete Purchases

Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal G. LAPORAN PEMBELIAN

Dari Commad Center, klik command panel report lalu pilih Purchases

Jendela Index to report ditampilkan. Di dalam kolom Name, bagian Item pilih Purchases Detail untuk menampilkan Laporan pembelian per supplier

Klik tombol Customise. Tentukan periode laporan yang ingin ditampilkan. Pada kolom Dated From pilih January lalu pada kolom To pilh January.

Klik tombol Format untuk mengatur format laporan. Ubah size font nya menjadi 10, lalu pada kolom negative pilih Red. Klik Ok.

Klik Display untuk menampilkan laporan.

Pada bagian view pilih tampilan laporan Print Preview

Untuk mengirim laporan ke program lain, klik tombol Send to pilih Excel Kembali ke program Myob Accounting, klik Close.

Klik Close kembali untuk menutup jendela Index to Reports

(26)

26 BAB V

PENJUALAN

A. MENCATAT TRANSAKSI PENJUALAN 1. Penjualan Kredit

Transaksi penjualan kredit hanya dilakukan perusahaan kepada custumer tetapnya. Berikut transaksi penjualan selama bulan Januari 2011.

Tanggal 4 Januari dijual kepada Toko Permata barang dagang berikut dengan nomor faktur sale 001 :

- 2 Lemari @Rp. 1.100.000

- 3 meja kerja @Rp. 750.000

Tanggal 15 Januari dijual kepada CV. Mentari barang dagang : - 3 Meja Kerja @Rp. 750.000

- 3 Kursi Kerja @Rp. 350.000 Langkah pengerjaan :

Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara Furniture.myo Anda

Pilih modul Sales, kemudian ketik menu Enter Sales. Jendela Sales. Jendela Sales – New sevice ditampilkan.

Klik tombol panah drop down yang ada di sudut kiri atas lalu pilih status penjualan INVOICE Klik tombol panah Layout lalu pilih Item, klik OK.

Untuk mencatat transaksi yang pertama, klik tombol Custumer lalu pilih Toko Permata klik Use Custumer

Pada kolom Ship to berisi alamat pengiriman barang dan term berisi termin pembayaran. Non- aktifkan pilihan Tax Inclusive karena barang tidak dibebankan pajak.

Selanjutnya pada kolom Invoice # masukkan nomor faktur yaitu sale 001 tekan tab. Pada kolom Date 04/01/2011

Tekan tab, pada kolom Custumer PO # isikan nomor surat pesanan dari custumer, kali ini kosongkan saja karena tidak ada surat pesanan dari custumer.

Pada kolom Ship ketik quantity pembelian 2 tekan tab, kosongkan kolom Backorder lalu tekan tab dua kali. Pilih nama barang Lemari, lalu klik Use Item

Tekan tab, kosongkan kolom Disc% tekan tab kembali total harga akan tampil pada kolom Total Tekan tab, kosongkan kolom Job daan pastikan kolom Tax terisi dengan PPN

Tekan tab, pada kolom Ship masukkan kembali quantity barang 3 tekan tab tiga kali

Pilih nama barang Meja Kerja klik Use Item, tekan tab. Harga dan total harga akan ditampilkan.

Jika terdapat biaya angkut masukkan pada kolom Freight, jika ada uang muka penjualan masukkan pada kolom Paid Today

Klik tombol drop down Payment Methode lalu pilih metode pembayaran Other Tekan Ctrl + R untuk menampilkan jurnal penjualannya.

Klik Ok untuk menutup jendelaa jurnal, klik Record untuk menyimpan transaksi penjualan 2. Penjualan Tunai

Transaksi penjualan tunai hanya dilakukan kepada supplier tidak tetap.

Contoh : tanggal 19 Januari dijual secara tunai kepada Toko melati barang-barang sebagai berikut : - 2 Spring Bed @Rp. 2.000.000

- 2 Sofa @Rp. 2.200.000

Langkah Pencatatannya :

Masih dalam jendela Sales – New Item, klik tombol drop down Custumer lalu pilih New untuk membuat data custumer baru

Jendela Card Information ditampilkan. Pada kolom nama ketik Cash tekan tab. Pada kolom Card ID ketik ID-04

Pilih tab Selling Details, pada baris freight Tax Code ubah menjadi N – T

(27)

27 Pilih tab Payment Details, klik tombol drop down Payment Method. Pilih metode pembayaran

cash lalu klik UseMethod

Klik Ok. Kembali ke jendela Sales – New Item, klik tombol drop down Custumer lalu pilh Cash, klik Use Custumer

Ketik nama dan alamat pada kolom Ship to : Toko Melati, Jl. Malaka Blok D No. 34 Palembang.

Pada kolom Ship ketik quantity penjualan tekan 2 tab tiga kali, pilih nama barang Spring Bed klik Use Item

Tekan tab, harga barang otomatis ditampilkan. Tekan tab sampai ke kolom Ship lalu ketik quantity barang selanjutnya yaitu 2

Tekan tab tiga kali, pilih nama barang Sofa, klik Use Item. Tekan tab, total harga barang ditampilkan

Pada baris paid Today masukkan total uang yang harus dibayar yaitu Rp. 9.240.000 lau tekan tab Tekan tab, hasilnya baris Balance Due akan bernilai Rp. 0,00 yang artinya tidak ada saldo piutang

untuk custumer ini.

Tekan Ctrl + R untuk menampilkan jurnal transaksi penjualan ini.

Klik Ok untuk menutup jendela transaksi Klik Record untuk menyimpan transaksi B. RETUR PENJUALAN

Retur Penjualan adalah pengembalian barang yang telah dibeli customer karena sebab-sebab tertentu.

Jurnal untuk mencatat penjualan adalah sebagai berikut : Retur Penjualan (D) Rp. 000,- Persediaan barang dagang (D) Rp. 000,-

Piutang Usaha/Kas (K) Rp. 000,-

Harga Pokok Penjualan (K) Rp. 000,-

Namun pada Myob akun retur penjualan ditiadakan, sebagai gantinya jika terjadi retur penjualan maka Myob akan mendebit akun penjualan. Pada contoh kali ini Anda akan mencatat transaksi retur penjualan dengan tetap menggunakan akun retur penjualan sesuai jurnal diatas.

1. Mencatat Transaksi Retur Penjualan

Transaksi retur penjualan yang ditrima perusahaan pada bulan Januari 2011, yaitu :

- Tanggal 25 Januari diterima retur dari Toko Permata 1 buah Meja Kerja dengan nomor bukti retur M-01 Ret

Langkah Pencatatannya :

Sebelumnya Anda membuat satu akun baru yaitu 4-1300 Retur Penjualan. Pada Command Center klik modul Accounts lalu pilih Accounts List

Pilih tab Income, lalu klik tombol New. Jendala Edit Accounts ditampilkan.

Klik tombol Register. Jendela Sales Register ditampilkan. Pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 tekan tab, pada kolom To ketik 31/01/2011

Pilih tab Return & Credits, klik pada transaksi lalu klik tombol Apply to Sale

Transaksi retur tampil di jendela Settle Returns & Credits. Pada kolom ID # ketik nomor bukti retur M-01 Ret tekan tab. Ketik tanggal retur 25/01/2011

Pada kolom Memo ketik keterangan singkat Retur Penjualan Toko Permata from Sale-003 Pada kolom Amount applied klik pada transaksi, lalu tekan tab

Tekan Ctrl+R untuk melihat jurnal transaksi ini Klik Ok untuk menutup jurnal transaksi Klik Record untuk menyimpan transaksi

Klik Close untuk menutup jendela Sales Register Klik Cancel untuk menutup jendela Sales – New Item

(28)

28 2. Jurnal Pembalik Retur Penjualan

Setelah transaksi retur penjualan dicatat ke dalam myob, maka myob akan membuat jurnal transaksi retur penjualan tersebut.

Penjualan (D) Rp. 350.000 PPN Keluaran (D) Rp. 75.000 Persediaan barang (D) Rp. 520.000

Piutang Usaha (K) Rp. 350.000 Piutang Usaha (K) Rp. 75.000 Harga Pokok Barang (K) Rp. 520.000

Tidak ada akun retur penjualan pada jurnal di atas, karena nilai retur dimasukkan ke dalam akun penjualan sebelah debit. Agar nilai retur penjualan masuk ke dalam akun Retur Penjualan, Anda harus membuat jurnal pembalik pada akhir periode. Caranya, jumlahkan seluruh nilai akun penjualan yang ada pada kolom debit lalu buat jurnal seperti berikut :

Retur Penjualan (D) Rp. 750.000

Penjualan (K) Rp. 750.000 Langkah Pencatatannya :

Dari Commad Center, klik modu Account lalu pilih Record Journal Entry

Jendela Record Journal Entry ditampilkan. Pada kolom general Journal # biarkan nomornya tetap sama, lalu pada kolom Date ketik tanggal transaksi 31/01/2011

Pada kolom Memo ketik keterangan singkat Jurnal Pembalik retur penjualan

Tekan tab, pada kolom Acc # pilih akun 4-1300 Retur Penjualan lalu klik Use Account

Tekan tab, pada kolom Debit ketik 750.000 tekan tab sampai kolom Acc # lagi lalu pilih akun4- 1000 Penjualan

Tekan tab, kolom credit otomatis terisi nilai sesuai kolom Debit Tekan Ctrl+R untuk melihat jurnal transaksi. Klik Ok

Klik Record untuk menyimpan jurnal

Klik Cancel untuk kembali ke jendela Commad Center C. PENERIMAAN PIUTANG

Transaksi penerimaan piutang yang diterima perusahaan pada bulan Januari 2011.

- 6 Januari, diterima pelunasan piutang oleh Toko Sanjaya sebesar Rp. 10.000.000 dengan nomor cek C-0219. Pembayaran ini masih dalam masa diskon sehingga Toko Sanjaya berhak mendapat potongan pembayaran sebesar 2 %

Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkahnya berikut ini :

Dari Command Center pilih modul Sales lalu klik Receive Payment

Deposit to Account otomatis terisi dengan akun Kas sesuai pengaturan sebelumnya. Klik tombol drop down Custumer lalu pilih Toko Sanjaya, klik User Custumer.

Pada kolom ID # ketik nomor bukti pembayaran (no cek, kwitansi atau yang lainnya) C-0219 tekan tab

Ketik tanggal penerimaan 06/01/2011 tekan tab. Pada kolom Amount Received, ketik jumlah pembayaran 9.800.000

Tekan tab, klik tombol Payment Method lalu pilih Cash klik Use Method Pada kolom Memo beri keterangan singkat Pembayaran piutang Toko Sanjaya

Tekan tab, sampai baris Out of Balance menunjukkan nilai Rp.0,00 berarti tudak ada saldo piutang lagi untuk custumer ini.

Tekan Crtl + R untuk menampilkan jurnal transaksi penerimaan piutang.

Klik Ok untuk menutup jurnal transaksi.

(29)

29 Klik Record untuk menyimpan transaksi. Ketika tampil MYOB Accounting, klik Print Now untuk menyimpan langsung mencetak bukti penerimaan atau klik Print Later jika Anda hanya akan menyimpan transaksi dan tidak akan langsung mencetaknya.

Klik Cancel untuk menutup jendela Receive Payments.

D. MENGEDIT TRANSAKSI RECEIVE PAYMENT

Data yang perlu diperbaiki meliputi data Account, ID#, Date dan Memo Berikut cara mengedit transaksi Receive Payments :

Dari Comman Center, klik Transaction Journal

Pilih tab Receipts, pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 to 31/01/2011 Klik tanda panah pada transaksi Pembayaran Piutang Toko Sanjaya.

Lakukan perubahan yang diperlukan, setelah selesai klik Ok.

E. LAPORAN PENJUALAN

Berikut cara menampilkan laporan penjualan :

Dari Command Center, klik Command panel Reports > Sales

Pada kolom Name, dibagian Item pilih Sales Details untuk menampilkan laporan rincian penjualan per Item barang.

Klik tombol customize. Pada kolom dated From pilih January lalu pada kolom To pilih January.

Klik Display, laporan penjualan ditampilkan.

Klik Close untuk menutup laporan.

Untuk menampilkan laporan penjualan dan saldo piutang per custumer, pada bagian Custumer pilih Sales Summary lalu klik Display.

Untuk mencetak laporan klik tombol Print.

Untuk mengirim laporan ke program lain misalkan Microsoft Excel, klik tombol Send to Excel ....

Klik tombol Close untuk menutup laporan.

Klik Close kembali untuk menutup jendela Index to Report.