AUDIT KOMUNIKASI PROGRAM STARTUP WEEKEND (Studi Kuantitatif Mengenai Audit Komunikasi Program Startup
Weekend yang Diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham)
SKRIPSI
T. ALIA NABILA 140904159 Public Relations
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
AUDIT KOMUNIKASI PROGRAM STARTUP WEEKEND (Studi Kuantitatif Mengenai Audit Komunikasi Program Startup
Weekend yang Diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Program Strata 1 (S1) pada Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
T. ALIA NABILA 140904159 Public Relations
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri, semua sumber yang dikutip maupun dirujuk telah saya cantumkan sumbernya dengan benar. Jika di kemudian hari saya terbukti melakukan pelanggaran (plagiat) maka saya bersedia diproses sesuai dengan hukum yang berlaku.
Nama : T. Alia Nabila
NIM : 140904159
Tanda Tangan :
Tanggal : 16 September 2018
LEMBAR PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diseminar hasilkan oleh:
Nama : T. Alia Nabila
NIM : 140904159
Departemen : Ilmu Komunikasi
Judul : Audit Komunikasi Program Startup Weekend
(Studi Kuantitatif Mengenai Audit Komunikasi Program Startup Weekend yang Diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham)
Medan, September 2018
Dosen Pembimbing Ketua Departemen
Yovita S. Sitepu S.Sos, M.Si Dra. Dewi Kurniawati, M.Si, Ph.D
198011072006042002 196505241989032001
Dekan
Dr. Muryanto Amin M.Si 197409302005011002
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
DEPARTEMEN ILMU KOMUNIKASI LEMBAR PENGESAHAN
Skripsi ini diajukan oleh :
Nama : T. Alia Nabila
NIM : 140904159
Departemen : Ilmu Komunikasi
Judul Skripsi : Audit Komunikasi Program Startup Weekend
(Studi Kuantitatif Mengenai Audit Komunikasi Program Startup Weekend yang Diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham)
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Majelis Penguji
Ketua Penguji : ( )
Penguji : ( )
Penguji Utama : ( )
Ditetapkan di : Medan
Tanggal :
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai civitas akademika Universitas Sumatera Utara, saya yang bertanda tangan di bawah ini :csc
Nama : T. Alia Nabila
NIM : 140904159
Departemen : Ilmu Komunikasi
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas : Sumatera Utara
Jenis Karya : Skripsi
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sumatera Utara Hak Bebas Royalti Non Eksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Audit Komunikasi Program Startup Weekend
(Studi Kuantitatif Mengenai Audit Komunikasi Program Startup Weekend yang Diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham)
Dengan Hak Bebas Royalti Non-eksklusif ini Universitas Sumatera Utara berhak menyimpan, mengalih media/format-kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat dan mempublikasikan tugas akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Medan
Pada tanggal : 16 September 2018 Yang Menyatakan,
T. Alia Nabila
ABSTRAK
Penelitian ini berjudul “Audit Komunikasi Program Startup Weekend”. Audit komunikasi merupakan suatu analisis lengkap mengenai komunikasi organisasi baik internal maupun eksternal. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis proses audit komunikasi serta menganalisis tanggapan peserta yang pada akhirnya akan menghasilkan evaluasi terhadap program Startup Weekend yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif. Adapun teori yang menjadi pendukung dalam penelitian ini antara lain, Komunikasi, Komunikasi Organisasi, dan Audit Komunikasi. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara mengedarkan kuesioner kepada internal dan eksternal organisasi. Secara internal, audit komunikasi dilakukan dengan teknik Profil Komunikasi Keorganisasian dari Pace & Faules. Sampel yang diambil berjumlah 12 responden yang merupakan panitia program Startup Weekend. Audit komunikasi eksternal dilakukan dengan melihat tanggapan peserta terhadap pelaksanaan program Startup Weekend dengan sampel berjumlah 51 responden. Hasil audit komunikasi dalam internal mengindikasikan penilaian yang baik dalam kepanitiaan. Tanggapan peserta menunjukkan kepuasan terhadap keberhasilan pelaksanaan program Startup Weekend yang berjalan dengan sukses.
Kata Kunci : Audit Komunikasi, Startup Weekend, Cocowork At Clapham
ABSTRACT
The research is titled “Communication Audit Startup Weekend Program”.
Communication audit is a thorough analysis on both internal and external aspects of organizational communications, with the purpose of analyzing the process of communication audit while also analyzing the audiences’ response, which eventually provides evaluation for the Startup Weekend Program by Cocowork at Clapham. This research utilizes the descriptive quantitative method. The theories of Communication, Organizational Communication, and Communication Audit become the main theories as the basis of this research. In gathering the necessary data, the method of employing questionnaires for the organization’s internal and external elements is used. For internal purposes, communication audit is conducted through utilizing Pace & Faules’ Organizational Communication Profile technique. The samples include 12 respondents, who are the committee of the Startup Weekend Program. The external communication audit is conducted through analyzing the audience’s response of the Startup Weekend program, with 51 respondents as the samples. The internal communication audit results in indication of good assessment within the committee. The audiences’ responses show that there are certain degrees of satisfaction in regards to the success of the Startup Weekend program.
Keywords : Audit Communication, Startup Weekend, Cocowork at Clapham.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur peneliti panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas berkat, rahmat, dan karunia-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini dalam rangka memenuhi dan melengkapi prasyarat untuk menyelesaikan program Sarjana pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Penulisan skripsi ini tidak terlepas dari ketidaksempurnaan, sehingga besar harapan kepada para pembaca yang telah meluangkan waktunya untuk membaca skripsi ini agar dapat memberikan masukan berupa kritik dan saran. Peneliti menyadari bahwa penelitian ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dari banyak pihak yang berperan dalam menyelesaikan skripsi ini.
Terima kasih yang sebesar-besarnya peneliti sampaikan kepada kedua orang tua tercinta H. Tengku Basyaruddin Shouckry Sinar dan Hj. Trisnasari yang telah mendidik, membesarkan, membimbing, memberikan motivasi baik moril maupun materil, serta kasih sayang dan seluruh doa yang senantiasa mengiringi kehidupan peneliti. Terima kasih juga peneliti ucapkan kepada abang dan adik tercinta, Tengku Omar Azfar Haqqani Sinar dan Tengku Muhammad Zahransyah Johan Sinar.
Selain itu, peneliti juga mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak- pihak yang telah memberi dukungan dan membantu peneliti selama proses penyelesaian skrispi ini. Peneliti ingin menyampaikan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Muryanto Amin M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Dewi Kurniawati, M.Si., Ph.D selaku Ketua Departemen Ilmu Komunikasi.
3. Ibu Emilia Ramadhani, S.Sos, MA selaku Sekretaris Departemen Ilmu Komunikasi.
4. Ibu Yovita Sabarina Sitepu, S.Sos, M.Si selaku dosen pembimbing skripsi yang telah meluangkan waktu dan dengan sabar membimbing peneliti serta memberikan semangat, saran, petunjuk dan informasi untuk dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
5. Seluruh dosen dan staf di Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU yang telah memberikan bekal berupa ilmu pengetahuan, arahan, dan bimbingan.
6. Ryantama Oloan Siregar, terima kasih atas doa, perhatian dan dukungan yang selalu diberikan kepada peneliti.
7. Teman-teman seperjuangan terbaik saya selama masa perkuliahan, Nurul Fazriati, Fildza Suryana, Anggita Dwi Kesuma, Santika Heni dan Sastra Ramanda.
8. Sahabat-sahabat peneliti yang senantiasa memberikan dukungan dan menemani peneliti dalam proses penyusunan skripsi ini hingga selesai : Izzan, Juan, Rini, Imam, Aditya, Arif, Fadel, Andri, Taufiq, dan Ais.
9. Anak Gadis, dan seluruh teman-teman seperjuangan menuntut ilmu di Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU angkatan 2014.
10. Seluruh responden peneliti, panitia dan peserta program Startup Weekend yang telah membantu dalam pengisian kuesioner, khususnya mba Cindy Clapham.
11. Semua pihak yang turut mendukung peneliti dalam penyelesaian pendidikan dan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua doa dan dukungan yang telah diberikan. Peneliti menyadari bahwa penelitian ini tidaklah sempurna, untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan. Semoga karya ini dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membacanya.
Medan, 16 September 2018
Peneliti,
T. Alia Nabila
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ... ...ii
LEMBAR PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ... v
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 7
1.3 Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Manfaat Penelitian ... 7
BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Penelitian Sejenis Terdahulu ... 8
2.2 Kerangka Teori... 12
2.2.1 Komunikasi ... 12
2.2.2 Komunikasi Organisasi ... 14
2.2.2.1 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi ... 15
2.2.2.2 Bentuk-Bentuk Komunikasi Organisasi ... 17
2.2.3 Audit Komunikasi ... 20
2.2.3.1 Pengertian Audit Komunikasi ... 20
2.2.3.2 Tujuan Audit Komunikasi ... 21
2.2.3.3 Prosedur Audit Komunikasi ... 23
2.2.3.4 Model dan Dimensi Audit Komunikasi ... 24
2.3 Kerangka Konsep ... 29
2.4 Variabel Penelitian ... 30
2.5 Definisi Operasional ... 33
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Deskripsi Lokasi Penelitian ... 35
3.2 Metodologi Penelitian ... 35
3.3 Populasi dan Sampel ... 36
3.3.1 Populasi ... 36
3.3.2 Sampel ... 37
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 37
3.5 Teknik Analisis Data ... 38
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Tahapan Pelaksanaan Penelitian ... 39
4.1.1 Teknik Pengolahan Data ... 39
4.2 Analisis Tabel Tunggal ... 40
4.2.1 Audit Komunikasi Panitia Program Startup Weekend ... 41
4.2.1.1 Karakteristik Responden ... 41
4.2.1.2 Iklim Organisasi ... 42
4.2.1.3 Kepuasan Organisasi ... 46
4.2.1.4 Penyebaran Informasi ... 50
4.2.1.5 Muatan Informasi ... 53
4.2.1.6 Kepuasan Pengalaman Komunikasi ... 56
4.2.2 Audit Komunikasi Peserta Program Startup Weekend... 58
4.2.2.1 Karakteristik Responden ... 58
4.2.2.2 Kredibilitas Sumber ... 64
4.2.2.3 Konteks Materi ... 67
4.2.2.4 Kejelasan ... 69
4.2.2.5 Isi Pesan ... 71
4.2.2.6 Intensitas ... 73
4.2.2.7 Kapabilitas Partisipan... 75
4.2.2.8 Kepuasan Pengalaman Komunikasi ... 77
4.3 Pembahasan ... 78
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ... 80
5.2 Saran ... 80
DAFTAR REFERENSI ... 82 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Nomor Judul
Halaman
2.1 Perbandingan dan Persamaan Kajian Terdahulu Dengan
Penelitian ini ... 11
2.2 Dimensi dan Indikator Penelitian (Internal) ... 31
2.3 Dimensi dan Indikator Penelitian (Eksternal) ... 32
4.1 Jenis Kelamin ... 41
4.2 Pendidikan Terakhir ... 41
4.3 Lama Bekerja di Cocowork at Clapham ... 42
4.4 Panitia Memiliki Kemampuan untuk Bekerja Sama ... 43
4.5 Panitia Diberikan Kesempatan untuk Memberikan Ide dalam Perencanaan ... 44
4.6 Panitia Dapat Mengungkapkan Isi Pikiran Bila Sedang Berbicara Dengan Atasan Maupun Bawahan ... 44
4.7 Atasan dalam Kepanitiaan Senantiasa Mendengarkan dan Bersikap Terbuka Terhadap Saran ... 45
4.8 Banyaknya Waktu yang Tersedia untuk Berkonsultasi ... 46
4.9 Cocowork at Clapham Menciptakan Kondisi Kerja Terbaik ... 47
4.10 Panitia Memahami Peran dalam Pekerjaannya ... 47
4.11 Pemimpin Menegakkan Disiplin Dengan Bijaksana ... 48
4.12 Cocowork at Clapham Memberikan Kebebasan untuk Bekerja Secara Mandiri, Sehingga Pengawasan Tidak Ketat Ketika Program Berlangsung ... 49
4.13 Sesama Panitia Dapat Bekerja Sama dan Saling Mendukung dalam Mempersiapkan Program Startup Weekend ... 49
4.14 Jumlah Sumber Informasi yang Diterima dari Atasan ... 50
4.15 Jumlah Sumber Informasi yang Diterima dari Teman Sekerja ... 51
4.16 Jumlah Sumber Informasi yang Diterima dari Obrolan ... 52
4.17 Jumlah Sumber Informasi yang Diterima dari Rapat ... 52
4.18 Jumlah Sumber Informasi yang Diterima dari Komunikasi
Elektronik (email, video, telepon) ... 53
4.19 Jumlah Sumber Informasi yang Diinginkan dari Atasan ... 54
4.20 Jumlah Sumber Informasi yang Diinginkan dari Teman Sekerja ... 54
4.21 Jumlah Sumber Informasi yang Diinginkan dari Obrolan ... 55
4.22 Jumlah Sumber Informasi yang Diinginkan dari Rapat ... 55
4.23 Jumlah Sumber Informasi yang Diinginkan dari Komunikasi Elektronik (email, video, telepon) ... 56
4.24 Kepuasan dalam Berkomunikasi Dengan Sesama Panitia dan Atasan dalam Program Startup Weekend ... 57
4.25 Jenis Kelamin ... 58
4.26 Pendidikan ... 59
4.27 Usia ... 59
4.28 Penghasilan ... 60
4.29 Suku ... 61
4.30 Pertama Kali Mengetahui Cocowork at Clapham ... 62
4.31 Pertama kali Mengetahui Program Startup Weekend ... 62
4.32 Program Startup Weekend Menarik ... 63
4.33 Mentor yang Dihadirkan oleh Cocowork at Clapham Menarik Perhatian ... 64
4.34 Materi Disampaikan Dengan Baik oleh Mentor ... 65
4.35 Interaksi Mentor Dengan Peserta Berjalan Dengan Baik ... 65
4.36 Kepercayaan Peserta Terhadap Materi yang Disampaikan oleh Mentor ... 66
4.37 Kemampuan Mentor dalam Menjawab Pertanyaan Peserta Sudah Memuaskan ... 67
4.38 Materi yang Disampaikan oleh Mentor Sesuai Dengan Tujuan yang Ingin Dicapai ... 68
4.39 Bimbingan dari Mentor Dapat Membantu Peserta dalam Menyelesaikan Startup yang Dibangun ... 68
4.40 Startup Weekend Menambah Pengetahuan Peserta Mengenai
Startup ... 69 4.41 Pengetahuan yang Didapat Bermanfaat dan Dapat
Diterapkan Pada Ilmu Pengetahuan ... 70 4.42 Materi yang Disampaikan oleh Mentor Dapat Dipahami oleh
Peserta ... 71 4.43 Materi yang Disampaikan oleh Mentor Merupakan Hal yang
Baru Bagi Peserta ... 72 4.44 Materi yang Disampaikan oleh Mentor Menggunakan
Bahasa yang Dapat Dimengerti Peserta ... 72 4.45 Kesempatan Peserta dalam Bertanya Kepada Mentor Sudah
Memuaskan ... 73 4.46 Waktu Sesi Tanya Jawab Dengan Mentor Sudah Cukup Bagi
Peserta ... 74 4.47 Materi yang Disampaikan Dapat Membantu Peserta dalam
Membuat Startup Baru ... 75 4.48 Materi yang Disampaikan Dapat Mempengaruhi
Keberhasilan Peserta dalam Membuat Startup Baru ... 76 4.49 Program Startup Weekend yang Diselenggarakan oleh
Cocowork at Clapham Berjalan Dengan Sukses ... 77
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul
Halaman
2.1 Kerangka Konsep ... 29
LAMPIRAN 1. Kuesioner 2. Tabel SPSS 3. Fotron Cobol
4. Catatan Bimbingan Skripsi 5. Biodata
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Studi mengenai audit komunikasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sumatera Utara (USU) terbilang masih sangat minim.
Beberapa tahun belakangan ini, hanya ada satu penelitian yang dilakukan oleh alumni Magister Ilmu Komunikasi bernama Yeni Sari Jelita membahas audit komunikasi. Hal ini menunjukkan bahwa penelitian mengenai audit komunikasi masih belum menjadi perhatian para peneliti di lingkungan FISIP USU yang mana studi ini merupakan salah satu studi yang penting untuk dilakukan.
Audit komunikasi berperan untuk mengevaluasi interaksi formal, informal, dan semi formal anggota organisasi yang menjadi pendorong motivasi mereka (Mohammed & Bungin, 2015: 2). Hal inilah yang membuat audit komunikasi sangat penting dalam usaha organisasi untuk membuat perubahan internal organisasi, karena akan membantu dalam menilai tingkat efektivitas sistem informasi dan saluran informasi serta jalinan hubungan yang ada dalam organisasi. Hamilton (dalam Mohammed & Bungin, 2015: 5) menyatakan audit komunikasi yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi mampu memberikan kontribusi kepada proses membuat keputusan yang lebih efektif melalui pengayaan sumber informasi internal organisasi serta menghasilkan peningkatan produktivitas kerja.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Johari (2016: 194-195) dengan diterapkannya audit komunikasi, segala persiapan yang dilakukan oleh tim kampanye earth hour sudah memenuhi kebutuhan. Mulai dari hal yang melatarbelakangi program kampanye tersebut mendukung perlunya menjalankan aksi berupa kampanye. Penetapan rancangan yang jelas membuat hal yang ingin dicapai dapat difokuskan lebih mudah. Setelah itu, program kampanye earth hour juga telah mencapai tujuan dalam membentuk kegiatan komunitas hijau dan menjaring koorporasi serta pemerintah untuk mendukung kampanye tersebut.
Hasil penelitian ini menunjukkan keutamaan dari melakukan audit komunikasi.
Emerson (dalam Sunarjo, 1995: 72) mengatakan bahwa komunikasi dapat dikatakan efektif jika sudah mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan oleh komunikator. Membangun dan memelihara sistem komunikasi efektif tersebut adalah salah satu tujuan perusahaan maupun organisasi. Efektivitas kegiatan atau program komunikasi yang dilakukan dapat dilihat dengan melakukan audit komunikasi. Hal ini dilakukan untuk meneliti secara rinci proses sebuah program. Audit yang efektif membutuhkan riset yang mendalam baik mengenai hal dalam organisasi maupun hal-hal diluar organisasi. Alasan pokok yang paling penting untuk dilaksanakan sebuah audit yaitu melakukan re-evaluasi atas pencapaian dari sebuah program. Istilah audit ini menunjukkan bahwa proses- proses komunikasi dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat.
Definisi dari audit komunikasi menurut Antoni Booth (dalam Hardjana, 2000: 19) adalah proses pembuatan analisis atas komunikasi-komunikasi didalam organisasi dengan tujuan meningkatkan efisiensi organisasi. Penjelasan tersebut dengan tegas membatasi ruang lingkup audit komunikasi di mana kegiatan yang diaudit berfokus pada komunikasi dalam organisasi. Tujuannya untuk menyatakan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Maka audit juga bertujuan menemukan segala gangguan komunikasi, menyingkap kemacetan informasi, dan kendala komunikasi efektif.
Jane Gibson dan Richard Hodgetts (dalam Hardjana, 2000: 10) mengemukakan bahwa audit komunikasi merupakan suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem komunikasi internal dan eksternal dari suatu organisasi. Begitu pula definisi yang diberikan oleh Joseph A. Kopec (dalam Putra, 1998: 26) yang menyatakan audit komunikasi sebagai analisis lengkap tentang komunikasi organisasi baik internal maupun eksternal yang dirancang untuk memahami kebutuhan, kebijakan, praktek dan kemampuan komunikasi, dan untuk menemukan data sehingga manajemen puncak dapat membuat keputusan yang ekonomis dan berdasarkan informasi lengkap tentang tujuan kedepan komunikasi organisasi.
Pengertian lain mengenai audit komunikasi menurut Gerald Goldhaber (dalam Hardjana, 2000: 162) menjelaskan bahwa audit komunikasi dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran kesehatan organisasi yang lebih besar. Audit komunikasi pada hakikatnya adalah kajian evaluatif yang memiliki implikasi kebijakan dan pengembangan, artinya berdasarkan hasil evaluasi secara empiris, kebijakan komunikasi sebagai penjabaran dari sistem komunikasi dapat diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan kondisi internal maupun eksternal organisasi. Selain itu kekejaman dampak atau resiko yang dikhawatirkan justru dapat mencegah terjadinya kerusakan yang lebih besar, seperti terjadinya musibah kebangkrutan yang tidak direlakan (Hardjana, 2000: 2- 4).
Setelah mencermati definisi-definisi audit komunikasi di atas, dapat disimpulkan definisi sederhana mengenai audit komunikasi, yaitu suatu kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektivitas organisasi (Hardjana, 2000: 13). Selain itu dapat dicatat beberapa hal penting dari audit komunikasi, bahwa audit komunikasi merupakan sebuah kajian yang kompleks dan mendalam, ruang lingkupnya meliputi seluruh komunikasi keorganisasian (internal dan eksternal) dengan penekanan pada komunikasi internal.
Sejumlah model audit komunikasi telah dikembangkan untuk menjelaskan bagaimana proses riset evaluasi yang harus dilakukan dalam suatu program dalam ranah humas yang diterapkan. Terdapat 5 model yang sudah diidentifikasikan dan dievaluasi oleh UK Academia: Paul Noble dan Tom Waton. Kelima model itu adalah Model PII, model makro evaluasi PR atau The Macro Model of PR Evaluation, The PR “effectiveness Yardstick”, model evaluasi berkesinambungan atau continuing model of evaluation, dan model terpadu atau The Unified.
Selain kelima model diatas, Pace dan Faules mencantumkan model Profil Komunikasi Keorganisasian (organizational communication profile, disingkat OCP) yang pada dasarnya merupakan pengembangan dari beberapa teknik audit komunikasi yang sebelumnya pernah ada. Profil komunikasi keorganisasian dapat ditelaah dengan memberikan komponen-komponen organisasi yang dilihat dari
kepuasan organisasi, iklim organisasi, kemudahan perolehan informasi, penyebaran informasi, dan muatan informasi.
Salah satu program yang dapat dievaluasi contohnya program Startup Weekend yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham. Cocowork at Clapham adalah salah satu Co-working Space yang berada di Medan selain DiLo, Icon Workspace, Saga Creative Hub, dan Betahive. Dulunya Cocowork at Clapham ini bernama Clapham Collective, yang berdiri sejak tahun 2016 sampai pada akhir tahun 2017, Clapham Collective bergabung di bawah naungan Cocowork, salah satu operator Co-working Space yang berasal dari Jakarta. Hal ini menyebabkan nama Clapham Collective berganti menjadi Cocowork at Clapham, dan sampai saat ini menjadi salah satu dari total 19 lokasi di keseluruhan jaringan Cocowork di Indonesia.
Berdasarkan pengertian dari kamus Oxford, Co-working Space merupakan lingkungan kerja atau kantor yang digunakan oleh orang-orang yang bekerja sendiri atau bekerja untuk perusahaan yang berbeda. Secara khusus Co-working Space menawarkan lingkungan kerja yang saling berbagi peralatan, ide dan pengetahuan. Selain itu, Co-working Space juga meliputi penyewaan ruang kerja yang digunakan secara bersama dan terbuka antara pengguna lainnya, dengan penggunaan waktu yang fleksibel. Pada umumnya ruang kerja pada Co-working Space ini digunakan oleh orang-orang dengan latar yang berbeda antara lain yaitu para pengusaha, freelancer, startup, asosiasi, konsultan, investor, artist, peneliti, pelajar, dan lain lain (Leforestier, 2009: 3).
Co-working Space bertujuan untuk membuat ulang ruang fisik yang dapat digunakan para penggunanya dalam memaksimalkan produktivitas dengan cara menggabungkan elemen terbaik dari sebuah ruang kerja bersama (sosial, energetik, kreatif) dan elemen terbaik dari ruang kerja bersama (produktif, multifungsi). mereka mencoba untuk mencapai tujuan ini dengan mengunakan struktur minim yang memperbolehkan pengguna paruh waktu atau anggota tetap untuk menjaga kemandirian mereka, untuk mengunakan ruang dimana mereka mau dan memutuskan sejauh apa yang mereka inginkan untuk berpartisipasi di aktivitas yang mereka pilih (Botsman dan Rogers, 2011: 169).
Cocowork at Clapham pada tahun ini berkesempatan untuk berkolaborasi dengan Techstar mengadakan Startup Weekend untuk pertama kalinya di kota Medan. Program Startup Weekend merupakan program yang memfasilitasi para designer, developer, marketer, atau orang-orang yang tertarik dibidang startup untuk membangun startup baru dalam waktu 54 jam.
Startup adalah perusahaan rintisan yang belum lama beroperasi dan berada dalam fase pengembangan untuk memperoleh target pasar yang tepat.
Pengertian lain menurut akademisi dan entrepreneur Steve Blank dan Paul Graham, startup merupakan perusahaan rintisan yang memanfaatkan teknologi digital untuk menciptakan solusi dari permasalahan bangs a (qubicle.id/story/mengenal-bisnis-startup-digital).
Startup Weekend kali ini bertema City Chapter Medan, di mana para peserta ditantang untuk memikirkan permasalahan kota Medan kemudian membuat produk startup yang dapat memberikan solusi atas permasalahan tersebut. Tema ini bertepatan dengan hari jadi kota Medan, sehubungan dengan waktu diselenggarakannya Startup Weekend dimulai dari tanggal 29 Juni - 1 Juli.
Para partisipan acara Startup Weekend nantinya akan membentuk tim yang terdiri dari lima orang. Setiap partisipan akan memperkenalkan diri dan menjelaskan ide yang dimiliki pada awal acara, kemudian para partisipan akan membentuk tim yang mereka pilih sendiri berdasarkan ketertarikan yang sama. Para partisipan nantinya akan dibimbing oleh para mentor dengan tiga bidang yang berbeda, yaitu bisnis, teknis, dan juga desain. Peran mentor dalam acara ini adalah membimbing, mengarahkan, serta memonitor partisipan agar proses terbentuknya produk startup dapat berjalan dengan lancar.
Peneliti dalam kesempatan ini memilih Cocowork at Clapham sebagai objek penelitian dikarenakan peneliti tertarik bagaimana tempat ini dapat mengakomodir para partisipan merealisasikan ide serta melatih dalam bidang entrepreneurship sehingga terciptanya sebuah startup baru. Berdasarkan hasil wawancara singkat peneliti dengan salah satu pekerja Cocowork at Clapham,
peneliti menemukan bahwa mereka belum pernah melakukan audit komunikasi, meskipun Cocowork at Clapham sering melakukan evaluasi disetiap acara yang mereka selenggarakan.
Audit komunikasi memiliki perbedaan dengan evaluasi, di mana evaluasi adalah salah satu tahap dalam melakukan audit komunikasi. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk meneliti audit komunikasi program yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham. Peneliti kemudian memilih acara Startup Weekend sebagai objek penelitian. Alasan peneliti memilih program tersebut dikarenakan ide pokok yang ditawarkan sangat berkualitas. Selain itu, para partisipan dapat mempelajari hal baru serta menghasilkan suatu kerja nyata secara langsung. Contoh startup yang berhasil dibangun pada program Startup Weekend adalah SCHLR yang berfokus dalam mengembangkan sistem untuk sekolah dan edutech. Selain itu ada FRUIT, jasa jual beli buah yang sudah dikupas dan langsung diantar ke tujuan yang diinginkan.
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan, peneliti tertarik untuk meneliti audit komunikasi program Startup Weekend (studi kuantitatif mengenai audit komunikasi program Startup Weekend yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham).
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang ditelisik oleh peneliti berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya adalah “Bagaimana audit komunikasi pada program Startup Weekend yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham?”
1.3 Tujuan Penelitian
Sesuai dengan rumusan penelitian diatas, maka tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk menganalisis hasil audit komunikasi internal program Startup Weekend yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham.
2. Untuk menganalisis hasil audit komunikasi terhadap pihak eksternal yaitu peserta program Startup Weekend yang diselenggarakan oleh Cocowork at Clapham.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Secara Akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya ilmu komunikasi terutama kajian mengenai audit komunikasi.
2. Secara Teoritis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi contoh pengaplikasian audit komunikasi dan masukan referensi bagi pihak-pihak yang ingin melakukan penelitian serupa.
3. Secara Praktis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan secara mendalam mengenai proses dan teknik audit komunikasi.
BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Penelitian Sejenis Terdahulu
Sebuah penelitian yang baik adalah penelitian yang merujuk kepada beberapa penelitian terdahulu yang membahas masalah serupa dengan apa yang hendak diteliti saat ini. Penelitian terdahulu diharapkan dapat mempermudah peneliti untuk memahami dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan berkaitan dengan penelitiannya.
Audit komunikasi kebanyakan dilakukan pada organisasi. Dilihat dari beberapa penelitian terdahulu, audit komunikasi sebagian besar dapat ditemukan dari jurnal dan buku-buku public relations, bisnis dan komunikasi organisasi.
Pertama kali bahasan yang mengkaji tentang audit komunikasi dilakukan pada awal tahun 1950-an. Ada beberapa teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam melakukan audit komunikasi seperti kuesioner, wawancara tatap muka, analisis jaringan, pengalaman komunkasi, dan buku harian komunikasi (Goldhaber, 1993: 35). Teknik yang digunakan tersebut sudah umum dipakai dalam audit komunikasi dan telah menjadi standar pengukuran ICA (International Communication Association) yang dibukukan di tahun 1976 (Hargie & Tourish, 2009: 39).
Penelitian audit komunikasi mulai berkembang dengan alat ukur lain seperti analisis isi dan focus group discussion. Hal ini menyebabkan banyak peneliti yang mengembangkan hasil penelitiannya dengan metode dan teknik yang disesuaikan dengan kondisi dan permasalahan yang dihadapi. Teknik yang digunakan dalam meneliti akan menentukan arah penelitian pada kuantitatif, kualitatif maupun mix method sesuai dengan tujuan penelitian yang pada akhirnya akan mempengaruhi hasil penelitian. Keseluruhan alat ukur dan teknik audit tersebut pada dasarnya hanyalah cara yang dipakai untuk memudahkan peneliti dalam melihat masalah yang dihadapi dan menemukan jawaban permasalahan yang dihadapi tersebut.
Audit komunikasi dapat didefinisikan sebagai analisis menyeluruh pada komunikasi internal maupun eksternal (Kopec, 1982: 24). Audit komunikasi dilakukan untuk mendapatkan gambaran kebutuhan komunikasi, kebijakan, pelaksanaan dan kemampuan yang berguna untuk menemukan data yang tepat bagi pimpinan untuk menginformasikan dalam membuat keputusan yang ekonomis dan objektif di masa depan dalam komunikasi organisasi. Ada peneliti yang melihat hanya dari segi internal, eksternal saja maupun melihat dari kedua sisi, baik internal dan eksternal organisasi sesuai tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian.
Penelitian audit komunikasi dalam internal organisasi memiliki metode yang beragam. Studi yang menggunakan Incident Critical Technique (ICT) dalam organisasi yang dikembangkan oleh Goldhaber (1979) didefinisikan sebagai pengalaman komunikasi dan banyak dilakukan untuk melakukan audit komunikasi internal dalam organisasi. Teknik ICT dilakukan dengan mengumpulkan data-data tentang episode bermakna tentang pengalaman organisasi.
Metode yang digunakan pada penelitian eksternal organisasi biasanya menggunakan teknik Communication Satisfaction Question (CSQ) yang dapat diadaptasikan pada sistem informasi berbasis komputer sehingga tepat dikombinasikan dengan sistem informasi organisasi dan bisnis. Umumnya teknik CSQ ini digunakan dalam penelitian kuantitatif. Selain itu, metode kuantitatif juga diterapkan dalam Organizational Communication Development (OCD) yang dikembangkan oleh Wiio (1974) dan Organizational Communication Scale (OCS) yang dikembangkan oleh Roberts dan O‟Rilley (1973).
Kajian audit komunikasi dengan metode campuran (mix method) juga pernah dilakukan dalam audit komunikasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi yang lebih menyeluruh mengenai permasalahan yang dihadapi. Umumnya metode campuran sering dipakai dengan menggunakan Incident Critical Technique (ICT) yang dipopulerkan oleh Flanagan (1954) dan dikembangkan Goldhaber (1979), dan juga Organizational Communication Profile (OCP) yang dipopulerkan oleh Down & Adrian (2004).
Berkaitan dengan penelitian audit komunikasi terdahulu, penelitian yang dilakukan oleh Zwije-Koning & Jong (2005) yang bertujuan untuk menemukan permasalahan komunikasi yang menyebabkan salah satu organisasi sekolah menengah atas di Inggris menjadi tidak efektif. Dengan teknik ICT, mereka dapat menginventarisasi masalah-masalah spesifik. Dari audit tersebut kemudian dapat ditemukan beberapa perisiwa komunikasi yang mengindikasikan perlunya perbaikan teknik komunikasi di antara para pegawai, staf pengajar, maupun staf administrasi dalam menyampaikan pesan-pesan organisasi agar proses belajar mengajar tidak terkendala hal-hal teknis.
Ramadani dkk. (2015) juga melakukan penelitian audit komunikasi berhubungan dengan kampanye lingkungan hidup dalam organisasi. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan metode wawancara tatap muka, observasi dan studi dokumen. Peneliti melakukan penjabaran mengenai jenis komunikasi, tujuan komunikasi, serta hambatan yang terjadi dalam komunikasi di organisasi WALHI Yogyakarta. Dari hasil penelitian didapat bahwa terdapat beberapa media komunikasi yang digunakan dalam mencapai tujuan komunikasi dan juga terdapat hambatan dalam komunikasi. Meskipun demikian, berdasarkan hasil penelitian menunjukkan tidak terdapat kemacetan informasi dari berbagai sumber di internal maupun eksternal.
Selain mengenai komunikasi publik, Quinn & Hargie (2004) melakukan penelitian di divisi kepolisian Inggris. Hubungan antara atasan dan bawahan berjalan dengan sangat baik, bahkan hasil kuesioner dan wawancara menunjukkan tidak terdapat permasalahan yang berarti di dalam organisasi, namun hasil ICT (Incident Critical Technique) muncul beberapa kejadian atau peristiwa tertentu yang mengidentifikasikan suatu permasalahan antara petugas lapangan dengan petugas kepolisian yang ada di kantor terutama yang berurusan dengan administrasi. Sehingga didapat kesimpulan bahwa diperlukan perbaikan dalam strategi komunikasi antara pegawai yang ada di lapangan dengan di dalam kantor agar setiap pegawai merasa puas dan menjadi bagian dari organisasi tanpa dibeda- bedakan.
Dilihat dari penelitian-penelitian sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam konteks audit komunikasi beberapa pendekatan harus dilakukan untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Melakukan evaluasi merupakan hal yang berbeda dengan audit komunikasi. Audit komunikasi adalah evaluasi yang menyeluruh, oleh karena itu ada baiknya di dalam penelitian, peneliti menggunakan teknik-teknik khusus yang dipakai untuk dapat mengukur efektivitas dan efisiensi komunikasi. Adapun beberapa perbedaan penelitian dengan metode dan kajian terdahulu dapat dilihat di tabel berikut.
Tabel 2.1 Perbandingan dan Persamaan Kajian Terdahulu dengan Penelitian Ini
Judul Penelitian Persamaaan Perbedaan
Measurement of Communication and Satisfaction oleh Karen Zwije- Koning, Menno De
Jong. 2007
Melihat kepuasan organisasi dalam internal organisasi
Zwije-Koning dan De Jong menggunakan teknik ICT dan
CSQ.
Sedangkan dalam penelitian ini, peneliti mengunakan teknik
OCP dan ICA.
Organisasi Wahana Lingkungan Hidup
Indonesia (WALHI) Yogyakarta. Dian
Ramadani, Puji Lestari, M. Edy Susilo. 2015
Audit yang dilakukan internal dan eksternal.
Ramadani Dkk menggunakan metode kualitatif.
Sedangkan dalam penelitian ini, peneliti menggunakan
metode kuantitatif.
Internal Communication
Audit: A Case Study. Quinn, Dennis & Hargie.
2004.
Melihat internal organisasi dengan tema
audit.
Quinn, Dennis & Hargie menggunakan metode mix method dan menggunakan
teknik ICT.
Sedangkan peneliti menggunakan metode kuantitatif dan teknik OCP &
ICA.
2.2 Kerangka Teori
Kerangka teori adalah suatu kumpulan teori dan literatur yang menjelaskan hubungan dalam masalah tertentu. Dalam kerangka teoritir, secara logis dikembangkan dan dielaborasikan jaringan-jaringan dari asosiasi antara variabel-variabel yang diidentifikasi melalui survey atau telaah literatur (Silalahi, 2009: 92).
Kerangka teori merupakan bagian dari penelitian, tempat peneliti memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel pokok, sub variabel atau pokok masalah yang ada dalam penelitiannya (Arikunto, 2002:
92). Fungsi teori dalam penelitian adalah menerangkan fenomena sosial atau fenomena alami yang menjadi pusat perhatian. Teori adalah himpunan konstruk (konsep), definisi dan proposisi yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala dengan menjabarkan relasi diantara variabel, untuk menjelaskan dan meramalkan gejala tersebut (Kriyantono, 2008: 45).
Adapun teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 2.2.1 Komunikasi
Istilah komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama”, communico, communication, atau communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah pertama (communis), paling sering disebut sebagai asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama. Akan tetapi definisi-definisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagai hal-hal tersebut, seperti dalam kalimat “Kita berbagi pikiran”, “Kita mendiskusikan makna”, dan “Kita mengirim pesan” (Mulyana, 2010: 46).
Harold Lasswell juga mendefinisikan komunikasi berdasarkan pertanyaan yang dapat menjawab bagaimana proses komunikasi berlangsung. Pertanyaan yang dikemukakan Lasswell sebagai berikut: “Who Says what In Which Channel To Whom With What Effect?” yang artinya adalah “siapa mengatakan apa dengan saluran apa kepada siapa dengan efek bagaimana?” (Wiryanto, 2005: 5-6).
Pertanyaan yang dibuat oleh Lasswell diharapkan dapat menjadi definisi komunikasi yang mudah dimengerti. Komunikasi dalam artian lain adalah sebuah proses pengiriman pesan dari komunikator (pengirim) kepada komunikan (penerima) melalui media atau saluran untuk mendapatkan pengaruh atau dampak dari pesan yang diterima.
Komunikasi adalah salah satu aktivitas yang sangat fundamental dalam kehidupan umat manusia. Kebutuhan manusia untuk berhubungan dengan sesamanya, sifat manusia untuk menyampaikan keinginannya dan untuk mengetahui hasrat orang lain, merupakan awal keterampilan manusia berkomunikasi secara otomatis melalui lambang-lambang isyarat, kemudian disusul dengan kemampuan untuk memberi arti setiap lambang-lambang itu dalam bentuk bahasa verbal (Cangara, 2007: 5). Komunikasi pada dasarnya dapat terjadi dalam berbagai konteks kehidupan. Peristiwa komunikasi dapat berlangsung tidak saja dalam kehidupan manusia, tetapi juga dalam kehidupan binatang, tumbuh-tumbuhan, dan makhluk-makhluk hidup lainnya. Namun demikian, objek pengamatan dalam komunikasi difokuskan pada peristiwa- peristiwa komunikasi dalam konteks hubungan antarmanusia dan komunikasi antarmanusia (Ardianto dan Harun, 2011: 19).
Menurut Cangara (2007: 23-27) komunikasi antarmanusia hanya bisa terjadi, jika ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan tertentu, artinya komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh adanya elemen komunikasi yaitu sebagai berikut :
1. Sumber
Proses komunikasi dimulai atau berawal dari sumber atau pengirim pesan, yaitu di mana gagasan, ide atau pikiran berasal, yang kemudian disampaikan kepada pihak lainnya, yaitu penerima pesan. Sumber atau pengirim pesan sering dikenal dengan istilah komunikator. Sebagai pelaku utama dalam proses komunikasi, komunikator memegang peranan yang sangat penting, terutama dalam mengendalikan jalannya komunikasi.
2. Pesan
Pesan memiliki wujud yang dapat dirasakan dan diterima indera.
Pesan sering kali dianggap sebagai informasi yang sedang dibicarakan oleh pengirim dengan penerima. Pesan dalam komunikasi dapat disampaikan dalam bentuk bahasa verbal ataupun nonverbal.
3. Media
Media adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Media bisa bermacam-macam bentuknya yaitu, indera manusia, saluran komunikasi berupa media cetak dan elektronik, dan media komunikasi sosial seperti balai desa, kesenian rakyat, dan pesta rakyat.
4. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima dapat berupa satu individu, satu kelompok, lembaga, atau bahkan suatu kumpulan besar manusia yang tidak saling mengenal.
Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi karena dialah yang menjadi sasaran komunikasi.
5. Efek
Efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Oleh karena itu, pengaruh dapat juga diartikan sebagai perubahan atau penguatan keyakinan pada pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang akibat penerimaan pesan.
Pawito (2007: 2) membagi lima cakupan bidang ilmu komunikasi:
komunikasi antarpribadi (interpersonal communications), komunikasi kelompok (group communication), komunikasi massa (mass communications), komunikasi budaya (cultural communications), dan komunikasi organisasi (organizational communications), yaitu komunikasi yang berlangsung dalam jaringan antarpribadi dan antarkelompok dalam sebuah organisasi.
2.2.2 Komunikasi Organisasi
Menurut Goldhaber (1993: 4) dalam bukunya Organizational Communication memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut :
“Organizational communication is the process of creating and exchanging messages within a network of independent relationship to cope with environmental uncertainty”.
(Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah).
Joseph A. Devito mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di dalam organisasi, baik dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi (Devito, 1997: 340).
Sedangkan menurut Wiryanto (2005: 54), komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
Redding dan Sanborn (dalam Arni, 2007: 67) mendefinisikan komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi, yang termasuk dengan bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward, komunikasi upward, dan lain-lain. Setelah mencermati beberapa definisi komunikasi organisasi menurut para ahli, peneliti mengambil kesimpulan bahwa komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi, dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.
2.2.2.1 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi memiliki peranan besar dalam organisasi. Menurut Sendjaja (dalam Bungin, 2006: 278), organisasi baik yang berorientasi untuk mencari keuntungan (profit) maupun nirlaba (non-profit), memiliki empat fungsi organisasi, yaitu: fungsi normatif, regulatif, persuasif, dan integratif. Keempat fungsi tersebut dijelaskan sebagai berikut :
a. Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem proses informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk
melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan.
b. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu, mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana mestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada :
1) Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah.
2) Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3) Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pimpinan sekaligus sebagai pribadi.
4) Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh untuk tidak dilaksanakan
c. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasif bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan membuahkan hasil yang lebih baik.
c. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal, seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal, seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanan aktivitas ini menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
2.2.2.2 Bentuk-Bentuk Komunikasi Organisasi
Komunikasi merupakan unsur pengikat berbagai bagian yang saling bergantung dalam sebuah sistem. Tanpa komunikasi tidak akan ada kegiatan yang terorganisir. Menurut Bangun (2012: 364), bentuk-bentuk komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :
a. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis merupakan suatu proses di mana pesan yang disampaikan oleh komunikator disandikan simbol-simbol yang dituliskan pada kertas atau tempat lain yang dapat dibaca dan dikirimkan kepada komunikan. Contohnya seperti surat dan email.
b. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah proses di mana seorang komunikator berinteraksi secara lisan dengan komunikan untuk mempengaruhi tingkah laku penerima. Contohnya adalah pada saat komunikan dan komunikator berkomunikasi secara langsung melalui telepon ataupun percakapan langsung.
c. Komunikasi Non-verbal
Komunikasi non-verbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat berkomunikasi dengan orang lain.
Komunikasi nonverbal sering kali tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika ada seseorang yang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal daripada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat (Purwanto, 2006: 9).
d. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi adalah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih secara tatap muka (Cangara, 2007:
31). Komunikasi berlangsung secara diadik (secara dua arah/timbal balik) yang dapat dilakukan dalam tiga bentuk, yakni percakapan, dialog dan wawancara. Percakapan berlangsung dalam suasana yang bersahabat dan informal. Dalam suatu organisasi, komunikasi antar pribadi sering digunakan antar sesama anggota organisasi secara informal baik antara atasan dengan bawahan, maupun dengan sesama anggota setingkat.
e. Komunikasi Organisasional
Komunikasi sangat penting dilakukan dalam organisasi, karena menyangkut penyampaian pesan antar individu dan kelompok tentang pekerjaan dalam organisasi. Komunikasi organisasi merupakan komunikasi yang mengalir antar/antara unit-unit dan grup-grup organisasional. Bentuk komunikasi organisasional adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah (downward communication) adalah penyampaian aliran informasi yang mengalir dari atasan kepada bawahan sesuai garis komando dalam suatu organisasi. Komunikasi ini bertujuan agar para pemimpin lebih mudah dalam pengambilan keputusan. Informasi yang disampaikan oleh atasan dapat berupa pengarahan pelaksanaan tugas, instruksi pekerjaan, informasi
kebijakan dan prosedur pekerjaan, serta mengemukakan umpan balik terhadap kinerja bawahan.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas (upward communication) adalah informasi yang berasal dari bawahan ke atasan. Biasanya hal ini terjadi saat karyawan ingin menyampaikan usulan, ide, keluhan, pengaduan, ataupun laporan. Apa yang disampaikan oleh bawahan ini dapat menjadi sebuah informasi yang penting dalam pengambilan keputusan penting perusahaan. Namun informasi tersebut tetap perlu dicermati dan divalidasi kembali. Arah komunikasi demikian harus tetap hidup guna perputaran informasi khususnya bagi para atasan yang tidak terjun langsung ke ranah operasional.
3. Komunikasi ke Samping
Komunikasi ke samping (horizontal communication) terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama. Contoh arah komunikasi ini adalah diskusi antar staff akuntan, diskusi antar manajer, diskusi direktur dengan kolega. Konteks dari komunikasi ini bersifat koordinasi sehingga satu dengan yang lain saling memberikan informasi.
4. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communication) adalah komunikasi yang dilakukan antar individu atau kelompok pada bagian berbeda dan tingkatan yang berbeda pula. Komunikasi diagonal banyak terjadi pada organisasi berskala besar di mana ketergantungan antar departemen yang berbeda sangat besar.
Kelebihan dari komunikasi ini dapat mempercepat penyebaran informasi. Namun terdapat juga kelemahan dari komunikasi ini, karena penyebaran informasi tidak sesuai dengan jalur rutin dan struktur organisasi yang ada.
2.2.3 Audit Komunikasi
2.2.3.1 Pengertian Audit Komunikasi
Pada saat mendengar kata „audit‟, yang pertama kali terpikirkan adalah audit atau pemeriksaan yang berkaitan dengan keuangan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata „audit‟ diartikan pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (pabrik, bank, dan sebagainya) dan pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian kewajaran laporan yang dihasilkannya (Hardjana, 2000: 6). Audit kemudian dikembangkan pada berbagai bidang, seperti audit pemasaran, manajemen, organisasi, dan termasuk pada bidang komunikasi.
Istilah audit komunikasi diperkenalkan pertama kali oleh George Ordiane melalui karya klasiknya “An Application of Communications Audit” yang diterbitkan dalam jurnal Personnel Psychology 7 (dalam Hardjana, 2000: 235) yang menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, evaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan. Kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja para eksekutif, pejabat dan staff komunikasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki secara sistematis, sehingga efektivitas maupun efisiensi komunikasi dapat meningkat.
Para praktisi dan konsultan komunikasi cenderung memberikan definisi teknis operasional yang singkat dan tegas. Anthoni Booth (dalam Hardjana, 2000:
10) dalam buku The Communication Audit : A guide for Managers memberi definisi sebagai berikut :
“The Process whereby the communication within an organization are analyze by internal or external consultant with a view to increasing organizational efficiency. (Audit komunikasi adalah proses pembuatan analisis data atas komunikasi-komunikasi di dalam organisasi oleh konsultan internal atau eksternal dengan tujuan meningkatkan efisiensi organisasi.”
Definisi operasional di atas dengan tegas membatasi ruang lingkup audit komunikasi. Kegiatan yang diaudit berfokus pada komunikasi dalam organisasi.
Tujuannya untuk menyatakan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
organisasi. Maka audit komunikasi juga bertujuan untuk menemukan segala gangguan komunikasi, menyingkap kemacetan informasi, kendala komunikasi efektif, dan peluang yang disia-siakan.
Pengertian audit humas menurut Hardjana (2000: 162) adalah :
“alat evaluasi terbaik untuk program jangka panjang, dengan menunjukkan kekuatan atau kelemahan yang ada, audit komunikasi menyikapi berbagai kebutuhan dan menggaris bawahi validitas untuk meningkatkan kegiatan.”
Pengertian lain mengenai audit komunikasi menurut Gerald Goldhaber dalam bukunya Organizational Communication (dalam Hardjana, 2000: 9-10) menjelaskan bahwa audit komunikasi ialah pemeriksa diagnosis yang dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran kesehatan organisasi yang lebih besar.
Berdasarkan pengertian tersebut, peneliti dapat menyimpulkan bahwa pengertian audit komunikasi, tidak saja mengenai komunikasi internal tetapi juga komunikasi eksternal, sehingga pengertian audit komunikasi adalah suatu analisis, pengkajian dan pemahaman secara mendalam tentang keseluruhan sistem serta proses komunikasi internal-eksternal organisasi atau program-program khusus dalam organisasi untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi dan manfaat lain bagi organisasi.
2.2.3.2 Tujuan Audit Komunikasi
Pada dasarnya alasan pokok penyelenggaraan audit komunikasi adalah karena eksekutif ingin mengetahui bagaimana sistem komunikasi yang sudah ditetapkan bagi organisasinya dilaksanakan untuk menghadapi situasi tertentu.
Tujuan pokok dari audit komunikasi adalah untuk meningkatkan efektivitas sistem komunikasi organisasi. Maksudnya adalah eksekutif organisasi ingin mengetahui apakah dampak kegiatan-kegiatan komunikasi dikalangan anggota organisasi atau instansi cukup besar dalam upaya dan tujuan organisasi serta bagaimana cara yang cocok untuk meningkatkan dampak komunikasi tersebut.
Dalam kenyataannya, eksekutif organisasi sering juga mempunyai alasan dan
tujuan khusus untuk melakukan audit komunikasi sesuai dengan kebutuhan dan situasi yang dihadapi oleh organisasi, baik secara internal maupun eksternal.
Di antara sejumlah tujuan penting yang banyak dikemukakan oleh para eksekutif untuk melakukan audit komunikasi menurut laporan ICA (International Communication Audit) Gerald Goldhaber dan Donald Rogers, 1979 (dalam Hardjana, 2000: 16), adalah untuk memperoleh informasi tentang “muatan informasi dalam kaitannya dengan topik-topik penting, sumber dan saluran informasi, kualitas informasi dan kualitas komunikasi”, karena muatan informasi dalam bentuk kelebihan muatan (overload) atau kekurangan muatan (underload) merupakan sumber distorsi paling besar dalam sistem komunikasi.
Lebih jelasnya Hardjana (2000: 16-17) membagi delapan tujuan pokok sebagai berikut :
1. Menentukan “lokasi” dimana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun kekurangan muatan informasi (underload) terjadi.
2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada sumber-sumber informasi.
3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana kepercayaan antarpribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.
4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas-desus (rumor), pesan-pesan sosial, dan pesan-pesan kedinasan (job related).
5. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottlenecks) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeepers) dengan membandingkan peran- peran komunikasi dalam praktek.
6. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman- pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun tergolong negatif.
7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.
8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi.
Masih menurut Hardjana (2000: 18) alasan-alasan diselenggarakannya audit komunikasi adalah :
1. Untuk mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik.
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan peluang yang mungkin terbuang.
3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi yang terjadi.
4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lain.
5. Ingin menyusun anggaran kegiatan komunikasi.
6. Ingin menetapkan patok banding.
7. Ingin mengukur kemajuan dan perkembangan dengan membandingkannya dengan patok banding tadi.
8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi.
9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan kebijakan dan program komunikasi baru.
Alasan dan tujuan mengapa audit komunikasi dilaksanakan oleh organisasi dijabarkan dan dirinci secara teknis dan praktis. Penjabaran dan rincian tersebut bersifat khas karena disesuaikan dengan keistimewaan situasi dan kebutuhan yang muncul.
2.2.3.3 Prosedur Audit Komunikasi
Seperti pada metode-metode penelitian lainnya, metode audit komunikasi juga memiliki prosedur yang harus dilalui peneliti sehingga persyaratan ilmiah dapat dipenuhi. Prosedur atau tahapan yang perlu diuraikan dan dilakukan dalam audit komunikasi.
Berkaitan dengan tahap-tahap penelitian audit komunikasi, Moore dan Jones (Jamiludin, 2004: 121) membaginya menjadi empat tahap.
1. Menyelidiki apa yang “kita” pikirkan 2. Menyelidiki apa yang “mereka” pikirkan
3. Mengevaluasi perbedaan antara dua sudut pandang
4. Menganjurkan atau merekomendasikan program komunikasi yang komprehensif dengan tujuan untuk mengakhiri kesenjangan tersebut.
Dalam hal ini, yang dimaksud apa yang kita pikirkan, berkaitan dengan sesuatu yang ideal yang ingin dicapai oleh suatu lembaga, dengan kata lain adalah tujuan yang hendak dicapai oleh lembaga. Kedua, menyelidiki apa yang kita pikirkan. Maksud dari “mereka” di sini adalah semua internal public dan external public dari suatu perusahaan atau lembaga yang akan diaudit. Ketiga, mengevaluasi perbedaan antara dua sudut pandang dimaksudkan untuk melihat keberhasilan kegiatan yang sudah dilaksanakan. Caranya dengan membandingkan apa yang perusahaan pikirkan dengan apa yang “mereka” pikirkan, kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau lembaga dapat dikatakan berhasil.
2.2.3.4 Model dan Dimensi Audit Komunikasi
Di tahun 1952, Keith Davis mengembangkan sebuah alat untuk menganalisis dan memetakan jaringan komunikasi dan mengukur aliran pesan, distorsi pesan dan redudansi komunikasi (Goldhaber: 1979). Davis mengemukakan sebuah metode untuk menganalisa jaringan komunikasi, kelebihan dan kekurangan isi pesan di dalam suatu organisasi. Penelitiannya dikenal dengan ECCO (The Episodic Communication Channels in Organization) analisis yang berfokus pada waktu, isi pesan, media dan level organisasi sebagai variabel dari pola komunikasi. Analisis ECCO banyak didefinisikan sebagai riset evaluasi (Organizational Communication Evaluation / OCE).
Audit komunikasi mulai dipakai di dunia akademisi oleh G. S. Odiorne di tahun 1954 (dalam Shelby, 1996: 59). Istilah audit komunikasi menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematis sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan (Morrisan, 2008: 252-253). Tokoh-tokoh awal yang memperkenalkan metode audit ini ialah Down dan Hazen (1977), Gerald Goldhaber (1993), dan Pincus (1986). Down dan Hazen (1977) mempresentasikan Communication Satisfaction Questionnaire (CSQ). Teknik CSQ digunakan untuk melihat adanya hubungan antara komunikasi dan kepuasan kerja. Ada delapan faktor kunci yang menjadi ukuran yaitu: iklim komunikasi, hubungan dengan atasan, integrasi
organisasi, kualitas media, komunikasi horizontal, perspektif organisasi, hubungan dengan bawahan dan umpan balik individu (Hargie & Tourish, 2009).
Goldhaber & Roger (1979) menjelaskan tentang isi dan dasar Communication Audit Survey Questionnaire (CAS). Pada awalnya Goldhaber menghimpun beberapa tim ahli dalam mengembangkan instrumen-instrumen yang dapat dipakai untuk mengukur komunikasi di dalam organisasi. Setelah delapan tahun melakukan penelitian, Hargie & Tourish (2009: 59) mendapatkan alat survei audit komunikasi yang berisi 122 pertanyaan yang dibagi menjadi delapan bagian, yaitu:
1. Jumlah informasi yang diterima tentang berbagai topik dibandingkan dengan jumlah yang diinginkan
2. Jumlah informasi yang dikirim tentang berbagai topik dibandingkan jumlah yang diinginkan
3. Jumlah tidak lanjut yang diinginkan
4. Jumlah informasi yang diterima dari berbagai sumber dibandingkan jumlah yang diinginkan
5. Jumlah informasi yang diterima dari berbagai saluran dengan jumlah yang diinginkan
6. Ketepatan waktu organisasi 7. Hubungan organisasi 8. Kepuasan hasil organisasi
Dapat disimpulkan bahwa keseluruhan jumlah informasi yang diterima dan dikirim, dan juga kondisi internal organisasi yang akan diteliti menjadi tolak ukur survey audit komunikasi.
Wiio dan Helsila (1974: 305) mempublikasikan penggunaan kerja LTT Communication Audit Questionnaire (LTT). Teknik ini menjelaskan bagaimana sistem komunikasi yang baik dapat membantu organisasi menerjemahkan tujuannya sehingga mencapai hasil yang diharapkan. Wiio (dalam Hargie &
Tourish, 2009: 60) menjabarkan 76 item pertanyaan yang dirangkum dalam 12 dimensi, yaitu :
1. Kepuasan organisasi
2. Jumlah informasi yang diterima dari sumber berbeda saat ini 3. Jumlah informasi yang diterima dari sumber yang berbeda idealnya
