URAIAN TEORITIS
2.2 Kerangka Teori
2.2.3 Audit Komunikasi
2.2.3.4 Model dan Dimensi Audit Komunikasi
Di tahun 1952, Keith Davis mengembangkan sebuah alat untuk menganalisis dan memetakan jaringan komunikasi dan mengukur aliran pesan, distorsi pesan dan redudansi komunikasi (Goldhaber: 1979). Davis mengemukakan sebuah metode untuk menganalisa jaringan komunikasi, kelebihan dan kekurangan isi pesan di dalam suatu organisasi. Penelitiannya dikenal dengan ECCO (The Episodic Communication Channels in Organization) analisis yang berfokus pada waktu, isi pesan, media dan level organisasi sebagai variabel dari pola komunikasi. Analisis ECCO banyak didefinisikan sebagai riset evaluasi (Organizational Communication Evaluation / OCE).
Audit komunikasi mulai dipakai di dunia akademisi oleh G. S. Odiorne di tahun 1954 (dalam Shelby, 1996: 59). Istilah audit komunikasi menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematis sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan (Morrisan, 2008: 252-253). Tokoh-tokoh awal yang memperkenalkan metode audit ini ialah Down dan Hazen (1977), Gerald Goldhaber (1993), dan Pincus (1986). Down dan Hazen (1977) mempresentasikan Communication Satisfaction Questionnaire (CSQ). Teknik CSQ digunakan untuk melihat adanya hubungan antara komunikasi dan kepuasan kerja. Ada delapan faktor kunci yang menjadi ukuran yaitu: iklim komunikasi, hubungan dengan atasan, integrasi
organisasi, kualitas media, komunikasi horizontal, perspektif organisasi, hubungan dengan bawahan dan umpan balik individu (Hargie & Tourish, 2009).
Goldhaber & Roger (1979) menjelaskan tentang isi dan dasar Communication Audit Survey Questionnaire (CAS). Pada awalnya Goldhaber menghimpun beberapa tim ahli dalam mengembangkan instrumen-instrumen yang dapat dipakai untuk mengukur komunikasi di dalam organisasi. Setelah delapan tahun melakukan penelitian, Hargie & Tourish (2009: 59) mendapatkan alat survei audit komunikasi yang berisi 122 pertanyaan yang dibagi menjadi delapan bagian, yaitu:
1. Jumlah informasi yang diterima tentang berbagai topik dibandingkan dengan jumlah yang diinginkan
2. Jumlah informasi yang dikirim tentang berbagai topik dibandingkan jumlah yang diinginkan
3. Jumlah tidak lanjut yang diinginkan
4. Jumlah informasi yang diterima dari berbagai sumber dibandingkan jumlah yang diinginkan
5. Jumlah informasi yang diterima dari berbagai saluran dengan jumlah yang diinginkan
6. Ketepatan waktu organisasi 7. Hubungan organisasi 8. Kepuasan hasil organisasi
Dapat disimpulkan bahwa keseluruhan jumlah informasi yang diterima dan dikirim, dan juga kondisi internal organisasi yang akan diteliti menjadi tolak ukur survey audit komunikasi.
Wiio dan Helsila (1974: 305) mempublikasikan penggunaan kerja LTT Communication Audit Questionnaire (LTT). Teknik ini menjelaskan bagaimana sistem komunikasi yang baik dapat membantu organisasi menerjemahkan tujuannya sehingga mencapai hasil yang diharapkan. Wiio (dalam Hargie &
Tourish, 2009: 60) menjabarkan 76 item pertanyaan yang dirangkum dalam 12 dimensi, yaitu :
1. Kepuasan organisasi
2. Jumlah informasi yang diterima dari sumber berbeda saat ini 3. Jumlah informasi yang diterima dari sumber yang berbeda idealnya
4. Jumlah informasi yang diterima tentang item pekerjaan tertentu saat ini
5. Jumlah informasi yang diterima tentang item pekerjaan tertentu yang idealnya
6. Area komunikasi yang perlu perbaikan 7. Kepuasan kerja
8. Ketersediaan sistem informasi komputer 9. Alokasi waktu di hari kerja
10. Kebiasaan berkomunikasi responden pada umumnya 11. Pertanyaan organik secara spesifik
12. Mencari pola informasi
Audit komunikasi di Indonesia, telah diatur kedalam suatu peraturan yang dinamakan Pedoman Umum Audit Komunikasi di Lingkungan Instansi Pemerintah yang tertuang dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 pada tanggal 10 Mei 2011. Audit komunikasi dilakukan pada dimensi sebagai berikut:
1. Proses penyampaian pesan;
2. Gaya komunikasi;
3. Model komunikasi yang diteapkan antara instansi pemerintah dan publiknya;
4. Saluran komunikasi;
5. Media komunikasi;
6. Ketepatan waktu;
7. Frekuensi waktu;
8. Kejelasan arti pesan;
9. Keterbukaan dan kejujuran;
10. Partisipasi anggota instansi pemerintah dan publik;
11. Umpan balik publik;
12. Peran dan fungsi masing-masing anggota instansi pemerintah dalam berbagai kelompok;
13. Pemecahan masalah dan pembuat putusan;
14. Norma-norma yang digunakan;
15. Kepemimpinan dan kewenangan;
16. Penghargaan dan sanksi
Penelitian ini dilakukan internal maupun eksternal organisasi, oleh karenanya teknik audit dikelompokkan menjadi dua bagian. Untuk meneliti tentang internal panitia, maka dilakukan teknik yang berdasarkan analisis ECCO (Episodic Communication Channels in Organization) yang dipopulerkan oleh Davis (1952). Teknik ini kemudian dikenal dengan Profil Komunikasi Keorganisasian yang dikembangkan oleh Pace & Faules (2005). Teknik ini diharapkan dapat menganalisis hasil audit komunikasi yang menitikberatkan pada evaluasi terhadap keberlangsungan aktivitas dan saluran informasi untuk mengetahui apakah Program Startup Weekend yang dilakukan oleh Cocowork at Clapham dengan baik sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.
Secara sederhana menurut Hardjana (2000: 50) analisis fungsional ini dapat diuraikan sebagai penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) organisasi yang dimaksudkan untuk menemukan jalan-jalan yang dapat digunakan untuk memperbaikinya. Secara teknis, analisis ini dapat dikatakan sebagai pencarian dimana kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses yang dapat membantu peningkatan efektivitas organisasi.
Terdapat enam unsur kritis yang selalu membutuhkan pemeriksaan menurut Edgar Schein (dalam Hardjana, 2000) yakni :
1. Komunikasi (communication);
2. Peran-peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagai kelompok (member roles and function in groups);
3. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving and decision making);
4. Norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and group growth);
5. Kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority);
6. Kerjasama maupun persaingan antar kelompok (intergroup cooperation and competition).
Model profil komunikasi keorganisasian ini memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau gejala tidak sehatnya organisasi. Gangguan dalam proses organisasi seperti distorsi informasi, hambatan-hambatan dalam iklim komunikasi, arus informasi, teknologi komunikasi, pesan kekuasaan, proses interpersonal dan proses kelompok, kepemimpinan, dan konflik dapat dilihat sebagai sumber ketidakefektifan organisasi maupun sebagai dampak dari ketidakefektifan tersebut. Artinya, komunikasi dapat menjadi akar permasalahan dari ketidakberesan kerja fungsional organisasi ataupun sebagai peristiwa yang menyebabkan masalah yang lebih besar.
Profil komunikasi keorganisasian kemudian dapat ditelaah dengan memberikan komponen-komponen organisasi yang dilihat dari kepuasan organisasi, iklim organisasi, kemudahan perolehan informasi, penyebaran informasi, dan muatan informasi (Pace & Faules, 2005: 331). Analisis dengan Profil komunikasi keorganisasian dikembangkan dengan beberapa metode sebelumnya yang pernah ada, seperti ECCO dari Davis (1952) dan Kuesioner Kepuasan Komunikasi dari Downs (1988) yang ditambahkan kembali mengenai iklim komunikasi oleh Pace (2005).
Peneliti memakai kuesioner sesuai dengan standar ICA (International Audit Communication) untuk melihat eksternal kepanitiaan yang dikemukakan oleh Goldhaber (1993). Audit komunikasi dilakukan dengan melihat unsur-unsur penilaian dalam komunikasi, yaitu 5c ditambah dengan intensitas yang dikemukakan oleh Cutlip, Center & Broom (2006: 408). Berikut indikator yang peneliti gunakan dalam penelitian ini :
1. Credibility (kredibilitas sumber): dalam hal ini komunikasi dimulai dengan suasana saling percaya yang diciptakan komunikator dengan sungguh-sungguh untuk melayani publiknya yang memiliki keyakinan dan respect.
2. Context (konteks): konteks yang menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan sosial, suatu pesan harus dapat disampaikan dengan jelas dengan sikap partisipatif.
3. Content (isi): isi pesan dalam strategi ini harus menyangkut kepentingan publik, sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat bagi publik.
4. Clarity (kejelasan): pesan disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti, dan memiliki maksud, tema, dan tujuan yang sama antara komunikator dengan komunikan.
5. Capability of the Audience (kapabilitas khalayak) dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki oleh khalayak, komunikasi akan efektif jika dikaitkan dengan faktor-faktor seperti kebiasaan, pengingkatan kemampuan membaca, dan pengembangan pengetahuan khalayak.