BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.1.1. Pengertian
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak jenis perpustakaan yang telah dikategorikan.
Definisi perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo-Basuki (1991, 51) adalah:
“perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berfaliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat)”.
Selain itu, menurut Noerhayati (1987, 1), “perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yangmerupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan melaksanakan Tri Dharmanya”.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat)
2.1.2 Tujuan
Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program sesuai
dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.
Menurut Noerhayati (1987, 2) “tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi, dan penyebarluasan informasi”.
Selaras dengan pernyataan diatas menurut pendapat Sulistiyo-Basuki (1993, 52) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan bahwasanya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa, sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, artinya mulia dan mahasiswa tahun pertamanya hingga mahasiswa program pascasarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi lembaga industri local.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung kinerja dari perguruan tinggi dalam menyelenggarakan pendidikan dengan menyediakan sumber-sumber informasi ilmiah bagi masyarakat perguruan tinggi tersebut agar pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi berjalan dengan lancar dan semakin berkualitas.
2.1.3 Fungsi Dan Tugas
Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai pusat informasi selalu berusaha semaksimal mungkin dalam memenuhi kebutuhan pengguna agar dapat meningkatkan minat baca serta menambah wawasan dan pengetahuan sivitas akademika perguruan tinggi yang dilayaninya.
Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979, 3) bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu segi proses pelayanannya, segi program kegiatan perguruan tinggi dan segi pelaksanaannya.
1. Ditinjau dari segi proses pelayanan sesuai dengan tujuannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai lima macam fungsi, yaitu :
a. sebagai pusat pengumpulan informasi.
b. sebagai pusat pelestarian informasi.
c. sebagai pusat pengolahan informasi.
d. sebagai pusat pemanfaatan informasi.
e. sebagai pusat penyebarluasan informasi.
2. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi yang didukung sesuai dengan peranannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga macam fungsi yaitu :
a. sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program penelitian.
c. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pengabdian kepada masyarakat.
3. Ditinjau dari segi pelaksanaannya, pada setiap fungsi perpustakaan perguruan tinggi tersebut diatas dapat dibedakan dua macam sifat fungsi, yaitu :
a. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
b. Menyediakan pustakan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan rangka studinya.
c. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan dilingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
d. Memutakhirkan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan. (Perpustakaan nasional R.I. 1995, 56)
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah bahan pustaka, menyebarluaskan informasi melalui layanan pengguna seperti layanan sirkulasi, referensi, dan bimbingan pengguna.
2.1.4 Pengguna
Pengguna perpustakan adalah seseorang atau kelompok yang berhubungan dengan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi.
Menurut Sutarno (2003, 37) pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah
“masyarakat perguruan tinggi yang terdiri atas para staf pengajar (dosen), mahasiswa, peneliti, dan mereka yang terlibat di dalam kegiatan Akademik (sivitas akademik)”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengguna perpustakaan secara umum merupakan anggota masyarakat. Dan apabila dilihat dari pengertian, tujuan dan fungsi perpustakaan perguruan tinggi, pengguna perpustakaan perguruan adalah mahasiswa, staf pengajar/dosen, peneliti dan staf administrasi perguruan tinggi.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Definisi Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan disebut manajemen. Umumnya, Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya.
Dari pengertian masing-masing, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan, pengelolaan, pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian- bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi
informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
2.2. Tujuan Penerapan Sistem Informasi
Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi.
Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang dikarang oleh Supriyanto dan Husin ( 2008, 23) yang berjudul Teknologi Informasi Perpustakaan : strategi perancangan perpustakaan digital mengatakan
“Tujuan penerapan TI adalah untuk otomasi kerja perpustakaan” yang pada dasarnya adalah membantu semua pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat.
Dalam penerapannya di perpustakaan, Menurut Bryson (1990) menyatakan bahwa “manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian”.
Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber manusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi.
Penerapan teknologi informasi diperpustakaan bersamaan dengan perkembangan budaya manusia itu sendiri. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm, CDROM/ DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web.
Menurut Ikhwan Arif (2003, 1-2), penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format
Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
Selain fungsinya, Ikhwan Arif (2003) juga mengemukakan faktor pendukung pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan antara lain:
1. Kemudahan dalam mendapatkan produk TI
2. Harga semakin terjangkau
3. Tuntutan layanan masyarakat (right information, right user dan right now)
Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi diperpustakaan antara lain:
1. Mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan
pengelolaan perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik pada
pengguna.
3. Meningkatkan citra perpustakaan dan pustakawan.
4. Mengembangkan infrastruktur regional, nasional, dan global.
2.4. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan 2.4.1. Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.
Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repeatable) sudah diambil alih oleh komputer.
Otomasi Perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
Defenisi Otomasi Perpustakaan (Library Automation)
Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan. Di Indonesia saat ini perpustakaan pada umumnya telah memanfaatkan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya.
Beberapa defenisi dari Otomasi perpustakaan :
1. Menurut Harrod,1990, 47 Otomasi adalah “pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia”.
2. Concise Oxford Dictionary (1982, 59) bahwa otomasi adalah “penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan metal manusia”.
3. Menurut Sulistyo-basuki (1994, 96) pengertian otomasi adalah “mencakup konsep proses atau hasil membuat mesin sawtindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut”.
4. Salim (1991, 1067) otomasi perpustakaan adalah “suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam proses tersebut”.
Dari beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa otomasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.
Cochrane (1995, 31) mengemukakan bahwa tujuan otomasi perpustakaan adalah :
1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan perpustakaan
4. Meghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan
6. Memberi peluang untuk memamsarkan jasa perpustakaan, dan 7. Meningkatkan efisiensi.
Menurut Corbin (1985, 9-14), Membagi metode otomasi perpustakaan atas 4 (empat) yaitu :
1. Membeli sistem jadi (turnkey system),
2. Mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain (adapted systems),
3. Mengembangkan atau membangun sistem lokal (locally developed system), dan
4. Memanfaatkan sistem secara bersama (shared system).
Manfaat Otomasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan menerapkan otomasi.
Menurut Sophia (1998), penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat :
1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval) 2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka, 3. Komuikasi antarperpustakaan, serta;
4. Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan Komponen Sistem Otomasi Perpustakaan
UNESCO (1999) “Sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa komponen atau syarat yang saling mendukung terkait. Komponen-komponen tersebut meliputi pengguna (users), perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan data”.
1. Pengguna (Users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sistem otomasi perpustakaan.
Pengembangan sistem perpustakaan hendaknya selalu memperhatikan masukan pengguna. Otomasi perpustakaan bisa dikatakan optimal apabila memenuhi kebutuhan pemakainya, baik staf perpustakaan maupun pemustaka, oleh karena itu analisa kebutuhan pengguna mutlak dilakukan.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminstrator sistem harus dilatih sesuai bidang yang akan diperoleh.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secra cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dalam memilih perangkat keras, yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggungjawab adalah untuk
mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghinfari dampak buruk yang mungkin timbul dimasa depan. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
b. Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi dan sejenisnya
c. Protokol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggungjawab dalam pembangunan jaringan.
3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
4. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisasinya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi;
dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
2.4.1.1. Pengelolaan Anggota
Menurut Nigitha (2013), Pengelolaan anggota perpustakaan meliputi : 1. Mengelola aktifasi anggota baru dan aktifasi anggota lama
2. Mengelola registrasi tamu (kartu masuk dan kartu baca) 3. Mengelola bebas pinjam anggota dan non anggota
4. Mengelola pencetakan kartu anggota
5. Mengelola pencetakan kartu masuk dan kartu baca (tamu)
6. Mengelola pencetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan non anggota
2.4.1.2. Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai.
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2003),
1. Pelayanan sirkulasi :
Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
a. Pendaftaran anggota b. Peminjaman
c. Pengembalian d. Perpanjangan e. Penagihan
f. Pemungutan denda g. Pemberian Sanksi h. Statistik
i. Bebas Perpustakaan j. Peraturan Perpustakaan
2. Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
a. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
b. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.
3. Jenis Koleksi yang di sirkulasikan : a. Koleksi umum
b. Kolekesi Referensi c. Koleksi Cadangan
d. Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar e. Koleksi Penerbitan Pemerintah
f. Koleksi Audio Visual
2.4.1.3. Pengadaan koleksi
Pengadaan merupakan kegiatan inti dari beberapa unit kegiatan di perpustakaaan. Karena koleksi perpustakaan atau bahan pustaka adalah sumber informasi yang harus dikelola di perpustakaan. Rangkaian kegiatan pengadaan
bahan pustaka di perpustakaan mulai dari proses pemilihan koleksi buku maupun nonbuku yang diperoleh melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, tukar- menukar, titipan, maupun terbitan sendiri sampai koleksi bahan pustaka tersebut dipublikasikan untu kepentingan pengguna perpustakaan.
Philips (1992, 108) menyatakan bahwa: “Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.”
Koleksi perpustakaan merupakan objek utama atau dasar dari pengadaan bahan pustaka di perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bermutu dapat membangun suatu perpustakaan yang bermutu juga. Perpustakaan harus mengetahui jelas siapa calon pemakai informasi yang diakan dilayani. Oleh karena itu, bagian pengadaan bahan pustaka harus menyediakan informasi yang cocok dengan kebutuhan mereka. Pustakawan juga dituntut untuk memahami koleksi perpustakaan baik secara fisik maupun dari segi kualitasnya sehingga tercipta koleksi perpustakaan yang tepat guna.
Pada perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya pengadaan koleksi yang tepat adalah memilih koleksi perpustakaan yang mengikuti arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga pengguna di perpustakaan ini mendapatkan informasi-informasi yang sesuai dengan perkembangan zaman di bidang pendidikan dan pengetahuan umum. Dengan demikian koleksi yang disediakan di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dan bermanfaat bagi penggunanya.
Menurut Darmono (2001, 58), secara umum pengadaan bahan pustaka mencakup 3 (tiga) kegiatan utama yaitu:
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar menukar, penerimaan hadiah, dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan
3. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka
2.4.1.4. Katalogisasi
Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa,
sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/
AACR2R.
Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan.
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku
dalam arti yang luas. Menurut Siregar (1996),“Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi”.
Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan perpustakaan agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit, dan nomor DDC (Dewey Decimal Classification). Katalog merupakan kartu yang berisi keterangan-keterangan mengenai sebuah buku yang dilayankan. Ukuran katalog adalah 7,5 cm x 12,5 cm dengan tata pengetikan tertentu sesuai dengan sistem atau aturan yang berlaku.
Kartu katalog menurut jenisnya ada lima macam yaitu: kartu katalog pengarang, judul, subjek, shelflist, dan kartu katalog subjek klasifikasi.
“Untuk setiap buku setidaknya memiliki empat jenis, yaitu katalog pengarang, judul, subjek, dan shelflist” (Sumardji, 1978; 41).
Untuk perpustakaan, idealnya katalog diketik dalam kertas khusus katalog. Tata pengetikan kartu katalog tersebut diatur sebagai berikut :
1. Call number atau nomor panggil
Call number diketik di sudut kiri atas, dengan mengetik nomor kelas yang kira-kira berjarak ½ cm dari tepi kiri dan ½ cm dari atas. Kemudian di bawahnya diketikkan 3 (tiga) huruf kependekan nama pengarang, dan kemudian diketikkan pula 1 (satu) huruf kecil yang diambil dari huruf paling depan judul yang dicantumkan. Seperti :
375 NAS
K 2. Nama Pengarang
Nama pengarang diketik mulai dari indensi pertama sejajar dengan 3 huruf kependekatannya pada call number. Pengetikan nama pengarang diutamakan lebih dahulu nama keluarganya, kemudian nama kecilnya (nama depan), dan ditulis dengan huruf kapital untuk kata pertama nama yang dicantumkan. Seperti :
Nama sebenarnya = Syarifudin Amir Nama di katalog = AMIR, Syarifudin 3. Judul
Judul diketik pada indensi kedua baris berikutnya di bawah huruf ke-4 cantuman nama pengarang. Jika ada judul tambahan atau anak judul, diberi tanda titik dua ( : ) setelah judul utama dicantumkan. Kemudian diketik pula nama pengarang tanpa dibalik dengan dibatasi tanda garis miring ( / ) kemudian diteruskan dengan mengetikketerangan edisi yang dibatasi dengan tanda titik dan strip panjang atau dua strip ( .-- ).
Contoh :
a. Jalan Menuju Surga / Jalaludin Saktinaga.—Edisi Ke-2.—
b. Hukum Perkawinan: Aspek dan proses penetapan / Romly Kartika.—Edisi Ke-1.—
4. Impresum atau Imprint
Impresum atau Imprint diketik setelah pengetikan judul, pengarang, dan keterangan edisi (bila ada) yang dibatasi dengan tanda “.—“ sebelum imprint ini dicantumkan.
Contoh :
a. Hukum Perkawinan: Aspek dan proses penetapan/Romly Kartika.—
Edisi Ke-1.—Jakarta: Gramedia, 2006.
5. Kolasi
Kolasi diketik mulai idensi kedua baris berikutnya (dibawah huruf ke-4).
Jika tidak cukup diketik pada 1 baris, lanjutannya diketik pada baris berikutnya mulai indensi pertama.
Contoh :
a. Ix, 241 hlm.: Ilus.; 21 cm.
6. Anotasi atau catatan
Anotasi diketik dibawah kolasi dan diberi jarak satu spasi. Anotasi ini tidak selalu digunakan di setiap katalog, karena hanya sebagai catatan khusus bagi buku yang memiliki cici khusus dan perlu diberikan catatan.
Contoh :
a. Catatan: Buku ini berdasarkan KBK.
7. Tracing atau Jejakan
Tracing adalah keterangan lebih lanjut mengenai buku yang bersangkutan. Diketik lurus dengan indensi pertama pada deskripsi bibliografi di atasnya. Ditulis dengan angka untuk menuliskan subjek atau kata kunci temu baliknya, dan angka romawi untuk keterangan judul, dan pengarang setelah pengarang utama.
Contoh :
1. Ekonomi 2. Akutansi I. Judul II. Aris, Yudi III. Rambe, Arifin
Jadi, pengetikan katalog bisa dilakukan jika konsep kerangka penulisannya telah dibuat atau diketahui. Berikut bagan kerangka penulisan dalam katalog
Nama pengarang
Call Judul: anak judul / pengarang.—ket.edisi.—
Number Imprint (Kota terbit: Penerbit, tahun terbit).
Kolasi (tebal: ilustrasi; ukuran buku,dll) Anotasi
ISBN Tracing
2.4.1.5. Penyediaan Online Public Access Catalogue (OPAC) OPAC (Online Public Access Catalogue)
Dalam suatu perpustakaan, katalog merupakan salah satu alat untuk menemukan kembali koleksi pustaka. Sekarang katalog tidak saja dibuat dalam bentuk kartu, tetapi juga dalam bentuk digital. Katalog dalam bentuk digital biasanya disimpan dalam hard disk komputer atau media penyimpanan lainnya, seperti disket, CD-ROM, dan DVD. OPAC bekerja berdasarkan konsep jaringan.
. OPAC merupakan pengkatalogan buku-buku di perpustakaan besar secara berkomputer.
Kepopulerannya berkembang sehingga kini makin banyak perpustakaan di negara lain sudah memasukkan OPAC masing-masing di internet.
Menurut Nasrul Makdis (2009), beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC adalah:
1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan
2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi
3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja
4. Mempercepat pencarian informasi
5. Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan luas Sistem OPAC.
Dalam sistem OPAC terdapat kegiatan pemasukan data dan validasi atau pengecekan data yang dimasukkan ke dalam basis data. Apabila ada kesalahan atau keraguan, data dapat dilacak berdasarkan nama pengolah, pemasuk data, dan tanggal pemasukan yang tercantum pada formulir. Dengan menggunakan formulir, pemasukan data menjadi lebih cepat dan fisik bahan pustakanya dapat segera diproses sebagaimana mestinya sehingga dapat segera dipamerkan dan digunakan di unit sirkulasi.
Sistem OPAC yang dikembangkan di pustaka adalah sistem layanan informasi melalui LAN dan WAN, namun karena masih ada keterbatasan, sistem yang dibangun baru pada tahapan LAN. Layanan melalui WAN dilakukan dengan memanfaatkan media internet, sehingga pengguna dapat langsung mengakses informasi dari server pangkalan data. Layanan melalui LAN lebih ditujukan untuk penguna yang langsung datang ke perpustakaan.
2.4.2. Portal Perpustakaan
Portal merupakan sistem online yang digunakan untuk menyediakan layanan perpustakaan sehingga dapat diakses melalui internet. Web portal berfungsi sebagai penyedia one stop service untuk layanan kepustakaan yang meliputi informasi koleksi, pencarian koleksi serta fasilitas download koleksi digital.
Fitur:
1. Profil Perpustakaan 2. Berita & Agenda 3. Katalog Online
4. Simple and Advanced Search 5. Member Management System
6. Pemesanan peminjaman koleksi perpustakaan 7. Upload/Download koleksi digital
8. Administrasi Sistem
Sumber : (http://proposal.simperpus.pdf)
2.5. Metode pemilihan Sistem 2.5.2. Perangkat Lunak (Software)
Software adalah program komputer yang fungsinya mengarahkan kegiatan pemrosesan dari komputer. Didalam software berisi instruksi kepada komputer, atau pernyataan program (program statement) yang secara tepat dinyatakan dan diorganisasikan sesuai dengan syntax dan berbagai aturan tentang kontruksi program (yang disesuaikan dengan bahasa pemograman komputer tertentu).
Beberapa program yang ditujukan pada pelaksanaan tugas khusus, atau yang memanipulasikan serangkaian data, disebut program aplikasi.
Program ditulis oleh pemrogram (programmer), yaitu seorang ahli (profesional) dalam penyusunan program. Program kemudian dijalankan (run) oleh komputer, dan diperlakukan sebagai salah satu jenis data. Program dapat diperbaiki atau diperluas dan kegiatan ini disebut pemeliharaan program.
Alasan terakhir tentang pentingnya software, karena ia merupakan antar muka (interface) yang menghubungkan pengguna dengan sistem komputer.
Pemahaman berbagai aspek dari software dalam rangka menggunakan dan mengembangkan lebih lanjut sistem informasi.
(Edhy Sutanta, 2003).
2.5.3. Perangkat Keras (Hardware)
Pengolahan data, termasuk dengan penggunaan alat-alat elektronika, memerlukan perangkat atau piranti keras yang dikenal sebagai komputer. Seperti telah umum diketahui komputer adalah mesin elektronika yang menerima dan mengolah data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi.
Komputer secara umum menjalankan tugasnya berdasarkan instruksi yang diberikan kepadanya yang disebut program oleh operator komputer tersebut.
Komputer tidak hanya mampu menerima, mengolah, dan menyimpan data sebagai masukan dan informasi sebagai hasil olahannya, akan tetapi juga menyimpan instruksi yang diberikan setiap kali komputer diperintahkan bekerja selama menggunakan program yang sama.
Konfigurasi komputer beraneka ragam tergantung pada kemampuannya.
Konfigurasi komputer merupakan suatu sistem karena terdiri dari berbagai komponen atau alat seperti unit pemrosesan sentral (central processing unit), monitor, hard disk, papan ketik, pencetak, kabel, dan alat pemindah (cursor) yang dikalangan dunia komputer dikenal dengan istilah mouse. (Yusup, Pawit M. 2009)
BAB III
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UNPAB MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UNPAB Medan
Perpustakaan UNPAB tidak dapat dipisahkan dari perubahan sekolah tinggi metafisika menjadi Universitas Pembangunan Panca Budi dengan didirikannya Perpustakaan Habibah pada tahun 1962. Perpustakaan UNPAB merupakan penggabungan antara unit-unit perpustakaan Fakultas yang ada yaitu perpustakaan FH, perpustakaan FE, perpustakaan FP, perpustakaan Habibah, menjadi Universitas Perguruan Tinggi. Perpustakaan UNPAB Terpusat berdasarkan SK Rektor No. 1227/14/R/2003 menempati Gedung D Lantai II dengan luas Ruangan 250 m².
Tahun 2009 UNPAB memenangkan Hibah PHKI Dikti Tema A sehingga pengembangan perpustakaan dimulai dengan perluasan & rehabilitasi ruangan dan penambahan sarana dan prasarana. Kini Luas perpustakaan 677 m² terdiri dari :
1. Ruang baca 200 m² 2. Ruang Koleksi 144 m² 3. Ruang Referensi 100 m 4. Ruang Sirkulasi 16 m² 5. Ruang Kerja 30 m²
6. Ruang Lainnya ( Gudang, Kamar mandi, Selasar, dapur )187 m².
