PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 190 TAHUN 2019

TENTANG

STANDAR PENGELOLAAN DAN PENYELENGGARAAN ARSIP DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengelolaan dan penyelenggaraan arsip di lingkungan Perpustakaan Nasional perlu dilakukan standarisasi agar berjalan dengan baik;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional tentang Standar Pengelolaan dan Penyelenggaraan Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4774);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanakan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

5. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah

Nonkementerian sebagaimana telah beberapa kali diubah,

terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 145 Tahun 2015

tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan Presiden

Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,

Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga

Pemerintah Nonkementerian (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2015 Nomor 322);

6. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Nonkementerian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 11);

7. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 580);

8. Peraturan Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);

9. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 6 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 569);

10. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL TENTANG STANDAR PENGELOLAAN DAN PENYELENGGARAAN ARSIP DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL.

KESATU : Menetapkan Standar Pengelolaan dan Penyelenggaraan Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional, sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KEDUA : Segala biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan Keputusan ini dibebankan pada Anggaran Perpustakaan Nasional.

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 31 Oktober 2019

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MUHAMMAD SYARIF BANDO

LAMPIRAN I

KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : 190 Tahun 2019 TANGGAL : 31 Oktober 2019

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

3.1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

3.2. Arsip Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

3.3. Arsip Aktif Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus dan berada pada unit pengolah;

3.4. Arsiparis adalah seorang Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan ;

3.5. Berkas adalah himpunan arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan sistem penataan tertentu sesuai dengan jenis, tipe dan kegunaannya;

3.6. Berkas Kerja adalah berkas yang digunakan secara langsung dan terus menerus dalam proses pekerjaan sehari-hari;

3.7. Buku Peminjaman Arsip Aktif adalah buku yang dipergunakan sebagai sarana untuk pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip aktif;

3.8. Daftar Arsip Aktif adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat nomor, unit pengolah, kode klasifikasi, deskripsi arsip (uraian yang bersumber dari arsip aktif), kurun waktu, jumlah, tingkat keaslian dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana akses atau penemuan arsip aktif di tempat penyimpanan arsip aktif (sentral 1. Tujuan

1.1. Menyimpan arsip di unit pengolah dengan baik dan benar;

1.2. Mempercepat dan memudahkan penemuan kembali arsip aktif;

1.3. Memudahkan dalam kontrol dan pengamanan arsip aktif, baik fisik maupun informasi; dan

1.4. Memudahkan proses pemindahan arsip inaktif dari pengolah ke unit kearsipan.

2. Ruang Lingkup:

Unit Pengolah.

3. Definisi

arsip aktif-central file) di lingkungan unit pengolah. Daftar Arsip Aktif terdiri dari Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas;

3.9. Daftar Berkas adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah dan keterangan;

3.10. Daftar Isi Berkas adalah daftar yang memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, informasi arsip, tanggal, jumlah dan keterangan;

3.11. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah–naskah transaksi;

3.12. Guide/Sekat adalah penyekat untuk mengelompokan berkas arsip dalam rangka penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor, alfanumerik, geografis dan kronologis;

3.13. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan yang tidak memimpin satuan organisasi dalam struktur organisasi yang berlaku dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/keterampilan di bidang kearsipan yang bersifat mandiri artinya dalam pengambilan keputusan dilakukan sesuai dengan fungsi disiplin keilmuannya;

3.14. Kartu Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari 1 (satu) macam masalah pada naskah dinas dan sebagai petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah lainnya;

3.15. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi organisasi dan disusun secara logis dan sistematis;

3.16. Klasifikasi Arsip Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan disusun secara logis dan sistematis;

3.17. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit pengolah;

3.18. Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan dan penyimpanan arsip inaktif, dan alih media arsip;

3.19. Penataan Arsip Aktif Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas;

3.20. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya;

3.21. Pengelola Arsip adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan memiliki kompetensi teknis di bidang pengelolaan arsip;

3.22. Out Indicator/Tanda Keluar adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet.

Apabila yang sedang dipinjam semua berkas (satu folder) maka

yang digunakan adalah out guide, sedangkan bila yang dipinjam

hanya beberapa lembar maka akan mempergunakan out sheet;

3.23. Sentral Arsip Aktif /Central File adalah ruang atau tempat yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola arsip aktif;

3.24. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan pengelolaan kearsipan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;

3.25. Unit Pengolah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya;

4.8. Out Indicator/Tanda Keluar;

5.2.3. Bertanggungjawab atas pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

6.8. Standar Nasional Indonesia 19-696962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi Manajemen Rekaman. Bagian 1:

Umum;

4. Peralatan dan Bahan 4.1. Klasifikasi Arsip;

4.2. Indeks;

4.3. Filing Cabinet dan/atau Lemari Arsip;

4.4. Folder;

4.5. Guide/Sekat;

4.6. Buku Peminjaman Arsip Aktif;

4.7. Kartu Tunjuk Silang;

5. Tanggung Jawab

5.1. Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab atas pengelolaan arsip aktif;

5.2. Pelaksana pengelolaan arsip aktif adalah Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip:

5.2.1. Bertanggungjawab atas pemberkasan arsip aktif;

5.2.2. Bertanggungjawab atas keamanan fisik dan informasi arsip aktif di lingkungan unit pengolah; dan

6. Acuan dan Referensi

6.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

6.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

6.3. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional;

6.4. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis;

6.5. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;

6.6. International Standard Organization (ISO) 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu;

6.7. ISO 15489 tentang Records Management;

- 6 -

7. Ketentuan Umum

7.1. Penataan arsip aktif jenis korespondensi dilakukan dengan menggunakan sistem Alfanumerik dan Klasifikasi Arsip sebagai dasar penataan arsip aktif;

7.2. Penataan arsip kepegawaian untuk jenis berkas pegawai (personal file) menggunakan sistem Alfabet.

8. Prosedur Kerja

8.1. Pemberkasan Arsip Aktif 8.1.1. Persiapan

Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pemberkasan arsip aktif.

8.1.2. Proses

8.1.2.1. Pemeriksaan (Inspecting)

Memeriksa tanda pelepas dan kelengkapan berkas dan keadaan fisik arsip sebelum berkas tersebut disimpan.

8.1.2.2. Penentuan Indeks (Indexing)

Membuat indeks masing-masing arsip untuk satu berkas/kegiatan yang dilakukan dengan menyimpulkan isi ringkas/kata tangkap dari informasi berkas sebagai identitas pokok untuk dicantumkan pada folder, tab guide. Penggunaan indeks dapat berupa Indeks Nomor (Angka), Abjad, dan Subyek.

8.1.2.2.1. Indeks Nama untuk nama (orang, tempat, wilayah);

8.1.2.2.2. Indeks Subyek untuk jenis korespondensi.

8.1.2.4.3. Terdapat surat yang lampirannya bukan bermediakan kertas, misal foto, film, cakram digital (CD), buku dan lain-lain .

8.1.2.3. Pengkodean (coding)

Penentuan kode dengan menggunakan kode klasifikasi arsip dilakukan cara sebagai berikut:

8.1.2.3.1. Menentukan kode dari indeks berkas atau masalah pokok yang ditentukan dengan kode klasifikasi arsip;

8.1.2.3.2. Memeriksa kembali ketepatan kode klasifikasi arsip yang dipilih sesuai dengan kode klasifikasi arsip;

Cara Penulisan Kode Klasifikasi

a. Fungsi (Primer) ditulis pada bagian depan dengan 3 (tiga) digit huruf yang diambil dari subyek utama atau nama fungsi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

b. Kegiatan (Sekunder) ditulis dengan kode angka 2 (dua) digit angka diletakkan setelah kode Fungsi (Primer);

c. Transaksi (Tersier) apabila diperlukan ditulis dengan 2 (dua) digit kode angka dan diletakkan di belakang kode angka Kegiatan (Sekunder);

d. Penulisan kode huruf dan/atau angka mencerminkan Fungsi (Primer) diikuti dengan kode angka dan kode untuk Kegiatan (Sekunder) dan Transaksi (Tersier).

Contoh

KPG KEPEGAWAIAN → Fungsi/Primer

KPG 01 Pengadaan → Kegiatan/Sekunder

KPG 01.00 Penerimaan → Transaksi/Tersier KPG 01.02 Pengangkatan Calon Pegawai

Negeri Sipil dan Pegawai Negeri Sipil KPG 01.03 Prajabatan

KPG 02 Ujian Kenaikan Pangkat/Jabatan KPG 02.00 Ujian Penyesuaian Ijazah KPG 02.01 Ujian Dinas

KPG 02.02 Ujian Kompetensi

8.1.2.4. Tunjuk Silang digunakan apabila:

8.1.2.4.1. Terdapat surat yang mempunyai 2 (dua) masalah atau lebih;

8.1.2.4.2. Terdapat pergantian nama (nama orang,

nama lembaga atau nama tempat);

Memberikan label dengan menuliskan kode klasifikasi dan indeks sebagai judul berkas pada laci filing cabinet, guide/sekat dan folder.

Contoh Tunjuk Silang yang memiliki keterkaitan masalah KODE & INDEKS : KPG 03.05. PROMOSI

ISI BERKAS : Promosi Jabatan Struktural Tahun 2019 LIHAT JUGA

KODE & INDEKS : KPG 08.03 HUKUMAN DISIPLIN

ISI BERKAS : Penegakan Disiplin Pegawai Negeri Sipil Tahun 2017

Contoh Tunjuk Silang arsip dan lampiran media cakram digital (CD) KODE & INDEKS : PRC 05.02. RAKORNAS

ISI BERKAS : Kegiatan Rapat Koordinasi Perpustakaan Provinsi, Tanggal 27-28 Januari 2019 di Palu, Sulawesi Tengah

LIHAT JUGA

KODE & INDEKS : KTU 03.00 KEPROTOKOLAN

ISI BERKAS : Foto – foto dalam CD kegiatan Rapat Koordinasi Perpustakaan Provinsi, Tanggal 27-28 Januari 2019 di Palu, Sulawesi Tengah

8.1.2.5. Pengelompokan (Sorting)

Mengatur arsip aktif dengan cara mengelompokan arsip aktif sesuai dengan kelompok Kegiatan (Transaksi) sesuai klasifikasi arsip.

8.1.2.6. Pelabelan (Labeling)

8.1.3. Pembuatan Arsip Aktif

8.1.3.1. Memeriksa susunan pemberkasan arsip aktif dalam filing cabinet dan/lemari arsip;

8.1.3.2. Mendaftar arsip aktif sesuai dengan susunan pemberkasan arsip aktif;

8.1.3.3. Membuat Daftar Arsip Aktif yang digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip aktif;

8.1.3.4. Daftar Arsip Aktif terdiri atas Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas;

8.1.3.4.1. Daftar Berkas

Daftar berkas sekurang–kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah dan keterangan;

8.1.3.4.2. Daftar Isi Berkas

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah dan keterangan.

DAFTAR BERKAS

DAFTAR ISI BERKAS

No Unit

Pengolah Nomor

Berkas Kode Klasifikasi

Uraian Informasi

Berkas

Kurun

Waktu Jumlah Keterangan

No Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi

Arsip Tanggal Jumlah Keterangan

8.1.3.5. Unit pengolah menyampaikan Daftar Arsip Aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;

8.1.3.6. Penyimpanan/Penempatan Arsip Aktif (Filing) Menyimpan arsip yang telah diberi nomor file ke dalam folder dan meletakkannya pada filing cabinet dan/ lemari arsip sesuai dengan urutan berkas.

Contoh Penataan arsip aktif pada filing cabinet

KPG 01.00 PENERIMAAN

KPG 01 PENGADAAN

KPG 00 FORMASI KPG KEPEGAWAIAN

8.2.14. Prosedur peminjaman arsip aktif dilakukan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

8.2. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Arsip Aktif.

8.2.1. Mengajukan permintaan peminjaman arsip aktif;

8.2.2. Mencari arsip aktif yang akan dipinjam dengan melakukan entri data peminjaman arsip aktif;

8.2.3. Menemukan arsip aktif yang akan dipinjam;

8.2.4. Memeriksa terlebih dahulu kondisi dan jumlah arsip aktif;

8.2.5. Pengambilan arsip aktif dari tempat penyimpanannya dengan memberi out indicator/tanda keluar pada arsip aktif yang diambil;

8.2.6. Mencatat dalam buku peminjaman arsip aktif ;

8.2.7. Menyerahkan arsip aktif sesuai yang diinginkan serta memintakan paraf peminjaman arsip aktif;

8.2.8. Jangka waktu peminjaman arsip aktif adalah 5 (lima) hari kerja, apabila masih dipergunakan, peminjaman dapat diperpanjang kembali dengan mengikuti prosedur awal;

8.2.9. Unit pengolah pemilik arsip aktif berwenang menegur pegawai atau unit pengolah peminjam arsip aktif apabila belum/tidak mengembalikan arsip aktif yang dipinjam sesuai dengan jangka waktu peminjaman arisp aktif;

8.2.10. Arsip aktif yang sudah selesai digunakan harus secepatnya dikembalikan;

8.2.11. Arsip aktif yang sudah dikembalikan harus diteliti kelengkapan dan kondisinya;

8.2.12. Arsip aktif yang sudah dikembalikan, ditempatkan kembali pada tempat penyimpanan semula dan mengeluarkan out indicator / tanda keluar;

8.2.13. Apabila arsip aktif yang dikembalikan tidak lengkap atau tidak sesuai dengan kondisi saat dipinjam, maka peminjam arsip aktif harus membuat surat pernyataan menghilangkan arsip atau surat pernyataan merusak arsip; dan

Contoh Out Indicator/Tanda Keluar

Out Indicator

BAGAN ALUR PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

Tunjuk Silang?

MULAI

Memeriksa Kelengkapan Berkas (Inspecting)

(Inspecting)

Membuat Indeks (Indexing) Masing-masing Arsip Aktif

Menentukan

Kode Klasifkasi Arsip (Coding)

Membuat Kartu Tunjuk Silang

Mengelompokkan Arsip Aktif (Sorting)

Membuat Label Judul Arsip Aktif (Labeling)

Membuat Daftar Arsip Aktif

Menyimpan Arsip Aktif (Filing)

SELESAI YA

TIDAK

BAGAN ALUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP AKTIF

Peminjam Unit Pengolah

MULAI

Mengajukan Permohonan Peminjaman Arsip Aktif

Pencarian Arsip Aktif Peminjaman Arsip Aktif

(Entri Data)

Arsip Aktif Ditemukan?

Memeriksa Kondisi Arsip Aktif

Mengambil Arsip Aktif

Memberikan Out Indicator/Tanda Keluar

Mencatat di Buku Peminjaman Arsip Aktif

Menyerahkan Arsip Aktif Menggunakan Arsip Aktif

Mengembalikan Arsip Aktif

TIDAK

Menempatkan Arsip Aktif (Filing)

SELESAI YA

TIDAK

Perpanjang Batas Waktu Peminjaman Arsip Aktif

Mencatat Perpanjangan Peminjaman di Buku Peminjaman Arsip Aktif

YA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MUHAMMAD SYARIF BANDO Contoh Buku Peminjaman Arsip Aktif

BUKU PEMINJAMAN ARSIP AKTIF

Tanggal Nama

Peminjam Arsip

Unit Peminjam

Arsip

No. Arsip Yang Dipinjam

Jumlah Persetujuan Pimpinan Unit Pengolah Pemilik

Arsip

Paraf Peminjaman Paraf Pengembalian

Pinjam Kembali Petugas Peminjam Petugas Peminjam

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Petunjuk pengisian

(1) Tanggal Pinjam : Menuliskan tanggal pinjam arsip aktif (2) Tanggal Kembali : Menuliskan tanggal kembali arsip aktif (3) Nama Peminjam Arsip : Menuliskan nama peminjam arsip aktif (4) Unit Peminjam Arsip : Menuliskan nama unit pengolah peminjam

arsip aktif

(5) No. Arsip Yang Dipinjam : Menuliskan nomor arsip aktif (6)

(7)

Jumlah

Persetujuan Pimpinan Unit Pengolah Pemilik Arsip

: :

Menuliskan jumlah arsip aktif yang dipinjam Memberikan paraf atau persetujuan dari pimpinan unit pengolah pemilik arsip aktif (8) Paraf Petugas Peminjaman : Memberikan paraf petugas yang

meminjamkan arsip aktif

(9) Paraf Peminjam : Memberikan paraf peminjam arsip aktif (10) Paraf Pengembalian (petugas) : Memberikan paraf petugas yang menerima

pengembalian arsip aktif

(11) Paraf Pengembalian (peminjam) : Memberikan paraf peminjam ketika

mengembalikan arsip aktif

LAMPIRAN II

KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : 190 Tahun 2019 TANGGAL : 31 Oktober 2019

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF 1. Tujuan

1.1. Menyimpan arsip inaktif secara utuh, lengkap dan benar;

1.2. Mempercepat dan mempermudah penemuan arsip inaktif;

1.3. Mempermudah pengendalian, pemeliharaan, dan pengamanan fisik dan informasi arsip inaktif; dan

1.4. Mendayagunakan arsip inaktif sebagai referensi.

2. Ruang Lingkup Unit Kearsipan:

2.1. Unit Kearsipan I; dan 2.2. Unit Kearsipan II.

3. Definisi

3.1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

3.2. Arsip Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

3.3. Arsip Inaktif Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan berada pada unit kearsipan;

3.4. Arsiparis adalah seorang Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan;

3.5. Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif adalah naskah dinas yang dibuat dan dipakai sebagai alat bukti pengesahan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

3.6. Buku Peminjaman Arsip Inaktif adalah buku yang dipergunakan sebagai sarana untuk pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip inaktif;

3.7. Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang memuat deskripsi arsip

yang bersumber dari arsip inaktif dan sekurang-kurangnya

memuat pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode

klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan

keterangan;

3.8. Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan adalah daftar yang berisikan arsip inaktif suatu unit pengolah yang akan dipindahkan ke unit kearsipan;

3.9. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi;

3.10. Guide/Sekat adalah penyekat untuk mengelompokkan berkas arsip dalam rangka penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor (angka), alfanumerik, geografis, dan kronologis;

3.11. Indeks adalah kata tangkap atau kata kunci yang merupakan representasi isi suatu unit informasi arsip;

3.12. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan yang tidak memimpin satuan organisasi dalam struktur organisasi yang berlaku dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/keterampilan tertentu yang bersifat mandiri artinya dalam pengambilan keputusan dilakukan sesuai dengan fungsi disiplin keilmuannya;

3.13. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip;

3.14. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah Jadwal Retensi Arsip yang mengatur usia/masa simpan arsip dan nasib akhir arsip yang merupakan arsip pendukung (supporting) yang mencerminkan tugas dan fungsi pendukung Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

3.15. Jadwal Retensi Arsip Substantif Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah Jadwal Retensi Arsip yang mengatur usia/masa simpan arsip dan nasib akhir arsip yang merupakan arsip pokok (pelaksana) yang mencerminkan tugas dan fungsi utama Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

3.16. Jenis Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur, dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau pokok masalah, merupakan hasil dari kegiatan yang sama;

3.17. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi organisasi dan disusun secara logis dan sistematis;

3.18. Klasifikasi Arsip Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menjadi beberapa kategori unit informasi arsip;

3.19. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip;

3.20. Masa Simpan/Retensi Arsip adalah jangka waktu simpan arsip baik pada masa aktif maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai guna arsip;

3.21. Masa Simpan (Retensi) Aktif adalah jangka waktu simpan arsip di unit pengolah;

3.22. Masa Simpan (Retensi) Inaktif adalah jangka waktu simpan arsip di unit kearsipan;

3.23. Pemilahan/Seleksi Arsip adalah pengelompokkan antara arsip, non arsip dan duplikasi;

3.24. Pemindahan arsip adalah salah satu kegiatan penyusutan arsip

dengan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan setelah melalui seleksi/pemilahan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip;

3.25. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia;

3.26. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya;

3.27. Pengelola Arsip adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan memiliki kompetensi teknis di bidang pengelolaan arsip;

3.28. Out Indicator/Tanda Keluar adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang sedang dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka akan mempergunakan out sheet;

3.29. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang di bakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan pengelolaan kearsipan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;

3.30. Sentral Arsip Inaktif/Records Center Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola arsip inaktif di lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

3.31. Series/Jenis Arsip adalah sekelompok berkas yang memiliki fungsi yang sama, dari rekaman kegiatan sejak awal sampai akhir;

3.32. Unit Kearsipan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan;

3.33. Unit Kearsipan I Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan lembaga yaitu Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Kearsipan pada Bagian Tata Usaha-Biro Umum;

3.34. Unit Kearsipan II Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis pada Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Hatta, yaitu Sub Bagian Tata Usaha;

3.35. Unit Pengolah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

4. Peralatan dan Bahan 4.1. Klasifikasi Arsip;

4.2. Indeks;

4.3. Rak Arsip;

4.4. Boks Arsip;

4.5. Daftar Arsip Inaktif;

4.6. Daftar Arsip Yang Dipindahkan;

4.7. Folder;

4.8. Label;

4.9. Guide/ Sekat;

4.10. Buku Peminjaman Arsip Inaktif;

4.11. Out Indicator /Tanda Keluar; dan 4.12. Jadwal Retensi Arsip.

5. Tanggung Jawab

Penanggungjawab pengelolaan arsip inaktif, adalah:

5.1. Unit Kearsipan I; dan 5.2. Unit Kearsipan II.

6. Acuan dan Referensi

6.1. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI;

6.2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;

6.3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

6.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

6.5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif;

6.6. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip;

6.7. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip;

6.8. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Penyimpanan Fisik Arsip;

6.9. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 76 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 5531);

6.10. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional;

6.11. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Perpustakaan Nasional;

6.12. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis;

6.13. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Perpustakaan Nasional;

6.14. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;

6.15. International Standard Organitation (ISO) 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu;

6.16. ISO 15489 tentang Records Management; dan

6.17. Standar Nasional Indonesia 19-696962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi Manajemen Rekaman. Bagian 1:

Umum;

7. Prosedur Kerja

7.1. Ketentuan Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif

7.1.1. Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul (provenance) dan asas aturan asli (original order);

7.1.2. Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam 1 (satu) pencipta arsip (provenance), dan tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain;

7.1.3. Penataan arsip inaktif dilaksanakan pada unit kearsipan;

7.1.4. Penataan arsip dilaksanakan melalui kegiatan:

7.1.4.1. Pengaturan fisik arsip inaktif;

7.1.4.2. Pengolahan informasi arsip inaktif;

7.1.4.3. Penyusunan daftar arsip inaktif.

7.2. Penataan Arsip Inaktif

7.2.1. Kegiatan Pengaturan Fisik Arsip Inaktif

7.2.1.1. Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan dimulai dengan kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip inaktif yang dipindahkan untuk memastikan kelengkapan arsip inaktif, kesesuaian fisik arsip inaktif dengan daftar arsip inaktif yang dipindahkan serta penyusunan daftar arsip inaktif;

7.2.1.2. Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif dilakukan dengan kegiatan:

7.2.1.2.1. Menata arsip inaktif dalam boks arsip;

7.2.1.2.2. Melakukan penomoran boks arsip dan pelabelan (labeling);

7.2.1.2.3. Melaksanakan pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyimpanan arsip inaktif, misal rak arsip, roll o’pack;

7.2.1.2.4. Penataan arsip inaktif dalam boks arsip, meliputi:

a. Penataan arsip inaktif dikelompokkan berdasarkan media

simpan dan sarana

penyimpanannya;

b. Menempatkan arsip inaktif pada boks arsip dengan tetap mempertahankan penataan arsip ketika masih aktif (aturan asli/original order) dan asal usul (provenance), serta menempatkan kartu tunjuk silang apabila diperlukan;

c. Tunjuk silang diperlukan apabila terdapat informasi arsip yang saling berhubungan antara satu unit pengolah dengan unit pengolah lainya dan/atau arsip direkam pada media yang berbeda;

d. Penomoran boks arsip dan pelabelan

(membuat label pada boks arsip):

1) Mencantumkan lokasi simpan arsip, nomor boks arsip dan nomor folder secara konsisten;

2) Pemberian nomor boks arsip dilakukan sesuai urutan nomor dan pembuatan peta lokasi penyimpanan arsip inaktif.

Contoh Pelabelan Boks Arsip Label boks arsip dari unit pengolah

Nomor Boks Arsip Nama Unit Pengolah Nomor Urut Arsip Tahun Penciptaan Arsip

Contoh Label boks arsip setelah di Sentral Arsip Inaktif /Records Center

Nomor Ruang

Nomor Rak Arsip

Nomor Boks Arsip

01 Biro Umum

(1-20) 2016

01.01.01.01 01.01.01.02 01.01.01.03 01.01.01.04 01.01.01.05

01.01.01.10 01.01.01.09 01.01.01.08 01.01.01.07 01.01.01.06

01.01.01.11 01.01.01.12 01.01.01.13 01.01.01.14 01.01.01.15

01.01.01.20 01.01.01.19 01.01.01.18 01.01.01.17 01.01.01.16

A1. 01. 0001

Contoh Penomoran Boks Arsip

A.01.01 → Ruang A, Rak 1, Boks Arsip Nomor 1 A.01.02 → Ruang A, Rak 1, Boks Arsip Nomor 2 A.01.03 → Ruang A, Rak 1, Boks Arsip Nomor 3

Contoh Peta Lokasi Penyimpanan Arsip Inaktif

Lay Out Ruang A

7.2.1.2.5. Pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyimpanan arsip (rak arsip, roll o’pack) sesuai dengan prinsip asal usul (provenance) yaitu unit pengolah eselon II (pada Sekretariat Utama dan Deputi), Inspektorat dan Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno serta Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.

7.2.1.3. Penyimpanan Arsip Inaktif

7.2.1.3.1. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan Daftar Arsip Inaktif;

7.2.1.3.2. Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan boks arsip pada rak arsip secara berurut berdasarkan nomor boks arsip dan disusun berderet ke samping (vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri menuju ke kanan atau disebut model

“”lingkar ular”.

7.2.2. Pengolahan Informasi Arsip

7.2.2.1. Pengolahan informasi arsip menghasilkan daftar informasi tematik yang paling sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan kurun waktu;

7.2.2.2. Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan internal Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan arsip inaktif

A6 PLK A7 DBP

A5 PWP A8 PPM

A4 KTU A9 PPM

A3 KTU A10 PPM

A2 KPG A11 PLK

A1 KPG A12 PRC

dalam satu keutuhan informasi berdasarkan arsip inaktif yang dikelola di unit kearsipan;

7.2.2.3. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan

7.2.2.3.1. Unit Kearsipan membuat Daftar Arsip Inaktif berdasarkan Daftar Arsip Yang Dipindahkan dari unit pengolah, (Lampiran 1 dan Lampiran 2);

7.2.2.3.2. Unit kearsipan mengolah Daftar Arsip Inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif folder dan boks arsip yang diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip;

7.2.2.3.3. Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip paling sedikit 1 (satu) tahun sekali;

7.2.2.3.4. Daftar Arsip Inaktif memuat informasi, meliputi:

a. Pencipta arsip;

b. Unit pengolah;

c. Nomor arsip;

d. Kode klasifikasi;

e. Uraian informasi arsip f. Kurun waktu;

g. Jumlah;

h. Tingkat perkembangan;

i. Keterangan (media arsip, kondisi arsip, dll)

j. Nomor definitif folder dan boks arsip;

k. Lokasi simpan (ruangan, nomor rak arsip);

l. Jangka simpan dan nasib akhir arsip;

dan

m. Kategori arsip.

7.2.2.3.5. Daftar Arsip Inaktif digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip inaktif, dan sarana pengendalian arsip inaktif.

7.3. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Arsip Inaktif

7.3.1. Permintaan peminjaman dan penggunaan arsip inaktif dilaksanakan secara tertulis maupun lisan dengan memperhatikan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Arsiparis dan/pengelola arsip mencatat semua permintaan peminjaman arsip inaktif dalam Buku Peminjaman Arsip Inaktif, Lampiran 3;

7.3.2. Pencarian Arsip Inaktif

7.3.2.1. Penemuan kembali arsip inaktif yang dibutuhkan dengan cara terlebih dahulu memeriksa Daftar Arsip Inaktif ;

7.3.2.2. Setelah ditemukan lokasinya, maka dipersiapkan Out

Indicator /Tanda Keluar sebagai pengganti arsip

inaktif yang akan diambil.

7.3.3. Penggunaan Out Indicator /Tanda Keluar

7.3.3.1. Sebelum arsip inaktif yang dimaksud diambil, terlebih dahulu dicatat dalam formulir out indicator/tanda keluar mengenai identitas arsip inaktif yang akan diambil;

7.3.3.2. Setelah arsip inaktif diambil, maka tempat/lokasi arsip diletakkan out indicator /tanda keluar sebagai pengganti arsip inaktif yang sedang dipinjam;

7.3.3.3. Out Indicator/tanda keluar dapat berupa boks arsip, map atau folder yang dibuat dengan warna terang/mencolok dan diberi tulisan Out/Keluar.

7.3.4. Pencatatan Peminjaman Arsip Inaktif

Arsip inaktif yang sudah diambil dari tempat simpan harus dicatat dalam Buku Peminjaman Arsip Inaktif terlebih dahulu sebelum diserahkan atau dikirimkan kepada peminjam/pengguna arsip.

7.3.5. Penyampaian Arsip Inaktif Yang Dipinjam

7.3.5.1. Arsip inaktif yang sudah dipersiapkan untuk

disampaikan /diserahkan kepada

peminjam/pengguna arsip, diikat atau dibungkus rapi dan kuat sehingga tidak tercecer;

7.3.5.2. Pengambilan/pengantaran arsip inaktif disertai dengan penandatanganan bukti penerimaan arsip inaktif oleh pengguna arsip baik dalam surat pengantar dan Buku Peminjaman Arsip Inaktif.

7.3.6. Penggunaan Arsip Inaktif Yang Dipinjam

Setelah menandatangani bukti penerimaan peminjaman arsip inaktif, pengguna arsip menggunakan arsip inaktif sesuai kebutuhan substansi dan waktu peminjaman arsip inaktif.

7.3.7. Pengendalian

7.3.7.1. Petugas arsip di sentral arsip inaktif /records center seperti Arsiparis dan/atau pengelola arsip setiap hari selalu memeriksa waktu pengembalian arsip inaktif;

7.3.7.2. Jika waktu peminjaman arsip inaktif sudah habis dan arsip inaktif belum dikembalikan oleh peminjam/pengguna arsip, maka petugas arsip memberitahukan untuk segera mengembalikan atau memberi kesempatan untuk memperpanjang peminjaman arsip inaktif;

7.3.7.3. Jika terjadi perpanjangan waktu peminjaman arsip inaktif, maka petugas arsip memberi catatan pada kolom perpanjangan dalam Buku Peminjaman Arsip Inaktif.

7.3.8. Pengembalian dan Penyimpanan Kembali Arsip Inaktif

Arsip inaktif yang sudah dikembalikan harus segera

ditempatkan kembali ditempat semula, dengan terlebih

dahulu memeriksa kesesuaian arsip dengan catatan

peminjaman, kemudian mengambil out indicator /tanda keluar

dan menempatkan arsip inaktif tersebut pada tempat semula .

BAGAN ALUR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Unit Pengolah Unit Kearsipan

MULAI

SELESAI YA TIDAK

K

Menerima Daftar Arsip Inaktif dan Arsip inaktif

yang akan disimpan Memindahkan Arsip Inaktif

dengan Berita Acara dan Daftar Arsip Inaktif

Mencocokkan Daftar Arsip Inaktif dengan

Arsip Fisik

Perbaiki Berita Acara dan Daftar Arsip Inaktif

Membuat Label Judul Books Arsip Arsip

Mencatat Nomor Boks Arsip dan Membuat Peta Lokasi Simpan

Menyimpan Boks Arsip Inaktif

Sesua

i?

BAGAN ALUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN ARSIP INAKTIF

Peminjam Unit Kearsipan

MULAI

Mengajukan Permohonan Peminjaman Arsip Inaktif

Pencarian Arsip (Daftar Arsip Inaktif dan /

Entri Data Arsip)

Arsip Ditemukan?

Memeriksa Kondisi Arsip Inaktif

Mengambil Arsip Inaktif

Memberikan Out Indikator

Mencatat di Buku Peminjaman Arsip Inaktif

Menyerahkan Arsip Inaktif

Menggunakan Arsip

Mengembalikan Arsip Inaktif

TIDAK

Menempatan Arsip Inaktif (Filing)

SELESAI YA

TIDAK

Perpanjang Batas Waktu Peminjaman Arsip Inaktif

Mencatat Perpanjangan Peminjaman di Buku Peminjaman Arsip Inaktif

YA

DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN

Petunjuk Pengisian

1 Nomor : Menuliskan nomor urut jenis arsip inaktif.

2 3 4

Pencipta Arsip Unit Pengolah Kode Klasifikasi

: :

Menuliskan pencipta arsip inaktif.

Menuliskan unit pengolah arsip inaktif.

Menuliskan tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara satu klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain.

5 Jenis Arsip : Menuliskan jenis arsip inaktif dan seluruh berkas yang terkandung didalamnya.

6 Tahun : Menuliskan tahun terciptanya arsip inaktif.

7 Jumlah : Menuliskan jumlah arsip dalam setiap jenis arsip inaktif (misal eksemplar / folder/ boks).

8 Tingkat

Perkembangan

: Menguraikan tentang tingkat perkembangan arsip, misal asli/copy / tembusan, dan lain-lain. Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan seluruhnya.

9 Nomor Boks Arsip : Menuliskan nomor yang menunjukkan lokasi pada bok arsip berapa jenis arsip inaktif disimpan.

10 Ket : Menuliskan keterangan kelainan dan kekhususan yang ada, seperti: kertas rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, dan sebagainya.

Nomor Pencipta

Arsip Unit

Pengolah Kode

Klasifikasi Jenis

Arsip Tahun Jumlah Tingkat

Perkembangan Nomor Boks Arsip

Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Lampiran 2

BUKU PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF

No Nomor Boks Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian / Jenis Arsip

Unit Pemilik

Arsip

Periode Arsip

Klasifikasi Keamanan dan Akses

Arsip

Alasan

Peminjaman Tanggal Pemin-

jaman

Tanggal Pengem- balian

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Mengetahui

Penanggung jawab Sentral Arsip Inaktif/

Records Center

ttd Nama Lengkap

Tempat, ………

Peminjam Arsip Inaktif,

ttd Nama Lengkap

Petunjuk Pengisian:

1 No. : Menuliskan nomor urut peminjaman arsip inaktif.

2 Nomor Boks Arsip : Menuliskan nomor boks arsip inaktif disimpan.

3 Kode Klasifikasi : Menuliskan tanda pengenal arsip yang membedakan antara asifikasi klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain sesuai.

Klasifikasi Arsip.

4 Uraian / Jenis Arsip : Menuliskan jenis arsip inaktif dan seluruh berkas yang terkandung didalamnya.

5 Unit Pemilik Arsip : Menuliskan unit pengolah pemilik arsip.

6 Periode Arsip : Menuliskan periode arsip tercipta.

7

8

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Alasan Peminjaman

:

:

Menuliskan klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Menuliskan alasan peminjaman arsip.

9 Tanggal Peminjaman : Menuliskan tanggal peminjaman arsip.

10 Tanggal Pengembalian : Menuliskan tanggal pengembalian arsip.

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MUHAMMAD SYARIF BANDO

LAMPIRAN III

KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : 190 Tahun 2019 TANGGAL : 31 Oktober 2019

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL 1. Tujuan

1.1. Mengetahui jenis-jenis arsip vital milik Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

1.2. Menjamin keselamatan dan keamanan bukti pertanggungjawaban kegiatan dan aset Perpustakaan Nasional Republik Indonesia; dan 1.3. Menjamin kontinuitas kegiatan Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia.

2. Ruang Lingkup

2.1. Unit Pengolah;

2.2. Unit Kearsipan:

2.2.1. Unit Kearsipan I; dan 2.2.2. Unit Kearsipan II.

2.3. Sentral Arsip Aktif/Central File;

2.4. Sentral Arsip Inaktif/Records Center.

3. Definisi

3.1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

3.2. Arsip Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

3.3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;

3.4. Arsip Vital Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, persyaratan kepemilikan, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;

3.5. Arsiparis adalah seorang Pegawai Negeri Sipil yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan

formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta

mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan

kegiatan kearsipan;

3.6. Buku Peminjaman Arsip Vital adalah buku yang dipergunakan sebagai sarana untuk pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip vital;

3.7. Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital;

3.8. Perlindungan Arsip Vital adalah kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah yang diatur melalui prosedur;

3.9. Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan;

3.10. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan/evakuasi arsip vital ke tempat yang lebih baik;

3.11. Pemulihan Arsip Vital adalah kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana;

3.12. Duplikasi adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan media aslinya;

3.13. Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi ketempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda;

3.14. Kartu Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari 1 (satu) macam masalah pada naskah dinas dan sebagai petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah lainnya;

3.15. Penyimpanan Khusus/Vaulting adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus;

3.16. Pocket Files adalah sarana untuk menyimpan arsip vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar;

3.17. Sentral Arsip Aktif /Central File adalah tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman;

3.18. Sentral Arsip Inaktif /Records Center adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola arsip inaktif di lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

3.19. Safe Deposit Box (SDB) adalah jasa yang diberikan oleh bank berbentuk kotak dengan ukuran tertentu yang disewakan untuk menyimpan arsip atau benda berharga;

3.20. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan pengelolaan kearsipan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;

3.21. Unit Kearsipan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan;

3.22. Unit Kearsipan I Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah

satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan

kearsipan lembaga, yaitu Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan

Kearsipan pada Bagian Tata Usaha, Biro Umum;

3.23. Unit Kearsipan II Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno pada Sub Bagian Tata Usaha dan Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Hatta yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis pada Sub Bagian Tata Usaha;

3.24. Unit Pengolah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya;

3.25. Vaults adalah sarana untuk menyimpan arsip vital pada tempat atau sarana khusus.

4. Peralatan dan bahan 4.1. Alat Tulis Kantor;

4.2. Vaults;

4.3. Pocket Files; dan

4.4. Safe-Deposit Box (SDB).

5. Acuan dan Referensi

5.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

5.3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital Negara;

5.4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip;

5.5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip;

5.6. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Penyimpanan Fisik Arsip;

5.7. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 2 tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

5.8. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Perpustakaan Nasional;

5.9. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis;

5.10. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Perpustakaan Nasional;

5.11. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; dan

5.12. ISO 15489 tentang Records Management.

6. Prosedur Kerja

6.1. Membentuk Tim Kerja

Membentuk Tim Kerja yang akan melakukan program arsip vital

yang beranggotakan Unit Kearsipan I, Unit Kearsipan II, Biro Hukum

dan Perencanaan (Bagian Hukum dan Hubungan Masyarakat), Inspektorat serta unit- unit pengolah yang menghasilkan arsip vital.

6.2. Melakukan Identifikasi Arsip Vital 6.2.1. Analisis Organisasi

Bertujuan untuk menentukan unit pengolah yang menciptakan arsip vital dilakukan dengan:

6.2.1.1. Memahami struktur, tugas pokok, dan fungsi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

6.2.1.2. Mengidentifikasi fungsi substantif dan fungsi fasilitatif Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

6.2.1.3. Mengidentifikasi unit pengolah yang melaksanakan tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital;

6.2.1.4. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit pengolah yang berpotensi sebagai pencipta arsip vital.

6.2.2. Melakukan Pendataan

Mendata jenis arsip di unit pengolah yang merupakan arsip vital:

6.2.2.1. Pendataan dilakukan setelah melakukan analisis organisasi;

6.2.2.2. Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis arsip vital pada unit pengolah yang potensial memiliki arsip vital;

6.2.2.3. Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia selaku lembaga, unit pengolah, jenis arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode/kurun waktu, retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, dan kondisi (Formulir 1).

6.2.3. Mengolah Hasil Pendataan

6.2.3.1. Tim kerja mengolah hasil pendataan arsip vital unit pengolah untuk memperoleh kepastian bahwa hasil identifikasi tersebut telah memenuhi kriteria sebagai arsip vital yang ditetapkan;

6.2.3.2. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip vital yang disertai dengan analisis hukum dan analisis risiko (Formulir 2), yaitu:

6.2.3.2.1. Melakukan Analisis Hukum

Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:

a. Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan?

b. Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau Perpustakaan Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga?

c. Apakah arsip yang mendukung hak-

hak hukum individu atau

Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia sebagai lembaga seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan dibawah sumpah?

6.2.3.2.2. Melakukan Analisis Risiko

Analisis risiko dilakukan terhadap arsip yang tercipta pada lembaga atau unit kerja/unit pengolah yang dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis risiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:

a. Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/musnah) berapa lama waktu

yang diperlukan untuk

merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang diperlukan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga?

b. Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga?

c. Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh manfaat–keuntungan yang hilang dengan tidak ditemukannya arsip vital?

d. Berapa besar kerugian yang dialami oleh lembaga dengan tidak adanya arsip yang diperlukan?

6.2.4. Menentukan Arsip Vital

Tim kerja menentukan jenis-jenis arsip vital Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data.

Sebelum melakukan penentuan arsip vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis arsip vital di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Contoh jenis Arsip vital :

a. Arsip Aset (seperti administrasi tanah-tanah, Izin Mendirikan Bangunan/IMB sertifikat tanah, surat kendaraan bermotor, dll);

b. Sertifikat Laik Fungsi (SLF);

c. Bukti Pembebasan Lahan;

d. Gambar Lahan;

e. Master Plan;

f. Gambar Teknik Bangunan/Mesin;

g. Master Database;

h. Personal File;

i. Data Anggota Perpustakaan;

j. Data Perpustakaan seluruh Indonesia;

k. Perjanjian Kerja Sama atau MoU.

6.2.5. Menyusun Daftar Arsip Vital

Setelah menentukan jenis-jenis arsip vital, langkah selanjutnya adalah menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang ada pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ke dalam bentuk formulir.

(Formulir 3).

6.3. Prosedur Pengelolaan Arsip Vital

Tahapan pengelolaan arsip vital, meliputi : 6.3.1. Identifikasi

Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis- jenis arsip vital yang ada di unit pengolah masing-masing berdasarkan Daftar Arsip Vital;

6.3.2. Penataan Arsip Vital

Tahapan penataan arsip vital:

6.3.2.1. Pemeriksaan

Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan ditata. Berkas arsip vital yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik arsip vital;

6.3.2.2. Menentukan Indeks Berkas

Menentukan kata tangkap /indeks, berupa nomor, nama lokasi, dan subyek/masalah;

6.3.2.3. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda;

6.3.2.4. Pelabelan

6.3.2.4.1. Memberikan label pada sarana penyimpanan arsip vital;

6.3.2.4.2. Label dicantumkan sesuai dengan sarana penyimpanan arsip, misal arsip vital pada pocket files maka label dicantumkan pada bagian depan pocket files sedangkan untuk video dan film ditempel pada bagian luar dan lapisan transparan, dsb;

6.3.2.5. Penempatan arsip vital

Kegiatan penempatan arsip vital pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsipnya;

6.3.2.6. Pemeliharaan dan pengelolaan arsip vital:

6.3.2.6.1. Pemeliharaan dan pengelolaan arsip vital aset dan arsip vital non aset menjadi tanggung jawab dari pimpinan unit pengolah;

6.3.2.6.2. Pemeliharaan dan pengelolaan back up dan copy arsip vital aset dan non aset menjadi tanggung jawab pimpinan unit kearsipan.

6.4. Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital

6.4.1. Melindungi arsip vital dengan menggunakan metode:

6.4.1.1. Duplikasi dan Dispersal

Melindungi arsip vital dengan menciptakan duplikat

atau salinan atau copy arsip vital dan menyimpan

arsip vital hasil penduplikasian tersebut di tempat

lain. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan