9 2.1 Pengertian Sistem
Untuk mendefinisikan sistem, para ahli menggunakan dua macam pendekatan yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Jerry Fritzgerald menyatakan definisi sistem berdasarkan pendekatan prosedur. Pendapatnya seperti dikutip Jogiyanto HM (1992) yaitu :
“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang paling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur itu sendiri didefinisikan oleh Richard F. Nueschel sebagai berikut :
“Suatu prosedur adalah urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departement yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang terjadi, (Richard, 1960).”.
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen mendefinisikan sebagai berikut :
“Sistem adalah komponen dan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2.1.1 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, anatara lain adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (Abstract System) dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Made System). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi interaksi diantara bagian-bagian dapat di deteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya diprediksi karena mengandung unsur probalitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (Closed system) dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, antara lain adalah sebagai berikut :
1. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerjasama membentuk sistem.
2. Batas sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luar.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar sistem (enviromment) dari suatu sistem adalah apapun yang diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lain.
5. Masukan sistem
Masukan sistem (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dpat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses unutk di dapatkan keluaran system
6. Keluaran sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) dan sasaran (objective) suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan dari sistem tersebut.
2.2 Alat dan Teknik Perancangan Sistem
Untuk mempermudah dalam melakukan langkah langkah yang sesuai dengan yang diberikan dalam metodologi pengembangan sistem yang terstruktur diperlukan suatu alat dan teknik untuk melaksanakan perancangan sistem. Alat- alat yang digunakan umumnya berbentuk gambar, diagram, atau grafik. Alat-alat yang digunakan untuk analisis dan perancangan adalah sebagai berikut :
2.2.1 Contex Diagram
Adalah diagram tingkat atas yang tidak detail dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar entitas eksternal. Dalah hal ini aliran data yang keluar disebut terminator, dapat berupa sistem lain, suatu perangkat keras, orang atau organisasi.
2.2.2 Data Flow Diagram
Merupakan diagram yang di presentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dan suatu sistem yang menunjukan proses, aliran data, entitas dan aliran data yang terdapat pada sistem tersebut.
2.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Merupakan komponen-komponen dari himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan kunci relasi yang berguna untuk menghubungkan entitas dengan relasi.
Relasi antar 2 tabel atau 2 file dapat dikategorikan/dibedakan menjadi 3 macam yaitu :
1. One To One Relationship
berarti, entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan 1 entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan B berhubungan paling banyak 1 dengan entitas pada himpunan entitas B.
2. One To Many Relationship
berarti, entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B, hubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Many To Many Relationship
berarti, entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak pada himpunan entitas B dan begitu juga sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan banyak dengan himpunan entitas B.
2.2.4 Kamus Data
Merupakan kataog fakta tentang data dalam kebutuha-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Arus data dibuat berdasarkan arus data dari Data Flow Diagram (DFD).
2.2.5 Flow Map
Merupakan suatu diagram yang menggambarkan sistem yang di dalamnya terdapat subsistem-subsistem. Di dalam subsistem-subsistem tersebut terdapat dokumen-dokumen yang mengalir yang menghubungkan antara subsistem- subsistem yang ada pada sistem tersebut.
2.2.6 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses yang menggunakan pendekatan formal untuk menelaah dan kemudian mengelompokan data item/field/atribut ke bentuk yang lebih baik dalam menghadapi perubahan-perubahan bisnis dimasa mendatang serta meminimumkan pengaruh perubahan pada sistem aplikasi atau program. Ada beberapa bentuk nomalisasi, yaitu :
1. Bentuk Normal Pertama
Aturan bentuk normalisasi kesatu sebagai relasi yang tidak boleh mengandung kelompok berulang (Repeating Group).
2. Bentuk Normal Kedua
Aturan normalisasi kedua berbunyi bahwa setiap field yang tidak bergantung sepenuhnya (fungsional) pada kunci primer harus dipindahkan ke tabel lain. Bergantung secara fungsional adalah sebuah istilah matematika, yang berarti bahwa sebuah field sangat ditentukan oleh kunci.
3. Bentuk Normal Ketiga
Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non kunci.
4. Bentuk Normal Keempat
Suatu relasi disebut dalam bentuk normal IV, jika relasi tersebut sudah dalam bentuk normal III dan seluruh attribut yang bukan primary key tidak tergantung bernilai banyak (Multivalued Dependencies) kepada primary key-nya.
2.3 Monitoring
Beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan set engahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).
Pengumpulan data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran Monitoring adalah kelangsungan program dan komponen- komponen program yang mencakup input, proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program danatau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring.
Tujuan utama monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk:
a) memeriksa kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan di lapangan, b) menemukan permasalahan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
program.
c) mengetahui faktor-faktor pendukung dan penghambat penyelenggaraan program.
Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun.
Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk
mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan kegunaannya. William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut:
1. Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.
2. Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.
3. Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
4. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.
5. Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
6. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
7. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.
8. Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.
2.4 Database dan Tools Yang Digunakan 2.3.1 Oracle Database Express Edition 10g
Oracle Corporation adalah salah satu perusahaan pembuat software yang terkenal khususnya pada Database software. Perusahaan ini telah mengeluarkan banyak versi dari software mulai dari oracle 6.0, 8i, 9i hingga 10g. Produk-produk tersebut biasa digunakan pada skala Enterprise (perusahaan), yang tentu saja harganya tidak murah bagi pengguna individual, namun Oracle memberikan solusi untuk hal tersebut, Oracle XE merupakan versi freeware yang ditujukan bagi pemula atau pengguna individual yang ingin mempelajari Oracle tanpa harus mengeluarkan biaya besar atau membajak software tersebut. Versi ini memiliki banyak kesamaan dengan versi 10g sehingga kita tidak perlu khawatir bahwa fitur yang di pelajari dan gunakan di versi XE tidak akan di temukan di versi 10g Enterprise.
2.3.2 Oracle Developer 6i
Orecle Developer merupakan salah satu produk Oracle Corporation yang digunakan untuk membangun suatu aplikasi berbasis client server dengan backend database Oracle. Oracle Developer merupakan salah satu tool visual untuk coding. Fitur yang dimiliki oleh Oracle Developer cukup memadai untuk membangun aplikasi database berbasis Oracle dengan cepat, termasuk untuk deployment-nya. Dalam Orecle Developer tersedia Oracle Forms, Oracle Reports, Oracle Graphics, dan Oracle Procedure
Builder di dalam satu lingkungan development. Oracle Form Builder digunakan untuk membuat form aplikasi, dan Oracle Report Builder untuk membuat laporan/report. Untuk keperluan laporan grafik Oracle Corp.
menyediakan Oracle Graphic Builder Setiap tool dalam Orecle Developer tersebut sudah terintegrasi dengan database Oracle. Tools tersebut juga memiliki prosedur dan fungsi untuk menggunakan resource di lingkungan operating system Windows, misalnya. Selain itu, dengan menggunakan fungsi tertentu database Oracle bisa dengan mudah meng-import data, dari file Excel, misalnya. Untuk masalah deployment, aplikasi yang dibangun dengan Orecle Developer dapat langsung di-deploy melalui web, dengan memanfaatkan routin-routin yang telah tersedia.
