38
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1 Sejarah dan Kegiatan Usaha PT KIA Mobil Indonesia III.1.1 Sejarah Perusahaan
PT KIA Mobil Indonesia merupakan suatu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang usaha otomotif baik dalam jual beli kendaraan bermotor (mobil), suku cadang, service, reparasi, dan perawatan kendaraan bermotor. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 12 April 1999 berdasarkan Akta Notaris No 4 dibuat dihadapan notaris Ni Nyoman Rai Sumawati, SH, notaris di Bekasi. Akte pendirian tersebut telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor C-12374 HT.01.01 TH 1999 tanggal 5 Juli 1999. PT KIA Mobil Indonesia secara resmi mulai beroperasi secara komersial di Indonesia sejak 17 April 2000 dan berkududukan di Gedung Artha Graha lantai 27 Jalan Jenderal Sudirman KAV 52-53 Jakarta Selatan.
Dalam mengembangkan pangsa pasarnya di Indonesia, PT KIA Mobil Indonesia membuka beberapa cabang, dealer dan bengkel salah satunya cabang sunter. PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter secara resmi beroperasi pada tanggal 15 Juni 2000 dan beralamat di Jalan Sunter Garden Blok D 8 No 1, Jakarta Utara. PT KIA Mobil Indonesia memiliki gudang sebagai pemasok utama bagi seluruh cabang di Indonesia untuk penyimpanan suku cadang yang berlokasi di Jalan Agung Timur 9 Blok N1/1R Jakarta Utara.
39 Salah satu pertimbangan mengapa perusahaan memilih lokasi kantor serta gudang di daerah Sunter karena lokasi yang cukup strategis di kota Jakarta, adanya pelanggan dan adanya pesaing yang menjual produk yang sejenis dengan PT KIA Mobil Indonesia.
Adapun Visi PT KIA Mobil Indonesia adalah menjadi perusahaan otomotif terbesar di Indonesia, sedangkan misinya dapat terlihat dari maksud dan tujuan PT KIA Mobil Indonesia didirikannya sesuai dengan akta pendiriannya, antara lain :
1. Berusaha dalam bidang jual beli kendaraan bermotor (showroom mobil). 2. Bertindak sebagai supplier, pemasok dan grosir dari kendaraan bermotor
berikut dengan suku cadangnya.
3. Berusaha dalam bidang ekspor, impor kendaraan bermotor berikut dengan suku cadangnya.
4. Berusaha dalam bidang industri kendaraan bermotor berikut suku cadangnya.
5. Berusaha dalam bidang jasa perbengkelan kendaraan bermotor antara lain meliputi service, reparasi, dan perawatan.
PT KIA Mobil Indonesia sampai saat ini telah memiliki cabang sebanyak 13 kantor cabang, 33 dealer serta 39 bengkel resmi. Jumlah karyawan PT KIA Mobil Indonesia sampai saat ini berjumlah 757 orang dan akan terus berusaha eksis di bidang otomotif, sedangkan jumlah karyawan di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebanyak 50 orang.
PT KIA Mobil Indonesia telah menjalin hubungan baik dengan PT KIA Indonesia Motor sebagai pemasok utama (supplier) yang menyediakan suku
40 cadang utama dan suku cadang penolong bagi PT KIA Mobil Indonesia termasuk cabang Sunter. Suku cadang tersebut ada yang berasal dari Korea Selatan dan ada juga yang berasal dari pemasok dalam negeri yang sudah ditentukan oleh pihak perusahaan seperti PT NGK Busi Indonesia, PT Dharma Samudra Utama dan lain- lain.
Dalam situasi dunia usaha yang kompleks dan persaingan dengan kompetitor, menuntut agar perusahaan harus pandai mencari celah dan peluang pasar yang baru. Untuk itu, manajemen PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter menggunakan berbagai cara untuk dapat memenangkan persaingan dengan para kompetitor. Adapun cara-cara yang sudah ditempuh adalah :
1. Inovasi Program Paket.
a. Garansi satu bulan untuk perbaikan mobil dan jaminan keaslian suku cadang yg dipakai.
b. Pemberian fasilitas cuci mobil gratis setalah melakukan service dan perawatan mobil sebanyak 10 kali.
c. Servis Clinic, yaitu program servis gratis oleh mekanik dari Korea untuk tune up dan servis kecil (program diadakan setahun 2 kali).
d Pemberian fasilitas VIP kepada pemilik mobil yang datang sendiri dan kupon snack dan drinks bagi customer bengkel.
2. Direct Marketing
a. Pendekatan langsung kepada berbagai pihak lembaga pemerintahan, Kepolisian dan TNI angkatan darat, mengadakan pameran mobil di Mall untuk melakukan penjualan mobil.
41 b. Pendekatan dengan pihak asuransi untuk menjadikan PT KIA Mobil
Indonesia sebagai bengkel rekanan
III.1.2 Kegiatan Usaha PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
Jenis kegiatan usaha PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter seperti jual beli kendaraan bermotor (mobil), menyediakan jasa perbengkelan kendaraan bermotor seperti service, reparasi dan perawatan serta pengadaan suku cadang kendaraan bermotor (mobil). Produk kendaraan yang dijual di showroom kantor cabang Sunter, antara lain Picanto, Carens, Travello, Sportindo.
III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan
III.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai, maka untuk mewujudkan itu diperlukan struktur organisasi perusahaan karena struktur organisasi merupakan salah satu hambatan yang memperlihatkan aspek-aspek penting dari perusahaan yang mencakup wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi perusahaan.
Selain perusahaan harus memiliki struktur organisasi dan uraian tugas yang secara jelas mengenai batasan wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan, masih dibutuhkan pula kemampuan pimpinan tertinggi perusahaan dalam mengarahkan dan mengendalikan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi dengan sebaik mungkin guna mengembangkan rencana organisasi agar dapat bertahan dan terus berkembang.
42 Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta pemisahan wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh jenjang organisasi sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif, terarah serta penuh tanggung jawab. Hal ini tentu juga akan menimbulkan suasana kerja yang mendukung, nyaman dan terjalinnya kerjasama yang baik antara setiap karyawan perusahaan.
Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab tergantung pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin dicapai dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut sehingga demikian struktur organisasi harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang dihadapi perusahaan yang bersangkutan. Adapun struktur organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dapat digambarkan sebagai berikut:
43 Struktur Organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter
Gambar 3.1 Bagan struktur Organisasi PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter Sumber : PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter (2008)
Sales Supervisor
Sales
Executive Sales Counter
Administration Head Acct/Fin Officer Cashier OB/Messenger/Driver PDI Kepala Bengkel Parts Coordinator/ Partsman Toolman/ Body Repair/ Washer Service Advisor Kepala Regu Mekanik Branch Manager Purchasing Karwil / General Manager
44 III.2.2. Uraian Tugas Perusahaan
Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan adanya hubungan yang baik antara karyawan dan pimpinan, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan seefisien, seefektif dan sekonomis mungkin. Dengan semakin berkembangnya perusahaan tersebut maka diperlukan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam semua tingkatan dalam struktur organisasi, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu sitem organisasi karena sebagai pelaksana memiliki karakteristik tingkat pendidikan dan keahlian yang berbeda satu dengan lainnya. Untuk itu, diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing.
Dari struktur organisasi yang ada pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan dalam organisasi.
1. General Manager
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.
- Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada direktur.
45 - Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para
manajer. 2. Branch Manager
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan.
- Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari para bawahannya.
- Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan pembelian, pengelolaan persediaan dan penjualan cabang.
- Mengambil keputusan untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh sales supervisor, administration head dan kepala bengkel.
- Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh administartion head cabang.
3. Sales Supervisor
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Menginformasikan kepada sales executive dan sales counter mengenai rencana promosi, rencana peluncuran produk baru serta bila ada kenaikan harga serta produk.
- Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh sales executive dan sales counter.
46 - Memberikan training kepada sales executive dan sales counter secara
periodik. 4. Sales Executive
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan penjualan langsung kepada customer seperti lembaga pemerintahan untuk mencapai target penjualan.
- Mengikuti promosi dan pameran yang diselenggrakan.
- Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan perusahaan. - Mencari pelanggan baru untuk memperluas pangsa penjualan produk. 5. Sales Counter
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan penjualan di dalam kantor cabang untuk mencapai target penjualan.
- Mengikuti program pelatihan yang diselenggarakan oleh perusahaan. 6. Administration Head
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Bertugas membuat laporan bulanan kepada Branch manager akan kinerja keuangan perusahaan.
- Menyusun anggaran tahunan perusahaan.
- Mengawasi pelaksanaan administrasi dan penerimaan dan pengeluaran uang untuk keperluan perusahaan.
- Melaksanakan pengawasan terhadap pencatatan transaksi harian perusahaan sesuai dengan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan.
47 - Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan
laporan-laporan berkala dari para bawahannya. 7. Pembelian ( Purchasing )
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Membuat order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian barang yang akan diterima dari bagian kepala bengkel.
- Mengusahkan agar pembelian selalu tepat waktu.
- Membuat pesanan kembali untuk penerimaan barang-barang yang kurang jumlahnya dari pesanan.
- Melakukan retur pembelian apabila suku cadang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
- Melakukan pembelian inventaris kantor dan spareparts mobil. 8. Accounting/Finance Officer
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.
- Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.
- Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.
- Memimpin kegiatan pengelolaan dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan.
48 9. Cashier
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Menerima pembayaran uang tunai maupun kartu kredit dari customer - Menerima uang muka dari customer.
- Membuat kwitansi penerimaan uang. - Membuat laporan penerimaan kas harian. - Mengeluarkan kas operasional perusahaan.
- Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan.
- Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta pengeluarannya.
10. OB/ Messenger/ Driver
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Mengantarkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
- Membersihkan showroom mobil di kantor pusat dan cabang.
- Mengantarkan dan mengambil persediaan suku cadang yang bersifat reguler maupun mendesak.
11. Pee Delivery Inspeksi (PDI)
Tugas dan tanggung jawab adalah :
- Melakukan pemeriksaan fisik terakhir terhadap mobil yang akan dikirim kepada customer (mobil yang sudah pasti terjual).
12. Kepala Bengkel
Tugas dan tanggung jawab adalah:
49 - Mengotorisasi form permintaan pembelian sparepart atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional.
- Mengadakan pembinaan dan pelatihan kepada bagian yang ada dibawahinya.
13. Parts Coordinator/ Partsman Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Melakukan analisis permintaan barang yang akan menjadi dasar pemesanan barang kepada parts center.
- Membuat permintaan pembelian suku cadang.
- Memeriksa kuantitas dan kualitas suku cadang yang baru diterima dari supplier.
- Mengawasi dan mengatur semua barang-barang yang ada di dalam gudang sesuai dengan jenisnya.
- Membuat laporan persediaan barang setiap akhir bulan.
- Memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan persediaan dengan cara stock opname dan pengeluaran barang.
14 Toolman/ Body Repair/ Washer. Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Menyelesaikan pekerjaan pengecatan maupun pengetokan body mobil sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh kepala bengkel.
- Membuat daftar laporan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam proses pengecatan.
50 perbaikan mobil.
- Melaksanakan kegiatan pencucian mobil sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan.
15. Service Advisor
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Melayani customer dengan ramah baik pada waktu service mobil. - Menerima kritik dan saran dari customer.
- Melakukan pemeriksaan fisik awal secara garis kasar terhadap kerusakan mesin mobil .
16. Kepala Regu
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Menerima laporan harian dari mekanik
- Membantu mekanik jika dalam kesulitan memperbaiki kendaraan. 17. Mekanik
Tugas dan tanggung jawab adalah:
- Menerima kendaraan yang masuk dan menemukan solusi perbaikannya. - Mengecek pekerjaan perbaikan yang telah selesai, apakah perbaikan itu
telah dilakukan dengan akurat dan baik.
- Melakukan pengetesan kendaraan yang telah selesai diperbaiki apakah perbaikan itu telah mencapai tujuannya.
III.3. Sistem dan Prosedur Pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter. III.3.1 Sistem Pengelolaan Pembelian.
Pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter menggunakan metode order cycle system, yaitu cara pemesanan
51 persediaan dengan waktu pemesanaan yang tetap. Pemesanaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dilakukan seminggu sekali untuk persediaan suku cadang yang bersifat regular, sedangkan untuk persediaan suku cadang yang bersifat emergency tidak dilakukan dengan metode order cycle tetapi secara mendadak. Jumlah pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter didasarkan atas data-data bulan lalu, kemudian parts coordinator akan menganalisa permintaan pelanggan untuk menentukkan kuantintas pembelian dan berpedoman pada data persediaan.
Bagian pembelian dalam melakukan pembelian suku cadang yang regular regular ke parts center, pembeliannya dilakukan secara kredit selama tiga puluh hari sedangkan untuk pembelian suku cadang yang emergency order, pembeliannya dilakukan secara tunai ke parts center.
Kebijakan pembelian PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter antara lain: pembelian suku cadang seluruh cabang dipusatkan di parts center yaitu PT KIA Motors Indonesia, jika terjadi emergency order maka bagian pembelian berhak untuk melakukan pembelian barang tidak ke bagian parts center. Hal ini dalam konteks jika bagian parts center tidak tersedia suku cadang yang diminta, dan jangka waktu pengiriman barang untuk regular order selama tiga sampai sebelas hari sedangkan untuk emergeny order diterima pada waktu bersamaan setelah dilakukan pemesanan atau satu hari sesudah pemesanan.
52 III.3.2 Prosedur Operasional pembelian suku cadang PT KIA Mobil Indonesia
Cabang Sunter.
A. Prosedur Permintaan pembelian suku cadang
Langkah - langkah pembelian suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam melakukan permintaan pembelian suku cadang sebagai berikut:
1. Seminggu sekali tepatnya tiap hari senin dan berdasarkan kartu stock, bagian sparepart melakukan pemesanan barang ke bagian pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (SPP) dan SPP ini akan diotorisasi terlebih dahulu oleh parts coordinator.
2. Setelah itu, SPP diberikan ke kepala bengkel untuk diperiksa dan diotorisasi.
3. Setelah dari kepala bengkel, SPP tersebut dikirim kembali ke adminstration head dan terakhir diberikan ke bagian pembelian. Jadi, SPP ini mempunyai empat rangkap yang terdiri dari lembar pertama untuk pembelian, lembar kedua untuk kepala bengkel, lembar ketiga untuk bagian administration head, dan lembar keempat untuk parts coordinator (sparepart) sebagai arsip
B. Prosedur Pembelian Suku Cadang
Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pembelian suku cadang oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter, sebagai berikut:
1. Bagian pembelian setelah menerima pemesanan pembelian dari bagian sparepart, maka bagian pembelian menerbitkan Surat Order Pembelian
53 (SOP). SOP tersebut terdiri dari kode pelanggan, nomor pesanan, tipe order, tanggal pesanan, kode suku cadang, nama suku cadang, kuantintas, harga, nomor fin untuk yang emergency order. SOP ini mempunyai empat rangkap yang didistribusikan kepada lembar pertama untuk bagian parts center, lembar kedua untuk bagian accounting dan lembar ketiga untuk bagian pembelian sebagai arsip dan lembar keempat untuk bagian spareparts.
2. Bagian pembelian tidak melakukan negoisasi harga dengan pihak pemasok karena sudah ada standar harga dari bagian parts center.
C Prosedur Penerimaan Barang
Langkah-langkah yang dilakukan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam melakukan aktivitas penerimaan barang sebagai berikut:
1. Parts center menyerahkan suku cadang yang dipesan berikut dengan surat jalan yang dikirim oleh kurir dan diterima oleh bagian spareparts, sedangkan invoice diberikan ke bagian accounting.
2. Parts Coordinator dan partsman mencocokkan suku cadang yang diterima dengan Surat Jalan yang dikeluarkan oleh bagian parts center dan juga mencocokkannya dengan Purchase order. Selain itu, bagian sparepart juga melakukan pemeriksaan terhadap jenis, spesifikasi, kualitas dan kuantintas suku cadang yang diterima. Apabila ditemukan barang yang rusak pada waktu penerimaan, maka dibuat laporan temuan rusak dan berdasarkan laporan tersebut bagian sparepart memberitahukan ke bagian pembelian untuk melakukan retur ke parts center. Hal ini akan dijelaskan
54 pada bagian retur pembelian. Pada waktu penerimaan suku cadang, kepala bengkel juga ikut terlibat.
3. Surat jalan ini mempunyai empat rangkap antara lain lembar pertama untuk bagian pembelian, lembar kedua untuk bagian sparepart, lembar ketiga diberikan untuk kurir dan lembar keempat diarsipkan oleh parts center. 4. Setelah itu, bagian sparepart juga membuat Surat Penerimaan Gudang
(SPG) jika suku cadang yang diterima sesuai dengan pesanan. SPG ini mempunyai lima rangkap yang terdiri dari lembar pertama diberikan ke kepala bengkel, lembar kedua diberikan ke pembelian, lembar ketiga diberikan ke parts center, lembar keempat diberikan ke bagian accounting dan lembar kelima disimpan oleh bagian sparepart sebagai arsip. Di dalam SPG ini terdiri dari nomor nota, nama penjual suku cadang, alamat jual, no, kode suku cadang, nama suku cadang, jumlah suku cadang, bagian yang mengotorisasi.
D. Prosedur Pencatatan
Langkah-langkah yang dilakukan fungsi pencatatan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut bagian accounting mencocokkan invoice dari supplier dengan SPG dan SOP. Jika telah sesuai, bagian accounting mencatat transaksi pembelian tersebut ke dalam jurnal pembelian dan kartu hutang sedangkan harga pokok dicatat di dalam kartu persediaan dan diarsipkan.
E Prosedur Retur Pembelian
55 dengan yang dipesan oleh perusahaan baik dalam jumlah, kualitas, maupun terdapat barang yang rusak.
Apabila hal ini terjadi, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dalam retur pembelian sebagai berikut:
1. Setelah melakukan pemeriksaan fisik dan kuantintas spareparts dan menerima laporan temuan suku cadang rusak dari mekanik seperti rem koppling yang tidak kencang, maka partsman membuat form retur.
2. Form retur ini mempunyai tiga rangkap. lembar pertama diberikan ke kepala bengkel untuk diotorisasi, lembar kedua untuk bagian pembelian, lembar ketiga untuk parts center serta lembar terakhir sebagai arsip oleh bagian spareparts.
3. Setelah bagian pembelian mendapatkan form retur dari bagian spareparts, maka bagian pembelian membuat memo debit yang berfungsi untuk mengirimkan kembali suku cadang yang sudah dibeli oleh bagian spareparts dan untuk mencatat berkurangnya hutang. Memo debit ini mempunyai tiga rangkap. Lembar pertama untuk accounting, lembar kedua untuk parts center, lembar ketiga untuk bagian pembelian sebagai arsip. Dan bagian pembelian juga nmengeluarkan surat jalan untuk retur pembelian yang terdiri dua rangkap. Lembar pertama untuk kurir dan lembar kedua untuk pembelian sebagai arsip. Memo debit, surat jalan dan suku cadang yang rusak dikirim secara bersamaan ke parts center melalui kurir.
56 III.4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan Suku Cadang PT KIA Mobil
Indonesia Cabang Sunter
III.4.1 Sistem Pengelolaan Persediaan Suku Cadang
Persediaan merupakan salah satu asset perusahaan yang penting karena tanpa adanya persediaan yang cukup, perusahaan akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaan tidak akan dapat memenuhi permintaan pelanggan dan tidak akan mendapatkan keuntungan.
Persediaan suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter dikelompokkan menurut jenisnya dan disimpan ditempat yang berbeda. Jenis persediaan pada perusahaan tersebut adalah :
a. Persediaan komponen suku cadang utama
Komponen suku cadang utama adalah seluruh mesin mobil impor yang berbentuk komponen kendaraan bermotor seperti Block mesin, Cylinder Head, transmission unit , ECU /electronic control unit (komputer mesin) , injection Pump. Persediaan suku cadang yang reguler stock seperti filter assy untuk saringan oli, fuel filter untuk saringan bensin, air cleaner,dan sebagianya
b. Persediaan bahan penolong/ bahan pembantu.
Komponen bahan penolong seperti oli, accu, dan lain-lain.
Kebijakan persediaan suku cadang PT KIA Mobil Indoensia Cabang Sunter antara lain stock opname dilakukan setiap setahun sekali, kegiatan stock
opname dilakukan oleh pihak accounting secara mendadak, setiap penerimaan dan pengeluaran persediaan suku cadang dilakukan secara otorisasi oleh pejabat yang berwenang, petugas gudang dan hanya orang–orang tertentu yang
57 diperkenakan masuk ke gudang setelah mendapatkan izin dari parts coordinator,suku cadang yang rusak paling lambat dikembalikan ke parts center tiga bulan sejak ditemukan suku cadang yang rusak khusus regular stock sedangkan emergency stock pada keesokan harinya, semua suku cadang di PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter telah diasuransikan. Nama ausransinya adalah Artha Graha Isurance.
Metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter adalah metode prepetual dan metode moving averange. Adapun proses pengelolaan persediaan PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter seperti proses penyimpanan dan tata letak persediaan pada PT KIA Mobil Indonesia cabang Sunter adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan dilakukan setelah suku cadang diperiksa dan dicocokkan dahulu dengan dokumen terkait oleh bagian sparepart.
b. Penyimpanan suku cadang diatur berdasarkan group barang
c. Pemeriksaan fisik atas barang atau persediaan dilakukan secara acak dan dilakukan dalam periode tertentu setiap tahunnya.
d Suku cadang yang baru dibeli dan suku cadang yang lama dibedakan tempat menyimpannya.
e Letak gudang penyimpanan rawan akan pencurian karena terletak di dekat gerbang pintu masuk PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.
PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter memiliki jumlah persediaan dan harga pokok penjualan pada laporan keuangan tahun 2004 - 2005 serta 2005 - 2006 sebagai berikut jumlah persediaan tahun 2004 sebesar Rp 77.591.893.310, tahun 2005 sebesar Rp 83.259.885.239 dan tahun 2006
58 sebesar Rp 70.175.487.430. Jumlah harga pokok penjualan tahun 2005 sebesar Rp 586.990.061.463 dan tahun 2006 sebesar Rp 284.802.283.696.
III.4.2. Prosedur Pengeluaran Persediaan Suku Cadang
Prosedur pengeluaran suku cadang yang dilakukan oleh PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter sebagai berikut:
1. Customer datang ke bagian Service Advisor (SA) untuk memberitahukan ada kerusakan mobil. Setelah itu, bagian service advisior memeriksa kerusakan mobil tersebut secara fisik dan pemeriksaan itu dilakukan secara garis kasar saja. Estimasi yang dilakukan oleh bagian service advisior tersebut meliputi suku cadang apa saja yang perlu diganti, rincian harga suku cadang dan kapan waktu mekanik selesai dapat memperbaiki mobil tersebut. Semua itu dicatat di dalam SPK.
2. Bagian service advisor akan mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dan SPK tersebut akan diberikan ke bagian kepala regu. SPK ini mempunyai tiga rangkap dimana lembar pertama untuk bagian kepala regu, lembar kedua untuk customer dan lembar ketiga untuk bagian service sebagai arsip.
3. Setelah itu, mobil tersebut dibawa oleh mekanik ke bengkel berdasarkan SPK yang diberikan oleh kepala regu dan apabila ditemukan kerusakan yang parah dan perlu mengganti suku cadang, maka mekanik akan meminta suku cadang ke bagian spareparts untuk melakukan pengeluaran barang dan terlebih dahulu mekanik akan memberitahukan kepada kepala regu tentang suku cadang yang perlu diganti. Mekanik akan membawa nota
59 pengambilan suku cadang sementara dalam pengambilan suku cadang ke gudang. Setelah itu, kepala regu memberitahukan kembali ke bagian service advisior kemudian memberitahukan kembali ke customer tentang adanya penambahan suku cadang yang perlu diganti.
4. Mekanik dalam melakukan perbaikan mobil juga memerlukan peminjaman barang berupa kunci-kunci untuk mengangkat blok mesin atau suku cadang ke bagian tools.
III.5. Hasil Wawancara atau Kuesioner
Untuk menilai berbagai atau tidaknya pengendalian intern yang berjalan di perusahaan ini, maka dibuatlah pertanyaan-pertanyaan yang dibuat secara sistematis serta terperinci dalam bentuk kuesioner pengendalian internal (Internal Control Questionairs) yang ditanyakan kepada pihak yang terkait dalam perusahaan untuk diterima jawaban dan keterangannya, dimana pertanyaan tersebut disusun sedemikian rupa sehingga jawaban yang diterimannya dapat memberikan keterangan bagi penulis dalam melakukan pemeriksaan operasional perusahaan. Jawaban “Y” memberi arti bahwa fungsi telah berjalan dengan baik dan jika jawaban “T” berarti sebaliknya dimana fungsi tersebut tidak berjalan dengan semestinya.
Kesimpulan dapat diambil dari hasil jawaban tersebut yaitu dengan melihat berapa banyak jawaban ya atau tidak, dari kesimpulan yang ditarik berdasarkan fakta maka dapat ditetapkan tindakan selanjutnya yang harus dilakukan untuk memperbaiki sistem pengendalian manajemen perusahaan pada fungsi-fungsi tersebut untuk menghindari terjadinya penyimpangan yang dapat menganggu
60 kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Kuesioner yang digunakan oleh pemeriksa bertujuan untuk memudahkan dalam mengevaluasi sistem pengendalian manajemen operasional perusahaan yang diperiksa. Daftar pertanyaan yang dibuat harus berkaitan dengan fungsi yang diperiksa dan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Adapun pertanyaan yang diajukan untuk menilai pengendalian intern atas fungsi Pembelian dan Pengelolaan Persediaan Suku Cadang pada PT KIA Mobil Indonesia Cabang Sunter.
